TUGAS DESKRIPSI JABATAN NAMA : RIYANTI NIM : 3110911019 A. Pengertian Deskripsi Jabatan Deskripsi jabatan berisi tentang informasi mengenai tugas, kewajiban, dan tanggung jawab suatu jabatan yang spesifik. Spesifik jabatan berisi tentang kualifikasi minimum yang harus dimiliki seseorang dalam melakukan pekerjaan tertentu. Deskripsi jabatan berisi antara lain : Tugas tugas utama Persentase waktu yang didedikasikan untuk tiap tugas atau kewajiban Standard kinerja yang harus dicapai Kondisi kerja dan kemungkinan bahaya yang dihadapi Jumlah pekerja yang melakukan suatu pekerjaan dan kepada siapa harus melapor Mesin dan peralatan yang digunakan dalam bekerja B. Struktur Organisasi dan Manajemen PT Hokushin Indonesia Director Managing Admin
Purchasing Manager Finance Manager Project Manager Engineering Manager Purchasing Accounting Supervisor Drafter Technician Driver C. DESKRIPSI JABATAN PURCHASING MANAGER A. IDENTITAS JABATAN 1. Kode Jabatan : PURMG 2. Nama Jabatan : Purchasing Manager 3. Nama Unit Kerja : Department Purchasing 4. Nama Unit Kerja Induk : - B. KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI 1. Jabatan atasan : Managing Director, Director 2. Jabatan sejajar : Finance Manager, Project Manager, Engineering Manager 3. Jabatan Lini bawah : Purchasing Clerk C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN
1. Merencanakan, mengatur dan mengkoordinasikan kegiatan pembelian seperti pembelian bahan, produk dan jasa 2. Mencari vendor bahan, peralatan atau perlengkapan dan memberikan negosiasi dalam rangka menentukan vendor yang akan digunakan 3. Review, mengevaluasi dan menyetujui spesifikasi dan pemberian tawaran harga 4. Mengembangkan dan melaksanakan instruksi manajemen pembelian, kebijakan dan prosedur pembelian 5. Menyelesaikan keluhan vendor dan klaim terhadap pemasok D. WEWENANG 1. Menyetujui kegiatan pembelian barang 2. Mewakili perusahaan dalam negosiasi kontrak dengan vendor 3. Merumuskan kebijakan atau prosedur kegiatan pembelian barang 4. Memberikan perintah kepada purchasing clerk atas kegiatan pembelian barang 5. Membuat anggaran pembelian barang E. TANGGUNG JAWAB 1. Bertanggung jawab atas kegiatan pembelian barang 2. Memberikan laporan kegiatan pembelian antara barang yang dipesan dengan barang yang diterima 3. Memenuhi ketersediaan barang atau bahan digudang perusahaan F. URAIAN TUGAS 1. Membuat perencanaan atas kegiatan pembelian bahan, produk dan jasa 2. Memberikan perintah kepada purchasing clerk untuk menyiapkan dan memproses kegiatan pemesanan barang/pembelian barang dengan membuat dokumen yang disebut PO (Purchase Order) 3. Menganalisa penawaran harga (Quotation) untuk memilih vendor yang akan digunakan G. ALAT KERJA : Komputer
H. PERSYARATAN JABATAN 1. Pendidikan : Pendidikan minimal D3 diutamakan S1 segala jurusan 2. Pelatihan (diklat) : - D. DESKRIPSI JABATAN ACCOUNTING A. IDENTITAS JABATAN 1. Kode Jabatan : ACC 2. Nama Jabatan : ACCOUNTING 3. Nama Unit Kerja : Department Finance 4. Nama Unit Kerja Induk : - B. KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI 1. Jabatan atasan : Finance Manager 2. Jabatan sejajar : Admin 3. Jabatan Lini bawah : - C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN 1. Menerapkan prinsip-prinsip akuntansi dan prosedur untuk menganalisis informasi keuangan yang akurat dan tepat waktu 2. Memastikan catatan laporan keuangan dibuat sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang diterima (sesuai PABU) 3. Membantu Finance Manager untuk mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan keuangan 4. Membuat pengajuan rencana kebutuhan anggaran dan petty cash 5. Menyiapkan laporan keuangan perusahaan sesuai dengan periode yang ditentukan D. WEWENANG 1. Melakukan pengecekan saldo kas di bank 2. Melakukan perubahan bentuk laporan internal perusahaan 3. Mengusulkan mata anggaran kepada Finance Manager
