PERATURAN NOMOR 07 TAHUN 2010 TENTANG TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

Transkripsi

1 PERATURAN MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT NOMOR 07 TAHUN 2010 TENTANG TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT, Menimbang : a. bahwa untuk mendukung kelancaran tertib administrasi umum, dan penyeragaman sistem administrasi dalam penyelenggaraan naskah dinas perlu menyusun Tata Naskah Dinas; b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a perlu menetapkan Peraturan Menteri Negara Perumahan Rakyat Tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Perumahan Rakyat. Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan; (Lembaran Negara RI Tahun 2009 Nomor 152 dan tambahan Lembaran Negara RI Nomor 5071); 2. Peraturan Presiden RI Nomor 47 Tahun 2009 Tentang Pembentukan dan Organisasi Kementerian Negara; 3. Peraturan Presiden RI Nomor 24 Tahun 2010 Tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara Serta Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara; 4. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 84/P Tahun 2009 Tentang Pembentukan Kabinet Indonesia Bersatu II Periode ; 5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 Tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 6. Peraturan Menteri Negara Perumahan Rakyat Nomor 01/PERMEN/M/2008 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Perumahan Rakyat; 7. Peraturan Menteri Negara Perumahan Rakyat Nomor 02/PERMEN/M/2008 Tentang Perubahan Peraturan Menteri Negara Perumahan Rakyat Nomor 01/PERMEN/M/2008 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Perumahan Rakyat. MEMUTUSKAN...

2 - 2 - MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT TENTANG TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT BAB I PENGERTIAN UMUM Pasal 1 Pengertian Umum dalam Peraturan Menteri ini meliputi hal-hal sebagai berikut 1. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah dinas, distribusi, formulir, media komunikasi, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan dan tata ruang perkantoran. 2. Buku agenda adalah suatu buku yang berfungsi untuk mencatat dan pemberian nomor registrasi, kode klasifikasi, klasifikasi khusus untuk naskah dinas keluar maupun naskah dinas masuk. 3. Disposisi adalah catatan yang berisi perintah atau permintaan atau informasi dari pimpinan dalam rangka proses penyelenggaraan suatu naskah. Lembar disposisi adalah formulir untuk menulis perintah, arahan atau rekomendasi Menteri/pimpinan unit kerja/pimpinan satuan kerja. 4. Formulir konsep naskah dinas adalah formulir yang digunakan untuk menyusun suatu konsep naskah dinas pengaturan, naskah dinas penetapan dan naskah dinas korespondensi penting. 5. Kode surat sangat rahasia disingkat (SR), adalah tingkat keamanan isi surat dinas yang sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak syah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara. 6. Kode surat rahasia disingkat (R), tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak syah atau jatuh ketangan yang tidak berhak akan merugikan negara. 7. Kode surat biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi surat dinas yang tidak termasuk dalam angka 5 dan 6, namun tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya. 8. Komunikasi intern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan antar unit kerja secara vertikal dan horizontal di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat. 9. Komunikasi

3 Komunikasi ekstern adalah tata hubungan penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan oleh pejabat Kementerian Perumahan Rakyat dengan pihak lain di luar Kementerian Perumahan Rakyat. 10. Kop naskah dinas adalah bagian teratas dari naskah dinas yang mencantumkan lambang negara atau logo, nama, alamat dan nomor telepon Kementerian Perumahan Rakyat. 11. Kop sampul naskah dinas adalah bagian teratas dari sampul naskah dinas yang mencantumkan lambang negara atau logo, nama, alamat dan nomor telepon Kementerian Perumahan Rakyat. 12. Konsep naskah dinas adalah rancangan naskah dinas yang akan dibuat dan mendapatkan persetujuan serta ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. 13. Kewenangan penandatanganan naskah dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang melekat pada jabatannya. 14. Lembar pengantar adalah formulir yang berisi catatan tentang identitas naskah yang didistribusikan di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat maupun yang akan dikirim keluar Kementerian Perumahan Rakyat. 15. Lampiran adalah keterangan tambahan yang tidak dapat ditempatkan dalam uraian naskah dinas karena akan mengganggu dalam menguraikannya. 16. Naskah dinas adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan. 17. Pelaksana pengolah adalah pejabat yang diberikan tugas langsung untuk mengolah informasi yang terkadung dalam surat/naskah untuk ditindaklanjuti sesuai disposisi pimpinan. 18. Satuan kerja adalah satuan organisasi kerja di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat yang terdiri dari Satuan Kerja 1 dan Satuan Kerja 2 yang menyelenggarakan tugas pengelolaan dan pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara. Satuan kerja 1 adalah Satuan Kerja yang secara struktural bertanggungjawab langsung kepada Menteri Negara Perumahan Rakyat. Satuan Kerja 2 adalah Satuan Kerja yang secara struktural bertanggungjawab kepada masing-masing pimpinan Unit Kerja Eselon I. 19. Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar Kementerian. 20. Stempel dinas adalah stempel yang dibubuhkan pada naskah dinas sebagai tanda pengesahan naskah dinas. 21. Stempel

4 Stempel jabatan adalah stempel yang berisi lambang negara dan nama jabatan Menteri Negara Perumahan Rakyat, yang digunakan untuk pengesahan naskah dinas yang ditandatangani oleh Menteri Negara Perumahan Rakyat. 22. Stempel Kementerian Perumahan Rakyat adalah stempel yang berisi tulisan nama dan logo Kementerian Perumahan Rakyat yang digunakan untuk pengesahan naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat Kementerian Perumahan Rakyat baik atas nama Menteri dan atau atas wewenang jabatannya masing-masing. 23. Stempel Unit Kerja adalah stempel Unit Kerja Pelaksana Teknis (Pusat) di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat. 24. Stempel Satuan Kerja adalah stempel organisasi Satuan Kerja 1 dan Satuan Kerja 2 di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat. 25. Tata naskah dinas elektronik yang selanjutnya disingkat TNDE adalah pengelolaan informasi tertulis yang mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, distribusi dan penyimpanan melalui media elektronik guna mendukung kelancaran komunikasi kedinasan. 26. Tata Usaha Pengolah adalah pejabat/petugas tata usaha yang diberi tugas langsung untuk membantu proses penyelesaian tindak lanjut surat/naskah sesuai disposisi pimpinan. 27. Unit Pengolah adalah Unit Kerja yang diberikan tugas untuk melakukan pengolahan informasi yang terkadung dalam surat/naskah untuk ditindaklanjuti sesuai disposisi pimpinan. 28. Unit kerja adalah unit organisasi kerja struktural di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat yang terdiri dari unit kerja eselon I sampai dengan unit kerja eselon IV yang menyelenggarakan tugas pokok dan fungsi masing-masing unit kerja struktural. BAB II ASAS-ASAS TATA NASKAH DINAS Pasal 2 Asas-asas yang harus diperhatikan dalam tata naskah dinas adalah sebagai berikut (1) Asas efektif dan efisien bahwa penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas. (2) Asas pembakuan, bahwa naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara serta bentuk-bentuk yang telah dibakukan. (3) Asas

5 - 5 - (3) Asas pertanggungjawaban, bahwa penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan dan keabsahan. (4) Asas kecepatan dan ketepatan bahwa untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan organisasi, tata naskah dinas harus dapat diselesaikan tepat waktu, tepat sasaran, antara lain dilihat dari redaksional, kemudahan prosedur, kecepatan penyampaian dan distribusi. (5) Asas keterkaitan, bahwa penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya. (6) Asas keamanan, bahwa tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi. Demi terwujudnya tata naskah dinas yang efektif dan efisien, pengamanan naskah dan aspek legalitasnya perlu dilihat sebagai penentu yang paling penting. BAB III JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS Jenis Naskah Dinas Pasal 3 Naskah dinas menurut jenisnya terdiri atas naskah dinas arahan, naskah dinas korespondensi, naskah dinas khusus, laporan, telaah staf, formulir dan naskah dinas elektronis. Pasal 4 Rincian jenis naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam pasal 3 meliputi sebagai berikut (1) naskah dinas arahan terdiri atas a. naskah dinas pengaturan meliputi peraturan menteri, pedoman, petunjuk pelaksanaan, instruksi, prosedur tetap, dan surat edaran; b. naskah dinas penetapan atau keputusan; c. naskah dinas penugasan meliputi surat perintah dan surat tugas. (2) naskah dinas korespondensi meliputi nota dinas, memo dinas, surat dinas, dan surat undangan. (3) naskah dinas khusus meliputi surat perjanjian/kesepakatan bersama/mou, surat kuasa, berita acara, surat keterangan, surat pengantar, dan pengumuman. (4) laporan

6 (4) laporan. (5) telaah staf. (6) naskah dinas elektronis. MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT Format Naskah Dinas Pasal 5 Format naskah dinas sebagaimana dimaksudkan dalam Pasal 3 dan Pasal 4 adalah terlampir pada Lampiran 1 yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan Peraturan Menteri ini. BAB IV PENYUSUNAN NASKAH DINAS Persyaratan Penyusunan Pasal 6 (1) Menyusun naskah dinas harus dilakukan dengan teliti dan cermat, baik dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, dan penerapan kaidah bahasa. (2) Menyusun naskah dinas harus memperlihatkan kejelasan aspek fisik dan materi. (3) Naskah dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (bahasa formal, efektif, singkat, padat dan lengkap). (4) Naskah dinas harus runtut dan logis. (5) Naskah dinas harus taat mengikuti aturan yang baku sesuai ketentuan yang berlaku. Penomoran Naskah Dinas Pasal 7 (1) Susunan nomor naskah dinas pengaturan dan naskah dinas penetapan adalah tulisan nomor dengan huruf kapital, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim), tulisan tahun dengan huruf kapital dan tahun terbit. (2) Susunan nomor naskah dinas penugasan adalah tulisan nomor dengan huruf kapital, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim), garis miring, kode identifikasi otoritas, garis miring, bulan, garis miring dan tahun terbit. (3) Susunan

7 - 7 - (3) Susunan nomor naskah dinas korespondensi dan naskah dinas khusus adalah kode derajat pengamanan surat (jika ada), tanda hubung, nomor surat (nomor urut dalam satu tahun takwim), garis miring, kode identifikasi otoritas, garis miring, kode klasifikasi arsip, garis miring, bulan, garis miring, tahun terbit. (4) Nomor halaman menggunakan nomor urut angka arab dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman. (5) Nomor halaman lampiran digunakan untuk setiap naskah dinas yang memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi nomor urut dengan angka Arab. Nomor halaman lampiran merupakan nomor lanjutan dari halaman naskah sebelumnya. (6) Nomor registrasi naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat a.n. Menteri Negara Perumahan Rakyat menggunakan nomor dari agenda naskah dinas Menteri Negara Perumahan Rakyat. Konsep Naskah Dinas Pasal 8 (1) Penyusunan naskah dinas yang materinya menyangkut lebih dari satu unit kerja, konsepnya dibuat menggunakan formulir konsep dan terlebih dahulu harus disampaikan kepada para pejabat unit-unit terkait untuk mendapatkan persetujuan atas substansi yang tercantum dalam konsep naskah dinas tersebut. (2) Formulir konsep naskah dinas sebagaimana dimaksudkan pada ayat (1) dipergunakan untuk konsep naskah dinas pengaturan, naskah dinas penetapan dan korespondensi penting. Penggunaan Huruf Pasal 9 Penyusunan naskah dinas di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat menggunakan huruf jenis arial ukuran 11 atau 12 sesuai kebutuhan. Naskah Dinas Rahasia Pasal 10 (1) Penyusunan naskah dinas yang bersifat sangat rahasia/rahasia dilakukan oleh pejabat/petugas yang ditunjuk khusus, untuk dapat menjaga kerahasiaan. (2) Tembusan

8 - 8 - (2) Tembusan yang disimpan oleh unit pencipta naskah, hanya dibuat 1 (satu) lembar dan disimpan secara khusus oleh pejabat/petugas yang ditunjuk. (3) Tanda tingkat keamanan sangat rahasia/rahasia ditulis dengan cap berwarna merah pada kop/kepala naskah. (4) Jika naskah dinas tersebut disalin, cap tingkat keamanan pada salinan harus dengan warna yang sama dengan warna cap pada naskah asli. (5) Naskah dinas sangat rahasia/rahasia yang diketik melalui komputer, setelah proses pembuatan naskah selesai, file yang berisi naskah tersebut disimpan menggunakan flashdisk/cd khusus, untuk naskah-naskah yang bersifat sangat rahasia/rahasia, dan penyimpanannya dilakukan secara khusus pula. (6) Naskah dinas yang mempunyai tingkat keamanan SR/R/K harus diberi nomor salinan pada seluruh halaman. Jumlah salinan harus dicantumkan meskipun hanya salinan tunggal, Contoh : ( 1/1, 1/2, 2/2, 1/3, 2/3, 3/3 dan seterusnya). Rujukan Pasal 11 (1) Naskah dinas yang berbentuk peraturan, keputusan dan instruksi, rujukannya ditulis di dalam konsideran mengingat. (2) Naskah dinas yang berbentuk surat perintah, surat tugas, surat edaran rujukannya ditulis di dalam konsideran dasar. (3) Penulisan rujukan pada surat dinas, rujukannya ditulis pada alinea pembuka diikuti substansi materi surat yang bersangkutan. Apabila rujukannya lebih dari satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronologis. (4) Penulisan rujukan pada surat dinas, apabila rujukannya berupa naskah, urutan penulisannya adalah jenis naskah, jabatan penandatangan naskah, nomor naskah, tanggal penetapan dan subjek naskah. Apabila rujukan berupa surat, urutan penulisannya adalah jenis surat, jabatan penandatangan, nomor surat, tanggal penandatangan surat dan hal. Ruang Tanda Tangan Pasal 12 (1) Ruang tanda tangan adalah tempat pada bagian kaki naskah dinas yang memuat nama jabatan dan nama pejabatnya yang dirangkaikan dengan nama instansi/unit organisasi yang dipimpin. (2) Ruang

9 - 9 - (2) Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah baris kalimat terakhir. (3) Nama jabatan yang diletakkan pada baris pertama tidak boleh disingkat, kecuali formulir ukuran kecil, misalnya kartu dan identitas instansi. (4) Nama jabatan yang diletakkan pada baris kedua dan ketiga setelah a.n. dan u.b. boleh disingkat misalnya, Sesmen, Karo Umum dan Asdep. (5) Nama jabatan dan nama pejabat pada naskah dinas yang bersifat mengatur ditulis dengan huruf kapital dan nama jabatan dan nama pejabat pada naskah dinas yang tidak bersifat mengatur ditulis dengan huruf awal kapital. (6) Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya empat spasi. (7) Jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan kertas adalah + 3 cm, sedangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan baris terpanjang. Batas Tepi Pengetikan Pasal 13 (1) Batas pengetikan tepi atas apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di bawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas. (2) Batas pengetikan tepi bawah dari tepi bawah kertas sekurang-kurangnya 2 cm. (3) Batas pengetikan tepi kiri dari tepi kiri kertas adalah 2,5 cm. (4) Batas pengetikan tepi kanan dari tepi kanan kertas adalah 2,5 cm. Penggunaan Bahasa Pasal 14 (1) Bahasa yang digunakan di dalam naskah dinas harus jelas, tepat dan menguraikan maksud, tujuan, serta isi naskah berdasarkan kaidah bahasa Indonesia yang berlaku. (2) Ejaan yang digunakan adalah ejaan Bahasa Indonesia yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0196/U/1975 tanggal 27 Agustus 1975 dan telah disempurnakan dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0543a/U/1987 tanggal 9 September 1987 tentang Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang disempurnakan dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0389/U/1988 tanggal 11 Agustus 1988 tentang Penyempurnaan Pedoman Umum Pembentukan Istilah. Merubah

10 Merubah, Mencabut atau Membatalkan Naskah Dinas Pasal 15 (1) Perubahan adalah merubah, menyempurnakan, dan menyisipkan sebagian dari suatu naskah dinas. (2) Pencabutan adalah suatu pernyataan tidak berlaku lagi suatu naskah dinas terhitung mulai saat ditetapkan dalam pencabutan tersebut. (3) Ralat adalah merubah kekeliruan kecil, misalnya salah ketik. (4) Naskah dinas yang bersifat mengatur apabila diubah, dicabut atau dibatalkan harus dengan naskah dinas yang sama jenisnya. (5) Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan dan pembatalan adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya. (6) Ralat yang bersifat kekeliruan kecil misalnya salah ketik, ralat dikeluarkan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah. Penyusunan Surat Dinas Pasal 16 (1) Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat dan teliti agar tidak menimbulkan salah penafsiran. (2) Koordinasi antar pejabat terkait hendaknya dilakukan dengan menggunakan metode yang paling cepat dan tepat. Koordinasi dilakukan sejak tahap penyusunan konsep awal, sehingga perbaikan pada konsep final dapat dihindari. (3) Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan prosedur surat menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi. (4) Jawaban terhadap surat masuk a. instansi pengirim harus segera mengkonfirmasikan kepada penerima surat atas keterlambatan jawaban dalam suatu proses komunikasi tanpa keterangan yang jelas; b. instansi penerima harus segera memberikan jawaban terhadap konfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim. (5) Salinan surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, yang dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud dalam tembusan yang dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut a. salinan

11 a. salinan tembusan, yaitu salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional terkait; b. salinan laporan, yaitu salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang berwenang; c. salinan untuk arsip, yaitu salinan surat yang disimpan untuk kepentingan pemberkasan arsip. (6) Kecepatan penyampaian a. Amat segera/kilat, adalah surat dinas yang harus diselesaikan/dikirim /disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam; b. segera, adalah surat dinas yang harus diselesaikan/dikirim/disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam; c. biasa, adalah surat dinas yang harus diselesaikan/dikirim/disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/kurir. (7) Penggunaan untuk perhatian (u.p) dipergunakan untuk keperluan berikut a. untuk mempermudah penyampaian oleh sekretariat instansi penerima surat kepada pejabat yang dituju; b. untuk mempercepat penyelesaian surat yang diperkirakan cukup dilakukan oleh pejabat atau staf tertentu di lingkungan instansi yang dituju. BAB V KEWENANGAN PENANDATANGANAN Pasal 17 Naskah dinas Kementerian Perumahan Rakyat ditandatangani oleh pejabat di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat sesuai wewenang dan tanggung jawab yang melekat pada masing-masing jabatan. Pasal 18 (1) Menteri Negara Perumahan Rakyat berwenang menandatangani naskah dinas dalam format naskah dinas arahan yang materinya memuat pengaturan kebijakan pelaksanaan dari peraturan perundangan-undangan yang lebih tinggi dan naskah dinas lainnya. (2) Naskah dinas lainnya sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditujukan kepada Presiden, Wakil Presiden, Pimpinan Lembaga Tertinggi dan Tinggi Negara, Menteri anggota Kabinet, Lembaga Pemerintah non Departemen, pejabat di lingkungan Kementerian, Organisasi Kemasyarakatan dan pihak-pihak lainnya yang dianggap perlu. Pasal 19

