BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi dewasa ini menjadi sebuah primadona bagi seluruh lapisan masyarakat. Kemudahan yang diberikan oleh perkembangan teknologi pun cukup menarik semua orang untuk menggunakannya. Kemudahan yang ditawarkan tersebut misalnya seperti, kecepatan, kepraktisan, ketepatan dalam penggunaannya. Sistem informasi merupakan salah satu contoh teknologi yang banyak digunakan akhir-akhir ini. Sistem informasi banyak digunakan untuk menjadi sebuah alat bagi pengguna agar pekerjaan dapat diselesaikan secara lebih efisien. Pengguna sistem informasi ini pun meliputi individu dan kelompok. Salah satunya organisasi, yaitu Koperasi Kopma UGM. Koperasi Kopma UGM merupakan salah satu organisasi yang berbadan hukum koperasi sekaligus Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) di lingkungan Universitas Gadjah Mada, beranggotakan orang perorang yang telah terdaftar sebagai anggota (Laporan Tahunan Koperasi Kopma UGM, 2015). Koperasi Kopma UGM berdiri sudah berdiri selama 34 tahun dan selama 34 tahun itu pula Koperasi Kopma UGM mengelola keadministrasian anggotanya. Mulai dari data pribadi anggota, hingga data simpanan anggota. Sehingga dalam pengelolaannya, pengurus sebagai top Management dalam organisasi ini dapat mengontrol kedisiplinan anggota untuk membayar simpanan. Simpanan di Koperasi tersebut sebagaimana diketahui di UU No. 25 tahun 1992 Bab VII pasal 41 mengenai Modal. Dalam setiap transaksi, Koperasi Kopma UGM menggunakan tulisan tangan pada catatan khusus untuk melakukan pencatatan simpanan anggotanya. Anggota datang ke Front Office dan menyerahkan uang dengan nominal tertentu, lalu petugas Front Office menulis dalam sebuah catatan khusus. Lalu pengurus, khususnya di Bidang Pengembangan Sumber Daya anggota bagian Administrasi Anggota memasukkan catatan tersebut dalam data tunggal berupa file excel. Hal ini menyebabkan banyak kekurangan, diantaranya adalah, data yang tidak update 1

2 2 karena pencatatan transaksi pada catatan khusus dan proses memasukkan ada ke dalam file excel tidak dilakukan dalam waktu yang sama, dan adanya data yang tidak terinput karena human error. Sehingga, dalam pelaksanaannya masih banyak menimbulkan masalah. Oleh karena itu, sebagaimana diketahui pentingnya peranan sistem informasi, Koperasi Kopma UGM memerlukan sebuah sistem khusus yang dapat membantu kepengelolaan data simpanan tersebut. Sehingga data lebih update dan lebih efisien waktu. 1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang tersebut, dapat didentifikasikan beberapa masalah sebagai berikut: 1. Data simpanan anggota yang disetorkan di Front Office setiap kali transaksi masih secara manual (dengan catatan khusus tertulis) 2. Waktu pencatatan dengan catatan khusus tertulis dan penginputan data ke dalam file excel ada di dalam waktu yang berbeda dan oleh orang yang berbeda, sehingga masih sering terlewat atau salah 3. Masih ada penghitungan yang salah ketika pencatatan di catatan khusus tertulis, karena penghitungan masih berdasarkan sense dan kalkulator. Sehingga ketika proses input ke file excel, harus dihitung ulang (double job) 4. File dalam format excel memiliki tampilan standar dan padat sehingga selain kurang atraktif, juga menjadi sulit dipahami (masih menyebabkan missunderstanding) 5. Baris data sangat banyak, mengingat jumlah anggota Koperasi Kopma UGM yang ribuan menyebabkan proses load yang lama, karena saat digunakan sekaligus menampilkan keseluruhan data 6. Proses kontrol dari pengurus yang menjadi sulit karena padatnya data di file excel menyebabkan proses filter anggota terasionalisasi menjadi sulit 1.3 Rumusan Masalah Rumusan masalah dari penelitian ini adalah bagaimana membuat sebuah sistem yang mampu mengelola data simpanan secara efisien di Koperasi Kopma UGM.

