Konferensi Nasional Ilmu Sosial & Teknologi (KNiST) Maret 2014, pp. 52~57 PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA LEMBAGA PENDIDIKAN COME PONTIANAK Windi Irmayani AMIK BSI Pontianak email: windi.wnr@bsi.ac.id Abstrak COME Pontianak merupakan lembaga pendidikan baru di kota Pontianak. Untuk dapat dikenal dan berkembang secara optimal COME Pontianak seaiknya telah memiliki infrastruktur yang memadai sehingga mampu menarik calon siswa sebagai costumer untuk mendaftar. Untuk itu peneliti membuat perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi pada lembaga pendidikan COME Pontianak. Tujuannya menyusun perencanaan sistem informasi yang didukung dengan perencanaan teknologi informasi yang akan mempengaruhi strategi manajemen informasi dari Lembaga Pendidikan COME Pontianak. Sehingga strategi bisnis untuk dapat memperkenalkan dan mengembangkan Lembaga Pendidikan COME Pontianak dapat dijalankan dengan optimal. Adapun metode untuk perencanaan strategi bisnis yaitu dengan melakukan analisa value chain dan analisa strong and weakness. Sedangkan untuk metode untuk perencanaan strategi sistem informasi, teknologi informasi dan manajemen infomasi dilakukan dengan metode analisa keadaan saat ini, critical success factor dan trend analysis. Akhirnya perencanaan sistem informasi dan teknologi informasi dapat membantu perusahaan mengambil keputusan mengenai strategi bisnis Lembaga Pendidikan COME Pontianak kedepan. Keywords: Sistem informasi, teknologi informasi, strategi bisnis 52 1. Pendahuluan Strategi Sistem Informasi (SI)/Teknologi Informasi (TI) sekarang ini merupakan faktor penting dalam bisnis dan organisasi. Dengan penerapan SI/TI bagi tiap bisnis dan organisasi akan mendapatkan keunggulan dalam persaingan bisnis yang ketat sekarang ini. Untuk mendapatkan keunggulan tersebut pelaku bisnis dan organisasi harus melakukan perencanaan SI/TI. Perencanaan SI/TI diperlukan untuk menentukan strategi bisnis dan strategi informasi yang efektif dan efisien, dimana keduanya harus selaras dan saling mendukung demi tercapainya tujuan bisnis dan organisasi. Sebagai alternatif tambahan bagi konsumen yang ingin mendapatkan pendidikan di luar lembaga pendidikan formal, maka lembaga pendidikan informal seperti tempat kursus dan bimbingan belajar semakin berlombalomba menunjukkan kelebihan masingmasing. Begitu juga COME Pontianak tempat kursus komputer, bahasa inggris dan bimbingan belajar ini yang beralamat di Jl. Abdurrahman Saleh No. 18 A Pontianak. Sebagai tempat kursus dan bimbingan belajar yang baru berdiri, COME Pontianak harus menunjukkan kelebihannya untuk bertahan dan memenangkan persaingan bisnis yang sangat ketat tersebut. Untuk itu COME Pontianak harus segera menentukan strategi bisnis yang tepat agar dapat menarik banyak minat dari konsumen. Salah satunya dengan cara menerapkan SI/TI. Dengan harapan COME Pontianak memiliki program SI/TI yang dapat membantu COME Pontianak menjadi tempat kursus dan bimbingan belajar unggulan dimasyarakat Pontianak. Sistem Informasi Menurut Tantra dalam bukunya manajemen proyek sistem informasi (2012:2) sistem informasi adalah cara yang terorganisir untuk mengumpulkan, memasukkan, dan memroses data dan menyimpannya, mengelola dan melaporkannya sehingga dapat mendukung perusahaan atau organisasi untuk mencapai tujuan. Sedangkan menurut Sutarman (2009:13) sistem informasi ini mengumpulkan, memroses, menyimpan, menganalisis, menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Teknologi Informasi Diterima 18 Januari 2014; Revisi 2 Februari 2014; Disetujui 15 Maret 2014
