BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT. Multikarya Sinardinamika adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur pembuatan accessories automotive spare parts. Perusahaan ini menerima pesanan dari perusahaan otomotif dan perusahaan pompa air. Produk yang dihasilkan meliputi front grill, cover blower air conditioner, roof rail, dan penyangga footstep. Selain menghasilkan produk accessories automotive spare parts, perusahaan ini juga melayani pengecatan non automotive spare parts. Pengecatan yang dilakukan seperti cover pompa air, mesin pompa air, dan penyangga mesin pompa air. Perusahaan ini didirikan pada Desember 1990, dan mulai beroperasi pada Januari 1991. Pendiri perusahaan ini memiliki pengalaman dalam bidang produksi metal stamping. Produksi utama hanya sebagai tingkat kedua automotive small metal stamping parts. Tahun 1994, perusahaan ini menjadi pemasok tingkat pertama untuk salah satu perusahaan otomotif yang telah diakui di Indonesia. Memahami kebutuhan kualitas pelanggan merupakan spirit utama dalam menjalankan bisnis. Tahun 1997, perusahaan memindahkan fasilitas produksi ke area yang lebih luas untuk mendukung penambahan volume produksi. Area ini berlokasi di Jalan Wahab Affan No. 41 Pondok Ungu, Bekasi 17132. Penambahan fasilitas painting dilakukan
48 dalam kegiatan operasional. Saat ini, perusahaan didukung oleh 295 karyawan yang terdiri dari 93 karyawan dan 202 buruh pabrik. 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.1.2.1 Visi Perusahaan Visi perusahaan ini adalah Indonesian Best Quality and Satisfaction Manufacturer in Original Automotive Parts Manufacturer, yang dapat diartikan, yaitu menjadikan perusahaan dengan kualitas terbaik dan memuaskan di Indonesia dalam bidang Original Automotive Parts. 3.1.2.2 Misi Perusahaan Misi perusahaan ini adalah To become a company which is capable of producing high quality metal stamping and welding parts as well as providing best painting services to our customers, supported by qualified and competent human resources, yang dapat diartikan, yaitu menjadikan perusahaan yang mampu menghasilkan high quality metal stamping and welding parts serta memberikan layanan pengecatan terbaik untuk pelanggan, didukung oleh sumber daya manusia berkualitas dan berkompeten. 3.1.3 Kebijakan Bisnis Perusahaan Menghadapi lingkungan bisnis baru yang sangat kompetitif, perusahaan mempersiapkan investasi dalam mesin produksi dan karyawan berkualitas, untuk memastikan perusahaan dapat menghasilkan parts kualitas tinggi dengan tepat waktu.
49 3.1.4 Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas Struktur organisasi selalu ditemui di perusahaan dalam berbagai skala, baik skala besar, menengah, maupun kecil. Struktur organisasi merupakan susunan unit kerja dalam organisasi. Fungsi struktur organisasi adalah dapat memberikan kemudahan menentukan kebutuhan SDM yang diperlukan dan memberikan motivasi bagi karyawan untuk naik jabatan pada posisi diatasnya. Selain itu, struktur organisasi mudah memisahkan fungsi delegasi antar setiap bagian pekerjaan. Pemisahan fungsi delegasi memungkinkan tenaga kerja mengetahui tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya. Kondisi tersebut memudahkan tenaga kerja mengetahui siapa pemberi tugas dan melaporkan hasilnya. Perusahaan ini merupakan perusahaan berskala menengah sehingga struktur organisasinya sederhana. Berikut struktur organisasi di perusahaan:
50 Gambar 3.1 Struktur Organisasi (Sumber: Direktur Utama)
51 Uraian Tugas a. Board of Directors 1. Direktur utama berhak bertindak atas nama Direksi serta Perseroan. 2. Memimpin jalannya perusahaan. 3. Menerapkan kebijakan umum pada perusahaan. 4. Bertanggung jawab kepada Dewan Komisaris dan RUPS. b. Marketing Division 1. Melakukan kegiatan pemasaran perusahaan. 2. Melakukan penelitian, analisis, dan evaluasi terhadap pangsa pasar produk. 3. Mempertahankan hubungan baik dengan pelanggan. c. Finance and Administration Division 1. Menerima, memeriksa, dan melaporkan laporan keuangan per periode dan menyerahkan kepada direktur utama. 2. Memberikan pengarahan kepada Finance Manager dan Administration Manager dalam melakukan kegiatan transaksi keuangan.
