BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seiring dengan perkembangan Teknologi Informasi yang semakin pesat dewasa ini, Teknologi Informasi juga mendukung perkembangan Sistem Informasi sehingga mempengaruhi segala bidang terutama dalam dunia bisnis. Meter (2006: 714-724) menuliskan dalam jurnalnya terkait pentingnya sistem informasi akuntansi Nowadays, in the current way of doing business and in the time of new information technology, there is as well increased need and importance for using accounting access to data, as for accounting information system themselves. In that way is provided easy interpretation and access to accounting data needed for business decision. Dalam dunia bisnis, kebutuhan akan teknologi informasi sekarang ini merupakan kebutuhan yang sangat vital. Kebutuhan data yang tepat, akurat, relevan, dan tepat waktu sangat diperlukan pada perusahaan, tidak terkecuali data akuntansi yang sangat berpengaruh pada proses bisnis yang berjalan di perusahaan maka dengan menerapkan teknologi informasi pada suatu perusahaan dapat dengan mudah mengakses data akuntansi yang dapat diolah menjadi suatu bentuk yang baru melalui input - proses output suatu data bertransformasi menjadi suatu informasi. Informasi tersebut dapat dijadikan acuan bagi para level top management untuk memutuskan suatu keputusan dalam perusahaan atau bagi yang membutuhkan informasi tersebut. Untuk mendapatkan data yang dapat diolah menjadi informasi, Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah solusi yang dapat digunakan oleh perusahaan atau organisasi untuk memudahkan setiap bagian yang terlibat di dalam menjalankan proses bisnis sehari-hari. Dimana Sistem Informasi Akuntansi adalah subsistem khusus dari sistem informasi yang mengumpulkan, mengelola, dan melaporkan informasi yang berhubungan dengan transaksi keuangan perusahaan.ang dan Brahmawong (2009: 39.1) menuliskan dalam jurnalnya mengenai revenue cycle revenue cycle is a critical cycle of a business, either the revenue generates cash or credit. Sebagai sebuah perusahaan jasa BUMN, PT. Dok & Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II yang bergerak dibidang usaha industri perkapalan khususnya di bidang pembangunan kapal baru dan reparasi kapal masih menerapkan sistem akuntansi semi manual yang dimana 1
2 masih menggunakan aplikasi Microsoft office word dan excel dalam setiap pembuatan dokumen yang belum dapat mengintergrasikan antar dokumen dan tidak memiliki database yang mampu menyimpan data pelanggan. Sistem penerimaan kas pada PT. Dok & Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II belum sesuai dengan SOP (Standar Operating Procedure) yang telah dibuat dari awal dan bukti pembayaran diserahkan ke pelanggan sebelum pelanggan membayar sehingga perusahaan dapat dinilai belum memiliki pengendalian yang baik dan dimungkinkan dapat mengakibatkan terjadi kerugian pada perusahaan. Oleh karena itu, diperlukannya kegiatan analisis dan perancangan sebuah sistem informasi akuntansi menggunakan program aplikasi untuk mengatasi permasalahan pada siklus pendapatan perusahaan. Program aplikasi yang dirancang akan terintegrasi antar dokumen satu dengan yang lainnya dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan PT. Dok & Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II agar data yang dihasilkan dari sistem dapat diolah secara efisien sehingga menjadi informasi yang akurat, relevan, lengkap dan tepat waktu yang dapat berguna bagi perusahaan.
