PERATURAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 010/E/2013 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA

Transkripsi

1 SALINAN PERATURAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 010/E/2013 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA, Menimbang Mengingat : bahwa sehubungan dengan telah diundangkannya Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah dan untuk tertib administrasi naskah dinas di lingkungan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI), perlu menetapkan Peraturan Kepala LIPI tentang Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI; : 1. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 3 Tahun 2013; 2. Keputusan Presiden Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2013; 3. Keputusan Presiden Nomor 61/M Tahun 2010; 4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 69); 5. Peraturan Kepala LIPI Nomor 03/E/2013 tentang Logo Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia; 6. Keputusan Kepala LIPI Nomor 1151/M/2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Kepala LIPI Nomor 3212/M/2004; M E M U T U S K A N : Menetapkan : PERATURAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA. Pasal 1 Pedoman Tata Naskah Dinas Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, yang selanjutnya disebut Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI, ditujukan untuk menjadi pedoman bagi Pejabat dan/atau Pelaksana pengelola tata naskah dinas di lingkungan LIPI dalam pengelolaan naskah dinas. Pasal 2 Sistematika Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI meliputi: Bab I Pendahuluan Bab II Jenis dan Format Naskah Dinas Bab III Penyusunan Naskah Dinas Bab IV Pengurusan Naskah Dinas Korespodensi Bab V Pejabat Penanda Tangan Naskah Dinas Bab VI Penggunaan Logo LIPI dalam Naskah Dinas Bab VII Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, Ralat, dan Penggandaan Naskah Dinas Bab VIII Penutup

2 Pasal 3 Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI sebagaimana tercantum dalam lampiran Peraturan Kepala LIPI ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala LIPI ini. Pasal 4 (1) Pada saat Peraturan Kepala LIPI ini mulai berlaku, Keputusan Kepala LIPI Nomor 02/E/2002, tanggal 2 Januari 2002 tentang Pedoman Tata Persuratan dan Pedoman Tata Kearsipan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. (2) Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) masih dapat dipedomani paling lama sampai dengan tanggal 23 Agustus Pasal 5 Peraturan Kepala LIPI ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala LIPI ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 17 Desember 2013 KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA, ttd. LUKMAN HAKIM Diundangkan di Jakarta pada tanggal 18 Desember 2013 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd. AMIR SYAMSUDIN BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2013 NOMOR 1498 Disalin sesuai dengan aslinya Kepala Biro Kerja Sama dan Pemasyarakatan Iptek, ttd. Bogie Soedjatmiko Eko Tjahjono NIP

3 SALINAN LAMPIRAN PERATURAN KEPALA LIPI NOMOR : 10/E/2013 TANGGAL : 17 DESEMBER 2013 PEDOMAN TATA NASKAH DINAS LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Tata Naskah Dinas Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) merupakan landasan dalam penyelenggaraan kegiatan surat-menyurat yang berhubungan dengan kedinasan. Tata Naskah Dinas mengatur naskah kedinasan sebagai sarana komunikasi kedinasan dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan. Pedoman Tata Naskah Dinas secara nasional telah diatur dalam Peraturan Menteri Pendayagunan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah. Sehubungan dengan peraturan tersebut, Pedoman Tata Naskah dinas LIPI yang telah diatur dengan Keputusan Kepala LIPI Nomor 02/E/2002 tentang Pedoman Tata Persuratan dan Pedoman Tata Kearsipan LIPI perlu disesuaikan. B. Maksud dan Tujuan 1. Maksud Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan Tata Naskah Dinas oleh Satuan Kerja di lingkungan LIPI. 2. Tujuan Pedoman ini bertujuan untuk menyeragamkan pengelolaan Tata Naskah Dinas LIPI dan menciptakan kelancaran komunikasi tertulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan tugas dan fungsi LIPI. 1

4 C. Dasar Hukum 1. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 3 Tahun 2013; 2. Keputusan Presiden Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2013; 3. Keputusan Presiden Nomor 61/M Tahun 2010; 4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 69); 5. Peraturan Kepala LIPI Nomor 03/E/2013 tentang Logo Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia; 6. Keputusan Kepala LIPI Nomor 1151/M/2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Kepala LIPI Nomor 3212/M/2004; D. Sasaran Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI adalah: 1. tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di seluruh satuan kerja di lingkungan LIPI; 2. terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan LIPI; 3. terciptanya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis; 4. tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas. E. Asas Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI disusun berdasarkan asas sebagai berikut: 1. Efektif dan Efisien Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah 2

5 dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas. 2. Pembakuan Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan. 3. Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan. 4. Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu kesatuan sistem administrasi umum. 5. Kecepatan dan Ketepatan Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi. 6. Keamanan Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi. F. Ruang Lingkup Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI meliputi: 1. jenis dan format naskah dinas; 2. penyusunan naskah dinas; 3. pengurusan naskah dinas korespondensi; 4. pejabat penanda tangan naskah dinas; 5. penggunaan lambang negara dan logo di dalam naskah dinas; 6. perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat naskah dinas. G. Pengertian Umum Pengertian umum dalam pedoman ini meliputi hal-hal berikut: 1. Naskah Dinas adalah komunikasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan. 2. Tata Naskah Dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 3

6 3. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas. 4. Penanda Tangan Naskah Dinas adalah pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya. 5. Logo LIPI adalah logo sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Kepala LIPI Nomor 03/E/2013 tentang Logo Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. 4

7 BAB II JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS Jenis naskah dinas terdiri atas dua macam, yaitu naskah dinas arahan dan naskah dinas korespondensi. Kedua jenis naskah dinas tersebut sebagai berikut: A. Naskah Dinas Arahan Naskah dinas arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang menjadi pedoman dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap Satuan Kerja Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan. 1. Naskah Dinas Pengaturan Naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri atas peraturan, pedoman, petunjuk pelaksanaan, Standar Operasional Prosedur (SOP), dan surat edaran. a. Peraturan Ketentuan lebih lanjut tentang pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan peraturan diatur dengan peraturan perundang-undangan. b. Pedoman 1) Pengertian Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan LIPI yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional dan penerapannya disesuaikan dengan karakteristik satuan kerja yang bersangkutan. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan dengan peraturan serta ditandatangani pejabat yang berwenang. 3) Susunan a) Lampiran Pedoman dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan logo LIPI yang diletakkan secara simetris di atas, serta dicantumkan 5

8 tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama pedoman dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan secara simetris. b) Kepala Bagian kepala Pedoman terdiri dari tulisan pedoman dan judul yang ditulis secara simetris dengan menggunakan huruf kapital dan dicantumkan di tengah atas. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh pedoman terdiri dari: (1) pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, dan pengertian umum; (2) materi pedoman; (3) penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan dan penjabaran lebih lanjut. d) Kaki Bagian kaki pedoman terdiri dari: (1) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; (2) tanda tangan; (3) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. 6

9 Format Pedoman dapat dilihat pada Contoh 1. Logo dan nama LIPI yang telah dicetak LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA LAMPIRAN PERATURAN KEPALA... NOMOR...TAHUN... TENTANG... Penulisan Lampiran PEDOMAN... BAB I PENDAHULUAN Judul yang ditulis dengan huruf kapital A. Latar Belakang... B. Maksud dan Tujuan... C. Dst BAB II A.... B. dan seterusnya BAB III A.... B. dan seterusnya NAMA JABATAN, tanda tangan dan cap jabatan NAMA LENGKAP Nama jabatan dan Nama lengkap ditulis dengan huruf kapital tanpa gelar 7

10 c. Petunjuk Pelaksanaan 1) Pengertian Petunjuk pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani petunjuk pelaksanaan adalah pejabat yang berwenang. 3) Susunan a) Lampiran Petunjuk pelaksanaan dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan logo LIPI yang diletakkan secara simetris di atas serta dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama pelaksanaan dengan menggunakan huruf kapital. b) Kepala Bagian kepala petunjuk pelaksanaan terdiri dari tulisan petunjuk pelaksanaan dan rumusan judul petunjuk pelaksanaan, ditulis dengan huruf kapital dan dicantumkan secara simetris di atas. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan terdiri dari: (1) pendahuluan yang memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup, pengertian, dan hal lain yang dipandang perlu; (2) batang tubuh materi petunjuk pelaksanaan yang dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengawasan dan pengendalian, serta hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan. d) Kaki Bagian kaki petunjuk pelaksanaan terdiri dari: (1) nama jabatan pejabat yang menetapkan petunjuk pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; (2) tanda tangan pejabat yang menetapkan; (3) nama lengkap pejabat yang menandatangani yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. 8

11 Format Petunjuk Pelaksanaan dapat dilihat pada Contoh 2. Logo dan nama LIPI yang telah dicetak LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA LAMPIRAN PERATURAN KEPALA... NOMOR...TAHUN... TENTANG... Penulisan Lampiran PETUNJUK PELAKSANAAN... BAB I PENDAHULUAN Judul pettunjuk pelaksanaan yang ditulis dengan huruf kapital dengan huruf kapital A. Latar Belakang... B. Maksud dan Tujuan... C. Dst BAB II PELAKSANAAN A.... B. dan seterusnya BAB III A.... B. dan seterusnya KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA ttd Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital tanpa gelar LUKMAN HAKIM d. Standar Operasional Prosedur Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana, kapan harus dilakukan, di mana, dan oleh siapa dilakukan. SOP administrasi pemerintahan merupakan prosedur operasional standar dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan. 9

12 Ketentuan lebih lanjut tentang SOP administrasi pemerintahan diatur dengan peraturan perundang-undangan. e. Surat Edaran 1) Pengertian Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. 2) Wewenang Penandatanganan Kewenangan untuk menandatangani surat edaran oleh pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah dapat dilimpahkan kepada pejabat pimpinan sekretariat atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi surat edaran. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat edaran terdiri dari: (1) kop naskah dinas yang berisi logo LIPI dan nama organisasi/satuan kerja, yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan secara simetris; (2) tulisan surat edaran yang dicantumkan di bawah nama organisasi/satuan kerja, ditulis dengan huruf kapital dan nomor surat edaran di bawahnya secara simetris; (3) kata tentang yang dicantumkan di bawah frasa surat edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) rumusan judul surat edaran yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah kata tentang. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dari: (1) alasan tentang perlunya dibuat surat edaran; (2) peraturan perundang-undangan atau naskah dinas; lain yang menjadi dasar pembuatan surat edaran; (3) pemberitahuan tentang hal tertentu yag dianggap mendesak. c) Kaki Bagian kaki surat edaran terdiri dari: (1) tempat dan tanggal penetapan; (2) nama jabatan pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; 10

13 (3) tanda tangan pejabat; (4) nama lengkap pejabat penanda tangan yang ditulis dengan huruf kapital; (5) cap dinas. 4) Distribusi Surat edaran disampaikan dengan surat dinas/ memorandum/nota dinas dari pejabat yang berwenang kepada pejabat dan pihak terkait lainnya. Format Surat Edaran dapat dilihat pada Contoh 3. LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA Logo dan nama satuan kerja yang telah dicetak SURAT EDARAN NOMOR...TAHUN... TENTANG... Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Judul Surat Edaran yang ditulis dengan huruf kapital A. Latar Belakang... B. Maksud dan Tujuan... C. Ruang Lingkup... D. Dasar... E. Dan seterusnya Ditetapkan di... Pada tanggal... KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA ttd Kota sesuai dengan alamat satuan kerja dan tanggal penandantanganan Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital LUKMAN HAKIM 11

14 2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan) Jenis naskah dinas penetapan hanya ada satu macam yaitu Keputusan. a. Pengertian Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan yang digunakan untuk: 1) menetapkan/mengubah status kepegawaian/personal/ keanggotaan/material/peristiwa; 2) menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/ tim; 3) menetapkan pelimpahan wewenang. b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Keputusan adalah pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Keputusan terdiri dari: (a) kop naskah dinas yang berisi Logo LIPI ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (b) kata Keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (c) nomor Keputusan ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (d) kata penghubung tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris (e) judul Keputusan ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (f) nama jabatan pejabat yang menetapkan Keputusan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma secara simetris 12

15 2) Konsiderans Bagian konsiderans Keputusan terdiri dari: (a) kata menimbang, yaitu konsiderans yang memuat alasan/tujuan/kepentingan/pertimbangan tentang perlu ditetapkannya Keputusan; (b) kata mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran Keputusan. 3) Diktum Bagian diktum Keputusan terdiri: (a) diktum dimulai dengan kata memutuskan yang ditulis dengan huruf kapital dan diikuti kata menetapkan di tepi kiri dengan huruf awal kapital; (b) substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital; (c) untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat dilengkapi dengan Salinan dan Petikan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. 4) Batang Tubuh Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh Keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan Peraturan, tetapi substansi Keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/ diktum Kesatu, Kedua, Ketiga, dan seterusnya. 5) Kaki Bagian kaki Keputusan terdiri dari: (a) tempat dan tanggal penetapan Keputusan; (b) jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; (c) tanda tangan pejabat yang menetapkan Keputusan; (d) nama lengkap pejabat yang menandatangani Keputusan, yang ditulis dengan huruf capital dan tanpa mencantumkan gelar. 13

16 d. Pengabsahan 1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum, administrasi umum, atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi Keputusan. 2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata Salinan sesuai dengan aslinya, nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat penanda tangan (nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital). e. Distribusi Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan. Hal yang perlu diperhatikan: pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan Keputusan disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku. 14

