59 BAB IV PENGUMPULAN, PENGELOLAHAN DAN ANALISIS DATA 4.1 Jenis Produk yang diproses Jenis produk yang dihasilkan pada line I-beam ada 2 macam produk yaitu I- beam BY 366L owo 10 dan I-beam BY 366L owo 20. 4.2 Data waktu proses 4.2.1 Cycle time line I-beam Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu siklus pekerjaan dari elemen kerja standart kerja. Untuk memperoleh data cycle time, kita harus melihat kondisi aktual dilapangan dengan genba. Dari data hasil pengukuran dilapangan bahwa cycle time line I-beam adalah 1137 detik. Data yang diambil harus merupakan data aktual langsung observasi ke lapangan agar menghasilkan data yang akurat sehingga data perbandingan loading vs capacity benar, karena akan berpengaruh terhadap data yang akan diambil dalam proses perhitungan kanban. Data cycle time harus dilakukan secara berulang-ulang untuk mendapatkan data cycle time yang baku bagi operator produksi. Karena data tersebut diambil dari data elemen kerja operator. Data elemen kerja yang diambil gerakannya harus sama antar tiap proses pembuatan part.
Tabel 4.1 TSKK line I-beam (current condition) 60
61 4.2.2 Tatk Time I-beam Waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi 1 pcs/unit berdasarkan permintaan pelangan (volume produksi). Rumus : Waktu kerja per shift (schedule time) Tatk time = Jumlah produksi per shift Tatk time untuk setiap bulannya berbeda tergantung dari jumlah permintaan dari pelanggan dan jumlah hari kerja untuk setiap bulannya.jumlah quantity order I- beam BY 366L pada bulan November 2008 membutuhkan tatk time 742 detik dengan jumlah 2 shift per hari. Tabel 4.2 Quantity order I-beam BY 366L NO Model Part NO. Nov 08 Qty/Month WD Qty/Day Tatk Time 1 I-Beam OWO 10 OWO 10 343 22 16 3150 2 I-Beam OWO 20 OWO 20 1140 22 52 970 TOTAL ORDER (1 Shift) 1483 22 68 387 TOTAL ORDER (2 Shift) 1483 22 68 742
62 4.3 Aliran Produk dan Informasi Aliran ini mendeskripsikan hubungan antara proses sesudah dan proses sebelum dalam suatu proses pemenuhan order dari informasi order diterima sampai terpenuhi. Dari hasil observasi dan wawancara kepada Staf PPC adalah sebagai berikut : Tabel 4.3 list material I-beam BY 366L Pihak customer mengirimkan Purchase Order kepada marketing. Kemudian pesanan tersebut dituangkan ke dalam sales forecast dan delivery yang kemudian didistribusikan ke PPC department (Production Planning and Contro)l. Setelah mendapatkan sales forecast, PPC memproses perhitungan dan membuat Master production Planning.
63 Gambar 4.1 bagan MIFC I-beam BY366L Dari bagan MIFC I-beam dapat diketahui bahwa penarikan part dari customer menggunakan kanban, tetapi produksi dalam memproses part I-beam menggunakan sistem schedule tidak menggunakan kanban. 4.4 Sistem Kanban Di PT Inti Ganda Perdana Dengan menggunakan kanban perusahaan hanya memproduksi produk sesuai dengan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan, sejumlah yang dibutuhkan. Sehingga dengan demikian akan dapat menurunkan lead time,menghilangkan unsur pemborosan (muda), dan meningkatkan efisiensi produksi. Dalam proses produksi menggunakan kanban, maka kanban merupakan alat tukar untuk mengambil barang serta alat perintah untuk memproduksi sesuai yang tertera dalam kartu kanban. Dengan urutan yang sesuai dalam shutter. Jika terjadi fluktuasi
64 permintaan dari customer maka PPC boleh merubah jumlah populasi sesuai dengan keadaan dilapangan. Gambar 4.2 aliran pull Kanban antar proses Customer akan mengambil part finish dari PC store dengan menggunakan kanban pengambilan (C-kanban). Kanban dari customer akan diterima oleh kanban boy dan akan disimpan di waiting post. Waiting post merupakan tempat kanban/informasi yang baru datang menunggu sebelum diteruskan ke proses selanjutnya sesuai dengan waktu cycle yang tercantum dalam kanban. Kemudian kanban akan diambil yang ada di waiting post sesuai dengan jadwal order pengambilan. Part akan diambil sesuai pada kanban yang diambil dari waiting post dari store, disini terjadi pertukaran kanban. Part akan dikirim ke truk pelanggan bersama dengan kanban customer. Sedangkan kanban hasil dari pertukaran akan disimpan didalam pos heijunka sesuai dengan cycle pengiriman dengan model yang tertera pada kanban. Lalu dari heijunka post kanban akan dibawa ke lini proses
