26 BAB 3 ANALISA SISTEM PROYEK MANAJEMEN YANG BERJALAN PADA PT. SERASI AUTORAYA (TRAC) 3.1 Latar belakang 3.1.1 Sejarah perusahaan PT. Serasi Autoraya yang lebih dikenal dengan TRAC (Astra Rent A Car) merupakan anak cabang dari PT. Astra Internasional yang seluruhnya dimiliki oleh perusahaan Astra. Dulunya TRAC merupakan kepanjangan dari Toyota Rent A Car yang hanya menyewakan kendaraan bermerek Toyota. Namun seiring dengan perkembangan pasar untuk lebih memperluas jangkauan bisnisnya dan tidak hanya menyewakan mobil bermerek Toyota saja maka pada tahun 2001 perusahaan ini berganti nama menjadi Astra Rent A Car. Perusahaan TRAC merupakan perusahaan penyedia jasa solusi transportasi terdepan di Indonesia. Bermula dengan hanya lima unit kendaraan, kini perusahaan TRAC memiliki lebih dari 12.000 kendaraan yang beroperasional dilebih dari 1.500 pelanggan segmen korporat. Memiliki pengalaman lebih dari 20 tahun di bisnis jasa transportasi membuat perusahaan ini berpengalaman dalam bidangnya. Beberapa award yang pernah didapatkan oleh perusahaan meliputi Indonesian Best Brand Award in Car Rental Business dan Superbrand Awards. Pelanggan terbesar TRAC berasal dari kalangan korporat, melalui sistem operating lease. Sementara sisanya merupakan pelanggan ritel atau perorangan. Istimewanya, para pelanggan korporat ini umumnya telah memanfaatkan jasa TRAC selama 3-5 tahun, karena rata-rata memang mengikat kontrak jangka panjang.
27 Budaya korporat menjadi salah satu strategi TRAC untuk membentuk karyawan memiliki jiwa pelayanan. Pembentukan budaya korporat dimulai sejak rekrutmen hingga ke pelatihan dan pembinaan. Serasi standard service yang merupakan standar layanan sejak awal sudah diinternalisasi pada setiap karyawan TRAC melalui pelatihan kesinambungan. Untuk mengukur keberhasilan strategi pengembangan sumber daya manusianya, salah satu cara yang dilakukan TRAC adalah melalui Customer Satisfaction Survey, Employee Opinion Survey dan Branch Opinion Survey dilakukan dua tahun sekali dan menunjukan tingkat kepuasan karyawan atas layanan next process, hasilnya menjadi bahan berharga untuk perbaikan. PT. Serasi Autoraya (TRAC) memiliki kantor pusat di Jl. Mitra Sunter Boulevard blok C2 90 dengan nomor SIUP (No. 02605/1.824.271) dan nomor NPWP (No.01.357.583.2-046.000). Perusahaan TRAC kini memiliki 22 cabang dan 36 autlet yang tersebar diseluruh wilayah nusantara. Keberadaan layanan yang tersebar akan mempermudah dan menjamin ketersediaan. Jaringan bengkel dan perawatan pada perusahaan TRAC terus berkembang setiap tahun dimana saat ini mencapai lebih dari 600 bengkel dan service point yang tersebar diseluruh Indonesia. Saat ini perusahaan TRAC terus melakukan inovasi-inovasi untuk mempertahankan posisinya di pasar. Dukungan teknologi informasi sebagai salah satu keunggulan TRAC dalam manajemen kendaraan dalam jumlah ribuan. Lewat sistem terintegrasi dan realtime SAP 47 yang digunakan TRAC, manajemen stock, perawatan, administrasi bahkan penanganan masalah pelanggan menjadi lebih mudah dan cepat.
28 Disamping itu layanan 24 jam Customer Assistance Center TRAC membantu pelanggan yang mengalami masalah kapan pun. Sejak tahun 2004 TRAC telah mendapat sertifikasi ISO 9001:2000 dari TUV Rheinland. Sertifikasi ini menjamin TRAC memberikan layanan kepada pelanggan sesuai standar internasional. 3.1.2 Visi dan misi perusahaan Visi dari perusahaan TRAC ini adalah menjadi perusahaan yang berkelas dunia dibidang jasa transportasi. Untuk itu ditetapkan beberapa misi perusahaan dalam upaya pencapaian visi tersebut. Misi yang diterapkan oleh perusahaan TRAC dalam upaya mencapai visinya tersebut adalah memuaskan pelanggan dengan cara menyediakan jasa yang berkualitas yang memenuhi standar tertinggi dari kepuasan pelanggan dan karyawan serta berusaha meningkatkan nilai pemegang saham. 3.1.3 Jenis layanan yang disediakan Leasing Sewa kendaraan jangka panjang ditujukan untuk memudahkan kebutuhan akan solusi transportasi hingga pelanggan dapat lebih berfokus pada bisnis inti. Beragam jenis kendaraan tersedia dan dilengkapi sistem manajemen armada yang didukung sistem manajemen armada yang didukung sistem teknologi informasi mutakhir. Sewa Harian Layanan sewa kendaraan yang memenuhi kebutuhan harian yang fleksibel. Dengan sistem antar jemput dan layanan driver sehingga perasaan akan nyaman, aman, dan handal akan selalu terpenuhi.