17 Format Keputusan dapat dilihat pada Contoh 4. Logo dan nama satuan kerja yang telah dicetak LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR...TAHUN... TENTANG... KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA Menimbang : a. bahwa...; b. bahwa...; Mengingat : 1....; 2....; Judul Keputusan ditulis dengan huruf kapital Alasan tentang perlu ditetapkan Keputusan Ketentuan perundang-undangan yang menjadi dasar ditetapkan keputusan MEMUTUSKAN: Menetapkan : KEPUTUSAN...TENTANG KESATU :... KEDUA :... KETIGA :... Ditetapkan di... Pada tanggal... KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA ttd LUKMAN HAKIM Subtansi tentang kebijakan yang ditetapkan Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanganan Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar 15

18 3. Naskah Dinas Penugasan a. Instruksi 1) Pengertian Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas yang bersifat sangat penting. 2) Wewenang Penandatanganan Pejabat yang berwenang menandatangani instruksi adalah pejabat yang berwenang. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala instruksi terdiri dari: (1) kop naskah dinas yang berisi gambar logo LIPI dan nama instansi atau satuan kerja yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (2) kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) nomor instruksi yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) kata tentang yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (5) judul instruksi yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (6) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma secara simetris. b) Konsiderans Bagian konsiderans instruksi terdiri dari: (1) kata menimbang yang memuat latar belakang penetapan instruksi; (2) kata mengingat yang memuat dasar hukum sebagai landasan penetapan instruksi. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi Instruksi. 16

19 d) Kaki Bagian kaki instruksi terdiri dari: (1) tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal penetapan instruksi; (2) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma; (3) tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi; (4) nama lengkap pejabat yang menandatangani instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. 4) Distribusi Instruksi yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan. 5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok sehingga instruksi harus merujuk pada suatu peraturan perundang-undangan. b) Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain. 17

20 Format Instruksi dapat dilihat pada Contoh 5. Logo dan nama LIPI/satuan kerja yang telah dicetak LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA INSTRUKSI... NOMOR...TAHUN... TENTANG... KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA, (nama jabatan) Dalam rangka...dengan ini memberi instruksi Kepada : 1. Nama/jabatan pegawai; 2. Nama/jabatan pegawai; 3. dts Judul instruksi yang ditulis dengan huruf kapital Alasan tentang perlu ditetapkan Instruksi Daftar pejabat yang menerima Instruksi Untuk : KESATU :... KEDUA :... KETIGA :... KEEMPAT : Melaksanakan instruksi ini dengan penuh tanggung jawab. Substansi tentang arahan yang diinstruksikan Instruksi...ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan. Ditetapkan di... Pada tanggal... KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA, ttd Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar LUKMAN HAKIM 18

21 b. Surat Perintah 1) Pengertian Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandantangan Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat perintah terdiri dari: (1) kop naskah dinas yang berisi logo LIPI dan nama instansi, yang ditulis dengan huruf awal kapital secara simetris; (2) kata surat perintah yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) nomor berada di bawah tulisan surat perintah. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perintah terdiri dari: (1) konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar: pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat perintah tersebut. (2) diktum dimulai dengan frasa memberi perintah, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai perintah-perintah yang harus dilaksanakan. c) Kaki Bagian kaki surat perintah terdiri dari: (1) tempat dan tanggal surat perintah; 19

22 (2) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya dan diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pejabat yang menugasi; (4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya; (5) cap dinas. 4) Distribusi dan Tembusan a) Surat perintah disampaikan kepada pihak yang mendapat perintah. b) Tembusan surat perintah disampaikan kepada pejabat/instansi yang terkait. 5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar. b) Jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan. c) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan. 20

23 Format Surat Perintah dapat dilihat pada Contoh 6. Logo dan nama LIPI/ satuan kerja yang telah dicetak LEMBAGA ILMU PENGETAUAN INDONESIA SURAT PERINTAH Nomor.../.../.../tahun KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA Nama Jabatan yang menandatangani Menimbang : a. bahwa...; b. bahwa ; Dasar : 1....; ; Memberi Perintah Peraturan/dasar ditetapkan Surat Perintah Kepada Untuk : 1. Nama, nip, jabatan 2. Nama, Nip, jabatan 3. dan seterusnya. : 1. ; 2...; 3. dan seterusnya. Daftar Pejabat yang menerima perintah Substansi arahan yang diperintahkan Nama tempat, tanggal Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, Kota sesuai alamat satuan kerja dan tanggal penandatanganan Ttd dan cap Tembusan: Dst. Prof. Dr. Lukman Hakim, M.Sc Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital 21

24 c. Surat Tugas 1) Pengertian Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsi. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala Surat Tugas terdiri dari: (1) kop naskah dinas yang berisi logo LIPI dan nama satuan kerja yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (2) kata surat tugas yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) nomor berada di bawah tulisan surat tugas. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat tugas terdiri dari: (1) konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar; pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat tugas; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat tugas tersebut; (2) diktum dimulai dengan frasa memberi tugas yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan. c) Kaki Bagian kaki surat tugas terdiri dari: (1) tempat dan tanggal surat tugas; (2) nama jabatan penanda tangan, ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya dan diakhiri dengan tanda baca koma; 22

25 (3) tanda tangan pejabat yang memberi tugas; (4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya; (5) cap dinas. 4) Distribusi dan Tembusan a) Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas. b) Tembusan surat tugas disampaikan kepada pejabat/ instansi yang terkait. 5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar. b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan. c) Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan. 23

26 Format Surat Tugas dapat dilihat pada Contoh 7. BIRO UMUM DAN PERLENGKAPAN LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA SURAT TUGAS Nomor.../.../.../tahun KEPALA BIRO UMUM DAN PERLENGKAPAN Logo dan nama satuan kerja yang telah dicetak Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Nama jabatan yang menandatangani Menimbang : a. bahwa...; b. bahwa ; Dasar : 1....; ; Peraturan/dasar ditetapkan Surat Tugas Kepada : 1. Nama, nip, jabatan 2. Nama, Nip, jabatan 3. dan seterusnya. Memberi Tugas Daftar Pejabat yang menerima tugas Untuk Tembusan: Dst. : ; 2....; 3. dan seterusnya. Nama tempat, tanggal Kepala Biro Umum dan Perlengkapan LIPI, Ttd dan cap Amas, SE., MM Substansi arahan yang ditugaskan Kota sesuai alamat satuan kerja dan tanggal penandatanganan Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital 24

27 B. Naskah Dinas Korespondensi 1. Naskah Dinas Korespondensi Internal a. Nota Dinas 1) Pengertian Nota dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Nota dinas dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan satuan organisasi/kerja sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala nota dinas terdiri dari: (1) kop naskah dinas yang berisi nama instansi/satuan kerja ditulis secara simetris di tengah atas; (2) kata nota dinas ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) kata nomor ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) singkatan yth. ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik; (5) kata dari ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata hal ditulis dengan huruf awal kapital; (7) kata tanggal ditulis dengan huruf awal kapital. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup ditulis secara singkat, padat, dan jelas. c) Kaki Bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabat, dan tembusan (jika perlu). 25

28 4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas. b) Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan intern instansi. c) Penomoran nota dinas dilakukan dengan mencantumkan nomor nota dinas, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun. Format Nota Dinas dapat dilihat pada Contoh 8. BIRO UMUM DAN PERLENGKAPAN LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOTA DINAS Nomor.../.../.../tahun Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Yth :... Dari :... Hal :... Tanggal : Membuat laporan, pemberitahuan, pernyataan, atau permintaan yang sifatmya rutin, berupa catatan ringkas Ttd Amas, SE., MM. Nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital, tidak dibubuhi cap dinas Tembusan: Dst. 26

29 b. Memorandum 1) Pengertian Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan pendapat kedinasan. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Memorandum dibuat oleh pejabat dalam lingkungan instansi/satuan kerja sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala memorandum terdiri dari: (1) kop naskah dinas yang berisi nama instansi/satuan kerja ditulis secara simetris di tengah atas; (2) kata memorandum ditulis di tengah dengan huruf kapital; (3) kata nomor ditulis di bawah kata memorandum dengan huruf kapital; (4) singkatan yth. ditulis dengan huruf awal kapital; (5) kata dari ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata hal yang ditulis dengan huruf awal kapital; (7) kata tanggal yang ditulis dengan huruf awal kapital. b) Batang Tubuh Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas. c) Kaki Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat serta tembusan jika diperlukan. 4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Memorandum tidak dibubuhi cap dinas; b) Tembusan memorandum berlaku di lingkungan intern instansi; 27

30 c) Penomoran memorandum dilakukan dengan mencantumkan nomor memorandum, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun. Format Memorandum dapat dilihat pada Contoh 9. LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA Nama satuan kerja MEMORANDUM Nomor.../.../.../tahun Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Yth :... Dari :... Hal :... Tanggal : Memuat materi yang bersifat mengingatkan satu masalah atau menyampaikan saran/pendapat kedinasan..... Ttd Dr. Akmadi Abbas, M.Eng, Sc nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital tidak dibubuhi cap dinas Tembusan: Dst. 28

31 2. Naskah Dinas Korespondensi Eksternal Jenis naskah dinas korespondensi eksternal hanya ada satu macam, yaitu surat dinas. a. Pengertian Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar instansi maupun antarsatuan kerja di lingkungan LIPI. b. Wewenang Penandatanganan Surat dinas eksternal ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat dinas terdiri dari: a) kop surat dinas yang berisi logo LIPI secara simetris; b) nomor, sifat, lampiran, dan hal diketik dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di bawah kop surat dinas; c) tempat dan tanggal pembuatan surat diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; d) kata yth. ditulis di bawah hal dan diikuti dengan nama jabatan yang dikirimi surat; e) alamat surat, ditulis di bawah yth. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup. 3) Kaki Bagian kaki surat dinas terdiri dari a) nama jabatan ditulis dengan huruf awal capital dan diakhiri tanda baca koma; b) tanda tangan pejabat; c) nama lengkap pejabat/penanda tangan ditulis dengan huruf awal kapital; d) stempel/cap dinas yang digunakan sesuai dengan ketentuan; 29

32 e) tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima (jika ada) d. Distribusi Surat dinas disampaikan kepada penerima yang berhak. e. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Kop surat dinas hanya digunakan pada halaman pertama surat dinas; 2) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran dicantumkan jumlahnya; 3) Hal berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca 30

33 Format Surat Dinas dapat dilihat pada Contoh 10. LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA (INDONESIAN INSTITUTE OF SCIENCES) Sasana Widya Sarwono Jln. Jenderal Gatot Subroto No. 10 Jakarta Telp. (+62 21) Faksimile (+62 21) Website: Kop surat yang berupa logo, nama instansi dan alamat lengkap yang telah dicetak Nomor :../Kode/kode klasifikasi/2013 Tempat,(tgl,Bln,Thn) Sifat : Lampiran : Hal : Tempat dan tanggal pembuatan surat Yth..... Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri (Alinea pembuka) (Alinea isi)..... (alinea penutup)..... Kepala Lembaga Nama Lengkap Ilmu Pengetahuan Indonesia Ttd dan cap NAMA LENGKAP Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital Tembusan: Dst. 31

34 3. Surat Undangan a. Pengertian Surat undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan lainnya. b. Kewenangan Surat undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat undangan terdiri dari: a) kop surat undangan yang berisi logo dan nama instansi; b) nomor, sifat, lampiran, dan hal diketik di sebelah kiri di bawah kop surat undangan; c) tempat dan tanggal pembuatan surat diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; d) kata yth. ditulis di bawah hal yang diikuti dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat (jika diperlukan). 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat undangan terdiri dari: a) alinea pembuka; b) isi undangan yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara; c) alinea penutup. 3) Kaki Bagian kaki surat undangan terdiri dari nama jabatan ditulis dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan nama pejabat ditulis dengan huruf awal kapital. d. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Format surat undangan sama dengan format surat dinas; yang membedakan adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada surat undangan dapat ditulis pada lampiran; 2) Surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu. 32

35 Format Surat Undangan dapat dilihat pada Contoh 11A. LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA (INDONESIAN INSTITUTE OF SCIENCES) Sasana Widya Sarwono Jln. Jenderal Gatot Subroto No. 10 Jakarta Telp. (+62 21) Faksimile (+62 21) Website: nama instansi dan alamat lengkap yang telah dicetak Nomor /kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun :../Kode/kode klasifikasi/2013 Tempat,(tgl,Bln,Thn) Sifat : Lampiran : Hal : Yth..... Tempat dan tanggal pembuatan surat Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri, dan jika jumlahnya cukup banyak, dapat dibuat di daftar lampiran..... Hari,tanggal : :.... Hari, Waktu tanggal l ::.... Hari, Tempat tanggal :: Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Ttd dan cap Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital Prof. Lukman Dr. Hakim Lukman Hakim Tembusan: Dst. 33

36 Format lampiran Surat Undangan dapat dilihat pada Contoh 11B. Lampiran Surat :. Nomor :. Tanggal :. DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG Nama Jabatan, Ttd dan cap Nama Lengkap 34

37 Format Surat Undangan dapat dilihat pada Contoh 11C. KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA Mengharapkan dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Suadara Pada acara..... Hari /(tanggal)., pukul WIB Bertempat di.. Harap hadir 30 menit sebelum Acara dimulai dan undangan dibawa Konformasi : Pakaian Pria Wanita TNI/Polri : :.. :.. :.. 35

