PEDOMAN TATA NASKAH DI LINGKUNGAN PUSKESMAS RAWAT INAF SINDANGBARANG DINAS KESEHATAN KABUPATEN CIANJUR PUSKESMAS RAWAT INAF SINDANGBARANG
Jalan Raya Sindangbarang Cidaun Km.01 Desa Saganten Kecamatan Sindangbarang Kabupaten Cianjur 43272 KEPALA PUSKESMAS DTP SINDANGBARANG Lampiran Surat Keputusan Kepala Puskesmas DTP Sindangbarang Nomor : 087/ /PKM Sdb/I/2016 Tentang : Pedoman Tata Naskah PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Penyelenggaraan pelayanan dan upaya Puskesmas harus didukung oleh suatu mekanisme kerja agar tercapai kebutuhan dan harapan pengguna pelayanan, dilaksanakan secara efisien. Administrasi umum merupakan salah satu komponen penting dalam penyelenggaraan pelayanan dan upaya Puskesmas. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dan kearsipan. Tata naskah sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi, antara lain, pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah, penggunaan logo dan cap, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan ralat. Sehubungan dengan hal tersebut perlu disusun dan ditetapkan Pedoman Tata Naskah di lingkungan Puskesmas DTP Sindangbarang
B. Maksud dan Tujuan 1. Maksud Pedoman Tata Naskah dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan tata naskah pada Puskesmas DTP Sindangbarang. 2. Tujuan Pedoman Tata Naskah bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan Puskesmas. C. Sasaran Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah adalah: 1. tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam penyelenggaraan tata naskah dilingkungan Puskesmas DTP Sindangbarang; 2. terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis; 3. tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas; E. Ruang Lingkup Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah meliputi pengaturan tentang jenis dan format naskah; penyusunan naskah; pengurusan naskah korespondensi; pejabat penandatangan naskah; penggunaan lambang dan logo dalam naskah; serta perubahan, pencabutan,pembatalan, dan ralat naskah.
BAB II JENIS DAN FORMAT Jenis naskah dinas terdiri atas dua macam, yaitu naskah dinas arahan dan naskah dinas korespondensi. A. Naskah Dinas Arahan A.1. Keputusan 1) Pengertian Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan. Keputusan dapat dituangkan dalam pasal-pasal atau merupakan lampiran. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Surat Keputusan didasarkan pada peraturan perundangan dan ditandatangani oleh Kepala Puskesmas. 3) Susunan a) Kepala Kop naskah Puskesmas. Memuat keterangan mengenai jenis, nomor, tahun dan nama Keputusan; Nama Keputusan dibuat secara singkat dan mencerminkan isi Keputusan; Judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin tanpa diakhiri dengan tanda baca. b) Pembukaan Jabatan pembentuk Keputusan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin dan diakhiri dengan tanda baca koma; Konsiderans, diawali dengan kata Menimbang yang memuat alasan-alasan pertimbangan-pertimbangan pembuatan Keputusan. Dasar Hukum,diawali dengan kata Mengingat yang memuat peraturan perundang-undangan yang tingkatannya sama atau lebih tinggi sebagai dasar hukum pembuatan Keputusan. Diktum, terdiri atas :
a. Kata MEMUTUSKAN, ditulis seluruhnya dengan huruf kapital tanpa spasi dan diakhiri dengan tanda baca titik dua serta diletakkan di tengah marjin. b. Kata Menetapkan, dicantumkan setelah kata MEMUTUSKAN, c) Batang Tubuh yang disejajarkan ke bawah dengan kata Menimbang dan Mengingat. Huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua PERTAMA, KEDUA KETIGA dan seterusnya d) Penutup (1) Tempat dan tanggal penetapan, diletakkan di sebelah kanan marjin; (2) Nama jabatan ditulis dengan huruf besar di setia awal kata; (3) Tanda tangan pejabat; (4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani, dicantumkan gelar dan nip (5) Stempel Puskesmas. A.2. Pedoman 1) Pengertian Pedoman adalah sebuah panduan yang dikeluarkan secara resmi oleh institusi yang berisikan pelaksanaan dalam bekerja. