MENTERI PENDAYAGUNAAN APARTUR NEGRA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESI

Transkripsi

1 SALINAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARTUR NEGRA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESI PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA NOMOR 44 TAHUN 2013 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : bahwa dalam rangka meningkatkan efisiensi dan tertib administrasi di lingkungan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi perlu menetapkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tentang Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 109, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5035); 2. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234); 3. Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi Kementerian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 55 Tahun 2013 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 125); 4. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara Serta Susunan Organisasi Tugas dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 56 Tahun 2013 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 126); 5. Keputusan Presiden Nomor 59/P Tahun 2011; 6. Peraturan...

2 -2-6. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah; Menetapkan MEMUTUSKAN: : PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 6 Februari 2014 Pasal 1 Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi dimaksudkan sebagai acuan dalam pengelolaan naskah dinas bagi setiap unit kerja di lingkungan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi; Pasal 2 Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 tercantum dalam Lampiran dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. Pasal 3 Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 28 Oktober 2013 MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA, ttd AZWAR ABUBAKAR MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd AMIR SYAMSUDIN BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2014 NOMOR 181 Salinan sesuai dengan aslinya KEMENTERIAN PANRB Kepala Biro Hukum, Komunikasi dan Informasi Publik, ttd Herman Suryatman

3 LAMPIRAN PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI NOMOR 44 TAHUN 2013 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan pemerintah di lingkungan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kementerian PANRB). Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemerintah adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan Bahasa Indonesia yang baik yang benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum dan ralat. Untuk meningkatkan tertib administrasi di lingkungan Kementerian PANRB perlu menetapkan petunjuk pelaksanaan Tata Naskah Dinas Kementerian PANRB. Dengan adanya Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas yang merupakan acuan bagi seluruh instansi pusat dan daerah, maka perlu disusun Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi. B. Maksud...

4 -2- B. Maksud dan Tujuan 1. Maksud Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Kementerian PANRB dimaksudkan sebagai acuan pembuatan dan pengelolaan tata naskah dinas setiap unit kerja di lingkungan Kementerian PANRB. 2. Tujuan Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Kementerian PANRB bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien antar unit kerja di lingkungan Kementerian PANRB. C. Sasaran Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian PANRB adalah: 1. tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran penyelenggara tata naskah dinas; 2. terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum; 3. lancarnya komunikasi tulis kedinasan serta kemudahan dalam pengendalian; 4. tercapainya efektifitas dan efisiensi penyelenggara tata naskah dinas; 5. berkurangnya tumpang tindih, salah tafsir dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah. D. Asas Asas yang harus diperhatikan dalam penyusunan naskah dinas adalah sebagai berikut: 1. Asas Efektifitas dan Efisiensi Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas. 2. Asas Pembakuan Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan. 3. Asas Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur kewenangan dan keabsahan. 4. Asas...

5 -3-4. Asas Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu kesatuan sistem administrasi umum. 5. Asas Kecepatan dan Ketepatan Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural dan distribusi. 6. Asas Keamanan Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi. E. Ruang Lingkup Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian PANRB meliputi berbagai kegiatan yang mencakup pengaturan tentang jenis dan format naskah dinas, penyusunan naskah dinas, pengurusan naskah dinas korespondensi, penandatanganan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dalam naskah dinas, tata persuratan dan penggunaan media surat-menyurat. F. Pengertian Umum Pengertian umum dalam petunjuk pelaksanaan ini meliputi hal berikut: 1. Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian PANRB dalam rangka menyelenggarakan tugas sesuai tugas dan fungsi Kementerian PANRB. 2. Administrasi Umum adalah pekerjaan, kegiatan, usaha dan tata cara tulismenulis, catat-mencatat keterangan dalam suatu organisasi yang dilakukan secara sistematis, teratur dan bertujuan. 3. Komunikasi internal, adalah hubungan kedinasan yang dilakukan antar unit kerja dalam struktur organisasi Kementerian PANRB, baik antar unit kerja secara vertikal maupun horizontal. 4. Komunikasi eksternal adalah hubungan kedinasan yang dilakukan oleh Kementerian PANRB dengan pihak lain di luar lingkungan Kementerian PANRB. 5. Format adalah susunan dan bentuk naskah dinas yang menggambarkan tata letak, termasuk penggunaan lambang negara, 6. penulisan nama instansi, boks tanda tangan dan cap dinas dan bentuk redaksional. 7. Kewenangan...

6 -4-7. Kewenangan penandatangan naskah dinas adalah hak dan kewajiban seorang pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggungjawab kedinasan pada jabatan yang diembannya. 8. Naskah dinas khusus adalah naskah dinas dengan format dan keabsahan yang diatur secara khusus untuk memenuhi persyaratan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 9. Kode klasifikasi naskah dinas adalah tanda pengenal isi informasi dalam naskah dinas berdasarkan sistem tata berkas yang berlaku di lingkungan Kementerian PANRB. 10. Lambang Negara adalah Lambang Garuda sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 11. Logo Kementerian PANRB adalah gambar dan huruf sebagai indentitas Kementerian PANRB yang dituangkan dalam bentuk ouval yang bersisi gambar stir kendali kapal dan buku yang dibawahnya bertuliskan melayani masyarakat terletak vertikal di tengah yang dikelilingi tulisan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. BAB II...