52 d. Plant Division 1. Merencanakan kegiatan produksi perusahaan dengan menetapkan strategi dan kebijaksanaan produksi yang didiskusikan dengan Engineering Dept. Head, Production Control Dept. Head, dan Production Dept. Head. 2. Memberikan pengarahan dan mengawasi kegiatan pada dengan Engineering Dept. Head, Production Control Dept. Head, dan Production Dept. Head agar dapat menghasilkan sistem kerja yang teratur. 3. Melaporkan kepada direktur utama atas kegiatan produksi, kesulitan yang dihadapi, dan mengusulkan jalan keluarnya. e. Finance Dept. Head 1. Mengatur dan mengawasi kegiatan departemen 2. Memeriksa laporan keuangan per periode. f. Administration Dept. Head 1. Mengendalikan sumber daya manusia untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan tujuan perusahaan. 2. Memberikan pengarahan kepada bawahan sesuai dengan tugas masing-masing.
53 g. Engineering Dept. Head 1. Melakukan koordinasi kerja dengan Technical Support Manager, Tooling and Workshop Manager dan Machine and Utility Maintenance Manager agar kegiatan operasional berjalan dengan teratur. 2. Melakukan pengawasan kegiatan produksi. 3. Menyusun laporan untuk setiap kegiatan produksi. h. Production Control Dept. Head 1. Merencanakan dan menentukan standar kualitas produk yang dibuat. 2. Mengawasi produk yang dihasilkan sesuai dengan standar kualitas yang ditentukan. 3. Memberikan feedback kepada departemen terkait untuk perbaikan kualitas. i. Production Dept. Head 1. Bertanggung jawab terhadap kegiatan produksi berjalan. 2. Bertanggung jawab terhadap kualitas produk yang dihasilkan. 3. Meminta pemeliharaan dan perbaikan mesin kepada Maintenance Staff.
54 4. Melakukan otorisasi pemeliharaan atau perbaikan mesin oleh pihak eksternal. j. Finance Staff 1. Membuat laporan keuangan yang akan disajikan kepada direktur utama. 2. Melakukan proses perhitungan gaji 3. Melakukan pengiriman uang ke bank untuk karyawan tetap. k. Accounting Staff 1. Mencatat transaksi pengeluaran kas atas pinjaman, tunjangan, dan pembayaran gaji 2. Mencatat penerimaan kas atas pelunasan pinjaman karyawan. 3. Membuat laporan pengeluaran kas yang akan diserahkan kepada Finance Manager untuk penyusunan laporan keuangan per periode. 4. Membuat laporan penerimaan kas yang akan diserahkan kepada Finance Manager untuk penyusunan laporan keuangan per periode. l. Personal and General Affair Staff 1. Merencanakan, melaksanakan, dan melakukan evaluasi kegiatan operasional perusahaan.
55 2. Melaksanakan kenaikan upah kepada karyawan sesuai dengan ketetapan perusahaan dan keputusan direktur utama, serta memberikan pinjaman atau santunan sosial kepada karyawan yang membutuhkan. 3. Membuat Rekap Absensi, Laporan Cuti, dan Laporan Lembur 4. Mencetak Slip Gaji. m. Purchasing Staff 1. Menerbitkan Purchase Order. 2. Melakukan pembelian barang yang dibutuhkan sesuai dengan Purchase Order. 3. Membuat laporan pembelian barang. n. Warehouse and Delivery Staff 1. Mengontrol pemasukan bahan baku sesuai dengan jadwal yang ditentukan. 2. Melakukan pencatatan persediaan barang di gudang. 3. Melakukan pengiriman barang kepada pelanggan. 4. Melakukan otorisasi Surat Jalan. o. Technical Support Staff 1. Menerima laporan potensi masalah dalam kegiatan produksi.
