BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Dalam menghadapi kompetisi bisnis, diperlukan kemampuan untuk mengakomodasikan ketidakpastian internal maupun eksternal dalam mengambil keputusan. Ketidakpastian pada lingkungan bisnis menuntut perusahaan memiliki fleksibilitas dalam supply chain mereka. Pada prinsipnya manajemen supply chain adalah pendekatan integrasi antara supplier, manufaktur, dan retailer untuk mengelola aliran barang, informasi dan uang sehingga produk dapat diproduksi dan didistribusikan dalam jumlah yang tepat, dan pada saat yang tepat untuk mengurangi biaya dan memenuhi tingkat kepuasan pelanggan (Simchi Levi et al., 2000). Hal ini didukung juga oleh Chopra dan Meindl (2001) yang mengungkapkan bahwa sebuah supply chain terdiri atas berbagai aspek, yang secara langsung maupun tidak langsung dapat memenuhi permintaan dari pelanggan. Supply chain tidak hanya terdiri dari manufakur dan supplier, tetapi juga termasuk didalamnya transportasi, informasi, warehouse, retailer dan pelanggan itu sendiri. Masyarakat Indonesia sangat menyukai minuman teh. Membicarakan produk teh dalam kemasan botol, selama hampir satu dekade hanya ada satu nama yang melekat, yaitu Sosro. Kontribusi terbesar bagi pemasukan PT. Sinar Sosro berasal dari penjualan teh botol. 1
Berdiri pada tahun 1974, PT Sinar Sosro merupakan perusahaan minuman teh siap minum dalam kemasan botol yang pertama di Indonesia dan di dunia. Salah satu lokasi pabrik dan kantor berada di Tanjung Morawa Kabupaten Deli Serdang. Keberhasilan perusahaan untuk mencapai berbagai target perusahaan harus didukung oleh berbagai elemen penting perusahaan terutama ketersediaan sumber daya dan kerjasama yang baik dengan pihak yang terkait dengan bahan baku (supplier). Kemampuan untuk mengirim produk ke konsumen secara tepat waktu dan jumlah, juga sangat menentukan tingkat pelayanan terhadap konsumen. Kemampuan untuk mengelola jaringan distribusi ini merupakan salah satu komponen keunggulan kompetitif yang sangat penting bagi perusahaan. Jika ketersediaan sumber daya dan kerjasama dalam mengelola jaringan tersebut tidak memberikan kontribusi sesuai dengan harapan maka kinerja perusahaan akan terganggu. Distribusi PT Sosro Tanjung Morawa Kabupaten Deli Serdang mencakup hampir seluruh Kantor Pemasaran Wilayah (KPW) Sumatera Utara, Nangro Aceh Darussalam (SAN) dan Sumatera Barat hingga Riau (SBR). Dari masing-masing KPW terdapat beberapa Kantor Penjualan (KP) yang bertugas untuk merencanakan, mengaplikasikan, dan mengendalikan proses agar tercapai efisiensi terkait dengan arus material, persediaan, produk jadi, dan informasi terkait dari konsumen kembali ke manufaktur dengan tujuan untuk mendapatkan kembali nilai ekonomis produk atau untuk melakukan proses pembuangan yang tepat. Secara umum diagram alir supply chain pada PT Sinar Sosro Tanjung Morawa dapat dilihat pada Gambar 1.1 di bawah ini. 2
3 Gambar 1.1 Diagram Alir Supply chain PT. Sinar Sosro Tanjung Morawa Permasalahan yang terus terjadi di PT Sinar Sosro Tanjung Morawa sama halnya dengan permasalahan yang umum disetiap perusahaan yaitu masalah ketidakpastian dalam rantai supply chain. Ketidakpastian yang pertama adalah permintaan. Peningkatan ketidakpastian atau peningkatan variasi permintaan dari hilir kehulu pada suatu supply chain yang disebut bullwhip effect sangat mempengaruhi perusahaan dalam mengambil keputusan dalam rencana produksi. Permintaan yang berubah-ubah menjadikan pemesanan bahan baku juga berubahubah. Untuk menghindari kekurangan terhadap permintaan yang terlalu besar pada saat-saat tertentu, realisasi produksi seringkali menyebabkan persediaan yang sangat besar. Persediaan ini berupa persediaan produk jadi yang pada saat tertentu dapat digunakan untuk permintaan 45 hari kedepan serta persediaan bahan baku yang nantinya akan menjadi biaya yang seharusnya dapat diminimalisasi atau bahkan dihilangkan. Berikut adalah tabel 1.1 rencana produksi dan realisasi penjualan untuk produk jadi teh botol sosro selama tiga tahun terakhir.
