BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Latar Belakang Perusahaan Dunia kita membutuhkan konsumsi energi yang semakin meningkat untuk sumber daya ekonomi kita. Sumber dominan energi dunia berasal dari pasokan minyak mentah dan gas alam yang terbatas, karena sumber-sumber akan habis pada akhirnya. Telah ada urgensi seluruh dunia untuk mengembangkan dan mencari sumber energi alternatif yang bersih dan tak terbatas. Energi bersih dan tak terbatas seperti air, angin dan tenaga surya dapat dimanfaatkan untuk sumber daya ekonomi kita. Pada bulan Agustus 2011, PT. Sun Power, didirikan untuk memenuhi kebutuhan yang semakin meningkat untuk solusi energi bersih dan untuk pembaharuan tenaga surya dan meningkatkan kualitas hidup bagi masyarakat di Indonesia. PT. Sun Power adalah perusahaan yang bergerak dibidang pengadaan tenaga surya yang memiliki pemegang saham antara lain pemerintah dan konsumen. Perusahaaan ini menawarkan beberapa produk, yaitu : a. Lampu Jalan LED yang didukung oleh tenaga surya/angin b. Peralatan listrik yang memakai tenaga surya seperti, lampu dan tv c. Sistem penyimpanan energi (baterai). d. Pompa air tenaga surya e. Sistem generator surya berskala besar f. Inverter g. Controller 52
53 Adapun target pemasaran PT. Sun Power, yaitu : a. Domestik dan Internasional b. Perkembangan komersial c. Penyedia Telekomunikasi d. Remote Area 3.2 Visi, Misi dan Target Pasar 3.2.1 Visi Perusahaan Untuk Menjadi perusahaan terkemuka di Indonesia yang bergerak dibidang solusi integrasi energi bersih yang efisien, profesional, dan dengan pangsa pasar terbesar. 3.2.2 Misi Perusahaan Misi dari PT. Sun Power adalah : 1. Mengelola perusahaan dibidang energi baru dan terbarukan yang berorientasi pada kepuasan pelanggan, perusahaan, dan pemegang saham. 2. Untuk memberikan kualitas produk, layanan dan solusi dengan cara yang efektif, inovatif dan biaya untuk pelanggan. 3. Menciptakan inovasi produk yang bermanfaat bagi masyarakat, khususnya masyarakat pedesaan, pesisir pantai, dan daerah terpencil yang akan meningkatkan kesejahteraannya. 4. Mendukung program Pemerintah mengenai penghematan energi dan ramah lingkungan. Untuk menyediakan lingkungan yang dinamis dan menantang bagi karyawan.
54 5. Menyediakan produk pusat listrik tenaga surya yang berbasis pada teknologi baru, efisien, dan handal. 3.2.3 Target Pasar Target pasar lebih mengutamakan pasaran domestik atau dalam negeri, dan juga melayani pemesanan dari seluruh Indonesia. Saat ini PT. Sun Power juga sedang mengembangkan diri ke dalam pasar internasional yang lebih mumpuni dan elit. Gambar 3.1 Target Pasar 3.3 Struktur Organisasi Struktur organisasi dapat mempengaruhi motivasi dan semangat kerja karyawan, yang secara tidak langsung dapat mempengaruhi proses-proses yang terjadi di dalam suatu perusahaan. Struktur organiasai adalah kerangka susunan menurut pola tertentu yang terdiri dari bermacam-macam fungsi,
55 dengan urutan dan organisasi tersebut. Dengan demikian, diharapkan tenaga kerja yang ada dapat bekerja sesuai dengan keahlian masing-masing. Struktur organisasi penting untuk diketahu karena : 1. Struktur organisasi mengandung delegasi tugas. 2. Struktur organisasi menentukan tanggung jawab dari jabatan seseorang. Jadi dengan adanya struktur organisasi tersebut, masing-masing bagian akan dapat mengetahui apa wewenangnya dan kepada siapa bertanggung jawab. Struktur organisasi sangat penting untuk dapat mewujudkan hubungan kerjasama antar bagian atau fungsi. Dengan adanya pembagian tugas dan wewenang yang baik, setiap pekerjaan dapat dilaksanakan dengan cara yang efisien. Tanpa struktur organisasi yang jelas, maka akan sulit bagi perusahaan untuk menjalankan kebijakan-kebijakan yang ditetapkan oleh pihak manajemen.