7 -5- BAB II JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS A. Naskah Dinas Arahan Naskah dinas arahan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan di Kementerian PANRB yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan. 1. Naskah Dinas Pengaturan Sesuai dengan tingkatannya, naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri atas peraturan, pedoman, petunjuk pelaksanaan dan surat edaran. a. Peraturan Ketentuan tentang pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan peraturan diatur dengan peraturan perundang-undangan. b. Pedoman 1) Pengertian Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum yang perlu dijabarkan kedalam petunjuk operasional dan penerapannya disesuaikan dengan karakteristik Kementerian PANRB. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan dengan peraturan Menteri PANRB. 3) Susunan a) Lampiran Pedoman dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan lambang negara dan nama Menteri PANRB yang diletakkan secara simetris di atas, serta dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama pedoman dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan secara simetris. b) Kepala Bagian kepala pedoman terdiri dari: (1) tulisan pedoman dengan menggunakan huruf kapital dan dicantumkan di tengah atas; (2) rumusan...

8 -6- (2) rumusan judul pedoman yang ditulis secara simetris dengan huruf kapital. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh pedoman terdiri dari: (1) pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, dan pengertian umum; (2) materi pedoman; (3) penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan dan penjabaran lebih lanjut. d) Kaki Bagian kaki pedoman terdiri dari: (1) nama Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia, yang ditulis dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma (,); (2) tanda tangan; (3) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. Pedoman merupakan lampiran dan tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri PANRB, dalam gambar ini hanya dicantumkan contoh pedoman. Format pedoman dapat dilihat pada Contoh 1. CONTOH 1...

9 CONTOH 1-7- FORMAT PEDOMAN LAMPIRAN PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI NOMOR... TAHUN... TENTANG PEDOMAN Penulisan lampiran PEDOMAN. BAB I PENDAHULUAN Judul pedoman yang ditulis dengan huruf kapital A. Umum. B. Maksud dan Tujuan. C.Sasaran. D. Asas. E. Ruang Lingkup F. Pengertian Umum.. BAB II A B. dan seterusnya.. BAB III A.. B. dan seterusnya.. MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA, (tanda tangan dan cap jabatan) NAMA LENGKAP Memuat alasan tentang ditatapkanny a pedoman, maksud dan tujuan sasaran, asas, ruang lingkup dan pengertian umum Terdiri dari konsepsi dasar /pokokpokok/isi pedoman Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf capital diakhiri tanda baca koma c. Petunjuk...

10 -8- c. Petunjuk Pelaksanaan 1) Pengertian Petunjuk pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang memuat cara penyelesaian kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani petunjuk pelaksanaan adalah Menteri PANRB. 3) Susunan a) Lampiran Petunjuk pelaksanaan dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan nama jabatan Menteri PANRB. b) Kepala Bagian kepala petunjuk pelaksanaan terdiri dari: (1) Tulisan petunjuk pelaksanaan dengan huruf kapital dicantumkan di tengah atas; (2) Rumusan judul petunjuk pelaksanaan, ditulis dengan huruf kapital dan dicantumkan secara simetris. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan terdiri dari: (1) pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup, pengertian, dan hal lain yang dipandang perlu; (2) batang tubuh materi petunjuk pelaksanaan, yang dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengawasan dan pengendalian, serta hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan. d) Kaki Bagian kaki petunjuk pelaksanaan terdiri dari: (1) nama Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia yang menetapkan petunjuk pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma (,); (2) tanda tangan pejabat yang menetapkan; (3) nama...

11 -9- (3) nama lengkap pejabat yang menandatangani yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. Petunjuk pelaksanaan merupakan lampiran dan tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri PANRB, dalam gambar ini hanya dicantumkan contoh petunjuk pelaksanaan. Format petunjuk pelaksanaan dapat dilihat pada Contoh 2. CONTOH 2...

12 -10- CONTOH 2 FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN LAMPIRAN PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI NOMOR... TAHUN... TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN PETUNJUK PELAKSANAAN. BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang. B. Maksud dan Tujuan. C. Ruang Lingkup D. Pengertian Umum.. BAB II A B. dan seterusnya.. BAB III A... B. dan seterusnya.. Penulisan lampiran Judul pedoman yang ditulis dengan huruf kapital Memuat alasan tentang ditetapkannya petunjuk pelaksanaan, maksud dan tujuan sasaran, asas, ruang lingkup dan pengertian umum Menunjukan urutan tindakan pengorganisas ian, koordinasi, pengawasan pengendalian MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA, (tanda tangan dan cap jabatan) NAMA LENGKAP Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital diakhiri tanda baca koma d. Standar...

