L1 LAMPIRAN 1. Wawancara 1. Sejak kapan PT. DSB Solusi didirikan? PT. DSB Solusi berdiri sejak tanggal 17 Juli 2009. Jadi, perusahaan ini sudah berdiri selama 3 tahun. 2. Bergerak dalam bidang apa PT. DSB Solusi? PT. DSB Solusi bergerak dalam bidang IT yang menyediakan solusi end-to-end mulai dari planning hingga maintenance. PT. DSB Solusi dapat melayani seluruh tahapan itu atau salah satu tahapan saja tergantung dari permintaan customer. 3. Contoh proyek penting apa yang pernah dikerjakan? Contoh proyek penting adalah proyek di Telkom (international) untuk solusi facebook (termasuk server besarnya) di seluruh Indonesia 4. Bagaimana menjalankan proses bisnisnya?
L2 PT. DSB Solusi bekerja sama dengan berbagai pemasok/vendor penting dan terkemuka H/w, S/w, N/w dan jasa, contoh: SUN, Oracle, IBM dll.. Disamping itu juga bekerjasama dengan mitra/partner termasuk system integrator. Perusahaan menjual secara langsung/direct ke customer maupun indirect/tidak langsung (misalnya sebagai subkontraktor dari pemenang proyek, atau sebagai bagian dari suatu konsorsium) tergantung kepada situasi customer dan pengadaaannya. Strategi utamanya adalah memberikan solusi yang paling optimal untuk pelanggan dan mengedepankan kepuasan pelanggan agar mendapatkan repeat order dan proyek baru. 5. Pernahkah mendapat permintaan khusus dari pelanggan? Sering, apalagi PT DSB Solusi melakukan perencanaan proyek bersama customer sejak awal. Permintaan tambahan sebagai lanjutan dari proyek yang terlaksana dengan baik juga sering.. 6. Apa saja visi dan misi PT. DSB Solusi? Visi : Menjadi perusahaan yang terpercaya dan pemimpin dalam menyediakan solusi teknologi dan informasi. Misi : Menjadi penyedia solusi terintegrasi untuk layanan dan produk IT infrastruktur yang handal, terpercaya dan terkemuka.
L3 7. Bagaimana strategi perusahaan dalam menangani persaingan dengan perusahaan lain yang bergerak dalam bidang yang sama? Menjalin hubungan baik dengan pelanggan maupun pemasok (termasuk principal). Memberikan solusi yang tepat dengan harga yang cukup baik Memberikan support yang baik sesuai yang dijanjikan Memenuhi komitmen meskipun tidak tertulis 8. Bagaimana keinginan jangka pendek PT DSB Solusi tentang pendapatan dan cara mencapainya? Target jangka pendek adalah meningkatkan laba dan produktivitas karyawan, tahap selanjutnya meningkatkan revenue/omset penjualan Caranya: mempertahankan pelanggan yang ada dan mendapatkan proyek penting, memperoleh pelanggan baru dan dikembangkan menjadi pelanggan penting yang potensial, meningkatkan respon layanan perusahaan, meningkatkan jangkauan penjualan ke area lain yang masih belum jenuh 9. Apa permasalahan dan kendala saat ini yang dihadapi untuk mencapai target tersebut?
L4 Sales waktunya habis oleh customer besar dan proyek besar, tidak available lagi untuk prospek baru, permintaan ad-hoc (termasuk dari pelanggan penting), dan pelanggan baru. Sementara setiap proyek besar saat ini makin banyak pesaingnya. Sehingga produktivitasnya tidak naik, malah berpotensi turun. Proses transaksi yang nilainya kecil juga relatif lama, respon permintaan penawaran produk yang umum (missal desktop, storage dll.) lambat, permintaan ad-hoc lambat, ini berbahaya untuk citra perusahaan Situasi Jakarta yang makin macet, kunjungan sales ke customer makin sedikit. Prospek yang jauh cenderung diabaikan. 10. Apakah solusi IT bisa membantu memecahkan permasalahan? Jawab: Kemungkinan bisa membantu menjawab beberapa masalah terkait dengan produktivitas karyawan, respon perusahaan dan menjangkau area yang lebih luas. Saya berharap bila aplikasi online tersebut bisa dibuat prototype-nya, selanjutnya bisa dibahas untuk dikembangkan lebih lanjut agar siap diimplementasikan. Implementasinya juga bertahap, bila hasilnya baik, fitur aplikasi diperluas, ditambah lagi fungsi dan portfolio nya.
