Mahir VLOOKUP
Sanksi Pelanggaran Pasal 113 Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2014 tentang Hak Cipta 1. Setiap Orang yang dengan tanpa hak melakukan pelanggaran hak ekonomi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf i untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 1 (satu) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp100.000.000 (seratus juta rupiah). 2. Setiap Orang yang dengan tanpa hak dan/atau tanpa izin Pencipta atau pemegang Hak Cipta melakukan pelanggaran hak ekonomi Pencipta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf c, huruf d, huruf f, dan/atau huruf h untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 3 (tiga) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah). 3. Setiap Orang yang dengan tanpa hak dan/atau tanpa izin Pencipta atau pemegang Hak Cipta melakukan pelanggaran hak ekonomi Pencipta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf a, huruf b, huruf e, dan/atau huruf g untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 4 (empat) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp1.000.000.000,00 (satu miliar rupiah). 4. Setiap Orang yang memenuhi unsur sebagaimana dimaksud pada ayat (3) yang dilakukan dalam bentuk pembajakan, dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp4.000.000.000,00 (empat miliar rupiah).
Mahir VLOOKUP Adib Mubarrok PENERBIT PT ELEX MEDIA KOMPUTINDO
Mahir VLOOKUP Adib Mubarrok 2017, PT Elex Media Komputindo, Jakarta Hak cipta dilindungi undang-undang Diterbitkan pertama kali oleh Penerbit PT Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, Anggota IKAPI, Jakarta 2017 anindita@elexmedia.id ID: 717050858 ISBN: 978-602-04-2134-6 Dilarang keras menerjemahkan, memfotokopi, atau memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari penerbit. Dicetak oleh Percetakan PT Gramedia, Jakarta Isi di luar tanggung jawab percetakan
Baca Dahulu Sebelum Memulai Setting Komputer Semua contoh formula di buku ini menggunakan setting format English (United States). Cara melakukan setting untuk masing-masing sistem operasi. Windows XP 1. Masuk Control Panel. 2. Pilih Regional and Language Options. 3. Pilih tab Regional Options. 4. Pada bagian Standard and formats, pilih English (United States). Windows Vista 1. Masuk Control Panel. 2. Pilih Regional and Language Options. 3. Pilih tab Formats. 4. Pada bagian Current format pilih English (United States). Windows 7 1. Masuk Control Panel. 2. Pilih Region and Language. 3. Pilih tab Formats. 4. Pada bagian Format pilih English (United States). vii
Setting format Indonesian (Indonesia) bisa digunakan, tetapi dengan catatan semua pemisah parameter fungsi yang menggunakan tanda "," (koma) harus diganti dengan tanda ";" (titik koma). Buku Pendukung Beberapa fungsi dan materi yang digunakan di buku ini tidak dibahas lagi secara mendetail, karena sudah dibahas di buku Rumus Excel yang diterbitkan oleh Elex Media Komputindo di tahun 2015. File Latihan File latihan bisa di-download di: http://www.kampusexcel.com/?wpdmdl=1308 viii
Daftar Isi Kata Pengantar... v Baca Dahulu Sebelum Memulai... vii Setting Komputer... vii Buku Pendukung... viii File Latihan... viii Daftar Isi... ix BAB 1 Dasar VLOOKUP... 1 1.1 VLOOKUP dalam Kehidupan Sehari-hari... 1 1.2 Merangkai Fungsi VLOOKUP... 3 Parameter lookup_value... 3 Parameter table_array... 4 Parameter col_index_num... 5 Parameter [range_lookup]... 6 1.3 Saudara Kandung Fungsi VLOOKUP... 8 Fungsi HLOOKUP... 8 Fungsi LOOKUP... 9 BAB 2 Kesalahan yang Sering Terjadi... 11 2.1 Cell Reference yang Salah... 11 Solusi dengan Absolute Reference... 15 2.2 Error #N/A... 17 Error #N/A karena Range table_array Salah... 17 ix
