TAKLIMAT GARIS PANDUAN MENGURUS KES SALAHLAKU PEGAWAI DI PTJ

TAKLIMAT GARIS PANDUAN MENGURUS KES SALAHLAKU PEGAWAI DI PTJ

Garis Panduan Ini Telah Dipekelilingkan Pada 20.7.2016 Dan Berkuatkuasa Pada Tarikh Yang Sama.

TUJUAN GARIS PANDUAN DIWUJUDKAN MENJELASKAN PROSES PENGENDALIAN KES SALAHLAKU PEGAWAI DI PERINGKAT PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) SEBELUM LAPORAN LENGKAP DIHANTAR KE PEJABAT PENASIHAT UNDANG-UNDANG DAN INTEGRITI (PPUU). MEMASTIKAN KETUA JABATAN MEMATUHI PROSEDUR DALAM MENGURUSKAN PEGAWAI BERMASALAH DAN MENANGANI SALAHLAKU PEGAWAI MENGIKUT PERATURAN. - PERA.21KJ MAINKAN PERANAN PENTING UNTUK PANTAU DAN SELIA PEGAWAI BAWAHAN MEMANTAPKAN PROSES/TATACARA TINDAKAN YANG DAPAT MENGELAKKAN PERTIKAIAN PERUNDANGAN.

OBJEKTIF GARIS PANDUAN MENINGKATKAN KECEMERLANGAN ORGANISASI DAN MENCAPAI OBJEKTIF UNIVERSITI. MENJAGA IMEJ DAN NAMA BAIK UNIVERSITI. MEMASTIKAN PEGAWAI MELAKSANAKAN TUGAS DENGAN CEKAP, BERAMANAH DAN BERTANGGUNGJAWAB. MENERAPKAN NILAI MURNI DAN AMALAN ETIKA KERJA YANG POSITIF DAN PRODUKTIF. MELAHIRKAN KETUA JABATAN YANG LEBIH BERTANGGUNGJAWAB DAN KOMITED KE ATAS PEGAWAI SELIAAN.

KATEGORI KES SALAHLAKU (3) TATATERTIB ATAS PEGAWAI YANG MELAKUKAN KESALAHAN JENAYAH Bermaksud seorang pegawai yang didapati melakukan kesalahan di bawah Undang- Undang Jenayah/Jenayah Syariah, Perintah Tahanan, Perintah Pengawasan, Kediaman Terhad, Buang Negeri, Imigresen, Perlindungan Wanita, Gadis atau Kanak-Kanak (Rujuk Bahagian IV, Peraturan 31 dan Bahagian VII, Peraturan 45, 46&47,48,49,50&51 [AKTA 605] (1)TIDAK HADIR BERTUGAS Bermaksud seorang pegawai yang didapati tidak hadir bertugas tanpa cuti/tanpa terlebih dahulu mendapat kebenaran/tanpa sebab yang munasabah bagi apa-apa jua tempoh masa dan di tempat yang dia dikehendaki hadir bagi pelaksanaan tugas (Rujuk Bahagian III, Peraturan 23, 24, 25 dan 26 [AKTA 605 (2)TATATERTIB BIASA Bermaksud semua pelanggaran tatakelakuan yang telah diperuntukkan di bawah AKTA 605 termasuk semua Pekeliling dan Peraturan berkaitan yang berkuatkuasa dari masa ke semasa (Rujuk Bahagian II, Peraturan 3 hingga 21,32 hingga 39 [AKTA 605]

PANDUAN MENGURUS KES TIDAK HADIR BERTUGAS

MAKSUD TIDAK HADIR BERTUGAS PERATURAN 22 Termasuklah tidak hadir bagi apa-apa jua tempoh masa, pada masa dan di tempat dikehendaki hadir bagi pelaksanaan tugas.

