The Asia Foundation Quick Reference QuickBook (QB) Accounting Software The Asia Foundation F&G Team Last Revised : November 2008
Intentionally Blank 2
TAF Financial Reporting Package Quick Book A. Introduction Seperti yang telah kita ketahui bersama bahwa peranan financial reporting dalam proses monitoring, controlling dan evaluation sebuah aktivitias program sangat bergantung pada maksimalisasi pembuatan laporan keuangan dan bagaimana penggunaan laporan tersebut sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban program. Pengunaan software dalam skema financial reporting adalah salah satu cara untuk meningkatkan tingkat keakuratan dari sebuah proses pelaporan keuangan. Pengetahuan dan pemahaman yang baik mendalam mengenai fungsi dan feature dalam penggunaan software itu sendiri dapat membantu berbagai pihak yang terlibat (finance & program) dalam mentransformasi dan mengintepretasikan beberapa laporan yang dapat dihasilkan oleh software tersebut. Dalam hal pelaporan keuangan dengan setiap partnernya, TAF menggunakan software yaitu Quick Book (QB) sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban keuangan programnya selain form TAF 209. Dan Panduan ini disusun untuk mempermudah setiap user QB untuk lebih memahami beberapa feature di dalam QB mulai dari pembuatan identitas baru sampai dengan penarikan laporan keuangan. 3
Page No. DAFTAR ISI A Introduction 3 B Set Up New Company / Entity 4-8 C Set Up Chart of Account (COA) 8-12 D Set Up Budget 12-13 E Input Transaksi 13 15 F Produce Financial Report 15-19
B. Set Up New Company Features di dalam QB sangat memungkinkan user untuk membuat atau mempersiapkan laporan keuangan untuk lebih dari satu entitas/company. Pada akhirnya user sendiri dapat melakukan pertanggungjawaban keuangan untuk kepentingan internal organisasi sendiri maupun dengan pihak eksternal seperti TAF dalam kaitannya dengan penggunaan dana bantuan. Cara untuk membuat account quick book untuk perusahaan yang baru adalah ke menu FILE dan klik pada NEW COMPANY Setelah di klik maka tampikan dalam QB akan seperti tertera berikut ini : 4
Dari sini anda bisa klik NEXT pada feature tersebut (seperti yang dilingkari merah) sampai dengan pada feature seperti yang di bawah ini : Kemudian isikan nama organisasi/lembaga anda pada kedua kolom yang dilingkari merah tersebut sesuai dengan nama yang tertera pada Letter of Agreement (LA) dengan TAF untuk kemudian klik NEXT 5
Akan muncul tampilan seperti ini, kemudian isikan alamat organisasi/lembaga anda, setelah selesai klik NEXT Kemudian akan ada tampilan seperti yang diatas dimana kita harus memilih fiskal year untuk tahun pelaporan keuangan lembaga. Pilihlah bulan sebagai bulan awal pelaporan keuangan anda (sesuai dengan LA) kemudian klik NEXT Kemudian anda diminta untuk mengisi Jenis business anda, cari pilihan OTHER dibawah untuk kemudian anda klik NEXT (terus saja) hingga muncul tampilan seperti di bawah ini 6
Anda diminta untuk menyimpan file QB di komputer anda. Mohon untuk mengingat tempat anda menyimpan ini agar bisa digunakan kembali kelak. Setelah yakin dengan tempatnya maka anda bisa mengklik OK (seperti yang dilingkari merah) Setelah disimpan maka anda akan berhadapan dengan menu pilihan pembuatan chart of account (COA) mohon pastikan pilihannya pada NO, I D LIKE TO CREATE MY OWN (seperti yang dilingkari merah) kemudian Klik NEXT 7