L5 11. Apakah aplikasi prototype yang didemokan bisa memenuhi kebutuhan PT DSB Solusi mengatasi permasalahan? Kemungkinan dapat menjawab beberapa masalah yang ada, terutama respon ke customer, menghemat waktu sales membuat quotation, transaksi yang lebih cepat. Mudah-mudahan dengan sedikit penyempurnaan bisa diimplementasikan. Hal ini juga penting untuk mencoba mengukur kesiapan PT DSB Solusi di penjualan onaline, dan barangkali dimasa depan juga bisa meningkatkan peluang penjualan secara signifikan (tentunya dengan penambahan fungsi aplikasi dan portfolio produk) 12. Apakah ada kendala untuk memutuskan agar aplikasi prototype ini segera disempurnakan dan diimplementasikan? Apa pertimbangannya? Seharusnya tidak ada kendala yang berarti. Namun butuh sedikit waktu, untuk menyelaraskan dengan kesiapan PT DSB Solusi sendiri, termasuk penyelarasan mekanisme kerjasama dengan pemasok. Aplikasinya sendiri cukup mudah dioperasikan, investasi infrastruktur juga rendah, hanya saya perlu menyiapkan tenaga admin yang rencananya juga bisa memelihara aplikasi tersebut. Untuk mengakomodasi fitur tambahan mungkin akan memakai tenaga luar perusahaan, lebih efisien, tetapi kami tetap harus mengetahui dan mengerti benar bagian yang dirubah sehingga tidak
L6 tergantung ke pihak luar. Persiapan implementasi juga perlu hati-hati (mungkin dengan pilot dulu) supaya bila ada masalah tidak merusak reputasi. 13. Bagaimana tampilan/desain dari aplikasi yang telah dibuat? Tampilan/desain dari aplikasi yang telah dibuat sudah memadai, tampilan dan menu sudah konsisten. Kalau masalah keindahan sementara ini cukup (apalagi ini masih prototype). Untuk keindahan bisa ditingkatkan nantinya, yang lebih penting fungsinya jalan dan user mendapat kemudahan.. 14. Bagaimana performansi aplikasi ini? Sekarang ini sudah baik. Karena saya juga memiliki background IT, saya mengerti dan yakin bahwa respon time aplikasi ini dimasa awal implementasi tidak menjadi masalah. Kecuali bila transaksinya sudah masif (banyak sekali yang bersamaan) perlu dilihat lagi. Tapi masih banyak waktu untuk mengantisipasinya dan tidak perlu dikuatirkan. 15. Apakah fitur utama aplikasi prototype sudah memadai? Fitur utama yang diperlukan sudah ada dan jalan. Kalau masalah pembayaran online rasanya perlu. Mengenai fitur tambahan dan prioritas pengerjaannya sebaiknya diberikan rekomendasi, sebagai bahan second-
L7 opinion saya. Prototype ini secara kesimpulan bisa membantu sebagai acuan dan pertimbangan penerapan aplikasi online I perusahaan Catatan: Pertanyaan nomor 1-10 diatas adalah sebagian dari penulis tanyakan ke manajemen PT SB Solusi saat awal survey/wawancara beberapa bulan sebelumnya. Pertanyaan nomor 11-dan seterusnya adalah saat aplikasi prototype selesai dibuat 2. Wawancara Evaluasi 1. Apakah aplikasi prototype yang didemokan bisa memenuhi kebutuhan PT DSB Solusi mengatasi permasalahan? Dari prototype aplikasi, saya bisa melihat bahwa aplikasi ini kemungkinan bisa membantu beberapa permasalahan yang ada, antara lain: Permintaan harga dari customer yang selama ini sulit dipenuhi karena kesibukan sales di existing account-nya, menurut kami (PT DSB) akan bisa teratasi. Bila nanti ada customer /prospek yang meminta harga untuk produk yang sudah termasuk dalam daftar produk yang dijual online, maka sales tinggal mengarahkan customer untuk akses ke aplikasi ini. Dengan demikian sales tidak perlu lagi mencari pemasok, negosiasi dengan pemasok,
L8 membuat penawaran harga ke customer/prospek (untuk barang dimaksud) untuk setiap permintaan baru. Saya juga akan meminta agar sales men-sosialisasikan ke customer bila pada akhirnya nanti aplikasi diimplementasikan, terutama kepada customer yang sudah ada, dan prospek potensial. Saya ingin existing customer melihat bahwa ini merupakan salah satu usaha kami untuk mengatasi permasalahan waktu (respons lama) pada permintaan tambahan/ad-hoc. Sebelumnya saya selalu mengkhawatirkan akibat dari lambatnya respons akan berpengaruh terhadap tingkat layanan, dan customer beralih ke perusahaan lain. Saat ini bila terjadi transaksi penjualan untuk barang yang umum, bahkan barang yang seerhana saja, prosesnya cukup lama, hampir selalu lebih dari seminggu. Memang terpaksa begitu kalau mengikuti prosedur manualnya, dengan keterbatasan tenaga (termasuk bagian back-office misalnya bagian keuangan). Aplikasi ini diharapkan bisa memotong waktu proses penjualan. Yang sudah pasti terlihat bisa lebih cepat adalah sejak dari adanya prospek (permintaan penawaran) sampai dengan PO customer diterima. Tahapan proses selanjutnya juga ada kemungkinan
