PEMANFAATAN SISTEM BASIS DATA UNTUK PROSES PEMBELIAN, PENJUALAN DAN PERSEDIAAN PADA PT. CAKRA MEDIKA UTAMA Norton Binus University, Jakarta, DKI Jakarta Mages Waren Binus University, Jakarta, DKI Jakarta Dan Reza Fachrur Risani Binus University, Jakarta, DKI Jakarta Abstrak Tujuan dari penuliasan skripsi ini adalah untuk menganalisis dan merancang sistem basisi data dari suatu proses pembelian, penjualan, dan persediaan agar sistem database antar departement dapat terintegrasi. Metode yang digunakan dari penulisan skripsi ini adalah dengan melakukan obeservasi secara langsung dalam menganalisis sistem basis data, melakukan wawancara terhadap pihak management dan staff dalam mendapatkan informasi secara langsung dari perusahaan dan meneliti dokumen-dokumen, dan melakukan studi pustaka untuk mencari sumber pada buku-buku yang mengenai perancangan dan implementasi sistem basis data dengan menggunakan metode perancangan database menurut teori Thomas Connolly dan Carolyn Begg. Hasil yang akan dicapai dalam penulisan skripsi ini akan berupa rancangan sistem basis data untuk proses pembelian, penjualan, dan persediaan pada PT. Cakra Medika Utama beserta aplikasi dari basis data yang dapat membantu menjadi solusi terhadap permasalahan yang ada dalam perusahaan. Simpulan yang dapat diambil adalah bahwa dengan adanya sistem basis data untuk pembelian, penjualan, dan persediaan pada PT. Cakra Medika Utama maka semua divisi
yang ada dalam perusahaan akan terintegrasi satu sama lain dan memiliki keamanan data yang lebih aman karena menggunakan sistem back up dan hak akses antar departement. Kata Kunci Basis Data, Proses, Sistem, Data, Pemebelian, Penjualan, Persediaan 1. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi pada saat ini sangatlah pesat perkembangannya. Hal ini dapat dilihat dari persaingan kompetisi yang semakin ketat dalam dunia bisnis yang membuat semua perusahaan berlomba dalam memberikan yang terbaik pada pelanggan, dalam beberapa hal persaingan yang ketat juga dapat berbahaya terutama pada perusahaan yang tidak siap bersaing. Dengan teknologi informasi sudah sangat memegang peran yang sangat penting dalam suatu proses bisnis perusahaan, karena tanpa peran teknologi informasi dalam suatu perusahaan tidak dapat bersaing dalam persaingan global. Teknologi informasi yang memadai untuk dapat suatu perusahaan bersaing dalam didunia global dengan mendunkung sistem yang dapat menyimpan data dan informasi penting suatu perusahaan. Sistem basis data adalah suatu alat yang dapat menyimpan data dan informasi secara masal untuk membantu perusahaan Pengupayaan dalam menghadapi persaingan bisnis pasti akan dilakukan oleh semua perusahaan yang ingin perusahaannya dapat bersaing dalam dunia bisnis. Upayanya dalam menghadapi persaingan bisnis global adalah dengan meningkatkan kinerja kerja dalam perusahaan sehingga dapat efektif dan efesien dalam mempergunakan informasi.
2. METODOLOGI Dalam proses perancangan sistem basis data ini penulis akan membatasi ruang lingkup dalam perancangannya melingkupi dari proses pembelian, penjulan, dan persediaan. Perusahaan ini memulai usahanya dengan menyediakan semua produk yang bisa dikonsumsi dan yang dibutuhkan oleh laboratorium klinik. Sekarang ini, PT. Medika Cakra Utama mempunyai divisi utama dalam bisnisnya, yaitu : In-vitro diagnostics (IVD) dan medical instruments. Dalam IVD Produk kami mencakup semua yang bisa dikonsumsi, seperti immuno-serology (Point of Care Testing), Clinical Chemistry, Hematology, Urine, Glucose testing as well as Cervical Cancer test. Sementara dalam medical instruments, produk kami mencakup semua peralatan medis. Perancangan dimulai dari : 1. Perancangan konseptual Pada taha ini conceptual database design adalah untuk membangun satu atau lebih conceptual database design dari kebutuhan data suatu perusahaan. Conceptual database design terdiri dari : 1. Mengidentifikasi entity type Untuk mengindentifikasi dan membuat entitas dari jenis obyek yang ada. 2. Mengidentifikasi jenis hubungan Untuk mengidentifikasi hubungan penting yang ada antar jenis entitas. 3. Mengidentifikasi dan menghubungkan attribute dengan tipe entitas atau hubungan Untuk menghubungkan attribute dengan sesuai dengan tipe entitas atau hubungan. 4. Menentukan attribute domains
Untuk menentukan attribute domains untuk attribute dalam local conceptual data model. 5. Menetukan candidate, primary, dan alternate key attribute Untuk mengidentifikasi candidate key(s) untuk setiap jenis entity dan, jika ada lebih maka satu candidate key, untuk memilih satu untuk menjadi primary key dan yang lainnya sebagai alternate keys. 6. Mempertimbangkan penggunakan dari enhanced modeling concepts (optional step) Untuk mempertimbangkan penggunaan dari enhanced modeling concepts, demikian seperti specialization atau generalization, aggregation, dan composition. 7. Memeriksa model untuk redundancy Untuk memeriksa keberadaan setiap redundancy dalam model. 8. Menvalidasi conceptual model terhadap user transaction Untuk memastikan bahwa conceptual model mendukung yang dibutuhkan transaksi. 9. Meninjau conceptual data model dengan pengguna Untuk meninjau conceptual data model dengan pengguna untuk memastikan baahwa mereka mempertimbangkan model untuk menjadi benar representasi dari kebutuhan data dari perusahaan.
