BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dewasa ini konsumen sudah mahir membedakan produk mana yang baik serta layak untuk dikonsumsi dan produk mana yang tidak layak untuk dikonsumsi. Sama halnya dengan jasa, konsumen juga mengharapakan jasa yang diinginkan disediakan secara maksimal. Sejalan dengan kebutuhan tersebut, baik produsen produk maupun jasa berlomba-lomba menjadi rekanan terbaik dan handal bagi konsumen mereka. Berbagai macam cara dilakukan untuk memenuhi tujuan tersebut, baik dari proses quality control yang ketat di tingkat industri dan produknya maupun proses gathering dan pelatihan yang seringkali diadakan perusahaan jasa untuk me-maintain konsumen mereka. Mustahil rasanya jika kebutuhan-kebutuhan konsumen yang amat beragam itu harus diakomodasi seluruhnya tanpa perangkat canggih bernama teknologi. Manusia memang memegang peranan penting dalam pengambilan keputusan dan prosedur proses bisnis di dalam sebuah organisasi, akan tetapi teknologi tidak dapat dikesampingkan, karena berfungsi sebagai penentu sukses atau tidaknya sebuah perusahaan bersaing dalam dunia bisnis. Untuk mengimplementasikan sebuah teknologi yang handal dan tepat guna, dibutuhkanlah biaya yang tidak sedikit. Ratusan bahkan jutaan dolar dikeluarkan untuk mendapatkan hasil implementasi terbaik dari teknologi, mulai dari pembelian, perawatan, hingga pemeliharaan. Biaya-biaya itulah yang disebut investasi. 1
2 Investasi yang baik adalah investasi yang tidak hanya menghasilkan keuntungan semata, akan tetapi juga menghasilkan keunggulan kompetitif bagi perusahaan dan dapat dipertanggungjawabkan dengan baik oleh manajemen. Setidaknya ada dua keunggulan yang dapat ditinjau dari investasi ini, kualitatif dan kuantitatif. Kualitatif diukur dari efektivitas proses bisnis yang sedang berjalan. Sedangkan secara kuantitatif diukur dari berapa unit jasa atau produk yang bisa dijual dalam satu rentang waktu. Information Economics adalah sebuah metode yang digunakan untuk menganalisa, mengukur, mengklarifikasi dan mengoptimalkan investasi sistem atau teknologi informasi menggunakan dua pendekatan yaitu, Tangible Benefit (keuntungan yang dapat diukur dengan uang), dan Intangible Benefit (keuntungan yang tidak dapat diukur dengan uang). Dampak penerapan teknologi informasi dalam domain bisnis dan teknologi informasi dapat dianalisa dengan metode ini. PT Serasi Autoraya (dengan brand utama TRAC Astra Rent a Car), adalah perusahaan penyedia jasa solusi transportasi terdepan di Indonesia. Bermula dengan hanya lima unit kendaraan, kini PT Serasi Autoraya memiliki lebih dari 17.771 kendaraan yang beroperasi di lebih dari 2800 pelanggan segmen korporat. Dengan lebih dari 20 tahun pengalaman di bisnis jasa transportasi, membuat PT Serasi Autoraya matang dan menguasai seluk beluknya. Publik mempercayai layanannya dengan menganugerahkan Indonesian Best Brand Award in Car Rental Business, Superbrand Awards, SWA magazine: Word of Mouth Marketing in Car Rental Business, Indonesian Service Quality Award. Selain itu, PT Serasi Autoraya (SERA) juga telah bersertifikat ISO 9001:2000, serta memiliki beberapa anak perusahaan yang tergabung dalam SERA Holding Group, antara lain:
3 TRAC Astra Rent a Car, bergerak di bidang sewa dan leasing kendaraan roda empat dengan segmen korporat dan individu (keluarga) TRAC Driver Services (PT Daya Mitra Serasi), bergerak di bidang penyediaan sumber daya driver TRAC Moto Rental (TREMO), bergerak di bidang sewa & leasing kendaraan roda dua Mobil88, bergerak di bidang jual beli kendaraan bekas berkuaitas IBID (PT Balai Lelang Serasi), bergerak di bidang lelang kendaraan bermotor roda dua dan empat TFSI (Toyofuji Serasi Indonesia), bergerak di bidang Motor Vessel Shipping Orenz Taxi (PT Serasi Transportasi Nusantara), bergerak di bidang jasa transportasi taksi Harmoni Logistik (PT Harmoni Mitra Utama) & SERA Logistik, bergerak di bidang jasa trucking dan logistik Untuk terus mempertahankan citra baik dan menjaga pelayanan dalam bidang jasa transportasi agar tetap maksimal, PT Serasi Autoraya didukung oleh lebih dari 1500 karyawan berdedikasi tinggi yang senantiasa berusaha memberikan layanan yang terbaik. Dengan sembilan unit bisnis dan jumlah SDM (Sumber Daya Manusia) sebanyak itu, masalah seringkali muncul, penggunaan kertas sebagai media administratif sudah tidak lagi mendukung akibat transaksi yang jumlahnya mencapai ribuan lembar per tahunnya. Belum lagi biaya sewa gudang dan maintenance-nya yang semakin lama semakin mahal. Ditambah lagi komplain
