28 BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Distro Hacep adalah salah satu distro yang berada di Tangerang yang bergerak dibidang garment dan Distro ini masih belum memiliki cabang dimanamana. Distro Hacep berdiri pada tanggal 20 bulan Mei tahun 2012, untuk mempermudah penjualan produk fashion yang diproduksi oleh usaha konveksi. Visi dari Distro Hacep adalah menjadikan Distro Hacep ini sebagai distro yang berorientasi pada bidang fashion dengan kualitas produk yang sangat baik. Dan Misi dari Distro Hacep adalah Menjadi distro yang memenuhi kebutuhan konsumen akan fashion. Menjadi distro yang selalu mengutamakan kualitas dan mutu barang agar konsumen selalu mendapatkan barang yang selalu mengikuti perkembangan fashion. Memberikan pelayanan yang baik kepada konsumen agar konsumen merasa nyaman berbelanja di distro kami. 3.2 Sejarah Umum Perusahaan Pada awalnya pemilik distro yang menguasai disiplin ilmu dibidang design grafis ingin mengembangkan apa yang didapat dari bangku kuliah, maka berdirilah Distro Hacep ini yang pengolahan keseluruhan manajemen yang ada didalamnya diolah oleh pemimpin yang sekaligus pemilik distro. Tetapi distro ini masih menggunakan sistem yang masih serba manual dalam pengolahan data-data yang ada didalamnya. Seiring berkembangnya teknologi yang sedikit demi sedikit distro ini menggunakan sistem yang terkomputerisasi guna untuk mempermudah penjualan produk dan pendataan barang. 28
29 3.3 Struktur organisasi Setiap organisasi atau badan usaha mempunyai struktur organisasi dan bentuknya tergantung pada tujuan dan operasi tersebut. Salah satu tujuan mempelajari struktur organisasi suatu organisasi adalah untuk mengetahui pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi tersebut. Struktur organisasi ini juga merupakan alat untuk mencapai tujuan organisasi dimana melalui struktur ini akan tercipta suatu kerja sama yang efektif antara bagian organisasi dalam mencapai tujuan masing-masing bagian serta dimugkinkan adanya pembagian tugas yang jelas dan sesuai dengan kemampuan masing-masing bidang. Berjalannya suatu organisasi dengan baik tidak hanya tergantung pada susunan formal, pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab yang ada. Tetapi juga harus disertai dengan adanya manajemen yang baik. Dalam suatu organisasi, terjadi hubungan antara bagian-bagian baik secara horizontal maupun vertical harus diatur sedemikian rupa untuk mendapatkan suatu koordinasi yang baik dan perimbangan hubungan antara unit-unit organisasi itu. Dalam hal ini Distro Hacep memiliki suatu struktur organisasi sebagai berikut: OWNER MANAGER DIV.DESIGN DIV.MARKETING DIV.PRODUCT Gambar 3.1 Struktur Organisasi
30 Owner Yaitu pemilik dari pada distro tersebut yang bertugas mengawasi seluruh kegiatan yang ada pada distro serta bertanggung jawab dalam setiap pengambilan keputusan yang berpengaruh penting dalam usaha tersebut. Manager Orang yang dipercaya dalam pengolahan baik untuk operasional maupun manajemen yang ada dalam distro tersebut. Div.Design Orang yang bertugas untuk mendesign setiap produk yang akan dibuat, divisi ini yang termasuk yang terpenting karena harus dapat mendesign suatu produk yang sesuai dengan minat dari pada konsumen, sesuai dengan perkembangan fashion yang ada. Div.Marketing Orang yang bertugas sebagai ujung tombak untuk memasarkan produk yang dijual di distro tersebut. Div.Produk Orang yang bertugas membuat barang-barang yang dijual di distro tersebut seperti kaos, topi, kemeja, dll. 3.4 Perancangan Sistem Berjalan Dari sistem yang berjalan hingga saat ini yang terdapat di distro ini di mana perlu adanya sistem yang dapat terkomputerisasi itu digambarkan dalam sistem Use Case. Untuk itu, berikut sistem berjalan yang digambarkan oleh Use Case :
