Halaman: 1/10 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini menerangkan secara terperinci proses-proses yang berlaku dalam Pengurusan Projek. Prosedur ini digunapakai bagi; a) Perolehan Kerja Tender dan Sebut Harga b) Pengurusan Projek Secara Dalaman (In-House) dan Menggunakan Khidmat Perunding Ia meliputi kerja-kerja berikut; Ubah suai dan/atau naik taraf Pembinaan baru Proses-proses dalam pengurusan projek dikategorikan kepada tiga bidang utama berikut : 2.1 TADBIR URUS a) Perancangan; Permohonan Kerja Kajian Fisibiliti Kelulusan Mengemukakan pelan-pelan perancangan projek kepada Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) berkaitan bagi mendapatkan kelulusan kebenaran merancang (jika perlu) b) Perundingan Dan Rekabentuk; Reka Bentuk Skematik Reka Bentuk Terperinci Dokumentasi c) Perolehan Kerja; Pembidaan Pemilihan Pelantikan Kontraktor
d) Pembinaan Dan Penyiapan Tadbir Urus Pembinaan Tadbir Urus Penyiapan Halaman: 2/10 e) Pembaikan Kecacatan Tadbir Urus Pembaikan Kecacatan Penilaian Prestasi Kontraktor Dan Perunding Maklumbalas Pelanggan 2.2 PEMBAYARAN Kontraktor Perunding 2.3 PEMANTAUAN Kemajuan Perancangan Pembangunan Laporan kepada Pihak Berkuasa 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Tajuk Dokumen OPR/PPPA/GP01 Garis Panduan Perancangan OPR/PPPA/GP02 Garis Panduan Perundingan dan Reka Bentuk OPR/PPPA/GP03 Garis Panduan Perolehan OPR/PPPA/GP04 Garis Panduan Pembinaan dan Penyiapan OPR/PPPA/GP05 Garis Panduan Pembaikan Kecacatan OPR/PPPA/GP06 Garis Panduan Pembayaran OPR/PPPA/GP07 Garis Panduan Pemantauan 4.0 SINGKATAN DAN DEFINISI UPM : Universiti Putra Malaysia PPPA : Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset : Pembangunan KBP : Ketua Bahagian Pengurusan Projek KBPK : Ketua Bahagian Pentadbiran dan Kewangan KSP : Ketua Seksyen Perancangan KSKUB : Ketua Seksyen Kontrak dan Ukur Bahan KSPP : Ketua Seksyen Pembinaan dan Pemantauan
Halaman: 3/10 JKSHU : Jawatankuasa Sebut Harga Universiti PP : Pengurus Projek JTekS : Jawatankuasa Teknikal dan Spesifikasi 5.0 TANGGUNGJAWAB dan Ketua-ketua Bahagian bertanggungjawab sepenuhnya dalam memastikan Prosedur Pengurusan Projek dilaksanakan. Semua staf bertanggungjawab mematuhi prosedur ini.
Halaman: 4/10 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Perancangan Perundingan & Reka Bentuk Perolehan Kerja Pembinaan & Penyiapan 7.2 7.3 7.4 7.5 Pembaikan Kecacatan 7.6 Tamat 7.7
7.0 PROSES TERPERINCI OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN Halaman: 5/10 Bil. Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Perancangan Rancang projek dengan merujuk Garis Panduan Perancangan (OPR/PPPA/GP01). 7.3 Perundingan Dan Rekabentuk Reka bentuk cadangan projek dengan merujuk Garis Panduan Perundingan dan Reka Bentuk (OPR/PPPA/GP02). 7.4 Perolehan Laksana perolehan projek dengan merujuk Garis Panduan Perolehan (OPR/PPPA/GP03). 7.5 Pembinaan Dan Penyiapan Bina projek dengan merujuk Garis Panduan Pembinaan dan Penyiapan (OPR/PPPA/GP04). 7.6 Pembaikan Kecacatan Urus pembaikan kecacatan dengan merujuk Garis Panduan Pembaikan Kecacatan (OPR/PPPA/GP05). PP PP KSKUB PP PP 7.7 Tamat
Halaman: 6/10 8.0 REKOD Bil. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/OPR/PPPA/(no.ruj.) Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tangungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan KBPK KBPK Rak Fail Kuasa Melupus Fail Penama Berdaftar Borang Penama (OPR/PPPA/BR01) 2. UPM/OPR/PPPA/(no.ruj.) Fail Perunding Berdaftar Borang Pendaftaran Perunding (OPR/PPPA/BR04) 3. UPM/OPR/PPPA/2009 Fail Permohonan Khidmat Pembangunan Salinan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BR01) 4. UPM/OPR/PPPA/(no.ruj.) Fail Permohonan Projek Salinan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BR01) KBPK KBPK Bilik Fail KBPK KBPK Kaunter KBPP KBPP Kabinet Fail 5. UPM/OPR/PPPA/700/(no.ruj.) Sampul Kecil (Tajuk Projek) Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BR01) Borang Lantikan (OPR/PPPA/BR02) Borang Kajian Fisibiliti (OPR/PPPA/BR03) Laporan Permohonan Kelulusan - Ringkasan Projek Petikan minit-minit kelulusan - JPPK - JKPP (jika berkaitan) KBPP KBPP Kabinet Fail
