BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi memicu banyak kalangan untuk mencari alternatif dalam hal penanganan proses pengolahan data dan informasi. Pada mulanya proses pendaftaran, proses manajemen dan pengolahan data hanya tertuang di atas kertas. Namun kini masyarakat mulai banyak beralih memanfaatkan teknologi informasi beserta perangkat-perangkat pendukungnya guna mendukung kinerja mereka. Pemanfaatan teknologi informasi ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan keefektifan kerja, namun dalam batasan tetap menjaga integritas dari data maupun informasi itu sendiri. Kebutuhan akan manajemen data yang efisien ini menghasilkan sebuah terobosan baru dalam bidang teknologi informasi yaitu sistem informasi berbasis komputer. Sistem informasi merupakan sebuah teknologi yang dibuat guna membantu proses manajemen data dalam sebuah organisasi ataupun lembaga. Alasan penggunaan sistem informasi adalah karena sistem informasi dinilai mampu mengelola data berskala besar dengan cepat, mempunyai tingkat akurasi yang sangat tinggi dan memberikan jaminan keamanan data. Kemudahan dalam pengoperasian komputer pada saat ini juga membuat sistem informasi menjadi pilihan utama untuk proses pengelolaan data hampir di segala bidang. Keluarga mahasiswa daerah merupakan salah satu bentuk organisasi mahasiswa yang banyak bermunculan di lingkungan perkuliahan. Yang pada umumnya pasti terdapat sebuah struktur kepengurusan maupun program kerja. Dan dari kedua aspek tersebut terdapat data yang harus dikelola melalui proses manajemen data yang benar, baik itu data anggota maupun data program kerja yang ada. Maka dari itulah dukungan alat bantu manajemen, yaitu sistem informasi menjadi hal yang penting untuk dicermati dan dikelola untuk memfasilitasi proses manajemen data ke depannya. 1
2 Balairung Klaten Association merupakan salah satu organisasi keluarga mahasiswa yang berada di lingkungan Universitas Gadjah Mada. Balairung Klaten Association merupakan sebuah organisasi kekeluargaan yang beranggotakan para mahasiswa Universitas Gadjah Mada yang berasal dari wilayah Klaten. Sebagai keluarga mahasiswa yang beranggotakan mahasiswa Klaten, Balairung Klaten Association memiliki misi untuk memajukan Klaten melalui tindakan-tindakan kecil dan nyata yang dilakukan oleh sekumpulan intelektual muda yang berada di kampus kerakyatan ini. Untuk mewujudkan misinya tersebut, Balairung Klaten Association memiliki banyak program kerja dan melakukan regenerasi anggota di setiap tahun ajaran baru. Di sisi lain, dalam hal manajemen data anggota maupun setiap program kerja yang akan dilakukan, Balairung Klaten Association masih menggunakan cara tertulis di atas kertas dan tidak terpusat dalam hal pendaftaran anggota dan manajemen data. Cara tertulis di atas kertas tersebut menjadi kelemahan tersendiri dalam proses manajemen data bagi organisasi ini dan menyebabkan ketidakoptimalan dalam hal perekrutan panitia acara maupun proses pemantauan oleh para alumni Balairung Klaten Association itu sendiri. Seringkali terdapat kesalahan dalam hal penerimaan data oleh penulis sehingga menyebabkan data yang dituliskan menjadi tidak benar. Para alumni juga merasa kesulitan apabila ingin memantau perkembangan anggota dan program kerja Balairung Klaten Association karena mereka harus melihat dari berbagai sumber yang terpisah dan tidak terpusat. Berdasarkan pemaparan permasalahan yang telah diuraikan di atas, maka diperlukan suatu sistem informasi yang dapat membantu dalam hal pendaftaran anggota, pencatatan program kerja dan manajemen data di dalam organisasi Balairung Klaten Association seperti data anggota maupun data program kerja. Dan juga menyediakan sebuah pusat informasi bagi para alumni yang ingin memantau perkembangan sekaligus memberi sumbangan untuk program kerja Balairung Klaten Association.
3 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah disampaikan sebelumnya, rumusan masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah bagaimana membangun sebuah Sistem Informasi Pendaftaran Anggota dan Pemantauan Data Balairung Klaten Association yang dapat membantu dalam proses pendaftaran anggota dan manajemen data di dalam organisasi Balairung Klaten Association seperti data anggota, data program kerja dan menyediakan sebuah informasi yang terpusat bagi para alumni yang ingin melakukan pemantauan. 1.3 Batasan Masalah Batasan masalah dalam perancangan sistem informasi ini adalah sebagai berikut: 1. Sistem dirancang berbasis web untuk memudahkan proses pemantauan data. 2. Sistem yang akan dibuat tidak membahas masalah pengelolaan keuangan. 3. Sistem hanya menyediakan data-data yang dibutuhkan oleh para pengguna dan tidak menyediakan data secara terperinci. 4. Sistem tidak menyediakan fungsi upload laporan, karena laporan akan diambil dari storage yang sebelumnya sudah dibuat di cloud storage. 5. Laporan tugas akhir ini tidak membahas mengenai upload ke web hosting 6. Pengembangan sistem ini tidak memperhatikan masalah keamanan. 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian tugas akhir ini adalah membangun Sistem Informasi Pendaftaran Anggota dan Pemantauan Data Balairung Klaten Association yang diharapkan dapat memfasilitasi proses pendaftaran anggota secara online, membantu proses manajemen data di dalam organisasi serta memfasilitasi para alumni maupun para anggota untuk dapat memantau perkembangan Balairung Klaten Association di satu tempat yang terpusat dan juga menyediakan tempat bagi para anggota untuk menyampaikan pengalaman dan cerita mereka dengan lebih bebas.