31 Sistem Memilih barang Melakukan Pembayaran Konsumen Mendapatkan Struk Kasir Mencatat Transaksi Mengecek Persediaan Staff Gudang Membuat Laporan Gambar 3.2 Use Case Sistem Berjalan
32 Tabel 3.1 Skenario Use Case Memilih Barang Nama Use Case Deskripsi Memilih Barang Konsumen Konsumen berkunjung untuk memilih barang yang akan dibeli, kemudian melakukan pembayaran Pre-Kondisi - Tindakan Konsumen berkunjung dan memiliht barang yang akan dibeli, kemudian melakukan pembayaran Post Kondisi - Tabel 3.2 Skenario Use Melakukan Pembayaran Nama Use Case Melakukan Pembayaran Konsumen Deskripsi Setelah memilih barang konsumen melakukan pembayaran Pre-Kondisi - Tindakan Setelah memilih barang konsumen melakukan pembayaran Post Kondisi - Tabel 3.3 Skenario Use Case Mendapatkan Struk Nama Use Case Mendapatkan Struk Konsumen Deskripsi Setelah melihat barang dan melakukan pembayaran, konsumen mendapatkan struk pembelian Pre-Kondisi - Tindakan Setelah melihat barang dan melakukan pembayaran, konsumen mendapatkan struk pembelian Post Kondisi - Tabel 3.4 Skenario Use Case Mencatat Transaksi Nama Use Case Mencatat Transaksi Kasir Deskripsi Kasir mencatat transaksi Pre-Kondisi - Tindakan Kasir mencatat transaksi pembelian barang Post Kondisi -
33 Tabel 3.5 Skenario Use Case Mengecek Persediaan Nama Use Case Mengecek Persediaan Staff Gudang Deskripsi Staff Gudang mengecek persediaan barang Pre-Kondisi - Tindakan Staff Gudang akan mengecek persediaan barang Post Kondisi - Tabel 3.6 Skenario Use Case Membuat Laporan Nama Use Case Membuat Laporan Staff Gudang Deskripsi Staff Gudang membuat laporan Pre-Kondisi - Tindakan Staff Gudang membuat laporan per periode Post Kondisi - 3.5 Perancangan Sistem Usulan Dari sistem yang berjalan hingga saat ini yang terdapat di gambar use case di atas maka perlunya sistem yang dapat terkomputerisasi. Untuk itu, berikut sistem Usulannya:
34 Mengecek Persediaan Barang Menginput Data Barang Retur Barang Mencatat Transaksi Penjualan Mencetak Lap. Penjualan Gambar 3.3 Use Case Usulan Tabel 3.7 Skenario Use Case Mengecek Persediaan Barang Nama Use Case Mengecek Persediaan Barang Deskripsi mengecek persediaan barang Pre-Kondisi - Tindakan mengecek persediaan barang Post Kondisi -
35 Tabel 3.8 Skenario Use Case Menginput Data Barang Nama Use Case Menginput Data Barang Deskripsi menginput data barang Pre-Kondisi - Tindakan mengolah data pesanan dari konsumen dengan menginput data pesanan Post Kondisi - Tabel 3.9 Skenario Use Case Retur Barang Nama Use Case Retur Barang Deskripsi melakukan pengecekan barang, apabila terjadi kerusakan bisa dilakukan retur Pre-Kondisi - Tindakan melakukan pengecekan barang, apabila terjadi kerusakan bisa dilakukan retur Post Kondisi - Tabel 3.10 Skenario Use Case Mencatat Transaksi Penjualan Nama Use Case Mencatat Transaksi Penjualan Deskripsi Data produk berisi data barang yang harus diinput oleh karyawan Pre-Kondisi - Tindakan melakukan penginputan data dan pengolahan data barang sesuai data pesanan Post Kondisi -