3 3 1.4 Batasan Masalah Untuk membatasi bahasan penelitian ini, maka dibuat batasan masalah sebagai berikut: 1. Manajemen data anggota hanya berperan sebagai fungsi tambahan (hanya digunakan saat ada anggota baru menyetorkan simpanan pertama) 2. Sistem belum menyediakan filter untuk memisahkan anggota aktif dan rasionalisasi (non aktif). 3. Sistem belum dihubungkan dengan membership di divisi usaha dan tidak mengelola poin SHU anggota) 4. Data anggota diambil dari Bidang Pengembangan Sumber Daya Anggota Koperasi Kopma UGM 5. Sistem belum menyediakan data keuangan dari simpanan secara keseluruhan. 6. Sistem ini hanya sebagai alat bantu dan belum berperan sebagai sumber data primer, karena sumber data primer tetap menggunakan catatan manual khusus milik petugas Front Office. 7. Sistem ini tidak membahas mengenai keamanan jaringan 1.5 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini yaitu untuk membangun sistem input simpanan anggota Koperasi Kopma UGM yang mampu memberikan kemudahan dan efisiensi kerja bagi penggunanya, sehingga pengurus khususnya pada fungsi terkait mampu mengontrol anggotanya dalam hal penyetoran simpanan. 1.6 Manfaat Penelitian Manfaat yang didapatkan dalam penelitian ini di antaranya adalah sebagai berikut: 1. Meningkatkan efisiensi kerja dari penggunanya, khususnya petugas Front Office dan Bidang Pengembangan Sumber Daya Anggota 2. Memudahkan pencatatan data simpanan dan meminimalisir kesalahan 3. Menghasilkan data yang cepat dan mudah ditinjau, sehingga lebih mudah dikoreksi

4 4 1.7 Metodologi Penelitian Metode-metode yang dilakukan dalam penelitian ini yaitu: 1. Obrservasi Pada metode ini, dilakukan pengamatan terhadap proses input simpanan anggota Koperasi Kopma UGM dan pengelolaan data tersebut secara langsung. 2. Interview/wawancara Pada metode ini, narasumber diambil dari fungsi-fungsi dan petugas yang terkait, diantaranya petugas Front Office, Bidang Pengembangan Sumber Daya Anggota, Asisten Bidang Pengembangan Sumber Daya Anggota, dan Tim Kerja Keanggotaan. 3. Pengumpulan data terkait Data yang diambil sebagai data awal yaitu data anggota dan data simpanan yang telah disetorkan sampai sistem dibuat. Data diambil dari Bidang Pengembangan Sumber Daya Anggota yang rutin diambil sebanyak satu minggu sekali, sehingga selalu menggunakan data yang terbaru. 4. Perancangan dan pengembangan sistem a. Analisis kebutuhan sistem Bagian ini membahas analisis masalah yang ada, lalu didefinisikan ke dalam analisis kebutuhan sistem, baik fungsional maupun non fungsional. b. Perancangan sistem Bagian ini membahas perancangan sistem yang akan dibuat sesuai dengan analisis, misalnya perancangan database sistem dan alur kerja sistem, serta rancangan antarmukanya. c. Pembuatan kode Bagian ini berisi kode-kode yang dibuat untuk membuat sistem berdasarkan perancangan. d. Pengujian sistem Bagian ini berisi hasil pengujian sistem supaya dapat dilihat kesesuaiannya dengan rancangan yang sudah dibuat sebelumnya. Pengujian ini dilakukan dengan uji coba bersama petugas Front Office dan bidang terkait (Bidang

5 5 Pengembangan Sumber Daya Anggota). Bagian ini juga dilihat apakah sistem sudah berjalan sesuai dengan fungsinya atau tidak, sehingga kesalahan-kesalahan dapat diminimalisir. 1.8 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan tugas akhir ini terdiri dari: BAB I PENDAHULUAN Berisi pembahasan mengenai latar belakang, identifikasi masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian, dan sistematika penulisan. BAB II TINJAUAN PUSTAKA Berisi informasi-informasi yang digunakan sebagai bahan acuan yang bersumber dari penelitian-penelitian yang sudah dilakukan sebelumnya. BAB III LANDASAN TEORI Berisi teori-teori yang menjadi pendukung dalam pembuatan sistem. BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Berisi analisis dan perancangan sistem ini. Analisis tersebut meliputi analisis masalah, dan analisis kebutuhan dalam pembuatan sistem ini. Selain itu, juga terdapat bahasan mengenai rancangan dari sistem yang akan dibuat. BAB V IMPLEMENTASI SISTEM Berisi implementasi hasil perancangan sistem berdasarkan analisis yang sudah dilakukan. Pada implementasi ini menjelaskan kode-kode yang digunakan dengan bahasa pemrograman PHP dan MySQL. BAB VI PENGUJIAN DAN PEMBAHASAN SISTEM Berisi penjelasan mengenai pengujian sistem yang telah dibuat. BAB VII PENUTUP Beris kesimpulan laporan tugas akhir dan saran yang dapat menjadi bahan pengembangan sistem selanjutnya. DAFTAR PUSTAKA Berisi daftar literatur yang dijadikan sumber dalam penyusunan laporan tugas akhir ini.