12 Pasal 19 (1) Sekretaris Kementerian berwenang menandatangani naskah dinas dalam format naskah dinas arahan (surat edaran, keputusan), naskah dinas penugasan, naskah dinas korespondensi, naskah dinas khusus, naskah dinas laporan dan telaahan staf yang materinya menyangkut tugas dan tanggung jawab yang melekat pada jabatannya serta naskah dinas lainnya sebagaimana diatur dan ditetapkan dengan Keputusan Menteri Negara Perumahan Rakyat yang ditujukan kepada pejabat di lingkungan dan atau di luar Kementerian Perumahan Rakyat, serta pihak-pihak lainnya yang dianggap perlu. (2) Para Staf Ahli Menteri berwenang menandatangani naskah dinas dalam format naskah dinas arahan (surat edaran), naskah dinas korespondensi, naskah dinas khusus, naskah dinas laporan dan telaahan staf yang materinya menyangkut tugas dan tanggung jawab yang melekat pada jabatannya yang ditujukan kepada para pejabat di lingkungan dan atau di luar Kementerian Perumahan Rakyat, serta pihak-pihak lainnya yang dianggap perlu. (3) Para Deputi berwenang menandatangani naskah dinas dalam format naskah dinas arahan (surat edaran), naskah dinas penugasan, naskah dinas korespondensi, naskah dinas khusus, laporan, dan telaahan staf yang materinya menyangkut tugas dan tanggung jawab yang melekat pada jabatannya; serta naskah dinas lainnya dalam rangka pelaksanaan kegiatan yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri Negara Perumahan Rakyat yang ditujukan kepada para pejabat di lingkungan dan atau di luar Kementerian Perumahan Rakyat serta pihak-pihak lainnya yang diangap perlu. Pasal 20 (1) Para Kepala Biro berwenang menandatangani naskah dinas dalam format naskah dinas arahan (surat edaran, keputusan), naskah dinas penugasan, naskah dinas korespondensi, naskah dinas khusus, laporan, telaahan staf yang materinya menyangkut tugas dan tanggung jawab yang melekat pada jabatannya serta naskah dinas lainnya sebagaimana diatur dan ditetapkan dengan Keputusan Menteri Negara Perumahan Rakyat yang ditujukan kepada para pejabat di lingkungan dan atau di luar Kementerian Kementerian Perumahan Rakyat, serta pihak-pihak lainnya yang dianggap perlu. (2) Para Asisten Deputi berwenang menandatangani naskah dinas dalam format naskah dinas penugasan, naskah dinas korespondensi, naskah dinas khusus, laporan, telaahan staf yang materinya menyangkut tugas dan tanggung jawab yang melekat pada jabatannya serta naskah dinas lainnya dalam rangka pelaksanaan kegiatan yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri Negara Perumahan Rakyat yang ditujukan kepada para pejabat di lingkungan dan atau di luar Kementerian Perumahan Rakyat, serta pihak-pihak lainnya yang dianggap perlu. (3) Para

13 (3) Para Kepala Pusat berwenang menandatangani naskah dinas dalam format naskah dinas arahan (surat edaran), naskah dinas penugasan, naskah dinas korespondensi, naskah dinas khusus, laporan, telaahan staf yang materinya menyangkut tugas dan tanggung jawab yang melekat pada jabatannya serta naskah dinas lainnya dalam rangka pelaksanaan kegiatan yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri Negara Perumahan Rakyat yang ditujukan kepada para pejabat di lingkungan dan atau di luar Kementerian Perumahan Rakyat, serta pihak-pihak lainnya yang dianggap perlu. (4) Inspektur berwenang menandatangani naskah dinas dalam format naskah dinas arahan (surat edaran), naskah dinas penugasan, naskah dinas korespondensi, naskah dinas khusus, laporan, telaahan staf yang materinya menyangkut tugas dan tanggung jawab yang melekat pada jabatannya yang ditujukan kepada para pejabat di lingkungan dan atau di luar Kementerian Perumahan Rakyat, serta pihak-pihak lainnya yang dianggap perlu. Pasal 21 Kepala Bagian, Kepala Bidang, berwenang menandatangani naskah dinas korespondensi intern, naskah dinas khusus, laporan, telaahan staf yang materinya bersifat meneruskan informasi sesuai tugas dan tanggung jawab yang melekat pada masing-masing jabatannya yang ditujukan kepada para pejabat di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat dan naskah dinas lainnya yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri. Pasal 22 Kepala Sub Bagian, Kepala Sub Bidang, berwenang menandatangani naskah dinas korespondensi intern, naskah dinas khusus, laporan, telaahan staf yang materinya berhubungan dengan pengelolaan data dalam rangka meneruskan informasi sesuai tugas dan tanggung jawab yang melekat pada masing-masing jabatannya yang ditujukan kepada pejabat di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat. Pasal 23 (1) Kepala Satuan Kerja di lingkungan Kementerian Negara Perumahan Rakyat berwenang menandatangani naskah dinas arahan (surat edaran, keputusan), naskah dinas korespondensi, naskah dinas khusus, telaahan staf dan laporan yang ditujukan kepada para pejabat di lingkungan dan atau di luar Kementerian Perumahan Rakyat, serta pihak-pihak lainnya yang dianggap perlu. (2) Pejabat

14 (2) Pejabat Pembuat Komitmen, Pejabat yang melakukan Pengujian dan Perintah Pembayaran, Bendahara pengeluaran Satuan Kerja di lingkungan Kementerian Negara Perumahan Rakyat berwenang menandatangani naskah dinas arahan, naskah dinas korespondensi, naskah dinas khusus, telaahan staf dan laporan, dalam rangka penyelenggaraan kegiatan yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri Negara Perumahan Rakyat yang ditujukan kepada para pejabat di lingkungan dan atau di luar Kementerian Perumahan Rakyat, serta pihak-pihak lainnya yang dianggap perlu. Garis Kewenangan Pasal 24 (1) Atas nama disingkat (a.n.) digunakan jika yang berwenang menandatangani naskah dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yang bertanggung jawab berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan. Pejabat penandatangan naskah dinas bertanggung jawab atas isi naskah dinas kepada pejabat yang memberikan kuasa, tanggung jawab akhir berada pada pejabat pemberi kuasa. (2) Untuk beliau disingkat (u.b.) digunakan jika pejabat yang diberi kuasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1), memberi mandat kepada bawahannya, sehingga penggunaan u.b. digunakan setelah a.n. (3) Pelaksana harian disingkat (Plh.) digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas tersebut tidak berada di tempat, sehingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang menggantikannya sampai dengan pejabat yang definitif kembali di tempat. (4) Pelaksana tugas disingkat (Plt.) digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas tersebut belum ditetapkan karena menunggu ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut. Pelimpahan wewenang kepada (Plt.) bersifat sementara sampai dengan pejabat yang definitif ditetapkan. Pasal 25 Penomoran naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7, konsep naskah dinas, sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8, kewenangan penandatanganan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 s/d Pasal 23 dan garis kewenangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 adalah terlampir pada Lampiran 2 yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan Peraturan Menteri ini. BAB VI...

15 BAB VI PENGGUNAAN LAMBANG NEGARA DAN LOGO Pasal 26 (1) Penggunaan lambang negara dalam tata naskah dinas adalah sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi bagi Pejabat Negara/Menteri, yang digunakan untuk kop/kepala naskah, cap, sampul dan map dinas dan keperluan kedinasan lainnya. (2) Penggunaan logo instansi dalam tata naskah dinas adalah sebagai tanda pengenal atau identitas berupa simbol atau huruf bersifat tetap dan resmi bagi pejabat instansi (non pejabat negara) yang digunakan untuk kop/kepala surat, cap, sampul dan map dinas dan keperluan kedinasan lainnya. Kop Naskah Dinas Pasal 27 (1) Kop naskah dinas adalah identifikasi nama jabatan atau nama instansi. (2) Letak lambang negara dalam kop naskah dinas diletakkan di tengah atas secara simetris 1,5 cm dari tepi atas. (3) Letak logo Instansi Kementerian, tulisan nama dan alamat instansi dari tepi atas 1,5 cm dari tepi kiri 2,5 cm dan dari tepi kanan 2,5 cm. Kop Naskah Dinas Jabatan Menteri Pasal 28 (1) Kop naskah dinas Jabatan Menteri pada baris pertama menggunakan lambang negara garuda berwarna kuning emas dan simbul Pancasila sesuai warna aslinya pada baris kedua tulisan warna hitam MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT dan pada baris ketiga tulisan REPUBLIK INDONESIA yang ditempatkan secara simetris di bagian atas. (2) Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh Menteri Negara Perumahan Rakyat dan pejabat yang diberi kuasa untuk menandatangani naskah dinas atas nama Menteri Negara Perumahan Rakyat. Kop...

16 Kop Naskah Dinas Instansi Pasal 29 (1) Kop naskah dinas Instansi di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat terdiri dari kop naskah dinas Kementerian Perumahan Rakyat, kop naskah dinas Pusat, kop naskah dinas Satuan Kerja 1 dan naskah dinas Satuan Kerja 2. (2) Kop naskah dinas Kementerian Perumahan Rakyat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebelah kiri atas menggunakan logo Kementerian berwarna dan di sebelah kanan logo, tulisan warna hitam pada baris pertama KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT pada baris kedua dan pada baris ketiga adalah alamat lengkap instansi Kementerian Perumahan Rakyat. (3) Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh para pejabat di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat. (4) Kop naskah dinas Pusat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebelah kiri atas menggunakan logo Kementerian berwarna dan di sebelah kanan logo, tulisan warna hitam pada baris pertama KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT pada baris kedua nama instansi PUSAT... dan pada baris ketiga adalah alamat lengkap instansi Pusat. (5) Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (4) digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh para pejabat di lingkungan masingmasing Pusat. (6) Kop naskah dinas Satuan Kerja 1 sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebelah kiri atas menggunakan logo Kementerian berwarna dan di sebelah kanan logo, tulisan warna hitam pada baris pertama KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT pada baris kedua nama instansi Satuan Kerja 1 SATUAN KERJA... dan pada baris ketiga adalah alamat lengkap masing-masing instansi Satuan Kerja 1. (7) Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (6) digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh para pejabat di lingkungan masingmasing Satuan Kerja 1. (8) Kop naskah dinas Satuan Kerja 2 sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebelah kiri atas menggunakan logo Kementerian berwarna dan di sebelah kanan logo, tulisan warna hitam pada baris pertama KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT pada baris kedua nama instansi atasan Satuan Kerja 2 yaitu unit kerja Eselon I SEKRETARIAT/DEPUTI... dan pada baris ketiga nama instansi masingmasing Satuan Kerja 2, dan pada baris keempat adalah alamat lengkap masingmasing instansi Satuan Kerja 2. (9) Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (8) digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh para pejabat di lingkungan masingmasing Satuan Kerja 2. Stempel...

17 Stempel Dinas Pasal 30 (1) Stempel dinas di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat terdiri atas stempel jabatan Menteri dan stempel Instansi. (2) Stempel jabatan Menteri dan stempel Instansi berbentuk lingkaran, terbuat dari bahan karet sintetik kualitas tinggi dengan huruf arial 8 atau 9. (3) Bentuk stempel dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), terdiri dari a. garis lingkaran luar; b. garis lingkaran tengah; c. garis lingkaran dalam; d isi stempel. (4) Ukuran stempel sebagaimana dimaksud pada ayat (3) meliputi a. diameter lingkaran luar stempel dinas adalah 4 cm; b. diameter lingkaran tengah stempel dinas adalah 3,8 cm; c. diameter lingkaran dalam stempel dinas adalah 3 cm. Stempel Jabatan Menteri Pasal 31 (1) Stempel jabatan Menteri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 ayat (1), berisi pada lingkaran tengah bagian atas tulisan MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT ; bagian bawah tulisan antara bagian atas dan bawah dibatasi dengan dua buah bintang segi lima; pada lingkaran dalam Lambang Negara Garuda. (2) Stempel jabatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani Menteri Negara Perumahan Rakyat. Stempel Instansi Pasal 32 (1) Stempel instansi di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat terdiri dari stempel Kementerian Perumahan Rakyat, stempel Pusat, stempel Satuan Kerja 1 dan stempel Satuan Kerja 2. (2) Stempel

18 (2) Stempel Kementerian Perumahan Rakyat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berisi pada - lingkaran tengah bagian atas tulisan KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT bagian bawah tulisan, antara bagian atas dan bawah dibatasi dengan dua buah bintang segi lima; - lingkaran dalam Logo Kementerian Perumahan Rakyat. (3) Stempel Kementerian Perumahan Rakyat sebagaimana dimaksud pada ayat (2), digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh para pejabat di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat baik untuk naskah dinas atas nama Menteri Negara Perumahan Rakyat dan atau atas wewenang jabatannya masing-masing. (4) Pengadaan, penyimpanan dan pengendalian stempel jabatan dan stempel Kementerian Perumahan Rakyat dilakukan oleh Biro Umum. (5) Stempel Pusat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berisi pada - lingkaran tengah bagian atas tulisan KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT bagian bawah tulisan, antara bagian atas dan bawah dibatasi dengan dua buah bintang segi lima; - lingkaran dalam tulisan nama Instansi Pusat. (6) Stempel Pusat sebagaimana dimaksud pada ayat (5), digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh para pejabat di lingkungan masing-masing Pusat sesuai wewenang dan tanggungjawabnya. (7) Pengadaan, penyimpanan dan pengendalian stempel Pusat dilakukan oleh masing-masing Pusat. (8) Stempel Satuan Kerja 1 sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berisi pada - lingkaran tengah bagian atas tulisan KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT bagian bawah tulisan, antara bagian atas dan bawah dibatasi dengan dua buah bintang segi lima; - lingkaran dalam tulisan nama instansi masing-masing Satuan Kerja 1. (9) Stempel Satuan Kerja 1 sebagaimana dimaksud pada ayat (8), digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh para pejabat di lingkungan masing-masing Satuan Kerja 1 sesuai wewenang dan tanggungjawabnya. (10) Stempel Satuan Kerja 2 sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berisi pada - lingkaran tengah bagian atas tulisan KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT bagian bawah tulisan nama instansi unit kerja atasan langsung SEKRETARIAT /DEPUTI..., antara bagian atas dan bawah dibatasi dengan dua buah bintang segi lima; - lingkaran dalam tulisan nama instansi masing-masing Satuan Kerja 2. (11) Stempel

19 (11) Stempel Satuan Kerja 2 sebagaimana dimaksud pada ayat (10), digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh para pejabat di lingkungan masing-masing Satuan Kerja 2 sesuai wewenang dan tanggungjawabnya. (12) Pengadaan, penyimpanan dan pengendalian stempel Satuan Kerja 1 dan Satuan Kerja 2, dilakukan oleh masing-masing Satuan Kerja. Sampul Naskah Dinas Pasal 33 (1) Sampul naskah dinas di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat terdiri atas a. sampul naskah dinas jabatan Menteri; b. sampul naskah dinas Instansi. (2) Ukuran standar sampul naskah dinas yang digunakan di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat adalah berdasarkan Keputusan Direktur Jenderal Pos & Telekomunikasi Nomor 43/DIRJEN/1987 tentang Penetapan Standar Kertas Sampul Surat dan Bentuk Sampul Surat. Sampul Naskah Dinas Jabatan Menteri Pasal 34 (1) Sampul naskah dinas jabatan Menteri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 ayat (1) huruf a, berisi kop naskah pada sampul ukuran 11 x 23 cm dengan format sebagai berikut a. format sampul jabatan Menteri 1 - pada baris pertama Lambang Negara Garuda berwarna kuning emas dan simbol Pancasila sesuai warna aslinya; dan tulisan dengan warna hitam pada baris kedua Menteri Negara Perumahan Rakyat; pada baris ketiga Republik Indonesia; - lambang negara garuda dan tulisan jabatan Menteri ditempatkan secara simetris ditengah atas dengan posisi 1 cm dari batas tepi atas. b. format sampul jabatan Menteri 2 - pada baris pertama Lambang Negara Garuda berwarna kuning emas dan simbol Pancasila sesuai warna aslinya; dan tulisan dengan warna hitam pada baris kedua Menteri Negara Perumahan Rakyat; pada baris ketiga Republik Indonesia; - lambang negara garuda dan tulisan jabatan Menteri ditempatkan dari batas tepi kiri 2 cm, dari batas tepi atas 1 cm. (2) Sampul

20 (2) Sampul naskah dinas jabatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh Menteri Negara Perumahan Rakyat dan Pejabat yang diberi kuasa untuk menandatangani naskah dinas atas nama Menteri Negara Perumahan Rakyat. Sampul Naskah Dinas Instansi Pasal 35 (1) Sampul naskah dinas instansi terdiri dari sampul naskah dinas Kementerian Perumahan Rakyat; sampul naskah dinas Pusat dan sampul naskah dinas Satuan Kerja. (2) Sampul naskah dinas Kementerian Perumahan Rakyat sebagaimana dimaksud pada ayat (1), berisi kop naskah pada sampul ukuran 11 x 23 cm dengan format sebagai berikut a. logo instansi berwarna dengan ukuran tinggi 2 cm dan lebar 2 cm dan sebelah kanan tulisan pada baris pertama Kementerian Perumahan Rakyat; b. Pada baris kedua tulisan Republik Indonesia; c. Pada baris ketiga tulisan alamat lengkap Kementerian Perumahan Rakyat; d. logo dan tulisan nama dan alamat instansi ditempatkan dari batas tepi atas 1 cm, dari batas tepi kiri dan kanan masing-masing maksimal 3,5 cm. (3) Sampul naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh para pejabat di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat atas wewenang jabatannya masing-masing. (4) Sampul naskah dinas Pusat sebagaimana dimaksud pada ayat (1), berisi kop naskah pada sampul ukuran 11 x 23 cm dengan format sebagai berikut a. logo instansi berwarna dengan ukuran tinggi 2 cm dan lebar 2 cm dan sebelah kanan tulisan pada baris pertama Kementerian Perumahan Rakyat; b. Pada baris kedua tulisan nama instansi Pusat... ; c. Pada baris ketiga tulisan alamat lengkap masing-masing Pusat; d. logo dan tulisan nama dan alamat instansi Pusat ditempatkan dari batas tepi atas 1 cm, dari batas tepi kiri dan kanan masing-masing maksimal 3,5 cm. (5) Sampul naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (4) digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh para pejabat di lingkungan masingmasing Pusat sesuai wewenang jabatannya. (6) Sampul naskah dinas Satuan Kerja 1 sebagaimana dimaksud pada ayat (1), berisi kop naskah pada sampul ukuran 11 x 23 cm dengan format sebagai berikut a. logo instansi berwarna dengan ukuran tinggi 2 cm dan lebar 2 cm dan sebelah kanan tulisan pada baris pertama Kementerian Perumahan Rakyat; b. Pada

21 b. Pada baris kedua tulisan nama instansi masing-masing Satuan Kerja 1; c. Pada baris ketiga tulisan alamat lengkap masing-masing Satuan Kerja 1; d. logo dan tulisan nama dan alamat instansi Satuan Kerja 1 ditempatkan dari batas tepi atas 1 cm, dari batas tepi kiri dan kanan masing-masing maksimal 3,5 cm. (7) Sampul naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (6) digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh para pejabat di lingkungan masingmasing Satuan Kerja 1, sesuai wewenang jabatannya. (8) Sampul naskah dinas Satuan Kerja 2 sebagaimana dimaksud pada ayat (1), berisi kop naskah pada sampul ukuran 11 x 23 cm dengan format sebagai berikut a. logo instansi berwarna dengan ukuran tinggi 2 cm dan lebar 2 cm dan sebelah kanan tulisan pada baris pertama Kementerian Perumahan Rakyat; b. pada baris kedua tulisan nama instansi atasan masing-masing Satuan Kerja 2 yaitu nama unit kerja Eselon I (Sekretariat/Deputi...); c. Pada baris ketiga tulisan nama instansi masing-masing Satuan Kerja 2; c. Pada baris keempat tulisan alamat lengkap masing-masing Satuan Kerja 2; d. logo dan tulisan nama dan alamat instansi Satuan Kerja 2, ditempatkan dari batas tepi atas 1 cm, dari batas tepi kiri dan kanan masing-masing maksimal 3,5 cm. (9) Sampul naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (8) digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh para pejabat di lingkungan masingmasing Satuan Kerja 2, sesuai wewenang jabatannya. (10) Ukuran sampul yang lebih besar maka jarak tepi atas, kiri dan kanan dan besarnya huruf disesuaikan dengan ruang sampul sehingga serasi dan seimbang. Map Dinas Pasal 36 (1) Map dinas di lingkungan Kementerian terdiri dari a. map jabatan Menteri; b. map Instansi. (2) Map jabatan Menteri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a adalah map dinas yang berisi pada baris pertama Lambang Negara Garuda berwarna kuning emas dan simbol Pancasila sesuai warna aslinya; baris kedua tulisan MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT dan baris ketiga tulisan. Warna map krem dan warna tulisan/huruf kapital hitam. (3) Map