13 -11- d. Standar Operasional Prosedur Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana, kapan harus dilakukan, di mana, dan oleh siapa dilakukan. SOP di lingkungan instansi pemerintah adalah SOP administrasi pemerintahan yang secara umum diatur di dalam peraturan Menteri PANRB. SOP di lingkungan Kementerian PANRB di atur lebih lanjut dalam petunjuk pelaksanaan yang ditetapkan dengan peraturan Menteri. e. Surat Edaran 1) Pengertian Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat penetapan dan pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak serta ditujukan kepada lingkungan tertentu. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani surat edaran di lingkungan Kementerian PANRB oleh Menteri dan yang dilimpahkan kepada Sekretaris Kementerian. 3) Susunan a) Kepala Surat Edaran Bagian kepala surat edaran terdiri dari: (1) Kepala naskah dinas berisi logo Kementerian PANRB yang diletakan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; (2) Tulisan surat edaran yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris diikuti dengan nomor surat edaran yang ditulis secara simetris di bawahnya; (3) Kata tentang diletakan di bawah nomor surat edaran, ditulis dengan huruf kapital; (4) Judul surat edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah kata tentang. b) Batang Tubuh Surat Edaran Alasan tentang perlunya dibuat surat edaran terdiri dari: (1) Peraturan yang menjadi dasar pembuatan surat edaran; dan (2) Uraian materi yang dianggap penting dan mendesak. c) Kaki...

14 -12- c) Kaki Bagian kaki surat edaran terdiri dari: (1) Tempat dan tanggal penetapan; (2) Nomenklatur jabatan yang menetapkan, ditulis dengan huruf dan diakhiri dengan tanda baca koma (,); (3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan; (4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani di tulis dengan huruf kapital serta tanpa mencantumkan gelar; (5) Cap dinas; (6) Tembusan apabila diperlukan. Format surat edaran tertuang pada Contoh 3A dan 3B. CONTOH 3A...

15 -13- CONTOH 3A FORMAT SURAT EDARAN MENTERI MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA Kop surat yang berupa lambang negara dan nama jabatan yang telah dicetak SURAT EDARAN NOMOR TAHUN TENTANG... A. Umum. B. Maksud dan Tujuan. C. Ruang Lingkup. D. Dasar. E... F. dan seterusnya... Penomoran yang berurutan seusai nomor persuratan Judul surat edaran ditulis dengan huruf kapital Memuat alasan tentang perlunya ditetapkan surat edaran Memuat peraturan yang menjadi dasar ditetapakanya surat edaran Memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak Tembusan : dan seterusnya Ditetapkan di... Pada tanggal... MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA, (tanda tangan dan cap jabatan) NAMA LENGKAP Kota sesuai alamat instansi dan tanggal penandatangan an Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf kapital diakhiri tanda baca koma Daftar pejabat yang menerima tembusan CONTOH 3B...

16 -14- CONTOH 3B FORMAT SURAT EDARAN ATAS NAMA MENTERI PANRB Kop kantor yang sudah tercetak SURAT EDARAN NOMOR TAHUN TENTANG... A. Umum. B. Maksud dan Tujuan. C. Ruang Lingkup. D. Dasar. E... F. dan seterusnya... Penomoran yang berurutan seusai nomor persuratan Judul surat edaran ditulis dengan huruf kapital Memuat alasan tentang perlunya ditetapkan surat edaran Memuat peraturan yang menjadi dasar ditetapakanya surat edaran Memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap pentik dan mendesak Tembusan : dan seterusnya Ditetapkan di... Pada tanggal... SEKRETARIS KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI, (tanda tangan dan cap jabatan) NAMA LENGKAP Kota Jakarta, dan tanggal penandatanganan Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf kapital Daftar pejabat yang menerima tembusan 2. Naskah...

17 -15- A. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan) Pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan keputusan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. B. Naskah Dinas Penugasan Surat Tugas 1) Pengertian Surat tugas adalah naskah dinas dari Menteri PANRB, Sesmen, Deputi, Kepala Biro dan Inspektur yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsi. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh Menteri PANRB, Sesmen, Deputi, Kepala Biro dan Inspektur sesuai lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat tugas terdiri dari: (1) kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama jabatan Menteri PANRB atau logo Kementerian PANRB dan Sesmen, Deputi, Kepala Biro dan Inspektur, ditulis dengan huruf awal kapital secara simetris; (2) kata surat tugas, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) nomor, yang berada di bawah tulisan surat tugas. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat tugas terdiri dari: (1) Konsideran meliputi pertimbangan dan/atau dasar pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat tugas; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat tugas tersebut; (2) Diktum dimulai dengan frasa memberi tugas, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan. c) Kaki...

18 -16- c) Kaki Bagian kaki surat tugas terdiri dari: (1) tempat dan tanggal surat tugas; (2) nama Menteri PANRB, Sesmen, Deputi, Kepala Biro dan Inspektur yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma (,); (3) tanda tangan pejabat yang menugasi; (4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat tugas, ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya; (5) cap dinas. 4) Distribusi dan Tembusan a) Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas. b) Tembusan surat tugas disampaikan kepada pejabat yang terkait. 5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Bagian konsideran memuat pertimbangan atau dasar. b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugaskan dicantumkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan. c) Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan. Format surat edaran tertuang pada Contoh 4A dan 4B. CONTOH 4A...

