Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan cara perlaksanaan penyelenggaraan ICT. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi aktiviti penerimaan permohonan, penganalisaan permohonan, perlaksanaan penyelenggaraan dan penilaian keberkesanan perkhidmatan penyelenggaraan ICT. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen SOK/ICT/GP01/ Garis Panduan ICT UPM/SOK/KEW-AST/P012 SOK/ICT/SU01/Aset ICT Prosedur Pengurusan Aset Senarai Utama Aset ICT UPM 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN ICT : Teknologi Maklumat dan Komunikasi : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi : Dekan,, Ketua Bahagian, Pengetua Naiktaraf ICT : Merangkumi penambahan modul atau perubahan kepada aliran kerja sistem aplikasi, penambahan nod atau spesifikasi rangkaian, perubahan versi sistem aplikasi atau pangkalan data, penambahan perkakasan sistem aplikasi dan peningkatan spesifikasi perkakasan ICT sedia ada. ICT Kategori ICT : Merangkumi penyelenggaraan ICT iaitu sistem aplikasi, pangkalan data dan peralatan ICT tidak termasuk Naiktaraf ICT. : Sistem aplikasi, pangkalan data dan peralatan ICT. Penyelia : Penyelia kepada. PTJ : Pusat. : Pegawai Teknologi Maklumat/Penolong Pegawai Teknologi Maklumat/Juruteknik Komputer/staf lain yang dilantik untuk mengurus ICT. TWP PP : Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses UPM : Universiti Putra Malaysia
Halaman: 2/9 Urus Setia SPK : Pegawai yang dilantik untuk mentadbir Sistem Pengurusan Kualiti ICT : yang dilakukan oleh di UPM Dalaman Luaran : yang dilakukan oleh pihak luar yang dilantik oleh UPM PYB : Pegawai ng Bertanggungjawab TPKD : Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen 5.0 TANGGUNGJAWAB bertanggungjawab sepenuhnya dalam memastikan Prosedur ICT dilaksanakan dan semua PTJ bertanggungjawab untuk mematuhi prosedur ini.
Halaman: 3/9 6.0 CARTA ALIR MULA 7.1 Kenalpasti ICT 7.2 Terima borang permohonan 7.4 Tidak Berkala? 7.3 Sediakan Log Kekerapan ICT 7.5 Selenggara Dalaman? 7.6 Tidak Ada Kontrak Perjanjian? 7.7 Tidak 7.11 Dapatkan Khidmat Selenggaraan 7.8 Laksana Selenggaraan Tidak 7.9 Memuaskan? Analisa dan Lapor 7.10 TAMAT 7.12
Halaman: 4/9 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Kenalpasti ICT 7.2.1 Kenal pasti penyelenggaraan ICT pada setiap awal tahun atau pada permulaan penerimaan Aset ICT dengan merujuk Garis Panduan ICT (SOK/ICT/GP01/) di dalam Perkara 4.0 : Kenal pasti ICT. 7.3 Berkala? 7.3.1 Jika Tidak, ikut langkah 7.4 7.3.2 Jika, ikut langkah 7.5 7.4 Terima Borang Permohonan 7.4.1 Terima Borang Permohonan ICT (Sistem Aplikasi) (SOK/ICT/BR01/). Daftar dan jana nombor rujukan ke dalam Log Permohonan ICT (SOK/ICT/BL07/Permohonan ) dan edarkan kepada penyelia. 7.4.2 Beri maklum balas permohonan kepada pemohon (rujuk Garis Panduan ICT (SOK/ICT/GP01/) di dalam Perkara 5.0 :Makluman Kepada Pengguna). /PYB Penyelia 7.5 Sediakan Log Kekerapan ICT 7.5.1 Sediakan Log Kekerapan ICT (rujuk Garis Panduan ICT (SOK/ICT/GP01/) di dalam Perkara 6.0 : Penyediaan Log Kekerapan ICT) dengan menggunakan: Penyelia/ a) Log Berkala Harian (SOK/ICT/BL02/ Harian) untuk penyelenggaraan harian atau mingguan;
Halaman: 5/9 atau b) Log Berkala Tahunan (SOK/ICT/BL03/ Tahunan) untuk penyelenggaraan bulanan atau tahunan 7.6 Selenggara Dalaman? 7.6.1 Jika YA, ikut langkah 7.8.1 7.6.2 Jika TIDAK, ikut langkah 7.7 7.7 Ada Kontrak Perjanjian? 7.7.1 Jika YA, ikut langkah 7.8.2 7.7.2 Jika TIDAK, ikut langkah 7.11 7.8 Laksana Selenggaraan 7.8.1 Untuk penyelenggaraan dalaman : Laksana penyelenggaraan (rujuk Garis Panduan ICT (SOK/ICT/GP01/) di bawah Perkara 8.0 : ICT Secara Dalaman). 7.8.2 Untuk penyelenggaraan luaran: Laksana penyelenggaraan (rujuk Garis Panduan ICT (SOK/ICT/GP01/) di bawah Perkara7.0 : Pelaksanaan ICT Secara Luaran). 7.9 Memuaskan? 7.9.1 Jika YA, ikut langkah 7.10 7.9.2 Jika TIDAK, a) bagi selenggaraan dalaman, ikut langkah 7.8.1 b) bagi selenggaraan luaran, ikut langkah 7.8.2