65 produksi sebagai instruksi proses produksi untuk membuat produk sesuai dengan yang tertera di kanban baik dengan jumlah, dan jenis barang. Dalam proses pergi untuk menarik barang ke proses sebelumnya harus dengan membawa kanban (kanban penarikan) dan trolly untuk membawa barang yang akan ditarik. Kemudian kanban yang dibawa ditukar dengan kanban (kanban intra proses)yang ada di barang yang akan di tarik di store. Kanban yang diterima dari heijunka post di simpan terlebih dahulu ke Lot Making Post, tempat ini dimana kanban menunggu sampai jumlah kanban tersebut sama dengan lot size produksi yang diinginkan, kemudian kumpulan kanban tersebut akan dikirim ke shutter kanban. Kanban yang sudah tersimpan di dalam shutter jangan dirubah posisinya nanti akan terjadi shortage finish part. Jika ada permasalahan yang menyebabkan kanban urutan tidak bisa dikerjakan sesuai dengan urutan maka perlu dibuat urutan pengerjaan secara prioritas. Dalam hal ini kanban boy yang mengontrol perputaran sistem kanban dan akan melaporkan ke staf Production Planning Control jika ada ke abnormalan kanban selama berjalan. Dalam ke abnormalan atau fluktuasi permintaan barang telah terjadi kesepakatan antara pelanggan dengan perusahaan. Misalnya Toyota fluktuasinya 10% berbeda dengan Daihatsu fluktuasi permintaan sebesar 20%.
66 Gambar 4.3 bagan MIFC I-beam BY366L (target condition) Dari bagan Material and Information Flow of I-beam tersebut telah diterapkan konsep sistem kanban. 4.5 Waiting Post Waiting post merupakan salah satu alat untuk just in time dalam penerapan sistem kanban. Waiting post merupakan tempat dimana kanban/informasi yang baru datang menunggu sebelum diteruskan ke proses selanjutnya sesuai dengan waktu cycle yang telah ditentukan. Waiting post sebagai alat control terhadap informasi dari customer sebelum informasi tersebut diteruskan ke proses sebelumnya. Yang akan dikontrol antara lain : kelengkapan informasi (kanban, dokumen delivery, dll), waktu kedatangan, dan kapan proses berikutnya akan dilaksanakan. Dan juga merupakan visual control stagnasi informasi/kanban, sehingga meminimalisir human error. Poin penting dalam pembuatan waiting post : Nama customer/truk dan tujuan (alamat customer)
67 Jam kanban in menunjukan kapan kanban/informasi diterima. Jam kanban out menunjukan kapan kanbanmasuk ke proses selanjutnya Waktu pengiriman material.(cycle delivery) 4.6 Pos Heijunka (Heijunka Post) Pos heijunka adalah tempat yang menginformasikan kecepatan penjualan (sama dalam jumlah dan model) setiap satuan waktu. Pos heijunka ini merupakan salah satu alat pendukung sistem kanban dapat berjalan. Pos heijunka pengatur irama produksi pelanggan. Dengan kata lain pos heijunka merupakan jembatan informasi antara proses produksi internal perusahaan dengan kebutuhan pengiriman untuk permintaan pelanggan. Pos heijunka merupakan salah satu pokayoke untuk pengaturan proses produksi agar menghindari kesalahan dalam proses produksi. Kanban boy akan mengambil kanban internal dari pos heijunka sesuai tanggal pada hari proses produksi, sehingga meminimalisi kesalahan dari kanban boy sehingga proses bisa sesuai dengan kebutuhan. 4.7 Lot Making Post Kanban yang di ambil dari pos heijunka tidak langsung ke shutter kanban di line I-beam. Kanban disimpan terlebih dahulu ke Lot Making Post yang merupakan tempat dimana kanban menunggu sampai jumlah kanban tersebut sama dengan lot size produksi yang diinginkan, kemudian kanban tersebut akan dikirim ke shutter
68 kanban. Karena dalam menggunakan sistem kanban memerlukan pembatasan lot produksi, lot yang telah disepakati adalah 1 lot produksi untuk 25 finish part I-beam BY366L. Karena dalam jumlah 1 lot size produksi sesuai dengan kanban ke supplier material, karena untuk 1 kanban material berisi 25 blank part I-beam BY366L. Pada saat kanban disimpan di shutter maka kanban boy akan mengambil kanban internal material untuk disimpan ke shutter warehouse yang nanti akan diambil dan akan mengirimkan material ke line proses I-beam BY366L. 4.8 Store Pengambilan part oleh customer dengan menggunakan kanban. Sebagai alat tukar finish part, maka perusahaan harus menyiapkan finish part dengan penempatan yang jelas agar siap jika sewaktu-waktu finish part tersebut diambil. Oleh karena itu perlu adanya penyediaan stok terkontol di setiap akhir proses dan di beberapa line. Store penempatan part finish harus jelas, dimulai dengan alamat, jumlah yang jelas (kapasitas penumpukan barang maksimal) disertai aturan fifo yang jelas agar saat penyimpanan barang mudah begitu pula saat pengambilan barang. Store diharapkan sebagai alat visual control untuk mengetahui kondisi dan kemampuan line proses. 4.9 Penerapan Sistem Kanban di Line I-beam BY366L 4.9.1 Penentuan Waktu Delivery (Cycle Issue)