3 1.2 Ruang Lingkup Mengingat begitu luasnya ruang lingkup dalam penulisan skripsi, maka batasan penulisan skripsi Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Jasa Reparasi Kapal Non - Tender pada PT. Dok & Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II, yang meliputi : Perencanaan Pelaksanaan Pembayaran a. Prosedur penerimaan dock space dan repair list b. Prosedur perizinan masuk kapal c. Prosedur pemberian estimasi biaya dan waktu reparasi kapal a. Prosedur pelaksanaan perintah kerja b. Prosedur pengambilan material di Gudang c. Prosedur sea trial d. Prosedur penyelesaian reparasi kapal a. Prosedur penagihan down payment pertama b.prosedur penagihan down payment kedua c.prosedur penagihan akhir d. Prosedur penerimaan kas Journal and Report System a. Prosedur jurnal penerimaan kas b. Prosedur laporan penerimaan perbaikan kapal c. Prosedur laporan piutang Penutupan a. Prosedur serah terima proyek selesai b. Prosedur perizinan keluar kapal Gambar 1.1 Ruang Lingkup Prosedur yang tidak dibahas dalam ruang lingkup penelitian skripsi ini, yaitu : 1. Pajak Pertambahan Nilai (PPN) 2. Prosedur pengadaan material 3. Subcontractor
4 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan penelitian: 1. Menganalisa masalah proses bisnis reparasi kapal yang sedang berjalan pada PT. Dok & Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II. 2. Mengidentifikasi masalah yang ditemukan pada proses bisnis reparasi kapal PT. Dok & Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II. 3. Merancang Sistem informasi Akuntansi reparasi kapal pada PT. Dok & Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II yang tepat dan terintegrasi. Manfaat diadakannya penelitian ini adalah : 1. Diharapkan dapat mendukung dan meningkatkan mutu serta kualitas pelayanan yang juga akan meningkatkan performa pada PT. Dok & Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II. 2. Diharapkan dapat meningkatkan keunggulan kompetitif PT. Dok & Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II dengan cara menerapkan sistem informasi yang efisien, efektif dan akurat untuk menghadapi para pesaing. 3. Diharapkan dapat membantu PT. Dok & Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II untuk mengatasi masalah yang timbul dalam proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. Dok & Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II. 4. Diharapkan dapat menjadi bahan pertimbangan dan masukan dalam pengambilan keputusan mengenai sistem informasi pada PT. Dok & Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II.
5 1.4 Metodologi 1.4.1 Metode Pengumpulan Data a. Studi Pustaka Melakukan studi dengan mencari data dan informasi dari buku-buku yang ada di perpustakaan dan mempelajari teori - teori umum maupun khusus yang berkaitan dengan penulisan pada perusahaan jasa yang akan diambil. b. Studi Lapangan Melakukan penelitian langsung ke PT. Dok & Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II untuk memperoleh data dan informasi yang tepat. Dengan cara : Wawancara Mengadakan tanya jawab secara langsung pada pihak-pihak yang terkaituntuk memperoleh gambaran secara umum dan masalah masalah yang berkaitan dengan sistem yang berjalan didalam perusahaan. Pihak-pihak yang terkait : Bagian SDM, menjelaskan tentang : 1. Tujuan dan manfaat dari penelitian 2. Cara pengambilan data/ dokumen yang dibutuhkan 3. Menentukan jadwal survei Bagian Pemasaran, pertanyaan yang diajukan : 1. Proses bisnis yang sedang berjalan 2. Dokumen yang dibuat/ dihasilkan 3. Software dan hardware yang dimiliki oleh perusahaan 4. Daftar perusahaan, kapal, supplier/ partner, material, service yang ada pada perusahaan 5. Struktur organisasi perusahaan 6. Job description masing-masing bagian yang terkait dengan proses bisnis jasa reparasi kapal Bagian Renwas, pertanyaan yang diajukan : Dokumen yang dibuat/ dihasilkan Kepala Proyek, pertanyaan yang diajukan : Dokumen yang dibuat/ dihasilkan
6 Bagian Penagihan, pertanyaan yang diajukan : 1. Prosedur penagihan 2. Dokumen yang dibuat/ dihasilkan Bagian Keuangan, pertanyaan yang diajukan : 1. Prosedur pembayaran 2. Dokumen yang dibuat/ dihasilkan Bagian Akuntansi, pertanyaan yang diajukan : 1. Jurnal yang dibuat/ dihasilkan 2. Laporan yang dibuat/ dihasilkan Bagian Gudang, pertanyaan yang diajukan : 1. Prosedur pengeluaran barang 2. Dokumen yang dibuat/ dihasilkan Survei Merupakan kegiatan pengamatan dengan cara mengumpulkan datadata dan mengamati secara langsung untuk mengetahui keadaan terhadap proses bisnis yang berjalan di perusahaan selama kurang lebih 4-5 bulan terhitung dari bulan Agustus 2014 - Desember 2014.