4 Tabel 1.1 Rencana Produksi dan Realisasi Penjualan Produk Teh Botol Sosro Tahun KPW SAN (Krat) Persentase KPW SBR Rencana Realisasi ( % ) Rencana Realisasi (Dalam Krat) Persentase ( % ) 2011 3.780.000 3.730.176 98.68 3.011.770 2.720.325 90.32 2012 3.740.000 4.044.642 108.15 3.215.294 2.598.743 80.82 2013 3.890.400 3.712.131 95.42 2.772.945 2.310.825 83.33 Persediaan produk jadi berasal dari selisih antara rencana produksi dengan realisasi penjualan seperti yang terlihat pada Tabel 1.1. Hal ini juga menyebabkan timbulnya persediaan bahan baku yang sinkron dengan persediaan produk jadi tersebut. Permasalahan lain yang muncul akibat pengadaan bahan baku juga merupakan masalah yang klasik di PT. Sinar Sosro Tanjung Morawa, dimana dalam hal pemesanan bahan baku tersebut juga terdapat ketidakpastian. Permasalahan tersebut adalah ketidakpastian supplier yang berupa ketidakpastian pada leadtime pengiriman, serta kuantitas material yang dikirim. Ketidakpastian pada leadtime pengiriman pasokan bahan baku maupun bahan penolong, akibat dari jarak sumber daya yang sangat jauh sehingga mempengaruhi keputusan perusahaan dalam melakukan pemesanan bahan baku tersebut baik dari segi jumlah dan waktunya. Lead time merupakan waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan bahan baku yang dimulai dari pemesanan bahan baku hingga bahan baku tersebut sampai di pabrik dan siap untuk diproduksi. Berikut adalah tabel 1.2 rata-rata lead time masing-masing bahan baku produk teh botol sosro yang diperoleh dari hasil wawancara dengan bagian produksi dan warehouse.
5 Tabel 1.2 Waktu Rata-rata Kedatangan Bahan Baku Produk Teh Botol Sosro No Bahan Baku Sumber/ Pemasok Kota Lead Time 1 Gula Pasir PT. Sugar Labinta Lampung 1,5 Bulan 2 Teh Kering PT. Gunung Slamet Jawa Tengah 1,5 Bulan 3 Tutup Botol PT. Ancol Terang Jakarta 1,5 Bulan 4 Botol PT. Mulya Glass PT. Iglass Jakarta 1 Bulan 5 Krat PT. Sinar Jatimulia Gemilang Jakarta 1 Bulan 6 Air Tanah PDAM Tirta Deli Deli Serdang - Sumber: Bagian Logistik PT Sinar Sosro Tanjung Morawa Dari Tabel 1.2 memperlihatkan bahwa lead time pengiriman setiap bahan baku mengakibatkan persediaan yang cukup besar. Terlihat untuk bahan baku gula pasir, teh kering dan tutup botol yang merupakan bahan habis pakai memiliki lead time yang sangat lama. Bahan-bahan baku tersebut adalah bahan yang sangat penting untuk didatangkan dari masing-masing supplier. Dibandingkan dengan ketiga bahan baku di atas, bahan baku yang lain seperti botol dan krat tidak mengalami masalah dalam pemesanannya. Hal ini dikarenakan botol dan krat merupakan bahan baku yang tidak habis pakai, artinya bahan-bahan tersebut akan dikembalikan ke PT. Sinar Sosro Tanjung Morawa jika telah selesai dipakai sehingga dapat digunakan kembali. Pemesanan dilakukan apabila botol dan krat tersebut tidak layak digunakan kembali dan butuh penggantian. Untuk itu dalam penelitian ini yang akan dibahas adalah ketiga bahan baku pokok yaitu gula pasir, teh kering dan tutup botol, dimana kebutuhan untuk Tahun 2011-2013 sinkron dengan pola rencana produksi dan permintaan produk teh botol sosro dapat dilihat pada Tabel 1.3 berikut ini.