19 -17- CONTOH 4A FORMAT SURAT TUGAS YANG DITANDATANGANI MENTERI MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA SURAT TUGAS NOMOR ST/Nomor/M.PAN-RB/Bulan/Tahun Kop surat yang berupa lambang negara dan nama jabatan yang telah dicetak Penomoran yang berurutan seusai nomor persuratan Nama Jabatan yang menandatangani Menimbang : a. bahwa... b. bahwa... Dasar : Memuat Peraturan / dasar ditetapkan surat tugas Memberi Tugas Kepada : dan seterusnya. Daftar Pejabat yang menerima tugas Untuk : dan seterusnya. Memuat substansi arahan yang ditugaskan Kota, Tanggal Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi, (tanda tangan dan cap jabatan) Kota, dan tanggal penandatanganan Nama jabatan dengan huruf awal kapital Nama Lengkap Tembusan : dan seterusnya Daftar pejabat yang menerima tembusan bila diperlukan CONTOH 4B...

20 -18- CONTOH 4B FORMAT SURAT TUGAS YANG DITANDATANGANI SELAIN MENTERI Kop kantor yang sudah tercetak SURAT TUGAS NOMOR ST/Nomor/Kode Unit Kerja.PAN-RB/Bulan/Tahun Penomoran yang berurutan seusai nomor persuratan Nama Jabatan yang menandatangani Menimbang : a. bahwa... b. bahwa... Dasar : Memuat Peraturan / dasar ditetapkan surat tugas Memberi Tugas Kepada : dan seterusnya. Daftar Pejabat yang menerima tugas Untuk : dan seterusnya. Memuat substansi arahan yang ditugaskan Kota, Tanggal Sekretaris Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi, (tanda tangan dan cap jabatan) Nama Lengkap Kota, dan tanggal penandatanganan Nama jabatan dengan huruf awal kapital Tembusan : dan seterusnya Daftar pejabat yang menerima tembusan bila diperlukan B. Naskah...

21 -19- B. Naskah Dinas Korespondensi 1. Naskah Dinas Korespondensi Internal a. Nota Dinas 1) Pengertian Nota dinas adalah naskah dinas internal yang dibuat oleh pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat struktural yang dituju. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Nota dinas dibuat oleh pejabat/pegawai dalam satu lingkungan satuan organisasi sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala nota dinas terdiri dari: (1) Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi, ditulis dengan huruf kapital secara simetris di tengah atas; (2) kata nota dinas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) kata nomor, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik (.); (5) kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata hal, ditulis dengan huruf awal kapital; (7) kata tanggal, ditulis dengan huruf awal kapital. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup ditulis secara singkat, padat, dan jelas. c) Kaki Bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabat, dan tembusan jika diperlukan. 4) Hal...

22 -20-4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas; b) Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan internal; c) Penomoran nota dinas Sesmen, Deputi, Kepala Biro dan Inspektur dilakukan dengan mencantumkan nomor nota dinas, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun. d) Nota dinas dapat dibuat oleh eselon III dan IV tanpa mencantumkan nomor. Format Nota Dinas dapat dilihat pada Contoh 5. CONTOH 5...

23 -21- CONTOH 5 FORMAT NOTA DINAS KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI NOTA DINAS NOMOR... Nama ditulis kapital Penomoran yang berurutan sesuai takwin Yth :... Dari :... Hal :... Tanggal : Penomoran Memuat laporan yang berurutan pemberitahuan sesuai takwin pernyataan atau permintaan yang sifatnya rutin berupa catatam ringkas Tanda Tangan Nama Lengkap Nama Lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital tidak dibubuhi cap Tembusan : dan seterusnya Tembusan bila diperlukan b. Memorandum...

24 -22- b. Memorandum 1) Pengertian Memorandum adalah naskah dinas internal yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan pendapat kedinasan. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Memorandum dibuat oleh pejabat struktural di lingkungan Kementerian PANRB sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala memorandum terdiri dari: (1) Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi, ditulis dengan huruf kapital secara simetris di tengah atas; (2) kata memorandum, ditulis di tengah dengan huruf kapital; (3) kata nomor, ditulis di bawah kata memorandum dengan huruf kapital untuk Menteri PANRB, Sesmen, Deputi, Kepala Biro dan Inspektur; (4) singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital; (5) kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata hal, ditulis dengan huruf awal kapital; (7) kata tanggal, ditulis dengan huruf awal kapital. b) Batang Tubuh Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas. c) Kaki Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat serta tembusan jika diperlukan. 4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Memorandum tidak dibubuhi cap dinas. b) Tembusan memorandum berlaku di lingkungan internal instansi. c) Penomoran memorandum dilakukan dengan mencantumkan nomor, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun. Format memorandum dapat dilihat pada Contoh 6A dan 6B. CONTOH 6A...