29 TREMO Transportasi yang mampu menjangkau wilayah yang sulit ditempuh oleh mobil mendasari lahirnya TREMO. Layanan sewa roda dua ini didukung infrastruktur, sumber daya manusia dan teknologi informasi yang bersinergi dengan TRAC. Setiap kendaraan roda dua dapat didesain khusus untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, TREMO juga menyediakan layanan pengendara atau rider yang terlatih dan menguasai wilayah. Driver Service Layanan pengemudi yang professional yang dipilih melalui seleksi ketat. Para pengemudi dibekali pelatihan Defensive Driving, penguasaan wilayah, etika pelayanan serta sikap diri yang positif. Trucking Services Menawarkan layanan terfokus pada operating lease untuk kendaraan truk baik medium maupun besar. Solusi layanan terbaru ini memastikan kebutuhan transportasi bisnis dengan kendaraan truk berjalan lancar dengan meminimalisasi kerusakan pada kargo tepat waktu. Mobil88 Berfokus pada penjualan mobil bekas, dimana setiap mobil diseleksi dengan seksama dan melalui perawatan yang teratur dan terencana. Dengan kualitas yang terjamin maka kepuasan pelanggan akan sangat terjaga.
3.1.4 Struktur Organisasi Umum 30
31 3.1.5 Tugas dan wewenang secara umum Tugas dan wewenang masing-masing divisi antara lain : 1. Audit - Bertugas terhadap pengembangan sistem risk management. - Bertugas terhadap implementasi program Audit pada level Corporate dan SBU. Meminta laporan keuangan dari board of director. 2. Management & Business Development Bertugas atas pengembangan sistem manajemen dan bisnis baru pada level corporate dan SBU. Mendapatkan informasi dari director in change yang lengkap sesuai dengan kebutuhan. 3. Corporate Legal - Bertugas terhadap seluruh fungsi legal pada level Corporate. - Bertugas mewakili perusahaan dalam melakukan kesepakatan, atau jika terjadi perselisihan dengan pihak lain dalam bidang hukum.
32 Mendapatkan kuasa dalam melakukan negoisasi hukum dan informasi yang lengkap dari pihak yang terkait. 4. Corporate Human Resource - Bertanggung jawab terhadap kualitas dan proses development SDM. - Bertugas menganalisa dan mengevaluasi kebutuhan SDM serta berkoordinasi dengan SBU dalam melakukan pemenuhan kebutuhan dan pengembangan SDM. - Mendapatkan informasi tentang pemakaian sumber daya manusia dalam masing-masing divisi di dalam perusahaan. - Mengajukan pelatihan kerja atau training bagi karyawan sesuai dengan kebutuhan yang ingin ditingkatkan. 5. Asset Management Bertugas terhadap seluruh perencanaan, pengadaan dan penjualan aset perusahaaan (Baik Vehicle maupun property). Mendapatkan informasi yang lengkap pada bagian building & Infrastructure, vehicle asset, procurement.
33 6. Information & Technology Bertugas mengatur seluruh pengembangan, peningkatan serta pemeliharaan sarana IT (software dan hardware) di level Corporate maupun di SBU. Mengajukan peningkatan komponen dan peralatan IT yang ada di dalam perusahaan dan mendapatkan kebutuhan informasi yang lengkap tentang penggunaan alat-alat IT. 7. Finance Bertugas mengatur seluruh sistem keuangan dan laporan keuangan pada level corporate & SBU. Mendapatkan informasi mengenai arus keuangan dalam perusahaan termasuk mendapatkan alasan yang tepat perihal penggunaan keuangan. 8. Fleet Tugas: Bertugas dalam mengatur performance dan kelayakan vehicle di level Corporate dan SBU. Mempunyai kuasa dalam memberikan instruksi pada operation support, engineering, dan Training & admin.
34 9. Marketing - Bertugas dalam upaya pengembangan strategi pemasaran, metodologi dan implementasinya, meningkatkan strategi pelayanan, dan kepuasan terhadap pelanggan Mendapatkan informasi yang lengkap mengenai profil perusahaan dan kebijakan terbaru yang dikeluarkan perusahaan.