22 (3) Map jabatan Menteri sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dipergunakan untuk tempat naskah dinas yang ditandatangani oleh Menteri Negara Perumahan Rakyat dan pejabat yang diberi kuasa atas nama Menteri Negara Perumahan Rakyat. Pasal 37 (1) Map instansi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 36 ayat (1) huruf b terdiri dari map Kementerian Perumahan Rakyat, map Pusat, map Satuan Kerja 1 dan map Satuan Kerja. (2) Map instansi Kementerian Perumahan Rakyat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) adalah map dinas yang berisi pada baris pertama logo Kementerian Perumahan Rakyat, baris kedua tulisan KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT dan baris ketiga tulisan. Warna map biru, logo Kementerian Perumahan Rakyat berwarna dan warna tulisan/huruf kapital hitam. (3) Map instansi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dipergunakan untuk tempat naskah dinas yang ditandatangani oleh para pejabat di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat. (4) Map instansi Pusat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) adalah map dinas yang berisi pada baris pertama logo Kementerian Perumahan Rakyat, baris kedua tulisan KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT dan baris ketiga tulisan nama PUSAT..., Warna map biru, logo Kementerian Perumahan Rakyat berwarna dan warna tulisan/huruf kapital hitam. (5) Map instansi Pusat sebagaimana dimaksud pada ayat (4) dipergunakan untuk tempat naskah dinas yang ditandatangani oleh para pejabat di lingkungan masingmasing Pusat. (6) Map instansi Satuan Kerja 1 sebagaimana dimaksud pada ayat (1) adalah map dinas yang berisi pada baris pertama logo Kementerian Perumahan Rakyat, baris kedua tulisan KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT dan baris ketiga tulisan nama instansi masing-masing SATUAN KERJA 1..., warna map biru, logo Kementerian Perumahan Rakyat berwarna dan warna tulisan/huruf kapital hitam. (7) Map instansi Satuan Kerja 1 sebagaimana dimaksud pada ayat (6) dipergunakan untuk tempat naskah dinas yang ditandatangani oleh para pejabat di lingkungan masing-masing Satuan Kerja 1. (8) Map instansi Satuan Kerja 2 sebagaimana dimaksud pada ayat (1) adalah map dinas yang berisi pada baris pertama logo Kementerian Perumahan Rakyat, baris kedua tulisan KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT dan baris ketiga tulisan nama instansi unit kerja atasan masing-masing Satuan Kerja 2 (Sekretariat/Deputi..., dan baris keempat tulisan nama instansi masingmasing Satuan Kerja 2 ; warna map biru, logo Kementerian Perumahan Rakyat berwarna dan warna tulisan/huruf kapital hitam. 9) Map

23 (9) Map instansi Satuan Kerja 2 sebagaimana dimaksud pada ayat (8) dipergunakan untuk tempat naskah dinas yang ditandatangani oleh para pejabat di lingkungan masing-masing Satuan Kerja 2. Kertas Naskah Pasal 38 (1) Kertas naskah adalah media/sarana naskah dinas untuk merekam informasi yang dikomunikasikan dalam bentuk media konvensional. (2) Kertas naskah yang digunakan untuk pembuatan naskah dinas adalah kertas HVS maksimal 80 gram ukuran A4. Untuk kepentingan tertentu dapat digunakan kertas dengan ukuran A3 (297 x 420 mm), A5 (210 x 330 mm), Folio (210 x 330 mm), dan Folio ganda (420 x 330 mm). (3) Kop naskah dengan lambang negara garuda dan atau logo instansi dicetak di atas kertas HVS 80 gram ukuran A4. (4) Untuk naskah yang memiliki nilai guna jangka panjang dapat mempergunakan kertas HVS 80 atau jenis lain (konqueror) yang mempunyai nilai keasaman tertentu (PH) 7. Pasal 39 Contoh kop naskah dinas, sebagaimana dimaksud dalam Pasal 26 s/d Pasal 29; stempel dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 s/d Pasal 32; sampul naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 dan Pasal 35; map dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 36 dan Pasal 37 adalah terlampir pada Lampiran 3 yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan Peraturan Menteri ini. BAB VII PENGENDALIAN NASKAH DINAS Pasal 40 (1) Pengendalian naskah dinas di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat, ditetapkan bahwa naskah dinas masuk dan keluar dari dan ke Kementerian Perumahan Rakyat melalui satu pintu yaitu melalui Bagian Administrasi, Biro Umum Sekretariat Kementerian Perumahan Rakyat. (2) Proses

24 (2) Proses dan prosedur pengendalian naskah dinas pada unit kerja/satuan kerja di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat ditetapkan bahwa naskah dinas masuk dan keluar dari dan ke unit kerja/satuan kerja melalui para Kasubag Tata Usaha/Sekretaris/Petugas yang ditunjuk di lingkungan masing-masing unit kerja/satuan kerja selaku Tata Usaha Pengolah dan Unit Kearsipan. (3) Tanggung jawab penyimpanan dan tindak lanjut surat/naskah asli dilakukan oleh setiap pejabat/petugas pada unit kerja yang sedang dalam proses pengolahan naskah dan setiap distribusi/pengiriman surat/naskah asli dari satu unit kerja ke unit kerja lainnya menggunakan lembar pengantar/buku ekspedisi. (4) Sarana pengendalian naskah dinas yang dipergunakan adalah a. buku agenda; b. lembar pengantar/buku ekspedisi; c. sistem Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE). (5) Pengendalian naskah dinas sebagaimana dimaksudkan dalam Pasal 40 adalah terlampir dalam Lampiran 4 yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan Peraturan Menteri ini. BAB VIII KETENTUAN PERALIHAN Pasal 41 (1) Penggunaan logo Kementerian Perumahan Rakyat untuk kop naskah dinas, stempel, sampul naskah dinas, dan map dinas sebelum memiliki logo Kementerian Perumahan Rakyat, sementara masih menggunakan Lambang Negara Garuda warna hitam sebagaimana yang sudah digunakan selama ini. (2) Contoh Kop naskah dinas, stempel instansi dan stempel unit kerja/satuan kerja, sampul dinas dan map dinas sebagaimana dimaksudkan pada ayat (1) terlampir pada Lampiran 6 yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan Peraturan Menteri ini. (3) Penggunaan Lambang Negara Garuda warna hitam sebagaimana dimaksud pada ayat (1) selambat-lambatnya 1 (satu) tahun terhitung mulai tanggal ditetapkan, harus sudah diganti dengan menggunakan logo Kementerian Perumahan Rakyat. (4) Pada saat berlakunya Peraturan Menteri ini, Surat Edaran Sekretaris Kementerian Perumahan Rakyat Nomor : 01/SE/SM/2005 dan Nomor 2 Tahun 2010 dinyatakan tidak berlaku. BAB IX...

25 BAB IX KETENTUAN PENUTUP Pasal 42 (1) Pembuatan logo Kementerian Perumahan Rakyat untuk pengganti Lambang Negara Garuda sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 ayat (3) dilaksanakan oleh Biro Umum - Sekretariat Kementerian Perumahan Rakyat. (2) Pengendalian, pemantauan dan pembinaan atas pelaksanaan Peraturan Menteri ini dilakukan oleh Biro Umum - Sekretariat Kementerian Perumahan Rakyat. (3) Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 31 Mei 2010 MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT, ttd. SUHARSO MONOARFA Diundangankan di Jakarta pada tanggal 20 Juli 2010 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA ttd. PATRIALIS AKBAR BERITA NEGARA TAHUN 2010 NOMOR 351 LAMPIRAN-1

26 LAMPIRAN-1 PERATURAN MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT NOMOR 07 TAHUN FORMAT NASKAH DINAS A. NASKAH DINAS ARAHAN Naskah dinas arahan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap unit kerja/satuan kerja di lingkungan Kementerian yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan dan penugasan. 1. NASKAH DINAS PENGATURAN Naskah Dinas pengaturan terdiri atas Peraturan, Pedoman, Petunjuk Pelaksanaan, Instruksi, Prosedur Tetap, dan Surat Edaran. a. Peraturan 1. Pengertian Peraturan adalah naskah dinas yang bersifat mengatur, memuat kebijakan pokok, bersifat umum, berlaku untuk seluruh satuan kerja/unit kerja di lingkungan Kementerian atau berlaku umum untuk masyarakat pada umumnya dan dapat merupakan dasar bagi penyusunan naskah dinas lainnya. 2. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Peraturan Kementerian adalah pejabat pimpinan tertinggi Kementerian/Menteri. 3. Susunan a. Judul 1. Judul peraturan memuat keterangan mengenai jenis, nomor, tahun pengundangan atau penetapan, dan nama peraturan. 2. Nama peraturan dibuat secara singkat dan mencerminkan isi peraturan. 3. Judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah marjin tanpa diakhiri tanda baca. b. Pembukaan

27 b. Pembukaan Pembukaan peraturan terdiri dari hal-hal berikut. 1. Frase Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah marjin. 2. Nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah marjin dan diakhiri dengan tanda baca koma. 3. Konsiderans diawali dengan kata Menimbang. a. Konsiderans memuat uraian singkat mengenai pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan. b. Pokok-pokok pikiran pada konsiderans memuat unsur filosofis, yuridis, dan sosiologis yang menjadi latar belakang pembuatannya. c. Jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok pikiran, tiaptiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian. d. Tiap-tiap pokok pikiran diawali dengan huruf abjad, dan dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali dengan kata bahwa dan diakhiri dengan tanda baca titik koma. 4. Dasar Hukum diawali dengan kata Mengingat. a. Dasar hukum memuat dasar kewenangan pembuatan peraturan. b. Peraturan perundangan yang digunakan sebagai dasar hukum hanya peraturan perundangan yang tingkatannya sama atau lebih tinggi. c. Peraturan yang akan dicabut dengan peraturan yang akan ditetapkan atau peraturan yang sudah ditetapkan tetapi belum resmi berlaku, tidak dicantumkan sebagai dasar hukum. d. Jika peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan pencantuman perlu memperhatikan tata urutan peraturan perundang-undangan dan jika tingkatannya sama disusun secara kronologis berdasarkan saat pengundangan atau penetapannya. e. Jika dasar hukum memuat lebih dari satu peraturan perundang-undangan, tiap dasar hukum diawali dengan angka arab 1,2,3, dan seterusnya, dan diakhiri dengan tanda baca titik koma. f. Undang-undang, Peraturan Pemerintah, dan Peraturan Presiden perlu dilengkapi dengan pencantuman Lembaran Negara Republik Indonesia dan Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia yang diletakkan diantara tanda baca kurung. 5. Diktum

28 5. Diktum terdiri dari a. kata Memutuskan, yang ditulis seluruhnya dengan huruf kapital tanpa spasi diantara suku kata dan diakhiri dengan tanda baca titik dua serta diletakkan di tengah marjin; b. kata Menetapkan, yang dicantumkan sesudah kata Memutuskan, disejajarkan ke bawah dengan kata Menimbang dan Mengingat. Huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua; c. nama Peraturan adalah nama yang tercantum dalam judul peraturan dicantumkan lagi setelah kata Menetapkan. c. Batang Tubuh Bagian batang tubuh Peraturan terdiri dari 1. semua substansi peraturan yang dirumuskan dalam pasal-pasal; 2. pasal diberi nomor urut dengan angka arab dan huruf awal kata pasal yang digunakan sebagai acuan ditulis dengan huruf awal kapital; 3. substansi pada umumnya dikelompokkan ke dalam a. b. c. d. e. ketentuan umum; materi pokok yang diatur; ketentuan sanksi (jika diperlukan); ketentuan peralihan (jika diperlukan); ketentuan penutup. 4. pengelompokkan materi peraturan dapat disusun secara sistematis dalam buku, bab, bagian dan paragraf; 5. apabila materi peraturan disusun dalam bentuk petunjuk teknis/ petunjuk pelaksanaan maka pada salah satu pasal mencantumkan tentang hubungan pasal tersebut dengan lampiran yang merupakan bagian tak terpisahkan dari pasal tersebut. d. Penutup/Kaki Penutup/Kaki merupakan bagian akhir peraturan perundanganundangan dan memuat 1. rumusan perintah untuk penyebarluasan peraturan sesuai dengan ruang lingkup berlakunya; 2. rumusan penugasan kepada pimpinan unit kerja/satuan kerja tertentu yang diberi wewenang untuk melakukan penyebarluasan dan monitoring pelaksanaannya; 3. penandatanganan pengesahan atau penetapan peraturan memuat a. tempat dan tanggal pengesahan atau penetapan; b. nama jabatan; c. tanda tangan pejabat; 4.nama lengkap pejabat yang menandatangani, tanpa gelar dan pangkat; 4. rumusan

29 rumusan tempat dan tanggal pengesahan atau penetapan diletakkan di sebelah kanan; 5. nama jabatan dan nama pejabat ditulis dengan huruf kapital pada akhir nama jabatan diberi tanda baca koma. 4. Penjelasan a. Dalam Peraturan, jika diperlukan dapat diberikan penjelasan seperlunya. b. Dalam penjelasan dihindari rumusan yang isinya memuat perubahan terselubung terhadap ketentuan Peraturan. c. Dalam menyusun penjelasan pasal demi pasal harus dipertimbangkan agar rumusannya 1. tidak bertentangan dengan materi pokok yang diatur dalam batang tubuh. 2. tidak memperluas atau menambah norma yang ada dalam batang tubuh. 3. tidak melakukan pengulangan atas materi pokok yang diatur dalam batang tubuh. 4. tidak mengulangi uraian kata istilah, atau pengertian yang telah dibuat di dalam ketentuan umum. d. Rumusan peraturan yang dirumuskan dalam bentuk petunjuk pelaksanaan harus dinyatakan dalam batang tubuh dan pernyataan bahwa lampiran tersebut merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri yang bersangkutan. e. Pada akhir lampiran harus dicantumkan nama dan tanda tangan pejabat yang mengesahkan/menetapkan Peraturan Menteri tersebut. 5. Hal yang Perlu Diperhatikan a. Pengabsahan dicantumkan di bawah tanda tangan sebelah kiri bawah terdiri atas kata salinan, dan dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang dan cap dinas instansi yang bersangkutan. b. Naskah/naskah peraturan asli, salinan dan konsep peraturan yang diparaf harus disimpan sebagai arsip pada unit pengolah pencipta arsip tersebut. c. Produk hukum Peraturan Menteri dikeluarkan dan ditandatangani oleh Menteri, wewenang penandatanganan Peraturan tidak dapat didelegasikan kepada pejabat lain. d. Produk hukum Peraturan Menteri menggunakan kop naskah dinas Menteri pada seluruh halaman Peraturan termasuk lampirannya. a. Contoh...

30 a. Contoh Format Peraturan MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT PERATURAN MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT NOMOR... TAHUN... TENTANG... DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT, Menimbang : a. bahwa perumahan...dst; b. bahwa masyarakat...dst; 1,5 Sps Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor...dst; 2. Keputusan Presiden RI Nomor...dst; MEMUTUSKAN: 1 Sps Menetapkan : PERATURAN MENTERI... TENTANG... KETENTUAN UMUM 1 Sps Pasal 1 1 Sps Pengaturan tentang kelompok sasaran penerima subsidi perumahan....dst. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal... MENTERI..., Tanda tangan & Cap Jabatan NAMA LENGKAP 1,5 Prg 3 Sps 4 Sps b. Pedoman

31 b. Pedoman 1. Pengertian Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan Kementerian yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional/teknis dan penerapannya disesuaikan dengan karakterisitik dan kebutuhan unit kerja/satuan kerja. 2. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi dan penetapannya ditetapkan dengan Peraturan Menteri. 3. Susunan a. Kepala Bagian kepala pedoman terdiri dari 1. lampiran Peraturan, nomor dan tanggal Pedoman yang dicantumkan di sebelah kanan atas; 2. rumusan judul Pedoman, ditulis dengan huruf kapital dicantumkan di tengah atas secara simetris. b. Batang Tubuh Bagian batang tubuh pedoman terdiri dari 1. pendahuluan yang berisi latar belakang/dasar pemikiran/maksud dan tujuan, ruang lingkup tata urut dan pengertian, serta hal lain yang terkait; 2. materi Pedoman dapat disusun dalam bentuk Bab, Sub Bab, Subsub Bab; 3. penutup terdiri atas hal yang harus diperhatikan, penjabaran lebih lanjut dan alamat pembuat Pedoman yang ditujukan kepada para pembaca/ pengguna atau mereka akan menyampaikan saran penyempurnaan. c. Kaki Bagian kaki pedoman terdiri dari 1. tempat dan tanggal penetapan; 2. nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; 3. tanda tangan; 4. nama lengkap pejabat yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar; 5. stempel/cap dinas digunakan sesuai dengan keperluan. b. Contoh...

32 b. Contoh Format Pedoman LAMPIRAN PERATURAN MENTERI... NOMOR...TAHUN... PEDOMAN... 3 Sps BAB I PENDAHULUAN A. Umum Ketatalaksanaan pemerintahan merupakan...dst. B. Maksud dan Tujuan Pedoman ini dimaksudkan sebagai acuan dalam pengelolaan...dst. C. Ruang Lingkup Ruang lingkup Pedoman ini meliputi...dst. D. Pengertian...dst. BAB II JENIS PENGELOLAAN... BAB VII PENUTUP... Ditetapkan di Jakarta pada tanggal,... MENTERI..., NAMA LENGKAP 3 Sps 1 Sps 3 Sps 3 Sps 4 Sps c. Petunjuk...

33 c. Petunjuk Pelaksanaan MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT Pengertian Petunjuk pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya. 2. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani petunjuk pelaksanaan adalah Menteri, Petunjuk pelaksanaan ditetapkan dengan Peraturan Menteri. 3. Susunan a. Kepala Bagian Kepala terdiri dari 1. lampiran Peraturan, nomor dan tanggal Petunjuk Pelaksanaan dicantumkan di tengah secara simetris; 2. judul Petunjuk Pelaksanaan dicantumkan di bawah lampiran secara simetris ditulis dengan huruf kapital. b. Batang Tubuh Bagian batang tubuh Petunjuk Pelaksanaan terdiri dari 1. pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup dan pengertian dan hal lain yang dipandang perlu; 2. materi Petunjuk Pelaksanaan menunjukkan dengan jelas urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengendalian dan hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan; 3. materi Petunjuk Pelaksanaan disusun secara sistematis dalam bentuk bagian, bab, dan sub bab. c. Kaki Bagian kaki Petunjuk Pelaksanaan terdiri dari 1. nama tempat ditetapkan, tanggal, bulan dan tahun; 2. nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; 3. tanda tangan pejabat yang menetapkan; 4. nama lengkap pejabat yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar; 5. stempel/cap dinas digunakan sesuai dengan keperluan. c. Contoh...

34 c. Contoh Format Petunjuk Pelaksanaan MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT LAMPIRAN PERATURAN MENTERI... NOMOR...TAHUN... PETUNJUK PELAKSANAAN... 3 Sps BAB I PENDAHULUAN A. Umum...dst. B. Maksud dan Tujuan Petunjuk Pelaksanaan ini dimaksudkan sebagai acuan dalam pengelolaan...dst. C. Ruang Lingkup Ruang lingkup Petunjuk Pelaksanaan ini meliputi...dst. D. Pengertian...dst. BAB II TATA CARA BAB VII PENUTUP... Ditetapkan di Jakarta pada tanggal,... MENTERI..., NAMA LENGKAP 3 Sps 1 Sps 3 Sps 3 Sps 4 Sps d. Instruksi...

35 d. Instruksi MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT Pengertian Instruksi adalah naskah dinas yang memuat arahan atau perintah tentang pelaksanaan kebijakan suatu peraturan perundanganundangan. 2. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Instruksi adalah Menteri. 3. Susunan a. Kepala Bagian kepala Instruksi terdiri dari 1. kop naskah dinas; 2. kata Instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah kop naskah dinas; 3. nomor dan tahun terbit yang ditulis secara simetris dengan huruf kapital; kata Tentang ditulis dengan huruf kapital; 4. judul Instruksi ditulis secara simetris dengan huruf kapital; 5. Nama jabatan pejabat yang menetapkan Instruksi ditulis secara simetris dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma. b. Konsiderans Bagian konsiderans terdiri dari 1. kata Menimbang yang memuat latar belakang penetapan Instruksi; 2. kata Mengingat yang memuat dasar hukum sebagai landasan penetapan Instruksi. c. Batang Tubuh Bagian batang tubuh Instruksi memuat substansi Instruksi meliputi kepada pejabat yang diberi Instruksi, untuk melakukan tindakan apa yang harus dilaksanakan yang ditulis dalam diktum Kesatu, Kedua dan seterusnya. d. Kaki Bagian kaki Instruksi terdiri dari 1. Nama tempat ditetapkan, tanggal, bulan dan tahun; 2. Nama jabatan pejabat yang menetapkan Instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca koma; 3. Tanda tangan pejabat yang menetapkan; 4. Nama lengkap pejabat yang menetapkan Instruksi, ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar; 5. cap dinas digunakan sesuai dengan keperluan. 4. Hal yang Perlu Diperhatikan a. Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok sehingga instruksi harus merujuk pada suatu peraturan perundanganundangan. b. Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi tidak dapat didelegasikan kepada pejabat lain. d. Contoh...