25 -23- CONTOH 6A FORMAT MEMORANDUM YANG DITANDATANGANI MENTERI Yth :... Dari :... Hal :... Tanggal :... MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA MEMORANDUM Nomor... Kop surat yang berupa lambang negara dan nama jabatan yang telah dicetak Penomoran yang berurutan sesuai takwin Memuat laporan pemberitahuan pernyataan atau permintaan yang sifatnya rutin berupa catatam ringkas Tanda Tangan Nama Lengkap Nama Lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital tidak dibubuhi cap Tembusan : dan seterusnya Tembusan bila diperlukan CONTOH 6B...

26 -24- CONTOH 6B FORMAT MEMORANDUM YANG DITANDATANGANI SELAIN MENTERI KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI MEMORANDUM Nomor... Yth :... Dari :... Hal :... Tanggal :... Nama Kantor ditulis dengan huruf kapital Penomoran yang berurutan sesuai takwin Memuat laporan pemberitahuan pernyataan atau permintaan yang sifatnya rutin berupa catatam ringkas Tembusan : dan seterusnya Tanda Tangan Nama Lengkap Nama Lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital tidak dibubuhi cap Tembusan bila diperlukan 2. Naskah...

27 Naskah Dinas Korespondensi Eksternal Naskah dinas korespondensi eksternal adalah surat dinas. a. Pengertian Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar instansi/ organisasi yang bersangkutan. b. Wewenang Penandatanganan Surat dinas ditandatangani oleh Menteri PANRB, Sesmen dan Deputi sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat dinas terdiri dari: a) kop surat dinas, berisi lambang negara yang digunakan oleh Menteri PANRB atau logo Kementerian PANRB digunakan oleh Sesmen dan Deputi; b) nomor, sifat, lampiran, dan hal, diketik dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di bawah kop surat dinas; c) tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; d) kata Yth., ditulis di bawah hal, diikuti dengan nama jabatan yang dikirimi surat; e) alamat surat, ditulis di bawah Yth. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup. 3) Kaki Bagian kaki surat dinas terdiri dari: a) nama jabatan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri tanda baca koma (,); b) tanda tangan pejabat; c) nama lengkap pejabat/penanda tangan, ditulis dengan huruf awal kapital; d) stempel...

28 -26- d) stempel/cap dinas, yang digunakan sesuai dengan ketentuan; e) Bagian kaki terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat serta tembusan jika diperlukan. d. Distribusi Surat dinas disampaikan kepada penerima yang berhak. e. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Kop surat dinas hanya digunakan pada halaman pertama surat dinas; 2) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran dicantumkan jumlahnya; 3) Hal berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca. Format Surat Dinas dapat dilihat pada Contoh 7A dan 7B. CONTOH 7A...

29 -27- CONTOH 7A FORMAT SURAT DINAS YANG DITANDATANGANI MENTERI MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA Nomor : B/Nomor/M.PAN-RB/Bulan/Tahun (Tanggal, Bulan,Tahun) Sifat : Lampiran : Hal : Kop surat yang berupa lambang negara dan nama jabatan yang telah dicetak Tanggal pembuatan surat Nomor surat sesuai nomor surat, kode unit, bulan dan tahun Yth Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri... (Alinea Pembuka dan Isi) (Alinea Isi) (Alinea Penutup) Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi, (Tanda Tangan dan Cap Instansi) Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital Nama Lengkap Tembusan : dan seterusnya Daftar yang menerima tembusan bila diperlukan CONTOH 7B...

30 -28- CONTOH 7B FORMAT SURAT DINAS YANG DITANDATANGANI SELAIN MENTERI Kop kantor yang sudah tercetak Nomor : B/Nomor/Kode Unit Kerja.PAN-RB/Bulan/Tahun (Tanggal, Bulan,Tahun) Sifat : Lampiran : Hal : Yth Tanggal pembuatan surat Nomor surat sesuai nomor surat, kode unit, bulan dan tahun Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri... (Alinea Pembuka dan Isi) (Alinea Isi) (Alinea Penutup) Sekretaris Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi, (Tanda Tangan dan Cap Instansi) Nama Lengkap Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital Tembusan : dan seterusnya Daftar yang menerima tembusan bila diperlukan 3. Surat...

31 Surat Undangan a. Pengertian Surat undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan. Surat undangan di lingkungan Kementerian PANRB terdiri dari: 1) Surat Undangan Internal Surat undangan yang dialamatkan kepada para pejabat/pegawai di lingkungan Kementerian PANRB. 2) Surat Undangan Eksternal Surat undangan yang dialamatkan ke luar lingkungan Kementerian PANRB. b. Kewenangan 1) Surat undangan Internal ditandatangani oleh Menteri, Sesmen, Kepala Biro yang membidangi kepegawaian dan Inspektur sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya; 2) Surat undangan Eksternal ditandatangani oleh Menteri, Sesmen, dan Kepala Biro yang membidangi kepegawaian sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala a) surat undangan internal Bagian kepala surat undangan terdiri dari: (1) Lambang Negara, berisi tulisan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (2) Surat undangan, berisi tulisan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (untuk nonpejabat negara); (3) nomor, sifat, lampiran, dan hal, diketik di sebelah kiri di bawah kop surat undangan; (4) tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; (5) kata Yth., ditulis di bawah hal, yang diikuti dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat (jika diperlukan). b) surat...