56 2. Melakukan diagnose masalah yang dapat menghambat kegiatan produksi. 3. Melakukan koordinasi dengan Machine and Utility Maintenance Staff dalam menyelesaikan masalah. p. Tooling and Workshop Staff 1. Mempersiapkan peralatan untuk mendukung kegiatan produksi. 2. Sebagai operator yang akan ditugaskan untuk melakukan kegiatan produksi. q. Machine and Utility Maintenance Staff 1. Melakukan kegiatan pemeliharaan mesin produksi secara harian, mingguan, dan bulanan. 2. Melakukan kegiatan perbaikan mesin produksi sesuai dengan permintaan dari Production Manager. 3. Mengacu kepada Daftar Spare Part sebagai pedoman standar penggantian parts mesin. r. Production Planning and Control Staff 1. Membuat jadwal kegiatan produksi dan pengadaan bahan baku. 2. Melakukan kontrol terhadap kegiatan produksi berjalan. 3. Membuat evaluasi hasil produksi dan hasil penjualan.
57 4. Menghitung standar kerja karyawan berdasarkan masukan dari Production Manager atau pengamatan langsung. s. Quality Assurance Staff 1. Melakukan pengawasan atas kualitas produk yang dihasilkan. 2. Menjamin kualitas hasil produk sesuai dengan standar kebutuhan pelanggan. 3. Membuat rencana standar mutu produk yang dihasilkan. t. Stamping Staff 1. Merencanakan sistem kerja produksi stamping dan instruksi kerja proses stamping. 2. Melakukan kontrol terhadap jalannya produksi stamping. 3. Menjamin kualitas produk yang dihasilkan. u. Welding Staff 1. Merencanakan sistem kerja produksi welding dan instruksi kerja proses welding. 2. Melakukan kontrol terhadap jalannya produksi welding. 3. Melakukan evaluasi kerja operator mesin welding. 4. Memberikan laporan kerja kepada Welding Manager. v. Painting Staff
58 1. Merencanakan sistem kerja produksi painting dan instruksi kerja proses painting. 2. Melakukan kontrol terhadap jalannya produksi painting. 3. Melakukan evaluasi kerja operator mesin painting. 4. Memberikan laporan kerja kepada Painting Manager. 3.2 Gambaran Sistem Berjalan 3.2.1 Kebijakan Umum Kepegawaian a. Status Karyawan 1. Karyawan tetap dipekerjakan oleh perusahaan tanpa ada batasan jangka waktu bekerja. 2. Buruh pabrik dipekerjakan oleh perusahaan untuk jangka waktu terbatas. b. Waktu Kerja Karyawan Senin s.d Jumat: pukul 08:00 17:00 Sabtu dan Minggu / hari libur: sesuai jadwal yang telah ditentukan pada Surat Perintah Lembur. c. Waktu Kerja Buruh Senin s.d Jumat: Shift 1: pukul 08:00 17:00 Shift 2: pukul 20:00 05:00 Sabtu dan Minggu / hari libur: sesuai jadwal yang telah ditentukan pada Surat Perintah Lembur. d. Tata Tertib Perusahaan 1. Tata Tertib Karyawan Masuk
59 1) Karyawan datang sebelum jam masuk yang telah ditentukan. 2) Berpakaian rapi dan berambut rapi. 3) Berjalan pada jalur yang telah ditentukan 2. Tata Tertib Penggunaan Loker 1) Pintu ruangan loker dibuka pada 07.00 s.d 08.00 dan 12.00 s.d 12.45 2) Dilarang membuang sampah di ruang loker. 3) Karyawan produksi wajib menyimpan tas dan tidak membawa rokok, korek api, serta makanan ke dalam ruang produksi. 3. Tata Tertib Parkir 1) Kendaraan harap di parkir pada jalur yang telah ditentukan. 2) Dilarang parkir menutup jalur masuk sebelum lajur tempat parkir penuh. 4. Tata Tertib Di Ruang Kerja 1) Karyawan wajib berpakaian seragam, bersepatu, dan berambut rapi. 2) Bekerja sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP). 3) Karyawan wajib menggunakan APDI (Alat Perlindungan Diri) yang telah diberikan. 5. Tata Tertib Istirahat 1) Waktu istirahat ditandai dengan bunyi alarm. Senin s.d Kamis : 12.00 s.d 12.45 Jumat : 11.30 s.d 13.00 Sabtu, Minggu / hari libur : 12.00 s.d 13.00 2) Karyawan wajib makan di tempat yang telah ditentukan.