Halaman: 7/10 Bil. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod - JPU (jika berkaitan) Surat- menyurat Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tangungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 6. UPM/OPR/PPPA/700/ (no.ruj.) KBPP/KBP KBPP/KBP Bilik Fail Fail Individu Projek (Tajuk Projek) Borang Lantikan (OPR/PPPA/BR02) Kertas Kerja Cadangan Untuk Kelulusan (jika berkaitan) - JKPP - KPT -JPU - Jteks - JKSHU - JKSK - JKPK - LP Petikan minit-minit kelulusan (jika berkaitan) - JKPP - KPT -JPU - Jteks - JKSHU - JKSK - JKPK - LP Surat Niat Pelantikan Perunding (Jika berkaitan) Borang Pergerakan Dokumen (OPR/PPPA/BR13) Borang Pemohonan Maklumat Tambahan (OPR/PPPA/BR06)(Jika berkaitan) Borang Kelulusan Bahan/Dokumen Projek (OPR/PPPA/BR09) Borang Serahan (OPR/PPPA/BR08) Borang Laporan Penyerahan Bangunan dan Aset/Inventori [OPR/PPPA/BR12) Borang Pemberitahuan Pemeriksaan (OPR/PPPA/BR10) Borang Pemeriksaan (OPR/PPPA/BR07) Dokumen Kajian Pembangunan (DOKAP) Salinan Surat Setuju Terima Surat Pemberitahuan Perwakilan Kuasa Surat Perwakilan Kuasa Surat Lantikan Kerani Tapak (jika berkaitan) Laporan Kemajuan Kerja Senarai Kecacatan Salinan Perakuan Siap Kerja Arkib
Halaman: 8/10 Bil. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Salinan Perakuan Siap Memperbaiki Kecacatan Minit-Minit/Petikan Minit Mesyuarat Surat-menyurat Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tangungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 7. UPM/OPR/PPPA/701/1/(no.ruj.) (Tajuk Projek) Salinan Surat Setuju Terima Salinan Surat Pemberitahuan Perwakilan Kuasa Salinan Surat Perwakilan Kuasa Salinan Insuran Tanggungan Awam (Contractors All Risk) Salinan Insuran Pekerja (Workman s Compensation) Salinan Bon Perlaksanaan Salinan Perakuan Siap Kerja Salinan Perakuan Pembayaran Salinan Perakuan Muktamad 8. UPM/OPR/PPPA/701/2/(no.ruj.) (Perunding) (Tajuk Projek) Salinan Surat Niat Salinan Surat Pelantikan Perunding Salinan Perakuan Pembayaran Salinan Perakuan Muktamad MOA- Salinan Muka Surat Bersetem KSKUB KSKUB Bilik KSKUB KSKUB KSKUB Bilik KSKUB 9. UPM/OPR/PPPA/101 (Nama Jawatankuasa) Surat Panggilan Mesyuarat Minit Mesyuarat Senarai Kehadiran Keputusan Mesyuarat 10. UPM/OPR/PPPA/702/1 Fail Penilaian Prestasi Kontraktor Salinan Borang Penilaian Prestasi Syarikat (merujuk Sistem Penilaian Prestasi Syarikat Pejabat Bendahari) KBPK KPBK Bilik Fail KBPK KBPK Bilik Fail
Halaman: 9/10 Bil. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 11. UPM/OPR/PPPA/702/2 Fail Penilaian Prestasi Perunding Salinan Borang Penilaian Prestasi Syarikat (merujuk Sistem Penilaian Prestasi Syarikat Pejabat Bendahari Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tangungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan KBPK KBPK Bilik Fail Kuasa Melupus 12. UPM/OPR/PPPA/704 Fail Lawatan Tapak Borang Lawatan Tapak (OPR/PPPA/BR05) 13. UPM/OPR/PPPA/705 Fail Laporan Penilaian Tender/Sebut Harga Kerja Salinan Laporan Penilaian Tender/Sebut Harga (OPR/PPPA/DF04) 14. UPM/OPR/PPPA /LOG PKP Log Penerimaan dan Pengagihan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BL01) 15. UPM/OPR/PPPA/706/LOG PKP Log Penerimaan dan Pengagihan KSBP KSBP Bilik Fail KSKUB KSKUB Bilik KSKUB KBPP KBPP Kaunter KSPP KSPP Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BL01) 16. UPM/OPR/PPPA/LOG LT Log Penerimaan Lukisan Terbina KSKUB KSKUB Bilik KSPP 17. UPM/OPR/PPPA/707/LOG DK KSKUB KSKUB Bilik KSKUB Log Penerimaan Dokumen Kontrak
Halaman: 10/10 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Oleh Diluluskan / Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan Pembangunan WP 03/01/2011 02 01 20/2011 Mesyuarat Pengurusan PPPA Bil. 11/2011 Pembangunan WP 08/08/2011