BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1. Latar Belakang Perusahaan PT. IFPI Edukasi Indonesia adalah pelopor di bidang pendidikan financial planning di Indonesia. Kantor PT. IFPI Edukasi Indonesia berada di Gedung Arthaloka, Lantai 11 Ruang 1103, Jl. Jend. Sudirman Kav. 2, Jakarta 10220. Client corporate dari PT. IFPI Edukasi Indonesia adalah Bank Mandiri, Commonwealth Group, Prudential, AXA, Allianz, AIA, dan lainnya, sedang peserta berasal dari berbagai latar belakang perusahaan jasa keuangan. Salah satu program PT. IFPI Edukasi Indonesia adalah program pendidikan persiapan ujian CFP. CFP dengan singkatan Certified Financial Planner adalah program sertifikasi global bagi praktisi jasa keuangan agar mereka dapat meningkatkan kompetensi dan citra diri dalam melayani klien secara lebih profesional. Sertifikasi CFP merupakan designasi yang sangat kuat pengaruhnya di bidang jasa keuangan di dunia. Standar kualitas dari pemegang CFP bertujuan untuk menjaga profesionalisme para perencana keuangan dalam melayani dan melindungi klien. Sertifikasi CFP 43 dikenal sebagai sertifikasi global dengan standar tertinggi di dunia bagi perencana keuangan pribadi dan penasehat keuangan. Program yang diadakan oleh PT. IFPI Edukasi Indonesia adalah program pendidikan persiapan ujian CFP dan lulusan program pendidikan persiapan ujian CFP dari IFPI telah diakui internasional, yaitu lulusan program pendidikan CFP mengikuti ujian sertifikat global CFP yang diselenggarakan oleh FPSB Indonesia. dapat Financial Planning Standard Board (FPSB) Indonesia adalah badan nirlaba yang memegang hak lisensi eksklusif sertifikasi RFP dan CFP di Indonesia. FPSB Indonesia diakui oleh pemerintah Republik Indonesia melalui penetapan FPSB Indonesia sebagai Lembaga Sertifikasi Profesiensi (LSP) dari Badan Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP). PT. IFPI Edukasi Indonesia bekerjasama dengan FPSB Indonesia sebagai salah satu pelopor lembaga pendidikan persiapan ujian CFP (CFP Authorized Education
44 Provider) di Indonesia. Selain itu juga, PT. IFPI Edukasi Indonesia menjadi salah satu pendiri FPAI (Financial Planning Association Indonesia) dan sampai saat ini masih melakukan kerjasama dengan FPAI Indonesia, dimana FPAI ini sendiri merupakan kumpulan anggota dari profesional perencana keuangan yang telah memiliki gelar RFP (Registered Financial Planner) dan CFP (Certified Financial Planner) di Indonesia. 3.2. Produk Perusahaan Produk yang dihasilkan oleh PT. IFPI Edukasi Indonesia adalah produk jasa, yaitu pendidikan persiapan ujian CFP (Certified Financial Planner). Program pendidikan persiapan ujian CFP bertujuan untuk memberikan pengetahuan berbasis pada kompetensi internasional. Program pendidikan persiapan ujian menggunakan silabus yang dirancang khusus untuk peserta dari Indonesia. Program pendidikan persiapan ujian CFP terdiri dari 4 modul utama yang kesemuanya mengacu pada silabus Financial Planning Standards Board Indonesia (FPSB Indonesia). Modul-modul tersebut yaitu : 1) Dasar-dasar Perencanaan Keuangan (Foundation in Financial Planning) Modul ini berisi pengenalan akan profesi perencana keuangan dan ilmu-ilmu yang terkait dalam perencanaan keuangan secara menyeluruh. Modul ini memberikan gambaran lengkap tentang proses perencanaan keuangan, financial statement personal, time value of money dan kode etik. 2) Perencanaan Investasi ( Investment Planning) Modul ini memberikan gambaran secara mendalam semua kategori investasi, teknik melakukan investasi, faktor ekonomi yang mempengaruhi, analisa risiko, analisa laporan keuangan, metode evaluasi dan teknik alokasi aset. Selain itu juga diberikan konsep dan teknik yang digunakan dalam konstruksi manajemen portofolio. 3) Manajemen Risiko & Perencanaan Asuransi (Risk Management and Insurance Planning) Modul ini berhubungan dengan prinsip-prinsip pengelolaan risiko dan perencanaan asuransi serta perannya dalam perencanaan keuangan secara keseluruhan. Modul ini juga akan membahas secara mendalam tentang produk dan kontrak asuransi jiwa dan asuransi umum pribadi serta pendekatan sistematis menghitung kebutuhan asuransi jiwa.