60 6. Tata Tertib Penggunaan MCK 1) Gunakan MCK dengan sebaik-baiknya sesuai kebutuhan. 2) Karyawan wajib menjaga kebersihan MCK. 7. Tata Tertib Pulang Kerja 1) Karyawan meninggalkan tempat kerja ditandai dengan bunyi alarm. 2) 10 menit sebelum pulang wajib menjalankan 5 S. Seiri Seiton Seiso Seiketsu Shitsuke : Ringkas : Rapi : Resik : Rawat : Rajin 3) Karyawan wajib menjalankan check body oleh petugas keamanan 8. Aturan Umum 1) Karyawan wajib menjalankan pekerjaan dengan sebaik-baiknya, berusaha meningkatkan prestasi kerja demi kemajuan perusahaan. 2) Karyawan wajib mematuhi semua peraturan dan ketentuan yang berlaku, baik tertulis maupun tidak tertulis. 3) Karyawan wajib menjaga harta milik perusahaan, dilarang memiliki, membawa pulang, merusak, ataupun meminjam tanpa ijin tertulis dari perusahaan. 4) Karyawan wajib menjalin kerjasama yang harmonis, baik di perusahaan maupun di lingkungan masyarakat. 9. Tindakan atas Pelanggaran Tata Tertib Perusahaan
61 1) Karyawan yang melakukan pelanggaran tata tertib perusahaan, akan mendapatkan surat peringatan tertulis yang terdiri dari Surat Peringatan I, Surat Peringatan II, dan Surat Peringatan III. 2) Apabila karyawan tidak masuk kerja tanpa alasan yang dapat dipertanggungjawabkan pada saat masa cuti berakhir, dianggap telah mengundurkan diri. 3) Apabila karyawan tidak masuk kerja tanpa alasan yang dapat dipertanggungjawabkan pada saat masa ijin berakhir, dianggap telah mengundurkan diri. 3.2.2 Kebijakan Penggajian yang Diterapkan a. Gaji Pokok Setiap karyawan menerima gaji setiap bulan. Besarnya gaji yang diterima berdasarkan dengan jenis pekerjaan, keahian, dan prestasi. Untuk buruh, menerima gaji sebesar UMP (Upah Minimum Propinsi) yang telah ditetapkan pemerintah. b. Uang Lembur Uang lembur diterima karyawan apabila melakukan kerja lembur sesuai dengan Surat Perintah Lembur dari atasan. 1) Perhitungan uang lembur pada hari kerja Tabel 3.1 Perhitungan Uang Lembur Pada Hari Kerja Jam Lembur Upah per jam upah jam selanjutnya Perhitungan 1,5 x 1/173 x upah sebulan 2x 1/173 x upah sebulan
62 2) Perhitungan uang lembur pada hari libur Tabel 3.2 Perhitungan Uang Lembur Pada Hari Libur Jam Lembur 5 hari kerja per minggu Ketentuan Perhitungan 8 jam pertama 2 kali upah / jam Jam ke-9 3 kali upah / jam Jam ke-10 s.d jam ke-11 4 kali upah / jam 8 jam x 2 x 1/173 x upah sebulan 1 jam x 3 x 1/173 x upah sebulan 1 jam x 4 x 1/173 x upah sebulan Dasar perhitungan uang lembur yang berlaku di perusahaan terdiri dari upah pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap sebesar 75% upah sebulan. c. Tunjangan 1) Tunjangan Hari Raya Keagamaan (THR) THR wajib diberikan kepada karyawan 1 minggu sebelum hari raya keagamaan. Besarnya THR ditentukan oleh (1) pekerja dengan masa kerja 12 bulan secara terus menerus atau lebih sebesar 1 bulan gaji pokok dan (2) pekerja dengan masa kerja dibawah 12 bulan diberikan secara proporsional sesuai masa kerja, yaitu gaji pokok 1 bulan dibagi 12 dikalikan dengan lama masa kerja. 2) Tunjangan Jabatan Tunjangan jabatan diberikan kepada karyawan yang menempati jabatan struktural dalam perusahaan.