Menurut Information Technology Association of America (ITAA) dalam Sutarman (2009:13) teknologi informasi adalah suatu studi, perancangan, pengembangan, imlementasi, dukungan atau manajemensistem iformasi berbasis komputer, khususnya aplikasi perangkat lunak dan perangkat keras komputer. Sedangkan menurut Kadir dan Terra (2013:2) Teknologi informasi adalah gabungan antara teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi. 2. Metode Penelitian Metode penelitian ini dilakukan dengan menganalisa bisnis internal. Untuk analisa bisnis internal peneliti menggunakan Value Chain dan analisa Strength dan Weakness. Dalam analisa Value Chain dapat diketahui aktivitas utama dan aktivitas pendukung dari aktivitas bisnis lembaga pendidikan COME Pontianak. Sedangkan untuk analisa Strength dan Weakness untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan proses bisnis lembaga pendidikan CCOME Pontianak. Setelah menganalisa kegiatan bisnis, peneliti menganalisa SI/TI baik secara internal dengan merekap kondisi SI/TI saat ini dan Critical Success Factor (CSF). Dan secara eksternal dengan menggunakan Trend Analysis (Tren Teknologi dan Tren Kebijakan Pemerintah Indonesia mengenai teknologi). Langkah selanjutnya setelah menganalisa kegiatan bisnis dan SI/TI lembaga pendidikan COME Pontianak, peneliti merancang Strategi Sistem Informasi dengan meganalisa kebutuhan informasi dan aplikasi lalu membuat portfolio aplikasi menggunakan matriks Mc Farlan. Pembuatan strategi Sistem Informasi (SI) dilanjutkan dengan Teknologi Informasi (TI) dengan pembuatan arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur jaringan. Yang terakhir perancangan strategi Manajemen Informasi (MI) untuk mengetahui apa saja kebutuhan dari segi manajemen agar Lembaga Pendidikan COME Pontianak dapat berjalan sesuai dengan tujuan. 3. Pembahasan Penelitian ini dilakukan dengan menganalisa bisnis baik secara internal maupun eksternal, menganalisa SI/TI secara internal maupun eksternal, dan membuat strategi sistem informasi, strategi teknologi, strategi manajemen informasi, serta roadmap. Analisis Bisnis Berikut analisis internal yang dilakukan dengan Value Chain untuk mengetahui primary activities dan support activities COME Pontianak serta analisis Strength and Weakness untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan COME Pontianak. Value Chain Primary Activities: a. Melakukan penerimaan siswa baru. b. Proses belajar mengajar. Antara lain kursus komputer, kursus bahasa inggris dan bimbingan belajar untuk jenjang sd sampai dengan sma. c. Lulusan siswa mendapatkan sertifikat sebagai tanda lulus. d. Melakukan proses marketing, periklanan, penentuan harga, meningkatkan hubungan relasi dengan pihak luar. e. Melakukan instalasi baik hardware maupun software yang diperlukan untuk proses belajar mengajar, melayani customer dan mereparasi peralatan yang menunjang proses belajar mengajar. Support Activities: a. Memilih General manajer, bagian akunting, bagian keuangan dan pengelolaan sarana dan prasarana. b. Penerimaan Karyawan. c. Survey pemilihan sarana dan prasarana yang menunjang pembelajaran seperti hardware dan software dengan mengikuti tren teknologi terbaru. d. Pembelian sarana peralatan, sarana prasarana dan teknologi penunjang proses belajar mengajar. Gambar 1. Analisis Value Chain pada COME Pontianak Dengan dijalankannya perencanaan strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi diharapkan dapat meningkatkan jumlah siswa pada COME Pontianak, dan peningkatan pelayanan pada siswa yang 53