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan dengan Surat Keputusan Kepala Puskesmas. 3) Susunan a) Lampiran Pedoman dicantumkan sebagai lampiran Surat Keputusan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan logo Puskesmas dan tulisan Puskesmas DTP Sindangbarang. yang diletakkan secara simetris di atas, serta dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama pedoman dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan secara simetris. b) Kepala Bagian kepala pedoman terdiri dari
(1) tulisan pedoman dengan menggunakan huruf kapital dan dicantumkan di tengah atas; (2) rumusan judul pedoman yang ditulis secara simetris dengan huruf kapital. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh pedoman terdiri dari (1) pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, danpengertian umum; (2) materi pedoman; (3) penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan dan penjabaran lebih lanjut. d) Kaki Bagian kaki pedoman terdiri dari (1) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; (2) tanda tangan; (3) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf kapital. A.3. Standar Operasional Prosedur/ SOP 1) Pengertian SOP adalah serangkaian instruksi kerja tertulis yang dibakukan (terdokumentasi) mengenai proses penyelenggaraan administrasi puskesmas, bagai mana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa harus dilakukan atau suatu pedoman untuk melaksanakan 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan SOP disyahkan oleh Kepala Puskesmas. 3) Susunan a) Kotak Kop/ Heading, terdiri dari : Logo dan Nama Pemda Nomor SOP, nomor prosedur yang di-sop-kan sesuai dengan tata naskah dinas yang berlaku di Puskesmas; Tanggal Pembuatan, tanggal pertama kali SOP dibuat berupa tanggal selesainya SOP dibuat bukan tanggal dimulainya pembuatannya; Tanggal Revisi, tanggal SOP direvisi atau tanggal rencana ditinjauulangnya SOP yang bersangkutan;
Tanggal Efektif, tanggal mulai diberlakukan SOP atau sama dengan tanggal ditandatanganinya Dokumen SOP; Pengesahan oleh pejabat yang berkompeten pada tingkat satuan kerja; Item pengesahan berisi nomenklatur jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang disertai dengan NIP serta stempel/cap instansi; Judul SOP, judul prosedur yang di-sop-kan sesuai dengan kegiatan yang sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki; Heading hanya dicetak pada halaman pertama. b) Isi SOP : terdiri sebagai berikut : Pengertian : diisi definisi judul SOP dan berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/ menimbulkan multi persepsi. Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesfifik Kebijakan : berisi kebijakan kepala puskesmas yang menjadi dasar dibuatnya SOP tersebut. Referensi : berisi dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan SOP. Alat dan Bahan :... Unit terkait : berisi unit-unit terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut Dokumen Terkait :... Langkah-langkah : bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu. Diagram Alir/ bagan alir : Simbol yang digunakan dalam SOP terdiri dari : 1) Simbol Kapsul/Terminator : untuk mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir; 2) Simbol Kotak/Process untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi; 3) Simbol Belah Ketupat/Decision untuk mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan; 4) Simbol Bola : untuk mendeskripsikan penghubung bagianbagian flowchart. 5) Simbol Garis Alir : Untuk mendeskripsikan arah aliran program : Lampiran B. Naskah Dinas Korespondensi a. Surat Biasa