38 C. Naskah Dinas khusus 1. Surat Perjanjian Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat di antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang disepakati bersama. a. Perjanjian Dalam Negeri 1) Pengertian Kerja sama perjanjian dalam negeri antar instansi, baik di pusat maupun daerah dibuat dalam bentuk kesepahaman bersama atau perjanjian kerja sama. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Perjanjian yang dilakukan antarinstansi pemerintah di dalam negeri, baik di pusat maupun di daerah dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat perjanjian kerja sama dalam negeri terdiri dari (1) Logo diletakkan secara simetris di sebelah kanan dan kiri atas, disesuaikan dengan penyebutan nama instansi; (2) nama instansi; (3) judul perjanjian; (4) nomor. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perjanjian kerja sama memuat perjanjian, yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal. c) Kaki Bagian kaki surat perjanjian kerja sama terdiri dari nama penanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan saksi-saksi (jika dipandang perlu) serta dibubuhi meterai sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. 36

39 b. Perjanjian Internasional Proses pembuatan perjanjian internasional telah diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Format Perjanjian Dalam Negeri dapat dilihat pada Contoh 12. PERJANJIAN KERJASAMA ANTARA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA DAN. TENTANG NOMOR. NOMOR. Judul perjanjian (nama naskah dinas, para pihak, objek perjanjian) Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Pada hari ini,..tanggal.,bulan.,tahun..bertempat di.yang bertanda tangan dibawah ini 1. :.. selanjutnya disebut sebagai I 2. :.. selanjutnya disebut sebagai II Bersepakat untuk melakukan kerjasama dalam bidang..yang diatur dalam ketentuan sebagai berikut: Memuat identitas pihak yang mengadakan dan menandatangani perjanjian Pasal 1 Pasal 2 RUANG LINGKUP KERJASAMA Pasal 3 PELAKSANAAN KEGIATAN Memuat materi perjanjian, yang ditulis dalam bentuk pasalpasal Pasal 4 BIAYA 37

40 Pasal 5 Pasal 6 LAIN-LAIN (1) Apabila terjadi hal-hal yang diluar kekuasaan kedua belah pihak atau force majeure, dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tugas pekerjaan dengan persetujuan kedua belah pihak. (2) Yang termasuk force Majeure adalah: a. Bencana alam b. Tindakan pemerintah di bidang fiscal dan moneter; c. Keadaan keamanan yang tidak mengizinkan. (3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap Pasal 7 PENUTUP... Nama Instansi Nama Jabatan Ttd dan cap intansi Nama Nama Instansi Nama Jabatan ttd dan cap instasi nama 38

41 2. Surat Kuasa a. Pengertian Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang kepada organisasi/satuan kerja, orang/ perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan. b. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat kuasa terdiri dari: a) kop naskah dinas yang berisi logo LIPI dan nama instansi, yang diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; b) judul surat kuasa; c) nomor surat kuasa. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat kuasa memuat materi yang dikuasakan. 3) Kaki Bagian kaki surat kuasa memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan serta nama dan tanda tangan para pihak yang berkepentingan, dan dibubuhi materai. 39

42 Format Surat Kuasa dapat dilihat pada Contoh 13. LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA (INDONESIAN INSTITUTE OF SCIENCES) Sasana Widya Sarwono Jln. Jenderal Gatot Subroto No. 10 Jakarta Telp. (+62 21) Faksimile (+62 21) Website: Yang bertanda tangan di bawah ini: SURAT KUASA NOMOR././ /.../2013 Nomor /SU/KS/I/2013 Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Nama NIP Jabatan Alamat Memberi kuasa kepada Nama NIP Jabatan Alamat :. :. :. :. :. :. :. :. Untuk..... Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Penerima kuasa Tempat, tgl,bulan, tahun. Pemberi kuasa, Identitas pemberi kuasa Identitas penerima kuasa Pernyataan tentang pemberian wewenang kepada pihak lain untuk melakukan sesuatu tindakan tertentu Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanganan Ttd Nama Lengkap materai Meterai, dan ttd ttd Nama Lengkap 40

43 3. Berita Acara a. Pengertian Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi apabila diperlukan. b. Susunan 1) Kepala Bagian kepala berita acara terdiri dari: a) kop naskah dinas, yang berisi logo dan nama instansi diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; b) judul berita acara; c) nomor berita acara. 2) Batang tubuh Bagian batang tubuh berita acara terdiri dari: a) tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan jabatan para pihak yang membuat berita acara; b) substansi berita acara. 3) Kaki Bagian kaki berita acara memuat tempat pelaksanaan penandatanganan nama jabatan/pejabat, dan tanda tangan para pihak dan para saksi apabila diperlukan. 41

44 Format Berita Acara dapat dilihat pada Contoh 14. LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA (INDONESIAN INSTITUTE OF SCIENCES) Sasana Widya Sarwono LEMBAGA Jln. Jenderal ILMU Gatot PENGETAHUAN Subroto No. 10 Jakarta INDONESIA (INDONESIAN Telp. (+6221) INSTITUTE Faksimile (+62 OF SCIENCES) 21) Website: Sasana Widya Sarwono Jln. Jenderal Gatot Subroto No. 10 Jakarta Telp. (+6221) Faksimile (+6221) Website: BERITA ACARA NOMOR././ /.../2013 BERITA ACARA NOMOR././ /.../2013 Pada hari ini, tanggal, bulan, tahun, kami masing-masing: 1...(nama Pada hari pejabat)..(nip ini, tanggal, dan jabatan) bulan, selanjutnya tahun, disebut PIHAK kami PERTAMA. masing-masing: 1...(nama pejabat)..(nip dan jabatan) selanjutnya dan disebut PIHAK PERTAMA. 2...(nama pejabat)..(nip dan jabatan) dan selanjutnya disebut PIHAK KEDUA, telah 2. melaksanakan..(nama pejabat)..(nip dan jabatan) selanjutnya disebut PIHAK KEDUA, telah 1. melaksanakan dan. seterusnya 2. dan seterusnya Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan. Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan. Di buat di.. Di buat di.. Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Memuat identitas para pihak yang melaksanakan kegiatan Memuat kegiatan yang dilaksanakan Kota sesuai dengan alamat instansi PIHAK KEDUA PIHAK KEDUA Ttd Ttd Nama Lengkap Nama Lengkap PIHAK PERTAMA, PIHAK PERTAMA, materai materai Meterai dan dan ttd ttd Nama Lengkap Nama Lengkap Tanda tangan para pihak dan para saksi Mengetahui/Mengesahkan Mengetahui/Mengesahkan Nama jabatan, Ttd Nama lengkap 42

45 4. Surat Keterangan a. Pengertian Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat keterangan terdiri dari a) kop surat keterangan yang berisi logo LIPI dan nama instansi diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; b) judul surat keterangan; c) nomor surat keterangan. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat keterangan memuat pejabat yang menerangkan dan pegawai yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkannya surat keterangan. 3) Kaki Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat yang membuat surat keterangan tersebut. Posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah. 43

46 Format Surat Keterangan dapat dilihat pada Contoh 15. LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA (INDONESIAN INSTITUTE OF SCIENCES) Sasana Widya Sarwono Jln. Jenderal Gatot Subroto No. 10 Jakarta Telp. (+62 21) Faksimile (+62 21) Website: Logo dan nama satuan kerja yang telah dicetak Yang bertanda tangan di bawah ini: SURAT KETERANGAN NOMOR././ /.../2013 Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Nama NIP Jabatan Alamat :. :. :. :. Memuat identitas yang memberikan keterangan Dengan ini menerangkan bahwa Nama :. NIP :. Jabatan :. Alamat :. Memuat identitas yang diberi keterangan Memuat informasi mengenai suatu hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan Tempat, Pejabat Pembuat Keterangan Ttd dan cap instansi Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal Nama Lengkap 44

47 5. Surat Pegantar a. Pengertian Surat pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat pengantar terdiri dari: a) kop naskah dinas; b) nomor; c) tanggal; d) nama jabatan/alamat yang dituju; e) tulisan surat pengantar yang diletakkan secara simetris. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk kolom terdiri dari: a) nomor urut; b) jenis yang dikirim; c) banyaknya naskah/barang; d) keterangan. 3) Kaki Bagian kaki surat pengantar terdiri dari: a) pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi (1) nama jabatan pembuat pengantar; (2) tanda tangan; (3) nama dan NIP; (4) Cap jabatan/instansi. b) penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi (1) penerima; (2) tanda tangan; (3) nama dan NIP; (4) cap instansi; (5) nomor telepon/faksimile; (6) tanggal penerimaan. 45

48 d. Penomoran Penomoran surat pengantar sama dengan penomoran Surat Dinas. e. Hal yang perlu Diperhatikan Surat pengantar dikirim dalam dua rangkap: lembar pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim. Format Surat Pengantar dapat dilihat pada Contoh 16. LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA (INDONESIAN INSTITUTE OF SCIENCES) Sasana Widya Sarwono Jln. Jenderal Gatot Subroto No. 10 Jakarta Telp. (+62 21) Faksimile (+62 21) Website: (Tgl, Bln, Thn).. Yth.... SURAT PENGANTAR Nomor./SU.4/UM/II/2013 No. No. Naskah Naskah Dinas Dinas yang yang Dikirim dikirim Banyaknya Banyaknya Keterangan Keterangan Diterima tanggal Penerima Nama Jabatan Pengirim Nama Jabatan Ttd Nama Lengkap NIP ttd dan cap instansi Nama Lengkap NIP 46

49 6. Pengumuman a. Pengertian Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai dalam instansi atau perseorangan dan golongan di dalam atau di luar instansi. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang mengumumkan atau pejabat lain yang ditunjuk. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala pengumuman terdiri dari: a) kop naskah dinas yang memuat logo LIPI dan nama organisasi/satuan kerja yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; b) tulisan pengumuman dicantumkan di bawah kop naskah dinas yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan nomor pengumuman dicantumkan di bawahnya; c) data tentang yang dicantumkan di bawah pengumuman ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d) rumusan judul pengumuman yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah tentang. 2) Batang Tubuh Batang tubuh pengumuman hendaknya memuat a) alasan tentang perlunya dibuat pengumuman; b) peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman: c) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. 3) Kaki Bagian kaki pengumuman terdiri dari: a) tempat dan tanggal penetapan; b) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf awal capital dan diakhiri dengan tanda baca koma; c) tanda tangan pejabat yang menetapkan; d) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital; 47

50 e) cap dinas d. Hal yang perlu Diperhatihan 1) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan kepada kelompok/golongan tertentu. 2) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat tata cara pelaksanaan teknis suatu peraturan. Format Pengumuman dapat dilihat pada Contoh 17. LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA (INDONESIAN INSTITUTE OF SCIENCES) Sasana Widya Sarwono Jln. Jenderal Gatot Subroto No. 10 Jakarta Telp. (+62 21) Faksimile (+62 21) Website: Nama dan alamat instansi yang telah dicetak PENGUMUMAN NOMOR././ /.../2013 TENTANG. Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Judul pengumuman yang ditulis dengan huruf kapital Dikeluarkan di Pada tangal Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Memuat alasan, peraturan yang menjadi dasar dan pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanganan Ttd dan cap Lukman Hakim 48

51 D. Laporan 1. Pengertian Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian. 2. Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Laporan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas. 3. Susunan a) Kepala Bagian kepala laporan memuat judul laporan yang ditulis dalam huruf kapital dan diletakkan secara simetris. b) Batang Tubuh Bagian batang-tubuh laporan terdiri dari: 1) Pendahuluan, memuat penjelasan umum, maksud, dan tujuan serta ruang lingkup dan sistematika laporan; 2) Materi laporan, terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan; 3) Simpulan dan saran, sebagai bahan pertimbangan; 4) Penutup, merupakan akhir laporan. c) Kaki Bagian kaki laporan terdiri dari: 1) tempat dan tanggal pembuatan laporan; 2) nama jabatan pejabat pembuat laporan ditulis dengan huruf awal kapital; 3) tanda tangan; 4) nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital. E. Telaahan Staf 1. Pengertian Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan. 49

52 2. Susunan a) Kepala Bagian kepala telaahan staf terdiri dari: 1) judul telaahan staf diletakkan secara simetris di tengah atas; 2) uraian singkat tentang permasalahan. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh telaahan staf terdiri dari: 1) Persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan; 2) Praanggapan, yang memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian di masa yang akan datang; 3) Fakta yang mempengaruhi, memuat landasan analisis dan pemecahan persoalan; 4) Analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugian, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan; 5) Simpulan, yang memuat intisari hasil diskusi yang merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar; 6) Tindakan yang disarankan, memuat secara ringkas dan jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi. c) Kaki Bagian kaki telaahan staf terdiri dari: 1) nama jabatan pembuat telaahan staf, yang ditulis dengan huruf awal kapital; 2) tanda tangan; 3) nama lengkap; 4) daftar lampiran. 50

53 Format Telaahan Staf dapat dilihat pada Contoh 18. TELAAHAN STAF TENTANG.. A. Persoalan Bagian persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan. B. Praanggapan Praanggapan memuat dugaan yang berasalan berdasarkan data dan saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian dimasa mendatang C. Fakta yang mempengaruhi Bagian fakta ynag mempengaruhi memuat fakta yang merupan landasan analisis dan pemecahan persoalan D. Analisis Bagian ini memuat analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan serta akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, serta pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan. E. Kesimpulan Bagian kesimpulan memuat intisari hasil diskusi dan pilihan dan cara bertindak atau jalan keluar sebagai pemecahan persoalan yang dihadapi. F. Saran Bagian saran memuat secara ringkat dan jelas tentang saran tindakan untk mengatasi persoalan yang dihadapi. Nama Jabatan Pembuat Telaahan Staff Ttd Nama lengkap 51