56 Gambar 3.2 Struktur Organisasi 3.4 Wewenang dan Tanggung Jawab Berikut ini adalah deskripsi tugas dan tanggung jawab masing-masing jabatan berdasarkan struktur organisasi yang digambarkan pada sub bab sebelumnya, antara lain: 1. Director a. Membuat kebijakan-kebijakan untuk perusahaan. b. Mengambil keputusan yang penting dalam menjalankan perusahaan. c. Memimpin perusahaan. d. Menerima laporan dari setiap bagian staf dalam hal perkembangan bulanan. e. Mengarahkan para staf untuk mencapai target, visi dan misi perusahaan.
57 2. Corporate Secretary a. Membuat jadwal harian director. b. Menerima segala informasi dari para staf jika director tidak ada ditempat. c. Mencatat semua hasil rapat. 3. Engineering and Construction a. Melakukan maintenance pada komputer. b. Melakukan research and development. 4. Financial Services a. Membuat perencanaan budget. b. Mendokumentasikan semua transaksi, aset perusahaan dan dokumen. c. Membuat dan menganalisa anggaran bulanan. d. Bersama director menentukan sistem penggajian. 5. Business Planning and Development a. Membuat program kerja. b. Merancang rencana promosi. c. Membuat laporan kerja bulanan. d. Melakukan penjualan dan pemasaran. 6. Administrative a. Melakukan pendataan karyawan. b. Menseleksi dan memberikan penilaian pada karyawan. c. Memberikan pelatihan terhadap karyawan baru. d. Penasehat hukum. 7. Logistics and Planning a. Memilih sistem transportasi yang tepat pada perusahaan.
58 b. Melakukan mengecekan inventory secara berkala. c. Menangani packaging barang. 3.5 Sistem Yang Sedang Berjalan 1. Prosedur Pembelian Pembelian barang terbagi atas berbagai jenis, diantaranya lampu LED, lampu PJU, panel surya, inverter, baterai dan kontroler. Pembelian barang ini dapat dilakukan oleh director dan staf yang berwewenang. Biasanya perusahaan akan menghubungi supplier untuk melihat barang yang tersedia. Setelah barang datang, kemudian dilakukan pengecekan dan dikemas oleh karyawan bagian pengepakan. Selanjutnya barang disimpan di gudang untuk menjadi stok.
Gambar 3.3 Flowchart Pembelian 59
60 2. Prosedur Penjualan Saat ini penjualan barang dapat dilakukan melalui email, telepon atau datang langsung ke perusahaan. Biasanya penjualan dimulai dari pemesanan terlebih dahulu, lalu pihak perusahaan akan mengecek barang. Apabila barang tersebut tersedia, maka pihak perusahaan akan mengkonfirmarsikan kepada pelanggan. Jika tidak tersedia, pihak perusahaan harus memesan barang tersebut kepada supplier dan membutuhkan waktu kurang lebih dua minggu. Setelah itu, pembayaran dapat dilakukan langsung ditempat atau melalui rekening bank. Dari perusahaan, barang yang dipesan akan dilakukan pengecekan terlebih dahulu sebelum proses pengiriman kepada pelanggan.