7 Tabel 1.1 Jadwal Pengumpulan Data No. Aktivitas Unit yang terkait Metode pengumpulan data Agustus September Oktober November Desember Januari 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. Meminta approval untuk melakukan survei Bagian SDM, General Manager Wawancara 2. Analisis kebutuhan sistem untuk unit Pemasaran Bagian Pemasaran Survei dan wawancara 3. Identifikasi masalah pada unit Pemasaran Bagian Pemasaran Survei dan wawancara 4. Analisis kebutuhan sistem untuk unit Renwas Bagian Renwas (Rencana dan Pengawasan) Survei dan wawancara 5. Identifikasi masalah pada unit Renwas Bagian Renwas (Rencana dan Pengawasan) Survei dan wawancara 6. Analisis kebutuhan sistem untuk unit Kapro Kapro (Kepala Proyek) Survei dan wawancara 7. Identifikasi masalah pada unit Kapro Kapro (Kepala Proyek) Survei dan wawancara 8. Analisis kebutuhan sistem untuk unit Penagihan Bagian Penagihan Survei dan wawancara 9. Identifikasi masalah pada unit Penagihan Bagian Penagihan Survei dan wawancara 10. Analisis kebutuhan sistem untuk unit Keuangan Bagian Keuangan Survei dan wawancara 11. Identifikasi masalah pada unit Keuangan Bagian Keuangan Survei dan wawancara 12. Analisis kebutuhan sistem untuk unit Akuntansi Bagian Akuntansi Survei dan wawancara 13. Identifikasi masalah pada unit Akuntansi Bagian Akuntansi Survei dan wawancara 14. Analisis kebutuhan sistem untuk unit Gudang Bagian Gudang Survei dan wawancara 15. Identifikasi masalah pada unit Gudang Bagian Gudang Survei dan wawancara 16. Meminta surat survei perusahaan Bagian SDM, General Manager Wawancara
8
9 1.4.2 Metode Analisis Menganalisis data yang didapatkan dari hasil observasi berbagai sumber dan hasil penelitian langsung pada PT. Dok & Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II yang kemudian data yang telah didapat tersebut dianalisa ulang untuk dapat diproses dan diolah lebih lanjut. 1.4.3 Metode Pengolahan Data Pengolahan data menjadi informasi dalam penelitian ini didapatkan dari hasil analisa data yang dikumpulkan dan mengolahnya menjadi informasi yang lebih baik dan mudah dimengerti. 1.4.4 Metode Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Merancang sistem informasi untuk proses bisnis pada PT. Dok & Perkapalan Kodja Bahari (Persero) Galangan II yang sesuai dengan metode Object Oriented Analysis & Design, sebagai berikut : Tabel 1.2 Metode Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Inception 1. Membuat perencanaan penelitian 2. Membuat penjadwalan penelitian 3. Melakukan wawancara dan survei kepada user/ perusahaan Elaboration 4. Merancang model domain 5. Merancang model use case 6. Membuat rancangan user interface 7. Membuat rancangan database 8. Merancang security pada sistem yang dibuat Construction 9. Membuat aplikasi sistem informasi kuntansi jasa reparasi kapal
10 1.5 Sistematika Penulisan Untuk memperjelas penyampaian materi dari penulisan skripsi yang akan disampaikan, telah tersusun dalam sistematika penulisan sebagai berikut : BAB 1 : PENDAHULUAN Dalam bab ini akan dibahas mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi yang digunakan, serta sistematika penulisan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Pada bab ini dijelaskan mengenai berbagai definisi dan teori-teori yang terkait untuk mendukung penulisan ini. BAB 3 : ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Pada bab ini akan dijelaskan gambaran umum perusahaan, sejarah perusahaan,struktur organisasi perusahaan, visi dan misi perusahaan, hardware dan software yang digunakan dalam perusahaan, sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan, menganalisis masalah perusahaan, serta memberikan solusi dalam memecahkan masalah di dalam perusahaan. BAB 4 : RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Pada bab ini akan digambarkan rancangan system baru yang berisi tentang narasi sistem yang diusulkan, event table, activity diagram, UML class diagram, use case diagram, statechart diagram, use case description, user goals, CRUD Matrix, system sequence diagram, package diagram,network diagram, rancangan database, rancangan formulir, rancangan laporan, rancangan layar, struktur menu, konsep design for use case yang diharapkan mampu untuk meminimalisasi semua kelemahan dan kekurangan dalam sistem yang lama sesuai dengan hasil analisa terhadap sistem yang berjalan sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini akan berisikan kesimpulan secara keseluruhan terhadap hasil analisis sistem yang berjalan pada perusahaan dan beberapa saran perbaikan agar manajemen mampu mengatasi semua kelemahan yang ditemukan pada hasil analisis.