3.1.6 Struktur Organisasi Divisi IT 35
36 3.1.7 Tugas dan wewenang divisi IT 1. IT Operational Departemen Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan IT operational dengan melakukan konsolidasi pekerjaan terhadap IT Maintenance dan IT Development baik hardware maupun software sehingga dapat memenuhi kebutuhan user dan berjalan sesuai prosedur yang berlaku. - Menerima atau menolak requirement baik berupa kategori change request ataupun kategori project baik hardware / software dari user. - Menentukan scope pekerjaan dari IT Maintenance dan IT Development. 2. IT Maintenance sub-departement Bertugas melakukan pekerjaan maintenance, control dan monitoring, serta troubleshooting setiap problem baik hardware ataupun software, bertanggung jawab terhadap control dan monitoring, serta troubleshooting setiap problem baik hardware ataupun software bertanggung jawab terhadap control URF, yang masuk dengan kategori change request dan melakukan konsolidasi pekerjaan terhadap bagian:
37 a. Infrastructure Bertanggung jawab terhadap tugas maintenance, kontrol monitoring, memberikan laporan dari hasil monitoring kepada IT Maintenance supervisor dan melakukan troubleshooting area network link communication dan hardware client device, serta sebagai IT PIC yang bertanggung jawab terhadap URF. Wewenang: Memberikan usulan pengembangan hardware client device, network link communication dan memberikan masukan kepada IT development terkait dengan project yang sedang dikerjakan. b. System application Bertanggung jawab melakukan troubleshooting terhadap user problem dalam penggunaan aplikasi yang diterapkan di perusahaan, sebagai IT PIC yang bertanggung jawab terhadap URF. Wewenang: Memberikan usulan pengembangan hardware client device, network link communication dan memberikan masukan kepada IT development terkait dengan project yang dikerjakan.
38 c. System administration Bertanggung jawab untuk melakukan control monitoring terhadap seluruh hardware dan software, server, dan database yang digunakan, memberikan pelaporan dari hasil monitoring kepada IT Maintenance supervisor, dan menjadi IT PIC yang bertanggung jawab terhadap URF. Memberikan usulan pengembangan hardware dan software server, melakukan permintaan pembelian terkait dengan hardware dan software server dan memberikan saran kepada IT Development terkait dengan project yang sedang dikerjakan. Wewenang dari IT Maintenance sub-departement: - Memberikan saran kepada IT Development berkenaan dengan project yang sedang dikerjakan. - Meminta dan memberikan usulan pengembangan dari hardware ataupun software yang dianggap sudah tidak layak atau sudah tidak mampu mendukung proses bisnis perusahaan. 3. IT Development Sub-departement Bertanggung jawab mengidentifikasi kebutuhan baru dengan menggali informasi perkembangan bisnis atau kebutuhan operasional untuk dilakukan pengembangan baik hardware atau software,
39 melakukan konsolidasi pekerjaan terhadap bagian infrastructure analyst, system application analyst, programmer serta bertanggung jawab terhadap control URF yang masuk dengan kategori project. Wewenang: - Memberikan saran dan usulan kepada manajemen untuk dilakukan pengembangan sistem. - Menyetujui ataupun menolak apakah kebutuhan pengembangan sistem sesuai dengan bisnis perusahaan. 4. IT Quality Assurance dan Helpdesk Sub-departement Bertanggung jawab memastikan bahwa pengembangan, implementasi, operasional, dan pemeliharaan sistem informasi sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan. Wewenang: - Mengajukan usulan perbaikan kualitas hardware / software kepada IT manager. - Mengajukan audit khusus bila diperlukan dengan persetujuan IT manager. 5. IT Business Analyst dan Technical Sub-departement Bertanggung jawab membuat konsep pemanfaatan dan inovasi teknologi informasi yang layak dikembangkan di perusahaan sesuai dengan nilai kompetisi bisnis perusahaan yang optimal. - Mengetahui rencana tahunan strategi perusahaan
40 - Mengajukan usulan mengenai pengembangan teknologi informasi kepada IT manager. - Memberikan rekomendasi kepada IT manager dalam hal penunjukkan konsultan IT. 6. IT admin dan Training sub_departement Bertanggung jawab terhadap pengelolaan kegiatan administrasi di IT Departement dan pemenuhan barang baik di Head Office maupun di cabang serta mengelola program training yang terkait dengan IT Departement dalam rangka tertib administrasi dan kelancaran operasional / komputasi perusahaan. - Menolak permintaan pembelian apabila masih ada stok atau tidak sesuai dengan kebutuhan - Mengusulkan penyelenggaraan program-program training yang terkait dengan teknologi informasi pada IT manager.
