SISTEM PENGENDALIAN INTERN AKTIVA TETAP PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN TUGAS AKHIR Ditulis untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Diajukan Oleh JOKO SUSILO NIM 1105081049 PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2014
ABSTRAK Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui kesesuaian sistem pengendalian intern terhadap aktiva tetap yang diterapkan pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan dengan komponen-komponen pengendalian intern menurut COSO. Jenis data yang dikumpulkan adalah data primer. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara dan metode dokumenter. Teknik pengolahan data yang digunakan adalah metode deskriptif. Dari hasil penelitian, disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern atas aktiva tetap pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, meliputi lingkungan pengendalian, penaksiran risiko, informasi dan komunikasi, aktivitas pengendalian dan pemantauan telah sesuai dengan komponen-komponen pengendalian intern menurut COSO. Kata Kunci : Sistem, Pengendalian Intern, Aktiva Tetap
ABSTRACT The purpose of this study is to know the suitability of internal control system of fixed assets that is applied at PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan with the components of internal control by COSO. The data collected is primary data. Data collection techniques used are interview and documentary. Data processing technique is descriptive methode. The result of the study is concluded that the internal control of fixed assets at PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, which include the control environment, risk assessmen, information and communication, control activities and monitoring is accordance with the components of internal control by COSO. Keyword : System, Internal Control, Fixed Assets
KATA PENGANTAR Puji dan syukur diucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan limpahan karunia-nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini, yang merupakan salah satu syarat untuk memperoleh gelar Diploma 3 pada program studi akuntansi Politeknik Negeri Medan. Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis banyak menerima bantuan, dukungan dan bimbingan dari berbagai pihak baik secara moril maupun materil. Maka dalam kesempatan ini, ucapan terimakasih disampaikan kepada: 1. M. Syahruddin, S.T.,M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Darwin S.H. Damanik, S.E.,M.Si., Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 3. Parjuangan Pardosi, S.E.,M.Si., Sekretaris Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 4. Sastra Karo-Karo, S.E.,Ak.,M.Si., Kepala Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 5. Darmawati Simanjuntak S.E.,Ak., Dosen Pembimbing Utama. 6. Adhi Surya Harahap, S.E.,Ak.,M.Si., Dosen Pembimbing Pendamping. 7. Sri Mahyuni, S.E.,Ak.,M.Si., Wali Kelas AK-6A yang telah memberikan motivasi dan arahan. 8. Drs. H.A.M. Bangun, Kepala Bagian Akuntansi PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan riset di Bagian Akuntansi. 9. Bahagia. K. Sinulingga, S.E., Kepala Urusan Akuntansi PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan yang telah memberi bimbingan. 10. Tengku Siti Novitalia, S.E.,QIA., Staf Urusan Laporan Management PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan yang telah memberi bimbingan i
11. Bapak Suherman, Bapak Misran, Bapak Munawan, Bapak Hariadi, Bapak Rudi Suhendra, Bapak Sudianto, Ibu Artati AK, Ibu Melliani Quartati, Karyawan dan Karyawati PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan yang telah memberi bimbingan dan arahan. 12. Teristimewa untuk Ayahanda (Suwihardi), Ibunda (Rosidah Lubis), Kakak (Erika Syuhada) dan Adik (Mutiara Kasih). Terimakasih atas nasihat, dukungan, motivasi, doa, dan materi yang diberikan yang tiada terbalas. 13. Teman-teman kelas AK-6A, terima kasih atas kebersamaan dan motivasinya. 14. Semua pihak tanpa terkecuali yang telah membantu penulis dalam penulisan tugas akhir ini. Tugas Akhir ini belum sempurna dan banyak kekurangan dalam penyampaian, gaya bahasa dan gaya penulisan. Saran dan kritik membangun akan sangat dihargai demi perbaikan dimasa mendatang. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembacanya. Medan, Agustus 2014 Penulis, JOKO SUSILO NIM 1105081049 ii
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PERNYATAAN ABSTRAK ABSTRACT KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... iii DAFTAR LAMPIRAN... vi BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pemilihan Judul... 1 1.2. Perumusan Masalah... 2 1.3. Tujuan Pembahasan... 3 1.4. Manfaat Penelitian... 3 1.5. Jenis Data... 3 1.6. Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data... 3 1.6.1. Teknik Pengumpulan Data... 4 1.6.2. Teknik Pengolahan Data... 4 1.7. Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan... 6 BAB 2 TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN 2.1. Sejarah Singkat Perusahaan... 7 2.2. Ruang Lingkup Kegiatan Perusahaan... 7 2.3. Keunggulan PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan... 8 2.4. Visi dan Misi PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan... 9 2.5. Struktur Organisasi... 10 iii
