71 BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI 3.1 Tentang Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT. Puncak Menara Hijau Mas didirikan oleh empat orang, yaitu: Sumarto, Marconi, Drs. Suhidro Gunarto, dan Budiman Limansyah pada tanggal 5 Oktober 1994. PT. Puncak Menara Hijau Mas adalah perusahaan yang bergerak di bidang usaha pengelolaan kayu yang memiliki pabrik di Jalan Lintas Sumatera Km. 8 desa Kembang Tanjung, Kotabumi, Lampung Utara dengan luas tanah sebesar 60000m 2 Dan luas bangunan sebesar 25000m 2. Tempat ini dipilih sebagai lokasi pabrik yang jauh dari pemukiman rumahpenduduk, karena adanya aturan tata kota Pemda setempat bahwa lokasi pabrik perusahaan harus berada di luar kota. Selain hal tersebut di atas, lokasi ini dipilih karena bahan baku yang dibutuhkan untuk produksi dekat dengan pabrik sehingga menhemat ongkos produksi. Sedangkan lokasi kantor pemasarannya ada di Jalan Griya Agung Blok O No. 07, Kompleks Pertokoan Griya Inti Sentosa, Jakarta. Pada awal berdirinya perusahaan tahun 1994, perusahaan hanya mengelolah kayu bulat atau yang dikenal dengan istilah log menjadi papan. Kemudian papan tersebut dipasarkan ke industri meubel di Jakarta yang mana industri itu sendiri yang akan mengelolah papan tersebut menjadi komponen. Dalam memproduksi papan tersebut, perusahaan membeli bahan baku dari para supplier di Lampung Utara. Bahan baku tersebut berupa pohon karet yang masih
72 berupa kayu bulat dengan ketentuan memiliki diameter 20cm. Dari pohon karet tersebut akan diolah lebih lanjut melalui proses pembelahan atau yang dikenal dengan istilah band saw untuk menjadi papan. Dalam proses band saw ini, perusahaan telah memiliki sembilan unit mesin sawmill dengan kapasitas produksi dari masing-masing mesin sekitar 2m 3 per hari. Pada saat itu, perusahaan memiliki pegawai kurang lebih 170 orang yang 85% terdiri atas buruh, dan 15% merupakan internal auditor terdiri atas divisi produksi, pemasaran, administrasi, dan personalia. Dalam merekrut pegawai perusahaan memberikan pelatihan selama tiga bulan bagi pegawai yang langsung turun ke lapangan untuk memproduksi kayu karet. Hal ini dilakukan dengan maksud untuk memperoleh pegawai yang berkualitas, selain resiko yang dihadapi oleh para pegawai juga cukup besar. Kemudian pada tahun 1995-2000, kegiatan produksi perusahaan diperluas dengan mengelolah kayu bulat menjadi komponen dan laminating. Hasil produksi tersebut dipasarkan ke pabrik-pabrik meubel di Jakarta dan di daerah Jawa. Daerah pemasaran produksi semakin bertambah sehingga mengaruskan perusahaan untuk meningkatkan mutu pelayanannya. Adapun usaha ynag dilakukan oleh pihak manajemen dalam mmeningkatkan mutu pelayanannya, yakni menambah jumlah tenaga kerja menjadi 320 orang, dengan kapasitas produksi per bulannya 750m 3 untuk papan dan 500m 3 untuk komponen. Tahun 2001-2009 perusahaan mengembangkan usahanya dengan mengelolah sendiri komponen yang dihasilkan menjadi perlatan rumah tangga / kitchen set dan dipasarkan pada beberapa supermarket di Jakrta, Jumlah tenaga
73 kerja yang ada pada saat ini kurang lebih 510 orang dengan tambahan kapasitas produksi untuk kitchen set sekitar 60m 3 per bulannya. 3.1.2 Tujuan Perusahaan a. Visi dan Misi Menciptakan tenaga kerja menjadi pengusaha Kepuasan pelanggan Perusahaan yang baik bagi pengembangan karir dan keahlian karyawan Menciptakan lapangan kerja bagi masyarakat b. Tujuan Adapun tujuan PT. Puncak Menara Hijau Mas adalah : 1. Memberikan pelayanan terbaik untuk memuaskan konsumen 2. Mengembangkan dan meningkatkan kesatuan sumber daya manusia 3. Menjadi pelayan konsumen yang terbaik dalam dunis bisni yang dikelola dan memberikan pelayanan dengan standar persaingan internasional dan nasional. 3.1.3 Kegiatan Bisnis Perusahaan Dari sekian bisnis yang dikelola oleh perusahaan, secara khusus kegiatan bisnis yang menjadi ruang lingkup skripsi ini adalah Bisnis perusahaan yang bergerak dalam bidang industri perkayuan yang dikelola menjadi peralatan rumah tangga.