L9 menjadi lebih efisien (apalagi bila nantinya aplikasi sudah dilengkapi dengan fitur pembayaran online) Existing customer dan prospek baru juga akan lebih mengetahui bahwa kami juga dapat menjual (dan men-support) barang-barang yang tercantum pada pilihan produk di aplikasi. Pada saat memilih barang ataupun mencari harganya, otomatis mereka akan melihat pilihan produk yang dijual. Selama ini sering customer kurang mengetahui produk apa saja yang kami layani (ada yang tidak tahu bahwa selain mesin SUN yang mereka beli, kami juga bisa menjual mesin HP yang merupakan produk pesaingnya). 2. Bagaimana tampilan/desain dari aplikasi yang telah dibuat? Tampilan dari prototype aplikasi ini sudah mencukupi. Desain layout cukup, sistem menunya mudah, tampilan cukup konsisten dari layar yang berbeda. Navigasinya juga cukup baik, sehingga kami bisa melakukan aksi ke tahap/layar berikutnya secara mudah. Menurut saya aplikasi ini mudah digunakan/dioperasikan, dan rasanya bila diimplementasikan, user termasuk customer tidak perlu pelatihan untuk menggunakannya. Pada saat ini yang penting buat saya adalah fungsi-fungsi di aplikasi bisa jalan. Nilai artistik belum menjadi hal yang penting, apalagi pada fase prototype (selama sudah memenuhi persyaratan seperti pada umumnya aplikasi web). Keindahan nantinya lebih berperanan untuk menarik prospek
L10 baru agar mencoba mengakses situsnya. Kecuali bila perusahaan memutuskan segera diimplementasikan (ataupun pilot implementasi), saya akan menyewa Web designer khusus untuk segi artistiknya. 3. Bagaimana performansi aplikasi ini? Selama yang sudah didemokan dan kami coba responnya sudah cukup baik. Berdasarkan pengamatan dan pengalaman saya di dunia IT (sebagai konsultan IT), saya tahu persis responnya tidak akan berkurang banyak saat diimplementasikan. Dengan tools yang dipakai (maksudnya PHP, Apache) dan jumlah informasi (yang sedikit datanya) yang dikirimkan melalui network tidak akan berpengaruh banyak. Justru yang paling haus resources adalah database MySQL (dibandingkan tools/software lain di aplikasi ini). Tapi dengan jumlah data dan transaksi yang relatif tidak banyak tentu tidak menjadi masalah. Apalagi pada masa awal implemtasi, transaksinya pasti masih sedikit. Bila transaksi online-nya sudah berkembang (menurut ukuran bisnis wajar sesuai dengan tipe perusahaan IT di Indonesia), itupun masih terhitung relatif tidak banyak jumlah transaksinya. Jumlah concurrent user (yang memakai pada suatu rentang waktu yang bersamaan) pasti tidak banyak. Kecuali bila transaksinya sudah masif (concurrent user nya banyak ) mungkin baru perlu dipertimbangkan untuk dilihat lagi. Berapa yang saat bersamaan transaksi dan update database. Kalau terjadi transaksi seperti itu,
L11 mungkin skala bisnis online nya sudah besar sekali (saya rasa masih jarang atau belum ada bisnis IT online yang besar di Indonesia). Jadi belum perlu dikhawatirkan, masih banyak waktu untuk mengantisipasi, dan terlebih lagi masih banyak sekali faktor usaha lain agar bisa memiliki bisnis online seperti itu. 4. Apakah fitur utama aplikasi prototype sudah memadai? Fitur utama yang diperlukan kelihatannya sudah ada dan sudah dicoba. Kami lihat ada fungsi untuk: melihat dan memilih produk, mengelola produk beserta harga dan stoknya, customer melakukan pembelian dan bisa melihat total sementara di keranjang belanja, konfirmasi pembelian, dan status order. Mungkin fitur penting yang masih belum ada adalah pembayaran pembelian online. Kami akan follow-up hal ini, termasuk dengan pihak yang terkait payment settlement. Kalau sudah beres semuanya baru akan ditambahkan fiturnya. 5. Apakah ada fitur-fitur lainnya yang ingin ditambahkan? Tentu saja ada keinginan akan fitur baru. Tetapi tentu ada konsekuensinya, baik dari sisi usaha, waktu dan kemungkinan besar juga biaya. Misalnya saja: saya ingin ada fitur promosi, fitur notifikasi ke email PIC/staf/petugas yang terkait dengan action penting, dan lain-lainnya.