36 Tabel 3.11 Skenario Use Case Mencetak Lap.Penjualan Nama Use Case Mencetak Lap.Penjualan Deskripsi Setelah mencatat semua pesanan, karyawan mencetak laporan pemesanan Pre-Kondisi - Tindakan Setelah mencatat semua pesanan, karyawan mencetak laporan pemesanan Post Kondisi - 3.5.1 Activity Diagram Activity Diagram Login Staff Gudang Sistem Memilih Menu Login Menampilkan Menu Login Memasukkan Nama Dan Password Cek Nama Dan Password Tidak Ya Masuk Menu Aplikasi Gambar 3.4 Activity Diagram Login
37 - Activity Login Nama Activity Diagram Activity Diagram Login Deskripsi Staff Gudang melakukan login dengan terlebih dahulu menginput user name dan password pada menu login, jika sesuai maka akan masuk ke halaman utama jika tidak akan kembali ke menu login Activity Diagram Mengecek Persediaan Barang Penumpang Admin Sistem Pilih Menu Retur Barang Pilih Form persediaan Menampilkan Form Persediaan Input Data Persediaan Simpan Data persediaan Gambar 3.5 Activity Diagram Mengecek Persediaan Barang
38 - Activity Mengecek Persediaan Barang Nama Activity Diagram Activity Mengecek Persediaan Barang Deskripsi pilih menu retur barang, lalu pilih form persediaan kemudian menampilkan form persediaan, menginput data persediaan lalu simpan data persediaan. Activity Diagram Menginput Data Barang Penumpang Admin Sistem Pilih Menu Master Pilih Form Barang Menampilkan Form Barang Input Data Barang Simpan Data Barang Gambar 3.6 Activity Diagram Menginput Data Barang
39 - Activity Menginput Data Barang Nama Activity Diagram Activity Diagram Menginput Data Barang Deskripsi pilih menu master lalu pilih form barang, kemudian karyawan menampilkan form barang lalu menginput data barang dan kemudian simpan data barang. Activity Diagram Mencatat Transaksi Penjualan Sistem Konsumen Pilih Menu Penjualan Menampilkan Form Penjualan Input Data Penjualan Cetak Nota Terima Nota Gambar 3.7 Activity Diagram Mencatat Transaksi Penjualan
40 - Activity Mencatat Transaksi Penjualan Deskripsi Nama Activity Diagram Activity Diagram Mencatat Transaksi Penjualan melakukan proses perhitungan transaksi penjualan pada sistem, kemudian sistem akan mencetak nota dan kemudian konsumen menerima nota. Activity Diagram Cetak Lap.Penjualan Sistem Pimpinan Pilih Menu Laporan Menampilkan Laporan Pilih Periode Menampilkan Laporan Sesuai Periode Lihat Hasil Laporan Cetak Laporan Terima Laporan Gambar 3.8 Activity Diagram Cetak Lap.Penjualan
41 - Activity Cetak Lap.Penjualan Deskripsi Nama Activity Diagram Activity Diagram Cetak Lap.Penjualan memilih menu laporan lalu Sistem menampilkan periode laporan, karyawan pilih laporan lalu sistem akan menampilkan laporan yang dipilih dan karyawan memberikan laporan yang telah dicetak kepada pimpinan. 3.5.2 Sequence Diagram 1. Sequence Diagram Login Tamp Menu Login Form Login Staff Gudang Menu Login Masukkan Username Dan Password Validasi Username Dan Password Cek Status Login Berhasil Gambar 3.9 Sequence Diagram Login
42 Tabel 3.12 Keterangan Sequence Diagram Login Nama Sequence Deskripsi Singkat Sequence Diagram Login Proses login staff gudang Staff Gudang Pra Kondisi - Tindakan Utama Staff Gudang memasuki menu login lalu staff gudang menginput user name dan password setelah itu sistem akan memeriksa username dan password jika sesuai maka login berhasil dilakukan. Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi - 2. Sequence Diagram Data Barang Window Data Barang Barang Login Generate_kd_barang Get_last_kd_barang Last_kd_barang Loop Isi data barang Input_nm_barang Input_Harga_ barang Input_Stok_barang Input_Jenis_barang Input_Ukuran_barang Input_Harsat Klik_edit edit_barang update_data_barang Klik_Hapus Klik_batal Klik_simpan hapus_data_barang Simpan Klik_keluar Gambar 3.10 Sequence Diagram Data Barang