32 -30- b) surat undangan eksternal Bagian kepala surat undangan terdiri dari: (1) kop surat undangan, yang berisi lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat negara); (2) nomor, sifat, lampiran, dan hal, diketik di sebelah kiri di bawah kop surat undangan; (3) tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; (4) kata Yth., ditulis di bawah hal, yang diikuti dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat (jika diperlukan). 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat undangan terdiri dari: a) alinea pembuka; b) isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara; c) alinea penutup. 3) Kaki Bagian kaki surat undangan terdiri dari nama jabatan ditulis dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan nama pejabat ditulis dengan huruf awal kapital. d. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Format surat undangan sama dengan format surat dinas; yang membedakan adalah bahwa pihak yang dikirimi surat dapat ditulis pada lampiran surat undangan; 2) Surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu. Format surat undangan dapat dilihat pada Contoh 8A, 8B, dan 8C. CONTOH 8A...

33 -31- CONTOH 8A FORMAT SURAT UNDANGAN YANG DITANDATANGANI MENTERI Lambang Negara MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA Nomor : Und/Nomor/M.PAN-RB/Bulan/Tahun (Tanggal, Bulan,Tahun) Sifat : Lampiran : Hal : Tanggal pembuatan surat Nomor surat sesuai nomor surat, kode unit, bulan dan tahun Yth (Alinea Pembuka dan Isi) pada hari, tanggal :... waktu : pukul... tempat :... acara :... Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri dan jumlahnya cukup banyak, dapat dilampirkan... (Alinea Penutup) Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi, (Tanda Tangan dan Cap Instansi) Nama Lengkap Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital Tembusan : dan seterusnya Daftar yang menerima tembusan bila diperlukan CONTOH 8B...

34 -32- CONTOH 8B FORMAT SURAT UNDANGAN YANG DITANDATANGANI SELAIN MENTERI Kop kantor yang sudah tercetak Nomor : Und/Nomor/Kode unit.pan-rb/bulan/tahun (Tanggal, Bulan,Tahun) Sifat : Lampiran : Hal : Yth (Alinea Pembuka dan Isi) pada hari, tanggal :... waktu : pukul... tempat :... acara :... Tanggal pembuatan surat Nomor surat sesuai nomor surat, kode unit, bulan dan tahun Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri dan jumlahnya cukup banyak, dapat dilampirkan... (Alinea Penutup) Sekretaris Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi, (Tanda Tangan dan Cap Instansi) Nama Lengkap Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital Tembusan : dan seterusnya Daftar yang menerima tembusan bila diperlukan CONTOH 8C...

35 -33- CONTOH 8C FORMAT LAMPIRAN SURAT UNDANGAN Lampiran Surat :... Nomor :... Tanggal :... DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG Nama Jabatan, (Tanda Tangan dan Cap Instansi) Nama Lengkap 4. Naskah...

36 -34- C. Naskah Dinas Khusus a. Surat Perjanjian/Nota Kesepahaman Bersama Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antarkedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang disepakati bersama. 1) Perjanjian Dalam Negeri a) Pengertian Kerja sama perjanjian dalam negeri antara Kementerian PANRB dengan pihak/instansi di dalam negeri yang dibuat dalam bentuk kesepahaman bersama atau perjanjian kerja sama. b) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Perjanjian ditandatangani oleh Menteri, Sesmen, Deputi, Kepala Biro dan Inspektur atau pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. c) Susunan (1) Kepala Bagian kepala surat perjanjian kerja sama dalam negeri terdiri dari (a) lambang negara (untuk Menteri) diletakkan secara simetris, atau logo Kementerian PANRB (untuk nonpejabat negara) yang diletakkan di sebelah kanan dan kiri atas. (b) nama instansi Kementerian PANRB; (c) judul perjanjian; dan (d) nomor. (2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perjanjian kerja sama memuat perjanjian, yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal. (3) Kaki Bagian kaki surat perjanjian kerja sama terdiri dari nama penanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi (jika dipandang perlu), dibubuhi meterai sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 2) Perjanjian Internasional Proses pembuatan perjanjian internasional telah diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Format Perjanjian Dalam Negeri dapat dilihat pada Contoh 9. CONTOH 9...

37 -35- CONTOH 9 FORMAT PERJANJIAN ANTAR INSTANSI DALAM NEGERI PERJANJIAN KERJASAMA ANTARA KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI DAN Judul perjanjian (nama naskah dinas, para pihak, objek perjanjian) TENTANG. NOMOR Mou/Nomor/Kode Unit Kerja.PAN-RB/Bulan/Tahun NOMOR Pada hari ini, tanggal..., bulan, tahun.. bertempat di yang bertanda tangan di bawah ini Nomor surat sesuai nomor surat, kode unit, bulan dan tahun 1. :.selanjutnya disebut sebagai Pihak I 2. :.selanjutnya disebut sebagai Pihak II bersepakat unutk melakukan kerja sama dalam bidang..yang diatur dalam ketentuan sebagai berikut: Pasal Memuat identitas pihak yang mengadakan dan menandatangani perjanjian Pasal 2 RUANG LINGKUP KERJA SAMA Pasal 3 PELAKSANAN KEGIATAN Pasal 4 PEMBIAYAAN Memuat materi perjanjian, yang ditulis dalam bentuk pasal-pasal Pasal 5...