1) Pengertian Surat biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya. 2) Susunan 2.1) Kepala Surat ; terdiri atas : Nama tempat ditetapkan Tanggal, Bulan dan Tahun Pejabat/ Alamat yang dituju Nomor surat Sifat surat Lampiran surat Hal surat 2.2. ) Isi Surat ; dirumuskan dalam bentuk uraian 2.3. ) Bagian akhir surat ; terdiri atas : Nama Jabatan Tanda tangan pejabat Nama pejabat, pangkat dan NIP Stempel instansi Tembusan b. Surat Tugas 1) Pengertian Surat Tugas adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan penugasan dari pihak atasan kepada bawahan untuk melakukan tugas atasan tersebut. 2) Susunan 2.1) Kepala Surat ; terdiri atas : Tulisan SURAT TUGAS Nomor dan Tahun 2.2. ) Isi Surat ; memuat dasar dan pertimbnagan penugasan, anam, pangkat/golongan, NIP, jabatan yang diberi tugas dan jenis tugas yang harus dilaksanakan dan waktu tugas. 2.3. ) Bagian akhir surat ; terdiri atas : Nama tempat Tanggal, Bulan dan Tahun Nama pejabat, pangkat dan NIP Stempel instansi Tembusan c. Surat Undangan 1) Pengertian Surat Undangan adalah naskah dinas yang merupakan pemberitahuan yang meminta kepada yang bersangkutan untuk datang pada waktu, tempat dan acara yang ditentukan. 2) Susunan 2.1) Kepala Surat ; terdiri atas : Nama tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun ditempatkan di kanan atas; Alamat undangan yang ditujukan ditempatkan di bawah nama, tempat, tanggal, bulan dan tahun;
Nomor, sifat, lampiran diketik secara vertikal, ditempatkan di sebelah kiri atas; 2.2. ) Isi Surat ; Maksud dan tujuan Hari penyelenggaraan Tanggal, waktu dan tempat penyelenggaraan Acara yang diselenggarakan 2.3. ) Bagian akhir surat ; terdiri atas : Nama pejabat pengundang Tanda tangan pejabat pengundang Nama jelas pejabat, pangkat dan NIP pengundang Stempel instansi Catatan yang dianggap perlu D. Naskah Dinas Khusus a. Nota Dinas 1) Pengertian Nota Dinas adalah alat komunikasi tertulis intern antar pejabat di Puskesmas yang memuat/berisi pemberitahuan, permintaan, penjelasan, laporan dan sebagainya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan proses penggarisan atau pematangan sesuatu kebijakan atau proses penyesuaian persoalan/masalah. 2) Susunan 2.1) Kepala Nota; terdiri atas : Tulisan NOTA DINAS ditempatkan di tengah tengah isi naskah; Pejabat/ Alamat yang dituju Pejabat yang mengirim Tanggal, bulan dan tahun Nomor, sifat, lampiran dan hal 2.2. ) Isi Nota; dirumuskan dalam bentuk uraian 2.3. ) Bagian akhir Nota Dinas ; terdiri atas : Nama Jabatan Tanda tangan pejabat Nama pejabat, pangkat dan NIP Tembusan b. Telaahan Staf 1) Pengertian Telaahan Staf adalah naskah dinas yang dibuat oleh staf atau bawahan yang memuat analisis pertimbangan-pertimbangan, pendapat dan saran-saran tentang suatu masalah. 2) Susunan 2.1) Kepala Telaahan Staf; terdiri atas : Tulisan TELAAHAN STAF diletakan di tengah lembar naskah; Pejabat/ Alamat Pejabat yang mengirim Tanggal, nomor, sifat lampiran, hal. 2.2. ) Isi Telaahan Staf; :
c. Notulen Pokok persoalan Pra anggapan Fakta dan data yang berpengaruh terhadap persoalan Pembahasan/ analisis Kesimpulan Saran Tindak 2.3. ) Bagian akhir; terdiri atas : Nama Jabatan Tanda tangan pejabat Nama pejabat, pangkat dan NIP Tembusan 1) Pengertian Notulen adalah naskah dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan pengambilan peraturan serta penutupan. 2) Susunan 2.1) Kepala Notulen; terdiri atas tulisan NOTULEN. Keterangan terdiri atas : Nama rapat Hari, tanggal Waktu rapat Tempat Acara Pimpinan Rapat Pencatat. 2.2. ) Isi Notulen; : Kata Pembukaan Pembahasan Pembacaan kesimpulan Waktu penutupan 2.3. ) Bagian akhir; terdiri atas : Nama Jabatan Tanda tangan pejabat Nama pejabat, pangkat dan NIP d. Daftar Hadir 1) Pengertian Daftar Hadir adalah naskah dinas yang dipergunakan untuk mencatat dan mengetahui kehadiran seseorang. 2) Susunan 2.1) Kepala Daftar Hadir; terdiri atas : Tulisan DAFTAR HADIR. Ditempatkan di tengah lembar naskah Tempat, hari, tanggal, waktu dan acara ditulis di bawah tulisan Daftar Hadir sebelah kanan. 2.2. ) Isi Daftar Hadir; : Kolom nomor urut Kolom nama Kolom jabatan/ instansi Kolom tandatangan/ paraf