pada akhirnya akan meningkatkan jumlah pendapatan sehingga setelah dikurangi biaya pelaksanaan perencanaan strategis sistem informasi dan Teknologi Informasi akan menghasilkan keuntungan dan juga keunggulan kompetitif bagi COME Pontianak. Strength and Weakness Dalam matriks S & W ini akan menganalisa apa saja yang menjadi kekuatan dan kelemahan Lembaga Pendidikan COME Pontianak dan disajikan dalam tabel berikut: Tabel 1. Matriks S & W COME Pontianak STRENGTH (S) FASILITAS Dilengkapi perlengkapan modern termasuk PC, DLP rojector, dan ruangn ber AC 1 PC untuk 1 peserta didik Instruktur yang kompeten AKADEMIK Pengalaman dalam dunia pendidikan dengan kompetensi pada bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi serta studi kasus menghasilakan materi dan kurikulum yang teruji. 70% pelatihan merupakan praktek, melalui soal latihan kasus pada dunia kerja dan membangun suksesnya karir yang diinginkan Materi pembelajaran yang up to date WEAKNESS (W) SDM Sebagian besar instruktur atau tenaga pengajar berstatus tidak tetap atau tidak terikat, sehingga kualitas instruktur cenderung menurun. Kurangnyya staff, seperti staff IT. SISTEM CABANG Kurangnya sistem informasi dari pusat ke cabang ataupun antar cabang. Sistem pemasaran yang berbedabeda antar cabang. BRANDING belum kuatnya branding COME Pontianak di masyarakat Pontianak sebagai tempat kursus dan bimbingan belajar dibandingkan kompetitor yang lain. menggunakan ms.excel. 2. Data absensi peserta dan instruktur masih manual. 3. Data keuangan menggunakan ms. excel 2. Aplikasi Belum ada aplikasi khusus yang digunakan 3. Infrastruktur 1. Belum ada koneksi internet pada PC 2. Tiap kompter belum terhubung dalam jaringan. 3. Belum memiliki gedung sendiri. 4. AC, PC, dan DLP Projector tiap kelas. 4. Organisasi TI Belum ada divisi khusus TI 5. SDM TI Belum ada staff yang mengerti TI secara mendalam. 6. Kebijakan SI/TI Belum memiliki kebijakan SI/TI Selanjutnya dilakukan analisis SI/TI internal pada Lembaga Pendidikan COME Pontianak dengan menggunakan Critical Success Factor (CSF) dari strategi bisnis Lembaga Pendidikan COME Pontianak. Tabel 3. Critical Success Factor dai Strategi Bisnis COME Pontianak saat ini NO 1. 2. STRATEGI BISNIS Menambah SDM seperti instruktur dan staff IT, serta memberikan pelatihan yang diperlukan demi meningkatkan kualitas SDM. Membuat aturan standar mengenai hak/kewajiban instuktur. Meningkatkan layanan akademis CSF Kualitas staff dan instruktur. Loyalitas para instruktur. APLIKASI YANG DIUTUHKAN Analisis SI/TI Analisis SI/TI berikut akan membahas kondisi SI/TI internal Lembaga Pendidikan COME Pontianak yang langsung dianalisa dengan tools Critical Success Factor Analysis. Analisis Internal Bagian ini membahas kondisi SI/TI pada COME Pontianak saat ini yang meliputi data, aplikasi, infrastruktur, organisasi TI, SDM TI, dan kebijakan SI/TI. Tabel 2. Kondisi Penggunaan SI/TI pada COME Pontianak saat ini Kondsi Penggunaan SI/T pada COME Pontianak saat ini No. Kondisi Keterangan 1. Data 1. Data pendaftaran 3. 4. 5. Meningkatkan promosi ke sekolahsekolah dan perguruan tinggi. Memperkuat brand COME Pontianak sebagai tempat kursus dan bimbingan belajar. Selalu mengupdate materi pembelajaran sesuai dengan baik kurikulum sekolah maupun Nilai akademis peserta, data kehadiran, dan data calon siswa. Jumlah siswa yang mendaftar. Jumlah calon peseta yang mendaftar. Modul yang up to date Sistem informasi akademik, sistem absensi dan sistem pendaftaran siswa baru. Customer Management Relationship 54
6. tren IT sekarang. Mengembangkan situs COME agar dapat berinteraksi secara langsung dengan customer. Penyebaran informasi Pengembangan situs www.comepontianak.co.id 7. Analisis Eksternal Analisis Eksternal menjelaskan mengenai faktorfaktor di luar perusahaan yang juga turut menentukan proses bisnis perusahaan. Berikut analisis eksternal dengan tools Trend Analysis. Trend Analysis Trend Analysis merupakan metode analisis yang ditunjukan untuk melakukan estimasi dan peramalan masa yang akan datang. Berikut analisa tren teknologi dan tren kebijakan pemerintah yang dianggap akan mempengaruhi penyusunan rencana strategis Strategi Informasi dan Teknlogi Informasi Lembaga Pendidikan COME Pontianak. Gambar 2. Trend Teknologi Gambar 3. Trend Kebijakan Pemerintah Strategi SI Analisis Kebutuhan Informasi dan Aplikasi Berdasarkan pada hasil analisis internal dan eksternal SI/TI yang tertuang