4. Mengusulkan kebijakan akuntansi kepada Finance Manager E. TANGGUNG JAWAB 1. Terkendalinya kegiatan pencatatan akuntansi sesuai PABU 2. Terselenggarakannya proses keuangan yang akuntable 3. Tersusunnya system informasi akuntansi dan keuangan yang up to date 4. Tersusunnya anggaran perusahaan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh perusahaan 5. Terpenuhinya semua kewajiban dan pertanggung jawaban laporan keuangan kepada pihak yang berwenang F. URAIAN TUGAS 1. Membuat Jurnal entry dan buku besar umum 2. Membuat laporan bulanan 3. Mengelola hutang dan piutang 4. Membuat anggaran penggajian 5. Menyiapkan penghitungan pajak G. ALAT KERJA : Komputer H. PERSYARATAN JABATAN 1. Pendidikan : Pendidikan minimal D3 Akuntansi 2. Pelatihan (diklat) : Perpajakan, MYOB E. DESKRIPSI JABATAN PROJECT MANAGER A. IDENTITAS JABATAN 1. Kode Jabatan : PROMG 2. Nama Jabatan : PROJECT MANAGER 3. Nama Unit Kerja : Department Project 4. Nama Unit Kerja Induk : -
B. KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI 1. Jabatan atasan : Managing Director, Director 2. Jabatan sejajar : Purchasing Manager, Finance Manager, Engineer Manager 3. Jabatan Lini bawah : Supervisor, Technician C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN 1. Mengkoordinasi, implementasi dan pelaksaanaan proyek proyek tertentu dan memastikan konsistensi dengan komitmen perusahaan dan tujuan 2. Memimpin perencanaan dan pelaksanaan proyek 3. Memberikan arahan dan dukungan kepada tim proyek 4. Mengembangkan skala proyek 5. Mendefinisikan tugas tugas proyek dan kebutuhan sumber daya D. WEWENANG 1. Mengusulkan anggaran proyek 2. Menandatangani surat perjanjian proyek 3. Menyetujui pengambilan bahan/material yang akan digunakan untuk proyek 4. Negosiasi dalam memenangkan tender proyek 5. Mengatur segala kegiatan pelaksanaan proyek E. TANGGUNG JAWAB 1. Terkendalinya kegiatan pelaksanaan proyek 2. Terselenggarakannya pelaksanaan kegiatan proyek tepat waktu sesuai jadwal proyek 3. Membuat laporan tentang kemajuan proyek F. URAIAN TUGAS
1. Memimpin pelaksanaan proyek 2. Membuat laporan kemajuan kegiatan proyek 3. Membuat perencanaan dan jadwal proyek 4. Membuat anggaran proyek G. ALAT KERJA : Komputer H. PERSYARATAN JABATAN 1. Pendidikan : Pendidikan minimal D3 Jurusan Teknik Manajemen Proyek 3. Pelatihan (diklat) : Sertifikasi Keahlian dan Ketrampilan electricalmekanikal dari AKLI (Asosiasi profesionalis elektrikal-mekanikal Indonesia) F. DESKRIPSI JABATAN ADMIN A. IDENTITAS JABATAN 1. Kode Jabatan : ADM 2. Nama Jabatan : ADMIN 3. Nama Unit Kerja : Department Finance 4. Nama Unit Kerja Induk : - B. KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI 1. Jabatan atasan : Purchasing Manager, Finance Manager, Engineer Manager 2. Jabatan sejajar : Accounting 3. Jabatan Lini bawah : - C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN 1. Melakukan berbagai kegiatan dukungan administrative dan kantor 2. Membantu aktifitas department dan manajer untuk memfasilitasi operasi yang efisien 3. Menyiapkan dan memodifikasi dokumen termasuk surat menyurat, laporan, draft, memo dll 4. Mengkoordinasikan pemeliharaan peralatan dan persediaan kantor
D. WEWENANG 1. Mengusulkan pembelian persediaan kantor dan peralatan kantor 2. Menyelesaikan masalah administrasi 3. Mewakili perusahaan untuk pengurusan dokumen- dokumen perusahaan E. TANGGUNG JAWAB 1. Tersusunnya dokumen arsip sesuai dengan prosedur perusahaan 2. Terpenuhinya persediaan kantor 3. Terselenggarakannya kegiatan-kegiatan / agenda untuk pertemuan para manajer dan supervisor F. URAIAN TUGAS 1. Mengangkat telepon dan mentranferkan ke bagian yang dituju 2. Melakukan kegiatan klerikal seperti fotocopy, fax dll 3. Mengkoordinasikan pemeliharaan peralatan kantor 4. Memelihara system pengarsipan surat menyurat baik hard copy maupun soft copy 5. Mengkoordinasikan jadwal pertemuan / janji G. ALAT KERJA : Komputer, telepon, fax H. PERSYARATAN JABATAN 1. Pendidikan : Pendidikan minimal SMA dan mengerti administrasi perkantoran 2. Pelatihan (diklat) : -