36 d. Contoh Format Instruksi MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT INSTRUKSI MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT NOMOR... TAHUN... TENTANG... 1,5 Prg MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT, Menimbang : a. bahwa...dst; b. bahwa...dst; 1,5 Sps Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor...dst; 2. Keputusan Presiden RI Nomor...dst; Kepada : 1. Nama Jabatan 2. Nama Jabatan Untuk : MENGINSTRUKSIKAN: KESATU :... KEDUA :... KETIGA :... Tembusan Ditetapkan di Jakarta pada tanggal... MENTERI..., Tanda tangan & Cap Jabatan NAMA LENGKAP 1 Sps 3 Sps 4 Sps e. Prosedur...

37 e. Prosedur Tetap (Prosedur Operasional Standar) 1. Pengertian Prosedur tetap adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu. 2. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani prosedur tetap adalah pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk. 3. Susunan a. Kepala Bagian kepala Prosedur Tetap terdiri dari 1. kop naskah dinas; 2. tulisan Prosedur Tetap, yang dicantumkan di bawah kop naskah dinas serta nomor Prosedur Tetap yang ditulis secara simetris di bawahnya; 3. kata Tentang yang dicantumkan secara simetris di bawah kata Prosedur Tetap dengan huruf kapital; 4. judul Prosedur Tetap ditulis secara simetris dengan huruf kapital diletakkan di bawah kata Tentang. b. Batang Tubuh Batang tubuh Prosedur Tetap terdiri dari 1. dasar penetapan Prosedur Tetap; pertimbangan ditetapkannya Prosedur Tetap; penetapan prosedur dan tata cara pelaksanaan kegiatan. c. Kaki Bagian kaki Prosedur Tetap terdiri dari 1. tempat dan tanggal, bulan dan tahun penetapan; 2. nama jabatan penandatangan; 3. tanda tangan pejabat yang menetapkan; 4. nama lengkap pejabat yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital; 5. cap dinas digunakan sesuai dengan keperluan. e. Contoh...

38 e. Contoh Format Prosedur Tetap MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT PROSEDUR TETAP NOMOR...TAHUN... TENTANG... 3 Sps 1,5 Prg BAB I PENDAHULUAN 1. Umum......dst. 2. Maksud dan Tujuan...dst. 3. Ruang Lingkup...dst. 4. Dasar...dst. BAB VII PENUTUP... 3 Sps Ditetapkan di Jakarta pada tanggal,... MENTERI..., NAMA LENGKAP 1 Sps 4 Sps f. Surat

39 f. Surat Edaran MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT Pengertian Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. 2. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Surat Edaran adalah Menteri, dapat dilimpahkan kepada Sekretaris Kementerian atau pejabat lain yang ditunjuk sesuai dengan substansi Surat Edaran. 3. Susunan a. Kepala Bagian kepala Surat Edaran terdiri dari 1. kop naskah dinas ditulis dibagian tengah atas secara simetris; 2. kata yang terhormat, yang diikuti nama jabatan yang dikirimi Surat Edaran; 3. kata Surat Edaran, dicantumkan di bawah kop naskah ditulis secara simetris dengan huruf kapital; 4. nomor Surat Edaran ditulis di bawah kata Surat Edaran; 5. kata Tentang, ditulis di bawah nomor secara simetris dengan huruf kapital; 6. rumusan judul Surat Edaran ditulis secara simetris dengan huruf kapital di bawah kata Tentang. b. Batang Tubuh Batang tubuh Surat Edaran terdiri dari 1. alasan tentang perlunya dibuat Surat Edaran; 2. peraturan yang menjadi dasar pembuatan Surat Edaran; 3. pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. c. Kaki Bagian kaki Surat Edaran terdiri dari 1. tempat dan tanggal penetapan; 2. nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca koma; 3. tanda tangan pejabat yang menetapkan; 4. nama lengkap pejabat yang menetapkan dengan huruf kapital; 5. cap dinas digunakan sesuai dengan keperluan; 6. tembusan memuat nama jabatan pejabat penerima. f. Contoh...

40 f. Contoh Format Surat Edaran MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT Jalan Raden Patah No.I/1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan,Telepon Yth SURAT EDARAN NOMOR...TAHUN... 1,5 Prg TENTANG PELAKSANAAN Umum...dst. 1,5 Sps 2. Maksud dan Tujuan...dst. 1,5 Sps 3. Ruang Lingkup...dst. 1,5 Sps 4. Dasar...dst. 1,5 Sps 5. Isi...dst. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal... 3Sps DEPUTI BIDANG... Tanda tangan & Cap Instansi 4 Sps Tembusan 1. Menteri Negara Perumahan Rakyat; 2. Sekretaris Kementerian. NAMA LENGKAP NIP NASKAH...

41 NASKAH DINAS PENETAPAN (Keputusan) a. Pengertian Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur dan merupakan pelaksanaan yang digunakan untuk 1. menetapkan/mengubah status kepegawaian/personal/keanggotaan/material/peristiwa; 2. menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/tim; 3. menetapkan pelimpahan wewenang. b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Wewenang penetapan dan penandatanganan Keputusan adalah wewenang Menteri, dapat dilimpahkan kepada pejabat lain sesuai dengan bidang substansi yang ditetapkan. c. Susunan 1. Kepala Bagian kepala Keputusan terdiri dari a. kop naskah dinas ditulis di bagian tengah atas; b. kata Keputusan, dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis secara simetris dengan huruf kapital di bawah kop naskah; c. Nomor urut dan tahun tersebut yang ditulis secara simetris dengan huruf kapital; d. kata Tentang ditulis dengan huruf kapital; e. judul Keputusan ditulis dengan huruf kapital; f. nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis secara simetris dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma. 2. Konsideran Bagian konsideran terdiri dari a. kata Menimbang, adalah konsideran yang memuat alasan/tujuan kepentingan/pertimbangan tentang perlunya ditetapkannya Keputusan; b. kata Mengingat, adalah konsideran yang memuat peraturan perundangan-undangan sebagai dasar penerbitan Keputusan. 3. Diktum Bagian Diktum Keputusan terdiri dari a. Diktum dimulai dengan kata Memutuskan ditulis dengan huruf kapital, diikuti kata Menetapkan di tepi kiri, ditulis dengan huruf awal kapital; b. substansi Keputusan yang ditetapkan, dicantumkan setelah kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital; c. untuk Keputusan tertentu, dapat dilengkapi dengan Salinan dan Petikan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. 4. Batang

42 Batang Tubuh Bagian batang tubuh Keputusan meliputi sistimatika dan cara penulisan batang tubuh keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan peraturan, tetapi substansi Keputusaan diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/diktum Kesatu, Kedua, Ketiga, dan seterusnya. 5. Kaki Bagian kaki Keputusan terdiri dari a. nama tempat ditetapkan, tanggal, bulan dan tahun; b. jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf kapital diakhiri tanda baca koma; c. tanda tangan pejabat yang menetapkan; d. nama lengkap pejabat yang menetapkan dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar; e. stempel/cap dinas digunakan sesuai dengan keperluan. d. Pengabsahan Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum atau administrasi umum atau pejabat yang ditunjuk sesuai substansi keputusan. Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah terdiri atas kata salinan sesuai dengan aslinya dan dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang dan cap instansi, serta nama lengkap pejabat yang mengesahkan ditulis dengan huruf awal kapital. e. Hal yang Perlu Diperhatikan 1. Keputusan yang telah ditetapkan didistribusi kepada yang berkepentingan. 2. Naskah keputusan asli dan konsep keputusan yang diparaf harus disimpan sebagai arsip pada unit pengolah pencipta arsip tersebut. 3. Tembusan keputusan dibuat sesuai kebutuhan dan disampaikan kepada pihak-pihak yang terkait. 4. Untuk Keputusan yang memerlukan lampiran, dapat dibuat sesuai kebutuhan. a. Contoh...

43 a. Contoh Format Keputusan Menteri MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT KEPUTUSAN MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT NOMOR... TAHUN... TENTANG... 1,5 Prg MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT, Menimbang : a. bahwa...dst; b. bahwa...dst; 1,5 Sps Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor...dst; 2. Keputusan Presiden RI Nomor...dst; Menetapkan : MEMUTUSKAN: 1 Sps KEPUTUSAN...TENTANG... KESATU :... KEDUA :... KETIGA :... Ditetapkan di Jakarta pada tanggal... MENTERI..., 3 Sps Tanda tangan & Cap Jabatan 4 Sps Tembusan 1....; NAMA LENGKAP b. Contoh...

44 b. Contoh Format Keputusan a.n. Menteri MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT KEPUTUSAN MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT NOMOR... TAHUN... TENTANG... 1,5 Prg MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT, Menimbang : a. bahwa...dst; b. bahwa...dst; 1,5 Sps Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor...dst; 2. Keputusan Presiden RI Nomor...dst; Menetapkan : MEMUTUSKAN: 1 Sps KEPUTUSAN...TENTANG... KESATU :... KEDUA :... KETIGA :... Ditetapkan di Jakarta pada tanggal... 3 Sps a.n. MENTERI..., SEKRETARIS KEMENTERIAN, Tembusan 1....; Tanda tangan & Cap Instansi NAMA LENGKAP 4 Sps c. Contoh...

45 c. Contoh Format Keputusan Sekretaris Kementerian KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT Jalan Raden Patah No.I/1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan,Telepon KEPUTUSAN SEKRETARIS KEMENTERIAN NOMOR... TAHUN... TENTANG... SEKRETARIS KEMENTERIAN, Menimbang : a. bahwa...dst; b. bahwa...dst; 1,5 Sps Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor...dst; 2. Keputusan Presiden RI Nomor...dst; MEMUTUSKAN: 1 Sps Menetapkan : KEPUTUSAN...TENTANG KESATU :... KEDUA :... KETIGA :... Ditetapkan di Jakarta pada tanggal... SEKRETARIS KEMENTERIAN, 1,5 Prg 3 Sps Tembusan 1....; Tanda tangan & Cap Instansi NAMA LENGKAP 4 Sps 3. NASKAH...

46 NASKAH DINAS PENUGASAN (Surat Perintah/Surat Tugas) a. Pengertian Surat Perintah/Surat Tugas adalah naskah dinas yang dibuat oleh atasan atau pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diperintah/diberi tugas, yang memuat apa yang harus dilakukan. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat Perintah/Surat Tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan langsung atau oleh pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang dan tanggungjawabnya. c. Susunan Kepala Bagian kepala Surat Perintah/Surat Tugas terdiri dari 1. kop naskah dinas ditulis di bagian tengah atas; 2. kata Surat Perintah/Surat Tugas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 3. nomor Surat Perintah/Surat Tugas, ditulis di bawah kata Surat Perintah/Surat Tugas. d. Batang Tubuh Bagian batang tubuh Surat Perintah/Surat Tugas terdiri dari 1. konsideran meliputi pertimbangan dan atau dasar. Pertimbangan memuat alasan/tujuan ditetapkannya Surat Perintah/Surat Tugas. Dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya Surat Perintah/Surat Tugas tersebut; 2. diktum dimulai dengan kata Memberi Perintah/Memberi Tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas/perintah. Di bawah kepada ditulis kata untuk disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan. e. Kaki Bagian kaki Surat Perintah/Surat Tugas terdiri dari 1. tempat dan tanggal Surat Perintah/Surat Tugas; 2. nama jabatan pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; 3. tandatangan dan nama pejabat yang menandatangani dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya; 4. cap dinas. f. Hal yang Perlu Diperhatikan 1. Surat Perintah/Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas. 2. Surat Perintah/Tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugaskan dimasukkan pada lampiran dengan kolom nomor, nama, pangkat, NIP, jabatan dan keterangan. a. Contoh...

47 a. Contoh Format Surat Perintah MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT Jalan Raden Patah No.I/1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan,Telepon Menimbang : SURAT PERINTAH NOMOR /KIO/BLN/THN a. bahwa...dst; b. bahwa...dst; 1,5 Sps Dasar : 1. Keputusan...dst; 2. Keputusan...dst; Memberi Perintah 1 Sps Kepada : Untuk : : dst. Tembusan 1....; 2....; Jakarta,... Deputi Bidang... Asdep..., Tanda tangan & Cap Instansi Nama Lengkap NIP Sps 4 Sps b. Contoh...

48 b. Contoh Format Surat Tugas MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT Jalan Raden Patah No.I/1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan,Telepon SURAT TUGAS NOMOR /KIO/BLN/THN Menimbang : a. bahwa...dst; b. bahwa...dst; 1,5 Sps Dasar : 1. Keputusan...dst; 2. Keputusan...dst; Memberi Tugas 1 Sps Kepada : Untuk : : dst. Jakarta, tanggal... Sekretariat Kementerian Kepala Biro..., 3 Sps Tanda tangan & Cap Instansi 4 Sps Nama Lengkap NIP.... Tembusan 1....; 2....; B. NASKAH...

49 B. NASKAH DINAS KORESPONDENSI 1. Nota Dinas MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT a. Pengertian Nota Dinas adalah bentuk naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota dinas memuat hal-hal yang bersifat rutin berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan panjang dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Nota Dinas dibuat oleh pejabat di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1. Kepala Bagian kepala Nota Dinas terdiri dari a. kop Naskah Dinas ditulis di bagian tengah atas; b. kata Nota Dinas, ditulis di tengah dengan huruf kapital; c. nomor ditulis di tengah secara simetris dengan huruf kapital; d. kata Yth, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik; e. f. g. kata Dari, yang ditulis dengan huruf awal kapital; kata Hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital; kata Tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital. 2. Batang Tubuh Batang tubuh terdiri atas alinea pembuka, isi dan penutup yang singkat, padat dan jelas. 3. Kaki Bagian kaki Nota Dinas terdiri dari a. Nama jabatan; b. Tanda tangan pejabat; c. Nama lengkap pejabat yang menandatangani; d. tembusan memuat nama jabatan pejabat penerima (jika diperlukan). d. Hal yang Perlu Diperhatikan Nota Dinas tidak dibubuhi cap dan digunakan hanya untuk keperluan komunikasi dinas intern di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat. 1. Contoh...

50 1. Contoh Format Nota Dinas KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT Jalan Raden Patah No.I/1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan,Telepon NOTA DINAS NOMOR /KIO/KKA/Bl/Th Yth. : Kepala Biro Dari : Asdep. Hal : Usulan Kegiatan TA 2010 Tanggal : 10 September Sps Sps Sps... Deputi Bidang Pembiayaan Asdep.. 3 Sps Tanda tangan Tanpa cap instansi 4 Sps Tembusan 1. Sekretaris Kementerian; 2. Deputi Bidang... Nama Lengkap NIP Surat...

51 Surat Dinas a. Pengertian Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan atau menyampaikan naskah dinas atau barang kepada pihak lain di luar instansi Kementerian. b. Wewenang Penandatanganan Surat Dinas ditandatangani oleh pejabat di lingkungan Kementerian sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1. Kepala Bagian kepala Surat Dinas terdiri dari a. kop Surat Dinas yang ditulis secara simetris di bagian tengah atas; b. tempat dan tanggal pembuatan surat diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; c. nomor, sifat, lampiran dan hal diketik dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di bawah nama kop Surat Dinas; d. kata Yth, yang ditulis di bawah Hal, diikuti nama jabatan yang dikirimi surat; f. alamat surat, yang ditulis dibawah Yth. 2. Batang Tubuh Batang tubuh surat dinas terdiri dari alinea pembuka, isi dan penutup. 3. Kaki Bagian kaki surat terdiri dari a. nama jabatan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; b. tanda tangan pejabat; c. nama lengkap pejabat, ditulis dengan huruf awal kapital; d. stempel/cap dinas digunakan sesuai dengan ketentuan; e. tembusan memuat nama jabatan pejabat penerima (jika ada). d. Hal yang Perlu Diperhatikan 1. Kop surat dinas hanya digunakan pada halaman pertama. 2. Susunan nomor surat dinas adalah nomor urut dalam satu tahun takwim/kode otoritas jabatan/kode klasifikasi arsip/bulan/tahun. 3. Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom lampiran disebutkan jumlahnya. 4. Hal berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca. 2. Contoh...

52 2. Contoh Format Surat Dinas MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT Jalan Raden Patah No. I/1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan, Telepon Nomor :.../SM.3/KU.0203/11/2009 Jakarta, 5 Nopember 2009 Sifat :... Lampiran : Hal : Yth. 3 Sps 3 Sps Sps Sps Tembusan 1. Sekretaris Kementerian; 2. Kepala Biro Perencanaan & Anggaran. 3 Sps Sekretariat Kementerian Kepala Biro Umum, Tanda tangan & Cap Instansi Nama Lengkap NIP... 4 Sps 3. Surat...

53 3. Surat Undangan MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT a. Pengertian Surat undangan adalah surat dinas yang berisi undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan, untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan. b. Kewenangan Penandatanganan Surat undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawabnya. Kewenangan untuk mengundang pejabat di luar instansi berada pada pimpinan instansi dan dapat dilimpahkan kepada pejabat yang berwenang. Kewenangan mengundang pejabat di lingkungan internal instansi berada pada pimpinan masing-masing satuan kerja/unit kerja di lingkungan instansi tersebut dan dapat dilimpahkan kepada pejabat ketatausahaan masing-masing satuan kerja/unit kerja. c. Susunan 1. Kepala Bagian kepala surat terdiri dari a. kop surat undangan ditulis di bagian tengah atas; b. tempat, tanggal, bulan & tahun pembuatan surat di sebelah kanan atas; c. nomor, sifat, lampiran dan hal diketik di sebelah kiri di bawah kop surat; d. kata Yth, ditulis di bawah hal, yang diikuti dengan nama jabatan dan alamat tujuan surat. 2. Batang Tubuh Batang tubuh terdiri dari a. alinea pembuka; b. isi undangan meliputi hari, tanggal, waktu, tempat dan acara; c. alinea penutup. 3. Kaki Bagian kaki surat terdiri dari a. nama jabatan, ditulis dengan huruf awal kapital; b. tanda tangan pejabat yang mengundang; c. nama lengkap pejabat ditulis dengan huruf awal kapital; d. stempel/cap dinas digunakan sesuai dengan keperluan; e. tembusan memuat nama jabatan pejabat penerima. d. Hal yang Perlu Diperhatikan 1. Jika yang diundang cukup banyak, dapat digunakan lampiran daftar pejabat yang diundang lihat contoh halaman Undangan resmi tidak menggunakan tanda tangan namun cukup dengan menggunakan cap dinas. 3. Contoh...

54 3. Contoh Format Surat Undangan MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT Jalan Raden Patah No.I/1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan,Telepon Nomor :.../DP.3/UM.0203/10/2009 Jakarta, 12 Oktober 2009 Sifat :... Lampiran : Hal : Yth. Para Asisten Deputi di lingkungan Deputi Pembiayaan 3 Sps Dengan ini... dst. Sehubungan dengan hal di atas, kami mengundang kehadiran para Asisten Deputi di lingkungan Deputi Bidang Pengembangan Kawasan, untuk melakukan pembahasan bersama yang rencananya akan dilaksanakan pada hari/tanggal : waktu : Senin,... Pukul WIB s.d. selesai tempat : Ruang Rapat Deputi Bidang Pengembangan Kawasan Lantai 4 Wing 2 Gedung Menpera Jl.R.Patah No.I/1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan. acara : 1. Laporan Kegiatan TA Pembahasan RKKL 2010 Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih. 3 Sps Tembusan 1. Deputi Bidang Pembiayaan; 2. Sekretaris Kementerian. Deputi Bidang Pembiayaan Asisten Deputi..., Tanda tangan & Cap Instansi Nama Lengkap NIP Sps 4 Sps 4. Contoh...