74 3.1.4 Struktur Organisasi Struktur organisasi pada Perusahaaan dengan ruang lingkup skripsi ini yaitu bisnis perusahaan dalam bidang industri perkayuan. Dewan Komisaris Direktur Bagian Pembelian Bagian Persediaan, Produksi Bagian Penjualan dan Pemasaran Bagian Keuangan dan Akuntan Bagian Personalia Gambar 3.1 Struktur Organisasi 3.1.5 Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab Berdasarkan struktur organisasi di atas, setiap bagian dari perusahaan memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing sebagai berikut: 1. Dewan Komisaris Tugas dan wewenangnya sebagai berikut: Memasuki bangunan dan halaman atau tempat lain yang dipergunakan oleh perseroan.
75 Memeriksa buku-buku, surat-surat, bukti-bukti, serta mencocokkan keadaan uang kas dan lain sebagainya. Mengetahui segala tindakan yang telah dijalankan oleh direksi. Membebas-tugasnya untuk sementara waktu bagi seorang atau lebih anggota direksi yang bertindak tidak sesuai dengan anggaran dasar ataupun melainkan kewajibannya. Mengadakan rapat bila dianggap perlu. 2. Direktur Tugas dan wewenangnya sebagai berikut: Bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan tugasnya yang ditujukan untuk kepentingan perseroan. Menjalankan tugasnya sebaik mungkin dengan mengindahkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan anggaran dasar. Mewakili perseroan di dalam dan di luar pengadilan tentang segala hal dan dalam segala kejadian. Mengankat seseorang atau lebih sebagai wakil atau kuasanya dengan memberikan kekuasaan-kekuasaan yang diatur dalam surat kuasa. 3. Bagian Pembelian Tugas dan wewenangnya sebagai berikut: Membuat Delivery Order(DO) untuk Pemasok. Mengirim Delivery Order(DO) kepada Pemasok.
76 Menyimpan dan mengupdate data tentang Pembelian ke dalam kumpulan data Pembelian dan Penjualan. Memberikan konfirmasi kepada Pemasok tentang masalah pembayaran. 4. Bagian Persediaan, Produksi Tugas dan wewenangnya sebagai berikut: Bertanggung jawab untuk semua aspek pengelolaan dan operasi mesinmesin pabrik Mengawasi jalannya proses produksi, quality, control, serta penyimpanan bahan baku dan barang jadi. Merencanakan dan menetapkan kebijakan yang berkaitan dengan pabrik. Bertanggung jawab atas efisiensi dan efektivitas prose produksi. 5. Bagian Penjualan dan Pemasaran Tugas dan wewenangnya sebagai berikut: Merencanakan target penjualan perusahaan. Membuat kebijakan dalam pemasaran untuk mencapai target penjualan perusahaan. Membuat laporan pertanggung jawaban kepada direksi. Bertanggung jawab atas kegiatan pelayanan pada konsumen.