45 4) Perencanaan Pensiun (Retirement Planning), Perencanaan Pajak dan Perencanaan Distribusi Kekayaan (Estate Planning) Modul ini berhubungan dengan analisa kebutuhan dana hari tua dan proses yang digunakan ketika mengembangkan perencanaan pensiun. Modul ini juga akan menjelaskan instrumen yang dapat digunakan seperti: Dana Pensiun Lembaga Keuangan (DPLK) dan program dana pensiun lainnya di Indonesia, program pensiun di negara lain akan dijelaskan sebagai perbandingan. Materi perancangan pajak pendapatan bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian dalam pengelolaan pajak pribadi dengan memberikan gambaran tentang komponen-komponen pajak di Indonesia. Pada materi perencanaan distribusi kekayaan ini diperkenalkan proses yang harus diketahui dan dipertimbangkan dalam pembuatan perencanaan distribusi kekayaan seperti perencanaan hibah dan waris, serta produk dan instrumen yang dapat dipakai. 3.3. Visi dan Misi Perusahaan a. Visi IFPI Visi dari PT. IFPI Edukasi Indonesia adalah menjadi sebuah perusahaan berskala internasional di bidang pendidikan dan pelatihan perencanaan keuangan di Indonesia. b. Misi IFPI Mengembangkan potensi pendidikan dan pelatihan perencana keuangan (financial planner) di Indonesia secara optimal untuk menghasilkan seorang profesional perencana keuangan sesuai dengan standar internasional.
46 3.4. Struktur Organisasi Pengawas Ketua Head of CFP Public Class Administrator Head of CFP Inhouse Class Administrator CFP Public Class Education Administrator Staff CFP Inhouse Class Education Administrator Gambar 3.1 Struktur Organisasi 3.5. Tugas dan Wewenang a. Pengawas Bertugas mengawasi event-event yang sedang berjalan di PT. IFPI Edukasi Indonesia. Memberikan rekomendasi mengenai pengajar yang cocok mengajar dikelas b. Ketua yang diadakan PT. IFPI Edukasi Indonesia. Melakukan kontrol keuangan atau budgeting control. Melakukan penandatanganan atas sertifikat yang dikeluarkan oleh PT. IFPI Edukasi Indonesia. c. Head of CFP Public Class Administrator Bertanggung jawab atas penyelenggaran atas kelas pendidikan yang bersifat umum (public). Mengadakan kesepakatan dengan para pengajar yang akan mengajar dikelas sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Mempersiapkan materi-materi yang akan dikerjakan dikelas.
47 d. Head of CFP Inhouse Class Administrator Staff Bertanggung jawab atas penyelenggaran atas kelas pendidikan yang bersifat khusus (inhouse). Menandatangani kontrak kerjasama dengan institusi atau perusahaan yang akan melaksanakan pendidikan persiapan ujian CFP. e. CFP Public Class Education Administrator Staff Bertanggung jawab atas kelancaran kelas publik pendidikan CFP. Mengatur arus kas masuk dan arus kas keluar yang digunakan untuk kelas publik tersebut. Membantu menyelesaikan administrasi peserta yang akan melanjutkan ketahap ujian CFP. Memastikan agar para peserta mendapatkan sertifikat pendidikan sebagai syarat mengikuti ujian CFP. Melakukan dokumentasi acara kelas yang sedang diadakan. Melakukan arsip dokumen, baik dokumen OR(Official Receipt) dan absensi pendidikan. Memastikan materi pendidikan dapat dibagikan sesuai dengan jumlah peserta yang hadir (materi pendidikan dari PT. IFPI Edukasi Indonesia maupun materi pendidikan yang dibuat oleh para pengajar). f. CFP Inhouse Class Education Administrator Bertanggung jawab atas kelancaran kelas inhouse pendidikan CFP. Mengatur arus kas masuk dan arus kas keluar yang digunakan untuk kelas inhouse tersebut. Membantu menyelesaikan administrasi peserta yang akan melanjutkan ketahap ujian CFP. Memastikan agar para peserta mendapatkan sertifikat pendidikan sebagai syarat mengikuti ujian CFP. Melakukan dokumentasi acara kelas yang sedang diadakan. Melakukan arsip dokumen, baik dokumen OR(Official Receipt) dan absensi pendidikan.