6 Tabel 1.3 Pemesanan Bahan Baku Pokok Teh Botol Sosro Tahun 2011-2013 Bahan Baku Satuan Tahun 2011 2012 2013 Gula Pasir Kg 3,676,000 3,528,000 3,032,000 Teh Kering Kg 188,981 200,303 171,029 Tutup Botol Pcs 153,159,000 164,914,650 172,409,531 Permasalahan-permasalahan di atas merupakan permasalahan yang terjadi dari ketidakpastian eksternal. Ketidakpastian internal juga dapat mempengaruhi suatu perusahaan yang dapat disebabkan oleh kerusakan mesin, kinerja mesin yang tidak sempurna, ketidakhadiran tenaga kerja serta ketidakpastian waktu maupun kualitas produksi. Dalam penelitian ini, ketidakpastian internal hanya melihat kinerja dari mesin dan tenaga kerja yang merupakan komponen dasar dari ketidakpastian internal tersebut. Untuk itu perlu adanya perbaikan supply chain dalam mengurangi tingkat ketidakpastian eksternal baik pada jumlah permintaan dan supplier maupun ketidakpastian internalnya. Dari uraian permasalahan di atas, penelitian ini dilakukan karena adanya beberapa masalah pokok yang dihadapi PT Sinar Sosro Tanjung Morawa. Masalahmasalah tersebut menyebabkan toleransi perusahaan menjadi sangat besar terhadap ketidakpastian di atas sehingga memicu peingkatan ketidakpastian setiap elemen dari masing-masing supply chain mulai dari demand, supplier dan internal perusahaan. Untuk itu, berdasarkan pernyataan-pernyataan tersebut, maka penelitian ini mengambil judul penelitian yaitu Rancangan Sistem Pendukung Keputusan Terhadap Ketidakpastian Supply Chain Management di PT Sinar Sosro Tanjung Morawa.
7 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan di atas, maka permasalahan yang akan dicari pemecahannya melalui penelitian ini adalah seberapa besar tingkat ketidakpastian dalam supply chain yang diakibatkan oleh besarnya lead time pengiriman bahan baku dan besarnya variasi permintaan dan persediaan yang ditimbulkan dalam menghindari stock out produk teh botol sosro PT. Sinar Sosro Tanjung Morawa Medan. Sehubungan dengan permasalahan di atas maka beberapa pertanyaan mendasar yang perlu dicari jawabannya ialah: 1. Faktor-faktor apa yang mengakibatkan besarnya tingkat ketidakpastian supply chain pada produk teh botol sosro yang ditinjau dari ketidakpastian internal dan eksternal? 2. Faktor apa yang paling besar yang menyebabkan meningkatnya ketidakpastian supply chain pada produk teh botol sosro? 3. Apa saja alternatif tindakan sebagai pendukung keputusan yang dapat dilakukan untuk mengatasi ketidakpastian supply chain tersebut? 1.3 Tujuan Penelitian Berdasarkan rumusan masalah penelitian di atas, maka tujuan dari penelitian ini ialah membuat model perhitungan dan rancangan perbaikan sistem supply chain yang fleksibel dan efektif dalam mengurangi tingkat ketidakpastian supply chain yang ada di PT. Sinar Sosro Tanjung Morawa Medan sehingga dalam pengambilan
8 keputusan terhadap sistem persediaan tidak terjadi kelebihan persediaan baik bahan jadi maupun bahan baku yang mengakibatkan besarnya biaya persediaan tersebut. 1.4 Manfaat Penelitian Sejalan dengan tujuan penelitian, manfaat penelitian yang diharapkan dari penulisan tesis ini adalah: 1. Bagi penulis: Pengembangan khasanah ilmu pengetahuan dan menambah wawasan dalam mengaplikasikan sistem pendukung keputusan dalam menghadapi ketidakpastian pada supply chain produk teh botol sosro di PT. Sinar Sosro Tanjung Morawa Medan. 2. Bagi program Magister Teknik Industri USU: Sebagai bahan referensi penelitian lebih lanjut yang terkait dengan masalah supply chain management dan masalah persediaan. 3. PT. Sinar Sosro Tanjung Morawa Medan: Penelitian ini diharapkan bisa menjadi upaya memperkuat alasan dan membantu menentukan sikap dalam pengambilan keputusan terhadap solusi alternatif penyediaan bahan baku yang efektif untuk mengurangi persediaan.
9 1.5 Ruang Lingkup dan Batasan Masalah Sehubungan dengan rumusan masalah dan tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini, ruang lingkup analisis dan batasan masalah penelitian yang akan dilakukan meliputi: 1. Penelitian hanya dilakukan pada PT. Sinar Sosro Tanjung Morawa Medan khususnya pada bagian logistik. 2. Pembahasan penelitian hanya pada aktifitas yang berhubungan dalam supply chain management yang dimulai dari supplier hingga end user. 3. Pembahasan penelitian dilakukan hanya terbatas pada salah satu produk unggulan PT. Sinar Sosro yaitu produk teh botol sosro. 1.6. Asumsi - asumsi Beberapa asumsi yang digunakan pada penelitian ini diantaranya adalah ketersediaan produk diasumsikan sebagai ketersediaan teh botol sosro. Adapun asumsi lain yang digunakan dalam proses penelitian ini adalah: 1. Tidak terjadi perubahan metode kerja dan sistem produksi selama penelitian ini berlangsung. 2. Proses logistik berjalan secara normal dan tidak ada perubahan supplier bahan baku yang selama ini digunakan. 3. Tidak terjadi perubahan dalam proses pemesanan bahan baku selama penelitian ini berlangsung.