Klik NEXT terus saja sampai anda bertemu dengan tampilan seperti di bawah ini dimana anda diharuskan untuk mengisi tanggal dimulainya aktivitas program anda (sesuai dengan LA) Klik NEXT dan anda telah selesai membuat NEW COMPANY seperti tampilan di bawah ini 8
C. SET UP CHART OF ACCOUNT (COA) Untuk memulai penggunaan/pencatatan keuangan maka dibutuhkan Chart of Account. Keberhasilan sebuah pelaporan sangat ditentukan dengan proses pembuatan chart of account (COA) ini. COA yang akan dibuat ini harus mengacu pada Letter of Agreement (LA) yang telah disetujui. Dan sebagai saran ada baiknya jika sebelum membuat COA bisa dibuatkan draft awal sebagai langkah awal penyusunan COA. Set up awal chart of account bisa dilakukan dengan cara klik pada FILE - - > PREFERENCES - -> Sampai muncul tampilan berikut mohon diklik pada tab ACCOUNTING disisi sebelah kiri dan di klik pada USE ACCOUNT NUMBER dan klik OK untuk menyimpan Setelah dilakukan cara di atas maka baru dapat dilakukan set up account dan caranya adalah klik pada ACTIVITIES - -> CHART OF ACCOUNT - - > Atau bisa juga dilakukan dengan menekan CONTROL A (CTRL A) 9
Sehingga muncul tampilan berikut : Untuk menambah account baru caranya klik pada (kiri bawah) ACCOUNT dan klik pada NEW atau bisa dilakukan dengan mngklik CONTROL N (CTRL N) Maka akan muncul tampilan seperti berikut ini : 10
Isikan kolom account number masing-masing rencana chart of account seperti pada tampilan di atas beserta nama accountnya..dan kategorikan sebagai apa account tersebut dengan mengklik/scroll down tipe account seperti tampilan di bawah : 11
MEMBUAT SUB ACCOUNT Awal caranya sama dengan membuat account baru di tambah dengan mengklik pada sub menu SUB ACCOUNT seperti tampak pada tampilan berikut ini D. SET UP BUDGET Untuk menset up budget caranya klik pada ACTIVITIES kemudian pilih SET UP BUDGET seperti yang tampak pada tampilan berikut berikut 12
Selanjutnya Klik hingga terdapat tampilan berikut : Features/Menu yang tersedia : Tahun Budget Fiscal Year Di sebelah kiri ada tahun dimana dimulainya pembukuan lembaga/organisasi anda 13
Account No Account yang akan diisikan budgetnya Deret Bulan Adalah sederetan bulan yang akan diisikan nominal budget di tiap bulannya. Setelah diisi jangan lupa diklik SAVE dan OK E. INPUT TRANSAKSI Setelah semua persiapan awal seperti set-up new company, set-up chart of account dan set-up budget telah dilakukan maka sampai dengan tahap ini Quick Book telah siap untuk digunakan mencatat semua transaksi aktivitas program TAF. Namun sekali lagi hal yang perlu diperhatikan dalam input transaksi ini adalah bahwa penggunaan digit angka pada pelaporan QB adalah dalam ribuan. Jadi jika mencatat transaksi senilai Rp. 1,000,000 maka hanya dicatat Rp. 1,000 saja di dalam QB. Cara Melakukan input transaksi adalah sebagai berikut : Klik pada ACTIVITIES kemudian pilih MAKE JOURNAL ENTRIES seperti tampak pada tampilan berikut : Setelah dilakukan klik terhadap perintah di atas maka hasilnya tampak seperti tampilan berikut ini : 14
