Standard Operating Procedure PENGENDALIAN DOKUMEN LABORATORIUM STATISTIK DAN REKAYASA KUALITAS Universitas Brawijaya Malang 2017
LEMBAR IDENTIFIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA PENGENDALIAN DOKUMEN UN10/F07/88/HK.01.02.a/002 17 November 2017 0 Halaman i dari 7 PENGENDALIAN DOKUMEN Proses Penanggungjawab Nama Jabatan Tandatangan Tanggal 1. Perumusan Fachrezy Pangestu Widi Koordinator Asisten 17 November 2017 2. Pemeriksaan Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng. 3. Persetujuan Ishardita Pambudi Tama ST., MT., Ph.D. 4. Penetapan Dr. Ir. Pitojo Tri Juwono, MT. 5. Pengendalian Dr. Ir. Surjono, MTP. Kepala Laboratorium Ketua Jurusan Teknik Industri Dekan Fakultas Teknik Wakil Dekan I Fakultas Teknik 17 November 2017 20 November 2017 20 November 2017 20 November 2017 Hal. i
DAFTAR ISI LEMBAR IDENTIFIKASI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ i DAFTAR ISI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ii A. Tujuan --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait --------------------------------------------------------------------------- 1 C. Standar Mutu yang Terkait ---------------------------------------------------------------------------------------------- 1 D. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1 E. Urutan Prosedur ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 F. Bagan Alir --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 G. Referensi ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7 H. Lampiran ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7 Hal. ii
A. Tujuan Tujuan ditetapkan prosedur pengendalian dokumen laboratorium adalah: 1. Menetapkan, memelihara dan membatasi sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi. 2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara memadai. B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait Ruang lingkup pada pengendalian dokumen adalah semua dokumen mutu, seperti Standard Operating Procedure (SOP), Instruksi Kerja (IK), Struktur Organisasi, Job description setiap Divisi, dan semua dokumen standar eksternal yang berkaitan dengan mutu. Unit yang terkait pada pengendalian dokumen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas adalah kepala Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas Teknik Industri Universitas Brawijaya, bersama seluruh asisten laboratorium SRK bertanggung jawab dalam memasukkan data, mengolah data dan mendistribusikan informasi, serta mengarsip rekaman cetak (hardcopy) sesuai dengan masa berlakunya dokumen C. Standar Mutu yang Terkait Standar mutu yang terkait pada pengendalian dokumen laboratorium adalah standar pengelolaan informasi dan data yang diterima dan dimiliki oleh Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas. Serta dalam pengelolaan mengarsip rekaman cetak sesuai masa berlakunya dokumen disimpan. D. Istilah dan Definisi Berikut merupakan istilah dan definisi dalam pengendalian dokumen laboratorium: 1. Dokumen Audit Mutu adalah dokumen yang digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu Internal. Dokumen Mutu meliputi SOP, IK, Borang Rekaman, dan Dokumen Pendukung. Semua dokumen harus memenuhi standar sistem mutu. 2. Standard Operating Procedure (SOP) merupakan dokumen yang berisi tata cara untuk menjalankan suatu proses. SOP digambarkan sebagai suatu alur langkah demi langkah kegiatan dalam suatu proses yang dilaksanakan oleh masing-masing penanggung jawab, disertai dengan penjelasan tata cara pelaksanaannya. Hal. 1
