BAB III OBJEK PENELITIAN III.1 Latar Belakang Perusahaan Pada tanggal 8 Desember 1996, perusahaan ini diresmikan dengan nama PT. Kencana Cemerlang Abadi, memiliki akta pendirian dari notaris Rosliana. S. Hendarto, SH. No. 147 tanggal 8 Juli 1996, dengan ditetapkan oleh Menteri Kehakiman No. 3A5/113/23 tanggal 6 Desember 1996. Perusahaan ini beralamat di Jl. KH. Hasyim Ashari No. 45 B-C-D, Ciledug Tangerang dengan Bapak Widjanarko Tantra sebagai direktur utama, dengan jumlah karyawan dan staff kurang lebih 20 orang. Perusahaan ini merupakan Dealer resmi Yamaha yang bergerak di bidang 3-S (Sales, Service, Spare Part). Pada tahun 2004, perusahaan ini membuat cabang yang berlokasi di Jl. Serang, Bitung Tangerang, perusahaan ini juga bergerak di bidang yang sama yaitu 3-S. Pada tahun 2005 perusahaan mendirikan cabang lagi di Jl. Raya Hos Cokroaminoto, Ciledug Tangerang. Sehingga jumlah karyawan saat ini kurang lebih mencapai 70 orang. Masih tetap dengan konsep 3-S. Visi perusahaan adalah menjadi perusahaan penyalur sepeda motor Yamaha terbaik di Indonesia. Misi perusahaan adalah mengembangkan bisnis melalui produk-produk Yamaha yang berkualitas asli Jepang, terdistribusi secara regional Indonesia Timur dengan dasar customer satisfaction dan information technology. 28
PT. Kencana Cemerlang Abadi bergerak di bidang 3-S, S yang pertama adalah Sales, perusahaan menjual sepada motor dari Yamaha asli. S yang kedua adalah Service, dimana perusahaan melakukan kegiatan service after sales, melakukan perawatan sepeda motor Yamaha, dan memperbaiki bagian yang rusak terkait dengan sepeda motor Yamaha seperti bengkel. S yang ketiga adalah Spare part, yaitu menyiapkan dan menjual spare part (suku cadang) asli Yamaha. PT. Kencana Cemerlang Abadi membeli francise lisence dari PT.Yamaha Motor Kencana Indonesia (YMKI) sehingga terdapat standart prosedur kerja dari PT. YMKI, yang menjadi acuan per-divisi untuk setiap dealer dalam melaksanakan tugasnya. III.2 Struktur Organisasi Perusahaan Berikut adalah struktur organisasi perusahaan: Direktur Utama Area Manager Branch Manager Marketing manager Finance manager Service manager Assistance. MM Counter Service Walk in Sales Head mechanic Canvasing Sales Mechanic Channel Sales Gambar 3.1 Struktur Perusahaan 29
III.3 Uraian Tugas dan Wewenang Perusahaan Adapun tugas dan wewenang dari setiap bagian dari struktur organisasi PT. Kencana Cemerlang Abadi adalah sebagai berikut: 1. Direktur Utama Tugas dan wewenang Direktur Utama adalah : a. Memimpin dan mengendalikan jalannya perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. b. Memberikan sanksi terhadap karyawan karyawan dalam perusahaan, dapat juga memberhentikan atau melakukan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK). c. Mengawasi pelaksanaan operasi melalui laporan - laporan yang diterima. d. Menyetujui dan menetapkan program kerja dan rencana anggaran perusahaan. e. Merupakan pengambil keputusan terakhir atas perencanaan, investasi dan masalah dalam perusahaan. f. Menerima hasil laporan yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan dari Branch Manager secara berkala. g. Memimpin rapat perusahaan. 2. Branch Manager a. Mengkoordinasi dan mengawasi semua kegiatan operasional perusahaan. b. Bertanggung jawab terhadap semua kegiatan operasional di perusahaan. c. Membantu Direktur Utama dalam menjalankan perusahaan. d. Mengatur setiap bagian dalam perusahaan berjalan dengan baik, benar dan optimal. e. Menjalin hubungan dengan perusahaan perusahaan lain untuk kepentingan perusahaan. 30