55 4. Contoh Format Undangan Resmi MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT Menteri Negara Perumahan R akyat Republik Indonesia, mengharap dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara pada acara peletakan batu pertama Pembangunan Rumah Susun Pulogebang oleh Bapak Presiden Republik Indonesia. Yang akan dilaksanakan pada hari/tanggal :... waktu :... tempat :... Atas kehadiran Bapak/Ibu/Saudara kami ucapkan terima kasih. Busana : Pria = PSL, Wanita : menyesuaikan RSVP : Harap hadir 30 menit sebelumnya KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT Sekretaris Kementerian Perumahan R akyat, mengharap dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara pada acara pembukaan Sosialisasi Peraturan Menteri N egara Perumahan Rakyat tentang Pengadaan dan Pembangunan Rumah Susun Yang akan dilaksanakan pada hari/tanggal :... waktu :... tempat : Ruang Prambanan Kantor Kemenpera L.2 W.1 Jl.R.Patah I/1 Keb.Baru LOGO - Jakarta. Atas kehadiran Bapak/Ibu/Saudara kami ucapkan KEMENPERA terima kasih. Busana : Pria = Batik, Wanita : menyesuaikan RSVP : Harap hadir 30 menit sebelumnya Lampiran...

56 Lampiran Surat Nomor :.../.../.../... Tanggal :... DAFTAR NAMA DAN ALAMAT YANG DIUNDANG No. Nama pejabat Alamat Nama Jabatan, Tandatangan & Cap Instansi Nama Lengkap C. NASKAH...

57 C. NASKAH DINAS KHUSUS 1. Surat Perjanjian MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT a. Pengertian Surat Perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan 1. Perjanjian yang dilakukan Kementerian Perumahan Rakyat dengan instansi lain di Pusat maupun di Daerah dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya. 2. Perjanjian yang dilakukan Kementerian Perumahan Rakyat dengan lembaga di luar negeri dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya setelah mendapat Surat Kuasa dari Menteri Luar Negeri. 3. Setiap instansi pemerintah di Pusat maupun Daerah yang mempunyai rencana untuk membuat perjanjian internasional terlebih dahulu melakukan konsultasi dan koordinasi mengenai rencana tersebut dengan Menteri Luar Negeri. c. Lingkup Perjanjian Lingkup perjanjian meliputi dalam negeri dan perjanjian internasional; (bilateral, regional dan multilateral). 1. Perjanjian Dalam Negeri Kerjasama Kementerian dengan instansi lain baik di pusat maupun di daerah dibuat dalam bentuk Kesepahaman Bersama (MoU) dan Perjanjian Kerjasama. 2. Perjanjian Internasional Perjanjian internasional (bilateral, regional dan multilateral) dapat dilakukan atas prakarsa dari instansi pemerintah, baik di pusat maupun daerah, serta perwakilan Republik Indonesia di luar negeri. Hubungan dan kerjasama Kementerian dengan Luar Negeri kedua belah pihak menggunakan dua naskah asli yang masing-masing pihak menandatangani naskah perjanjian kerjasama sebagai berikut a. Naskah yang menyebutkan pihak Indonesia sebagai pihak yang disebutkan terlebih dahulu, pembubuhan tanda tangan wakil Indonesia diletakkan di sebelah kiri bawah. b. Naskah yang menyebutkan pihak asing sebagai pihak yang disebutkan terlebih dahulu, pembubuhan tanda tangan wakil asing diletakkan di sebelah kiri bawah. c. Masing-masing naskah perjanjian kerjasama dimaksud diletakkan di dalam map dan dipertukarkan antar kedua pihak. d. Pembuatan perjanjian internasional dilakukan di atas lembar kertas yang dicetak oleh Direktorat Jenderal Hukum dan Perjanjian Internasional, Departemen Luar Negeri. d. Susunan

58 d. Susunan MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT 1. Perjanjian Dalam Negeri a. Kepala Bagian Kepala Surat Perjanjian Kerjasama Dalam Negeri terdiri dari 1. lambang negara (untuk Menteri) ditempatkan secara simetris, atau logo (untuk non pejabat negara) yang ditempatkan di sebelah kanan dan kiri atas, disesuaikan dengan penyebutan nama instansi; 2. nama instansi; 3. judul perjanjian; 4. Nomor. b. Batang Tubuh Batang tubuh Surat Perjanjian memuat materi perjanjian dalam bentuk pasal-pasal. c. Kaki Bagian kaki terdiri dari nama dan tanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi (jika dipandang perlu), dibubuhi materai sesuai peraturan perundangan-undangan yang berlaku. 2. Perjanjian Internasional a. Kepala Bagian kepala Surat Perjanjian terdiri dari 1. nama para pihak yang mengadakan Perjanjian/MoU; 2. judul Perjanjian. b. Batang Tubuh Bagian batang tubuh Surat Perjanjian terdiri dari 1. penjelasan para pihak sebagai pihak yang terikat oleh Perjanjian/MoU; 2. keinginan para pihak; 3. pengakuan para pihak terhadap Perjanjian tersebut; 4. rujukan terhadap surat minat/surat kehendak; 5. Acuan terhadap ketentuan yang berlaku; 6. kesepakatan kedua belah pihak terhadap ketentuan yang tertuang dalam pasal-pasal. c. Kaki Bagian kaki terdiri dari 1. nama jabatan masing-masing wakil pemerintah, tanda tangan dan nama pejabat penandatangan, yang letaknya disesuaikan dengan penyebutan dalam judul Perjanjian; 2. tempat dan tanggal penandatangan Perjanjian; 3. penjelasan teks bahasa yang digunakan; 4. segel asli. 1. Contoh...

59 1. Contoh Format Surat Perjanjian MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT LOGO LOGO PERJANJIAN KERJASAMA ANTARA KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT DAN Prgf 1,5, ARSIP NASIONAL TENTANG... NOMOR... NOMOR... 3 Sps Pada hari ini, tanggal..bulan.tahun. bertempat di...; yang bertanda tangan di bawah ini 1. Nama pejabat, dan nama jabatan, dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Kementerian Perumahan Rakyat, selanjutnya disebut Pihak Pertama; 2. Nama pejabat, dan nama jabatan, dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Arsip Nasional Republik Indonesia, selanjutnya disebut Pihak Kedua. Pihak pertama dengan Pihak Kedua telah sepakat untuk melakukan kerjasama dalam bidang...yang diatur dalam ketentuan sebagai berikut Pasal 1 TUJUAN KERJA SAMA... Pasal 7 PENUTUP... Pihak Pertama Sekretaris Kementerian, Tanda Tangan & Cap Instansi Nama Pejabat. Pihak Kedua Kepala Arsip Nasional RI, Tanda Tangan & Cap Instansi Nama Pejabat 3 Sps 4 Sps 1.a. Contoh...

60 1.a. Contoh Format Kesepakatan Bersama MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT KESEPAKATAN BERSAMA ANTARA MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT DENGAN GUBERNUR... Prg 1,5, NOMOR... NOMOR... TENTANG... Pada hari ini... tanggal... bulan... tahun..., di..., kami yang bertanda tangan dibawah ini : 1 Sps 1. Nama :... : Menteri..., yang diangkat berdasarkan Jabatan Keputusan...Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA. 2. Nama :... 1 Sps :..., yang diangkat berdasarkan Keputusan... Jabatan Nomor...yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA. 1 Sps PIHAK PERTAMA DAN PIHAK KEDUA yang selanjutnya disebut PARA PIHAK, sepakat untuk... dengan ketentuan Kesepakatan bersama ini dilatarbelakangi oleh hal-hal sebagai berikut 1. bahwa pembangunan...dst; 2. bahwa Pemerintah...dst. BAB I MAKSUD DAN TUJUAN Pasal 1 (1) Kesepakatan.

61 (1) Kesepakatan bersama ini dimaksudkan...dst; (2) Kesepakatan bersama ini bertujuan untuk...dst. BAB II RUANG LINGKUP Pasal 2 Ruang lingkup kesepakatan bersama ini meliputi a. penyiapan...dst; b. pemberian dukungan...dst. BAB VIII PENUTUP Pasal 18 Prg 1,5 1 Sps Prg 1,5 (1) Apabila terjadi salah penafsiran dalam operasionalisasi...dst. (2) Kesepakatan bersama ini mulai berlaku sejak ditandatangani oleh PARA PIHAK. PIHAK KEDUA Menteri..., 3 Sps PIHAK PERTAMA Gubernur..., Tanda tangan diatas Materai dan Cap Jabatan Nama Lengkap Tanda tangan diatas materai dan Cap Jabatan 5/6 Sps Nama Lengkap 1.b. Contoh

62 b. Contoh Format Memorandum of Understanding MEMORANDUM OF UNDERSTANDING BETWEEN THE.. THE REPUBLIC OF INDONESIA AND THE.. CONCERNING SISTER PROVINCIE (CITY) COOPERATION Prg 1,5 The.Republic of Indonesia and the hereinafter referred to as the Parties; 1 Sps Desiring to promote favourable relations of partnership 1 Sps Referring to the Letter of Intent between..., the Republic of Indonesia and.; 1 Sps Pussuant to the prevailing laws and regulations in the respective countries; Have agreed as follows : Article 1 Objective and Scope of Cooperation a....; b. Other areas agreed upon by the Parties. Article 6 1 Sps Amendment. Article 7 Entry Into Forse, Duration and Termination a....; b Spasi Sps 1 Sps In witness

63 In witness where of, the undersigned being duly outhorized there of by their respective Government, have signed this Memorandum of Understading. done in duplicate at.on this., day of.. in the year of and one in Indonesia,..and English languages, all texts being equally authentic. In case of any divergence of interpretation of this Memorandum of Understanding, the English text shall prevail. FOR 3 Spasi REPUBLIC OF INDONESIA 4 Spasi 2. Surat

64 2. Surat Kuasa MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT a. Pengertian Surat Kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan. b. Susunan 1. Kepala Bagian kepala Surat Kuasa terdiri dari a. kop Naskah Dinas; b. judul Surat Kuasa; c. nomor Surat Kuasa. 2. Batang tubuh Batang tubuh Surat Kuasa memuat materi yang dikuasakan. 3. Kaki Bagian kaki Surat Kuasa memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan serta nama dan tanda tangan para pihak yang berkepentingan, dan dibubuhi materai sesuai peraturan perundanganundangan. Khusus untuk Surat Kuasa dalam bahasa Inggris tidak menggunakan materai. 2. Contoh...

65 2. Contoh Format Surat Kuasa MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT Jalan Raden Patah No.I/1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan,Telepon Yang bertanda tangan dibawah ini, SURAT KUASA NOMOR /KIO/KKA/BLN/THN nama :... jabatan :... alamat :... memberi kuasa kepada nama :... jabatan:... alamat :... untuk Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Prg 1,5 3 Sps Jakarta,... Penerima Kuasa, Tanda Tangan Pemberi Kuasa, Materai & Tanda Tangan 4 Sps Nama Lengkap NIP.... Nama Lengkap NIP.... Surat...

66 Surat kuasa untuk penandatanganan MoU dengan Luar Negeri Contoh : 1 MENTERI LUAR NEGERI SURAT KUASA NOMOR :... 3 Sps 3 Sps Yang bertandatangan di bawah ini,...(nama pejabat) Menteri Luar Negeri Republik Indonesia memberi kuasa penuh kepada Nama pejabat Nama jabatan (Menteri/Gubernur/Walikota/dsb.) untuk menandatangani atas nama pemerintah Republik Indonesia, Nota Kesepahaman antara Pemerintah..., Republik Indonesia dan Pemerintah Republik...mengenai kerjasama dalam bidang... 1 Sps Sebagai bukti, surat kuasa ini saya tandatangani dan saya bubuhi materai di Jakarta pada tanggal...bulan...tahun dua ribu... Tanda tangan 3 Sps Seal 6 Sps Nama Menteri Luar Negeri Republik Indonesia Contoh 2

67 Contoh 2 MINISTER FOR FOREIGN AFFAIRS REPUBLIC OF INDONESIA FULL POWERS 3 Sps The undersigned, Mr.., Minister for Foreign Affairs of the Republic of Indonesia, fully authorizes. Name of Official Jabatan (Minister/Governor/Mayor) To sign on behalf of the government of the Republic of Indonesia, the Memorandum of Understanding between the Government of... Republik of Indonesia and the Government...asing/Negara sahabat...concerning... bidang...cooperation. 1 Sps IN WITNESS WHERE OF, I have signed and seaked this full Powers in Jakarta on this...day of...in the year two thousand... Signature 3 Sps Tanpa Cap 6 Sps Name of the Minister for Foreign Affairs of the Republic of Indonseia 3. Berita

68 Berita Acara a. Pengertian Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan saksi. b. Susunan 1. Kepala Bagian kepala Berita Acara terdiri dari a. kop Naskah Dinas; b. judul Berita Acara; c. nomor Berita Acara. 2. Batang tubuh Bagian batang tubuh terdiri dari a. tulisan hari, tanggal, dan tahun serta nama dan jabatan para pihak yang membuat Berita Acara; b. substansi Berita Acara. 3. Kaki Bagian kaki Berita Acara memuat tempat pelaksanaan penandatanganan, nama jabatan, nama pejabat dan tanda tangan para pihak dan para saksi. 3. Contoh

69 3. Contoh Format Berita Acara MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT BERITA ACARA NOMOR... Pada hari ini..., tanggal... bulan...tahun..., kami yang bertandatangan di bawah ini : 1 Sps 1. Nama pejabat, NIP dan nama jabatan, dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama..., selanjutnya disebut Pihak Pertama. 3 Sps dan Prg 1 2. Nama pihak lain dan nama jabatan, dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama PT...., selanjutnya disebut Pihak Kedua. Pihak pertama dengan Pihak Kedua telah melaksanakan 1....; 2....dst. Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan Sps Dibuat di... pada tanggal... Pihak Kedua... Pihak Pertama... Tanda Tangan & Cap Instansi Nama Lengkap NIP.... Mengetahui Nama jabatan, Tanda tangan Nama Lengkap NIP.... Tanda Tangan & Cap Instansi Nama Lengkap NIP Sps 4. Surat

70 4. Surat Keterangan MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT a. Pengertian Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat Keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1. Kepala Bagian kepala Surat Keterangan terdiri dari a. kop naskah dinas ditulis di bagian tengah atas; b. kata Surat Keterangan ditulis dengan huruf kapital di tengah di bawah kop naskah dinas; c. nomor Surat Keterangan, ditulis di bawah kata Surat Keterangan. 2. Batang tubuh Memuat data pejabat yang menerangkan dan pegawai yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkannya Surat Keterangan. 3. Kaki Bagian kaki Surat keterangan memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, cap dinas dan nama pejabat yang membuat Surat Keterangan tersebut. 4. Contoh...

71 4. Contoh Format Surat Keterangan MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT Jalan Raden Patah No.I/1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan,Telepon SURAT KETERANGAN NOMOR /KIO/KKA/BLN/THN Yang bertanda tangan dibawah ini, nama :... NIP : Prg 1,5... jabatan :... dengan ini menerangkan bahwa nama :... NIP :... Prg 1,5 pangkat/gol:... jabatan : Demikian surat Sps Jakarta,... Nama jabatan Tanda Tangan & Cap Instansi 4 Sps Nama Lengkap NIP Surat...

72 5. Surat Pengantar MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT a. Pengertian Surat Pengantar adalah bentuk surat yang digunakan untuk mengantar/ menyampaikan barang atau naskah dinas. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat Pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1. Kepala Bagian kepala Surat Pengantar terdiri dari a. kop naskah dinas ditulis di bagian tengah atas; b. tanggal; c. nama jabatan/alamat yang dituju; d. tulisan Surat Pengantar ditulis secara simetris; c. nomor Surat Pengantar, di bawah tulisan Surat Pengantar. 2. Batang tubuh Bagian batang tubuh Surat Pengantar dalam bentuk kolom terdiri dari a. nomor urut; b. jenis yang dikirim; c. banyaknya naskah/barang; d. keterangan. 3. Kaki Bagian kaki Surat Pengantar terdiri dari a. Pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi 1. nama jabatan pembuat pengantar; 2. tanda tangan pejabat; 3. nama lengkap; 4. cap dinas. b. Penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi 1. nama jabatan penerima; 2. tanda tangan; 3. nama lengkap; 4. cap dinas; 5. nomor telepon/faximile; 6. tempat dan tanggal penerimaan; d. Hal yang perlu diperhatikan Surat Pengantar dikirim rangkap 2, lembar pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim, 5. Contoh...

73 5. Contoh Format Surat Pengantar MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT Jalan Raden Patah No.I/1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan,Telepon Yth. Para pejabat Eselon.. di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat... SURAT PENGANTAR NOMOR /KIO/KKA/BL/TH No Naskah Dinas yang dikirimkan Banyaknya Keterangan 3 Sps 1. Konsep rencana... tahun buku Untuk dipergunakan dalam rangka penyempurnaan... 3 Sps Diterima tanggal... Yang menerima, Nama jabatan... Tanda tangan Nama lengkap NIP... Tembusan Sekretariat Kementerian Kepala Biro... Tanda tangan & Cap Instansi Nama Lengkap NIP... 4 Sps 6.Pengumuman...

74 Pengumuman a. Pengertian Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai dalam instansi atau perorangan dan golongan di dalam atau di luar instansi. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang mengumumkan atau pejabat lain yang diberi mandat. c. Susunan 1. Kepala Bagian kepala Pengumuman terdiri dari a. kop naskah dinas ditulis di bagian tengah atas dengan huruf kapital. b. tulisan Pengumuman, dicantumkan di bawah kop naskah, ditulis dengan huruf kapital. c. kata Tentang, dicantumkan di bawah Pengumuman ditulis dengan huruf kapital. d. rumusan judul Pengumuman ditulis dengan huruf kapital simetris di bawah Tentang. 2. Batang Tubuh Bagian batang tubuh memuat a. alasan tentang perlunya dibuat Pengumuman. b. peraturan yang menjadi dasar pembuatan Pengumuman. c. pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. 3. Kaki Bagian kaki Pengumuman terdiri dari a. tempat dan tanggal penetapan. b. nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma. c. tanda tangan pejabat yang menetapkan. d. nama pejabat yang menetapkan dengan huruf awal kapital. e. stempel/cap dinas digunakan sesuai dengan keperluan. d. Hal yang Perlu Diperhatikan 1. Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan kepada kelompok/golongan tertentu. 2. Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat cara pelaksanaan teknis suatu peraturan. 6. Contoh...

75 6. Contoh Format Pengumuman MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT Jalan Raden Patah No.I/1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan,Telepon PENGUMUMAN NOMOR /KIO/KKA/Bl/TH TENTANG... 1 Sps Memuat ala san dan pera turan yg men... jadi dasar &... pemberitahuan ttg hal yg men... desak Ditetapkan di Jakarta pada tanggal... Sekretaris Kementerian, 3 Sps 3 Sps Tanda tangan & Cap Instansi 4 Sps Nama Lengkap NIP... D. LAPORAN...