54 F. Formulir Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan. G. Naskah Dinas Elektronik Naskah dinas elektronik adalah naskah dinas berupa komunikasi informasi yang dilakukan secara elektronik atau yang terekam dalam multimedia elektronik. Ketentuan lebih lanjut tentang tata naskah dinas elektronik akan diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 52

55 BAB III PENYUSUNAN NASKAH DINAS A. Persyaratan Penyusunan Setiap naskah dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas, padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Oleh karena itu, penyusunan naskah dinas perlu memperhatikan syarat-syarat berikut ini: 1. Ketelitian Dalam menyusun naskah dinas harus tecermin ketelitian dan kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam mengurangi kesalahan pengambilan keputusan/kebijakan. 2. Kejelasan Naskah dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik, dan materi. 3. Singkat dan Padat Naskah dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (bahasa formal, efektif, singkat, padat, dan lengkap). 4. Logis dan Meyakinkan Naskah dinas harus runtut dan logis berarti bahwa penuangan gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yang logis dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efektif sehingga memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima naskah dinas. 5. Pembakuan Naskah dinas harus taat mengikuti aturan yang baku dan berlaku sesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format maupun dari penggunaan bahasanya agar isi naskah dinas mudah dan dipahami. B. Nomenklatur dan Pengkodean 1. Nomenklatur Pembakuan sebutan nama organisasi dan satuan kerja di lingkungan LIPI dalam bahasa Inggris (berdasarkan Surat Keputusan Kepala LIPI No. 1078/M/2006, 28 Juni 2006, tentang Pembakuan Kembali Sebutan Nama Organisasi dan Satuan Kerja di Lingkungan LIPI dalam 53

56 Bahasa Inggris). SEBUTAN ORGANISASI/SATUAN KERJA Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Indonesian Institute of Sciences 1. Kepala Chairman 2. Wakil Kepala Vice Chairman 3. Sekretariat Utama Executive Secretary 3.1. Biro Perencanaan dan Keuangan Bureau of Planning and Finance 3.2. Biro Organisasi dan Kepegawaian Bureau of Organization and Personnel 3.3. Biro Kerjasama dan Pemasyarakatan Iptek Bureau for Cooperation and Promotion of Science and Technology 3.4. Biro Umum dan PerlengkapanBureau of General Affairs and Supplies 3.5. Pusat Penelitian Perkembangan Iptek Research Center for Development of Science and Technology 3.6. Pusat Pembinaan Pendidikan dan Pelatihan Peneliti The National Training and Education Center for Researchers Development 4. Deputi Bidang Ilmu Pengetahuan Kebumian Deputy for Earth Sciences 4.1 Pusat Penelitian Geoteknologi Research Center for Geotechnology 4.2 UPT Balai Informasi dan Konservasi Kebumian Karang Sambung 4.3 UPT Loka Uji Teknik Penambangan Jampang Kulon 4.4 UPT Loka Uji Teknik Penambangan dan Mitigasi Bencana Liwa 4.5 Pusat Penelitian Oseanografi Research Center for Oceanography 4.6 UPT Loka Konservasi Biota Laut Bitung, Sulawesi Utara SINGKATAN LIPI Ka LIPI Waka LIPI Settama BPK BOK BKPI BUP PAPPIPTEK Pusbindiklat Peneliti Deputi Bidang IPK P2 Geoteknologi UPT BIKK Karang Sambung UPT LUTP Jampang Kulon UPT LUTPMB Liwa P2 Oseanografi UPT LKBL Bitung 4.7 UPT Loka Konservasi Biota Laut Biak, Papua UPT LKBL Biak 4.8 UPT Loka Konservasi Biota Laut Tual, Maluku Tenggara 4.9 UPT Balai Konservasi Biota Laut Ambon, Maluku UPT LKBL Tual UPT BKBL Ambon 54

57 4.10 UPT Loka Pengembangan Kompetensi Sumber Daya Manusia Oseanografi, Pulau Pari 4.11 UPT Loka Pengembangan Bio Industri Laut, Mataram 4.12 Pusat Penelitian Limnologi Research Center for Limnology 4.13 Pusat Penelitian Metalurgi Research Center for Metallurgy 5. Deputi Bidang Ilmu Pengetahuan Hayati Deputy for Life Sciences 5.1. Pusat Penelitian Biologi Research Center for Biology 5.2. Pusat Penelitian Bioteknologi Research Center for Biotechnology 5.3. Pusat Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Bogor Center for Plant Conservation, Bogor Botanical Garden 5.4. UPT Balai Penelitian dan Pengembangan Biomaterial Research and Development Unit for Biomaterials 5.5. UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Cibodas 5.6. UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Purwodadi 5.7. UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Eka Karya Bali Technical Implementation Unit for Plant Conservation-Bali Botanic Garden 6. Deputi Bidang Ilmu Pengetahuan Teknik Deputy for Engineering Sciences 6.1. Pusat Penelitian Fisika Research Center for Physics 6.2. Pusat Penelitian Kimia Research Center for Chemistry 6.3. UPT Balai Pengembangan Proses dan Teknologi Kimia Research Unit for Chemical Processes Development and Engineering 6.4. Pusat Penelitian Informatika Research Center for Informatics 6.5. Pusat Penelitian Tenaga Listrik dan Mekatronik Research Center for Electrical Power and Mechatronics 6.6. UPT Balai Pengolahan Mineral Lampung Technical Implementation Unit Lampung UPT LPKSDM Pulau Pari UPT LPBIL Mataram P2 Limnologi P2 Metalurgi Deputi Bidang IPH P2 Biologi P2 Bioteknologi PKT KR Bogor UPT BPP Biomaterial UPT BKT KR Cibodas UPT BKT KR Purwodadi UPT BKT KR Bali Deputi Bidang IPT P2 Fisika P2 Kimia UPT BPPTK P2 Informatika P2 Telimek UPT BPM Lampung 55

58 6.7. Pusat Penelitian Elektronika dan Telekomunikasi Research Center for Electronics and Telecommunication 6.8. UPT Loka Pengembangan Signal dan Navigasi Technical Implementation Unit for Signal and Navigation 6.9. Balai Besar Pengembangan Teknologi Tepat Guna Centre for Appropriate Technology Development 7. Deputi Bidang Ilmu Pengetahuan Sosial dan Kemanusiaan DEPUTY FOR SOCIAL SCIENCES AND HUMANITIES 7.1. Pusat Penelitian Kemasyarakatan dan Kebudayaan Research Center for Society and Culture 7.2. Pusat Penelitian Ekonomi Research Center for Economics 7.3. Pusat Penelitian Kependudukan Research Center for Population 7.4. Pusat Penelitian Politik Research Center for Politics 7.5. Pusat Penelitian Sumberdaya Regional Research Center for Regional Resources 8. Deputi Bidang Jasa Ilmiah DEPUTY FOR SCIENTIFIC SERVICES 8.1. Pusat Penelitian Kalibrasi, Instrumentasi dan Metrologi Research Center for Calibration, Instrumentation and Metrology 8.2. Pusat Penelitian Sistem Mutu dan Teknologi Pengujian Research Center for Quality System and Testing Technology 8.3. Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah Center for Scientific Documentation and Information 8.4. Pusat Inovasi Center for Innovation P2ET UPT LPSN BBPTTG Subang Deputi Bidang IPSK P2KK P2 Ekonomi P2 Kependudukan P2 Politik PSDR Deputi Bidang Jasil P2 KIM P2SMTP PDII Pusinov 8.5. UPT Balai Pengembangan Instrumentasi UPT BPI 8.6. UPT Balai Informasi Teknologi UPT BIT 8.7. UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press) UPT BMR 9. Inspektorat Inspectorate Inspektorat 56

59 2. Pengkodean a. Kode Organisasi dan Satuan Kerja SEBUTAN ORGANISASI/SATUAN KERJA KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA WAKIL KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA SEKRETARIAT UTAMA 1. BIRO PERENCANAAN DAN KEUANGAN 1) Bagian Perencanaan, BPK 2) Bagian Penyusunan Anggaran, BPK 3) Bagian Verifikasi dan Perbendaharaan, BPK 2. BIRO ORGANISASI DAN KEPEGAWAIAN 1) Bagian Organisasi dan Tata Laksana, BOK 2) Bagian Kepegawaian, BOK 3) Bagian Pengembangan, BOK 3. BIRO KERJA SAMA DAN PEMASYARAKATAN ILMU PENGETAHUAN DAN TEKNOLOGI 1) Bagian Kerja Sama, BKPI 2) Bagian Peningkatan Kemampuan Ilmiah, BKPI 3) Bagian Hubungan Masyarakat, BKPI 4) Bagian Hukum, BKPI 4. BIRO UMUM DAN PERLENGKAPAN 1) Bagian Rumah Tangga, BUP 2) Bagian Tata Usaha dan Kearsipan, BUP 3) Bagian Perlengkapan, BUP 5. PUSAT PENELITIAN PERKEMBANGAN ILMU PENGETAHUAN DAN TEKNOLOGI KODE K WK SU SU.1 SU.1.01 SU.1.02 SU.1.03 SU.2 SU.2.01 SU.2.02 SU.2.03 SU.3 SU.3.01 SU.3.02 SU.3.03 SU.3.04 SU.4 SU.4.01 SU.4.02 SU.4.03 SU.5 57

60 1) Bagian Tata Usaha, Pappiptek 2) Bidang Penelitian Sistem Manajemen Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, Pappiptek 3) Bidang Penelitian Kebijakan dan Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, Pappiptek 4) Bidang Sistem Informasi Manajemen, Pappiptek 6. PUSAT PEMBINAAN, PENDIDIKAN, DAN PELATIHAN PENELITI (PUSBINDIKLAT PENELITI) 1) Bagian Tata Usaha, Pusbindiklat Peneliti 2) Bidang Perencanaan dan Pengembangan, Pusbindiklat Peneliti 3) Bidang Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan, Pusbindiklat Peneliti 4) Bidang Penilaian dan Akreditasi, Pusbindiklat Peneliti DEPUTI BIDANG ILMU PENGETAHUAN KEBUMIAN 1. PUSAT PENELITIAN GEOTEKNOLOGI 1) Bagian Tata Usaha, P2 Geoteknologi 2) Bidang Sistem Informasi Kebumian dan Tata Ruang, P2 Geoteknologi 3) Bidang Sumberdaya Bumi dan Rekayasa Mineral, P2 Geoteknologi 4) Bidang Geologi Teknik dan Konservasi Kebumian, P2 Geoteknologi 5) Bidang Dinamika Bumi dan Bencana Geologi, P2 Geoteknologi 6) Bidang Sarana Penelitian, P2 Geoteknologi 2. PUSAT PENELITIAN OSEANOGRAFI 1) Bagian Tata Usaha, P2 Oseanografi 2) Bidang Dinamika Laut, P2 Oseanografi 3) Bidang Sumber Daya Laut, P2 Oseanografi SU.5.01 SU.5.02 SU.5.02 SU.5.03 SU.6 SU.6.01 SU.6.02 SU.6.03 SU.6.04 IPK IPK.1 IPK.1.01 IPK.1.02 IPK.1.03 IPK.1.04 IPK.1.05 IPK.1.06 IPK.2 IPK.2.01 IPK.2.02 IPK

61 4) Bidang Sarana Penelitian, P2 Oseanografi IPK PUSAT PENELITIAN LIMNOLOGI 1) Bagian Tata Usaha, P2 Limnologi 2) Bidang Dinamika Perairan Darat, P2 Limnologi 3) Bidang Produktivitas Perairan Darat, P2 Limnologi 4) Bidang Sistem Komputasi Perairan Darat, P2 Limnologi 4. PUSAT PENELITIAN METALURGI 1) Bagian Tata Usaha, P2 Metalurgi 2) Bidang Rekayasa Metalurgi, P2 Metalurgi 3) Bidang Konservasi Bahan, P2 Metalurgi 4) Bidang Metalurgi Fisik dan Manufaktur, P2 Metalurgi 5) Bidang Metalurgi Ekstraksi, P2 Metalurgi 6) Bidang Sarana Penelitian, P2 Metalurgi 5. UPT Balai Informasi dan Konservasi Kebumian Karang Sambung 6. UPT Loka Teknik Penambangan, Jampang Kulon 7. UPT Loka Uji Teknik Penambangan dan Mitigasi Bencana Liwa, Lampung Barat 8. UPT Loka Konservasi Biota Laut Bitung, Sulawesi Utara 9. UPT Loka Konservasi Biota Laut Biak, Papua 10. UPT Loka Konservasi Biota Laut Tual, Maluku Tenggara 11. UPT Balai Konservasi Biota Laut Ambon, Maluku 12. UPT Loka Pengembangan Kompetensi SDM Oseanografi, Pulau Pari 13. UPT Loka Pengembangan Bio Industri Laut, Mataram DEPUTI BIDANG ILMU PENGETAHUAN HAYATI 1. PUSAT PENELITIAN BIOLOGI IPK.3 IPK.3.01 IPK.3.02 IPK.3.03 IPK.3.04 IPK.4 IPK.4.01 IPK.4.02 IPK.4.03 IPK.4.04 IPK.4.05 IPK.4.06 IPK.5 IPK.6 IPK.7 IPK.8 IPK.9 IPK.10 IPK.11 IPK.12 IPK.13 IPH IPH.1 59