41 3.2 Analisa Sistem Berjalan Kemajua n Proyek Tidak ada Monitoring SDM & Tracking Proyek Kurangnya Pengaturan Task & Estimasi Proyek Gambar 3.3. Rich Picture Pada Sistem Berjalan
42 Dari gambar 3.3 dapat diuraikan sebagai berikut. Ketika Requester membutuhkan suatu kebutuhan atau usulan pengembangan akan suatu sistem untuk digunakan sebagai sarana dalam menjalankan tugasnya, maka requester akan membuat User Request Form yang berisi tentang penjelasan atau requirement dari kebutuhan user tersebut. URF tersebut akan dikirimkan kepada process owner untuk dianalisa apakah kebutuhan sistem berguna bagi department yang dikepalainya. Jika process owner setuju maka URF tersebut akan dikirim ke IT operation untuk dianalisa apakah sistem yang diminta dapat dikerjakan atau tidak. IT operation kemudian mengirimkan URF kepada IT supervisor dimana IT supervisor akan menganalisa URF tersebut dan apabila IT supervisor menyetujui dan merasa bahwa permintaan dapat dikerjakan maka IT operation akan mengirimkan URF kepada IT Manager untuk disetujui. Setelah disetujui maka IT supervisor akan menunjuk PIC-nya (project manager) berdasarkan tipe project yang diterima. Setelah IT PIC atau project manager ditunjuk untuk menjalankan project maka IT PIC akan membuat proposal dan solution plan untuk mengetahui rencana kerja dan resource yang digunakan. Setelah selesai maka proposal dan solution plan tersebut dianalisa dan disetujui oleh IT Supervisor dan juga IT operation, yang kemudian diteruskan ke IT manager untuk diputuskan apakah proposal sudah sesuai dan layak atau belum. Setelah disetujui oleh IT manager maka IT manager akan memberikan analisa proposal dan solution plan kepada process owner untuk diminta persetujuan apakah project bisa dijalankan sesuai requirement yang ada pada proposal atau tidak. Jika disetujui maka project akan dilaksanakan. Setelah project selesai dijalankan maka project manager akan membuat user accepteance test yang akan diapprove terlebih dahulu oleh IT supervisor dan IT operation.
43 Setelah disetujui maka UAT tersebut akan diberikan kepada proses owner untuk diisi result dari permintaan yang telah dikerjakaan apabila memenuhi requirement yang ada maka UAT tersebut akan di-approve. Kemudian project manager akan membuat completion form untuk menandakan bahwa project telah selesai. 3.2.1 Permasalahan Setelah melakukan observasi, wawancara, dan menganalisa sistem yang berjalan pada perusahaan TRAC kami menemukan beberapa masalah yang menjadi perhatian. Permasalahan tersebut antara lain : - Kurangnya informasi dari setiap dokumen termasuk informasi tambahan jika terjadi perubahan requirement. - Tidak ada standarisasi estimasi biaya dan waktu project. - Ketidakmampuan untuk melakukan tracking project. - Tidak ada proses monitoring yang dilakukan user terhadap project requirement yang dijalankan. - Kurangnya kemampuan manajemen IT dalam mengetahui alokasi dari tiap resource IT yang digunakan. 3.2.2 Usulan Pemecahan Masalah Setelah mengamati dari permasalahan yang terjadi dalam perusahaan, maka diajukan beberapa usulan pemecahan masalah-masalah tersebut di antaranya, yaitu : - Suatu sistem berbasis web yang terintegrasi dengan sistem e-mail yang digunakan untuk memberikan notifikasi setiap proses yang terjadi dalam project terhadap bagian yang terlibat langsung.
44 - Aplikasi berbasis web yang menyediakan tools project management yang berfungsi untuk melakukan perhitungan biaya project, baik dari segi waktu maupun sumber daya yang digunakan. - Tools dalam aplikasi yang menyediakan sarana dalam memonitoring suatu project, sehingga project manager dan staff IT yang ada dapat lebih mudah dalam melakukan monitoring project-project yang dijalankan. - Sistem berbasis web ini akan difasilitasi dengan view status request dimana setiap user requester akan dapat melihat sampai sejauh mana project dikerjakan sekaligus PIC yang bertanggung jawab terhadap requirement tersebut. Manajemen IT pun dapat mengetahui berapa banyak request yang sudah masuk di divisi IT dan sekaligus dapat mengetahui utilisasi tiap IT staff.
45 3.2.3 Class Diagram Gambar 3.4. Class Diagram