1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Persaingan usaha yang semakin luas dalam dunia bisnis di berbagai bidang usaha, mengakibatkan koperasi harus dapat memanfaatkan perkembangan Teknologi Informasi (TI) secara tepat agar koperasi dapat lebih bersaing untuk mencapai tujuan koperasi. Sistem informasi saat ini menjadi suatu kebutuhan dasar bagi sebuah organisasi, baik yang skala besar maupun kecil. Informasi dapat meningkatkan daya saing, efektivitas kerja dan efisiensi serta peningkatan performa kinerja dari koperasi. Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas merupakan sebuah badan usaha yang dibentuk dengan tujuan meningkatkan kesejahteraan anggotanya. Koperasi ini beranggotakan para pegawai yang bekerja di lingkungan Sekretariat Jenderal Depdiknas. Sebagai suatu badan usaha, Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas membutuhkan informasi yang tepat cepat dan akurat untuk mendukung pengurus koperasi dalam melaksanakan usahanya. Untuk itu dalam menunjang usahanya Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas memerlukan sistem yang baik, terutama dalam sistem penjualan kredit dan piutang usaha.
2 Sistem penjualan kredit dan piutang usaha pada Koperasi pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas sampai saat ini masih menggunakan sistem manual. Sistem informasi penjualan kredit dan piutang usaha yang belum menggunakan sistem berbasis komputerisasi ini memungkinkan timbulnya berbagai masalah, seperti: pencatatan yang sering tidak balance antara kwitansi yang diberikan pada pelanggan dengan pencatatan yang disimpan oleh ketua koperasi, laporan keuangan yang banyak terjadi kesalahan didalamnya, hutang yang tidak terkontrol dan tidak didefinisikan dengan baik pada pegawai. Penggunaan sistem berbasis komputerisasi yang lebih baik sangat diperlukan, dan diharapkan dapat membantu dalam proses pengolahan data penjualan kredit serta piutang usaha pada Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas sehingga dapat menyajikan kebutuhan akan data dengan cepat dan akurat. Bertitik tolak pada uraian tersebut diatas, maka diketengahkan penyusunan Skripsi ini dengan judul ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG USAHA PADA KOPERASI PEGAWAI SEKRETARIAT JENDERAL DEPDIKNAS.
3 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup pembahasan adalah Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha pada Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas, yaitu di mulai dari terjadinya transaksi penjualan kredit sampai dengan pelunasan dari penjualan tersebut, yang meliputi: prosedur penerimaan pengajuan penjualan kredit, penyerahan barang, pembuatan laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi (total daftar tagihan barang seluruh biro), penagihan piutang barang, dan penghimpunan kas piutang barang. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Membantu mengevaluasi efektivitas sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas dengan mengidentifikasikan masalah dan kelemahan pada sistem penjualan kredit yang sedang berjalan. 2. Memberikan rekomendasi dengan merancang sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha pada Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas untuk mengurangi risiko dari permasalahan yang muncul dalam sistem penjualan kredit dan meningkatkan aktivitas bisnis, khususnya dibidang penjualan yang bersifat kredit. Contohnya: a. Merekam data order penjualan secara tepat dan cepat. b. Memverifikasi pelanggan. c. Merekam dan mengklasifikasikan penerimaan kas.
4 d. Memposting penjualan dan penerimaan kas pada pelanggan yang tepat. e. Menjaga uang kas sampai disimpan. Manfaat dari penelitian ini adalah: Bagi penulis: Membantu penulis memahami sebuah kerangka kerja suatu sistem, khususnya sistem informasi akuntansi penjualan kredit. Bagi Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas: Memberikan rekomendasi kepada Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas untuk meningkatkan proses bisnis, mengalokasikan sumber daya secara efisien dan seefektif mungkin serta mengurangi risiko dan sebagai pendukung dalam pengambilan keputusan guna memecahkan permasalahan yang muncul dalam sistem penjualan kredit. Bagi peneliti berikutnya: Sebagai referensi bagi peneliti selanjutnya, untuk melakukan penelitian pada topik yang sama yakni mengenai Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha.