pada Tabel 4, dapat disimpulkan mengenai apa saja kebutuhan informasi dan aplikasi di masa yang akan datang. Kebutuhan informasi dan aplikasi tersebut adalah sebagai berikut: 1. Sistem Pendaftaran Siswa Baru 2. Sistem Informasi Manajemen COME 3. Sistem Informasi Akademik 4. Sistem Absensi Instruktur dan Siswa 5. Customer Relationship Management 6. Website COME (comepontianak.co.id) Portofolio Aplikasi Berdasarkan analisis kebutuhan informasi dan aplikasi yang telah dilakukan, maka dapat dibuat sebuah portofolio aplikasi yang digambarkan pada Tabel.4 Aplikasiaplikasi tersebut dikelompokan dalam Matriks McFarlan. Tabel 4 Portofolio Aplikasi Masa yang Akan Datang Pengembangan situs www.comepontianak.co.id. Customer Relatonship Management (CRM) Strategic Sistem informasi akademik Sistem absensi instruktur dan siswa. Sistem informasi pendaftaran siswa baru Sistem informasi manajemen COMe Key Operational High Potencial Support Strategi TI Strategi SI yang dibuat tentunya harus didukung dengan strategi TI, sehingga strategi TI tersebut diadakan untuk memenuhi strategi SI. Sasaran strategi TI 55
untuk mendukung strategi SI adalah dengan membuat akses jaringan untuk memfasilitasi seluruh area kelas di setiap meja mengajar dan meja administrator kemudian menghubungkan kepada server database dan aplikasi, sehingga aplikasi yang dibuat menjadi terintegrasi. Arsitektur Data Dalam langkah ini, diidentifikasi entitas data penting yang akan dikelola untuk mendukung bisnis. Arsitektur Sistem/Keamanan Untuk menjaga keamanan data dan server, digunakan Firewall Enterprise dan Kaspersky Antivirus, selain itu agar lebih aman server yang digunakan berbasis Linux. Gambar 5 Arsitektur Sistem Keamanan Jaringan Gambar 4 Pengajar dan belajar mengajar Arsitektur Data Arsitektur Aplikasi Dari arsitektur data dapat didentifikasi aplikasi yang digunakan COME untuk mengelola data yang telah didefinisikan sebagai berikut: 1. Pendaftaran siswa Administrator akan langsung mengisikan data peserta kursus baru yang mendaftar ke dalam aplikasi pendaftaran peserta kursus. 2. Absensi instruktur dan siswa Aplikasi ini mengatur data instruktur, absensi yang nantinya akan berpengaruh kepada honor yang diterima oleh instruktur selain itu aplikasi ini juga digunakan untuk proses absensi siswa. 3. Sistem Informasi Akademik Aplikasi ini digunakan oleh instruktur untuk memasukkan data nilai siswa yang nantinya digunakan untuk evaluasi dan pemberian nilai pada sertifikat. 4. Website COME Pontianak Website COME Pontianak untuk memberikan informasi, tutorial dan halhal mengenai COME Pontianak sebagai media promosi. 5. Customer Relationship Management (CRM) Aplikasi ini digunakan untuk memperkuat brand COME Pontianak sebagai tempat bimbingan kursus dan belajar. Arsitektur Jaringan Disini akan menggunakan dua server, yaitu web server dan database server yang akan dihubungkan oleh sebuah switch pada ruang server. Selanjutnya akan diteruskan kepada komputer instruktur di ruang kelas yang digunakan untuk absensi instruktur dan siswa. Gambar 6 Arsitektur Jaringan Strategi MI Dibutuhkan SDM yang dapat mengelola SI/TI diantaranya SDM yang memonitoring jaringan komputer, server, teknisi komputer dan administrator yang mengelola website COME Pontianak. 4. Simpulan Kesimpulan yang dapat diperoleh adalah: COME Pontianak belum memiliki rencana strategis SI/TI yang memadai untuk membangun tempat kursus dan bimbingan belajar yang lebih baik. 56
Dengan perencanaan SI/TI dapat membantu perusahaan untuk mengambil keputusan mengenai strategi bisnis kedepan. Referensi Kadir, Abdul dan Terra Ch. Triwahyuni. 2013. Pengantar Teknologi Informasi Edisi Revisi. CV. Andi Offset: Yogyakarta. Sutarman. 2009. Pengantar Teknologi Informasi. PT.Bumi Aksara: Jakarta. Tantra, Rudy. 2012. Manajemen Proyek Sistem Informasi. CV. Andi Offset: Yogyakarta. 57