43 Tabel 3.13 Keterangan Sequence Diagram Data Barang Nama Sequence Sequence Diagram Data Barang Deskripsi Singkat Pra Kondisi - Tindakan Utama Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi - Melihat data barang Data barang dapat ditambah, disimpan, dicari, diubah dan dihapus 3. Sequence Diagram Persediaan Barang Window maintenance Barang masuk Barang Detail masuk Login Generate_no_bm Get_last_no_bm Last_no_bm Input_tgl_bm Pilih data barang Loop Get kd_brg, nm_brg, stok_brg, jns_brg, ukuran_brg kd_brg, nm_brg, stok_brg, jns_brg, ukuran_brg Input_jml_masuk Get_hrga_brg hrga_brg klik_simpan simpan simpan klik_cetak klik_keluar Gambar 3.11 Sequence Diagram Persediaan Barang
44 Tabel 3.14 Keterangan Sequence Diagaram Persediaan Barang Nama Sequence Deskripsi Singkat Sequence Diagram Persediaan Barang Melihat persediaan barang Pra Kondisi - Tindakan Utama menginput persediaan barang Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi - 4. Sequence Diagram Penjualan Window Penjualan Penjualan Barang Detail Jual Login Generate_no_jual Get_last_no_jual Last_no_jual Input_tgl_jual Pilih data karyawan Get_kd_kar, nm_kar kd_kar, nm_kar Input_Jml_jual Get_hrg_jual hrg_jual klik_simpan simpan simpan klik_cetak klik_keluar Gambar 3.12 Sequence Diagram Penjualan
45 Tabel 3.15 Keterangan Sequence Diagram Penjualan Nama Sequence Deskripsi Singkat Sequence Diagram Penjualan Sequence ini menggambarkan proses penjualan Pra Kondisi - Tindakan Utama menginput data penjualan Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi - 3.5.3 Class Diagram -Kd_kar -Nm_kar -Password -Status +Simpan() +Ubah() +Hapus() 1 Penjualan -No_jual -Tgl_jual -Kd_kar +Simpan() +Hapus() +Cetak() * 1 1 1 Nota -No_nota -No_jual -Tgl_nota -Terbilang +Simpan() +Cetak() * Detail_jual -No_jual -Kd_brg -Jml_jual -Hrg_jual +Simpan() * 1 Barang -Kd_brg -Nm_brg -Stok_brg -Jenis_brg -Ukuran_brg -Harsat +Simpan() +Ubah() +Hapus() 1 * Detail_masuk -Kd_brg -No_bm -Jml_masuk -Hrga_brg +Simpan() * 1..* Barang_masuk -No_bm -Tgl_bm +Simpan() +Ubah() +Hapus() 1..* * Detail_Retur -No_retur -Kd_brg -Ket -Jumlah -Harga_brg +Simpan() * 1..* Retur_Barang -No_retur -Tgl_retur +Cetak() +Simpan() Gambar 3.13 Class Diagram
46 3.5.4 Spesifikasi Basis Data 1. Nama Table : Media Isi Primary key : Harddisk : Data Karyawam : Kd_kar No Nama field Tipe data Panjang Keterangan 1. Kd_kar Varchar 5 Kode karyawan 2. Nm_kar Varchar 30 Nama karyawan 3. Password Varchar 10 Password 4. Status Varchar 15 Status 2. Nama Table : Penjualan Media Isi Primary key : Harddisk : Data Penjualan : No_jual No Nama field Tipe data Panjang Keterangan 1. No_jual Varchar 10 No_jual 2. Tgl_jual Date 8 Tgl_jual 3. Kd_kar Varchar 5 Kode karyawan
47 3. Nama Tabel : Nota Media : Harddisk Isi : Data Nota Primary key : No_nota No Nama field Tipe data Panjang Keterangan 1. No_nota Varchar 10 No nota 2. No_jual Varchar 10 No jual 3. Tgl Date 8 Tanggal 4. Terbilang Varchar 50 Terbilang 4. Nama Tabel : Detail_jual Media : Harddisk Isi : Data Detail_jual Primary key : No_jual No Nama field Tipe data Panjang Keterangan 1. No_jual Varchar 10 No jual 2. Kd_brg Varchar 5 Kode barang 3. Jml_jual Integer 3 Jumlah jual 4. Hrg_jual Integer 8 Harga jual