Error #N/A karena Data Hilang dari table_array... 17 Error #N/A karena lookup_value Mencari Data yang Tidak Ada... 18 Error #N/A karena Ada Spasi Kosong... 18 Error #N/A karena Angka Disimpan sebagai Text... 19 2.3 Hasil VLOOKUP Tidak Bisa Diproses... 22 Solusi dengan Fungsi IF dan Fungsi ISNA... 22 Solusi dengan fungsi IFNA... 23 Solusi dengan fungsi AGGREGATE... 24 Manakah Solusi Terbaik?... 25 2.4 Error #REF!... 26 Error #REF! karena Kolom di table_array Dihapus... 26 Error #REF! karena col_index_num Lebih Besar dari Jumlah Kolom table_array... 28 Hati-hati jika Menghapus Kolom... 29 2.5 Error #NAME?... 30 2.6 Error #VALUE!... 31 2.7 VLOOKUP Tidak Menampilkan Hasil, Hanya Menampilkan Formula... 31 Solusi dengan Format Cells... 34 2.8 Hati-hati dengan Parameter Keempat... 34 BAB 3 Alternatif Fungsi VLOOKUP... 37 3.1 Fungsi INDEX... 37 Parameter array... 37 Parameter row_num... 37 Parameter [column_num]... 38 3.2 Fungsi MATCH... 39 Parameter lookup_value... 39 Parameter lookup_array... 39 x
Parameter [match_type]... 39 3.3 Duet Maut Fungsi INDEX dan Fungsi MATCH... 41 3.4 Contoh Kasus: Fungsi INDEX dan Fungsi MATCH sebagai Pengganti Fungsi VLOOKUP... 42 BAB 4 Kelemahan Fungsi VLOOKUP... 45 4.1 Just Look to Right Columns... 45 Solusi dengan Fungsi INDEX dan Fungsi MATCH... 46 4.2 Ascending table_array... 48 Solusi dengan Fungsi INDEX dan Fungsi MATCH... 51 4.3 Just Return From 1 Column... 53 Solusi dengan Fungsi SUM, Fungsi VLOOKUP, dan Array Formula... 53 Solusi dengan Fungsi SUM, Fungsi VLOOKUP, Fungsi ROW, Fungsi INDIRECT, dan Array Formula... 55 4.4 Case Insensitive Lookup... 60 Solusi dengan Fungsi INDEX, Fungsi MATCH, Fungsi EXACT, dan Array Formula... 61 Solusi dengan Fungsi SUMPRODUCT dan Fungsi EXACT... 64 Manakah Solusi Terbaik?... 67 BAB 5 Fungsi VLOOKUP dengan 2 Data table_array... 69 5.1 Solusi dengan Fungsi IF dan Fungsi ISNA... 70 Fungsi VLOOKUP Pertama... 70 Fungsi VLOOKUP Kedua... 71 5.2 Solusi dengan Fungsi IFNA... 73 5.3 Manakah Solusi Terbaik?... 74 BAB 6 Fungsi VLOOKUP dengan Data table_array Dinamis... 75 6.1 Solusi dengan Dynamic Named Range... 76 xi
6.2 Solusi dengan Excel Tables... 80 6.3 Manakah Solusi Terbaik?... 82 BAB 7 Fungsi VLOOKUP dengan Data col_index_num Dinamis... 83 7.1 Solusi dengan Fungsi VLOOKUP dan Fungsi MATCH... 84 7.2 Solusi dengan Fungsi INDEX dan Fungsi MATCH... 86 7.3 Manakah Solusi Terbaik?... 89 BAB 8 Fungsi IF Bertingkat vs Fungsi VLOOKUP... 91 8.1 Solusi dengan Fungsi IF Bertingkat... 92 8.2 Solusi dengan Fungsi VLOOKUP... 93 8.3 Solusi dengan Fungsi INDEX dan Fungsi MATCH... 94 Solusi dengan lookup_array Diurutkan Secara Ascending... 95 Solusi dengan lookup_array Diurutkan Secara Descending... 96 8.4 Manakah Solusi Terbaik?... 97 BAB 9 Fungsi VLOOKUP dengan Data lookup_value Lebih dari Satu (Bagian 1)... 99 9.1 Solusi dengan Fungsi VLOOKUP dan Kolom Bantuan... 100 9.2 Solusi dengan Fungsi VLOOKUP, Fungsi CHOOSE, dan Array Formula... 102 9.3 Solusi dengan Fungsi SUMIFS... 104 9.4 Solusi dengan Fungsi SUMPRODUCT... 105 9.5 Solusi dengan Fungsi SUM dan Array Formula... 111 9.6 Manakah Solusi Terbaik?... 112 xii
BAB 10 Fungsi VLOOKUP dengan Data lookup_value Lebih dari Satu (Bagian 2)... 115 10.1 Solusi dengan Fungsi INDEX, Fungsi MATCH, dan Array Formula... 116 10.2 Manakah Solusi Terbaik?... 119 BAB 11 Contoh Kasus: Mencari Angka Terdekat... 121 11.1 Mencari Angka Terdekat yang Lebih Kecil... 122 Solusi dengan Fungsi VLOOKUP... 122 Solusi dengan Fungsi SMALL dan Fungsi COUNTIF... 124 11.2 Mencari Angka Terdekat yang Lebih Besar... 125 Solusi dengan Fungsi INDEX dan Fungsi MATCH... 125 Solusi dengan Fungsi LARGE dan Fungsi COUNTIF... 127 11.3 Manakah Solusi Terbaik?... 128 BAB 12 Contoh Kasus: Menentukan Nilai Hasil Ujian... 129 12.1 Membuat Dynamic Named Range... 130 12.2 Menentukan Kriteria... 131 12.3 Solusi dengan Fungsi VLOOKUP... 132 12.4 Solusi dengan Fungsi INDEX dan Fungsi MATCH... 135 12.5 Manakah Solusi Terbaik?... 136 BAB 13 Contoh Kasus: Menghitung Tagihan PDAM... 137 13.1 Solusi Manakah yang Digunakan?... 138 13.2 Membuat Dynamic Named Range... 139 13.3 Merangkai Formula... 141 13.4 Membuat Tarif Menjadi Progresif... 143 Koreksi untuk Range Pemakaian 0-10 m 3... 143 Koreksi untuk Range Pemakaian 11-20 m 3... 144 Koreksi untuk Range Pemakaian 21-999 m 3... 144 xiii