76 D. LAPORAN 1. Pengertian Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian. 2. Wewenang pembuatan dan Penandatanganan Laporan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang diberi tugas 3. Susunan a. Kepala Bagian kepala Laporan memuat judul Laporan yang ditulis dengan huruf kapital, dan diletakkan secara simetris. b. Batang tubuh Bagian batang tubuh Laporan terdiri dari 1. pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup dan sistematika Laporan; 2. materi Laporan, terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi dan lain-lain yang perlu dilaporkan; 3. kesimpulan dan saran perlu disampaikan sebagai bahan pertimbangan; 4. penutup, yang merupakan akhir laporan, memuat harapan/permintaan arahan dan ucapan terima kasih. c. Kaki Bagian kaki Laporan terdiri dari 1. tempat dan tanggal pembuatan laporan; 2. nama jabatan pembuat laporan, yang ditulis dengan huruf awal kapital; 3. tanda tangan; 4. nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital. D. Contoh

77 D. Contoh Format Laporan MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT Jalan Raden Patah No.I/1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan,Telepon A. Pendahuluan 1. Umum 2. Maksud dan Tujuan 3. Ruang Lingkup 4. Dasar LAPORAN TENTANG... 1,5 Sps B. Kegiatan yang dilaksanakan ,5 Sps C. Hasil yang dicapai... 1,5 Sps D. Simpulan dan Saran... 1,5 Sps E. Penutup... Dibuat di Jakarta pada tanggal... 3 Sps Nama Pejabat Pembuat Laporan, Tanda tangan & Cap Instansi 4 Sps Nama Lengkap NIP.... E. TELAAHAN

78 E. TELAAHAN STAF 1. Pengertian Telaahan Staf adalah naskah dinas dalam bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat/staf yang memuat analisis singkat dan jelas, mengenai persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan. 2. Susunan 1. Kepala Bagian kepala Telaahan Staf terdiri dari a. judul Telaahan Staf diletakkan secara simetris ditengah atas; b. uraian singkat permasalahan. 2. Batang tubuh Bagian batang tubuh Telaahan Staf terdiri dari a. Persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan; b. Praanggapan, yang memuat dugaan yang beralasan berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi, dan merupakan kemungkinan kejadian di masa yang akan datang; c. Fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan persoalan; d. Analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan; e. Simpulan, yang memuat intisari hasil diskusi, merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar; f. Tindakan, yang disarankan, yang memuat secara ringkas dan jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi. 3. Kaki Bagian kaki Telaahan Staf terdiri dari a. nama jabatan yang membuat Telaahan Staf, ditulis dengan huruf awal kapital; b. tanda tangan dan nama lengkap; c. daftar lampiran. E. Contoh

79 E. Contoh Format Telaahan Staf MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT TELAAHAN STAF TENTANG... 3 Sps A. Persoalan Bagian persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan 1,5 Sps B. Praanggapan Praanggapan memuat dugaan yang beralasan berdasarkan data yang saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian dimasa mendatang. 1,5 Sps C. Fakta yang mempengaruhi Bagian fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan persoalan. 1,5 Sps D. Analisis Bagian ini memuat analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan serta akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya serta pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan. 1,5 Sps E. Simpulan Bagian simpulan memuat intisari hasil diskusi dan pilihan satu cara bertindak atau jalan keluar sebagai pemecahan persoalan yang dihadapi. F. Saran Bagian saran memuat secara ringkas dan jelas tentang saran tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi. Nama jabatan Pembuat TS, 3 Sps Tanda tangan Nama Lengkap NIP Sps F. FORMULIR...

80 F. FORMULIR Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah, untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan. G. NASKAH DINAS ELEKTRONIK 1. Pengertian Naskah dinas elektronik adalah naskah dinas berupa komunikasi dan informasi yang dilakukan secara elektronik atau terekam dalam multimedia elektronik. 2. Ruang Lingkup Ruang lingkup naskah dinas elektronik mencakup surat menyurat elektronik, arsip dan dokumentasi elektronik, transaksi elektronik dan naskah dinas elektronik lainnya. 3. Petunjuk teknis tata naskah elektronik akan diterbitkan dalam petunjuk teknis tersendiri. LAMPIRAN 2...

81 LAMPIRAN 2 PERATURAN MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT NOMOR 07 TAHUN 2010 PENOMORAN, KONSEP NASKAH, KEWENANGAN PENANDATANGANAN DAN PENGGUNAAN GARIS KEWENANGAN 1. PENOMORAN NASKAH DINAS Penomoran naskah dinas Kementerian terdiri atas 1.1. nomor naskah dinas pengaturan dan naskah dinas penetapan nomor naskah dinas penugasan nomor naskah dinas korespondensi dan naskah dinas khusus Susunan nomor naskah dinas pengaturan dan naskah dinas penetapan adalah tulisan nomor dengan huruf kapital, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim), tulisan tahun dengan huruf kapital dan tahun terbit. Contoh Contoh Contoh PERATURAN MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT NOMOR 15 TAHUN 2009 TENTANG... LAMPIRAN PERATURAN MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT NOMOR...TAHUN... INSTRUKSI MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT NOMOR 07 TAHUN 2008 TENTANG... Contoh 1.1.4

82 Contoh KEPUTUSAN MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT NOMOR 11 TAHUN 2009 TENTANG... KEPUTUSAN SEKRETARIS KEMENTERIAN NOMOR 15 TAHUN 2009 TENTANG... Contoh SURAT EDARAN NOMOR 10 TAHUN 2009 TENTANG Susunan nomor naskah dinas penugasan adalah nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim), garis miring, kode identifikasi otoritas, garis miring, bulan, garis miring dan tahun terbit. Contoh Contoh SURAT PERINTAH NOMOR 07/SM.3/08/2009 SURAT TUGAS NOMOR 05/SM.3/07/ Susunan nomor naskah dinas korespondensi dan naskah dinas khusus adalah kode derajat pengamanan surat, tanda hubung, nomor surat (nomor urut dalam satu tahun takwim), garis miring, kode identifikasi otoritas, garis miring, kode klasifikasi arsip, garis miring, bulan, garis miring, tahun terbit. Contoh NOTA DINAS Nomor 17/SM/KU.0102/10/2009 NOTA DINAS Nomor 8/DP/KU.0102/11/2009 Contoh 1.3.2

83 Contoh SURAT DINAS Nomor : 07/SM.3/KU.0202/12/2009 Sifat : Amat Segera Lampiran Hal : : 1 lembar Pembelian Peralatan Kantor Contoh SURAT UNDANGAN Nomor : 08/SM.3/UM.0203/12/2009 Sifat : Lampiran : 1 lembar Hal : Undangan Rapat Contoh PERJANJIAN KERJASAMA ANTARA... DAN... TENTANG... NOMOR 07/SM.3/KKA/08/2009 NOMOR / / / / Contoh Contoh SURAT KUASA NOMOR 02/SM.2/KKA/04/2009 B E R I T A A C A R A NOMOR 03/SM.1/KKA/06/2009 B E R I T A A C A R A NOMOR 05/DP/KKA/07/2009 Contoh Contoh Contoh SURAT KETERANGAN NOMOR 15/DF/KKA/08/2009 SURAT PENGANTAR NOMOR 32/DF.1/KKA/12/2009 PENGUMUMAN NOMOR 02/DP/KKA/04/2009 PENGUMUMAN

84 PENGUMUMAN NOMOR 11/SM.3/KKA/07/2009 Contoh SURAT PERNYATAAN NOMOR 03/SM.3/KKA/05/2009 Keterangan : NOMOR 03 / SM.3 / KKA / 05 / 2009 Tahun Garis miring Bulan Garis miring Kode Klasifikasi Arsip Garis miring Kode Identifikasi Otoritas Garis miring No. urut agenda dalam 1 tahun takwim 2. KONSEP...

85 2. KONSEP NASKAH DINAS MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT Pembuatan naskah dinas penting dan atau produk hukum harus menggunakan formulir konsep, hal ini dimaksudkan sebagai bukti bahwa proses pembuatan suatu naskah dinas penting atau produk hukum telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku Cara Penggunaan Formulir Konsep Nomor Uraian Diisi (1) Konsep ini jika telah selesai agar dikembali kan kepada Nama unit kerja TU Pengolah yang membuat konsep naskah tersebut. (2) Nomor Nomor naskah dinas berdasarkan sistem penomoran yang berlaku sesuai jenis naskah dinas yang bersangkutan. (3) Jumlah lembar Jumlah banyak lembar dari konsep naskah tersebut. (4) Konsep dari Nama jabatan dan nama pejabat struktural yang membuat konsep. (5) Penulis redaksi Nama orang/staf yang membuat konsep jika konsep dibuat bukan oleh pejabat struktural. (6) Diketik oleh Nama jabatan dan nama pejabat/staf yang melakukan pengetikan konsep. (7) Diperiksa oleh Nama jabatan dan nama pejabat yang melakukan koreksi terhadap konsep naskah tersebut. (8) Mengetahui Nama jabatan dan nama pejabat atasan langsung pembuat konsep. (9) Konfirmasi/paraf Nama Jabatan para pihak yang terkait dengan substansi konsep naskah yang perlu memberikan konfirmasi persetujuan dengan paraf. (10) Koreksi akhir/paraf dan tanggal (11) Pada tanggal Ditetapkan oleh (12) Ruang untuk penulisan konsep naskah dinas Nama jabatan dan nama pejabat yang berwenang melakukan koreksi akhir sebelum konsep disampai kan kepada pejabat yang berwenang menetapkan. Tanggal penetapan persetujuan konsep. Pejabat yang berwenang menetapkan. Isi konsep naskah dinas Contoh...

86 Contoh Formulir Konsep Kementerian Perumahan Rakyat. KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT Jln. Raden Patah No. I/1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan Telp No. Fax Konsep ini jika telah selesai agar dikembalikan kepada:... (1) Jumlah lembar : (2)... Konfirmasi/paraf : (9) Koreksi akhir (10) (11) Tanggal :... paraf & tanggal... Ditetapkan oleh : Nomor :... (3) Konsep dari : (4)... (...) Penulis redaksi : (5)... (...) Diketik oleh : (6)... (12) (...) Diperiksa oleh : (7)... (...) (8) Mengetahui :... (...) 3. KEWENANGAN...

87 KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS Naskah dinas Kementerian ditandatangani oleh pejabat di lingkungan Kemenpera sesuai wewenang dan tanggung jawab yang melekat pada masing-masing jabatan. Kewenangan penandatanganan naskah dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya. Kewenangan untuk menandatangani naskah dinas yang bersifat kebijakan/keputusan arahan berada pada pimpinan tertinggi Kementerian yaitu Menteri, sedangkan kewenangan menandatangani naskah dinas yang tidak bersifat kebijakan/keputusan/ arahan dapat diserahkan/dilimpahkan kepada pejabat pimpinan unit kerja/satuan kerja di setiap tingkat eselon yang diberi kewenangan untuk menandatanganinya. Rincian wewenang penandatanganan naskah dinas di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat adalah sebagai berikut 3.1. Menteri Negara Perumahan Rakyat Menteri berwenang menandatangani naskah dinas Menteri meliputi 1. peraturan; 2. instruksi; 3. prosedur tetap; 4. surat edaran; 5. keputusan; 6. surat perintah/surat tugas; 7. nota dinas; 8. surat dinas; 9. surat undangan; 10. surat perjanjian/mou; 11. surat kuasa; 12. berita acara; 13. surat keterangan; 14. pengumuman; 15. laporan Menteri kepada Presiden dan atau Wakil Presiden; 16. telaahan staf Para Pejabat Eselon I di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat Sekretaris Kementerian berwenang menandatangani naskah dinas Sekretaris Kementerian sesuai tugas dan tanggungjawabnya meliputi 1. prosedur petap; 2. surat

88 surat edaran; 3. keputusan; 4. surat perintah/surat tugas; 5. nota dinas; 6. surat dinas; 7. surat undangan; 8. surat perjanjian/mou; 9. surat kuasa; 10. berita acara; 11. surat keterangan; 12. pengumuman; 13. telaah staf; 14. laporan; 15. naskah dinas lainnya yang diatur dan ditetapkan dengan keputusan Menteri Para Staf Ahli Menteri berwenang menandatangani naskah dinas Staf Ahli Menteri sesuai tugas dan tanggung jawab masing-masing meliputi 1. surat edaran; 2. nota dinas; 3. surat dinas; 4. surat undangan; 5. surat perjanjian; 6. berita acara; 7. surat keterangan; 8. surat pengantar; 9. pengumuman 10. telaahan staf; 11. laporan Para Deputi Kementerian berwenang menandatangani naskah dinas Deputi Kementerian sesuai tugas dan tanggung jawab masingmasing meliputi 1. prosedur tetap; 2. surat edaran; 3. keputusan Deputi selaku atasan langsung kepala Satuan Kerja. 4. surat perintah/surat tugas; 5. nota dinas; 6. surat dinas; 7. surat undangan; 8. surat

89 8. surat perjanjian/mou; 9. surat kuasa; 10. berita acara; 11. surat keterangan; 12. pengumuman; 13. telaahan staf; 14. laporan Para Pejabat Eselon II di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat Para Kepala Biro berwenang menandatangani naskah dinas Kepala Biro sesuai bidang tugas dan tanggung jawab masing-masing meliputi 1. surat edaran; 2. keputusan; 3. surat perintah/surat tugas; 4. nota dinas; 5. surat dinas; 6. surat undangan; 7. surat perjanjian; 8. surat kuasa; 9. berita acara; 10. surat keterangan; 11. surat pengantar; 12. pengumuman; 13. laporan; 14. telaahan staf; 15. naskah dinas lainnya yang diatur dan ditetapkan dengan keputusan Menteri Para Kepala Pusat berwenang menandatangani naskah dinas Kepala Pusat sesuai bidang tugas dan tanggung jawab masing-masing meliputi 1. surat edaran; 2. surat perintah/surat tugas; 3. nota dinas; 4. surat dinas; 5. surat undangan; 6. surat perjanjian; 7. surat kuasa; 8. berita acara; 9. surat keterangan; 10. surat pengantar; 11. pengumuman; 12. laporan

90 laporan; 13. telaahan staf; 14. naskah dinas lainnya dalam rangka pelaksanaan kegiatan yang diatur dan ditetapkan dengan keputusan Menteri Inspektur berwenang menandatangani naskah dinas Inspektur sesuai bidang tugas dan tanggung jawabnya meliputi 1. surat edaran; 2. surat perintah/surat tugas; 3. nota dinas; 4. surat dinas; 5. surat undangan; 6. surat perjanjian; 7. surat kuasa; 8. berita acara; 9. surat keterangan; 10. surat pengantar; 11. pengumuman; 12. laporan; 13. telaahan staf Para Asisten Deputi berwenang menandatangani naskah dinas Asisten Deputi sesuai bidang tugas dan tanggung jawab masingmasing meliputi 1. surat edaran; 2. surat perintah/surat tugas; 3. nota dinas; 4. surat dinas; 5. surat undangan; 6. surat perjanjian; 7. surat kuasa; 8. berita acara; 9. surat keterangan; 10. surat pengantar; 11. pengumuman; 12. laporan; 13. telaahan staf Para Pejabat Eselon III di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat Para pejabat eselon III di lingkungan Kementerian berwenang menandatangani naskah dinas Kepala Bagian/Kepala Bidang di lingkungan Kementerian sesuai bidang tugas masing-masing meliputi 1. nota...

91 nota dinas; 2. surat undangan intern; 3. surat pengantar; 4. berita acara; 5. telaahan staf; 6. laporan; 7. naskah dinas lainnya yang diatur dan ditetapkan dengan keputusan Menteri Para Pejabat Eselon IV di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat Para pejabat eselon IV di lingkungan Kementerian (Para Kepala Sub. Bagian, Kepala Sub. Bidang) berwenang menandatangani naskah dinas Kepala Sub Bagian/Kepala Sub Bidang di lingkungan Kementerian sesuai bidang tugas masing-masing meliputi 1. nota dinas; 2. surat pengantar intern; 3. laporan; 4. telaah staf Para Pejabat di lingkungan Satuan Kerja pada Kementerian Perumahan Rakyat Para pejabat di lingkungan Satuan Kerja pada Kementerian Perumahan Rakyat berwenang menandatangani naskah dinas di lingkungan masingmasing Satuan Kerja sesuai bidang tugas masing-masing dalam rangka penyelenggaraan kegiatan pengelolaan anggaran pendapatan dan belanja negara sebagaimana ditetapkan dengan Keputusan Menteri Negara Perumahan Rakyat meliputi 1. surat edaran; 2. keputusan; 3. surat perintah/surat tugas; 4. nota dinas; 5. surat dinas; 6. surat undangan; 7. surat perjanjian; 8. surat kuasa; 9. berita acara; 10. surat keterangan; 11. surat pengantar; 12. pengumuman; 13. laporan; 14. telaahan staf. 4. MATRIK...

92 PENGGUNAAN...

93 PENGGUNAAN GARIS KEWENANGAN Menteri Negara Perumahan Rakyat bertanggung jawab atas segala kegiatan yang dilakukan instansi Kementerian Perumahan Rakyat. Tanggung jawab tersebut tidak dapat dilimpahkan atau diserahkan kepada seseorang yang bukan pejabat yang berwenang. Garis kewenangan digunakan jika naskah dinas ditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan wewenang dari pejabat yang berwenang Penulisan garis kewenangan atas nama ( a.n.) Contoh 5.1. a.n. Menteri Negara Perumahan Rakyat Sekretaris Kementerian, Tanda tangan & Cap Instansi 4 spasi Nama Lengkap NIP Penulisan garis kewenangan untuk beliau disingkat (u.b.) Contoh 5.2.a : a.n. Menteri Negara Perumahan Rakyat Sekretaris Kementerian u.b. Kepala Biro Umum, Tanda tangan & Cap Instansi 4 spasi Contoh 5.2.b: Nama Lengkap NIP.... a.n. Menteri Negara Perumahan Rakyat Deputi Bidang Perumahan Formal u.b. Asdep Bidang..., Tanda tangan & Cap Instansi 4 spasi Nama Lengkap NIP Penulisan...

94 Penulisan garis kewenangan pelaksana harian disingkat (Plh.) Contoh 5.3 : Plh.Assisten Deputi... Tanda tangan & Cap Instansi 4 spasi Nama Lengkap NIP Penulisan garis kewenangan pelaksana tugas disingkat (Plt.) Contoh 5.4 : Plt. Kepala Biro... Tanda tangan & Cap Instansi 4 spasi Nama Lengkap NIP Penulisan untuk perhatian disingkat (u.p.) Contoh 5.5 : Yth.Sekretaris Kementerian Perumahan Rakyat u.p. Kepala Biro Umum Jl. R.Patrah No. I/1 Kebayoran Baru di - Jakarta Selatan LAMPIRAN-3...

95 LAMPIRAN 3 PERATURAN MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT NOMOR 07 TAHUN 2010 CONTOH KOP, CAP/STEMPEL, SAMPUL DAN MAP DINAS Penggunaan lambang negara dan logo dalam tata naskah dinas di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat meliputi sebagai berikut 1. kop naskah dinas; 2. cap/stempel dinas; 3. sampul naskah dinas; 4. map dinas. Apabila Kementerian Perumahan Rakyat telah memiliki Logo Instansi maka penggunaan logo untuk kop, cap/stempel, amplop/sampul dan map dinas sebagaimana contoh pada halaman 96 s/d 103. Sebelum memiliki Logo Instansi, maka untuk sementara sampai dengan dibuatnya logo yang digunakan untuk kop, cap/stempel amplop/sampul dan map dinas masih menggunakan lambang negara garuda warna hitam sebagaimana contoh pada halaman 128 s/d 135 sebagaimana yang masih digunakan selama ini. 1. KOP NASKAH DINAS Untuk memberikan identifikasi pada naskah dinas, harus dicantumkan kop/kepala naskah dinas yaitu nama jabatan atau nama instansi. Kop naskah dinas dengan nama jabatan digunakan untuk mengidentifikasikan bahwa naskah dinas ditetapkan oleh pejabat negara, sedangkan kop naskah dengan nama instansi digunakan untuk mengindentifikasikan bahwa surat dinas ditetapkan oleh pejabat yang bukan pejabat negara. Pengetikan naskah dinas pada kertas dengan kop naskah dinas dilakukan untuk naskah yang konsepnya telah disetujui oleh pejabat yang menetapkan dan digunakan hanya untuk halaman pertama naskah dinas sedangkan halaman berikutnya tidak menggunakan kop naskah dinas. Penulisan nama instansi ditulis sesuai nama nomenklatur resmi berdasarkan struktur organisasi di lingkungan Kementerian. Kop naskah dinas di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat terdiri dari 1.1. kop naskah dinas Menteri; 1.2. kop naskah dinas Kementerian Perumahan Rakyat; 1.3. kop naskah dinas Pusat; 1.4. kop naskah dinas Satuan Kerja 1 dan Satuan Kerja Contoh...

96 Contoh Kop naskah dinas Menteri 1,5 cm MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT 2 spasi 2,5 cm 2,5 cm Ba tas te pi pengetikan Bata s tepi kertas Ruang penulisan/pengetikan naskah 2 cm 1.2.Contoh...

97 Contoh Kop naskah dinas di lingkungan Kementerian 2,5 cm 1,5 cm KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT 2,5 cm Jalan Raden Patah No.I/1 Kebayoran Baru - Jakarta Selatan, Telepon Fax spasi Ruang penulisan/pengetikan naskah Ba tas tepi pengetikan Ba ta s te pi kertas 2,5 cm 1,5 cm KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT PUSAT... Jalan Raden Patah No.I/1 Kebayoran Baru - Jakarta Selatan, Telepon Fax ,5 cm 2 spasi Ruang penulisan/pengetikan naskah Batas tepi pengetikan Ba ta s te pi kertas 2,5 cm 1,5 cm KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT SATUAN KERJA... Jalan Raden Patah No.I/1 Kebayoran Baru - Jakarta Selatan, Telepon Fax ,5 cm 2 spasi Ruang penulisan/pengetikan naskah Bata s tepi pengetikan Ba ta s te pi kertas 2,5 cm 1,5 cm KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT SEKRETARIAT/DEPUTI... 2,5 cm SATUAN KERJA... Jalan Raden Patah No.I/1 Kebayoran Baru - Jakarta Selatan, Telepon Fax spasi Ruang penulisan/pengetikan naskah Ba ta s te pi pengetikan Batas tepi kertas 2. STEMPEL...