62 1) Bagian Tata Usaha, P2 Biologi 2) Bidang Botani, P2 Biologi 3) Bidang Zoologi, P2 Biologi 4) Bidang Mikrobiologi, P2 Biologi 5) Bidang Sarana dan Pengelolaan Koleksi, P2 Biologi 2. PUSAT PENELITIAN BIOTEKNOLOGI 1) Bagian Tata Usaha, P2 Bioteknologi 2) Bidang Biologi Molekuler, P2 Bioteknologi 3) Bidang Biologi Sel dan Jaringan, P2 Bioteknologi 4) Bidang Bioproses, P2 Bioteknologi 5) Bidang Sarana Penelitian, P2 Bioteknologi 3. PUSAT KONSERVASI TUMBUHAN KEBUN RAYA BOGOR 1) Bagian Tata Usaha, PKT Kebun Raya Bogor 2) Bidang Konservasi Ex-Situ, PKT Kebun Raya Bogor 4. UPT Balai Penelitian dan Pengembangan Biomaterial 5. UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Cibodas 6. UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Purwodadi 7. UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Eka Karya Bali DEPUTI BIDANG ILMU PENGETAHUAN TEKNIK 1. PUSAT PENELITIAN FISIKA 1) Bagian Tata Usaha, P2 Fisika 2) Bidang Instrumentasi Fisis dan Optoelektronika, P2 Fisika 3) Bidang Fisika Bahan Baru, P2 Fisika 4) Bidang Fisika Industri dan Lingkungan, P2 Fisika IPH.1.01 IPH.1.02 IPH.1.03 IPH.1.04 IPH.1.05 IPH.2 IPH.2.01 IPH.2.02 IPH.2.03 IPH.2.04 IPH.2.05 IPH.3 IPH.3.01 IPH.3.02 IPH.4 IPH.5 IPH.6 IPH.7 IPT IPT.1 IPT.1.01 IPT.1.02 IPT.1.03 IPT

63 5) Bidang Sarana Penelitian, P2 Fisika 2. PUSAT PENELITIAN KIMIA 1) Bagian Tata Usaha, P2 Kimia 2) Bidang Kimia Analitik dan Standar, P2 Kimia 3) Bidang Bahan Alam, Pangan dan Farmasi, P2 Kimia 4) Bidang Teknologi Proses dan Katalisis, P2 Kimia 5) Bidang Teknologi Lingkungan, P2 Kimia 6) Bidang Jasa Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, P2 Kimia 3. PUSAT PENELITIAN INFORMATIKA 1) Bagian Tata Usaha, P2 Informatika 2) Bidang Sistem Informasi, P2 Informatika 3) Bidang Otomasi, P2 Informatika 4) Bidang Komputer, P2 Informatika 5) Bidang Sarana Penelitian, P2 Informatika 4. PUSAT PENELITIAN TENAGA LISTRIK DAN MEKATRONIK 1) Bagian Tata Usaha, P2 Telimek 2) Bidang Mekatronik, P2 Telimek 3) Bidang Peralatan Transportasi, P2 Telimek 4) Bidang Elektronika Daya dan Mesin Listrik, P2 Telimek 5) Bidang Rekayasa, P2 Telimek 6) Bidang Sarana Penelitian, P2 Telimek 5. PUSAT PENELITIAN ELEKTRONIKA DAN TELEKOMUNIKASI 1) Bagian Tata Usaha, P2 ET 2) Bidang Telekomunikasi, P2 ET IPT.1.05 IPT.2 IPT.2.01 IPT.2.02 IPT.2.03 IPT.2.04 IPT.2.05 IPT.2.06 IPT.3 IPT.3.01 IPT.3.02 IPT.3.03 IPT.3.04 IPT.3.05 IPT.4 IPT.4.01 IPT.4.02 IPT.4.03 IPT.4.04 IPT.4.05 IPT.4.06 IPT.5 IPT.5.01 IPT

64 3) Bidang Elektronika, P2 ET 4) Bidang Bahan dan Komponen Mikroelektronik, P2 ET 5) Bidang Sarana Penelitian, P2 ET 6. UPT BALAI BESAR PENGEMBANGAN TEKNOLOGI TEPAT GUNA 1) Bagian Tata Usaha, UPT BPTTG 2) Bidang Pengembangan Teknologi, UPT BPTTG 3) Bidang Jasa dan Kerja Sama, UPT BPTTG 7. UPT Balai Pengembangan Proses dan Teknologi Kimia 8. UPT Balai Pengolahan Mineral, Lampung 9. UPT Loka Pengembangan Signal dan Navigasi DEPUTI BIDANG ILMU PENGETAHUAN SOSIAL DAN KEMANUSIAAN 1. PUSAT PENELITIAN KEMASYARAKATAN DAN KEBUDAYAAN 1) Bidang Humaniora, P2 MB 2) Bidang Perkembangan Masyarakat, P2 MB 3) Bidang Hukum, P2 MB 4) Bidang Tata Operasional, P2 MB 2. PUSAT PENELITIAN EKONOMI 1) Bidang Industri dan Perdagangan, P2 Ekonomi 2) Bidang Pembangunan Daerah, P2 Ekonomi 3) Bidang Keuangan dan Perbankan, P2 Ekonomi 4) Bidang Tata Operasional, P2 Ekonomi 3. PUSAT PENELITIAN KEPENDUDUKAN 1) Bidang Kependudukan, P2 Kependudukan 2) Bidang Ketenagakerjaan, P2 Kependudukan IPT.5.03 IPT.5.04 IPT.5.05 IPT.6 IPT.6.01 IPT.6.02 IPT.6.03 IPT.7 IPT.8 IPT.9 IPSK IPSK.1 IPSK.1.01 IPSK.1.02 IPSK.1.03 IPSK.1.04 IPSK.2 IPSK.2.01 IPSK.2.02 IPSK.2.03 IPSK.2.04 IPSK.3 IPSK.3.01 IPSK

65 3) Bidang Ekologi Manusia, P2 Kependudukan 4) Bidang Tata Operasional, P2 Kependudukan 4. PUSAT PENELITIAN POLITIK 1) Bidang Perkembangan Politik Lokal, P2 Politik 2) Bidang Perkembangan Politik Nasional, P2 Politik 3) Bidang Perkembangan Politik Internasional, P2 Politik 4) Bidang Tata Opersional, P2 Politik 5. PUSAT PENELITIAN SUMBER DAYA REGIONAL 1) Bidang Perkembangan Asia Tenggara, P2 Sumber Daya Regional 2) Bidang Perkembangan Asia Pasifik, P2 Sumber Daya Regional 3) Bidang Perkembangan Eropa, P2 Sumber Daya Regional 4) Bidang Tata Operasional, P2 Sumber Daya Regional DEPUTI BIDANG JASA ILMIAH 1. PUSAT PENELITIAN KALIBRASI, INSTRUMENTASI, DAN METROLOGI 1) Bagian Tata Usaha, P2 KIM 2) Bidang Kalibrasi, P2 KIM 3) Bidang Instrumentasi, P2 KIM 4) Bidang Metrologi, P2 KIM 5) Bidang Jasa Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, P2 KIM 2. PUSAT PENELITIAN SISTEM MUTU DAN TEKNOLOGI PENGUJIAN 1) Bagian Tata Usaha, P2SMTP 2) Bidang Penelitian Sistem Mutu, P2SMTP 3) Bidang Teknologi Pengujian, P2SMTP 4) Bidang Kerja Sama Teknik dan Jasa Ilmiah, P2SMTP IPSK.3.03 IPSK.3.04 IPSK.4 IPSK.4.01 IPSK.4.02 IPSK.4.03 IPSK.4.04 IPSK.5 IPSK.5.01 IPSK.5.02 IPSK.5.03 IPSK.5.04 JI JI.1 JI.1.01 JI.1.02 JI.1.03 JI.1.04 JI.1.05 JI.2 JI.2.01 JI.2.02 JI.2.03 JI

66 3. PUSAT DOKUMENTASI DAN INFORMASI ILMIAH 1) Bagian Tata Usaha, PDII 2) Bidang Dokumentasi, PDII 3) Bidang Informasi, PDII 4) Bidang Pengembangan Sistem Pengelolaan Dokumentasi dan Informasi, PDII 5) Bidang Sarana Teknis, PDII 4. PUSAT INOVASI 1) Bidang Kerja Sama Komersial dan Pemanfaatan Hasil Penelitian, P Inovasi 2) Bidang Pengelolaan Hak Kekayaan Intelektual, P Inovasi 5. UPT Balai Pengembangan Instrumentasi 6. UPT Balai Informasi Teknologi 7. UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI PRESS) INSPEKTORAT JI.3 JI.3.01 JI.3.02 JI.3.03 JI.3.04 JI.3.05 JI.4 JI.4.01 JI.4.02 JI.5 JI.6 JI.7 INS b. Kode Masalah Kode masalah dicantumkan sesuai dengan pokok permasalahan yang termuat di dalam surat keluar ataupun surat keputusan. Untuk menentukan masalah, surat harus disesuaikan dengan pola klasifikasi. Yang dimaksud dengan pola klasifikasi adalah penggolongan arsip atas dasar perbedaan masalah yang ada sehingga masalah yang sama dalam arsip dapat berada dalam satu lokasi secara kronologis, logis, dan konsisten. Dalam penyusunan pola klasifikasi diperlukan penyeragaman, baik dalam cara pengelompokan maupun cara pemberian kode sehingga tercapai suatu kesatuan bahasa dan pengertian. Penyusunan pola klasifikasi dikelompokkan menjadi: - Pola klasifikasi fasilitatif, yaitu kegiatan-kegiatan yang mendukung tugas pokok Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. - Pola klasifikasi substantif, yaitu kegiatan-kegiatan yang menyangkut tugas pokok Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. 64

67 1) Kode masalah naskah dinas dengan pola klasifikasi fasilitatif sebagai berikut: MASALAH/KLASIFIKASI Administrasi, Perencana, dan Penelitian Hukum Hubungan Masyarakat Informasi Kepegawaian Kerja Sama Keuangan Perlengkapan/Inventaris Pengembangan Pegawai, Pendidikan, dan Pelatihan Organisasi dan Tata Laksana Umum Pengawasan, Pemeriksaan KODE AP HK HM IF KP KS KU LK LT OT UM WS 2) Kode permasalahan naskah dinas pola klasifikasi substantif sebagai berikut: MASALAH/KLASIFIKASI Penelitian Bidang Ilmu Pengetahuan Kebumian Penelitian Bidang Ilmu Pengetahuan Hayati Penelitian Bidang Ilmu Pengetahuan Teknik Penelitian Bidang Ilmu Pengetahuan Sosial dan Kemanusiaan Penelitian dan Layanan Jasa Ilmiah KODE PK PH PT PS PI 65

68 3) Kode masalah naskah dinas arahan MASALAH/KLASIFIKASI Pembentukan panitia, tim, kelompok kerja, dan sebagainya yang bertugas di bidang ilmiah (termasuk penggantian/ penambahan anggota) Inventaris LIPI tidak bergerak: tanah, bangunan, dan sebagainya Inventaris LIPI bergerak: mobil, meja, kursi, kapal, dan sebagainya Organisasi dan Jabatan Fungsional KODE A B C D Jabatan Fungsional Peneliti D.1 Jabatan Fungsional Widyaiswara D.2 Jabatan Fungsional Pranata Komputer D.3 Jabatan Fungsional Arsiparis D.4 Jabatan Fungsional Pustakawan D.5 Jabatan Fungsional Teknisi Litkayasa D.6 Jabatan Fungsional Perekayasa D.7 Jabatan Fungsional Analis Kepegawaian D.8 Jabatan Fungsional Auditor D.9 Jabatan Fungsional Perencana D.10 Jabatan Fungsional Pranata Humas D.11 Jabatan Fungsional Perancang Perundang-undangan D.12 Jabatan Fungsional Dokter D.13 Jabatan Fungsional Dokter Gigi D.14 Jabatan Fungsional Perawat D.15 Jabatan Fungsional Assesor SDM Aparatur Jabatan Fungsional Pengelola Barang dan Jasa D.16 D.17 Jabatan Fungsional Analis Kebijakan D.18 Jabatan Fungsional Auditor Kepegawaian Penerbitan: majalah, literatur, bahan pustaka, buku pedoman, dan sebagainya D.19 E 66

69 Proyek, petunjuk operasional (PO), dan sebagainya Hukum, pelanggaran, sanksi, dan sebagainya Pendidikan dan pelatihan: pendidikan penjenjangan, latprajab, kursus, dan sebagainya Organisasi di luar kedinasan: Korpri, Dharma Wanita, Bapor, peribadatan, dan sebagainya Kepegawaian: Pjs, Plh, Pj, dan sebagainya F G H I J Calon Pegawai Negeri Sipil J.1-a Pegawai Negeri Sipil J.1-b Aktif Kembali J.1-f Kenaikan Pangkat Reguler J.3-a Kenaikan Pangkat Istimewa J.3-b Kenaikan Pangkat Pilihan J.3.c Masa Persiapan Pensiun J.4.a Pemberhentian J.5-a Pensiun J.5-b Pengangkatan dalam jabatan; Pemberhentian dalam jabatan; SP pindah; dan SP peltu J.d Lain-lain J.10 Kerja sama, perjanjian, kontrak, dan sebagainya Keuangan: karcis masuk, tarif, bendaharawan, dan sebagainya Struktur Organisasi dan Tata Kerja K L M C. Nama Instansi/Satuan Kerja/Jabatan pada Kepala Naskah Dinas Untuk memberikan identifikasi pada naskah dinas, pada halaman pertama dicantumkan kepala naskah dinas, yaitu nama instansi/satuan kerja atau nama jabatan. Pencantuman Kepala Naskah Dinas sebagai berikut: 67

