16 BAB III METODELOGI PENULISAN 3.1 Metode Penulisan Pembuatan karya ilmiah ini mengunakan jenis data kulaitatif, menjelaskan fakta yang ada dilapangan dengan teori yang berhubungan dengan penulisan laporan akhir untuk mengetahui pentingnya peranan administrasi dalam penjualan sepeda motor honda pada PT Bintang Kharisma Jaya di Bandar Lampung. Administrasi mengelola data konsumen dan mencocokan kembali data konsumen hal ini dilakukan agar proses penjualan sepeda motor berjalan dengan baik, dan tidak ada kesalahan hingga kendaraaan bermotor tersebut siap untuk diantarkan kepada konsumen. 3.2 Sumber Data. Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 3.2.1Data Sekunder Data yang berasal dari laporan, catatan, dokumen dan studi pustaka yang diperoleh dari hasil penelitian sebelumnya dan buku, serta literature yang relevan dalam penelitian yang dapat ditanggung jawabkan baik yang didalam perusahaan maupun diluar perusahaan.
17 3.3 Metode Pengambilan Data 3.3.1 Penelitian Kepustakaan Penelitian yang dilakukan ini adalah dengan menggunakan buku-buku literatur dan tulisan serta pengetahuan dan pelajaran yang diberikan oleh para dosen yang memberikan bekal ilmu untuk mempermudah pengetahuan selama mengikuti perkuliahan yang ada hubungannya dengan penelitian ini, yang didapat dari PT Bintang Kharisma Jaya di Bandar Lampung dan dari luar perusahaan. 3.3.2 Penelitian Lapangan Penelitian lapangan yaitu penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan ( PKL ) dan mengadakan penelitian langsung selama 2 bulan pada PT Bintang Kharisma Jaya di Bandar Lampung. 1. Observasi Melakukan pencatatan dan pengamatan terhadap objek yang sedang diteliti untuk memperoleh data, mengumpulkan dan mengecek kembali data yang telah diolah agar tidak terjadi kesalahan yang dapat merugikan perusahaan. 2. Wawancara Administrasi mengajukan pertanyaan secara langsung kepada perusahaan baik dengan kepala perusahaan, bagian administrasi, instruktur lapang, bagian kasir,seles counter, atau pun tenaga penjual yang menyangkut tentang penelitian ini.
18 3.4 Metode Analisis Data Analisis yang digunakan menggunakan analisis kualitatif yang berhubungan dengan peranan administrasi. analisis kualitatif yaitu uraian-uraian yang berbentuk kalimat dengan mendeskripsikan penelitian yang telah dilakukan namun tetap mengacu kepada ketentuan serta literatur-literatur yang berlaku sehingga dapat disimpulkan dan dapat diberikan saran dari permasalahn yang terjadi. 3.4.1 Gambaran Umum Perusahaan. Sejarah singkat PT Bintang Kharisma Jaya di Bandar Lampung. PT. Bintang Kharisma Jaya di Bandar Lampung adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang penjualan, perawatan, dan suku cadang sepeda motor yang dimiliki oleh Bpk alexander lunardi yang beralamat di Jl. Soekarno hatta No.54 tanjung senang Bandar Lampung, dengan Izin Usaha Pedagangan ( SIUP ) dengan No SIUP 07/07-01/PB/1/1987 yang dikeluarkan di Tanjung Senang Bandar Lampung pada tanggal 22 september 1987, oleh kepala kantor Wilayah Departemen perdagangan provinsi Lampung Visi Misi PT Bintang Kharisma Jaya di Bandar Lampung. Visi : menjadi dealer terbaik dan menjadi nomor satu dihati para pengguna sepeda motor honda dalam distribusi dan purna jual sepeda motor Misi : Memberikan pelayanan yang terbaik dan dapat diandalkan kepada seluruh pelanggan baik dalam pembelian atau purna jual dan Memberikan nilai tambah kepada pemegang saham, karyawan dan rekan bisnis.
19 Struktur organisasi keseluruhan PT Bintang Kharisma Jaya di Bandar Lampung struktur organisai adalah susunan yang terdiri dari sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Suatu organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta atau badan usaha lain merasa perlu adanya struktur organisasi, karena adanya struktur organisasi dapat dilihat hubungan satu sama lainnya dari keseluruhan fungsi, tugas, dan wewenang serta tanggung jawab yang harus dijalankan oleh karyawan atau satuan-satuan yang ada didalam organisasi tersebut.terselenggaranya pengelolaan organisasi cabang/unit, diperlukan suatu susunan organisasi sebagai gambaran struktural manajemen, pada PT Bintang Kharisma Jaya di Bandar Lampung dipimpin oleh seorang pemimpin yang dibantu oleh perangkat organisasi kebawah sesuai dengan struktur organisasi yang ditentukan. Struktur organisasi secara keseluruhan PT Bintang Kharisma Jaya di Bandar Lampung. KEPALA CABANG KEPALA KASIR ADM. STNK ADM. SURAT JALAN ADM PENCAIRAN KEPALA GUDANG MEKANIK, PDI PT BINTANG KHARISMA JAYA DI BANDAR LAMPUNG 2014.
