MUKA SURAT : 1/5 P E N T A D B I R A N P E P E R I K S A A N Arahan Kerja ini diguna pakai oleh Pengarah IPG, Timbalan Pengarah IPG, Ketua Jabatan HEP,Setiausaha Akademik, Ketua Jabatan Akademik, Ketua Unit Peperiksaan Dan Penilaian IPG, Ketua Unit Praktikum, dan Ketua Unit Kokurikulum A 1.0 SEBELUM Pengarah (a) Menerima jadual waktu peperiksaan dan bahan peperiksaan bertulis dari KPP JPPS IPGM (b) Melantik Pemantau, Ketua Pengawas, Penolong ketua Pengawas untuk mengawas peperiksaan (c) Memberi taklimat peperiksaan kepada semua Ketua Pengawas, Penolong ketua pengawas, dan pengawas (d) Melantik Ketua Pemeriksa, dan pemeriksa bagi skrip jawapan peperiksaan 2.0 Ketua Penolong Pengarah Jabatan Pengurusan Peperiksaan dan Senat IPGM (a) Menyediakan dan menyelaras jadual kerja dan jadual waktu peperiksaan bagi semua kursus. (b) Memastikan jadual waktu peperiksaan dan bahan peperiksaan bertulis disediakan dan dihantar kepada semua Pengarah IPG. 3.0 Ketua Unit Peperiksaan Dan Penilaian IPG 3.1 Menyediakan Jadual Pengawasan Peperiksaan (a) Menerima Jadual Kerja Peperiksaan daripada Jabatan Pengurusan Peperiksaan dan Senat IPGM pada awal setiap semester. (b) Mengedarkan salinan Jadual Kerja Peperiksaan Jabatan Pengurusan Peperiksaan dan Senat IPGM, kepada Ketua Jabatan/Ketua Unit (c) Merangka draf Jadual Kerja Peperiksaan peringkat IPG dengan mengambil kira takwim IPG
MUKA SURAT : 2/5 (d) Menerima Jadual Waktu Peperiksaan muktamad daripada Jabatan Pengurusan Peperiksaan dan Senat IPGM (e) Semak dan susun Jadual Waktu Peperiksaan mengikut opsyen yang terlibat (f) Menyediakan draf jadual pengawasan peperiksaan dengan mengambil kira perkara-perkara berikut: i. Jadual peperiksaan Muktamad ii. Senarai nama pensyarah setiap jabatan iii. Dewan dan bilik peperiksaan iv. Inden kertas peperiksaan untuk mengetahui bilangan calon dan bilangan pengawas yang diperlukan. Nisbah antara Calon dengan Pengawas (tidak termasuk Ketua Pengawas) adalah seperti berikut: - Jika di dewan, 30:1 (Minimum dua orang). Tidak Termasuk Ketua Pengawas - Jika di bilik peperiksaan 30:2 (Seorang daripadanya Ketua ik Peperiksaan). v. Menyediakan jadual pengawasan peperiksaan yang muktamad vi. Menyediakan surat pelantikan Ketua Pengawas dan Pengawas vii. Mendapatkan pengesahan dan tandatangan Pengarah viii. Mengedarkan surat pelantikan Ketua Pengawas dan Pengawas serta jadual pengawasan peperiksaan 3.2 Mengurus Penerimaan Kertas Soalan/Bahan Peperiksaan (a) Memeriksa bungkusan/kotak dan memastikan bilangan bungkusan/kotak akur dengan slip pengiriman (b) Membuka bungkusan/kotak berkenaan di dalam bilik kebal dengan tujuan i. Menyemak bagi memastikan bahawa semua sampul kertas soalan dan SP/bahan peperiksaan dalam keadaan sempurna dan akur dengan surat iringan ii. Menyusun sampul-sampul kertas soalan di dalam bilik kebal dan dilabelkan menurut jadual waktu peperiksaan iii. Jika terdapat sebarang keraguan pada sampul kertas soalan dan SP atau bahan peperiksaan tersebut, KUPP/Penolongnya hendaklah melaporkannya kepada KPP JPPS iv. Merekodkan bahan yang dimasukkan dalam bilik kebal
MUKA SURAT : 3/5 3.3 TAKLIMAT 3.3.1 Taklimat Peperiksaan Kepada Calon: (a) (b) (c) (d) (e) Merancang taklimat untuk semua calon peperiksaan (Penentuan tarikh, masa dan tempat yang dapat menghimpunkan semua yang terlibat). Menempah kemudahan untuk taklimat (seperti Dewan Kuliah, OHP, Projektor LCD, skrin dan seumpamanya). Memberi Taklimat Kepada Calon Merekodkan kehadiran calon menurut kumpulan Mengedarkan slip menduduki peperiksaan kepada semua calon 3.3.2 Taklimat Peperiksaan Kepada Ketua Pengawas Dan Pengawas (a) (b) (c) (d) Merancang taklimat pengawasan peperiksaan (penentuan tarikh, masa dan tempat). Menempah kemudahan untuk taklimat (seperti Dewan Kuliah LCD, skrin dan seumpamanya Mengedarkan surat taklimat peperiksaan