77 6. Bagian Administrasi, Keuangan, dan Akuntan Tugas dan wewenangnya sebagai berikut: Menetapkan kebijakan keuangan. Membuat laporan keuangan dan bertanggung jawab kepada dewan direksi. Bertanggung jawab atas efisiensi dan efektivitas penggunaan keuangan. Melakukan analisa keuangan. 7. Bagian Personalia Tugas dan wewenangnya sebagai berikut: Merekrut calon-calon karyawan yang dibutuhkan oleh tiap-tiap bagian. Memecahkan setiap masalah yang timbul dalam personalia dan menentukan langkah yang harus diambil. Menerima dan memberhentikan karyawan. Melakukan mutasi, penyesuaian jabatan, gaji, dan tunjangan bagi karyawan. 3.2 Gambaran Sistem Untuk memperjelas gambaran sistem yang berjalan di dalam perusahaan sebelumnya, maka akan digambarkan dalam bentuk diagram konteks dan diagram nol. Berikut gamabaran sistem sistem yang berjalan:
78 A. Diagram Konteks Permodelan proses analisis sistem berjalan: Bagian Keuangan PO Pelanggan Bukti Pengeluaran Kas Surat Permintaan Pembayaran PI Pemasok DO Sistem Pembelian, Persediaan, dan Penjualan PT. Puncak Menara Hijau Mas Pelunasan Piutang FCR Jasa Pengiriman Laporan Stok Shipping Instruction Direktur Laporan Pembelian Laporan Penjualan Ket: DO PO FCR PI : Delivery Order : Purchase Order : Forwarder Cargo s Receipt : Performa Invoice Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Pembelian, Persediaan, Penjualan pada PT. Puncak Menara Hijau Mas
79 B. Diagram Nol Permodelan proses analisis sistem berjalan: Bagian Keuangan Pelanggan Surat Permintan Pembayaran Bukti Pengeluaran Kas Laporan Daftar Persediaan Pelunasan Piutang PO Fatur Penjualan DO 1.0 Sistem Pembelian 2.0 Sistem Persediaan SPK 3.0 Sistem Penjualan Pemasok Laporan Pembelian Laporan Stok FCR Direktur Laporan Penjualan Jasa Pengiriman Shiiping Instruction Ket: DO PO FCR SPK : Delivery Order : Purchase Order : Forwarder Cargo s Receipt : Surat Perintah Kerja Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Pembelian, Persediaan, Penjualan pada PT. Puncak Menara Hijau Mas
80 C. Diagram Rinci Permodelan proses secara analisis system berjalan secara rinci: Proses Pembelian Gudang [Data Pesanan Gudang] 1.1 Pemasukan Data [Data Pesanan] Data Pesanan Data Pesanan Barang Pemasok Delivery Order 1.2 Pemesanan Barang Oleh B.Pembelian [Data Delivery Order] Data Delivery Order Surat Permintaan Pembayaran Bagian Keuangan Bukti Pengeluaran Kas Bagian Pembelian Data Laporan Pembelian Direktur Gambar 3.4 Diagram Rinci Sistem Pembelian PT. Puncak Menara Hijau Mas
81 Proses Persediaan Gambar 3.5 Diagram Rinci Sistem Persediaan pada PT. Puncak Menara Hijau Mas
82 Proses Penjualan Gambar 3.6 Diagram Rinci Sistem Penjualan pada PT. Puncak Menara Hijau Mas
83 3.2.1 Prosedur Didalam Sistem 3.2.1.1 Prosedur Pembelian Sistem pembelian dimulai dari penerimaan laporan daftar persediaan barang untuk tiga bulan ke depan dari Bagian Persediaan. Setelah itu Bagian Pembelian akan memesan barang mentah, berupa kayu karet kepada pemilik perkebunan karet yang disini kita sebut sebagai Pemasok via telepon. Setelah mendapat pesanan tersebut, Pemasok akan datang membawa hasil perkebunan mereka ke Bagian Persediaan. Setelah barang diterima sesuai pesanan, maka Bagian Pembelian akan membuat Delivery Order (DO) rangkap tiga, dimana yang pertama akan diberikan kepada Pemasok. Disini Delivery Order (DO) pertama akan digunakan oleh pemasok untuk menagih perusahaan dalam kurun waktu satu minggu setelah barang dikirim, yang kedua diberikan kepada bagian keuangan untuk diarsipkan yang pada akhir periode akan digunakan dalam rekonsiliasi data juga untuk memberikan izin kepada Bagian Pembelian dalam mengeluarkan Surat Pembayaran serta pengeluaran cek. Dan Delivery Order (DO) yang terakhir akan diarsipkan oleh Bagian Pembelian sendiri menjadi arsip permanen. Perihal pembayarannya, Pemasok akan datang kembali ke Bagian Pembelian satu minggu setelah barang dikirim dengan membawa Delivery Order (DO) pertama untuk diberikan ke Bagian Pembelian seperti yang telah dijelaskan diatas, kemudian Bagian Pembelian akan mengeluarkan Surat Pembayaran yang akan diarsipkan ke Bagian Keuangan. Dengan dibuatnya Surat Pembayaran, maka stok barang
84 bertambah. Setelah itu Bagian Pembelian akan melakukan pembayaran kepada Pemasok dengan memberikan cek yang dikeluarkan oleh Bagian Keuangan.
