PROSEDUR PENGADAAN BARANG PADA PT AGRI FIRST INDONESIA KIM II DELI SERDANG TUGAS AKHIR Disusun sebagai Syarat untuk Menyelesaikan Program Pendidikan Diploma 3 Oleh: LEADY MARISSA N 1205092165 PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2015
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan kasih dan anugerah sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik. Tugas Akhir ini disusun sebagai satu syarat untuk menyelesaikan Pendidikan Diploma 3 Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan dengan mengangkat judul Prosedur Pengadaan Barang pada PT Agri First Indonesia KIM II Deli Serdang. Dalam penulisan Tugas Akhir ini tidak lepas dari bimbingan dan dukungan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. M. Syahruddin, S.T., M.T, Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si, Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 3. Safaruddin, S.E., M.Si, Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 4. Vivianti Novita, S.E., M.Si, Ketua Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 5. Parenta Ritonga, S.E., M.Si selaku Pembimbing 1 yang telah memberikan pengarahan, saran dan waktu dalam penyelesaian Tugas Akhir. 6. Efni Siregar, S.E., M.Pro., M.SM selaku Pembimbing 2 yang telah memberikan pengarahan kepada penulis. 7. Cipta Darma, S.E., M.Si pembimbing penulis selama Praktik Kerja Lapangan pada PT Agri First Indonesia KIM II Deli Serdang. i
8. Para staff pengajar dan staff administrasi Program Studi Administrasi Bisnis 9. Ibu Meliyana. S selaku Supervisor Warehouse pada PT Agri First Indonesia 10. Bapak Natal. L. Tobing selaku asisten Supervisor Warehouse pada PT Agri First Indonesia 11. Halifah Hanum, selaku Admin Warehouse dan seluruh staff karyawan PT Agri First Indonesia 12. Sahabat saya Karlina Yunika Nasution, Gita Aryshandy Sinulingga, Lorensi Tirta Sari, Jufentri Nadeak, Joko Rendy Pungga Simamora, dan seluruh teman-teman kelas AB-6F yang selalu memberikan dukungan kepada penulis. Teristimewa terimakasih yang tak terhingga kepada kedua orangtua penulis, Ayahanda E. H. Napitupulu dan Ibunda K. S. Nainggolan serta kakak saya dan adik tersayang yang selalu memberikan doa dan dukungan kepada penulis selama penulis duduk di bangku kuliah. Penulis menyadari bahwa penyusunan Tugas Akhir ini masih memiliki kekurangan dan jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan tugas akhir ini sehingga bermanfaat bagi penulis dan juga bagi pembaca. Medan, Agustus 2015 Penulis Leady Marissa N NIM 1205092165 ii
ABSTRAK Kegiatan pengadaan barang merupakan hal yang sangat penting dalam mengatur kelancaran proses produksi pada suatu perusahaan. Dalam proses inilah, dibutuhkan peran bagian pengadaan untk dapat memenuhi kebutuhan akan barang dan jasa sesuai dengan kualitas, jumlah, waktu, tempat, harga dan sumber yag tepat. Untuk itulah penulis merasa tertarik untuk membahas proses kegiatan pengadaan barang dengan judul tugas akhir Prosedur Pengadaan Barang pada PT Agri First Indonesia KIM II, Deli Serdang. Metode yang dipergunakan oleh penulis untuk memperoleh data-data yang diperlukan adalah penelitian lapangan dan metode kepustakaan. Jenis sumber data yang dipergunakan adalah data primer dan sekunder, serta teknik analisis data yang digunakan adalah teknik analisis deskriptif. Berdasarkan hasil dari pembahasan yang dilakukan, penulis dapat menyimpulkan bahwa proses pengadaan barang yang diterapkan pada PT Agri First Indonesia KIM II, Deli Serdang dimulai dari proses pembelian barang, prosedur seleksi pengadaan barang, dan prosedur pengendalian material pergudangan. Dengan adanya pelaksanaan prosedur pengadaan barang ini PT Agri First Indonesia KIM II, Deli Serdang akan lebih maju dan semua aktivitas produksi dapat berjalan dengan lancar, efektif, dan efisien. Kata Kunci: Prosedur, Pengadaan Barang iii