3. Instruksi Kerja (IK) merupakan dokumen yang menjelaskan pelaksanaan teknis dari suatu kegiatan yang mendukung prosedur pelayanan. 4. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya (bisa berupa kertas, file elektronik/digital, cakram padat/cd, dll). Dokumen Laboratorium Statsitik & Rekayasa Kualitas TI-UB dibagi menjadi (a) dokumen internal, (b) dokumen ekstemal dan (c) rekaman. 5. Rekaman atau laporan pertanggung jawaban program kerja adalah dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau yang memberikan bukti tentang kegiatan yang dilakukan. 6. Dokumen Pendukung adalah dokumen-dokumen lain sebagai acuan dalam melakukan kegiatan operasional. E. Urutan Prosedur 1. Prosedur Pengendalian Dokumen Surat a. Penanggung jawab program kerja, seluruh asisten laboratorium SRK maupun Kepala Laboratorium SRK memberi informasi kepada divisi administrasi untuk membuat dokumen surat yang dibutuhkan. b. Divisi Administrasi membuatkan surat sesuai dengan nomor surat yang bersangkutan c. Surat keluar yang sudah dicetak dikonsultasikan kepada Koordinator Asisten, dan apabila terdapat revisi, divisi administrasi wajib memperbaikinya. d. Surat keluar yang telah dikonsultasikan dan disetujui oleh Koordinator Asisten kemudian disahkan Kepala Laboratorium dengan menanda-tangani kolom tanda-tangan yang disiapkan, dan apabila perlu persetujuan Kepala Jurusan, surat harus ditanda-tangani terlebih dahulu oleh Kepala Jurusan. e. Surat yang sudah ditanda-tangani oleh pihak yang menyetujui, diberi stempel laboratorium dan stempel jurusan dengan tinta berwarna biru. f. Surat yang sudah diberi stempel digandakan dan di-scan sebagai arsip laboratorium. g. File scan surat disimpan di folder khusus di Komputer Server Laboratorium SRK dan arsip surat yang digandakan disimpan di map dengan label arsip surat. h. Surat didistribusikan oleh penanggung jawab kepada pihak yang ditujukan. i. Surat yang masuk atau dari pihak luar yang ditujukan ke Laboratorium dicatat dan disimpan pada map surat masuk dan digandakan sebagai arsip. Hal. 2
2. Prosedur Pengendalian Dokumen Audit atau Dokumen Mutu a. Divisi Quality Assurance membuat Instruksi Kerja, Standard Operating Procedure, Formulir Rekaman serta mengkoordinasikan seluruh asisten untuk menyiapkan segala dokumen yang diperlukan untuk audit. b. Jika dalam penerapannya mengkaitkan divisi lain, maka dokumen tersebut harus dikaji oleh divisi yang bersangkutan, dan apabila perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan. c. Divisi Quality Assurance maupun divisi lain pembuat dokumen harus memberi identitas pada dokumen sebagai berikut. Judul/Nama Nomor Tanggal penerbitan Persetujuan yang berwenang Status perubahan (Revisi) untuk dokumen SOP d. Dokumen-dokumen mutu yang telah dibuat dikonsultasikan oleh Kepala Laboratorium SRK kemudian Kepala Laboratorim mengesahkan atau menyetujui dokumen-dokumen mutu. e. Divisi Quality Assurance menyimpan semua dokumen mutu dengan mengelompokkannya sesuai klausal yang sesuai dengan dokumen yang bersangkutan. f. Divisi Quality Assurance harus bertanggung jawab untuk memperbaharui SOP apabila terjadi perubahan. 3. Prosedur Pengendalian Rekaman a. Setiap penanggung jawab (PJ) untuk setiap program kerja diwajibkan untuk menyimpan segala bentuk dokumentasi kegiatan. b. Penanggung jawab program kerja membuat laporan pertanggung jawaban yang berisi tujuan kegiatan, hasil capaian yang telah diraih dan kendala-kendala yang dihadapi serta dokumentasi kegiatan. c. Penanggung jawab program kerja memberikan dokumen rekaman atau LPJ tersebut kepada divisi Quality Assurance untuk dikonsultasikan kepada Kepala Laboratorium. d. Setelah disetujui dan ditandatangani oleh Kepala Laboratorium, dokumen hasil rekaman disimpan oleh divisi QA untuk dijadikan bahan atau arsip audit. 4. Prosedur Pengendalian Dokumen Pendukung a. Setiap penanggung jawab kegiatan maupun seluruh asisten wajib menyimpan semua dokumen yang bersangkutan dengan jalannya kegiatan program kerja di folder yang disendirikan dengan diberikan label. Hal. 3
b. Untuk dokumen praktikum, setiap PJ atau penanggung jawab modul diwajibkan menyimpan segala dokumen praktikum di dalam map khusus modul yang bersangkutan. c. Divisi administrasi bertanggung jawab untuk mencetak dan menyimpan dokumen presensi rapat asisten dan Kepala Laboratorium yang disimpan berdasarkan periode semester. Hal. 4