f. Memberikan hasil laporan kegiatan perusahaan kepada Direktur Utama secara berkala. g. Membantu memberikan saran dan nasehat kepada Direktur Utama. h. Bertanggung jawab untuk progress program yang direncanakan YMKI. 3. Marketing Manager a. Merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kegiatan penjualan produk sesuai dengan target yang telah ditetapkan dan berusaha untuk meningkatkan penjualan dengan mempelajari situasi pasar. b. Menganalisa dan menilai pelaksanaan seluruh kegiatan penjualan serta mengambil keputusan yang berhubungan dengan kegiatan pemasaran produk. c. Memastikan dan mengatur setiap bagian sales agar berjalan sesuai dengan action plan yang dibuat dan ditetapkan. d. Mengatur subsidi budget pembagian motor untuk setiap bagian. 4. Assistance. MM (Marketing Manager) a. Membuat faktur untuk dikirim ke PT YMKI untuk registrasi STNK. b. Melaporkan faktur yang sudah ada ke Finance manager. c. Mengurus pembuatan STNK ke Samsat d. Mengaudit laporan penjualan dari setiap bagian sales untuk diberikan kepada Marketing Manager. e. Menghubungi customer untuk pelayanan after sales secara berkala. 5. Walk in sales 31
a. Bertanggungjawab terhadap penjualan motor bagi customer yang datang langsung ke dealer. b. Mencatat data diri calon customer untuk selanjutnya diberikan kepada assist. marketing manager untuk tindak lanjut pemberian informasi dan penawaran ke customer. 6. Canvasing sales a. Bertanggungjawab terhadap penjualan motor door to door (aktif untuk datang langsung ke customer ) cth : penjualan di mall mall, tempat keramaian dan dari rumah ke rumah. b. Mencatat data diri customer untuk selanjutnya diberikan kepada assist. marketing manager untuk tindaklanjut pemberian informasi dan penawaran ke customer. 7. Chanell sales a. Bertanggungjawab terhadap penjualan motor secara konsinyasi dan target yang telah ditetapkan perusahaan. b. Mencatat data diri customer untuk selanjutnya diberikan kepada assist. marketing manager untuk tindaklanjut pemberian informasi dan penawaran ke customer. 8. Finance manager a. Mencatat dan setiap transaksi yang terjadi di dealer. Contoh : ( uang DP, uang service perhari dari service manager ). b. Membuat laporan keuangan dealer secara menyeluruh ( penjualan, pengeluaran, modal, kas ) untuk kepentingan perpajakan (tax) dan pencatatan keuangan perusahaan. c. Mengecek mutasi dan saldo perusahaan di bank setiap hari. 32
d. Membuat laporan keuangan untuk diberikan ke branch manager dan Direktur Utama. e. Menyusun semua faktur yang sudah diterima dari assist.marketing manager untuk seterusnya di kirim ke leasing, untuk mendapatkan pembayaran penangguhan uang pembelian sepeda motor customer. f. Membuat laporan pajak dealer. 9. Service manager a. Mencatat setiap transaksi keluar dan masuk barang dari persediaan spareparts b. Menyetor uang hasil transaksi service perhari ke finance manager. c. Melakukan stock opname spareparts per 2 bulan dan melaporkan hasilnya tersebut ke branch manager dan Direktur Utama. d. Mengatur pembagian hasil jasa service ke setiap mechanic perbulan dari laporan keuangan yang diberikan bagian keuangan. e. Memesan spareparts yang dibutuhkan atau yang hampir habis ke PT.YMKI secara berkala. 10. Counter Service a. Mencatat pengeluaran barang-barang spareparts yang dibeli customer. b. Melayani keperluan customer yang akan melakukan service. c. Membuat PO ( purchase order ) service. d. Membuat kwitansi service untuk customers. e. Memberikan uang dari hasil jasa service perhari ke service manager 11. Head mechanic a. Mengatur pemakaian alat-alat service. b. Melayani service sepeda motor customer. 33
c. Bertanggungjawab untuk event-event arena balap motor untuk memajukan nama perusahaan per area dealer. d. Mengatur pembagian tugas mechanic. e. Melakukan quality control dan hasil kerja mechanic. 12. Mechanic a. Melayani service sepeda motor customer. III.4 Proses Bisnis Perusahaan III.4.1 Proses Penjualan Proses penjualan perusahaan ini dilakukan dengan 2 metode, yaitu metode penjualan tunai dan metode penjualan kredit. Hal yang akan kita bahas adalah proses penjualan kredit, akan diuraikan sebagai berikut: 1. Customer datang ke toko. 2. Menentukan pilihan motor yang diinginkan. 3. Customers dapat memilih leasing yang akan digunakan (BAF / Adira / WOM). 4. Menyiapkan data yang diperlukan oleh leasing yang dipilih (KTP, KK, Janji pertemuan). 5. Counter sales membuat kwitansi 2 rangkap sementara atas pembayaran tanda jadi customer (merah untuk bagian keuangan, putih untuk customers). 6. Counter sales menghubungi pihak surveyor leasing yang telah dipilih oleh customers. 34