5 1.4 Metodologi Penelitian Metode merupakan cara yang digunakan untuk mencapai tujuan. Dalam suatu penelitian, metode digunakan sebagai suatu cara untuk menjawab atau menjelaskan tujuan penelitian yang ingin dicapai. Pada umumnya suatu penelitian dilakukan untuk memecahkan masalah. Dalam penelitian ini, untuk mendapatkan data dan teori-teori pendukung, penulis melakukan berbagai macam metodologi, yaitu: a. Studi Kepustakaan ( Library Research ) Pada metodologi ini penulis membaca dan mempelajari buku-buku dan sumber-sumber literatur lainnya yang relevan dengan topik analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha dengan maksud untuk dijadikan dasar atau acuan dalam menjalankan proses sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha. b. Studi Lapangan ( Field Research ) Pada metodologi ini, penulis melakukan peninjauan langsung pada Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas untuk mengumpulkan data-data, informasi dan materi-materi lainnya yang dibutuhkan dalam rangka mendapatkan gambaran nyata mengenai keadaan dari sistem informasi penjualan kredit dan piutang usaha yang sedang berjalan pada koperasi tersebut. Ada beberapa metode pengumpulan data yang digunakan pada studi lapangan (field research) ini, yaitu:
6 Wawancara (Interview) Adalah teknik pengumpulan data dengan cara berkomunikasi secara langsung dan mengadakan tanya jawab kepada pihak-pihak yang terkait dan kompeten dalam memberikan data dan informasi yang berhubungan dengan topik analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha. Observasi (Pengamatan) Adalah suatu teknik pengumpulan bukti dengan cara melakukan pengamatan secara langsung terhadap aktivitas yang ada di dalam koperasi yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha guna meyakinkan atau memperkuat keakuratan data dan informasi. c. Metode Analisis Dalam melakukan analisis, penelitian ini diwakili oleh sebuah gambar yang biasa disebut dengan Unified Modeling Languange ( UML ) yaitu bahasa yang digunakan untuk menspesifikasi, memvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan sebuah sistem informasi, seperti: Event table Overview activity diagram Workflow table Detail activity diagram Use case diagram Navigation diagram
7 Rancangan Layar Rancangan Formulir Rancangan Laporan. d. Studi Dokumentasi Yang termasuk didalamnya adalah seluruh dokumen yang di pinjam dari perusahaan. Antara lain, laporan keuangan dari tahun 2003-2006. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan ini merupakan gambaran umum mengenai isi dari keseluruhan pembahasan, yang bertujuan untuk memudahkan pembaca dalam mengikuti alur pembahasan yang terdapat dalam penulisan skripsi ini. Berikut ini merupakan sistematika penulisan yang terdapat dalam skripsi ini: BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini membahas mengenai latar belakang penelitian, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan skripsi. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan pandangan dan pendapat pendapat teoritis yang digunakan untuk membahas dan menganalisis masalah yang ada, yaitu teori dasar atau umum dan teori khusus yang mana dapat digunakan sebagai acuan untuk menyelesaikan topik permasalahan yang akan dibahas.
8 BAB 3 : ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini membahas mengenai sejarah koperasi, struktur organisasi, tugas, wewenang dan tanggung jawab, kegiatan usaha koperasi, menganalisis terhadap prosedur kerja yang berjalan dari kegiatan penjualan kredit dan piutang usaha dan juga permasalahan yang terjadi dalam koperasi serta identifikasi kebutuhan informasi. BAB 4 : RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Bab ini membahas mengenai rancangan sistem yang diusulkan, yang diharapkan mampu meminimalisasi semua kelemahan kelemahan dan kekurangan pada sistem yang lama sesuai dengan hasil analisa terhadap sistem berjalan pada koperasi. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi mengenai simpulan dari pembahasan bab-bab terdahulu dan saran-saran yang dapat membantu pengembangan sistem baru dimasa yang akan datang.