98 2. STEMPEL/CAP DINAS MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT Cap digunakan untuk dibubuhkan pada bagian kiri tanda tangan dan tidak menutupi tanda tangan. Bentuk dan ukuran cap harus sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan. CONTOH STEMPEL/CAP JABATAN, STEMPEL/CAP KEMENPERA, STEMPEL/CAP PUSAT DAN SATUAN KERJA 1 CONTOH...

99 CONTOH STEMPEL/CAP SATUAN KERJA 2 SATUAN KERJA SEKRETARIAT KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT SEKRETARIAT KEMENTERIAN SATUAN KERJA PENGELOLAAN KAWASAN DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN KAWASAN SATUAN KERJA PEM BERDAYAAN PERUMAHAN SWADAYA DEPUTI BIDANG PERUMAHAN SWADAYA SATUAN KERJA PENGEMBANGAN PERUMAHAN FORMAL DEPUTI BIDANG PERUMAHAN FORMAL SATUAN KERJA PEM BIAYAAN PERUMAHAN SATUAN KERJA KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT DEPUTI BIDANG PEMBIAYAAN DEPUTI BIDANG PEMBIAYAAN Ukuran Cap : 1,2 cm 3 cm 3,8 cm 4 cm 3. SAMPUL...

100 3. SAMPUL/AMPLOP DINAS MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT Sampul/Amplop Dinas di lingkungan Kementerian menggunakan standar sesuai Keputusan Dirjen Postel No. 43/Dirjen/1987 tentang penetapan standar kertas. Ukuran amplop/sampul dinas terdiri sebagai berikut - 9,0 Cm x 15,0 Cm - 10,0 Cm x 16,0 Cm - 11,0 Cm x 22,0 Cm - 11,4 Cm x 16,2 Cm - 11,0 Cm x 23,0 Cm - 11,5 Cm x 24,5 Cm - 12,0 Cm x 27,0 Cm - 12,5 Cm x 17,6 Cm - 17,6 Cm x 25,0 Cm - 22,9 Cm x 32,4 Cm - 25,0 Cm x 35,3 Cm - 27,0 Cm x 40,0 Cm Contoh sampul Menteri 1 CM MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT Ukuran : 11,5 x 24,5 cm 1 CM 3CM MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT Ukuran : 11,5 x 24,5 cm 3.3. Contoh...

101 Contoh sampul Kemenpera, Pusat, Satuan Kerja 1 dan Satuan Kerja 2. 3CM KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT 1 CM Jalan Raden Patah No.I/1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan, Telepon CM Ukuran : 11,5 x 24,5 c m 3CM KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT PUSAT... 1 CM Jalan Raden Patah No.I/1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan, Telepon CM Ukuran : 11,5 x 24,5 c m 3CM 1 CM KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT SATUAN KERJA... Jalan Raden Patah No.I/1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan, Telepon CM Ukuran : 11,5 x 24,5 c m 3CM 1 CM KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT SEKRETARIAT/DEPUTI... SATUAN KERJA... Jalan Raden Patah No.I/1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan, Telepon CM Ukuran : 11,5 x 24,5 c m Pembuatan...

102 Pembuatan kop pada sampul dinas yang berukuran lebih besar dapat diatur keseimbangan tata letak berdasarkan pedoman amplop yang sudah ada. Untuk ukuran amplop yang lebih besar, ukuran standar dari tepi atas antara 1,5 s/d 2,5 cm dari tepi kiri dan kanan 3 s/d 4 cm. 4. MAP DINAS Map Dinas di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat terdiri dari 4.1. map jabatan Menteri; 4.2. map instansi Kementerian; 4.3. map Pusat; 4.4. map Satuan Kerja 1; 4.5. map Satuan Kerja 2. Ukuran, warna map, warna lambang Negara/logo dan warna huruf Ukuran Map Warna Map Warna Lambang Negara/Logo Warna Tulisan & JenisHuruf Jenis1 : 1. Menteri Menteri : Tulisan : Hitam =23 x 33 cm = Krem Garuda warna emas Jenis huruf : Arial Jenis 2 : 2. Kementerian Logo Kemenpera berwarna Tulisan : Hitam =25 x36 cm = Biru Jenis huruf : Arial 4.1.Contoh map Jabatan Menteri 4.2.Contoh map Instansi Kementerian MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT 4.3.Contoh...

103 Contoh map Pusat 4.4. Contoh map Satuan Kerja 1 KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT PUSAT... KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT SATUAN PUSAT... KERJA 4.5. Contoh map Satuan Kerja 2 KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT SEKRETARIAT/DEPUTI... SATUAN KERJA... LAMPIRAN-4...

104 LAMPIRAN 4 PERATURAN MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT NOMOR 07 TAHUN 2010 PENGENDALIAN NASKAH DINAS I. NASKAH DINAS MASUK Naskah Dinas masuk ke Kementerian Perumahan Rakyat ditetapkan melalui satu pintu yaitu Bagian Administrasi, Biro Umum - Sekretariat Kementerian selaku Unit Kearsipan Kementerian (UKK). 1. Penerimaan Naskah Proses penerimaan naskah masuk sebagai berikut naskah dinas masuk diterima dari luar ( Pos/Titipan Kilat/Kurir dll ); naskah dinas masuk diteliti kebenaran alamat tujuan, jika terdapat salah alamat harus segera dikembalikan; a. b. c. jumlah naskah dinas masuk dicek dan dicocokkan dengan tanda terimanya, jika belum ada tanda terima, maka petugas membuatkan tanda terima sesuai naskah yang masuk; d. naskah dinas masuk dipilah-pilah berdasarkan tingkat keamanan (sangat rahasia/rahasia/biasa) dan tingkat kecepatan penyampaian (kilat, sangat segera, segera dan biasa) serta surat pribadi. 2. Pencatatan Naskah Naskah dinas masuk yang telah dikelompokkan menurut tingkat keamanan dan tingkat kecepatan penyampaian serta surat pribadi selanjutnya dicatat ke dalam 1. buku agenda naskah masuk (contoh formulir buku agenda lihat halaman 122); 2. lembar pengantar (contoh formulir lembar pengantar lihat halaman 126); 3. buku agenda elektronik (TNDE). 3. Distribusi Naskah a. Naskah dinas masuk didistribusikan melalui pejabat/petugas pengarah naskah Kasubag TU/Sekretaris/Petugas Tata Usaha Pengolah dengan lembar pengantar ke setiap Unit Kerja/Satuan Kerja. b. Lembar pengantar asli diserahkan bersama naskah dinas dan surat pribadi sedangkan lembar pengantar lembar kedua disimpan sebagai tanda terima. Proses pengurusan naskah dinas masuk selanjutnya ditindaklanjuti sebagai berikut A. naskah masuk ke Menteri dengan pengolah Deputi. B. naskah masuk ke Menteri dengan pengolah Sekretaris Kementerian. C. naskah

105 C. naskah masuk ke Deputi. D. naskah masuk ke Sekretaris Kementerian. A. Naskah dinas masuk ke Menteri dengan pengolah Deputi 1. Pengurusan naskah masuk di TU Menteri 1. Naskah diterima dari petugas UKK, lembar pengantar diparaf dan dikembalikan kepada petugas UKK, kemudian naskah tersebut dicatat pada buku agenda/tnde. 2. Menyiapkan lembar disposisi a. naskah yang berkode SR/R tidak dibuka langsung dilampiri blanko lembar disposisi yang diisi data surat dan nomor agenda. b. naskah lainnya dibuka dan dilampiri blanko lembar disposisi yang diisi data surat dan nomor agenda. 3. Naskah sebagaimana dimaksud pada angka 2, selanjutnya diteruskan kepada Menteri. 4. Menteri mendisposisikan naskah dan menyampaikan kepada TU Menteri. Bila disposisi Menteri diarahkan ke Deputi, maka TU Menteri mencatat naskah/surat tersebut pada lembar pengantar dan menyampaikan ke TU Deputi. 5. TU Menteri menyimpan copy naskah dan lembar disposisi kedua/copy sebagai arsip. Contoh formulir lembar disposisi pada hal 124 dan lembar pengantar hal Pengurusan naskah masuk di TU Pimpinan Pengolah (TU Deputi) 1. Naskah dan lembar disposisi Menteri diterima dari TU Menteri, lembar pengantar diparaf dan dikembalikan kepada petugas TU Menteri. 2. TU Deputi menyiapkan lembar disposisi baru rangkap 2, dilampirkan pada naskah tersebut dan menyampaikan kepada Deputi. 3. Setelah didisposisi oleh Deputi, maka naskah diambil/diterima kembali; selanjutnya melakukan a. mengcopy naskah dan lembar disposisi untuk arsip; b. membuat konsep jawaban langsung/membuat konsep jawaban melalui pelaksana pengolah (Asdep/pejabat lainnya) tergantung disposisi Deputi. 3. Pengurusan naskah masuk di TU Pelaksana Pengolah (TU Asisten Deputi) 1. Naskah beserta lembar disposisi diterima dari TU Deputi, lembar pengantar diparaf dan dikembalikan ke petugas TU Deputi. 2. Naskah beserta lembar disposisi disampaikan kepada pelaksana pengolah (Asisten Deputi/Kepala Bidang/Kepala Bagian/pejabat yang ditunjuk). 3. Pelaksana Pengolah melakukan kegiatan a. membaca dengan teliti isi naskah dan isi disposisi Deputi dan Menteri untuk ditindaklanjuti; b. pelaksana pengolah menindaklanjuti sesuai isi disposisi pimpinan; c. jika perlu dibuat surat jababan/surat edaran/keputusan, maka harus disiapkan konsep surat/naskah dimaksud. BAGAN...

106 LP LD SM LD SM LP LP COPY ASLI LD SM LD SM LP Unit Kearsipan-1 Unit Kearsipan 2 LP LP LD SM LP LD SM LD SM LD SM LD SM LP LD SM LD SM COPY ASLI LD SM LD SM Unit Kearsipan 2 LP LD SM LD SM SURAT MASUK YG BELUM DIBUKA SM SURAT MASUK YG SUDAH DIBUKA LD LEMBAR DISPOSISI LP LEMBAR PENGANTAR B. Naskah...

107 B. Naskah masuk ke Menteri dengan pengolah Sekretaris Kementerian 1. Pengurusan naskah dinas masuk di TU Menteri 1. Naskah diterima dari petugas UKK, lembar pengantar diparaf dan dikembalikan kepada petugas UKK, kemudian naskah tersebut dicatat pada buku agenda/tnde. 2. Menyiapkan lembar disposisi a. naskah yang berkode SR/R tidak dibuka langsung dilampiri blanko lembar disposisi yang diisi data surat dan nomor agenda; b. naskah lainnya dibuka dan dilampiri blanko lembar disposisi yang diisi data surat dan nomor agenda. 3. Naskah sebagaimana dimaksud pada angka 2, selanjutnya diteruskan kepada Menteri. 4. Menteri mendisposisikan naskah dan menyampaikan kepada TU Menteri. Bila disposisi Menteri diarahkan ke Sekretaris Kementerian, maka TU Menteri mencatat naskah/surat tersebut pada lembar pengantar dan menyampaikan ke TU Sekretaris Kementerian. 5. TU Menteri menyimpan copy naskah dan lembar disposisi kedua/copy sebagai arsip. Contoh formulir lembar disposisi pada hal 124 dan lembar pengantar hal Pengurusan naskah di TU Pimpinan Pengolah ( TU Sekretaris Kementerian) 1. Naskah dan lembar disposisi Menteri diterima dari TU Menteri, lembar pengantar diparaf dan dikembalikan kepada petugas TU Menteri. 2. TU Sesmen menyiapkan lembar disposisi baru rangkap 2, dilampirkan pada naskah tersebut dan menyampaikan kepada Sesmen. 3. Setelah didisposisi oleh Sesmen, maka naskah diambil/diterima kembali; selanjutnya melakukan a. mengcopy naskah dan lembar disposisi untuk arsip; b. membuat konsep jawaban langsung/membuat konsep jawaban melalui pelaksana pengolah (Kep.Biro/pejabat lainnya) tergantung disposisi Sesmen. 3. Pengurusan naskah masuk di TU Pelaksana Pengolah (TU Kepala Biro) 1. Naskah beserta lembar disposisi diterima dari TU Sesmen, lembar pengantar diparaf dan dikembalikan ke petugas TU Sesmen. 2. Naskah beserta lembar disposisi disampaikan kepada pelaksana pengolah (Kep.Biro /Kepala Bagian/pejabat yang ditunjuk). 3. Pelaksana Pengolah melakukan kegiatan a. membaca dengan teliti isi naskah dan isi disposisi Sesmen dan Menteri untuk ditindaklanjuti; b. pelaksana pengolah menindaklanjuti sesuai isi disposisi pimpinan. c. jika perlu dibuat surat jababan/surat edaran/keputusan, maka harus disiapkan konsep surat/naskah dimaksud. BAGAN...

108 LP LP Unit Kearsipan-1 LP LP Unit Kearsipan 2 LD SM LD SM LP LD SM LD SM Unit Kearsipan 2 LP LD SM SURAT MASUK YG BELUM DIBUKA SM SURAT MASUK YG SUDAH DIBUKA LD LEMBAR DISPOSISI LP LEMBAR PENGANTAR MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT LD SM LD SM COPY ASLI LD SM LD SM LD SM LD SM LD SM COPY ASLI LD SM LD SM LP LP LD SM LP C. Naskah...

109 C. Naskah Dinas masuk ke Deputi MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT Pengurusan naskah masuk di TU Deputi 1. Naskah diterima dari petugas UKK, lembar pengantar diparaf dan dikembalikan kepada petugas UKK, kemudian naskah tersebut dicatat pada buku agenda/tnde. 2. Menyiapkan lembar disposisi a. naskah yang berkode SR/R tidak dibuka langsung dilampiri blanko lembar disposisi yang diisi data surat dan nomor agenda. b. naskah lainnya dibuka dan dilampiri blanko lembar disposisi yang diisi data surat dan nomor agenda. 3. Naskah sebagaimana dimaksud pada angka 2, selanjutnya diteruskan kepada Deputi 4. Deputi mendisposisikan naskah dan menyampaikan kepada TU Deputi. Bila disposisi Deputi diarahkan ke Asdep, maka TU Deputi mencatat naskah/surat tersebut pada lembar pengantar dan menyampaikan ke TU/Petugas Asdep. 5. TU Deputi menyimpan copy naskah dan lembar disposisi kedua/copy sebagai arsip. 2. Pengurusan naskah masuk di TU Pimpinan Pengolah (TU Asdep ) 1. Naskah dan lembar disposisi Deputi diterima dari TU Deputi, lembar pengantar diparaf dan dikembalikan kepada petugas TU Deputi. 2. TU Asdep menyiapkan lembar disposisi baru rangkap 2, dilampirkan pada naskah tersebut dan menyampaikan kepada Asdep. 3. Setelah didisposisi oleh Asdep, maka naskah diambil/diterima kembali; selanjutnya melakukan a. mengcopy naskah dan lembar disposisi untuk arsip; b. membuat konsep jawaban langsung/membuat konsep jawaban melalui pelaksana pengolah (Kep.Bidang/Kep.Bagian/Pejabat lainnya) tergantung disposisi Asdep. 3. Pengurusan naskah di Petugas TU Pelaksana Pengolah (Petugas TU Kabid/Kabag) 1. Naskah beserta lembar disposisi diterima dari TU Asdep, lembar pengantar diparaf dan dikembalikan ke petugas TU Asdep. 2. Naskah beserta lembar disposisi disampaikan kepada pelaksana pengolah (Kep.Bidang /Kepala Bagian/Pejabat yang ditunjuk). 3. Pelaksana Pengolah melakukan kegiatan a. membaca dengan teliti isi naskah dan isi disposisi Asdep dan Deputi untuk ditindaklanjuti; b. pelaksana pengolah menindaklanjuti sesuai isi disposisi pimpinan; c. jika perlu dibuat surat jababan/surat/naskah lainnya, maka harus disiapkan konsep surat/naskah dimaksud. BAGAN...

110 LP LD SM LD SM LP LP COPY ASLI LD SM LD SM LP Unit Kearsipan-1 Unit Kearsipan 2 LP LP LD SM LP LD SM LD SM LD SM LD SM LP LD SM LD SM COPY ASLI LD SM LD SM Unit Kearsipan 2 LP LD SM LD SM SURAT MASUK YG BELUM DIBUKA SM SURAT MASUK YG SUDAH DIBUKA LD LEMBAR DISPOSISI LP LEMBAR PENGANTAR D. Naskah...

111 D. Naskah Dinas masuk ke Sekretaris Kementerian 1. Pengurusan naskah masuk di TU Sesmen 1. Naskah diterima dari petugas UKK, lembar pengantar diparaf dan dikembalikan kepada petugas UKK, kemudian naskah tersebut dicatat pada buku agenda/tnde. 2. Menyiapkan lembar disposisi a. naskah yang berkode SR/R tidak dibuka langsung dilampiri blanko lembar disposisi yang diisi data surat dan nomor agenda. b. naskah lainnya dibuka dan dilampiri blanko lembar disposisi yang diisi data surat dan nomor agenda. 3. Naskah sebagaimana dimaksud pada angka 2, selanjutnya diteruskan kepada Sesmen. 4. Sesmen mendisposisikan naskah dan menyampaikan kepada TU Sesmen. Bila disposisi Sesmen diarahkan ke Kepala Biro/Pejabat lain, maka TU Sesmen mencatat naskah/surat tersebut pada lembar pengantar dan menyampaikan ke TU Kep.Biro. 5. TU Sesmen menyimpan copy naskah dan lembar copy disposisi sebagai arsip. Contoh Formulir Lembar Disposisi Kemenpera Lihal halaman Pengurusan naskah di TU Pimpinan Pengolah (TU Kep.Biro/TU Pejabat lain) 1. Naskah dan lembar disposisi Sesmen diterima dari TU Sesmen, lembar pengantar diparaf dan dikembalikan kepada petugas TU Sesmen. 2. TU Kep.Biro menyiapkan lembar disposisi baru rangkap 2, dilampirkan pada naskah tersebut dan menyampaikan kepada Kepala Biro. 3. Setelah didisposisi oleh Kepala Biro, maka naskah diambil/diterima kembali; selanjutnya melakukan a. mengcopy naskah dan lembar disposisi untuk arsip; b. membuat konsep jawaban langsung/membuat konsep jawaban melalui pelaksana pengolah (Kepala Bagian/Pejabat lainnya) tergantung disposisi Kepala Biro. 3. Pelaksana pengolah Kepala Bagian/Pejabat yang ditunjuk 1. naskah beserta lembar disposisi diterima dari TU Kep.Biro, lembar pengantar diparaf dan dikembalikan ke petugas TU Kep.Biro. 2. Naskah beserta lembar disposisi disampaikan kepada pelaksana pengolah (Kepala Bagian/Pejabat yang ditunjuk). 2. Pelaksana Pengolah melakukan kegiatan a. membaca dengan teliti isi naskah dan isi disposisi Kep.Biro dan Sesmen untuk ditindaklanjuti; b. pelaksana pengolah menindaklanjuti sesuai isi disposisi pimpinan; c. jika perlu dibuat surat jababan/surat/naskah lainnya, maka harus disiapkan konsep surat/naskah dimaksud. BAGAN...

112 SURAT MASUK YG BELUM DIBUKA SM SURAT MASUK YG SUDAH DIBUKA LD LEMBAR DISPOSISI LP LEMBAR PENGANTAR LD SM LD SM LD SM LP LD SM LD SM COPY ASLI LD SM LD SM Unit Kearsipan 2 LP LD SM LD SM LD SM LP LD SM LD SM LP LP COPY ASLI LD SM LD SM LP Unit Kearsipan-1 Unit Kearsipan 2 LP LP LD SM LP II. NASKAH...