48 Memastikan materi pendidikan dapat dibagikan sesuai dengan jumlah peserta yang hadir (materi pendidikan dari PT. IFPI Edukasi Indonesia maupun materi pendidikan yang dibuat oleh para pengajar). 3.6. Prosedur Sedang Berjalan PT. IFPI Edukasi Indonesia adalah pelopor pendidikan dan pelatihan perencanaan keuangan di Indonesia. Saat ini prosedur yang sedang berjalan di PT. IFPI Edukasi Indonesia secara umum terdiri dari proses pendaftaran, dimana pendaftaran terdiri dari dua jenis pendaftaran yaitu pendaftaran kelas publik dan pendaftaran kelas Inhouse. Untuk pendaftaran kelas Inhouse, klien perusahaan akan melakukan permintaan program pendidikan persiapan ujian CFP untuk karyawan-karyawan yang telah dipilihnya. PT. IFPI Edukasi Indonesia dan klien perusahaan akan melakukan kesepakatan terlebih dahulu untuk menentukan jadwal yang diinginkan dan juga biaya program pendidikan. Setelah kesepakatan disetujui, klien perusahaan akan menyerahkan daftar peserta yang akan mengikuti program pendidikan dan juga bukti transfer pembayaran pendaftaran pendidikan sesuai kesepakatan. Setelah bukti transfer pembayaran didapatkan, maka akan dibuat Official Receipt sebagai bukti bahwa pembayaran telah diterima. Kemudian admin IFPI akan membuat jadwal yang telah disepakati dan admin akan memberikan sejumlah formulir pendaftaran kepada klien perusahaan untuk mengumpulkan data peserta. Untuk pendaftaran kelas publik, admin IFPI akan membuat jadwal terlebih dahulu. Jadwal yang ditawarkan oleh PT. IFPI Edukasi Indonesia adalah jadwal weekdays (berlangsung pada hari kerja) dan jadwal weekend (berlangsung pada akhir pekan). Setiap calon peserta dapat memilih jadwal pendidikan yang diinginkan. Setelah memilih jadwal pendidikan yang diinginkan, calon peserta dapat melakukan pendaftaran dengan mengisi form pendaftaran yang bisa didapatkan melalui admin PT. IFPI Edukasi Indonesia. Setelah calon peserta mengisi form pendaftaran secara lengkap, calon peserta dapat melakukan pembayaran biaya pendidikan persiapan ujian CFP. Dan apabila proses pembayaran selesai dilakukan oleh calon peserta, maka admin IFPI akan membuat Official Receipt yang akan diberikan kepada calon peserta tersebut sebagai bukti bahwa pembayaran telah diterima. Calon peserta
49 diwajibkan untuk mengumpulkan formulir pendaftaran yang diisi melalui email atau fax yang ditujukan kepada admin PT. IFPI Edukasi Indonesia. Dan pada hari yang telah ditentukan, peserta tersebut diwajibkan untuk menghadiri jadwal pendidikan yang telah dipilih. Pada saat pendidikan berjalan, para peserta diwajibkan untuk mengisi absensi kehadiran yang telah diedarkan. Hal ini diperlukan sebagai syarat untuk mendapatkan sertifikat pendidikan dari PT. IFPI Edukasi Indonesia, dimana para peserta wajib meghadiri pendidikan yang ada minimal 80% dari total pertemuan pendidikan yang telah ditentukan. Sertifikat pendidikan dari PT. IFPI Edukasi Indonesia tersebut dapat digunakan sebagai salah satu syarat untuk mengikuti ujian CFP. Setelah pendidikan selesai dan persyaratan telah dipenuhi, maka peserta tersebut akan mendapatkan sertifikat pendidikan dari PT. IFPI Edukasi Indonesia yang dapat digunakan untuk ujian CFP. PT. IFPI Edukasi Indonesia juga menyediakan program Seat In yang dimaksudkan untuk peserta yang belum lulus ujian CFP atau yang ingin mendapatkan informasi kembali tentang modul-modul yang diinginkan. Program Seat In ini mempersilahkan peserta untuk memilih modul berapa yang ingin diikuti dan akan ditempatkan sesuai jadwal pendidikan berjalan pada periode selanjutnya. Peserta melakukan permintaan Seat In kepada admin IFPI dan admin IFPI akan melihat ketersediaan kelas pada periode selanjutnya dan memberikan informasi tersebut kepada peserta. Jika peserta tersebut akan mengambilnya, maka IFPI akan meminta peserta untuk memberikan data diri peserta tersebut. Setelah itu, peserta harus membayar biaya yang telah ditetapkan oleh PT. IFPI Edukasi Indonesia. Jika peserta telah membayar dan telah mengkonfirmasikan kepada admin IFPI, admin IFPI akan memberikan Official Receipt sebagai bukti bukti bahwa pembayaran untuk pendaftaran Seat In telah diterima dan peserta tersebut dapat mengikut kelas pada periode dan modul yang telah ditentukan. PT. IFPI Edukasi Indonesia akan mengirimkan uang dengan nominal yang telah disepakati dengan Pengajar dan memberikan Official Receipt kepada Pengajar tersebut.