F. Bagan Alir 1. Diagram Alir Pengendalian Dokumen Surat Mulai Asisten (divisi administrasi) Pihak yang terkait memberi informasi kepada divisi administrasi untuk membuat surat (1 hari) Asisten (divisi administrasi) Divisi administrasi membuat surat sesuai dengan nomor surat yang bersangkutan (1 hari) Dokumen surat Koordinator asisten dan asisten lab Mengkonsultasikan dokumen surat kepada coordinator asisten sekaligus menandatangani dokumen surat (1 hari) Kepala dan asisten laboratorium Mengkonsultasikan dokumen surat kepada kepala laboratorium sekaligus menandatangani dokumen surat Memberi stempel laboratorium pada dokumen surat yang ditandatangani (1hari) Menggandakan dokumen surat yang sudah berstempel (1 hari) Foto copy dan file scan dokumen Pendistribusian surat pada pihak yang terkait (1-2 hari) A Hal. 5
A Arsip penggandaan dokumen surat disimpan dalam bentuk hardcopy maupun softcopy sebagai arsip (1 hari) Selesai 2. Diagram Alir Prosedur Pengendalian Dokumen Audit atau Dokumen Mutu Mulai Asisten (divisi Quality Assurance) dan seluruh asisten terkait Membuat dokumen SOP, IK dan Formulir Rekaman (1 bulan) Dokumen SOP, IK, dan formulir Asisten (divisi Quality Assurance) dan Kepala Laboratorium Mengkonsultasikan dokumen yang dibuat kepada Kepala Laboratorium Asisten (Divisi Quality Assurance) Penyimpanan dokumen SOP, IK, dan Formulir Rekaman (1 bulan) Asisten (divisi Quality Assurance) dan Kepala Laboratorium Pembaharuan dokumen apabila diperlukan (3 bulan) Selesai Hal. 6
3. Diagram Alir Pengendalian Dokumen Pendukung Mulai Asisten penanggung jawab dokumen Penyimpanan seluruh dokumen program kerja di folder dengan diberikan label (7 hari) Dokumen program kerja Koordinator praktikum, divisi administrasi Penyimpana seluruh dokumen praktikum di map khusus praktikum (6 bulan) Dokumen praktikum Asisten (Divisi Administrasi ) Mencetak presensi dan menyimpannya di satu map khusus presensi (1 hari) Dokumen presensi dan notulensi Selesai G. Referensi 1. Manual Mutu Jurusan Teknik Industri Universitas Brawijaya 2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional H. Lampiran 1. Instruksi Kerja Pembuatan Notulensi 2. Instruksi Kerja Penyimpanan dan Pemusnahan Laporan Praktikum 3. Instruksi Kerja Pembuatan Surat Keluar 4. Instruksi Kerja Penerimaan Surat Masuk Hal. 7
LAMPIRAN 1 : Instruksi Kerja Pembuatan Notulensi a. Tujuan 1) Menjelaskan instruksi kerja pembuatan notulensi atau hasil rapat laboratorium yang ada di Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas. 2) Mempermudah langkah-langkah penyimpanan notulensi maupun berita acara rapat dengan adanya prosedur yang tersusun sistematik b. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait Ruang lingkup pada pembuatan notulensi adalah segala hasil rapat yang dilakukan oleh pihak laboratorium dicatat dan direkap beserta berita acara atau presensi kehadiran pihak-pihak laboratorium. Unit yang terkait pada pembuatan notulensi adalah Kepala Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas beserta seluruh asisten laboratorium SRK. c. Definisi Notulensi adalah catatan hasil pembahasan pada kegiatan rapat yang dilakukan oleh pihak laboratorium baik asisten laboratoium dengan kepala laboratorium maupun rapat yang hanya dihadiri oleh para asisten yang membahas segala program kerja laboratorium yang akan berlangsung. d. Prosedur Intruksi Kerja Pembuatan Notulensi 1) Asisten dari divisi administrasi mencatat segala hasil pembahasan dalam rapat yang diadakan oleh pihak laboratorium pada buku notulensi rapat. 2) Asisten dari divisi administrasi menyalin notulensi dengan mengetik ulang pada komputer. 3) Asisten dari divisi administrasi menyimpan file notulensi di dalam komputer server khusus penyimpanan file laboratorium yang ada di dalam Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas. 4) Asisten dari divisi administrasi mencetak notulensi yang sudah diketik. 5) Asisten dari divisi administrasi menyimpan print-out notulensi rapat bersama dengan berita acara ke dalam satu map khusus untuk notulensi dan berita acara.