2. Perancangan logical Pada tahap ini tujuannya adalah untuk menterjemahkan conceptual data model ke dalam logical data model dan kemudian untuk menvalidasi model ini memeriksa bahwa secara struktural benar dan dapat mendukung transaksi yang diperlukan. Tahap-tahap pada logical database design, yaitu : 1. Memperoleh hubungan untuk logical data model Untuk menciptakan ralation untuk logical data model adalah dengan merepresentasikan entities, relationship, dan attribute yang telah diidentifikasi. 2. Menvalidasi hubungan untuk logical data model Untuk menvalidasi hubungan dalam logical data model menggunakan normalization. 3. Menvalidasi hubungan terhadap transaksi pengguna Untuk memastikan bahwa hubungan dalam logical data model mendukung yang dibutuhkan transaksi. 4. Memeriksa batasan integritas Untuk memeriksa batasan integritas yang mewakili dalam logical data model 5. Meninjau logical data model dengan pengguna Untuk meninjau logical data model dengan pengguna untuk memastikan bahwa mereka mempertimbangkan model untuk menjadi representasi yang benar dari kebutuhan data dari perusahaan. 6. Menggabungkan logical data model ke dalam global model (step optional) Untuk menggabungkan logical data model ke dalam single global logical data model yang dapat mewakili semua user views dari sebuah database.
7. Memeriksa pertumbuhan dimasa depan Untuk menentukan apakah ada perubahan yang signifikan kemungkinan di masa mendatang dan untuk menilai apakah logical data model dapa mengakomodasi perubahan-prubahan. 3. Perancangan fisikal Tahap dari physical database design methodolagy adalah sebagai berikut : 1. Menterjemahkan logical data model untuk terget DBMS, Untuk menghasilkan sebuah hubungan database schema dari logical data model yang dapat diimplementasi ke dalam target DBMS. Ada 3 kegiatan, yaitu : Perancangan hubungan dasar, Untuk memutuskan bagaimana untuk mewakili hubungan dasar yang diidentifikasi dalam logical data model dalam target DBMS. Desain representasi dari data dihasilkan, Untuk memutuskan bagaiman untuk mewakili data yang diturunkan ada dalam logical data model dalam target DBMS Merancang batasan umum, Untuk merancangan batasan-batasan umum dari target DBMS 2. Desain berkas organisasi dan indeks Untuk menetukan organisasi file yang optimal untuk menyipan hubungan dasar dan indeks yang diperlukan untuk arsip kinerja kerja yang dapat diterima,yaitu dengan cara dimana hubungan dan tupel akan diselenggarakan pada penyimpanan sekunder. Dengan tujuan diatas ada 4 kegiatan, yaitu :
Analisis transaksi Untuk memahami fungsi dari transaksi yang akan berjalan pada database dan untuk menganalisis transaksi. Memilih berkas organisasi Untuk menentukan sebuah efisien file organisasi untuk setiap hubungan dasar. Memilih indeks Untuk menentukan apakah penambahan indeks akan mempengaruhi kinerja dari sistem. Memperkirakan disk space kebutuhan Untuk mengestimasi biaya dari disk space yang akan dibutuhkan database, 3. Perancangan user views Untuk merancang user views yang diidentifikasi selama tahap pengumpulan kebutuhan dan analisis dari database system development lifecycle. 4. Perancangan mekanisme keamanan Utntuk merancang mekanisme keamanan untuk database sebagai yang ditentukan pengguna selam tahap pengumpulan kebutuhan dari system development lifecycle. 5. Mempertimbangkan pengenalan pengendalian redundancy Untuk menentukan apakah pengenalan redundancy secara terkendali dengan relaksasi aturan normalisasi meningkatkan kinerja dari sistem. 6. Memantau dan menyempurnakan sistem operasi
Untuk memantau sistem operasi dan peningkatan kinerja dari sistem untuk memperbaiki yang tidak sesuai dengan desain keputusan atau mencerminkan perubahan.
DAFTAR PUSTAKA Connolly, T., & Carolyn, B. (2010). Database systems a practical approach to design, implementation, and management. Scotland : University of Paisley. Hoffer, J.A., Mary, B.P., & Heikki, T. (2009). Modern database management. (9 th edition). New Jersey : Pearson Education, Inc., Upper Saddle River. Kroenke, D.M., & David J.A. (2010). Database processing : fundamentals, design, and implementation. (11 th edition). New Jersey : Pearson Education, Inc., Upper Saddle River. Kusrini & Andri, K. (2007). Tuntutan praktis membangung system informasi akuntansi dengan visual basic dan Microsoft sql server. Yogyakarta : C.V Andi Offset McNurlin, B.C., Ralph, H.S.Jr., & Tung, B. (2009). Information systems management in practice. New Jersey : Pearson Education, Inc., Upper Saddle River. Satzinger, J.W., Robert, B.J., & Stephen, D.B. (2009). Systems analysis and design in a changing world. (5 th edition). Boston : Thomson Course Technology. Silberschatz, A., Henry, F.K., & S. Sudarshan. (2006). Database system concepts. (5 th edition). New York : The McGraw-Hill Companies, Inc. Simon, B., Skelton, H., & Farmer, R. (2006). Object-Oriented Systems Analysis and Design UML. 3rd Edition. McGraw Hill. Singapore. ISBN: 0-07-711000-5. Satzinger, J.W., and Jackson, R. B., and Burd, S. D.. (2005). Object Oriented Systems Analysis and Design with The Unified Design. 4th Edition. Thomson Course Technology. Boston. ISBN: 978-0-619-21643-6. Mulyadi.(2001). Sistem Akuntansi. Edisi 3. Salemba. Jakarta