4 yang diterima karyawan dari banyak cabang di daerah yang mengeluh perihal servis yang terlalu lambat, pengajuan cuti dan klaim pengobatan yang prosesnya terlalu lama, biaya kurir yang mahal, biaya lembur karyawan yang meningkat, ketidakefektifan proses bisnis, hingga keterlambatan tibanya payslip ke tangan masing-masing karyawan. Oleh karena itu, dibutuhkanlah sebuah sistem handal terintegrasi yang dapat mengelola mereka mulai dari proses penerimaan karyawan baru, pengajuan cuti, klaim obat/asuransi, pelatihan, hingga proses penggajian dan insentif. Aplikasi yang digunakan adalah SAP (Systems, Applications, Products in Data Processing). SAP mengintegrasikan proses-proses tersebut di atas ke dalam sebuah modul Human Resource. SERA-ESS (SERA-Employee Self Service) adalah salah satu submodul yang ada di dalam modul HR. Dengan aplikasi tersebut, maka diperlukan metode yang dapat mengukur manfaat dan nilai implementasinya. Metode yang dapat digunakan untuk mengukur manfaat dan nilainya adalah IE (Information Economics). Dengan metode tersebut, maka dapat dianalisa apakah aplikasi tersebut telah bermanfaat dan memberi keunggulan sesuai dengan investasi yang dikeluarkan serta sesuai hasil yang diharapkan perusahaan. 1.2 Ruang Lingkup Dalam penulisan skripsi ini, penulis membatasi penelitian pada beberapa ruang lingkup saja agar terfokus pada penelitian yang ditujukan dan tidak meyimpang dari topik yang dipilih, antara lain:
5 Analisa hanya dilakukan pada sistem SAP modul Human Resource, submodul SERA-ESS (SERA-Employee Self Service) yang sedang berjalan di PT Serasi Autoraya Objek penelitian adalah pengguna sistem SAP modul Human Resource, submodul SERA-ESS (SERA-Employee Self Service) di PT Serasi Autoraya Metode analisa yang dilakukan adalah Information Economics Penelitian diarahkan ke dua domain utama, yaitu bisnis dan teknologi. 1.3 Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan yang ingin dicapai adalah: Untuk menilai kelayakan investasi SAP Submodul SERA ESS yang telah diimplementasikan dan akan dianalisa berdasarkan analisa biaya dan manfaat. Untuk mengetahui manfaat yang diperoleh PT.Serasi Autoraya dengan diimplementasikannya SAP Submodul SERA ESS. Adapun manfaat yang ingin dicapai adalah: Memperoleh informasi mengenai bagaimana kelayakan investasi SAP Submodul SERA ESS yang telah berjalan di PT. Serasi Autoraya. Proses dan hasil penelitian dapat dijadikan sebagai acuan bagi PT. Serasi Autoraya dalam melakukan analisa biaya dan manfaat terhadap aplikasi lain yang telah berjalan atau yang akan dikembangkan sehingga dapat ditetapkan prioritas pengembangannya dan apakah sistem tersebut telah memenuhi kelayakan investasi Teknologi Informasi.
6 1.4 Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang dilakukan adalah: Metode Analysis Menganalisa penelitian dengan metode Information Economics Metode Survey Dengan melakukan peninjauan langsung ke bagian-bagian dan fungsi-fungsi terkait, melakukan wawancara ke pihak-pihak yang berwenang dalam fungsifungsi terkait, serta pengumpulan informasi yang dilakukan dengan membagikan kuesioner mengenai kebutuhan informasi guna kelengkapan penelitian Metode Studi Kepustakaan Mengumpulkan informasi yang didapat dari buku-buku referensi, karya ilmiah, dan internet yang dapat dijadikan acuan atau sumber, maupun panduan dalam penyusunan skripsi. 1.5 Sistematika Penulisan Dalam penyusunan skripsi ini, sistematika penulisannya kami klasifikasikan menjadi lima bab, yaitu pendahuluan, landasan teori, perumusan objek penelitian, pembahasan dan hasil, serta kesimpulan dan saran. Atau secara garis besar dapat dijelaskan sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab ini dibahas latar belakang penilitian, ruang lingkup, tujuan dan manfaat yang ingin dicapai, metodologi penelitian yang digunakan, dan sistematika penulisan.
7 BAB 2 LANDASAN TEORI Pada bab ini dijelaskan mengenai teori-teori Information Economics dan teori-teori pendukung lainnya. BAB 3 ANALISA INVESTASI SAP HR SUBMODUL SERA-ESS Pada bab ini dijelaskan mengenai gambaran organisasi secara ringkas, seperti sejarah perusahaan, visi misi, struktur organisasi, proses bisnis perusahaan, aplikasi yang sedang berjalan, dan identifikasi manfaat dari investasi teknologi informasi. BAB 4 ANALISA DAN PEMBAHASAN Pada bab ini dijelaskan hasil analisa dengan metode Information Economics, yang meliputi Traditional Cost-Benefit Analysis, Value Linking & Value Acceleration, serta perhitungan proyek dengan Scorecard. BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini diuraikan kesimpulan yang diperoleh dari hasil analisa penelitian yang dilakukan beserta saran-saran implementasi dan pengembangan selanjutnya.