e. Diagram Alir Pembuatan Notulensi Mulai divisi administrasi Mencatat segala hasil pembahasan dalam rapat laboratorium (1 hari) Buku Notulensi divisi administrasi Menyalin notulensi dengan mengetik ulang pada computer (1 hari) divisi administrasi Menyimpan file notulensi di dalam computer server (1 jam) divisi administrasi Menyimpan file notulensi di dalam computer server (1 jam) divisi administrasi Mencetak notulensi yang sudah diketik ( 1 jam) Dokumen print-out notulensi divisi administrasi Menyimpan print out notulensi rapat bersama dengan berita acara dalam satu map (1 hari) Selesai
LAMPIRAN 2 : Instruksi Kerja Penyimpanan dan Pemusnahan Laporan Praktikum a. Tujuan 1. Menjelaskan prosedur penyimpanan dan pemusnahan laporan praktikum yang ada di Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas. 2. Mempermudah langkah-langkah penyimpanan dan pemusnahan laporan praktikum dari peralatan yang ada dengan adanya prosedur yang tersusun sistematik b. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait Ruang lingkup pada penyimpanan dan pemusnahan laporan praktikum adalah laporan praktikum yang diampu laboratorium SRK. Laporan praktikum terdiri dari Laporan Praktikum Statistik Industri dan Laporan Praktikum Terintegrasi II. Berikut merupakan unit yang terkait dalam penyimpanan dan pemusnahan laporan praktikum : 1) Asisten Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2) Praktikan praktikum 3) Dosen pembimbing yang bersangkutan. c. Definisi Laporan praktikum adalah laporan yang berisi tentang materi modul yaitu latar belakang sampai kesimpulan. Laporan Praktikum Statistik Industri terdiri dari modul 1-3 yang membahas materi mengenai statistik industri yang meliputi teori probabilitas, distribusi probabilitas dan uji hipotesis & anova. Sedangkan Laporan Praktikum Terintegrasi II terdiri dari 4 modul yang meliputi segmentasi pasar, spesifikasi produk, pengembangan pemilihan dan pengujian konsep, dan desain produk. Di akhir deadline, para praktikan dituntut untuk mengumpulkan laporan praktikumnya sebagai bukti mereka sudah melaksanan praktikum. d. Prosedur Intruksi Kerja Pembuatan Notulensi Proses pemusnahan ini akan dilakukan hanya untuk 1 angkatan terdahulu dengan cara dipindah tempatkan dari laboratorium. Contoh jika terdapat laporan dari angkatan 2005 sampai 2015, maka yang akan dimusnahkan laporan dari angkatan 2005 dan 2014 saja tetapi akan diambil paling tidak 5 laporan saja disetiap angkatan dan laporan milik asisten yang masih aktif untuk disimpan. Sedangkan laporan angkatan 2015 akan disimpan semua. Berikut merupakan langkah dalam penyimpanan dan pemusnahan laporan praktikum : 1) Memeriksa laporan praktikum angkatan berapa saja yang tersimpan. 2) Jika terdapat 7 angkatan yang ada, maka 6 angkatan laporan praktikum terdahulu akan dipindah tempatkan, tetapi akan diambil 5 laporan praktikum ditiap angkatannya sebagai history. 3) Laporan praktikum angkatan terbaru akan tetap disimpan di laboratorium.asisten dari divisi administrasi menyimpan file notulensi