38 -36- Pasal 5 PENYELESAIAN PERSELISIHAN Pasal 6 LAIN-LAIN (1) Apabila terjadi hal-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau force majeure, dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tugas pekerjaan dengan persetujuan kedua belah pihak. (2) Yang termasuk force Majeure adalah: a. bencana alam; b. tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter; c. keadaan keamanan yang tidak mengizinkan. (3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerja sama ini akan diatur bersama kemudian oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua. Pasal 7 PENUTUP.... Kemeterian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Sekretaris Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Tanda Tangan Nama Nama Institusi Nama Jabatan Tanda tangan Nama b. Surat...

39 -37- b. Surat Pengantar 1. Pengertian Surat pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah. 2. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3. Susunan a) Kepala Bagian kepala surat pengantar terdiri dari (1) kop surat Kementerian PANRB; (2) nomor klasifikasi kode B ; (3) tanggal; (4) nama jabatan/alamat yang dituju; (5) tulisan surat pengantar yang diletakkan secara simetris. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk kolom terdiri dari: (1) nomor urut; (2) jenis yang dikirim; (3) banyaknya naskah/barang; (4) keterangan. c) Kaki Bagian kaki surat pengantar terdiri dari (1) pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi (a) nama jabatan pembuat pengantar; (b) tanda tangan; (c) nama dan NIP; (d) stempel Kementerian PANRB. (2) penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi (a) nama jabatan penerima; (b) tanda tangan; (c) nama dan NIP; (d) cap Kementerian PANRB; (e) nomor telepon/faksimile; (f) tanggal penerimaan. 4. Hal...

40 Hal yang Perlu Diperhatikan Surat pengantar dikirim dalam dua rangkap: lembar pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim. 5. Penomoran Penomoran surat pengantar sama dengan penomoran dengan kode klasifikasi surat B. Format surat pengantar dapat dilihat pada Contoh 10. CONTOH 10...

41 -39- CONTOH 10 FORMAT SURAT PENGANTAR Kop Kantor yang sudah tercetak Yth.... (Tgl, Bln, Thn). Tanggal bulan tahun pembuatan SURAT PENGANTAR NOMOR: B/Nomor/Kode Unit Kerja.PAN-RB/Bulan/Tahun Nomor surat, kode unit bulan dan tahun No. Naskah Dinas yang Dikirimkan Banyaknya Keterangan Diterima tanggal.. Penerima Nama jabatan, Tanda Tangan Nama Lengkap NIP Pengirim Nama jabatan, Tanda Tangan dan Cap Instansi Nama Lengkap NIP Nama Jabatan dan nama lengkap yang ditulis dalam huruf awal kapital No. Telepon. c. Pengumuman...

42 -40- c. Pengumuman 1. Pengertian Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai Kementerian PANRB atau perseorangan dan golongan di dalam atau di luar Kementerian PANRB. 2. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang mengumumkan atau pejabat lain yang ditunjuk. 3. Susunan a) Kepala Bagian kepala pengumuman terdiri dari (1) kop naskah dinas yang memuat logo dan nama instansi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (2) tulisan pengumuman dicantumkan di bawah logo instansi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan nomor pengumuman dicantumkan di bawahnya; (3) kata tentang, yang dicantumkan di bawah pengumuman ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) rumusan judul pengumuman, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah tentang. b) Batang Tubuh Batang tubuh pengumuman hendaknya memuat (1) alasan tentang perlunya dibuat pengumuman; (2) peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman: (3) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. c) Kaki...

43 -41- c) Kaki Bagian kaki pengumuman terdiri dari (1) tempat dan tanggal penetapan; (2) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pejabat yang menetapkan; (4) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital; (5) cap dinas. 4. Hal yang Perlu Diperhatikan a) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan kepada kelompok/golongan tertentu; b) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat tata cara pelaksanaan teknis suatu peraturan. Format surat pengantar dapat dilihat pada Contoh 11. CONTOH 11...

44 -42- CONTOH 11 FORMAT PENGUMUMAN NAMA INSTANSI. JALAN.. TELEPON...FAKSIMILE Kop Kantor yang sudah tercetak PENGUMUMAN NOMOR B/Nomor/Kode Unit Kerja.PAN-RB/Bulan/Tahun TENTANG Nomor surat, kode unit bulan dan tahun Judul pengumuman yang ditulis dengan kapital Memuat alasan peraturan yang mendai dasar dan pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak Dikeluarkan di.. Pada tanggal.. Nama jabatan, Nama penandatanganan dengan cap kantor Tanda Tangan dan Cap Instansi Nama Lengkap 5. Laporan...