ABSTRACT Procurement is an important thing in company s production process. In this process, the role of procurement department is needed to fulfill the need of goods and service in accordance with the quality, quantity, time, place, price and the exact source. For that reason, the writer feels interest to discuss about the process of procurement activity with the title The Procedures of Procurement at PT Agri First Indonesia KIM II, Deli Serdang. The methode that are used are field methods and study literature, types of data sources used are primary and secondary data sources, and the data analysis technique used is descriptive analysis technique. Based on result and discussions it can be concluded that the procurement process which are applied by PT Agri First Indonesia KIM II, Deli Serdang start from selection procedures, procurement procedures, warehousing and material controlling procedures. With the implementation of the procurement procedures at PT Agri First Indonesia KIM II, Deli Serdang hopefully all production activities will be developed and run smoot, effectively and efficiently. Keywords: Procedures, Procurement iv
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR... ABSTRAK... ABSTRACK... DAFTAR ISI... i iii iv v BAB 1 PENDAHULUAN... 1 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul... 1 1.2 Rumusan Masalah... 2 1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir... 2 1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir... 3 1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir... 3 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA... 5 2.1 Pengertian Manajemen Pengadaan Barang... 5 2.2 Fungsi dan Peranan Manajemen Pengadaan... 5 2.2.1 Fungsi Manajemen Pengadaan... 5 2.2.2 Peranan Manajemen Pengadaan... 6 2.3 Prinsip Pengadaan (Procurement Principle)... 6 2.4 Tugas-Tugas Bagian Pengadaan... 7 2.5 Proses Pembelian Barang... 9 2.5.1 Prosedur Seleksi Pengadaan Barang... 12 2.5.2 Prosedur Pengendalian Material dan Pergudangan... 13 v
BAB 3 METODE PENELITIAN... 15 3.1 Cara Pengumpulan Data... 15 3.2 Jenis Sumber Data... 17 3.3 Teknik Analisis Data... 17 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN... 19 4.1 Gambaran Umum Perusahaan... 19 4.1.1 Sejarah Berdirinya Perusahaan... 19 4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan... 20 4.1.3 Logo Perusahaan... 21 4.1.4 Struktur Organisasi... 21 4.1.5 Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab... 22 4.2 Tinjauan Prosedur Pengadaan Barang pada PT Agri First Indonesia KIM II Deli Serdang... 24 4.3 Analisis dan Evaluasi... 27 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN... 36 5.1 Simpulan... 36 5.2 Saran... 37 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN vi
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Semakin berkembangnya dunia pemasaran dewasa ini, maka semakin tinggi pula tingkat kebutuhan suatu perusahaan terhadap barang-barang. Suatu perusahaan tidak akan mampu memenuhi kebutuhannya dengan sendiri, perusahaan memerlukan hubungan dan kerjasama dengan perusahaan lain dalam hal memenuhi kebutuhan perusahaan, dimana manajemen pengadaan barang sangat dibutuhkan untuk memastikan setiap kebutuhan perusahaan tersebut terpenuhi. Dalam sebuah rantai pasokan, tiap perusahaan membeli barang dari pemasok awal, menambahkan nilai, dan menjualnya kepada konsumen akhir. Dalam perusahaan, pembelian merupakan fungsi yang bertanggung jawab atas pemerolehan semua barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan. Banyak dari transaksi tersebut bukan merupakan pembelian dalam arti yang sesungguhnya, seperti rental, kontrak, pertukaran, pemberian, pinjaman dan sebagainya. Pengadaan/pembelian barang sering dipakai untuk menunjuk hal yang sama. Meskipun demikian, biasanya pembelian merujuk pada pembelian secara nyata, sementara pengadaan barang memiliki makna yang lebih luas. Pengadaan barang bisa meliputi tipe-tipe pemerolehan yang berbeda (pembelian, rental, kontrak, dan sebagainya) termasuk juga pekerjaan yang terkait, seperti memilih pemasok, bernegosiasi, menyetujui syarat-syarat, 1