di dalam komputer server khusus penyimpanan file laboratorium yang ada di dalam Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas. e. Diagram Alir Penyimpanan dan Pemusnahan Laporan Praktikum Mulai Cek berapa jumlah angkatan laporan praktikum yang ada (1 hari) Laporan praktikum angkatan terdahulu akan dipindahtempatkan, tetapi akan diambil 5 laporan praktikum di tiap angkatannya sebagai history (1 hari) 5 laporan praktikum tiap angkatan Laporan praktikum 1 angkatan terbaru dan laporan milik asisten akan tetap disimpan di laboratorium (1 Hari) Laporan praktikum 1 angkatan terdahulu Selesai
LAMPIRAN 3 : Instruksi Kerja Pembuatan Surat Keluar a. Tujuan Menjelaskan instruksi kerja pembuatan surat keluar laboratorium yang ditujukan untuk pihak luar laboratorium. b. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait Ruang lingkup intruksi kerja pembuatan surat keluar adalah seluruh asisten laboratorium SRK mendapatkan acuan untuk membuat surat laboratorium kepada pihak luar laboratorium. Berikut merupakan unit yang terkait dalam pembuatan surat keluar : 1) Kepala Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2) Asisten Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 3) Pihak luar yang ditujukan c. Definisi Surat keluar adalah surat yang dibuat oleh pihak laboratorium yang ditujukan kepada pihak luar laboratorium sebagai permohanan atas sesuatu yang dibutuhkan oleh pihak laboratorium sehingga dapat mendukung program kerja yang diadakan oleh laboratorium. d. Prosedur Intruksi Kerja Pembuatan Notulensi 1. Kepala laboratorium maupun pihak asisten yang membutuhkan surat keluar menginformasikan kepada asisten divisi administrasi untuk membuatkan surat yang dibutuhkan. 2. Asisten divisi administrasi membuat surat yang bersangkutan. 3. Asisten divisi administrasi mengkonsultasikan surat kepada Koordinator asisten sekaligus meminta tanda tangan koordinator asisten. 4. mengkonsultasikan surat kepada Kepala Laboratorium sekaligus meminta tanda tangan Kepala Laboratorium. 5. memberikan stempel laboratorium yang bertinta biru pada tanda tangan kepala laboratorium. 6. meminta tanda tangan pihak lain yang bersangkutan jika ada. 7. menyalin dalam bentuk soft file dengan mengscan dan dalam bentuk hard file dengan mem-fotocopy surat yang sudah ditandatangani dan diberi stempel oleh semua pihak yang dibutuhkan. 8. Asisten menyebarkan surat kepada pihak yang ditujukan.