Tidak Hadir Bertugas dan Dapat Dikesan KATEGORI TIDAK HADIR BERTUGAS Tidak hadir bertugas: Meminda Sijil Cuti Sakit atau Mengemukakan Sijil Cuti Sakit Palsu Tidak Hadir Bertugas 7 Hari Bekerja Berturut-Turut dan Tidak Dapat Dikesan

PEKELILING PENDAFTAR BIL.9/2003 PENGGUNAAN SISTEM E WARGA LPU 26 Julai 2003 bersetuju wajibkan penggunaan sistem e warga untuk merakam waktu bekerja semua kakitangan UKM termasuk kakitangan akademik. Sistem Daftar Keluar masuk Kakitangan (SIDKEM) juga perlu digunakan oleh kakitangan sekiranya perlu keluar dari kawasan kampus dan akan kembali semula ke pejabat dalam waktu bekerja.

WAKTU BEKERJA KAKITANGAN BUKAN AKADEMIK WP1: 7.30 pagi 4.30 petang WP2 : 8.00 pagi 5.00 petang WP3 : 8.30 pagi 5.30 petang KAKITANGAN AKADEMIK Tidak ditetapkan waktu bekerja pejabat tetapi dikehendaki berada di pejabat sekurang-kurangnya 40 jam 50 minit seminggu

PROSEDUR TINDAKAN BAGI KES TIDAK HADIR BERTUGAS Carta alir mengurus kes salalaku di PTJ TINDAKAN SEGERA/PANTAS hendaklah diambil apabila berlaku masalah ketidakhadiran pegawai bagi mengelakkan kesalahan dikumpul dalam tempoh yang lama dan membendung masalah ini daripada berleluasa yang akan merugikan organisasi.

CARTA ALIR PROSES TIDAK HADIR BERTUGAS DAN DAPAT DIKESAN/BERSELANG SELI MULA Terima laporan salah laku Keluarkan surat arahan lucuthak emolumen BSM Teguran dan nasihat (lisan) catat dan rekod Pemantauan secara berterusan selama 2 bulan Ulangi Salahlaku Tidak Ulangi Salahlaku Keluarkan surat arahan lucuthak emolumen BSM Keluarkan surat arahan lucuthak emolumen BSM Teguran dan nasihat (bertulis) rekod Pemantauan secara berterusan selama 2 bulan Ulangi Salahlaku Keluarkan amaran secara bertulis Pemantauan secara berterusan selama 2 bulan Ulangi Salahlaku Tidak Ulangi Salahlaku Tidak Ulangi Salahlaku SAMBUNG

sambungan carta alir SAMBUNG Rujuk pegawai ke sesi kaunseling Keluarkan surat tunjuk sebab Tindakan lain yang wajar:- a) Pertukaran tempat bertugas b) Rujuk Lembaga Perubatan (kesihatan) c) Rujuk sesi kaunseling d) Hantar untuk hadiri kursus yang berkaitan Menimbang penjelasan pegawai Penjelasan Diterima Arah pegawai memohon cuti rehat Penjelasan Ditolak Kemukakan laporan PPUU (tindakan tatatertib) dan BSM (lucuthak emolumen) TAMAT Ketidakhadiran Pegawai Tanpa Cuti/Kebenaran/Sebab Yang Munasabah Pada Waktu Pegawai Dikehendaki Bertugas Tidak Boleh Ditolak Dari Cuti Rehat Pegawai

CARTA ALIR PROSES TIDAK HADIR BERTUGAS 7 HARI BEKERJA BERTURUT-TURUT DAN TIDAK DAPAT DIKESAN MULA Terima laporan salah laku Keluarkan surat arahan lapor diri serta merta dan salinkan kes BSM untuk tahan gaji Gagal lapor diri Lapor diri Kemukakan laporan PPUU (tindakan tatatertib) dan disalinkan kepada BSM (lucuthak emolumen) Kemukakan laporan kepada BSM untuk proses penamatan perkhidmatan dan disalinkan kepada PPUU TAMAT Ketidakhadiran Pegawai Tanpa Cuti/Kebenaran/Sebab Yang Munasabah Pada Waktu Pegawai Dikehendaki Bertugas Tidak Boleh Ditolak Dari Cuti Rehat Pegawai