L12 Sebaiknya kami diberikan opsi fitur tambahan apa saja yang mungkin perlu ditambahkan dan prioritasnya. Ini bisa bermanfaat sebagai bahan secondopinion saya. Fitur tambahan itu juga baru akan diputuskan setelah kami memperoleh hasil meeting internal mengenai tindak lanjut yang dipilih perusahaan tentang aplikasi online ini (refer ke poin pertanyaan ini). Bisa jadi fitur tambahan ada beberapa yang dipilih, dengan mempertimbangkan banyak faktor, atau hanya sedikit saja fitur terpenting yang akan dimasukkan ke aplikasi. Saya mengerti bahwa prototype aplikasi ini sudah berakhir sekarang, dan fitur tambahan sepenuhnya menjadi bagian pekerjaan kami sendiri. 6. Bagaimana dengan keputusan PT DSB terhadap prototype aplikasi ini, apakah masih tetap seperti rencana semula yang pernah dikemukakan? Masih ada 3 (tiga) alternatif yaitu: Prototype ini disempurnakan lebih dahulu sebelum diimplementasikan Prototype ini dicoba untuk pilot implementasi dengan jumlah customer tertentu saja yang dipilih (terbatas) dan produk terbatas, untuk mendapatkan feedback, menyiapkan dan mengantisipasi hal-hal/pendukung yang masih kurang di operasional, membuat internal perusahaan lebih familiar (tidak hanya dengan aplikasinya, tetapi juga dengan semua operasi terkait dengan aplikasi tersebut misalnya: kesiapan admin,
L13 kesiapan sales, support dan back-office, kedisiplinan staf yang mengelola barang/stok, komunikasi dan perjanjian dengan pemasok dan lain-lainnya). Hasil evaluasi pilot dan perbaikannya baru akan diimplementasi lebih luas. Membangun aplikasi baru (dengan arsitektur baru), dengan tetap memperhatikan semua masukan/input/evaluasi terhadap prototype aplikasi ini Apapun keputusan perusahaan yang diambil, saya akan menginformasikannya. 7. Seandainya dari ketiga alternatif dipilih alternatif pertama, apakah ada kendala untuk memutuskan agar aplikasi prototype ini segera disempurnakan dan diimplementasikan? Apa pertimbangannya? Kendala yang besar tidak ada, lebih pada faktor internal perusahaan sendiri. Selain menetapkan alternatif, juga dibutuhkan waktu agar perusahaan ini lebih siap (seharusnya benar-benar siap) dengan sistem yang baru. Bukan hanya aplikasinya. Aplikasinya sendiri cukup mudah dioperasikan, investasi infrastruktur juga rendah. Lebih penting lagi adalah menyiapkan sistem pendukung bisnisnya. Contoh: penyiapan admin yang mengelola sistem aplikasi, menyiapkan SOP (Sistem dan Prosedur Operasional) untuk setiap orang yang berperan terlibat di bisnis online,
L14 menyiapkan perjanjian dengan pemasok (termin pembayaran, waktu delivery, proses informasi perubahan harga, kompensasi) dan mekanisme kerjanya, menyiapkan perjanjian dan kerjasama dengan pihak terkait pembayaran (payment settlement) sosialisasi ke customer dan lain-lainnya Kami cukup berhati-hati supaya tidak banyak berbuat salah dan menggangu reputasi perusahaan. 8. Secara keseluruhan apakah pengerjaan tugas skripsi ini (termasuk prototype aplikasi) bermanfaat bagi perusahaan bapak? Secara keseluruhan, kami memperoleh sesuatu yang cukup bermanfaat. Mudah-mudahan kelompok skripsi anda memperoleh manfaat yang berarti juga.