69 Penetapan waktu delivery ini akan berpengaruh terhadap PC store. Penentuan waktu delivery telah ditetapkan dari customer. Pada dasarnya mengeluarkan cycle issue untuk menentukan kapan permintaannya diambil,sehingga perusahaan harus menyiapkan part sesuai dengan cycle issue. Cycle delivery time akan digunakan untuk menentukan kapan part itu dibuat untuk persiapan part dikirim. Cycle issue digunakan untuk penentuan dalam pos heijunka yang nanti akan mengatur beredarnya kanban di line proses produksi. Dan juga bisa digunakan untuk menentukan waiting pos. Cycle ini juga tertera di dalam kanban itu sendiri. Dalam hal ini cycle issue ini digunakan untuk membuat diagram truck delivery. Dengan dibuatnya truck diagram maka mengefisiensikan kedatangan dan persiapan part dan diharapkan tidak ada stagnasi pada saat truk datang. Dan juga dapat mengsingkronkan part yang telah disiapkan di store dengan kedatangan truk, sehingga dapat menghemat kinerja operator untuk mensiapkan part. Cycle issue yang digunakan oleh customer PT Inti Ganda Perdana untuk Blank part I-beam BY366L adalah 1-1-1. Ini berarti pemesanan dilakukan satu hari dengan frekwensi kedatangan sebanyak satu kali dan interval satu. 4.9.2 Perhitungan kanban Line I-beam BY366L 4.9.2.1 Perhitungan Lot making (Lot Making Calculation) Dengan kondisi yang ada cycle time 1173 detik, dandori 90 menit dan lot making yang disepakati adalah 210 pcs (5 hari). Maka perlu dihitung dengan
70 menggunakan sistem kanban. Perhitungan ini dibuat untuk mengetahui kendalakendala yang nanti akan timbul. Dengan waktu produksi 14 jam (2 shift),maka dapat diketahui masalah kapasitas line I-beam BY366L. Total Waktu yang diperlukan = Total Prod (l) + Total Dandory (k) Apabila Total Waktu yang diperlukan lebih besar dari waktu produksi (Total Avaible time/cycle) ketentuan untuk line I-beam BY 366L adalah 14 jam (2 shift), maka diperlukan waktu tambahan untuk memenuhi lot size produksi. Oleh karena itu Untuk memenuhi waktu tambahan itu perusahaan harus memberikan Over time untuk berproduksi, sehingga lot size tiap part terpenuhi.ketentuan ini dihitung dengan ketentuan yang telah di sepakati, seperti cycle issue (1-1-1), jumlah hari produksi dalam bulan tersebut (20 hari) serta efisiensi produksi yang diambil 85%.
Tabel 4.4 LOT MAKING CALCULATION (Current condition) 71
72 Hal-hal yang mempengaruhi lot size menjadi besar adalah Cycle time Dengan cycle time yang lama,maka jumlah produksi menjadi sedikit. Oleh karena itu cycle time harus di improve menjadi lebih singkat. Dalam hal ini masalah yang timbul adalah handling time operator yang lama, berdasarkan hasil observasi dari lapangan dengan mencatat elemen kerja operator. Improve yang dilakukan untuk menangani handling time ini adalah mempermudah pemindahan part I-beam dengan mengunakan trolly. Perubahan cycle time setelah perubahan adalah 780 detik dari semula 1173 detik. Dandory Time Dandory adalah waktu pergantian type part dari awsl msuk sampai keluar finish part. Dandori yang dilakukan adalah eksternal dandori dimana dandori dilakukan dengan tidak mengoperaikan mesin seluruhnya. Waktu yang diperlukan untuk dandori tersebut adalah 90 menit. Setelah terjadi improve secara menyeluruh maka waktu dandori adalah 30 menit. Berdasarkan hasil improvement dari proses dandori dan cycle time maka lot produksi dapat dicapai dengan lot produksi 25 pcs sesuai dengan asil kesepakatan dengan total waktu untuk produksi mendekati waktu produksi (14 jam), sehingga tidak perlu waktu tambahan untuk memenuhi part permintaan. Sehingga kendala dapat dihilangkan dan membuat proses yang efisien dan maksimal.