CARTA ALIR TIDAK HADIR BERTUGAS; MEMINDA SIJIL CUTI SAKIT ATAU MENGEMUKAKAN SIJIL CUTI SAKIT PALSU MULA Ragu / syak kesahihan sijil cuti sakit Dapatkan pengesahan bertulis dari hospital/klinik berkaitan Buat laporan polis jika ada pemalsuan Keluarkan surat tunjuk sebab Penjelasan pegawai tidak munasabah/gagal beri penjelasan Lapor BSM (lucuthak emolumen) dan PPUU (tindakan tatatertib) TAMAT Ketidakhadiran Pegawai Tanpa Cuti/Kebenaran/Sebab Yang Munasabah Pada Waktu Pegawai Dikehendaki Bertugas Tidak Boleh Ditolak Dari Cuti Rehat Pegawai

CARTA ALIR TIDAK BERADA PADA TARIKH, MASA DAN TEMPAT YANG DITETAPKAN/DIARAHKAN SEMASA WAKTU BERTUGAS (MENGHILANGKAN DIRI SEWAKTU BERTUGAS) MULA Pantau kehadiran pegawai (laporan ewarga/buku log kehadiran/kaedah lain) Keluarkan surat arahan lucuthak emolumen BSM Teguran dan nasihat (lisan) catat dan rekod Pemantauan secara berterusan selama 2 bulan Ulangi Salahlaku Tidak Ulangi Salahlaku Teguran dan nasihat (bertulis) rekod Keluarkan surat arahan lucuthak emolumen BSM Pemantauan secara berterusan selama 2 bulan Ulangi Salahlaku Tidak Ulangi Salahlaku Keluarkan amaran secara bertulis Keluarkan surat arahan lucuthak emolumen BSM Pemantauan secara berterusan selama 2 bulan Tidak Ulangi Salahlaku Ulangi Salahlaku SAMBUNG

sambungan carta alir SAMBUNG Rujuk pegawai ke sesi kaunseling Keluarkan surat tunjuk sebab Tindakan lain yang wajar:- a) Pertukaran tempat bertugas b) Rujuk Lembaga Perubatan (kesihatan) c) Rujuk sesi kaunseling d) Hantar untuk hadiri kursus yang berkaitan Menimbang penjelasan pegawai Penjelasan Diterima Arah pegawai memohon cuti rehat Penjelasan Ditolak Kemukakan laporan PPUU (tindakan tatatertib) dan BSM (lucuthak emolumen) TAMAT Ketidakhadiran Pegawai Tanpa Cuti/Kebenaran/Sebab Yang Munasabah Pada Waktu Pegawai Dikehendaki Bertugas Tidak Boleh Ditolak Dari Cuti Rehat Pegawai

Ketua Jabatan hendaklah mengambil TINDAKAN SEGERA/PANTAS apabila berlaku masalah ketidakhadiran pegawai bagi mengelakkan kesalahan dikumpul dalam tempoh yang lama dan membendung masalah ini daripada berleluasa yang akan merugikan organisasi dan memberi ketidak adilan kepada pegawai. Ketua Jabatan boleh dikenakan tindakan atas sebab kecuaian sekiranya membiarkan kesalahan dalam tempoh yang lama bersesuaian dengan Peraturan 21, Akta 605.

PANDUAN MENGURUS KES TATATERTIB BIASA CONTOH INGKAR PERINTAH POLITIK KETERHUTANGAN SERIUS PEKERJAAN LUAR GANGGUAN SEKSUAL PLAGIARISMA CUAI DALAM MENJALANKAN TUGAS KURANG CEKAP/BERUSAHA PENYELEWANGAN/R ASUAH MENERIMA HADIAH YANG BERKAITAN TUGAS RASMI

CARTA ALIR PROSES MENGURUSKAN KES TATATERTIB BIASA MULA Keluarkan surat tunjuk sebab Terima penjelasan pegawai Buat siasatan lanjut Penjelasan lanjut Menimbang penjelasan pegawai Penjelasan Diterima Kemukakan laporan PPUU (tindakan tatatertib) Penjelasan ditolak Kemukakan laporan PPUU (tindakan tatatertib) TAMAT