70 1. Nama Jabatan Kertas dengan kepala nama Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia dan logo LIPI digunakan pada naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat eselon I. Kepala nama jabatan berturut-turut terdiri dari gambar logo LIPI dan Nama Jabatan yang seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dicetak di atas secara simetris. Perbandingan ukuran logo LIPI dengan huruf yang digunakan hendaknya serasi dan sesuai dengan ukuran kertas. 2. Nama Instansi/Satuan Kerja Kertas kepala nama instansi/satuan kerja dan logo LIPI kerja serta alamat digunakan pada naskah dinas yang ditandatangani pejabat yang berwenang. Kepala nama instansi/satuan kerja ditulis dengan huruf kapital. Bagi satuan kerja yang telah memperoleh sertifikasi ISO dapat mencantumkan di sebelah kanan atas pada kepala naskah dinas dengan ukuran yang disesuaikan. D. Penomoran Naskah Dinas Nomor pada naskah dinas merupakan segmen penting dalam kearsipan. Oleh karena itu, susunannya harus dapat memberikan kemudahan penyimpanan, temu balik, dan penilaian arsip. 1. Nomor Naskah Dinas Arahan Penomoran naskah dinas arahan diatur sebagai berikut: a. Peraturan, penomoran peraturan merupakan tanggung jawab Biro Kerjasama dan Pemasyarakatan IPTEK (BKPI) yang terdiri atas tulisan Nomor (nomor diurut dalam satu tahun takwin), kode masalah ditulis dengan huruf kapital, dan tahun terbit. Format penomoran peraturan sebagai berikut: PERATURAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR /kode/tahun Tahun terbit Kode masalah Nomor urut 68

71 b. Keputusan, 1) penomoran naskah dinas Keputusan yang ditandatangani oleh Kepala LIPI merupakan tangung jawab BKPI, yang terdiri dari tulisan nomor naskah (nomor diurut dalam satu tahun takwin), kode masalah ditulis dengan huruf kapital, dan tahun terbit. Format penomoran Keputusan Kepala LIPI sebagai berikut: KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA Nomor /kode/tahun Tahun terbit Kode masalah Nomor urut 2) Penomoran naskah dinas Keputusan yang ditandatangani Sekretaris Utama dan Deputi merupakan tanggung jawab dari BKPI-LIPI, format penulisan sebagai berikut: Contoh penomoran keputusan sekretaris utama sebagai berikut: KEPUTUSAN SEKRETARIS UTAMA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR /A/SU/2013 Tahun terbit Kode jabatan Kode masalah Nomor urut c. Surat Edaran, Instruksi, Surat Perintah, dan Surat Tugas Penomoran surat edaran, instruksi, surat perintah, dan surat tugas merupakan tanggung jawab tata usaha/sekretariat satuan kerja yang dientri dari modul intra LIPI. Nomor ditulis huruf awal kapital selanjutnya angka nomor ditulis dengan angka arab, kode jabatan ditulis huruf kapital, kode masalah ditulis dengan huruf kapital, bulan ditulis dengan angka 69

72 romawi, tahun ditulis dengan tahun terbit. Format penomoran sebagai berikut: SURAT EDARAN Nomor /kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun INSTRUKSI Nomor /kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun SURAT PERINTAH Nomor /kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun SURAT TUGAS Nomor /kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun Contoh penomoran surat edaran sebagai berikut: SURAT EDARAN NOMOR /SU/A/XI/2013 Tahun terbit Kode masalah Bulan terbit (angka romawi) Kode jabatan Sekretaris utama Nomor urut 2. Nomor Naskah Korespondensi Penomoran naskah dinas korespondensi terdiri atas penomoran naskah dinas untuk nota dinas, memorandum, surat dinas eksternal, dan surat undangan. Penomoran naskah dinas korespondensi organisasi/satuan kerja merupakan tanggung jawab tata usaha/pengelola persuratan, yang dientri pada modul TNDE Intra LIPI. 70

73 a. Nota Dinas dan Memorandum Format penomoran untuk nota dinas dan memorandum sebagai berikut: NOTA DINAS Nomor /kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun MEMORANDUM Nomor /kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun Keterangan: nomor : nomor urut dalam modul TNDE Intra LIPI kode jabatan : kode jabatan penanda tangan kode masalah : kode masalah dari isi nota dinas/memorandum bulan : bulan surat dibuat/ditulis dalam angka romawi tahun terbit : tahun terbit surat ditulis dengan angka arab b. Surat Dinas dan Undangan Dalam penomoran, surat dinas eksternal dan surat undangan harus memberikan kode derajat pengamanan. Kode tersebut untuk menentukan derajat pengamanan surat. Jenis kode derajat pengamanan terdiri dari: SR : Sangat Rahasia R : Rahasia B : Biasa Format penomoran surat dinas dan surat undangan sebagai berikut: Kode derajat pengamanan-nomor/kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun Contoh penomoran surat dinas yang ditandatangani Kepala LIPI Nomor: SR-001/K/OT/II/2013 SR : kode derajat pengamanan surat dinas o : nomor naskah (nomor urut dalam modul TNDE Intra 71

74 LIPI) K : kode jabatan untuk Kepala LIPI OT : kode masalah/klasifikasi arsip II : bulan dengan angka romawi 2013 : tahun terbit dengan angka arab Contoh penomoran surat dinas yang ditandatangani satuan kerja Nomor: B-001/SU.1/KP/II/2013 B : kode derajat pengamanan surat dinas 001: nomor naskah (nomor urut dalam modul TNDE Intra LIPI) SU.1 : kode jabatan untuk Biro Perencanaan dan Keuangan LIPI KP : kode masalah/klasifikasi arsip II : bulan dengan angka romawi 2013 : tahun terbit dengan angka arab 3. Nomor Salinan Surat Penomoran salinan surat dilakukan untuk menunjukkan bahwa surat tersebut dibuat dalam jumlah terbatas dan distribusinya tertentu/diawasi. Penyebutan nomor salinan surat disusun sebagai berikut: a. Semua surat yang mempunyai tingkat keamanan sangat rahasia/rahasia harus diberi nomor salinan pada halaman pertama. b. Jumlah salinan harus dicantumkan meskipun hanya satu salinan. c. Pendistribusian surat yang bernomor salinan harus sama dengan daftar distribusinya. Daftar distribusi harus dicantumkan sebagai lampiran. 72

75 Contoh untuk surat yang dibuat dengan tiga salinan, maka setiap salinan diberi kode seperti di bawah ini (di pojok kanan bawah). 1/3 2/3 3/3 Keterangan: 1/3 : salinan ke-1 dari 3 salinan, bilangan angka ke-1 menunjukkan alamat yang dituju 2/3 dst. : bilangan angka ke-2 menunjukkan jumlah salinan yang beredar sesuai dengan jumlah tembusan dan seterusnya. E. Nomor Halaman Nomor halaman naskah ditulis dengan menggunakan nomor urut angka arab (1, 2, 3, dst.) dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman. Contoh Penomoran Halaman: (tidak usah diberi nomor di halaman 1)

76 F. Ketentuan Jarak Spasi Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian dan estetika dengan mempertimbangkan jenis dan isi naskah dinas. G. Penggunaan Huruf Naskah dinas menggunakan huruf Arial dengan ukuran 11 atau 12, sedangkan naskah dinas pengaturan diatur sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. H. Lampiran Jika naskah dinas memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi nomor urut dengan angka arab (1, 2, 3, dst.). Nomor halaman lampiran merupakan nomor lanjutan dari halaman sebelumnya. I. Daftar Distribusi Daftar distribusi adalah susunan pejabat yang dibuat oleh pejabat sekretariat dan digunakan sebagai pedoman pendistribusian naskah. Setiap distribusi menunjukkan pejabat yang berhak menerima naskah. J. Rujukan Rujukan adalah naskah atau dokumen lain yang digunakan sebagai dasar acuan atau dasar penyusunan naskah. Penulisan rujukan dilakukan sebagai berikut: 1. Naskah dinas yang berbentuk Surat Perintah, Surat Tugas, Surat Edaran, dan Pengumuman, rujukan ditulis di dalam konsiderans dasar. 2. Surat dinas memerlukan rujukan; naskah yang menjadi rujukan ditulis pada alinea pembuka dan diikuti substansi materi surat yang bersangkutan. Dalam hal lebih dari satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronologis. Cara menulis rujukan sebagai berikut: Rujukan berupa naskah: penulisan rujukan berupa naskah mencakup informasi singkat tentang naskah yang menjadi rujukan dengan urutan sebagai berikut: jenis naskah dinas, jabatan penanda tangan naskah dinas, nomor naskah dinas, 74

77 tanggal penetapan, dan subjek naskah dinas. Rujukan berupa surat dinas: penulisan rujukan berupa surat dinas mencakup informasi singkat tentang surat dinas yang menjadi rujukan dengan urutan sebagai berikut: jenis surat, jabatan penanda tangan, nomor surat, tanggal penandatanganan surat, dan hal. Rujukan berupa surat dinas elektronik: penulisan rujukan berupa surat dinas elektronik (surat yang dikirimkan melalui sarana elektronik) diatur tersendiri. Rujukan surat kepada instansi nonpemerintah tidak harus dicantumkan seperti pada surat dinas yang ditujukan kepada instansi pemerintah. K. Ruang Tanda Tangan Ruang tanda tangan merupakan tempat pada bagian kaki naskah dinas yang memuat nama jabatan (misalnya Kepala, Deputi, dan Kepala Satuan Kerja) yang dirangkaikan dengan nama organisasi/satuan kerja. 1. Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah baris kalimat terakhir. 2. Nama jabatan diletakkan pada baris pertama dan tidak disingkat. 3. Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya empat baris. 4. Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat mengatur ditulis dengan huruf kapital, sedangkan nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat tidak mengatur ditulis dengan huruf awal kapital. 5. Jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan kertas adalah ±3 cm, sedangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan baris terpanjang. L. Penentuan Batas/Ruang Tepi Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah dinas diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu: 75

78 1. ruang tepi atas : apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 baris di bawah kop, apabila tidak menggunakan kop naskah dinas, sekurangkurangnya 2 cm dari tepi atas kertas 2. ruang tepi bawah : sekurang-kurangnya 2,5 cm dari bawah kertas 3. ruang tepi kiri : sekurang-kurangnya 3 cm dari kiri kertas 4. ruang tepi kanan : sekurang-kurangnya 2,5 cm dari kanan kertas Catatan: Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika. M. Penggunaan Bahasa Bahasa yang digunakan di dalam naskah dinas harus jelas, tepat, dan menguraikan maksud, tujuan, serta isi naskah. Untuk itu, perlu diperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baik dan benar, sesuai dengan kaidah tata bahasa yang berlaku yaitu Tata Bahasa Baku Bahasa Indonesia dan Kamus Besar Bahasa Indonesia. Ejaan yang digunakan di dalam naskah dinas adalah Ejaan Bahasa Indonesia sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. N. Media/Sarana Naskah Dinas Media/sarana naskah dinas adalah alat untuk merekam informasi yang dikomunikasikan dalam bentuk media konvensional (kertas). 1. Kertas Naskah Dinas a. Naskah dinas menggunakan kertas jenis HVS 80 gram. b. Naskah dinas yang mempunyai nilai kegunaan dalam waktu lama menggunakan kertas jenis HVS lebih dari 80 gram atau kertas jenis lain yang memiliki nilai keasaman tertentu, serendah-rendahnya menggunakan kertas dengan kadar keasaman (ph) 7. c. Naskah dinas perjanjian luar negeri menggunakan kertas yang ditetapkan oleh Kementerian Luar Negeri. d. Surat dinas yang asli menggunakan kertas berwarna putih 76

79 dengan kualitas terbaik white bond. e. Kertas yang digunakan untuk naskah dinas korespondensi adalah A4 yang berukuran 210 x 297 mm (8,27 x 11,69 inci). Di samping kertas A4, untuk kepentingan tertentu dapat digunakan kertas dengan ukuran berikut: 1) A3 (297 x 420 mm); 2) A5 (148 x 210 mm); 3) Folio (210 x 330 mm). 2. Sampul Naskah Dinas Sampul surat adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama untuk surat keluar instansi. Sampul dinas dipergunakan untuk mencantumkan alamat tujuan surat keluar. Sampul naskah dinas berwarna putih dan cokelat serta dicetak logo dan nama satuan kerja. O. Susunan Surat Dinas 1. Kop Surat Kop surat mengidentifikasikan nama jabatan atau nama instansi pembuat surat dan alamat dengan ketentuan sebagai berikut. a. Kop Surat Nama Jabatan 1) Kop surat nama jabatan adalah kepala surat yang menunjukkan jabatan tertentu. Kertas dengan kop surat nama jabatan hanya digunakan untuk surat yang ditandatangani oleh Kepala LIPI. 2) Kop surat nama jabatan terdiri atas logo LIPI di tengah dan nama jabatan yang ditulis paling banyak tiga baris (apabila nama jabatan terlalu panjang digunakan singkatan atau akronim tanpa mengorbankan kejelasan). Perbandingan ukuran Lambang Negara dengan huruf yang digunakan hendaknya serasi sesuai dengan ukuran kertas. b. Kop Surat Nama Instansi/Satuan Kerja 1) Kop surat nama instansi/satuan kerja menunjukkan nama dan alamat instansi/satuan kerja. Kertas dengan kop surat yang dimaksud digunakan untuk memudahkan surat-menyurat eksternal. 77