45 -43- D. Laporan 1. Pengertian Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian. 2. Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Laporan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas. 3. Susunan a) Kepala Bagian kepala laporan memuat judul laporan yang ditulis dalam huruf kapital dan diletakkan secara simetris. b) Batang Tubuh Bagian batang-tubuh laporan terdiri dari 1) Pendahuluan, memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan serta ruang lingkup dan sistematika laporan; 2) Materi laporan, terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan; 3) Simpulan dan saran, sebagai bahan pertimbangan; 4) Penutup, merupakan akhir laporan. c) Kaki Bagian kaki laporan terdiri dari 1) tempat dan tanggal pembuatan laporan; 2) nama jabatan pejabat pembuat laporan, ditulis dengan huruf awal kapital; 3) tanda tangan; 4) nama lengkap, ditulis dengan huruf awal kapital. Format laporan dapat dilihat pada Contoh 12. CONTOH 12...

46 -44- CONTOH 12 FORMAT LAPORAN Kop kantor yang sudah tercetak A. Pendahuluan 1. Umum 2. Maksud dan Tujuan 3. Ruang Lingkup 4. Dasar LAPORAN TENTANG..... Judul Laporan yang ditulis dengan huruf kapital B. Kegiatan Yang Dilaksanakan.... C. Hasil yang Dicapai.... Memuat Laporan tentang pelaksanaan tugas kedinasan D. Simpulan dan Saran.... E. Penutup.. Dikeluarkan di.. pada tanggal.. Nama jabatan Pembuat Laporan penandatanganan, nama jabatanm, tanda tangan dan nama lengkap Tanda Tangan dan Cap Instansi Nama Lengkap 6. Telaahan Staf...

47 -45- E. Telaahan Staf 1. Pengertian Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan. 2. Susunan a) Kepala Bagian kepala telaahan staf terdiri dari 1) judul telaahan staf dan diletakkan secara simetris di tengah atas; 2) uraian singkat tentang permasalahan. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh telaahan staf terdiri dari 1) Persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan; 2) Praanggapan, yang memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian di masa yang akan datang; 3) Fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yang landasan analisis dan pemecahan persoalan; 4) Analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan; 5) Simpulan, yang memuat intisari hasil diskusi, yang merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar; 6) Tindakan yang disarankan, yang memuat secara ringkas dan jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi. c) Kaki Bagian kaki telaahan staf terdiri dari: 1) nama jabatan pembuat telaahan staf, yang ditulis dengan huruf awal kapital; 2) tanda tangan; 3) nama lengkap; 4) daftar lampiran. CONTOH 13...

48 -46- CONTOH 13 FORMAT TELAAHAN STAF TELAAHAN STAF TENTANG... A. Persoalan Bagian persoalan memuat pemyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan. B. Praanggapan Praanggapan memuat dugaan yang beralasan berdasarkan data dan saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian dimasa mendatang. C. Fakta yang Mempengaruhi Bagian fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan persoalan. D. Analisis Bagian ini memuat analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan serta akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, serta pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan E. Simpulan Bagian simpulan memuat intisari hasil diskusi dan pilihan dan salu cara bertindak atau jalan keluar sebagai pemecahan percoalan yang dihadapi. F. Saran Bagian saran memuat secara ringkas dan jelas tentang saran tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi. Nama Jabatan Pembuat Telaahan Staf Tanda Tangan Nama Lengkap BAB III...

49 -47- BAB III PENYUSUNAN NASKAH DINAS A. Persyaratan Penyusunan Setiap naskah dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas, padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Dalam penyusunannya perlu memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut. 1. Ketelitian Dalam menyusun Naskah Dinas harus tercermin ketelitian dan kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam mengurangi kesalahan pengambilan putusan/kebijakan. 2. Kejelasan Naskah Dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik, dan materi. 3. Singkat dan Padat Naskah Dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (bahasa formal, efektif, singkat, padat, dan lengkap). 4. Logis dan Meyakinkan Naskah dinas harus runtut dan logis yang berarti bahwa penuangan gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yang logis dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efektif sehingga memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima naskah dinas. 5. Pembakuan Naskah dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlaku sesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format maupun dari penggunaan bahasanya agar memudahkan dan memperlancar pemahaman isi Naskah Dinas. B. Nama Instansi/Jabatan pada Kepala Naskah Dinas Untuk memberikan identifikasi pada Naskah Dinas, pada halaman pertama naskah dinas dicantumkan kepala Naskah Dinas, yaitu nama jabatan atau nama instansi. Kepala nama jabatan digunakan untuk mengindentifikasikan bahwa Naskah Dinas ditetapkan oleh pejabat negara, sedangkan kepala nama instansi digunakan untuk mengidentifikasikan bahwa Naskah Dinas ditetapkan oleh pejabat yang bukan pejabat negara. Pencantuman kepala Naskah Dinas adalah sebagai berikut. ditetapkan...