PANDUAN MENGURUS KES PEGAWAI YANG MELAKUKAN KESALAHAN

CARTA ALIR PROSES MENGURUSKAN KES TATATERTIB KE ATAS PEGAWAI YANG MELAKUKAN KESALAHAN JENAYAH MULA Terima laporan kes jenayah daripada pihak Polis/Mahkamah Dapatkan salinan laporan kes daripada pihak Polis/Mahkamah Kemukakan laporan PPUU (tahan kerja/sebaliknya) Pantau dan dapatkan status kes daripada Pendaftar Mahkamah kemukakan kepada PPUU Keluarkan surat arahan panggil pengawai bertugas semula Tiada Sabitan (Bebas) Ada Sabitan Tindakan gantung kerja Maklumkan kepada BSM untuk bayar semula emolumen (semasa tahan kerja) dan cuti rehat tahunan dan salinkan kepada PPUU Bersalah (disabitkan) Ada rayuan Pantau sehingga kes selesai dan maklumkan keputusan rayuan kepada PPUU Buat perakuan kepada PPUU (apabila dimaklumkan tindakan tatatertib akan diambil) TAMAT

PANDUAN MENGURUS KES RAYUAN TATATERTIB TINDAKAN KETUA JABATAN: Pegawai yang telah didapati bersalah oleh Jawatankuasa Tatatertib (JKTT) boleh mengemukakan rayuan secara bertulis melalui Ketua Jabatan kepada Jawatankuasa Rayuan Tatatertib (JKRTT) dalam tempoh 14 hari bekerja selepas menerima surat keputusan JKTT. Ketua Jabatan hendaklah memberi ulasan berkaitan rayuan pegawai dan mengemukakan kepada JKRTT dalam tempoh 14 hari bekerja daripada tarikh terima rayuan. Pejabat Penasihat Undang-Undang dan Integriti akan memaklumkan keputusan JKRTT kepada pegawai dan Ketua Jabatan serta Bahagian Sumber Manusia untuk mengeluarkan Laporan Perubahan Gaji (LPG) dan direkodkan di dalam e-brp. Keputusan rayuan JKRTT adalah muktamad. (Rujuk Bahagian II, Peraturan 12 hingga Peraturan 23 [AKTA 605]

KETERANGAN LANJUT SETIAP PROSES TINDAKAN, FORMAT SURAT-SURAT DAN LAIN-LAIN HENDAKLAH MERUJUK KEPADA BUKU GARIS PANDUAN MENGURUS KES SALAHLAKU PEGAWAI DI PERINGKAT PTJ

ISU/PERMASALAHAN TINDAKAN TIDAK MENGIKUT GARIS PANDUAN YANG TELAH DITETAPKAN - SURAT /PROSES/LAPORAN ANEKDOTSAL, SULIT, SURAT ARAHAN LAPOR DIRI/BEZA SURAT TUNJUK SEBAB DAN AMARAN, TIDAK BERTANYA APABILA TIDAK JELAS - PENYEDIAAN MINIT SIASATAN DLL PERLU URUSKAN DOKUMEN SULIT DENGAN BETUL ELAK HILANG TINDAKAN JABATAN AKAN MEMBERI KESAN KEPADA KES DARI SEGI JKTT DAN TINDAKAN UNDANG-UNDANG LANJUT - KES AKAN DITOLAK/KES TIDAK MENYEBELAHI UNIV DLL TINDAKAN DAN LAPORAN YANG DIBUAT AKAN MENJADI BAHAN BUKTI DI MAHKAMAH - AKAN DIPERTIKAI WALAUPUN JELAS SALAHLAKU KAKITANGAN TETAP PERLU DIBERI PELUANG UNTUK DIDENGAR/ PERKARA 135 PP/KAKITANGAN KERAJAAN BERBEZA DENGAN KAKITANGAN SWASTA LAPORAN TATATERTIB TIDAK BOLEH DITARIK BALIK BERSARA PILIHAN/CUTI TANPA GAJI DLL