48 5. Nama Tabel : Barang Media : Harddisk Isi : Data Barang Primary key : Kd_brg No Nama field Tipe data Panjang Keterangan 1. Kd_brg Varchar 5 Kode barang 2. Nm_brg Varchar 30 Nama barang 3. Stok_brg Integer 3 Stok barang 4. Jenis_brg Varchar 20 Jenis barang 5. Ukuran_brg Varchar 4 Ukuran barang 6. Harsat Integer 5 Harga satuan 6. Nama Tabel : Detail_masuk Media : Harddisk Isi : Data Detail_masuk Primary key : Kd_brg No Nama field Tipe data Panjang Keterangan 1. Kd_brg Varchar 5 Kode barang 2. No_bm Varchar 10 No barang masuk 3. Jml_masuk Integer 3 Jumlah masuk 4. Harga_brg Integer 5 Harga barang 7. Nama Tabel : Barang masuk Media : Harddisk Isi : Data Barang masuk Primary key : No_bm No Nama field Tipe data Panjang Keterangan 1. No_bm Varchar 10 No barang masuk 2. Tgl_bm Date 8 Tanggal barang masuk
49 8. Nama Tabel : Detail_retur Media : Harddisk Isi : Detail_main Primary key : No_retur No Nama field Tipe data Panjang Keterangan 1. No_retur Varchar 10 No_retur 2. Kd_brg Varchar 5 Kode barang 3. Ket Varchar 10 Keterangan 4. Jumlah Integer 3 Jumlah 5. Harga_brg Integer 5 Harga barang 9. Nama Tabel : Retur_Barang Media : Harddisk Isi : Retur_Barang Primary key : No_Retur No Nama field Tipe data Panjang Keterangan 1. No_retur Varchar 10 No_retur 2. Tgl_retur Date 8 Tanggal_retur
50 3.6 Rancangan Layar Sistem Penjualan Pada Distro Hacep Master Transaksi Laporan Entry Data Barang Entry Data Penjualan Nota Barang Masuk Cetak Lap. Pendataan Barang Cetak Lap. Penjualan Retur Barang Gambar 3.14 Struktur Rancangan Layar 1. Rancangan Layar Menu Utama Master Transaksi Laporan Keluar Gambar Gambar 3.15 Rancangan Layar Menu Utama
51 2. Rancangan Layar Data Barang Kode Xx-5-xx Nama Barang Jenis Barang Xx-30-x Xx-20-xx Ukuran Stok Xx-4-xx Xx-3-xx Harsat Xx-5-xx Simpan Cari Batal Hapus Gambar 3.16 Rancangan Layar Data Barang 3. Rancangan Layar Data Kode Xx-5-xx Nama Password Status Xx-30-xx Xx-10-xx Xx-15-xx Simpan Cari Batal Hapus Gambar 3.17 Rancangan Layar Data
52 4. Rancangan Layar Nota Nomor Nota Tanggal xx-10-xx xx-8-xx Data Penjualan Nomor Penjualan xx-10-xx Cari Total Harga Rp xx-15-xx Terbilang xx-50-xx Simpan Batal Cetak 5. Rancangan Layar Penjualan Gambar 3.18 Rancangan Layar Nota Nomor Penjualan xx-10-xx Tanggal Penjualan dd-mm-yyyy Data Barang Kode Barang Nama Barang Jenis Barang xx-5-xx [Display] [Display] Ukuran [Display] Harga Satuan Rp Cari [Display] Tambah Kd Brg Nm_Brg Jenis Ukuran Harsat Jumlah [Display] [Display] [Display] [Display] [Display] [Display] Jumlah Belanja xx-10-xx Total xx-10-xx Bayar xx-10-xx Simpan Batal Kembali xx-10-xx Cetak Gambar 3.19 Rancangan Layar Penjualan
53 6. Rancangan Layar Retur_Barang No Retur Tanggal Retur Barang Kode Nama Barang Jenis Barang Ukuran xx-10-xx dd-mm-yyyy xx-5-xx [Display] [Display] xx-4-xx Jumlah xx-3-xx Keterangan Kd_ Brg [Disp lay] Tambah Nam a [Disp lay] xx-10-xx Jum lah [Disp lay] Ukur an [Disp lay] Ket [Disp lay] Cari Jumlah xx-3-xx Simpan Batal Cetak Gambar 3.20 Rancangan Layar Retur_Barang 7. Rancangan Layar Barang Masuk No Tanggal Masuk Barang Kode Nama Barang Jenis Barang Tambah xx-10-xx xx-8-xx xx-8-xx Cari [Display] [Display] Sisa Stok Ukuran [Display] Harsat [Display] xx-2-xx Kd_Brg Nm_Brg Harsat Tambah Stok Harga [Display] [Display] [Display] [Display] [Display] Simpan Batal Cetak Gambar 3.21 Rancangan Layar Barang Masuk
54 8. Rancangan Layar Laporan Data Penjualan Laporan Data Penjualan Periode: dd-mm-yyyy s/d dd-mm-yyyy Cetak Keluar Gambar 3.22 Rancangan Layar Laporan Data Penjualan 9. Rancangan Layar Laporan Pendataan Barang Laporan Pendataan Barang Periode: dd-mm-yyyy s/d dd-mm-yyyy cetak Keluar Gambar 3.23 Rancangan Layar Laporan Pendataan Barang