Gambar 3.4 Flowchart Penjualan 61
62 3. Prosedur Back Order Back order adalah jumlah sebagian pesanan dari pembeli yang tidak dapat dipenuhi penjual pada waktu yang diminta oleh pembeli. Dengan kata lain back order merupakan sisa pesanan barang dari pembeli yang dikirim kemudian setelah tanggal yang ditentukan berdasarkan persetujuan pihak pembeli. Back order terjadi karena disebabkan jumlah barang yang tersedia lebih sedikit dari jumlah pesanan yang diminta oleh pembeli sehingga terjadi kekurangan barang. Jika terdapat back order, maka perusahaan akan mengirimkan surat back order kepada pembeli sebagai pemberitahuan dan konfirmasi untuk kekurangan barang yang belum bisa dipenuhi. 3.6 Infrastuktur IT dan Kondisi Aktual 3.6.1 Hardware Pada PT. Sun Power terdapat sebelas unit komputer dan empat unit laptop yang beroperasi. Masing-masing komputer dan laptop yang berupa : 1. Satu unit komputer dan laptop digunakan oleh director. 2. Satu unit komputer digunakan oleh sekretaris. 3. Dua unit komputer digunakan oleh staf keuangan. 4. Dua unit komputer dan dua unit laptop digunakan oleh staf marketing. 5. Satu unit komputer digunakan oleh staf IT. 6. Empat unit komputer digunakan oleh karyawan operasional. Terdapat koneksi internet dengan kecepatan 1GB dan dibagi kepada semua komputer dengan penggunan switch dan wireless router.
63 3.6.2 Software Sistem Operasi yang digunakan dalam unit komputer adalah Microsoft Windows 7 64 bit. Terdapat aplikasi berupa Mozilla Firefox, Google Chrome sebagai aplikasi internet dan Microsoft Office 2010 digunakan untuk membuat laporan dan segala keperluan dokumen. 3.6.3 Kondisi Aktual Dalam perusahaan ini terdapat dua puluh karyawan termasuk director dan belum termasuk karyawan yang freelance. Rincian daftar karyawan sebagai berikut : Tabel 3.1 Daftar Karyawan Jabatan Jumlah Karyawan Direktur 1 Sekretaris 1 Staf Keuangan 2 Staf Marketing 3 Staf IT 1 Staf Operasional 4 3.7 Analisis Kebutuhan Informasi Sebagai sebuah perusahaan yang bergerak dibidang solar energy, PT. Sun Power menyadari bahwa keperluan data infromasi sangat penting dalam proses pengambilan keputusan yang tepat, akurat, dan cepat untuk kemajuan perusahaannya.
64 Untuk membantu director agar dapat melakukan penganalisaan informasi secara akurat dan efektif, maka diperlukan sebuah cara penyajian data ataupun informasi yang jelas dan mudah dimengerti oleh pihak-pihak yang bersangkutan. Penyajian informasi tersebut dapat berupa laporan ringkas yang di dalamnya berisi informasi atau data yang jelas, akurat, terintegrasi dan terkendali, sehingga dengan adanya hal tersebut membuat director menjadi lebih mudah dalam menentukan langkah-langkah yang harus dijalankan dan menghasilkan sebuah keputusan yang tepat bagi kemajuan perusahaan. Berikut informasi yang dibutuhkan : 1. Informasi pembelian barang 2. Informasi penjualan barang 3. Sistem transaksi online 4. Data-data karyawan 5. Data-data pemasok 6. Data-data barang 3.8 Analisis Permasalahan Yang Dihadapi Permasalahan yang muncul di PT. Sun Power, yaitu : 1. Kurangnya sistem informasi berupa website. 2. Sistem penjualan pada PT. Sun Power yang ada saat ini kurang efisien karena tidak adanya website sehingga proses penjualan dilakukan secara manual, akibatnya transaksi berjalan lambat. 3. Pengelolaan dan kualitas informasi kurang efektif.
65 4. Segala informasi mengenai PT. Sun Power belum dikenal dan ditampilkan di dunia internet. 3.9 Alternatif Pemecahan Masalah Untuk mengatasi masalah yang ada pada sistem yang berjalan pada PT. Sun Power, maka dibuatlah suatu jalan keluar dari masalah-masalah tersebut yaitu dengan pembangunan suatu sistem basis data berbasis web dimana sistem ini mampu menyimpan data-data pembelian dan penjualan dari PT. Sun Power. Dengan adanya sistem basis data ini, maka PT. Sun Power dapat melakukan pendataan dari pembelian dan penjualan yang ada dengan lebih mudah, cepat dan tepat. Dimana data pembelian dan penjualan dapat di input, edit, dan update ke basis data secara online karena basis data yang dibuat berbasis web. Selain untuk pendataan, aplikasi yang dibuat juga memungkinkan pelanggan untuk memesan barang secara online melalui web yang dibuat.