Halaman: 6/9 7.10 Analisa dan Lapor 7.10.1 Lakukan analisa penyelenggaraan dengan kekerapan 2 kali setahun dengan merujuk Laporan ICT (SOK/ICT/LP02/). 7.10.2 Sediakan Laporan Analisis ICT (SOK/ICT/LP01/Analisis) untuk tindakan penambahbaikan dan hantar kepada dan selewat-lewatnya pada bulan Julai dan Januari setiap tahun. 7.10.3 Sedia dan bentangkan Laporan Keberkesanan ICT (SOK/ICT/LP04/Keberkesanan ) di Mesyuarat Semakan Pengurusan Universiti untuk tindakan penambahbaikan. Penyelia/ Penyelia / TWP PP /Peneraju Proses 7.11 Dapatkan Khidmat Selenggaraan Dapatkan khidmat selenggaraan baharu pihak luar, rujuk Prosedur Pengurusan Aset(UPM/SOK/KEW-AST/P012). Ikut langkah 7.8.2 7.12 Tamat
Halaman: 7/9 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod, Tajuk dan Senarai Rekod 1. UPM/(Kod PTJ)/300-3/2/1/1/(kategori penyelenggaraan ICT)/ Luaran ICT Butiran Aset ICT Kontrak Dokumen Minit Keputusan JKKICT Universiti (jika berkaitan) Borang Permohonan ICT (Sistem Aplikasi) (SOK/ICT/BR01/) (jika berkaitan) Salinan Maklumbalas Status Permohonan (SOK/ICT/BR04/ Maklumbalas Status Permohonan) (jika berkaitan) Laporan ICT (SOK/ICT/LP02/ ) Senarai Semak Komputer (SOK/ICT/SS01/ Komputer) atau lain-lain senarai semak (service sheet) (jika berkaitan) Log Berkala Harian(SOK/ICT/BL02/Penyelenggara an Harian) (jika berkaitan) Log BerkalaTahunan (SOK/ICT/BL03/ Tahunan) (jika berkaitan) Borang Penyerahan Aset Untuk Khidmat Luar (SOK/ICT/BR03/Baikpulih Khidmat Luar) (jika berkaitan) 2. UPM/(Kod PTJ)/300-3/2/1/2/ (kategori penyelenggaraan ICT)/ Dalaman ICT Butiran Aset ICT Borang Permohonan ICT (Sistem Aplikasi) (SOK/ICT/BR01/) (jika berkaitan) Salinan Maklumbalas Status Permohonan (SOK/ICT/BR04/Maklumbalas Status Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PTJ Penyelia PTJ Bilik /Rak PTJ Penyelia PTJ Bilik /Rak Kuasa Melupus
Halaman: 8/9 Bil Kod, Tajuk dan Senarai Rekod Permohonan) (jika berkaitan) Laporan ICT (SOK/ICT/LP02/ ) Senarai Semak Komputer (SOK/ICT/SS01/ Komputer) atau lain-lain senarai semak (service sheet) (jika berkaitan) Log Semasa (SOK/ICT/BL01/ Semasa) (jika berkaitan) Log Berkala Harian (SOK/ICT/BL02/ Harian) (jika berkaitan) Log Berkala Tahunan (SOK/ICT/BL03/ Tahunan) (jika berkaitan) Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 3. UPM/(Kod PTJ)/300-3/2/1/3 Permohonan Log Permohonan ICT (SOK/ICT/BL07/Permohonan ) Salinan Borang Permohonan ICT (Sistem Aplikasi) (SOK/ICT/BR01/) 4. UPM/(Kod PTJ)/300-3/2/1/8 Laporan Analisis ICT Salinan Laporan Analisis ICT (SOK/ICT/LP01/Analisis ) 5. UPM/300-3/2/1/8 Laporan Keberkesanan ICT Laporan Keberkesanan ICT (SOK/ICT/LP04/Keberkesanan ) Laporan Analisis ICT (SOK/ICT/LP01/Analisis ) PTJ Penyelia PTJ Bilik /Rak PTJ Penyelia PTJ Bilik /Rak Urus Setia SPK TWP PP ICT Bilik Jaminan Kualiti di
Halaman: 9/9 Bil Kod, Tajuk dan Senarai Rekod 6. UPM/(KOD PTJ)/300-3/2/1/7 Senarai Utama Aset ICT Senarai Utama Aset ICT (SOK/ICT/SU01/Aset ICT) Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PTJ Penyelia PTJ Bilik /Rak Kuasa Melupus 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan WP 03/01/2011 02 01 1/2011 02 02 02 03 02 04 SOK:ICT- 51/2011 SOK/ICT- 1/2012 SOK (ICT) 3/2014 Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Khas Bil 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti Perkhidmatan Sokongan dan Operasi Perkhidmatan Sokongan Bil 1/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti Perkhidmatan Sokongan dan Operasi Perkhidmatan Sokongan Bil 3/2012 Mesyuarat Pengurusan Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi ke-66 [5/2014], Minit 66.09(b) WP 04/04/2011 WP 22/08/2011 WP 14/08/2012 WP 18/07/2014