Formula untuk Koreksi... 145 13.5 Bagaimana jika Range Pemakaian Air Ditambah?.. 147 13.6 Bagaimana jika Golongan Tarif Ditambah?... 149 13.7 Kesimpulan... 150 Tentang Penulis... 151 xiv
Dasar VLOOKUP 1.1 VLOOKUP dalam Kehidupan Sehari-hari Pernah melihat daftar menu di sebuah restoran atau kafe? Kebanyakan daftar menu berupa tabel, terdiri atas beberapa baris dan kolom. Kolom pertama berisi nama makanan/minuman, kolom kedua dan seterusnya berisi harga. Jumlah baris di daftar menu tergantung dari jumlah jenis makanan/minuman yang tersedia. Gambar 1.1 Tabel harga Gambar 1.1 adalah salah satu contoh bentuk daftar menu. Kolom pertama berisi nama jus, kolom kedua dan ketiga berisi harga. Kolom kedua berisi harga jus ukuran gelas kecil dan kolom ketiga berisi harga jus ukuran gelas besar. 1
Jika ingin mencari tahu berapa harga jus sirsak ukuran gelas besar, maka kita akan mencari kata "Jus Sirsak" di kolom pertama dari baris pertama kemudian ke baris kedua dan seterusnya. Jika kata "Jus Sirsak" ditemukan, maka kita akan melihat ke kolom sebelah kanan untuk mengetahui harganya. Kolom kedua untuk harga gelas kecil dan kolom ketiga untuk harga gelas besar. Hasilnya, harga jus sirsak untuk gelas besar adalah Rp13.000,-. Gambar 1.2 Ilustrasi proses mencari harga Gambar 1.2 menjelaskan ilustrasi proses mencari harga. Proses seperti ini sering terjadi di kehidupan sehari-hari, tidak hanya ketika mencari harga, namun bisa juga untuk aktivitas lainnya. Ketika berada di dalam rumah sakit, di manakah letak ruang praktik dokter anak A? Secara otomatis, kita akan mencari daftar ruang praktik dokter dan mencari grup dokter anak, kemudian mencari nama dokter anak A. Setelah ketemu, kita akan melihat ke kanan untuk mendapatkan lokasi ruang praktiknya. Ilustrasi pada Gambar 1.2 di atas sama dengan cara kerja fungsi VLOOKUP di Microsoft Excel. Secara tidak sadar, kita sering melakukan proses VLOOKUP di kehidupan sehari-hari. 2
1.2 Merangkai Fungsi VLOOKUP Fungsi VLOOKUP digunakan untuk mencari data yang sama di kolom pertama sebuah tabel, kemudian mengembalikan nilai di kolom sebelah kanan yang telah ditentukan posisinya di baris yang sama. Syntax Fungsi VLOOKUP: VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup]) Jika disederhanakan dalam bahasa sehari-hari, syntax fungsi VLOOKUP akan menjadi seperti berikut: VLOOKUP(mencari_apa?,mencari_dimana?,kolom_mana_yang_dicari?,cari_paling_mendekati?) Jika ada pertanyaan, "Berapakah harga jus sirsak ukuran gelas besar?", bagaimana cara membuat formula untuk fungsi VLOOKUP di Excel? Parameter lookup_value Parameter lookup_value mewakili pertanyaan "mencari apa?". Dari pertanyaan di atas, yang dicari adalah harga jus sirsak. Kita akan memberitahu fungsi VLOOKUP untuk mencari jus sirsak dengan memasukkan kata "Jus Sirsak" di parameter lookup_value. Hasilnya seperti Gambar 1.3. Parameter lookup_value bisa berisi angka, text, ataupun tanggal. Data yang dicari bisa diketik langsung di dalam fungsi VLOOKUP. Jika data tersimpan di dalam sebuah cell, parameter lookup_value bisa diisi alamat cell yang berisi data tersebut. Contoh di Gambar 1.3, parameter lookup_value diketik langsung di dalam fungsi VLOOKUP. 3