7. Counter sales menghubungi pihak surveyor leasing untuk menanyakan hasil aplikasi. 8. Pihak leasing membuat PO tanda persetujuan kredit diberikan. 9. PO diterima oleh counter sales. 10. Counter Sales menghubungi customer untuk konfirmasi pengiriman motor. 11. Counter Sales membuat surat jalan 3 rangkap (merah untuk bagian pengiriman, kuning untuk customer, putih untuk leasing). 12. Counter Sales membuat kwitansi untuk pembayaran DP 3 rangkap (merah untuk bagian keuangan, putih untuk customer, kuning untuk leasing). 13. Bagian pengiriman melakukan PDI (Pre Delivery Inspection) atau quality control untuk motor yang akan dikirim. 14. Perusahaan mengirimkan unit motor beserta surat jalan. 15. Customer menandatangani surat jalan dan membayar DP. 16. Counter Sales membuat kwitansi pelunasan (merah untuk bagian keuangan, putih untuk leasing). 17. Bagian pengiriman memberikan surat jalan dan kwitansi DP warna merah kepada counter sales. 18. Counter Sales mengirimkan surat penagihan (berisi PO, kwitansi DP warna kuning, nomor mesin dan rangka, surat jalan warna putih, kwitansi warna putih untuk pelunasan dari kekurangan DP) untuk leasing. 35
19. Leasing akan membayar sisa nilai pembelian unit motor yang ada di kwitansi. 20. Pembayaran leasing dicatat oleh bagian keuangan berdasarkan bukti transfer dan kwitansi. 21. Assist. Marketing Manajer membuat surat permohonan faktur dan surat tanda terima untuk STNK. 22. Mengirimkan semua berkas tersebut dan fotokopi KTP Customer kepada Yamaha Pusat melalui sistem e-mail untuk proses registrasi. 23. Assist. Marketing Manajer menerima kembali faktur permohonan yang telah dikirim oleh Yamaha Pusat. 24. Memberikan faktur tersebut kepada Biro Jasa untuk pembuatan STNK di SAMSAT. 25. Sekitar 7-12 hari STNK tersebut jadi dan diterima oleh perusahaan. 26. Bagian pengiriman mengirim STNK beserta plat nomor. 27. BPKB akan diserahkan leasing company.. 36
Gambar 3.1 Flowchart Penjualan Kredit 37
38
2 Assisten Marketing Manajer Mengirim Berkas dan Fotocopy KTP lewat e-mail Yamaha Pusat Assisten Marketing Manajer Menerima Kembali Faktur Permohonan Faktur Assisten Marketing Manajer Memberikan Faktur Ke Biro Jasa STNK Jadi Dan Diterima Oleh Perusahaan Bagian Pengiriman Mengirimkan STNK dan Plat Nomor Ke Customer STNK BPKB Diserahkan Pihak Leasing Ke Customer BPKB END 39
III.4.2 Proses Service Proses service adalah proses dimana perusahaan melakukan perawatan secara khusus kepada motor customer. Prosesnya adalah sebagai berikut: 1. Customer menyerahkan STNK atau buku service kepada pihak counter service. 2. Customer datang mendaftar di buku yang telah disediakan oleh counter service. 3. Counter Service membuat Work Order (WO) 2 rangkap, 1 untuk counter service, 1 untuk service manager. 4. Bagian mechanic akan memberitahu spare part apa saja yang diperlukan kepada bagian counter service. 5. Counter service akan mengambil dan memberikan spare part yang terkait kepada mechanic, jika ternyata spare part tidak ada karena memang kebetulan yang diinginkan adalah barang yang jarang rusak, maka counter service akan bertanya kepada customer apakah mau dipesan atau tidak, jika mau, counter service akan bertanya apakah motor customer bersedia untuk ditinggal atau dengan perjanjian customer datang kembali pada hari tertentu 6. Segala biaya yang dihasilkan oleh customer akan dicatat oleh bagian counter service. 7. Jika motor customer yang telah selesai diperbaiki maka customer akan membayar kepada counter service yang menerima uang tersebut dan membuat 2 rangkap kwitansi (1 untuk bagian keuangan, dan 1 untuk customer). 40
8. Bagian Keuangan mencatat hasil kwitansi pada akhir jam kerja per hari. Gambar 3.2 Flowchart Proses Service 41
1 Biaya Dicatat Oleh Service Counter Motor Selesai Diservice Service Counter Membuat Kwitansi Kwitansi 2 1 T Customer Membayar Ke Service Counter End 42