Kolom keterangan 2.3. ) Bagian akhir; terdiri atas : Nama Tempat Tanggal, bulan dan Tahun Nama Jabatan penanggung jawab atas kegiatan Tanda tangan pejabat penanggung jawab Nama, pangkat dan NIP pejabat penanggung jawab E. Penomoran Naskah Dinas a. Penomoran SOP Kode Pelayanan A = Administrasi B = UKM C = UKP Kode Bab ( menggunakan angka romawi) Tulisan SPO Kode Kriteria Nomor Urut SPO ( dari jumlah seluruh SPO ) Contoh : A/ II/SPO/2.1.1/ 20 Nomor urut/bulan,romawi/nomor kode bagian/pkm/2016 Kode unit/no urut/pkm/bulan/tahun Kode wilayah/kode kecamatan./kode kegiatan/no urut/bulan/tahun b. Penomoran Surat-Surat Dinas Susunan penomoran surat adalah sebagai berikut : 1. Nomor Kode Surat 2. Nomor Urut Surat (nomor urut dalam satu tahun berjalan) 3. Tulisan PKM Sdb 4. Bulan Terbit 5. Tahun terbit Kode jenis surat adalah sebagai berikut (ditulis kode surat...) F. Ketentuan Jarak Spasi 1. Jarak antara bab dan judul adalah dua spasi.
2. Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan kedua adalah satu spasi. 3. Jarak antara judul dan subjudul adalah empat spasi. 4. Jarak antara subjudul dan uraian adalah dua spasi. 5. Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan. Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian dan estetika, dengan mempertimbangkan isi naskah dinas. G. Penggunaan Huruf Naskah dinas menggunakan jenis huruf Bookman Old Stylel dengan ukuran 12 H. Jenis Kertas Jenis Kertas yang digunakan dalam tata naskah adalah F4. H. Penentuan Batas/Ruang Tepi Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah dinas, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu a. ruang tepi atas : apabila menggunakan kop naskah dinas, 2,5 spasi di bawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas, sekurang-kurangnya 1,5 cm dari tepi atas kertas; b. ruang tepi bawah : sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas; c. ruang tepi kiri : sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas; batas ruang tepi kiri tersebut diatur cukup lebar agar pada waktu dilubangi untuk kepentingan penyimpanan dalam ordner/snelhechter tidak berakibat hilangnya salah satu huruf/kata/angka pada naskah dinas; d. ruang tepi kanan : sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas. Catatan:
Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika. Lampiran 1. Format Surat Keputusan KOP SURAT
KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS... NOMOR : / /DINKES/2014 TENTANG mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm KEPALA PUSAT PUSKESMAS..., Menimban g : a. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; b. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. Mengingat : 1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; 2. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. MEMUTUSKAN Menetapkan : PERTAMA : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; KEDUA : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; KETIGA : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. Ditetapkan di : Cianjur pada tanggal : Kepala Puskesmas... Tandatangan dan Cap Puskesmas TEMBUSAN : NAMA JELAS, GELAR NIP
Lampiran 2. Format Pedoman KEPALA PUSKESMAS... Lampiran Surat Keputusan Kepala Puskesmas... Nomor :...Tahun :... Tentang :... PEDOMAN... BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang... B. Maksud dan Tujuan... C. Sasaran... D. Asas... E. Dasar Hukum F. Ruang Lingkup... BAB II... A.... B. dan seterusnya Kepala Puskesmas...