kepada semua yang terlibat dengan pengawasan Menyediakan data untuk pengurusan pentadbiran peperiksaan B. SEMASA 1.0 TINDAKAN KETUA UNIT DAN PENILAIAN IPG (a) Mengeluarkan bahan peperiksaan dari bilik kebal sebelum peperiksaan. (b) Menyerah dan merekodkan bahan peperiksaan dan Laporan Peperiksaan yang mengandungi Laporan Pengawasan dan Laporan Penyelewengan kepada KPw (LAM-PT-07-04 dan LAM-PT-07-05) (c) Menyimpan skrip jawapan ke dalam bilik kebal 2.0 TINDAKAN KETUA PENGAWAS (a) Menerima dan merekodkan bahan peperiksaan yang diterima dari KUPP (b) Memberikan taklimat ringkas tentang tugas-tugas pengawasan peperiksaan bagi sesi itu kepada semua Pengawas (c) Mengarahkan Pengawas (mengikut keperluan) bersedia di pintu masuk untuk memerhatikan calon-calon masuk ke dewan/ bilik peperiksaan. Pastikan bahawa tiada apa-apa bahan yang terlarang dibawa masuk oleh
MUKA SURAT : 4/5 calon (d) Mengedarkan kertas jawapan dan bahan-bahan lain yang berkaitan ke setiap meja calon (e) Mengarahkan calon masuk ke dewan/ bilik peperiksaan dan mengambil tempat masing-masing dengan tertib dan berdisiplin (f) Ketua Pengawas memberikan taklimat ringkas tentang sesi peperiksaan yang akan dijalankan kepada semua calon Antara perkara-perkara yang perlu disebutkan ialah: - Kertas Peperiksaan bagi sesi berkenaan. - Tarikh dan masa peperiksaan - Minta calon meletakkan Kad Pengenalan / Kad Matrik / slip menduduki peperiksaan di sudut kanan atas meja masing-masing. - Peringatkan calon tentang larangan membawa masuk bahan atau peralatan elektronik yang tidak dibenarkan. (g) Membuka sampul kertas peperiksaan di hadapan calon (h) Menandatangani sampul kertas soalan yang baru dibuka. (i) Mencatat nama dan tandatangan Ketua Pengawas serta Pengawas yang menyaksikan pembukaan sampul kertas berkenaan. (j) Ketua Pengawas / pengawas mengira kertas soalan dan mengedarkannya kepada semua calon (k) Membacakan beberapa maklumat penting dalam tempoh 10 minit sebelum peperiksaan dimulakan (l) Mengumumkan bahawa semua calon boleh mula menjawab soalan peperiksaan sekarang dan berhenti pada masa yang telah ditetapkan. Pastikan jam rasmi di dewan/ bilik peperiksaan selaras dengan pengumuman yang dibuat (m) Apabila tiba masa peperiksaan berakhir, hendaklah mengumumkan bahawa: - Masa untuk menjawab soalan-soalan telah tamat. - Calon-calon diminta berhenti menulis dan menyediakan kertas jawapan untuk dikutip.
MUKA SURAT : 5/5 - Calon-calon tidak dibenarkan meninggalkan Dewan / bilik peperiksaan sehingga diarahkan berbuat demikian. - Mengarahkan semua calon keluar daripada dewan/ bilik peperiksaan setelah perkara di atas dilaksanakan, melalui satu atau dua pintu yang diawasi. (n) Menyerah semua skrip jawapan, kertas soalan, JMK, kertas jawapan yang tidak digunakan/rosak, laporan penyeliaan, kunci dewan / bilik peperiksaan(jika ada) dan alat tulis kepada KUPP Merekodkan bahan dan skrip jawapan yang diserahkan kepada KUPP 3.0 TINDAKAN PENGAWAS (a) Menyemak butiran calon dan menandakan kehadiran dengan menggunakan borang Jadual Markah dan Kedatangan (JMK) (b) memberi perhatian kepada tugas pengawasan peperiksaan (c) Jika terdapat kesilapan dalam kertas soalan peperiksaan, biarkan kertas soalan itu sebagaimana adanya. Penyelarasan akan dibuat semasa pemeriksaan skrip dijalankan. (d) Membantu calon yang memerlukan alat tulis dan kertas jawapan tambahan dan memastikan calon tidak berkomunikasi sesama mereka. (e) Mengutip kertas jawapan mengikut angka giliran. (f) Membilang kertas jawapan yang dikutip untuk memastikan ia tersusun menurut angka giliran dan bilangannya akur dengan JMK (g) Mengutip: - Kertas soalan - Kertas jawapan yang tidak digunakan; dan - Kertas jawapan yang rosak. Pastikan bahawa calon tidak membawa keluar kertas jawapan peperiksaan sama ada yang kosong atau pun yang telah bertulis.