85
86 3.2.1.2 Prosedur Persediaan Sistem persediaan dimulai dari pengecekkan barang pesanan pelanggan untuk tiga bulan ke depan yang kemudian akan dibuatkan laporan persediaan barang untuk diberikan ke Bagian Pembelian. Setelah itu jika ada pengiriman barang dari Pemasok ke Bagian Persediaan maka barang-barang tersebut akan dicek dahulu secara fisik kualitasnya. Apabila ternyata ada beberapa barang yang tidak sesuai dengan kriteria perusahaan atau rusak, maka barang yang rusak akan dikembalikan kepada Pemasok. Dan bila semua barang dinyatakan sesuai dengan kriteria dan tidak ada yang rusak, barang tersebut akan disimpan di gudang. Kemudian, Bagian Persediaan akan memberikan konfirmasi kepada Bagian Pembelian tentang kedatangan barang tersebut dan setelah itu Bagian Pembelian akan membuat Delivery Order (DO). Dengan dibuatkannya Delivery Order (DO), maka stok Barang akan bertambah. Bila terjadi Penjualan, Bagian Penjualan terlebih dahulu memberikan konfirmasi ke Bagian Persediaan, apakah barang pesanan Pelanggan tersedia di gudang. Bila barang tersedia, maka Bagian Penjualan akan membuatkan Surat Perintah Kerja kepada Bagian Produksi. Kemudian Bagian Produksi akan memproduksi Barang mentah menjadi barang jadi dan di-packaging dalam bentuk container, bersamaan dengan itu stok barang mentah berkurang Kemudian Bagian Produksi memberikan konfirmasi kepada Bagian Penjualan bahwa Barang telah siap dikirim. Setelah itu pada waktu yang telah ditentukan, jasa pengiriman akan mengambil barang yang
87 sudah siap dikirim tersebut di Bagian Produksi untuk dikirimkan langsung ke pelanggan, bersamaan dengan itu stok barang berkurang.
88
89 3.2.1.3 Prosedur Penjualan Pertama-tama Bagian Penjualan menerima Surat Permintaan Barang Purchase Order (PO) dari pelanggan. Setelah menerima Surat Permintaan Barang, Bagian Penjualan akan membuat Faktur Penjualan (Proforma Invoice), yang dikirimkan melalui e-mail kepada Pelanggan. Bersamaan dengan itu Bagian Penjualan juga mengecek apakah barang mentah yang digunakan untuk memproduksi barang yang dipesan tersedia atau tidak di Bagian Persediaan. Selanjutnya Bagian Penjualan membuat Surat Perintah Kerja yang ditujukan kepada Bagian Produksi. Setelah menerima Surat Perintah Kerja dari Bagian Penjualan, Bagian Produksi langsung menyiapkan Barang yang dipesan dan di-packaging bentuk container, bersamaan dengan itu Bagian Produksi akan memberikan konfirmasi kepada Bagian Penjualan bahwa Barang telah siap dikirim. Kemudian Bagian Penjualan akan mengirimkan Shipping Instruction kepada jasa pengiriman yang berfungsi sebagai pemesanan tempat untuk container yang telah siap dikirim. Setelah itu jasa pengiriman akan mengirimkan FCR (Forwarder Cargo s Reciept) kepada Bagian Penjualan.
90 Penjulan Barang Rutin Pelanggan Penjualan Perusahaan Pengiriman Mulai PO Mengirimkan PO Membuat Proforma Invoice PO Proforma Invoice Proforma Invoice 1 Menkofirmasi kesediaan barang mentah ke Bag. Persediaan Shipping Instruction Menerima pengiriman barang yang telah dibeli Membuat Surat Perintah Kerja Melakukan pembayaran via transfer Surat Perintah Kerja Mengambil container dari Bag.Produksi Sesuai waktu yang ditentukan 4 Membuat FCR 5 Menerima konfirmasi barang telah siap dikirim Mengirimkan Shipping Instruction FCR Shipping Instruction Mengirimkan ke pelanggan 1 FCR
91 3.3 Analisis Kebutuhan Informasi Berdasarkan wawancara dan analisis transaksi pembelian, persediaan, dan penjualan PT. Puncak Menara Hijau Mas, data yang dibutuhkan perusahaan antara lain : Tabel 3.1 Tabel Analisis Kebutuhan PT. Puncak Menara Hijau Mas NO Entity name Description 1 Pelanggan Berisi informasi mengenai pelanggan yang membeli produk. 2 Proforma_Invoice Berisi informasi mengenai transkasi penjualan yang dilakukan perusahaan. 3 Perusahaan Pengiriman Berisi informasi mengenai perusahaan jasa pengiriman yang merupakan mitra bisinis perusahaan. 4 Karyawan Berisi informasi mengenai satf perusahaan. 5 Barang Berisi informasi yang mengenai produk yang dijual perusahaan. 6 BarangMentah Berisi informasi mengenai barang mentah yang dipergunakan oleh perusahaan 7 JenisBarang Berisi informasi mengenai jenis-jenis produk yang dijual perusahaan. 8 Pemasok Berisi informasi mengenai pemasok bahan mentah perusahaan. 9 PurchaseOrder Berisi informasi mengenai surat pesanan yang dikirimkan oleh Pelanggan.