2 memperlancar, mengawasi kinerja pemasok, penanganan barang, transportasi, penyimpanan barang dan penerimaan barang dari pemasok. Pengadaan merupakan fungsi penting dalam setiap perusahaan, setiap perusahaan memerlukan sebuah pasokan barang dan pengadaan bertanggung jawab untuk mengaturnya. Jika pengadaan ditangani secara buruk, barangbarang tidak akan sampai atau barang salah kirim, jumlah yang salah, kualitas buruk, harga yang terlalu tinggi, layanan yang buruk dan lain sebagainya. Tujuan dari pengadaan barang tersebut adalah untuk menjamin tersedianya barang yang akan digunakan dalam proses produksi dan untuk mengendalikan kebutuhan terhadap barang pada perusahaan. PT Agri First Indonesia adalah salah satu perusahaan manufaktur asal Singapore yang bergerak dibidang produksi bahan makanan tepung terigu, dengan komitmen untuk memberikan kualitas yang terbaik. Selama melaksanakan praktik kerja lapangan penulis ditempatkan di Departement Warehouse sehingga penulis merasa tertarik untuk membahas proses kegiatan pengadaan barang yang dilakukan pada PT Agri First Indonesia KIM II Deli Serdang dan penulis memilih judul Tugas Akhir Prosedur Pengadaan Barang pada PT Agri First Indonesia KIM II Deli Serdang. 1.2 Rumusan Masalah Adapun rumusan masalah yang ingin penulis kemukakan dalam Tugas Akhir ini adalah Bagaimana Prosedur Pengadaan Barang pada PT Agri First Indonesia KIM II Deli Serdang. 1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir Adapun tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui prosedur pengadaan barang pada PT Agri First Indonesia KIM II Deli Serdang.
3 1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir Adapun manfaat penulisan Tugas Akhir ini adalah: 1. Sebagai referensi untuk meningkatkan pemahaman ilmiah penulis dalam menganalisa dan mengevaluasi masalah yang didapatkan penulis baik itu secara teori maupun praktik dari perusahaan. 2. Sebagai pengalaman dari penelitian yang dilakukan untuk menambah keterampilan dan pengetahuan khususnya dalam hal prosedur pengadaan barang. 3. Sebagai perbandingan dan bahan masukan bagi perusahaan guna memahami yang terjadi dalam kegiatan pengadaan barang dan proses kegiatan pengadaan barang yang sesungguhnya. 1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir Penulisan Tugas Akhir ini merupakan garis besar penyusunan yang memudahkan pemikiran dalam memahami secara keseluruhan isi dari Tugas Akhir ini. Adapun sistematika penyusunan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini menguraikan latar belakang pemilihan judul, rumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan, dan sistematika penulisan. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Dalam bab ini menguraikan landasan teori dari para ahli yang berhubungan dengan judul Tugas Akhir ini antara lain pengertian pengadaan barang, fungsi dan peranan manajemen pengadaan, prinsip pengadaan, prosedur seleksi pengadaan barang, prosedur pengadaan
4 barang, prosedur pengendalian barang, dan prosedur pengendalian material dan pergudangan. BAB 3 METODE PENELITIAN Dalam bab ini menguraikan bagaimana data Tugas Akhir ini diperoleh penulis, seperti cara pengumpulan data, jenis sumber data, dan teknik analisis data. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Dalam bab ini menguraikan gambaran umum perusahaan (sejarah singkat, visi dan misi, struktur organisasi dan tugas serta wewenang pegawai) serta menganalisis prosedur pengadaan barang pada PT Agri First Indonesia, Deli Serdang. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini menguraikan simpulan yang diperoleh dari kajian dan pembahasan sebelumnya. Saran yang diberikan berhubungan dengan simpulan yang diambil oleh penulis.