Tabel 4.5 LOT MAKING CALCULATION (target condition) 73
74 4.9.2.2 Perhitungan Populasi Kanban I-beam BY 366L Jumlah kanban yang beredar merupakan suatu pemetaan dan perhitungan jumlah kanban yang beredar, yang berisikan jumlah kanban yang ditarik customer dalam 1 kali penarikan, lead time proses, stagnasi dan safety stock yang ditentukan. Sebelum menentukan jumlah kanban ada hal yang harus diperhatikan seperti : Material and Information Flow Chart yang dipakai (bagan MIFC I-beam BY366L target condition) Sistem produksi yang digunakan menggunakan lot making. Stagnasi yang diijinkan (jumlah/waktu dan poin stagnasi). Jam kerja yang tersedia (baik waktu produksi sendiri maupun customer). Standart stock in proses berdasarkan kesepakatan adalah 6 pcs. Safety stock yang ditentukan (kebijakan manajemen) adalah 1 hari stock finish part Gambar 4.4 bagan Populasi Kanban I-beam BY 366L
75 Jml kanban = Jml Tarikan Customer(Kc) + Lead time process(lt)+ Safety stock(a) Kanban dalam tarikan customer : Kc = (D/fp)/q ; fp = WD/tp Dimana : Kc = Jumlah kanban customer D = permintaan per hari fp = Frekwensi pulling fp = WD/tp q = jumlah part dalam satu kanban(5 pcs/kanban) WD = waktu produksi (2 shift) tp = time pulling Kanban Lead Time Process : Jml kanban Lead time(kl) = kanban proses(kp) + kanban stagnasi(ks) dimana : Kp = D x (w/td) q Kp = Jumlah kanban proses D = permintaan per hari w = Jumlah WIP dalam proses (WIP I-bean BY 366L = 6 pcs) Td = total permintaan i-beam untuk semua tipe q = 5 pcs/kanban
76 Kanban stagnasi = kanban chutte + kanban lot making + Uncomplete Pallet + diff work Kch = (D/Td) x ch Kl = ( D/Td) x lm Ku = (D/Td) x p Kd = (D/KD) x q ; Dimana : Kch = Jumlah kanban chute Kl = Jumlah kanban lot making Ku = Jumlah kanban pada pallet yang belum terisi penuh Kd = Jumlah kanban store D = permintaan per hari Td = Total jumlah permintaan part untuk berbagai tipe ch = kanban maksimal dalam chute berdasarkan kesepakatan 10 kanban. lm = Lot making size =1 lot making untuk 5 kanban) p = kanban pallet yang belum terisi penug. q = 5 pcs/kanban perhitungan jumlah populasi kanban dapat dilihat pada table di bawah in :
Tabel 4.6 perhitungan Populasi kanban I-beam 77
78 4.9.2.3 Perhitungan kanban PC store (Stock Warehouse finish Good) Jumlah kanban PC store merupakan jumlah cycle part dalam satu cycle ditambah dengan jumlah kanban safety stock yang telah disepakai oleh pihak manajemen (1 hari). Untuk menghitung jumlah kanban PC store adalah kanban PC Store = Kanban part /cycle + fluktuasi order = (order part*stock PC store)/5 + (order part* fluktuasi order)/5 Hasil dari perhitungan dapat dilihat pada table dibawah. Tabel 4.7 Populasi kanban PC store 4.9.2.4 Perhitungan Populasi Kanban Supply Material Perhitungan populasi kanban supply material berdasarkan cycle time, perputaran pengambilan material dari warehouse ke line. Perhitungan populasi kanban supply material adalah Jumlah kanban = (Jml loop*waktu loop*cycle time)/25
79 Hasil perhitungan dapat dilihat pada table dibawah ini : Tabel 4.8 Populasi Kanban Supply Material 4.9.3 Penerapan Improvement (kaizen) Penerapan sistem kanban pada line I-beam akan menimbulkan masalah baru. Untuk mengatasi masalah tersebut perlu di adakan improvement secara menyeluruh. Dengan melakukan pemetaan Material and Information Flow Chart line I-beam BY 366 L maka akan terlihat titik-titik stagnasi pada bagan MIFC sehingga lead time semakin besar, dengan semakin besarnya lot making production maka over time semakin tinggi dan itu merupakan biaya bagi pemerintah. Penerapan kaizen yang dilakukan pada line I-beam BY 366 L adalah penurunan waktu dandori dan penurunan cycle time. Langkah awal yang dilakukan untuk penerapan kaizen yaitu mencatat data-data elemen kerja awal (sebelum improvement) dan membuat standart kerja sementara agar alur kerja operator teratur sehingga waktu antar tiap operator sama tidak terjadi perbedaan waktu yang mencolok.