2.5.1. Job Description... 10 2.6. Logo Perusahaan... 11 BAB 3 TINJAUAN KEPUSTAKAAN 3.1. Sistem Pengendalian Intern... 13 3.1.1. Pengertian Sistem... 13 3.1.2. Pengertian Pengendalian Intern... 14 3.1.3. Tujuan Sistem Pengendalian Intren... 15 3.1.4. Komponen-Komponen Sistem Pengendalian Intern... 16 3.1.5. Pentingnya Pengendalian Intern... 18 3.1.6. Keterbatasan Pengendalian Intern... 19 3.2. Aktiva Tetap... 19 3.2.1. Pengertian Aktiva Tetap... 19 3.2.2. Penggolongan Aktiva Tetap... 20 3.3. Pengendalian Intern Aktiva Tetap... 22 3.3.1. Pengertian Pengendalian Intern Aktiva Tetap... 22 3.3.2. Komponen-Komponen Pengendalian Intern Aktiva Tetap... 22 BAB 4 HASIL PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1. Pengumpulan Data... 27 4.1.1. Lingkungan Pengendalian... 27 4.1.2. Penaksiran Risiko... 30 4.1.3. Informasi dan Komunikasi... 31 4.1.4. Aktivitas Pengendalian... 34 4.1.5. Pemantauan... 37 4.2. Pengolahan Data... 37 iv
BAB 5 PEMBAHASAN 5.1. Analisis Sistem Pengendalian Intern Aktiva Tetap... 43 5.1.1. Lingkungan Pengendalian... 43 5.1.2. Penaksiran Risiko... 45 5.1.3. Informasi dan Komunikasi... 47 5.1.4. Aktivitas Pengendalian... 50 5.1.5. Pemantauan... 52 BAB 6 SIMPULAN 6.1. Simpulan... 53 DAFTAR PUSTAKA... 55 LAMPIRAN v
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran Hal Lampiran 1 Daftar Pertanyaan... 56 Lampiran 2 Struktur Organisasi PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan... 58 Lampiran 3 Formulir AU.62.04... 59 Lampiran 4 Formulir AU.62.05... 60 Lampiran 5 Formulir AU.62.06.00... 61 Lampiran 6 Formulir AU.62.06.01... 62 Lampiran 7 Formulir AU.62.08... 63 Lampiran 8 Formulir AU.62.08.00... 64 Lampiran 9 Formulir AU.62.08.01... 65 Lampiran 10 Formulir AU.62.08.02... 66 Lampiran 11 Formulir AU.62.08.03... 67 Lampiran 12 Lampiran PK 3.05-15... 68 Lampiran 13 Lampiran-01,IK-3.05-01/06... 69 Lampiran 14 Lampiran-02,IK-3.05-04/06... 70 Lampiran 15 Biodata... 71 vi
1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pemilihan Judul Perusahaan sebagai suatu organisasi mempunyai berbagai kegiatan tertentu dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi, yang pada umumnya bertujuan untuk menghasilkan laba yang optimal agar dapat mempertahankan kelangsungan hidupnya, memajukan serta mengembangkan usahanya ke tingkat yang lebih tinggi, untuk itu setiap perusahaan harus membuat keputusan bisnis yang baik. Keputusan bisnis tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan pengendalian intern untuk mengarahkan operasi perusahaan, melindungi aktiva, dan mencegah penyalahgunaan sistem perusahaan yang telah dibentuk oleh perusahaan. Setiap perusahaan baik perusahaan dagang, perusahaan jasa, maupun perusahaan industri dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya menggunakan sejumlah akiva tetap selain aktiva-aktiva lainnya. Aktiva tetap merupakan harta berwujud (tangible asset) yang memiliki masa manfaat ekonomis lebih dari satu tahun, bernilai material, dan digunakan untuk kegiatan operasi normal perusahaan. Semua aktiva tetap milik perusahaan memerlukan biaya perawatan dan pemeliharan agar dapat digunakan sesuai dengan rencana. Pengeluaran-pengeluaran guna pemeliharaan dan perawatan aktiva tetap tersebut diantaranya dapat menambah masa manfaat aktiva tetap, meningkatkan kapasitas, dan meningkatkan mutu produksinya. Aktiva tetap sangat berpengaruh tehadap berbagai kegiatan operasional perusahaan demi tercapainya efisiensi dan efektivitas kegiatan operasional yang mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan pengendalian dan pengawasan intern yang begitu besar terhadap aktiva tetap. Pengendalian dan pengawasan tersebut dilakukan untuk melindungi aktiva dari pencurian, penggelapan, penyalahgunaan, atau 1
2 penempatan aktiva pada lokasi yang tidak tepat. Pengendalian intern juga dapat memberikan jaminan terhadap informasi bisnis yang akurat demi keberhasilan usaha, serta mengupayakan agar karyawan perusahaan mematuhi peraturan dan perundang-undangan yang berlaku dalam perusahaan. Pengendalian intern merupakan bagian dari masing-masing sistem yang dipergunakan sebagai prosedur dan pedoman pelaksanaan operasional perusahaan atau organsasi tertentu untuk mengamankan kekayaan, memelihara kecermatan, dan sampai seberapa jauh dapat dipercayanya data akuntansi. Aktiva tetap juga merupakan investasi jangka panjang perusahaan dengan jumlah yang cukup besar. Untuk itu aktiva tetap yang ada pada perusahaan harus benar-benar diperhatikan yaitu