Tandatangan dan Cap Puskesmas NAMA JELAS, GELAR NIP Lampiran 3. Format SPO NAMA SOP PUSKESMAS SPO No. Dokumen No. Revisi Tanggal Terbit : : : Ditetapkan Oleh Kepala Puskesmas.. Tandatangan dan Cap Nama Jelas, Gelar NIP. Pengertian...... Tujuan...... Kebijakan...... Referensi...... Alat dan Bahan...... Unit Terkait...... Dokumen Terkait Langkahlangkah/ Prosedur............ Diagram Alir...... Lampiran......
Lampiran 4. Format Surat Biasa KOP SURAT Nomor : Cianjur,... Sifat Lampiran Hal : : : Kepada Yth :...... di Tempat..................
Kepala Puskesmas... Tandatangan dan Cap Nama Jelas, Gelar NIP.... Tembusan : 1.... 2.... Lampiran 5. Format Surat Tugas KOP SURAT S U R A T T U G A S Nomor :... Dasar : MENUGASKAN Kepada : 1. Nama : NIP : Pangkat, :
Gol/Ruang Jabatan : 2. Nama : NIP : Pangkat, : Gol/Ruang Jabatan : Untuk : 1.... 2.... Ditetapkan di :... Pada Tanggal :... Kepala Puskesmas... Tandatangan dan Cap Nama Jelas, Gelar NIP.... Lampiran 6. Format Surat Undangan KOP SURAT Nomor : Cianjur,... Sifat Lampira n Hal : : : Undangan Kepada Yth :...... di
Tempat......... Hari :... Tanggal :... Waktu :... Tempat:... Acara :............ Kepala Puskesmas... Tandatangan dan Cap Nama Jelas Pangkat NIP.... Catatan : 1.... 2.... Lampiran 6. Format Nota Dinas KOP SURAT NOTA DINAS
Kepada : Dari : Tanggal : Nomor : Sifat : Lampiran : Hal :......... Nama Jabatan Tandatangan dan Cap Nama Jelas, Gelar NIP.... Tembusan : 1. 2. Lampiran 7. Format Telaahan Staf KOP SURAT
TELAAHAN STAF Kepada : Dari : Tanggal : Nomor : Sifat : Lampiran : Hal : I. Pokok Persoalan :...... II. Pra anggapan :... III. Fakta dan Data yg berpengaruh terhadap... :...... IV persoalan Pembahasan :....... V. Kesimpulan :... VI.... Saran Tindak :...... Nama Jabatan Tandatangan dan Cap Nama Jelas, Gelar NIP.... Tembusan : 1. 2.
Lampiran 8. Format Notulen KOP SURAT NOTULEN RAPAT : Hari/ Tanggal : Waktu rapat : Acara : 1. 2. 3...dst PIMPINAN RAPAT Ketua : Sekretaris : Pencatat : Peserta Rapat : KEGIATAN RAPAT 1. Kata Pembukaan : 2. Pembahasan : 3. Kesimpulan : Cianjur,... Pimpinan Rapat Nama Jabatan Tandatangan dan Cap Nama Jelas, Gelar NIP....
Lampiran 9. Format Daftar Hadir KOP SURAT DAFTAR HADIR PERTEMUAN RAPAT Hari : Tanggal : Waktu : Tempat : Acara : NO NAMA JABATAN TANDATANGA N KETERANGAN
Cianjur,... Pimpinan Rapat Nama Jabatan Tandatangan dan Cap Nama Jelas, Gelar NIP....