80 Data yang diambil haruslah data yang detail dengan menggunakan data identifikasi baratsuki. Dengan data tersebut akan memudahkan untuk memilah-milah data yang efektif, sehingga muda dalam hal tersebut hilang terutama handling operator. Data cycle time line I-beam ternyata dapat diturunkan tanpa menurunkan machining time, hanya dengan menurunkan handling time operator. Data handling operator yang lama antara lain pemindahan part dari mesin ke mesin, maka dibuatkan shutter yang menggunakan roda. Pekerjaan deburing untuk Op-30 dapat di improve lebih cepat dengan merubah proses op-20 serta penambahan penghilangan chamfering manual. Improvement lain adalah penambahan shutter finish part tidak langsung ke pallet finish part sehingga part bisa berjalan FIFO dan memudahkan kontrol part finish. 4.10 Analisis Penerapan Sistem Kanban dan Kaizen pada Line I-beam Dalam sistem kanban, produksi tidak akan membuat part berlebihan, karena produksi bekerja sesuai dengan perintah kartu kanban. Sedangkan alur kanban diatur dengan adanya pos heijunka dan pos heijunka ini mengikuti cycle issue. Sistem kanban ini akan berjalan bila semua alat bantu untuk menunjangnya berjalan. Dalam melakukan penerapan sistem kanban perlu disiapkan tool penunjang seperti wating post, heijunka post, kartu produksi kanban, shutter, serta standardisasi elemen kerja. Sebelum sistem kanban ini diterapkan perlu diadakan sosialisasi ke seluruh bagian, karena banyaknya perbedaan antara sistem scheduling dan sistem
81 kanban agar pihak yang terkait mengerti dalam pelaksanaan kanban. Sistem kanban ini akan berjalan jika tool penunjang berjalan sesuai fungsinya dan semua bagian terkait menjalankan fungsi sesuai tugasnya. Inti dari penerapan sistem ini adalah bagaimana pihak yang terkait dalam pelaksanaan sistem kanban ini mematuhi peraturan dasar pada sistem kanban. Dalam melakukan penerapan sistem kanban ini harus dibarengi dengan improvement. Dengan data awal untuk melakukan sistem kanban, banyak titik yang harus di improve. Dari hasil pengawasan serta wawancara dilapangan, titik yang di improve adalah baratsuki (ketidakteraturan) beban terhadap suatu standart kerja operator. Dari data elemen kerja awal yang didapat hasil produksi bervariasi, dengan hasil yang bervariasi maka tidak dapat diketahui jumlah produksi yang dihasilkan dalam satu shift bahkan dari data yang didapat kecenderungan hasil produksi dibawah target pencapaian produksi.pencapaian produksi yang tidak menentu mengakibatkan daily schedule yang berubah, maka dengan penerapan sistem kanban yang disertai kaizen proses produksi sesuai dengan tarikan customer. 4.11 Analisis Achievement Sistem Kanban di Line I-beam Perubahan sistem produksi untuk line I-beam dari sistem scheduling menjadi sistem kanban sangat berpengaruh sekali terhadap achievement produksi dengan terus dilakukan improvement terus menerus. Dengan penerapan sistem kanban akan memudahkan untuk mengontrol keadaan plant produksi, sehingga pada saat keadaan tidak normal akan terdeteksi sedini mungkin, karena dengan kanban pengontrolan
82 dapat dilakukan dengan cara visual. Dalam sistem scheduling pengontrolan biasanya dilakukan pada area delivery, dengan hanya melihat stock finish part. Jika terjadi masalah line stop dalam proses sedangkan stock finish part banyak, maka penanganan masalah akan lambat karena tidak terdeteksi sedini mungkin dan bila masalah ini terus menerus sehingga stock menipis, baru masalah ini akan diatasi secara serius. Pencapaian produksi dengan menggunakan sistem kanban dapat menurunkan overtime operator produksi. Tabel 4.9 Loading vs Capacity Grafik 4.1 Loading vs Capacity