80 2) Kop surat untuk naskah dinas arahan, nota dinas, dan memorandum dicetak tidak menggunakan alamat. 2. Tanggal Surat Tanggal surat ditulis dengan tata urut sebagai berikut: a. tanggal ditulis dengan angka arab; b. nama bulan ditulis lengkap; c. tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka arab. 3. Hal Surat Hal adalah materi pokok surat yang dinyatakan dengan kelompok kata singkat tetapi jelas. Hal perlu dicantumkan dengan alasan berikut: a. menyampaikan penjelasan singkat tentang materi yang dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam komunikasi; b. memudahkan identifikasi; c. memudahkan pemberkasan dan penyimpanan surat. 4. Alamat Surat a. Surat dinas ditujukan kepada nama jabatan pimpinan dari instansi pemerintah yang dituju. Surat dinas tidak dapat ditujukan kepada identitas nama individu dan nama instansi. b. Surat dinas yang ditujukan kepada pejabat negara ditulis dengan urutan sebagai berikut: 1) nama jabatan; 2) jalan; 3) kota; 4) kode pos. 5. Paragraf dan Spasi Surat Paragraf adalah sekelompok kalimat pernyataan yang berkaitan satu dengan yang lain dan merupakan satu-kesatuan. Fungsi paragraf adalah mempermudah pemahaman penerima dan memisahkan atau menghubungkan pemikiran dalam komunikasi tertulis. Isi surat dinas diketik 1 spasi dan diberi jarak 1,5 atau 2 spasi di antara paragraf yang satu dengan paragraf yang lain. Surat yang terdiri atas satu paragraf, jarak antarbarisnya adalah 2 spasi. Pemaragrafan ditandai dengan takuk, yaitu ±6 ketuk atau spasi. 6. Warna Tinta Tinta yang digunakan untuk surat-menyurat berwarna hitam, sedangkan untuk penandatanganan surat berwarna hitam atau biru tua. 78

81 7. Salinan Salinan surat dinas hanya diberikan kepada yang berhak dan terdapat pada tembusan surat, yaitu salinan surat yang disampaikan kepada pejabat terkait. 8. Tingkat Keamanan a. Sangat Rahasia disingkat (SR): tingkat keamanan isi surat dinas yang tertinggi; sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, surat ini akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara. b. Rahasia disingkat (R): tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, surat ini akan merugikan negara. Surat yang mengandung materi dengan tingkat keamanan tertentu (Sangat Rahasia dan Rahasia) harus dijaga keamanannya dalam rangka keamanan dan keselamatan negara. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik) berwarna merah pada bagian atas dan bawah setiap halaman surat dinas. Jika surat dinas tersebut disalin, cap tingkat keamanan pada salinan harus dengan warna yang sama dengan warna cap pada surat asli. c. Biasa disingkat (B): tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk butir a dan b. Namun, tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya. 9. Kecepatan Penyampaian Penyampaian surat harus sesuai dengan kepentingan surat. Kriteria kecepatan penyampaian surat sebagai berikut: a. Sangat Segera/Kilat adalah surat dinas yang harus diselesaikan/ disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam. b. Segera adalah surat dinas yang harus diselesaikan/disampaikan dalam batas waktu 2 x 24 jam. c. Biasa adalah surat dinas yang harus diselesaikan/disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian pengiriman. 79

82 P. Ketentuan Surat-menyurat 1. Komunikasi Langsung Surat dinas dikirim langsung kepada pejabat yang dituju. Jika surat tersebut ditujukan kepada pejabat yang bukan kepala instansi, untuk mempercepat penyampaian surat kepada pejabat yang dituju tersebut, surat tetap ditujukan kepada kepala instansi dengan mencantumkan untuk perhatian (u.p.) pejabat yang bersangkutan. 2. Alur Surat-menyurat Alur surat-menyurat harus melalui hierarki dari tingkat pimpinan tertinggi instansi hingga ke pejabat struktural terendah yang berwenang sehingga dapat dilakukan pengendalian penyelesaian. 3. Disposisi Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan naskah dinas korespondensi; ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar disposisi merupakan satukesatuan dengan naskah dinas yang bersangkutan. Format disposisi dapat dilihat pada contoh: 80

83 BAB IV PENGURUSAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI Korespondensi sangat penting untuk mendukung penyelenggaraan tugas fungsi organisasi. Jika pelaksanaan korespondensi tidak diatur dengan cermat dan teliti, akan diperlukan banyak waktu dan biaya. Pengurusan naskah dinas korespondensi yang baik akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan administrasi instansi pemerintah. A. Naskah Dinas Korespondensi Internal (Nota Dinas/Memorandum) Pengurusan nota dinas/memorandum adalah pengelolaan nota dinas/memorandum yang diterima dan yang akan dikirim. Pengurusan nota dinas/memorandum itu sebaiknya dipusatkan di tata usaha/sekretariat pimpinan atau di bagian lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan untuk memudahkan pengawasan dan pengendaliannya. B. Naskah Dinas Korespondensi Eksternal 1. Ketentuan Penyusunan Surat Dinas a. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat dan teliti agar tidak menimbulkan salah penafsiran. b. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tata cara dan prosedur surat-menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi. c. Jawaban terhadap surat yang masuk: 1) Instansi pengirim harus segera menginformasikan kepada penerima surat atas keterlambatan jawaban dalam suatu proses komunikasi. 2) Instansi penerima harus segera memberikan jawaban terhadap konfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim. 2. Pengurusan/Penanganan Naskah Dinas Surat Masuk Surat masuk adalah naskah dinas dari eksternal atau internal instansi yang diterima dalam sampul tertutup atau terbuka untuk disampaikan kepada tujuan surat. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan surat masuk 81

84 sebaiknya dipusatkan di Bagian Tata usaha atau di bagian lain yang menyelenggarakan fungsi tata usaha persuratan/kesekretariatan pada satuan kerja. Penanganan surat masuk dilaksanakan melalui tahapan berikut: a. Penerimaan Penerimaan surat masuk adalah kegiatan menerima surat dari eksternal atau internal instansi yang diantar oleh kurir. b. Pemilahan/Penyortiran 1) Tahap pemilahan/penyortiran surat masuk dikelompokkan berdasarkan tingkat keamanan dan tingkat kecepatan penyampaian. Tingkat keamanan surat sebagai berikut: a) Sangat Rahasia : SR b) Rahasia : R c) Biasa : B Tingkat kecepatan penyampaian surat sebagai berikut: a) Sangat Segera b) Segera c) Biasa 2) Pemilahan/penyortiran surat dinas dilakukan untuk menentukan apakah akan disampaikan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat yang menangani. 3) Surat masuk yang beralamat pribadi (nama orang) atau sampul tidak berkop dinas, termasuk surat yang harus disampaikan langsung kepada yang bersangkutan dalam keadaan sampul tertutup. c. Pencatatan 1) Surat masuk dicatat pada buku agenda dan lembar pengantar surat masuk oleh Bagian Tata Usaha atau bagian yang menangani kesekretariatan yang selanjutnya akan disampaikan kepada pimpinan. 2) Pada tingkat pengolah pencatatan/entri data surat masuk dilakukan dengan modul TNDE Intra LIPI, surat masuk dilampirkan formulir lembar disposisi manual. Lembar disposisi manual merupakan sarana yang digunakan oleh pejabat/pimpinan dalam memberikan arahan surat masuk. 82

85 Surat masuk dan lembar disposisi manual merupakan kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. 3) Pencatatan pada tingkat unit pengolah dilakukan dengan melampirkan formulir lembar disposisi manual. 4) Pencatatan surat dinas yang mempunyai tingkat keamanan SR dan R dilakukan oleh pimpinan kesekretariatan atau pejabat tertentu yang mendapat kewenangan dari pimpinan satuan kerja. 5) Pencatatan nomor surat masuk dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir pada nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. d. Pengolahan 1) Tahap pengolahan surat masuk dilakukan setelah pimpinan/pejabat memutuskan tindakan yang akan diambil sehubungan dengan surat masuk tersebut. 2) Tindak lanjut dari surat masuk dapat dibuat naskah dinas baru atau naskah dinas tersebut disimpan. e. Penyimpanan Naskah dinas surat masuk harus disimpan sesuai dengan Pedoman Tata Kearsipan LIPI. f. Sarana Penanganan Surat Masuk 1) Buku agenda penerimaan surat masuk; 2) Lembar pengantar; 3) Lembar disposisi yang dicetak dari intra LIPI dengan mengentri data surat masuk sesuai dengan tahapan pada modul TNDE Intra LIPI: Nomor agenda : nomor urut mulai dari 1, 2, 3, dst. Tanggal terima : tanggal surat masuk diterima Nomor dan tanggal surat masuk : nomor dan tanggal yang tertera pada naskah dinas surat masuk Asal surat :nama instansi/satuan pengirim naskah dinas Perihal : pokok surat Lampiran : jumlah berkas Isi ringkas naskah dinas : maksud isi naskah dinas 83

86 (Jika jaringan intra LIPI bermasalah, pencatatan dilakukan secara manual dengan menggunakan formulir lembar disposisi.) 3. Pengurusan/Penanganan Naskah Dinas Surat Keluar Naskah dinas surat keluar adalah naskah dinas yang dibuat untuk dikirim kepada pejabat yang tercantum pada alamat surat keluar. Penanganan surat keluar dilakukan melalui tahap sebagai berikut: a. Pengolahan 1) Kegiatan pengolahan dimulai dari penyiapan konsep hingga ke penandatanganan surat dinas. Penyiapan naskah dinas surat keluar dilaksanakan sebagai berikut: a) adanya instruksi pimpinan; b) reaksi atas suatu aksi; c) adanya konsep baru. 2) Penyiapan/penyusunan konsep surat keluar sebagai berikut: a) Penyiapan/penyusunan konsep dilakukan oleh pejabat/pegawai yang membidangi berdasarkan arahan pimpinan seperti sekretaris/pimpinan sekretariat atau pejabat yang ditunjuk. b) Setiap konsep yang akan diajukan kepada pimpinan lebih dulu harus diteliti oleh sekretaris/pimpinan sekretariat atau pejabat yang diserahi wewenang. c) Setiap konsep surat dinas sebelum disetujui oleh pejabat yang berwenang dibubuhi paraf lebih dulu oleh minimal dua pejabat di bawahnya yang bertugas menyiapkan konsep surat dinas tersebut. d) Setelah konsep surat dinas yang disetujui dicetak pada kertas kop dinas, surat dinas yang sudah dicetak sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dibubuhi paraf lebih dulu oleh minimal dua pejabat di bawahnya yang bertugas menyiapkan surat dinas. e) Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut: 1) Paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah pejabat penanda tangan surat dinas dibubuhkan di sebelah kiri sebelum nama pejabat penanda tangan surat. 2) Paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabat penanda tangan surat dinas dibubuhkan di sebelah kanan setelah nama pejabat penanda 84

87 tangan. 3) Naskah dinas surat keluar yang sudah ditandatangani oleh pejabat/pimpinan, proses selanjutnya sebagai berikut: Pemberian tanggal surat, tanggal naskah dinas sebaiknya sesuai dengan tanggal tanda tangan pejabat/pimpinan. Penomoran naskah dinas, pemberian nomor naskah dinas sesuai dengan ketentuan pada modul TNDE Intra LIPI. b. Pencatatan Surat keluar dicatat/dientri dalam daftar pencatatan surat keluar elektronik yang bentuk, susunan, dan tata cara pencatatannya sesuai dengan ketentuan modul TNDE Intra LIPI. c. Penggandaan Penggandaan adalah kegiatan memperbanyak naskah dinas dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dengan banyaknya alamat yang dituju. Perbanyakan naskah dinas dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1) Menyalin adalah memindahkan teks asli ke dalam alat lainnya yang mengakibatkan perubahan format dan ukuran. Penggandaan dengan cara menyalin, legalisasinya berbunyi seperti contoh berikut: Contoh: Disalin sesuai dengan aslinya Jakarta, KEPALA BAGIAN TATA USAHA Ttd dan cap dinas NAMA TERANG NIP 2) Memindai (scaning) adalah melakukan pembacaan data dengan cara memindahkan bentuk media dari kertas ke bentuk elektronik dan dapat dicetak duplikatnya untuk kepentingan administrasi dengan legalisasi keabsahan. 85

88 3) Fotokopi (salinan dengan fotokopi) apabila diperlukan legalisasi dilakukan seperti pada menyalin. Contoh: Fotokopi sesuai dengan aslinya Jakarta, KEPALA BAGIAN TATA USAHA Ttd dan cap dinas NAMA TERANG NIP Hal yang harus diperhatikan dalam penggandaan sebagai berikut: 1. Penggandaan surat dinas dilakukan setelah surat keluar ditandatangani oleh pejabat yang berwenang; 2. Naskah dinas yang digandakan belum diberi cap dinas; 3. Pemberian cap dinas pada hasil penggandaan harus asli/basah; 4. Jumlah yang digandakan sesuai dengan alamat yang dituju (alamat distribusi) termasuk jumlah tembusan; 5. Penggandaan surat keluar yang tingkat kecepatan penyampaiannya sangat segera dan segera harus didahulukan; 6. Penggandaan surat keluar yang tingkat keamanannya sangat rahasia dan rahasia harus diawasi dengan ketat; 7. Tata usaha pimpinan/sekretariat berkewajiban menjaga agar penggandaan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku; d. Pengiriman 1. Surat keluar yang akan dikirimkan dimasukkan ke sampul dinas sesuai dengan alamat tertuju; 2. Sampul dinas surat keluar harus menunjukkan tingkat keamanan naskah dinas tersebut. Tingkat keamanan naskah dinas dapat dilihat pada kode awal penomoran naskah dinas; 3. Sampul dinas surat keluar juga harus diberi cap tingkat kecepatan penyampaian. Cap tingkat kecepatan penyampaian 86