50 Direktur dan Bagian Keuangan akan membutuhkan laporan sebagai bukti perkembangan dari program pendidikan persiapan ujian CFP. Untuk Direktur, laporan yang dibutuhkan adalah laporan pendaftaran Seat In dan laporan pendaftaran program pendidikan. Sedangkan Bagian Keuangan membutuhkan laporan pembayaran pendaftaran kelas publik, laporan pembayaran pendaftaran kelas Inhouse, dan laporan pembayaran pengajar. 3.7. Data Flow Diagram 3.7.1. Diagram Konteks Jadwal_Kelas_Inhouse Official_Receipt Klien Perusahaan Admin IFPI Jadwal_Kelas_Publik Daftar_Peserta_dan_Nominal_Pembayaran Absensi_Kelas Sertifikat_Pendidikan Laporan_Pembayaran_Pendaftaran_Kelas_Publik Peserta Laporan_Pembayaran_Pengajar Bagian Keuangan Official_Receipt Permintaan_Seat_In_dan_Nominal_Pembayaran Sistem Informasi Program Pendidikan Persiapan Ujian CFP PT. IFPI Edukasi Indonesia Laporan_Pembayaran_Pendaftaran_Kelas_Inhouse Official_Receipt_dan_Nominal_Pembayaran Pengajar Profile_Pribadi_dan_Nominal_Pembayaran Laporan_Pendaftaran_Program_Pendidikan Direktur Laporan_Pendaftaran_Seat_In Official_Receipt Calon Peserta Kelas Publik Gambar 3.2 Diagram Konteks
51 3.7.2. Diagram Nol Gambar 3.3 Diagram Nol
52 3.7.3. Diagram Rinci Pendaftaran Kelas Gambar 3.4 Diagram Rinci Pendaftaran Kelas
53 3.7.4. Diagram Rinci Sertifikasi Online dan Absensi Gambar 3.5 Diagram Rinci Sertifikasi Online dan Absensi 3.7.5. Diagram Rinci Pendaftaran Seat In Gambar 3.6 Diagram Rinci Pendaftaran Seat In
54 3.7.6. Diagram Rinci Pembayaran Pengajar Gambar 3.7 Diagram Rinci Pembayaran Pengajar 3.8. Permasalahan yang Dihadapi Masalah yang dihadapi pada PT. IFPI Edukasi Indonesia adalah : 1. Ketidaklengkapan data peserta seringkali menghambat proses kerja perusahaan. 2. Bukti pembayaran yang diterima dari calon peserta tidak terkumpul secara lengkap sehingga terjadi kecurangan dalam pembayaran dan keterlambatan pembuatan laporannya. 3. Berkas absensi yang hilang dan rusak menghambat perusahaan dalam memproses sertifikasi peserta. 4. Terjadi duplikasi dalam pencatatan pembayaran kepada pengajar sehingga laporan yang dihasilkan selain tidak sesuai dengan laporan bagian keuangan, pembuatan laporan tersebut sering kali telat. 3.9. Rekomendasi Pemecahan Masalah Berikut merupakan rekomendasi pemecahan masalah : 1. Membuat sistem pendaftaran online yang mengharuskan peserta dalam melengkapi datanya (validasi not null).
55 2. Membuat sistem pembayaran yang terintegrasi dengan bagian keuangan perusahaan, sehingga mempermudah bagian keuangan untuk melacak transaksi pembayaran peserta. 3. Membuat sistem absensi online, sehingga data absensi peserta dapat tersimpan dan terjaga dengan baik. 4. Membuat sistem pembayaran pengajar yang terintegrasi dengan jadwal mengajar pengajar, sehingga tidak memungkinkan adanya duplikasi pembayaran pada jadwal yang sama.