e. Diagram Alir Pembuatan Surat Keluar. Mulai Kepala Laboratorium dan Asisten laboratorium Menginformasikan kepada asisten divisi admnistrasi untuk membuat surat (1 hari) divisi administrasi Membuat surat yang bersangkutan (1 hari) Surat Keluar divisi administrasi Mengkonsultasikan surat kepada coordinator asisten sekaligus meminta tanda tangan coordinator asisten (1 hari) dan Kepala Laboratorium Mengkonsultasikan surat kepada kepala laboratorium sekaligus meminta tanda tangan coordinator asisten (1 hari) Memberikan stempel laboratorium yang bertinta biru pada ttd coordinator dan kepala laboratorium (1 hari) Meminta tanda tangan pihak lain yang bersangkutan jika ada (1 hari) Menyalin dalam bentuk soft file dengan meng-scan dalam bentuk hard file dengan memfotocopy surat (1 hari) A
A Menyebarkan surat kepada pihak yang ditujukan (1-2 hari) Selesai
LAMPIRAN 4 : Instruksi Kerja Penerimaan Surat Masuk a. Tujuan 1. Menjelaskan instruksi kerja penerimaan surat masuk laboratorium dari pihak luar laboratorium yang ditujukan untuk pihak laboratorium. 2. Menjelaskan instruksi kerja penyimpanan surat masuk yang ditujukan kepada laboratorium dari pihak luar. b. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait Ruang lingkup Instruksi kerja penerimaan surat masuk adalah seluruh asisten laboratorium SRK mendapatkan acuan untuk menerima dan menyimpan surat dari pihak luar yang ditujukan pada laboratorium. Berikut merupakan unit yang terkait dalam penerimaan surat masuk pada laboratorium SRK : 1) Kepala Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2) Asisten Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 3) Pihak luar yang memberikan surat kepada pihak laboratorium. c. Definisi Surat masuk adalah surat yang dibuat oleh pihak luar laboratorium yang ditujukan kepada pihak internal laboratorium sebagai permohanan atas sesuatu yang dibutuhkan oleh pihak luar laboratorium sehingga dapat mendukung program kerja yang diadakan oleh pihak luar laboratorium. d. Prosedur Instruksi Kerja Pembuatan Notulensi 1. Kepala laboratorium menerima surat masuk yang ditujukan dari pihak luar laboratorium. 2. Kepala laboratorium memberikan surat masuk kepada asisten laboratorium 3. Kepala laboratorium mengkonfirmasi permohonan surat masuk dan menginstruksikan asisten untuk memenuhi permohonan surat masuk 4. memenuhi permohonan surat masuk 5. menyimpan surat masuk pada satu map khusus yang berisi surat masuk yang ditujukan pada laboratorium.
e. Diagram Alir Penerimaan Surat Masuk Mulai Kepala Laboratorium Kepala laboratorium menerima surat masuk yang ditujukan dari pihak luar laboratorium (1 hari) Surat masuk dari pihak luar Kepala Laboratorium dan Asisten Laboratorium Kepala laboratorium memberikan surat masuk kepada asisten laboratorium (1 hari) Kepala Laboratorium Kepala laboratorium mengkonfirmasi permohonan surat masuk dan mengintruksikan asisten untuk memenuhi permohonan surat masuk (1 hari) memenuhi permohonan surat masuk (1 hari) Menyimpan surat masuk pada satu map khusus (1 hari) Selesai
TIMELINE PENGENDALIAN DOKUMEN 2017 January MONDAY TUESDAY WEDNESDAY THURSDAY FRIDAY SATURDAY SUNDAY 26 27 28 29 30 31 01 02 03 04 05 06 07 08 Memberika informasi ke divisi administrasi terkait surat Div.administrasi membuat surat yang bersangkutan Mengkonsultasikan dokumen ke koordinator asisten Mengkonsultasikan dokumen ke kepala laboratorium Memberikan stempel laboratorium 09 10 11 12 13 14 15 Menggandakan dokumen surat Pendistribusian surat pada pihak terkait Penggandaan dokumen surat 16 17 18 19 20 21 22 Penyimpanan seluruh dokumen program kerja Penyimpanan seluruh dokumen program kerja Penyimpanan seluruh dokumen program kerja Penyimpanan seluruh dokumen program kerja Penyimpanan seluruh dokumen program kerja Penyimpanan seluruh dokumen program kerja 23 24 25 26 27 28 29 Penyimpanan seluruh dokumen program kerja 30 31 Notes: Pengendalian Dokumen Surat bersifat kondisional; Penyimpanan seluruh dokumen diletakkan di map= 6 bulan