92 10 DeliveryOrder Berisi informasi mengenai transaksi pembelian yang dilakukan perusahaan. 11 Divisi Berisi informasi mengenai divisi yang ada di perusahaan. 12 Shipping_ Berisi informasi mengenai pengirman barang. Instruction 13 Forwarder_ Cargo s_receipt Berisi informasi mengenai transaksi pengiriman barang yang dilakukan perusahaan. 14 Pelunasan Piutang Berisi informasi mengenai pelunasan piutang yang dilakukan pelanggan. 15 BuktiPengeluaran Kas Berisi informasi mengenai pengeluaran uang yang dilakukan oleh perusahaan (pembayaran). 16 BuktiPenerimaan Barang Berisi informasi mengenai penerimaan barang oleh pelanggan.
93 3.4. Permasalahan yang Dihadapi Setelah melakukan wawancara dan analisis transaksi pembelian, persediaan dan penjualan, ditemukan masalah-masalah sebagai berikut : 1. Diperlukan waktu yang lama untuk mencari data pembelian, persediaan dan penjualan. Karena pencarian dilakukan terhadap berkas-berkas yang kurang teroganisir dan disimpan secara terpisah. 2. Data dan informasi barang yang tidak tepat waktu sehingga mempersulit perencanaan pembelian dan penjualan. 3. Dokumentasi dalam bentuk kertas mudah rusak atau hilang. 4. Sulitnya membuat dan menyajikan laporan penjualan dan pembelian bulanan dikarenakan banyaknya dokumen-dokumen penjualan atau penjualan yang tercampur dengan dokumen-dokumen lain. 5. Sulitnya memeriksa performa kepala montir dikarenakan banyaknya buku servis yang ditangani montir sehingga sangat tidak efisien untuk memeriksa buku servis yang ditangani oleh suatu montir satu persatu. 6. Dokumentasi manual lebih rawan terhadap human error.
94 3.5 Solusi Pemecahan Masalah Dari analisis permasalahan dan kebutuhan data, solusi-solusi yang diusulkan adalah sebagai berikut : 1. Membangun basisdata untuk menampung data pembelian, persediaan, dan penjualan perusahaan. 2. Membangun aplikasi : Untuk input data pembelian persediaan, dan penjualan perusahaan yang disertai dengan validasi-validasi. Yang mampu memberikan perncarian data pembelian, persediaan, dan penjualan yang cepat dan akurat untuk pengguna. Yang mampu memantau jumlah persediaan barang secara otomatis saat terjadi transaksi penjualan atau pembelian barang. Yang mampu mengolah data untuk membuat dan mencetak laporan bulanan secara otomatis sesuai periode yang diinginkan pengguna. Yang mampu mengelolah data untuk menampilkan informasi sejarah kinerja masing-masing divisi. Berdasarkan poin-poin tersebut, dapat disimpulkan pemecahan masalah yang diusulkan dengan penerapan aplikasi basisdata untuk menggantikan system manual yang sedang berjalan. Basisdata yang dibuat akan menampung data pembelian, persediaan, dan penjualan perusahaan. Aplikasi tersebut dibuat untuk mengakses, mamanipulasi, dan mengolah data yang terdapat pada basisdata yang telah dibuat untuk digunakan oleh beberapa bagian perusahaan dan mendukung proses-proses pembelian,
95 persediaan, dan penjualan perusahaan. Aplikasi ini akan menggunakan validasi dalam tiap input sehingga meminimalisasi kesalahan input yang disebabkan pengguna. Aplikasi ini juga mampu mengolah data yang telah diinput menjadi informasi dalam bentuk sejarah kinerja kepala montir dan laporan panjualan/ pembelian. Dengan adanya aplikasi ini, diharapkan proses pembelian, persediaan, dan penjualan PT. Puncak Menara Hijau Mas bisa berjalan dengan efisien dan akurat.