89 naskah dinas surat keluar sebagai berikut: Sangat Segera/Kilat Segera Biasa 4. Semua surat keluar yang dikirim dicatat dalam buku ekspedisi sebagai bukti pengiriman atau dibuatkan formulir tanda bukti pengiriman tersendiri; 5. Untuk kepentingan keamanan naskah dinas surat keluar, sekretaris/pimpinan sekretariat mengutamakan keselamatan pengiriman semua surat keluar, khususnya yang tingkat keamanannya SR/R. e. Penyimpanan Naskah dinas surat keluar (pertinggal) harus disimpan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam Pedoman Tata Kearsipan LIPI. 87

90 BAB V PEJABAT PENANDA TANGAN NASKAH DINAS A. Penandatanganan Kepala LIPI, Eselon I lainnya, dan Kepala Satuan Kerja di lingkungan LIPI bertanggung jawab atas segala kegiatan yang dilakukan di dalam organisasi atau satuan kerjanya. Tanggung jawab tersebut tidak dapat dilimpahkan atau diserahkan kepada seseorang yang bukan pejabat berwenang. Pejabat yang berwenang menandatangani surat dinas eksternal adalah pejabat struktural eselon I dan serendah-rendahnya kepala satuan kerja. Kewenangan menandatangani naskah dinas sebagai berikut: 1. Kewenangan melaksanakan dan menandatangani surat dinas antar/keluar instansi pemerintah yang bersifat kebijakan/keputusan/ arahan berada di Kepala LIPI. 2. Kewenangan melaksanakan dan menandatangani surat yang tidak bersifat kebijakan/keputusan/arahan dapat diserahkan/dilimpahkan kepada pimpinan organisasi di setiap tingkat eselon atau kepala satuan kerja yang diberi kewenangan untuk menandatanganinya. 3. Penyerahan/pelimpahan wewenang dan penandatanganan korespondensi kepada pejabat kepala/pimpinan dilaksanakan sebagai berikut: a) Sekretaris Utama LIPI dapat memperoleh pelimpahan kewenangan dan penandatanganan surat dinas tentang supervisi, arahan mengenai rencana strategis dan operasional, termasuk kegiatan lain yang dilaksanakan oleh kedeputian. b) Sekretaris Utama/Deputi dapat memperoleh penyerahan/ pelimpahan wewenang dan penandatanganan surat dinas yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidang masing-masing. B. Penggunaan Garis Kewenangan Garis kewenangan digunakan jika surat dinas ditandatangani oleh pejabat yang mempunyai tugas dan fungsi terkait mendapat pelimpahan dari pejabat yang berwenang. 1. Penandatanganan Penandatanganan surat dinas yang menggunakan garis kewenangan dapat dilaksanakan dengan cara: 88

91 a) Atas Nama (a.n.) Atas nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika pejabat yang menandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yang bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan. Susunan penandatanganan atas nama (a.n.) adalah pejabat satu tingkat di bawahnya. Nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap dengan huruf kapital di setiap awal kata, didahului dengan singkatan a.n. Contoh: a.n. Kepala LIPI Deputi/Sekretaris Utama, ttd Nama Lengkap Persyaratan penggunaan tanda tangan a.n. sebagai berikut: Pelimpahan wewenang tersebut dalam bentuk tertulis. Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan. Tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan surat berada pada pejabat yang diatasnamakan. b) Untuk Beliau (u.b.) Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika yang diberikan kuasa memberikan kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya, sehingga untuk beliau (u.b.) digunakan setelah atas nama (a.n.). Pelimpahan wewenang ini mengikuti urutan sampai dua tingkat struktural di bawahnya. Contoh: a.n. Kepala LIPI Sekretaris Utama/ Deputi, u.b. Kepala Biro ttd Nama Lengkap 89

92 Persyaratan penggunaan u.b. sebagai berikut: Pelimpahan harus mengikuti urutan sampai dua tingkat pejabat struktural di bawahnya. Materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan wewenangnya. U.b dapat dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai pejabat sementara atau yang mewakili. Tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi kuasa. c) Pelaksana Tugas (Plt.) Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas yang disingkat (Plt.) sebagai berikut: 1. Pelaksana tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas belum ditetapkan karena menunggu ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut. 2. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif ditetapkan. Contoh: Plt. Kepala Biro Umum, ttd Nama Lengkap d) Pelaksana Harian (Plh.) Ketentuan penandatanganan pelaksana harian yang disingkat (Plh.) sebagai berikut: 1. Pelaksana harian (Plh.) digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas tidak berada di tempat sehingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang menggantikannya. 2. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif kembali di tempat. 90

93 Contoh: Plh. Kepala Biro Umum, ttd Nama Lengkap e) Ketua TIM/Panitia/Pejabat Pembuat Komitmen Penandatanganan surat keluar dapat dilakukan oleh Ketua Tim/Ketua Panitia/Pejabat Pembuat Komitmen dengan ketentuan sebagai berikut: 1. Penugasan Ketua Tim/Ketua Panitia/Pejabat Pembuat Komitmen berdasarkan Keputusan Kepala LIPI dan eselon 1 lainnya sesuai dengan jangka waktu yang ditentukan. 2. Naskah dinas yang dibuat oleh ketua Tim/Panitia tidak menggunakan cap dinas organisasi atau satuan kerja, cap dinas dibuat berdasarkan kegiatan penugasan. Contoh: Pejabat Pembuat Komitmen ttd Nama Lengkap f) Untuk Perhatian (u.p.) Alamat surat dengan menggunakan singkatan u.p. (untuk perhatian) untuk keperluan berikut: 1. mempercepat penyelesaian surat yang diperkirakan dilakukan oleh pejabat atau staf tertentu di lingkungan instansi; 2. mempermudah penyampaian oleh sekretariat penerima surat pejabat yang dituju dan untuk mempercepat penyelesaiannya sesuai dengan maksud surat; 3. mempercepat penyelesaian surat karena tidak menunggu kebijaksanaan langsung pimpinan instansi. 91

94 Contoh: Yth. Kepala LIPI Jalan Jenderal Gatot Subroto 10 Jakarta u.p. Deputi Bidang Jasa Ilmiah KEWENANGAN PEJABAT PENANDA TANGAN No. Jenis Naskah Dinas Kepal a LIPI Wak a LIPI Sestam a Dep uti Kapus/K aro/ Ka UPT Kabag / Kabid Kasubbid / Kasubba g 1. Peraturan Keputusan - 3. Pedoman Petunjuk Pelaksanaan Instruksi Standar Operasional Prosedur (SOP) - 7. Surat Edaran - 8. Surat Perintah - 9. Surat Tugas Memorandum 11. Nota Dinas 92

95 12. Naskah Dinas Eksternal Surat Undangan 14. Surat Perjanjian Surat Panggilan 16. Surat Kuasa 17. Berita Acara 18. Surat Keterangan 19. Surat Pengantar 20. Pengumuman 21. Laporan 22. Telaahan Staf 93

96 BAB VI PENGGUNAAN LOGO LIPI DALAM NASKAH DINAS Logo LIPI digunakan dalam tata naskah dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi. Untuk memperoleh keseragaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di semua jajaran aparatur pemerintah, perlu ditentukan penggunaan logo LIPI pada kertas surat, sampul, dan cap dinas. A. Ketentuan Penggunaan Logo LIPI 1. Umum a. Logo LIPI adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol atau huruf yang digunakan dalam tata naskah dinas Lembaga Ilmu Pegetahuan Indonesia sebagai identitas agar publik lebih mudah mengenalnya. b. Logo LIPI digunakan oleh pejabat berwenang pada organisasi atau satuan kerja di lingkungan LIPI. 2. Logo LIPI wajib digunakan untuk: a. kepala naskah dinas; b. cap dinas; c. sampul/amplop dinas; d. dokumen resmi yang diterbitkan oleh LIPI; e. stop map; f. papan nama kantor; g. kartu tanda pengenal pegawai; h. tanda pengenal pin pegawai; i. label barang milik negara; dan j. situs resmi. 3. Logo LIPI dapat digunakan pada: a. gedung kantor; dan b. untuk hal-hal lain yang memerlukan simbol. 4. Penggunaan logo untuk hal-hal selain yang diatur dalam poin 2 dan 3 harus mendapatkan izin dari Sekretaris Utama. B. Penggunaan Logo pada Kepala Naskah Dinas 1. Kepala naskah dinas dibuat untuk mencetak naskah dinas sesuai dengan jenis dan format naskah dinas. Kepala naskah dinas terdiri dari: a. Kepala Naskah Dinas Internal b. Kepala Naskah Dinas Eksternal 2. Ukuran kertas kepala naskah dinas sebagai berikut: a. A4 yang berukuran 210 x 297 mm b. A3 yang berukuran 297 x 420 mm c. Folio berukuran 210 x 330 mm d. A5 yang berukuran 148 x 210 mm 94

97 3. Bentuk dan spesifikasi logo pada kepala naskah dinas sebagai berikut: a. Logo pada kepala naskah dinas dicantumkan berdasarkan bentuk, perbandingan ukuran, dan warna yang telah diatur sesuai dengan ketentuan yang berlaku. b. Tulisan nama organisasi/satuan kerja dicetak tebal dengan huruf kapital tipe Times ukuran 16 pt dengan warna hitam dan alamat lengkap ditulis dengan huruf awal kapital berukuran 12 pt. c. Jika organisasi atau satuan kerja telah bersertifikasi ISO, logo ISO bisa diletakkan di sebelah kanan atas dari kepala naskah dinas dengan ukuran tidak boleh melebihi ukuran logo LIPI. Ukuran dan Penempatan Logo LIPI pada Kepala Naskah Dinas Internal 95

98 Format kepala naskah dinas internal untuk eselon I. Format kepala naskah dinas internal satuan kerja. 96

99 Ukuran dan Penempatan Logo LIPI pada kepala naskah dinas eksternal Format kepala naskah dinas eksternal eselon I. 97

100 Format kepala naskah dinas eksternal eselon I dengan logo tambahan. Format kepala naskah dinas eksternal satuan kerja. 98

101 Format kepala naskah dinas eksternal satuan kerja dengan logo tambahan. Format kepala naskah dinas eksternal satuan kerja dengan logo tambahan lebih dari satu maka disusun vertikal dengan proporsi besar tidak melebihi logo identitas utama. C. Penggunaan Logo LIPI pada Cap Dinas 1. Bentuk dan spesifikasi cap dinas dengan logo LIPI untuk kepala LIPI dan wakil kepala LIPI sebagai berikut: 99

102 a. Bentuk bundar, terdiri atas tiga lingkaran dengan jari-jari R1 = 18,5 mm, R2 = 17,5 mm, dan R3 = 13,5 mm. Tebal garis lingkaran R1 = 0,8 mm dan R2 = R3 = 0,2 mm. b. Lingkaran pertama adalah lingkaran paling luar. Pada lingkaran kedua, di bagian atas tercantum tulisan nama organisasi. Pada lingkaran ketiga, terdapat logo LIPI tanpa tulisan LIPI dengan lebar 20 mm dan tinggi menyesuaikan. c. Tulisan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia ditempatkan di atas logo LIPI dengan posisi melingkar, menggunakan huruf Blue Highway. d. Pada bagian bawah tertulis Kepala untuk cap dinas kepala LIPI dan Wakil Kepala untuk cap dinas wakil kepala LIPI. e. Tinta cap instansi berwarna ungu. Format Cap Dinas Kepala LIPI dan Wakil Kepala LIPI f. Format cap dinas satuan kerja sebagai berikut: 1) Bentuk bundar, terdiri atas tiga lingkaran dengan jari-jari R1 = 18,5 mm, R2 = 17,5 mm, dan R3 = 13,5 mm. Tebal garis lingkaran R1= 0,8 mm dan R2 = R3 = 0,2 mm. 2) Lingkaran pertama adalah lingkaran paling luar. Pada lingkaran kedua, di bagian atas tercantum tulisan nama satuan kerja. 3) Pada lingkaran ketiga terdapat logo LIPI tanpa tulisan LIPI dengan tinggi 17,7 mm sedangkan lebarnya menyesuaikan proporsional sesuai dengan tinggi. 4) Logo LIPI ditempatkan pada lingkaran tengah dengan posisi center. 5) Tulisan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia ditempatkan di atas logo LIPI dengan posisi melingkar, menggunakan huruf Blue Highway, ukuran disesuaikan proporsional dengan nama satuan kerja. 100

103 6) Tulisan nama satuan kerja ditempatkan di bawah logo LIPI dengan posisi melingkar, menggunakan huruf Blue Highway, ukuran disesuaikan proporsional dengan tulisan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. Kepala LIPI Bentuk Stempel Wakil Kepala LIPI Sekretaris Utama Deputi Bidang Ilmu Pengetahuan Kebumian Deputi Bidang Ilmu Pengetahuan Hayati Deputi Bidang Ilmu Pengetahuan Teknik Deputi Bidang Ilmu Pengetahuan Sosial dan Kemanusiaan Deputi Bidang Jasa Ilmiah 101

104 Biro Perencanaan dan Keuangan Biro Organisasi dan Kepegawaian Biro Kerjasama dan Pemasyarakatan Iptek Biro Umum dan Perlengkapan Pusat Pembinaan, Pedidikan, dan Pelatihan Peneliti Pusat Penelitian Perkembangan Iptek Pusat Penelitian Geoteknologi Pusat Penelitian Oseanografi Pusat Penelitian Limnologi Pusat Penelitian Metalurgi 102