Di dalam tampilan ini akan ada kolom-kolom yang harus diisi antara lain seperti : DATE : Isikan tanggal terjadinya transaksi atau biasanya sama dengan tanggal yang tertera pada voucher transaksi ENTRY NO : Isikan sesuai dengan No. Voucher yang telah dibuatkan sebelumnya, dan biasanya no. Voucher ini tersusun rapi secara berurutan dari periode ke periode lainnya. ACCOUNT : Isikan no account number berdasarkan transaksi yang terjadi sesuai dengan chart of account yang sudah disusun sebelumnya di dalam software QB DEBET/KREDIT : Isikan jumlah transaksi aktivitas program dalam jumlah ribuan terdekat baik disisi debet ataupun kredit sesuai dengan nature transaksinya MEMO : Bisa diisikan informasi mengenai transaksi yang sedang diinput dan informasi berguna lainnya bagi pengguna laporan nantinya. NAME : Bisa diisikan nama penginput transaksi ataupun nama yang berkaitan dengan transaksi yang diinput. Setelah semua transaksi selesai diinput baik jumlah dan posisi debet kredit dirasakan benar maka dapat dilakukan posting dengan mengklik OK, sehingga transaksi sudah masuk ke GL. 15
Jika terdapat kesalahan dalam pencatatan berupa tidak balance-nya sisi debet dan kredit maka sistem akan menolak secara otomatis dan data tidak bisa diposting. F. PRODUCE FINANCIAL REPORT 1. PROFIT AND LOSS (LABA & RUGI) Dapat dilakukan dengan cara pilih REPORT - -> PROFIT & LOSS - -> STANDARD seperti yang tampak pada tampilan berikut : Setelah diklik perintah tersebut maka akan tampak tampilan berikut : Perhatikan kolom-kolom yang dilingkari merah di atas, karena control penarikan report ada pada kolom-kolom tersebut. Masukkan periode pelaporan yang akan ditarik kedalam 16
kolom FROM dan TO (Harus sama dengan periode pelaporan yang terdapat dalam Letter of Agreement LA) Biaya- biaya yang tercatat dalam laporan ini nantinya akan dipindahkan ke dalam TAF 209 dengan kata lain angka biaya yang tersaji dalam pelaporan Profit and Loss QB haruslah sama dengan yang tersajikan dalam TAF 209. Sebagai saran : Susunan pelaporan (baik susunan COA) dalam QB, susunan biaya dalam PROFIT and LOSS maupun komponen biaya di dalam TAF 209 harus sama sehingga hal ini dapat memudahkan pembuat laporan maupun pengguna laporan tersebut dalam memahami isi laporan tersebut. 2. BALANCE SHEET (NERACA) Dapat dilakukan dengan cara pilih REPORT - -> BALANCE SHEET - -> STANDARD seperti yang tampak pada tampilan berikut : Setelah diklik perintah tersebut maka akan tampak tampilan berikut : 17
Perhatikan kolom-kolom yang dilingkari merah di atas, karena control penarikan report ada pada kolom-kolom tersebut. Masukkan periode pelaporan yang akan ditarik kedalam kolom AS OF (Harus sama dengan tanggal terakhir - periode pelaporan yang terdapat dalam Letter of Agreement LA) 2. BUDGET COMPARISON (PERBANDINGAN BUDGET) Dapat dilakukan dengan cara pilih REPORT - -> BUDGET REPORT --> PL BUDGET VS ACTUAL seperti yang tampak pada tampilan berikut : Perhatikan kolom-kolom yang dilingkari merah di atas, karena control penarikan report ada pada kolom-kolom tersebut. Masukkan periode pelaporan yang akan ditarik kedalam 18
kolom FROM dan TO (Harus sama dengan periode pelaporan yang terdapat dalam Letter of Agreement LA) Pastikan pada kolom COLUMN diisi dengan TOTAL ONLY. Ketiga laporan ini yaitu LAPORAN LABA RUGI, LAPORAN NERACA dan LAPORAN PERBANDINGAN BUDGET akan disertakan sebagai attachment di dalam pelaporan TAF 209 ke TAF. Selamat Mencoba!! Jika rekan-rekan menemukan kendala dalam pelaporan ini, mohon untuk segera menghubungi kami : THE ASIA FOUNDATION Jl. Adityawarman 40 Jakarta 12160 Indonesia Telp. 021-727 88424 Fax. 021 720 3123 19