113 II. NASKAH DINAS KELUAR MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT Pengurusan naskah dinas keluar dilakukan sebagai berikut A. naskah dinas keluar dari Menteri dengan Pengolah Deputi; B. naskah dinas keluar dari Menteri dengan Pengolah Sekretaris Kementerian; C. naskah dinas keluar dari Deputi; D. naskah dinas keluar dari Sekretaris Kementerian. A. NASKAH DINAS KELUAR DARI MENTERI DENGAN PENGOLAH DEPUTI 1. Pengurusan naskah keluar di TU Pelaksana pengolah (TU ASDEP) 1. Pelaksana Pengolah membuat konsep naskah keluar berdasarkan - naskah masuk dan disposisi pimpinan, - penciptaan atau usulan sendiri atau atasan langsung. 2. TU Pelaksana Pengolah meneruskan konsep tersebut kepada Deputi melalui TU Deputi. Bila konsep tidak disetujui atau perlu perbaikan diterima kembali untuk diperbaiki, setelah diperbaiki diserahkan kembali TU Deputi. 3. Konsep yang disetujui diterima kembali dan dibuatkan net surat/naskah keluar kemudian disampaikan kepada Deputi melalui TU Deputi dan diteruskan ke Menteri melalui TU Menteri. 2. Pengurusan naskah keluar di TU Pimpinan Pengolah (TU Deputi) 1. Konsep naskah keluar diterima dari Asdep, diteruskan ke Deputi untuk mendapatkan persetujuan. Bila konsep tidak disetujui/perlu perbaikan diterima kembali dan diteruskan kepada Asdep untuk dilakukan perbaikan, bila disetujui diteruskan kepada Menteri. 2. Konsep yang disetujui Menteri, diterima kembali dari TU Menteri untuk dibuatkan net naskah keluar oleh pelaksana pengolah (Asdep). 3. Net naskah keluar diterima dari Asdep melalui TU Asdep, diteruskan kepada Deputi untuk mendapatkan koreksi akhir. Net yang telah diparaf oleh Deputi diteruskan kepada Menteri melalui TU Menteri untuk ditandatangani. 3. Pengurusan naskah keluar di TU Menteri a. Menerima konsep naskah keluar dari Deputi melalui TU Deputi selanjutnya diteruskan kepada Menteri untuk mendapatkan persetujuan. b. Jika konsep naskah keluar yang perlu perbaikan maka TU Menteri mengambil kembali dan menyerahkan kepada pengolah sesuai prosedur. Jika konsep disetujui Menteri, dikirimkan kembali ke Deputi melalui TU Deputi untuk dibuatkan net naskah keluar. c. Net naskah keluar diterima kembali diteruskan ke Menteri untuk ditandatangani, setelah ditandatangani Menteri, selanjutnya TU Menteri melakukan 1. mencatat naskah keluar pada buku agenda dan memberi kode klasifikasi dan nomor registrasi sesuai buku agenda; 2. copy untuk arsip, naskah asli dibubuhi cap jabatan dan dimasukkan dalam amplop serta ditulis alamat lengkap kemudian dikirim melalui UKK; 3. Copy naskah tidak dicap disimpan sebagai arsip bersama berkas konsep dan disposisi lengkap. BAGAN...

114 LP LP Unit Kearsipan-1 LP LP LD SM MEMO LD SM MEMO 1 Unit Kearsipan 2 LD SM MEMO Copy LD SM MEMO LD SM MEMO MEMO LP Konsep Usulan p engola h Sura t Ma suk Mem o Atasan langsung Lembar disposisi Konsep surat keluar Net sura t keluar Surat keluar Lem ba r pe ng antar MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT B. NASKAH...

115 B. NASKAH DINAS KELUAR DARI MENTERI DENGAN PENGOLAH SESMEN 1. Pengurusan Naskah Keluar di TU Pelaksana Pengolah (TU Karo) 1. Pelaksana Pengolah membuat konsep naskah keluar berdasarkan - naskah masuk dan disposisi pimpinan, - penciptaan atau usulan sendiri atau atasan langsung. 2. TU Pelaksana Pengolah meneruskan konsep tersebut kepada Sesmen melalui TU Sesmen. Bila konsep tidak disetujui atau perlu perbaikan diterima kembali untuk diperbaiki, setelah diperbaiki diserahkan kembali TU Sesmen. 3. Konsep yang disetujui diterima kembali dan dibuatkan net surat/naskah keluar kemudian disampaikan kepada Sesmen melalui TU Sesmen dan diteruskan ke Menteri melalui TU Menteri. 2. Pengurus Naskah Keluar di TU Pimpinan Pengolah (TU Sesmen) 1. Konsep naskah keluar diterima dari Karo, diteruskan ke Sesmen untuk mendapatkan persetujuan. Bila konsep tidak disetujui/perlu perbaikan diterima kembali dan diteruskan kepada Karo untuk dilakukan perbaikan, bila disetujui diteruskan kepada Menteri. 2. Konsep yang disetujui Menteri, diterima kembali dari TU Menteri untuk dibuatkan net naskah keluar oleh pelaksana pengolah (Karo). 3. Net naskah keluar diterima dari Karo melalui TU Karo, diteruskan kepada Sesmen untuk mendapatkan koreksi akhir. Net yang telah diparaf oleh Sesmen diteruskan kepada Menteri melalui TU Menteri untuk ditandatangani. 3. Pengurusan Naskah Keluar di TU Menteri a. Menerima konsep naskah keluar dari Sesmen melalui TU Sesmen selanjutnya diteruskan kepada Menteri untuk mendapatkan persetujuan. b. Jika konsep naskah keluar yang perlu perbaikan maka TU Menteri mengambil kembali dan menyerahkan kepada pengolah sesuai prosedur. Jika konsep disetujui Menteri, dikirimkan kembali ke Sesmen melalui TU Sesmen untuk dibuatkan net naskah keluar. c. Net naskah keluar diterima kembali diteruskan ke Menteri untuk ditandatangani, setelah ditandatangani Menteri, selanjutnya TU Menteri melakukan 1. mencatat naskah keluar pada buku agenda dan memberi kode klasifikasi dan nomor registrasi sesuai buku agenda; 2. copy untuk arsip, naskah asli dibubuhi cap jabatan dan dimasukkan dalam amplop serta ditulis alamat lengkap kemudian dikirim melalui UKK; 3. copy naskah tidak dicap disimpan sebagai arsip bersama berkas konsep dan disposisi lengkap. BAGAN...

116 Konsep Usulan p engola h Sura t Ma suk Memo Atasan langsung Lembar disposisi Ko nsep surat keluar Net sura t keluar Surat keluar Lem ba r pe ng antar MEMO LP LD SM MEMO LD SM MEMO Copy LD SM MEMO LD SM MEMO 1 Unit Kearsipan 2 LD SM MEMO LP LP LP Unit Kearsipan-1 LP C. NASKAH...

117 C. NASKAH DINAS KELUAR DARI DEPUTI 1. Pengurusan Naskah Keluar di TU Pelaksana Pengolah (TU Kabag/Kabid) 1. Pelaksana Pengolah membuat konsep naskah keluar berdasarkan - naskah masuk dan disposisi pimpinan, - penciptaan atau usulan sendiri atau atasan langsung. 2. TU Pelaksana Pengolah meneruskan konsep tersebut kepada Asdep melalui TU Asdep. Bila konsep tidak disetujui atau perlu perbaikan diterima kembali untuk diperbaiki, setelah diperbaiki diserahkan kembali ke TU Asdep. 3. Konsep yang disetujui diterima kembali dan dibuatkan net surat/naskah keluar kemudian disampaikan kepada Asdep melalui TU Asdep dan diteruskan ke Deputi melalui TU Deputi. 2. Pengurus Naskah Keluar di TU Pimpinan Pengolah ( TU Asdep) 1. Konsep naskah keluar diterima dari Kabid/Kabag, diteruskan ke Asdep untuk mendapatkan persetujuan. Bila konsep tidak disetujui/perlu perbaikan diterima kembali dan diteruskan kepada Kabid/Kabag untuk dilakukan perbaikan, bila disetujui diteruskan kepada Deputi. 2. Konsep yang disetujui Deputi, diterima kembali dari TU Deputi untuk dibuatkan net naskah keluar oleh pelaksana pengolah (Kabid/Kabag). 3. Net naskah keluar diterima dari Kabid/Kabag melalui TU Kabid/Kabag, diteruskan kepada Asdep untuk mendapatkan koreksi akhir. Net yang telah diparaf oleh Asdep diteruskan kepada Deputi melalui TU Deputi untuk ditandatangani. 3. Pengurusan Naskah Keluar di TU Deputi a. Menerima konsep naskah keluar dari Asdep melalui TU Asdep selanjutnya diteruskan kepada Deputi untuk mendapatkan persetujuan. b. Jika konsep naskah keluar yang perlu perbaikan maka TU Deputi mengambil kembali dan menyerahkan kepada pengolah sesuai prosedur. Jika konsep disetujui Deputi, dikirimkan kembali ke Asdep melalui TU Asdep untuk dibuatkan net naskah keluar. c. Net naskah keluar diterima kembali diteruskan ke Deputi untuk ditandatangani, setelah ditandatangani Deputi, selanjutnya TU Deputi melakukan 1. mencatat naskah keluar pada buku agenda dan memberi kode klasifikasi dan nomor registrasi sesuai buku agenda; 2. copy untuk arsip, naskah asli dibubuhi cap jabatan dan dimasukkan dalam amplop serta ditulis alamat lengkap kemudian dikirim melalui UKK; 3. copy naskah tidak dicap disimpan sebagai arsip bersama berkas konsep dan disposisi lengkap. BAGAN...

118 Konsep Usulan p engola h Sura t Ma suk Mem o Atasan langsung Lembar disposisi Konsep surat keluar Net sura t keluar Surat keluar Lem ba r pe ng antar MEMO LP LD SM MEMO LD LD SM MEMO LD LD Copy LD SM MEMO LD LD LD SM MEMO LD LD SM 1 Unit Kearsipan 2 LD SM LD SM MEMO LD LD SM LP LP LP Unit Kearsipan-1 LP D. NASKAH...

119 D. NASKAH DINAS KELUAR DARI SESMEN 1. Pengurusan Naskah Keluar di TU Pelaksana Pengolah (TU Kabag/Pejabat lain) 1. Pelaksana Pengolah membuat konsep naskah keluar berdasarkan - naskah masuk dan disposisi pimpinan, - penciptaan atau usulan sendiri atau atasan langsung. 2. TU Pelaksana Pengolah meneruskan konsep tersebut kepada Karo melalui TU Karo. Bila konsep tidak disetujui atau perlu perbaikan diterima kembali untuk diperbaiki, setelah diperbaiki diserahkan kembali TU Karo. 3. Konsep yang disetujui diterima kembali dan dibuatkan net surat/naskah keluar kemudian disampaikan kepada Karo melalui TU Karo dan diteruskan ke Sesmen melalui TU Sesmen. 2. Pengurus Naskah Keluar di TU Pimpinan Pengolah (TU Karo) 1. Konsep naskah keluar diterima dari Kabag/Pejabat lain, diteruskan ke Karo untuk mendapatkan persetujuan. Bila konsep tidak disetujui/perlu perbaikan diterima kembali dan diteruskan kepada Kabid/Kabag untuk dilakukan perbaikan, bila disetujui diteruskan kepada Sesmen. 2. Konsep yang disetujui Sesmen, diterima kembali dari TU Sesmen untuk dibuatkan net naskah keluar oleh pelaksana pengolah (Kabag/Pejabat lain). 3. Net naskah keluar diterima dari Kabag/Pejabat lain melalui TU Kabag/pejabat lain, diteruskan kepada Karo untuk mendapatkan koreksi akhir. Net yang telah diparaf oleh Karo diteruskan kepada Sesmen melalui TU Sesmen untuk ditandatangani. 3. Pengurusan Naskah Keluar di TU Sesmen a. Menerima konsep naskah keluar dari Karo melalui TU Karo, selanjutnya diteruskan kepada Sesmen untuk mendapatkan persetujuan. b. Jika konsep naskah keluar yang perlu perbaikan maka TU Sesmen mengambil kembali dan menyerahkan kepada pengolah sesuai prosedur. Jika konsep disetujui Sesmen, dikirimkan kembali ke Karo melalui TU Karo untuk dibuatkan net naskah keluar. c. Net naskah keluar diterima kembali diteruskan ke Sesmen untuk ditandatangani, setelah ditandatangani Sesmen, selanjutnya TU Sesmen melakukan 1. mencatat naskah keluar pada buku agenda dan memberi kode klasifikasi dan nomor registrasi sesuai buku agenda; 2. copy untuk arsip, naskah asli dibubuhi cap jabatan dan dimasukkan dalam amplop serta ditulis alamat lengkap kemudian dikirim melalui UKK; 3. copy naskah tidak dicap disimpan sebagai arsip bersama berkas konsep dan disposisi lengkap. 4. Pencatatan Surat Keluar Surat Dinas Keluar pengirimannya ditetapkan melalui satu pintu yaitu melalui Bagian Administrasi - Biro Umum - Sekretariat Kementerian. Proses

120 Proses pengiriman naskah keluar sebagai berikut a. naskah keluar diterima oleh petugas UKK, petugas membaca satu persatu naskah dinas keluar apakah alamat tujuan sudah benar, jika masih diragukan petugas akan mengkonfirmasikan kepada TU Pimpinan Pengolah pada unit kerja terkait; b. petugas mengecek jumlah naskah yang akan dikirim dicocokkan dengan tanda terimanya, jika belum ada tanda terima, maka petugas akan membuatkan tanda terima sesuai naskah yang akan dikirim; c. petugas memilah-milah surat dinas keluar berdasarkan kelompok (sangat rahasia/rahasia/sangat segera/segera/biasa); d. petugas mencatat semua surat keluar ke buku agenda dan lembar pengantar untuk tanda terima. Contoh formulir lembar pengantar lihat halaman Pengiriman Naskah Keluar a. Petugas mengirim naskah dinas keluar sebagai berikut 1. via pos untuk naskah dinas yang standar; 2. dikirim langsung oleh kurir/petugas pengirim untuk naskah dalam kota yang perlu segera disampaikan; 3. via pos swasta/titipan kilat dan sebagainya. b. c. Petugas pengirim menerima tanda terima/bukti pengiriman naskah keluar. Petugas pengirim menyerahkan arsip Lembar Pengantar kepada penyimpan arsip (UKK). BAGAN...

121 Konsep Usulan p engola h Sura t Ma suk Mem o Atasan langsung Lembar disposisi Konsep surat keluar Net sura t keluar Surat keluar Lem ba r pe ng antar MEMO LP LD SM LD SM MEMO MEMO LD SM LD SM LD SM LD LD LD LD LD Copy LD SM MEMO LD SM LD SM LD LD LD SM MEMO LD SM LD LD LD SM 1 Unit Kearsipan 2 LD SM LD SM MEMO LD SM LD LD LD SM LP LP LP Unit Kearsipan-1 LP LAMPIRAN-5...

122 LAMPIRAN-5 PERATURAN MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT NOMOR 07 TAHUN 2010 CONTOH FORMULIR BUKU AGENDA, LEMBAR PENGANTAR/ TANDA TERIMA/DISTRIBUSI, DAN LEMBAR DISPOSISI 1. Contoh Buku Adenda Surat Masuk No. Asal surat Nomor Perihal Diterima Isi Proses TL/TT ke Pimpinan Tgl Urut & Tgl. Surat tanggal Disposisi Tgl Kirim Tgl Terima Kirim keluar Keterangan : Kolom Diisi Kolom Diisi 1 Nomor urut agenda. 6 Apa isi diposisi pimpinan (file/siapkan surat balasan). 2 Nama Instansi luar/unit kerja intern Kemenpera. 7 Tanggal penyampaian ke Pimpinan, untuk persetujuan & tandatangan surat balasan. 3 Nomor dan tanggal surat 8 Tanggal diterima kembali dari pimpinan masuk tersebut. 4 Perihal surat masuk tersebut. 5 Tanggal diterimanya pada unit kerja ybs. setelah di tandatangani/dilakukan koreksi. 9 Tanggal kirim surat balasan keluar ( via pos/kurir). 2. Contoh...

123 2. Contoh Tanda Terima Surat Perihal MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT BIRO UMUM SEKRETARIAT KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT TANDA TERIMA SURAT/DOKUMEN No. Surat Tanggal Dari Lampiran No. Kepada/Tembusan Yth : (Nama/Jabatan ) Di terima Tanggal PENERIMA Nama No. Telp Paraf Catatan Penting : Jakarta, Petugas Caraka, (...) 3. Contoh...

124 3. Contoh Lembar Disposisi Menteri MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT Contoh...

125 Contoh Lembar Disposisi Kemenpera 5. Contoh...

126 Contoh Lembar Pengantar Surat Keluar 6. Contoh...

127 6. Contoh Buku Agenda Surat Keluar MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT LAMPIRAN-6...

128 LAMPIRAN 6 PERATURAN MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT NOMOR 07 TAHUN 2010 CONTOH KOP, CAP/STEMPEL, SAMPUL DAN MAP DINAS SEBELUM MEMILIKI LOGO Penggunaan lambang negara dan logo pada tata naskah dinas di lingkungan Kementerian sebelum memiliki logo Kementerian masih menggunakan Lambang Negara Garuda warna hitam sebagaimana yang selama ini sudah berjalan. Apabila telah memiliki logo instansi maka penggunaan logo pada tata naskah dinas adalah sebagaimana contoh pada halaman 96 s/d 103. Penggunaaan lambang negara dan logo pada tata naskah dinas tersebut meliputi 1. Kop naskah dinas; 2. Cap/stempel dinas; 3. Sampul/amplop dinas; 4. Map dinas. 1. Kop Naskah Dinas a. Contoh Kop Sekretariat Kementerian 1,5 Cm 2,5 Cm KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT SEKRETARIAT KEMENTERIAN Jalan Raden Patah No.I/1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan, Telepon Fax ,5 Cm b. Contoh Kop Deputi Bidang Pembiayaan 1,5 Cm 2,5 Cm KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT DEPUTI BIDANG PEMBIAYAAN Jalan Raden Patah No.I/1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan, Telepon Fax ,5 Cm c. Contoh...

129 c. Contoh Kop Deputi Bidang Pengembangan Kawasan 1,5 Cm 2,5 Cm KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN KAWASAN Jalan Raden Patah No.I/1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan, Telepon Fax ,5 Cm d. Contoh Kop Deputi Bidang Perumahan Swadaya 1,5 Cm 2,5 Cm KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT DEPUTI BIDANG PERUMAHAN SWADAYA Jalan Raden Patah No.I/1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan, Telepon Fax ,5 Cm e. Contoh Kop Deputi Bidang Perumahan Formal 1,5 Cm 2,5 Cm KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT DEPUTI BIDANG PERUMAHAN FORMAL Jalan Raden Patah No.I/1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan, Telepon Fax ,5 Cm f. Contoh Kop Inspektorat 1,5 Cm 2,5 Cm KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT INSPEKTORAT Jalan Raden Patah No.I/1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan, Telepon Fax ,5 Cm g. Contoh...

130 g. Contoh Kop Naskah Pusat Pengembangan Perumahan 1,5 Cm 2,5 Cm KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT PUSAT... Jalan Raden Patah No.I/1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan, Telepon Fax ,5 Cm h. Contoh Kop Naskah Satuan Kerja 1. 1,5 Cm 2,5 Cm KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT SATUAN KERJA... Jalan Raden Patah No.I/1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan, Telepon Fax ,5 Cm i. Contoh Kop Naskah Satker 2 Sekretariat Kemenpera 1,5 Cm KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT SEKRETARIAT KEMENTERIAN 2,5 Cm SATUAN KERJA SEKRETARIAT KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT Jalan Raden Patah No.I/1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan, Telepon Fax ,5 Cm j. Contoh Kop Naskah Satker 2 Deputi... 1,5 Cm 2,5 Cm KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT DEPUTI BIDANG... SATUAN KERJA... Jalan Raden Patah No.I/1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan, Telepon Fax ,5 Cm 2. Cap/stempel...

131 DEPUTI BIDANG PEMBIAYAAN DEPUTI BIDANG PERUMAHAN FORMAL DEPUTI BIDANG PERUM AHAN SWADAYA DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN KAWASAN Ukuran cap : 1,2 cm 3 cm 3,8 cm 4 cm 3. Sampul...