20 Tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian struktur organisasi pada PT Bintang Kharisma Jaya di Bandar Lampung adalah sebagai berikut : 1. Kepala Cabang - Mengawasi secara teknis pelaksanaan kegiatan yang sedang berjalan didalam perusahaan - Menyusun program kerja - Menjalin hubungan kerjasama dengan para relasi - Bertugas memikirkan kemungkinan perkembangan perusahaan 2. Kepala Administrasi Tugas kepala administrasi adalah berperan aktif dan bekarja sama dalam membantu kepala cabang mengawasi pelaksanaan kegiatan yang berjalan di perusahaan dan memikirkan kemungkinan-kemungkinan perkembangan usaha yang dijalanakan oleh peusahaan. 3. Kasir - Membuat laporan pengeluaran uang setiap hari - Mengerjakan, melaksanakan buku kas atau buku harian - Melaksanakan pembayaran gaji - Meneliti dan mengoreksi semua laporan dibidang keuangan yang akan disampaikan kepada pemimpin perusahaan
21 4. Administrasi STNK dan BPKB - Mengurus data pembuatan STNK dan BPKB - Mengurus data pembuatan PLAT - Melayani konsumen saat mengambil STNK, BPKB dan PLAT 5. Administrasi Surat Jalan - Membuat surat jalan keluarnya motor - Menyediakan buku servis motor 6. Administrasi Pencairan - Mengurus pencairan dan kendaraan terhadap leasing motor - Mengurus PO (persetujuan order) terhadp leasing 7. Kepala Gudang - Mengurus persedian motor - Mengurus data keluar dan masuknya motor 8. Mekanik dan PDI - Menyiapkan motor yang akan dikeluarkan dari gudang - Mengecek motor secara keseluruhan, apakah terdapat goresan dan motor yang sudah siap dipakai oleh konsumen. - Mengurus delivery (pengiriman) motor kealamat konsuemen.
22 Ini adalah rincian dari beberapa sistem keseluruhan para pekerja yang ada pada PT Bintang Kharisma Jaya di Bandar Lampung. yang di jelas kan pada bab ini tahun 2014. menjelaskan tentang bagaimana administrasi berjalan sebagaimana mestinya yang ditetapkan oleh perusahaan, dengan menyusun struktur organisasi agar perusahaan berlangsung tanpa ada kesalahan yang dapat merugiakan perusahan tersebut. Bidang Usaha PT Bintang Kharisma Jaya Usaha yang dikalola oleh PT Bintang Kharisma Jaya yaitu penjualan sepeda motor honda, sevis bengkel, dan penjualan suku cadang. Penjualan Dalam kegiatan usaha penjualan sepeda motor, PT Bintang Kharisma Jaya melayani penjualan kendaraan bermotor secara tunai maupun kredit. Penjualan Tunai Penjualan tunai yaitu sistem atau cara penjualan yang mengharuskan konsumen untuk membayar secara tunai sepeda motor yang dibelinya pada saat transaksi pembelian. Penjualan Kredit Penjualan kredit yaitu memberikan kesempatan kepada konsuemn untuk memiliki sepeda motor dengan membayar uang muka terlebih dahulu dan sisanya dibayarkan secara angsuran.
23 Servis Bengkel PT Bintang Kharisma Jaya juga melayani servis kendaraan bermotor merek honda baik itu masih dalam masa garansi ataupun sudah tidak lagi bergaransi. untuk bagian sevis PT Bintang Kharisma Jaya ditangani oleh ahli yang sudah berpengalaman dibidang perbaikan dan perawatan sepeda motor honda. Penjualan Suku Cadang (Spare Part) PT Bintang Kharisma Jaya menjual suku cadang asli, bergaransi dan berkualitas baik. Hal ini dilakukan oleh PT Bintang Kharisma Jaya untuk memberikan suku cadang terbaik kepada para konsumen yang mambutuhkan suku cadang asli honda. Perusahaan menetapkan kebijakan ini agar PT Bintang Kharisma Jaya dapat menjadi pilihan dan solusi yang baik bagi para konsumennya. Sebagai perusahaan yang baik dan memiliki tenaga ahli dalam penjualan, servis bengkel dan penjualan sukeu cadang. Tidak hanya, itu para staf administrasi PT Bintang Kharisma Jaya sudah melalui tahap pengujian sebagai staf administrasi yang profesional dengan melakukan pelatihan kepada seluruh karyawanya. Ini dilakukan gar tidak ada kesalahan dalam mengolah dan mengelola data penjualan sepeda motor kepada konsumen yang dapat merugikan perusahaan. Memberikan pengarahan kepada para administrasi untuk mengetahui tipe dan harga motor agar mempermudah proses pengisian data konsumen dalam memberikan pelayanan yang baik.