63 3) Tunjangan Transportasi Tunjangan transportasi bersifat variabel yang diberikan oleh perusahaan untuk mendukung kegiatan operasional. 4) Tunjangan Kesehatan dan Pengobatan Karyawan mendapat fasilitas tunjangan JAMSOSTEK. Tunjangan yang diberikan berupa Jaminan Pemeliharaan Kesehatan (JPK). Jaminan ini membantu karyawan mengatasi masalah kesehatan. Mulai dari pencegahan, pelayanan di klinik kesehatan, rumah sakit, dan pengobatan. Besarnya jaminan dipotong dari gaji pokok. Sebagai informasi, iuran JPK yang dibayarkan oleh perusahaan kepada PT. JAMSOSTEK adalah sebesar 6% dari upah bagi tenaga kerja yang sudah berkeluarga. Sedangkan bagi tenaga kerja yang belum berkeluarga sebesar 3% dari upah. Dasar perhitungan iuran JPK dari upah setinggi-tingginya Rp 3.080.000. 3.2.3 Prosedur Penggajian Berjalan a. Pencatatan Waktu Hadir Karyawan Karyawan diwajibkan melakukan absen 2 kali setiap hari yaitu pada saat jam masuk dan jam pulang kerja. Karyawan melakukan absen dengan menandatangani Kertas Absen. Personal and General Affair Staff membuat Rekap Absensi berdasarkan Kertas Absen. Setiap tanggal 21, Personal and General Affair Staff membuat Rekap Absensi bersama dengan Laporan Lembur sebagai data pendukung perhitungan gaji. Prosedur pencatatan waktu hadir karyawan digambarkan dalam gambar 3.2.
64 b. Pencatatan Waktu Hadir Buruh Buruh diwajibkan melakukan absen 2 kali setiap hari yaitu pada saat jam masuk dan jam pulang kerja. Buruh melakukan absen dengan menandatangani Kertas Absen. Personal and General Affair Staff membuat Rekap Absensi berdasarkan Kertas Absen. Setiap tanggal 21, Personal and General Affair Staff membuat Rekap Absensi bersama dengan Laporan Lembur sebagai data pendukung perhitungan upah. Prosedur pencatatan waktu hadir buruh digambarkan dalam gambar 3.3. c. Prosedur Kerja Lembur Pelaksanaan kerja lembur berdasarkan pengamatan dari manager bagian. Manager bagian yang akan mengajukan kerja lembur, mengisi Surat Perintah Lembur yang terdiri dari 2 rangkap. Surat tersebut diserahkan kepada Department Head untuk melakukan persetujuan. Setelah disetujui, rangkap 1 diserahkan kepada manager bagian dan rangkap 2 diserahkan kepada Personal and General Affair Staff untuk membuat Laporan Lembur. Prosedur kerja lembur digambarkan dalam gambar 3.4
Gambar 3.2 Activity Diagram Pencatatan Waktu Hadir Karyawan 65
Gambar 3.3 Activity Diagram Pencatatan Waktu Hadir Buruh 66
Gambar 3.4 Activity Diagram Prosedur Kerja Lembur 67