4 1.5 Manfaat Penelitian Ada beberapa manfaat yang ingin dicapai dari penelitian tugas akhir ini, adalah sebagai berikut: 1. Sistem dapat membantu anggota yang berwenang dalam hal pengelolaan data, baik itu data anggota maupun data program kerja Balairung Klaten Association sehingga proses manajemen data dapat berlangsung lebih efektif dan terpusat pada satu tempat. 2. Menyediakan sebuah media terpusat bagi para alumni yang ingin melakukan pemantauan program kerja maupun anggota Balairung Klaten Association. 3. Sistem dapat menangani proses pendaftaran online bagi para anggota baru Balairung Klaten Association. 4. Meminimalisir terjadinya kesalahan-kesalahan maupun manajemen data yang kurang terorganisir. 1.6 Metodologi Penelitian Dalam penyusunan penelitian ini digunakan beberapa metode sebagai berikut: 1. Studi Literatur Metode ini dilakukan dengan mengumpulkan dan mempelajari referensi informasi pustaka baik itu paper, e-book maupun situs web yang terkait dengan penelitian ini. Dalam studi literatur ini penulis melakukan proses pengumpulan data dan mempelajari informasi-informasi yang terkait dengan pembahasan pada penelitian ini. 2. Wawancara dan Observasi Wawancara dilakukan dengan para pengurus organisasi Balairung Klaten Association. Wawancara dilakukan untuk memperoleh informasi dan data-data yang nantinya digunakan dalam penelitian ini. Selain itu, proses wawancara juga bertujuan untuk mempelajari kebutuhan sistem beserta kendala-kendala sistem yang mungkin akan dihadapi.
5 Observasi dilakukan dengan cara mengamati langsung proses manajemen data yang terjadi di dalam organisasi Balairung Klaten Association. Observasi dilakukan setiap kali diadakan pertemuan rutin Balairung Klaten Association yang bertempat di hall KPFT UGM dan Hall Fisipol UGM. 3. Pengembangan Sistem a. Analisis Masalah Pada tahap analisis dilakukan analisis kebutuhan sistem yang meliputi kebutuhan fungsional dan non-fungsional dari sistem yang akan dirancang. b. Perancangan atau Desain Sistem Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan maka perancangan sistem yang meliputi perancangan user interface, perancangan struktur menu, perancangan proses dan perancangan basis data. c. Implementasi Pada tahapan implementasi merupakan tahapan pembangunan dari sistem berdasarkan perancangan yang telah dibuat. 1.7 Sistematika Penulisan Berikut ini merupakan gambaran secara menyeluruh tentang sistematika penulisan yang berisi hal-hal yang akan dibahas dalam penulisan laporan tugas akhir ini: BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini menjelaskan uraian informasi tentang latar belakang permasalahan pembuatan Sistem Informasi Pendaftaran Anggota dan Pemantauan Data Balairung Klaten Association, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metodologi penelitian serta sistematika penulisan. BAB II TINJAUAN PUSTAKA Pada bab ini berisi uraian sistematis tentang informasi hasil penelitian sejenis yang telah dilakukan sebelumnya sebagai referensi untuk penelitian yang sedang dilakukan.
6 BAB III LANDASAN TEORI Pada bab ini berisi tentang konsep, teori, prinsip, dan pendapat yang berasal dari sumber-sumber literatur yang dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah untuk menjadi landasan dalam penelitian yang sedang dilakukan serta mendukung proses pengembangan sistem terkait ilmu bahasa pemrograman dan sumber daya yang digunakan dalam pengembangan sistem. BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Pada bab ini memaparkan analisis kebutuhan sistem berikut perancangan sistem yang akan dibangun berdasarkan permasalahan yang ada di organisasi keluarga mahasiswa Balairung Klaten Association dan akan digunakan sebagai konsep dalam pengimplementasian aplikasi sistem. Tahapan analisis tersebut meliputi analisis sistem yang ada, analisis kebutuhan data, analisis kebutuhan fungsional sistem, dan analisis kebutuhan non-fungsional sistem. Sedangkan proses perancangan sistem sendiri meliputi perancangan basis data, perancangan model proses, perancangan struktur menu, dan perancangan antarmuka. BAB V IMPLEMENTASI SISTEM Pada bab ini berisi penjelasan dari penerapan sistem berdasarkan analisis dan perancangan sistem yang telah dibuat menjadi aplikasi sistem beserta tampilan antarmuka sistem dan disertai dengan penjelasan mengenai cara kerja sistem. BAB VI HASIL PENGUJIAN DAN PEMBAHASAN Pada bab ini akan membahas mengenai pengujian sistem yang telah dibuat. BAB VII PENUTUP Pada bab ini menyajikan kesimpulan dari penelitian ini dan saran untuk mendukung penelitian selanjutnya khususnya yang memiliki kesamaan fokus penelitian maupun untuk pengembangan lanjutan. DAFTAR PUSTAKA