Parameter table_array Parameter table_array mewakili pertanyaan "mencari di mana?". Kita harus memberi tahu fungsi VLOOKUP di mana mencari kata "Jus Sirsak", tentu mencarinya di tabel harga jus. Gambar 1.3 Fungsi VLOOKUP, parameter lookup_value Tabel harga tersimpan di range A2:C10. Range tersebut dimasukkan di parameter table_array fungsi VLOOKUP. Hasilnya seperti Gambar 1.4. Gambar 1.4 Fungsi VLOOKUP, parameter table_array 4
Kolom pertama atau kolom paling kiri table_array harus berisi informasi data yang dicari. Untuk kasus ini, harus berisi data jus sirsak, karena fungsi VLOOKUP hanya mencari data di kolom pertama table_array. Jumlah kolom range yang dimasukkan di parameter table_array minimal satu kolom. Jika hanya satu kolom (range A2:A10), maka tidak bisa mencari harga jus, data yang dihasilkan akan sama dengan data lookup_value. Jika dua kolom (range A2:B10), hanya bisa mencari harga jus ukuran gelas kecil. Jika ingin bisa mencari semua harga jus, baik gelas kecil maupun gelas besar, maka harus memasukkan 3 kolom (range A2:C10). Fungsi VLOOKUP akan mencari data jus sirsak mulai dari baris pertama, cell A2 sampai baris ke-9, cell A10. Jika ditemukan data yang sama dengan jus sirsak, maka fungsi VLOOKUP akan "melihat" ke kanan. Kolom berapa yang harus dilihat ditentukan oleh parameter col_index_num. Parameter col_index_num Parameter col_index_num mewakili pertanyaan, "kolom mana yang dicari?". Penomoran kolom dimulai dengan angka 1 dari kolom paling kiri. Harga jus ukuran gelas besar ada di kolom ketiga, artinya untuk mengetahui berapa harga jus sirsak ukuran gelas besar, parameter col_index_num harus diisi dengan angka 3. Hasilnya seperti Gambar 1.5. Jika pertanyaannya berapa harga jus sirsak ukuran gelas kecil, maka parameter col_index_num diisi dengan angka 2. Parameter col_index_num minimal diisi dengan angka 1 dan maksimal sama dengan jumlah kolom table_array. Jika diisi angka kurang dari 1, 5
maka akan menghasilkan error #VALUE!. Jika diisi angka lebih besar dari jumlah kolom table_array, maka akan menghasilkan error #REF!. Gambar 1.5 Fungsi VLOOKUP, parameter col_index_num Parameter [range_lookup] Parameter range_lookup mewakili pertanyaan "cari paling mendekati". Parameter ini memengaruhi cara fungsi VLOOKUP mencari data lookup_value di kolom pertama table_array. Ada dua nilai yang bisa di-input di parameter ini, yaitu TRUE atau FALSE. Jika TRUE, fungsi VLOOKUP akan mencari data yang sama atau yang paling mendekati. Syaratnya, data di kolom pertama table_array harus diurutkan secara ascending. Jika tidak, fungsi VLOOKUP bisa menghasilkan nilai yang salah. Jika kolom pertama tidak diurutkan secara ascending, fungsi VLOOKUP tetap bisa menghasilkan nilai, tetapi nilai tersebut kemungkinan besar adalah nilai yang salah. Jika FALSE, fungsi VLOOKUP akan mencari data yang sama saja (kapital/ kecil huruf dan formatnya diabaikan). Jika ada data yang sama lebih dari 6
satu, maka data yang pertama kali ditemukan yang akan dipilih. Jika tidak ada data yang sama, maka akan menghasilkan error #N/A. Pilihan ini tidak mensyaratkan data di kolom pertama table_array harus diurutkan secara ascending. Parameter range_lookup bersifat opsional, boleh diisi boleh tidak. Jika tidak diisi, maka Excel akan menganggapnya bernilai TRUE. Untuk mencari harga jus sirsak tentu yang diinginkan adalah mencari data yang benar-benar sama, bukan yang mendekati. Parameter range_lookup diisi dengan nilai FALSE(exact match). Hasilnya seperti Gambar 1.6. Gambar 1.6 Fungsi VLOOKUP, parameter range_lookup Akhirnya, lengkaplah formula untuk mencari harga jus sirsak ukuran gelas besar. =VLOOKUP("Jus Sirsak",A2:C10,3,FALSE) Jika formula sudah diketik dengan benar, tekan tombol ENTER. Hasilnya adalah 13.000, harga jus sirsak ukuran gelas besar. 7