68 d. Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah Perhitungan gaji dilakukan setiap tanggal 21. Personal and GA Staff melakukan perhitungan gaji dengan menggunakan data pendukung seperti Laporan Absensi Harian, Rekap Absensi, dan Laporan Lembur. Komponen gaji terdiri dari gaji pokok, iuran JPK, THR, tunjangan, uang lembur, dan potongan PPh 21. Semua data terkait komponen gaji akan dihitung oleh Personal and GA Staff. Perhitungan upah buruh pabrik berdasarkan UMP ( Upah Minimum Propinsi ) Jawa Barat. Personal and GA Staff akan menghitung upah, uang lembur, tunjangan, dan potongan PPh 21. Setelah selesai dihitung, maka komponen gaji dan upah tersebut dibuat menjadi Daftar Gaji dan Daftar Upah, dan diserahkan kepada Personal & General Affair Manager untuk diotorisasi. Setelah diotorisasi, Personal & General Affair Manager menyerahkan Daftar Gaji dan Daftar Upah tersebut kepada Finance Manager untuk diotorisasi. Setelah diotorisasi, Finance Staff menyerahkan Daftar Gaji ke bank untuk ditransfer ke rekening karyawan. Daftar Upah diserahkan kepada Finance Staff untuk menyiapkan uang tunai bagi buruh pabrik. Personal & GA Staff menyiapkan Slip Gaji dan Slip Upah, dan diotorisasi oleh Personal & GA Staff bersama uang tunai untuk diserahkan kepada karyawan dan buruh. Prosedur perhitungan gaji dan upah berjalan digambarkan dalam gambar 3.5.
Gambar 3.5 Activity Diagram Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah 69
70 3.3 Kelemahan Sistem Berjalan dan Usulan a. Perhitungan gaji dan upah dalam sistem berjalan tidak dapat dilakukan dengan baik yang dapat menimbulkan ketidaktepatan atas hasil perhitungan gaji dan upah Proses perhitungan gaji dan upah yang berjalan saat ini, dirasa sudah tidak dapat dilakukan dengan baik karena saat ini karyawan memiliki jumlah karyawan sebanyak 295 orang, terdiri dari 93 karyawan dan 202 buruh pabrik. Resiko yang timbul dari proses perhitungan gaji dan upah berjalan yaitu informasi pada daftar gaji dan daftar upah tidak akurat. Jumlah komponen gaji dan upah yang kompleks dapat menimbulkan kesalahan seperti terjadinya lebih atau kurang bayar atas gaji dan upah. Selain itu, jumlah pajak yang dibayarkan kepada pemerintah dapat tidak sesuai dengan jumlah seharusnya dibayarkan. Usulan atas permasalahan tersebut: merancang sistem perhitungan gaji dan upah secara terkomputerisasi sehingga informasi yang diperlukan mudah diakses. Diharapkan dengan penerapan sistem ini, hasil perhitungan gaji dan upah dapat diperoleh secara akurat. b. Kegiatan lembur tidak tercatat dengan tepat Kegiatan lembur yang selama ini terjadi di perusahaan, dicatat dalam Surat Perintah Lembur. Setiap bulan, Laporan Lembur dibuat berdasarkan Surat Perintah Lembur yang telah diarsip. Resiko yang dapat terjadi adalah Surat Perintah Lembur hilang, sehingga beberapa kegiatan lembur bisa terlewatkan dan tidak dihitung. Hal ini dapat merugikan karyawan dan buruh, karena tidak mendapatkan hak uang lembur sesuai jumlah kegiatan lembur yang telah terjadi.
71 Usulan atas permasalahan tersebut: merancang sistem pencatatan lembur yang terintegrasi dengan Surat Perintah Lembur sehingga kegiatan lembur dapat tercatat dengan tepat. Sistem dapat menampilkan transaksi lembur sesuai dengan periode yang diinginkan, dan mencetak Laporan Lembur.