dengan melakukan pengendalian dan pengawasan yang baik terhadap aktiva tetap. Dengan adanya pengendalian dan pengawasan tersebut maka perusahaan dapat mengikhtisarkan seluruh aktiva tetap yang dimilikinya yang dapat memberikan keuntungan yang cukup besar bagi perusahaan. Sebaliknya, jika perusahaan tidak melakukan pengendalian dan pengawasan terhadap aktiva tetap perusahaan maka akan mengalami kerugian bagi perusahaan tersebut. Berdasarkan uraian di atas terlihat jelas begitu besar peran sistem pengendalian intern atas aktiva tetap bagi suatu perusahaan, maka penulis tertarik untuk mengambil judul dalam tugas akhir yang berjudul Sistem Pengendalian Intern Aktiva Tetap pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. 1.2. Perumusan Masalah Berdasarkan uraian pada latar belakang, dimana dikatakan bahwa pengendalian intern terhadap aktiva tetap sangat penting untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan, maka masalah yang akan dibahas pada penelitian Tugas Akhir ini dapat dirumuskan sebagai berikut:
3 Apakah sistem pengendalian intern terhadap aktiva tetap pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan telah mengandung komponen-komponen pengendalian intern menurut (The Committee of Sponsoring Organizations) COSO? 1.3. Tujuan Pembahasan Berdasarkan perumusan masalah, maka tujuan pembahasan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui kesesuaian komponen-komponen sistem pengendalian intern aktiva tetap pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan dengan komponen-komponen pengendalian intern menurut COSO. 1.4. Manfaat Penelitian 1. Bagi penulis Penelitian ini bermanfaat untuk memperluas pengetahuan tentang analisis sistem pengendalian intern terhadap aktiva tetap. 2. Bagi PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan Memberikan masukan bagi manajemen untuk memperbaiki kebijakan perusahaan atas pengendalian intern aktiva tetap. 3. Bagi Politeknik Negeri Medan Sebagai tambahan referensi dan kajian karya ilmiah bagi mahasiswa, dan menambah bahan bacaan di perpustakaan Politeknik Negeri Medan khususnya mengenai sistem pengendalian intern terhadap aktiva tetap. 1.5. Jenis Data Menurut Umar (2003:49) berdasarkan sumbernya, data penelitian terdiri dari 2 (dua) jenis data yaitu:
4 1. Data Primer Data Primer merupakan data yang didapat dari sumber pertama dari individu atau perseorangan seperti wawancara atau hasil pengisian kuesioner yang biasa dilakukan oleh peneliti. 2. Data Sekunder Data Sekunder merupakan data primer yang telah diolah lebih lanjut dan disajikan baik oleh pihak pengumpulan data primer atau pihak lain, misalnya dalam bentuk tabel-tabel atau diagram-diagram. 1.6. Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data 1.6.1. Teknik Pengumpulan Data Adapun teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah: 1. Wawancara adalah bentuk komunikasi langsung antara peneliti dan responden. (Gulo, 2002: 119). Dalam penelitian ini, dilakukan wawancara dengan staf bagian akuntansi PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan terdapat pada lampiran 1. 2. Metode Dokumentasi adalah dokumen catatan tertulis tentang berbagai kegiatan atau peristiwa pada waktu lalu. (Gulo, 2002:123) Dalam kegiatan ini, dokumen yang dikumpulkan adalah dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pengendalian aktiva tetap, seperti Nota Dinas Pembelian, Nota Dinas Penarikan, Struktur Organisasi, Berita Acara dan Formulir-formulir yang berhubungan dengan aktiva tetap. 1.6.2. Teknik Pengolahan Data Menurut Nawawi (2005:63), metode deskriptif adalah prosedur pemecahan masalah yang diselidiki dengan menggambarkan/melukiskan keadaan subyek/obyek penelitiaan (seseorang, lembaga, masyarakat dan lain-lain) pada saat sekarang berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau sebagai mana mestinya.
5 Data yang dikumpulkan mengenai komponen-komponen pengendalian intern PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan diuraikan, kemudian dibandingkan dengan komponen-komponen pengendalian intern menurut COSO. Selanjutnya perbedaan yang ada dianalisis, sehingga masalah yang disampaikan pada bab1 dapat dijawab. 1.7. Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan Kegiatan dalam penulisan tugas akhir ini membutuhkan waktu selama kurang lebih 4 bulan melalui proses pencatatan, pelaksanaan dan penulisan laporan dengan alokasi waktu sebagai berikut:
6 Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan No Nama Kegiatan 1. Persiapan 2. Pengumpulan data 3. Tabulasi dan analisa data 4. Menyusun konsep laporan 5. Konsultasi pada pembimbing 6. Sidang Tugas Akhir 7. Perbaikan laporan Tugas Akhir 8. Penggandaan Laporan Waktu Pelaksanaan April Mei Juni Juli Agustus Mingg u ke Minggu ke Minggu ke Minggu ke Minggu ke 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Sumber : Buku Pedoman Tugas Akhir 2014