BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN 3.1 Tentang Perusahaan Berikut ini adalah informasi tentang perusahaan dan sistem yang berjalan di dalamnya : 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT. XYZ adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang distribusi alat alat listrik yang didirikan pada tanggal 14 Juni 2010 berdasarkan akta nomor 2 dengan nomor Tanda Daftar Perusahaan Perseroan Terbatas 09.05.1.51.65513. Akta tersebut dibuat di hadapan Sutikno, Sarjana Hukum, notaris, di Bekasi. PT. XYZ berlokasi dan berkantor pusat di Komp. Ruko Mega Grosir Cempaka Mas Blok J No. 47 Jl. Letjend Suprapto, Jakarta Pusat. Perusahaan yang sedang berkembang ini awalnya hanya melakukan penjualan di daerah Jakarta saja, namun saat ini jaringan penjualan PT. XYZ telah meluas ke beberapa daerah lainnya, seperti Bogor, Depok, dan Bekasi. 3.1.2 Tujuan Perusahaan Tujuan yang dimiliki oleh PT. XYZ ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk mencari laba. 2. Menyediakan produk yang berkualitas kepada pelanggan. 3. Memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan. 4. Menjaga kepuasan pelanggan. 69
70 5. Menjaga erat hubungan baik antara pelanggan dan perusahaan. 6. Selalu menjaga dan memperbaiki sistem yang sedang berjalan. Visi PT. XYZ adalah menjadikan PT. XYZ sebagai perusahaan distribusi yang terpercaya dan memiliki jaringan bisnis nasional dalam bidang peralatan listrik. Misi PT. XYZ adalah mencapai visi perusahaan dengan cara : Meningkatkan kompetensi seluruh karyawan PT. XYZ agar perusahaan dapat menjadi lebih kompetitif dalam persaingan bisnis. Menjaga hubungan baik dengan para pemasok. Mencari pelanggan pelanggan baru untuk memperluas jaringan penjualan. Menjaga hubungan baik dengan para pelanggan untuk menjaga loyalitas mereka terhadap perusahaan. 3.1.3 Kegiatan Bisnis Perusahaan Kegiatan bisnis PT. XYZ adalah mendistribusikan dan menjual peralatan listrik, seperti saklar, stop kontak, steker, fitting dan sebagainya kepada pelanggan. Bagian penjualan biasanya akan menawarkan barang barang secara langsung kepada para pelanggan. Pelanggan lalu dapat melakukan pemesanan barang ke bagian penjualan atau langsung menghubungi kantor pusat. Setelah itu, barang akan dikirimkan kepada
71 pelanggan tersebut sesuai dengan pesanan. Pembayaran atas barang yang telah dibeli dapat dilakukan secara tunai maupun non tunai. 3.1.4 Struktur Organisasi Berikut ini adalah struktur organisasi perusahaan : Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
72 3.1.5 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Berikut ini adalah uraian tugas dan wewenang masing masing bagian yang terdapat dalam struktur organisasi pada PT. XYZ : 1. Direktur Tugas : Membuat perencanaan strategis sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Mengawasi kinerja Manajer. Menentukan kebijakan kebijakan perusahaan. Tanggung jawab : Menandatangani kontrak atau perjanjian pinjam meminjam untuk perusahaan. Mengangkat dan memberhentikan karyawan. 2. Manajer Operasional Tugas : Mengatur dan mengawasi kegiatan harian perusahaan. Memimpin setiap manajer bagian untuk mencapai tujuan perusahaan. Menerapkan kebijakan kebijakan perusahaan. Membuat laporan mengenai semua aktivitas perusahaan selama periode tertentu. Tanggung jawab :
73 Mengambil keputusan keputusan dalam kegiatan harian perusahaan secara umum. 3. Manajer Administrasi dan Keuangan Tugas : Memantau kinerja bagian keuangan dan bagian administrasi, termasuk memeriksa laporan yang dibuat oleh bagian administrasi dan bagian keuangan secara periodik. Membuat analisis keuangan dan prediksi pengeluaran periodik dan tahunan. Menangani masalah yang berkaitan dengan administrasi dan keuangan yang mungkin timbul saat aktivitas perusahaan berjalan. Tanggung jawab : Memberi arahan kepada bagian administrasi dan bagian keuangan sehubungan dengan kegiatan administrasi dan keuangan. Mengambil keputusan keputusan yang berhubungan dengan pengeluaran pengeluaran non-periodik. a) Bagian Keuangan dan Administrasi Tugas : o Mengurus masalah pembayaran dan pengeluaran uang. o Membuat laporan keuangan periodik untuk diserahkan kepada Manajer Administrasi dan Keuangan.
74 Tanggung jawab : o Mengambil keputusan keputusan yang berhubungan dengan pengeluaran pengeluaran yang bersifat operasional dan periodik. 4. Manajer Perdagangan Tugas : Merencanakan strategi pembelian dan penjualan. Memantau kinerja bagian pembelian dan bagian penjualan. Tanggung jawab : Memutuskan pemasok mana yang akan bekerja sama dalam menyediakan barang bagi perusahaan. Memutuskan strategi penjualan yang akan dijalankan. a) Bagian Pembelian Tugas : o Melakukan pemesanan barang kepada pemasok, termasuk melaksanakan kegiatan administrasi pembuatan dokumen dokumen yang dibutuhkan dalam melakukan pemesanan barang. o Melakukan negosisasi harga dengan supplier.
75 Tanggung jawab : o Membuat keputusan keputusan yang berkaitan dengan kegiatan operasional pembelian. b) Bagian Penjualan Tugas : o Membuat surat penawaran harga untuk calon pembeli, dan melakukan negosiasi harga dengan calon pembeli, termasuk melaksanakan kegiatan administrasi pembuatan dokumen dokumen yang dibutuhkan dalam melakukan penjualan. Tanggung jawab : o Membuat keputusan keputusan yang berkaitan dengan kegiatan operasional penjualan 5. Manajer Persediaan Tugas : Memantau kegiatan administrasi pencatatan barang masuk dan keluar. Menyusun laporan jumlah barang secara periodik, dan bertanggung jawab menyediakan informasi jumlah barang yang tersedia secara akurat pada saat dibutuhkan oleh bagian lain.
76 Tanggung jawab : Mengambil keputusan untuk hal hal yang berhubungan dengan barang yang masuk dan keluar dari dan ke dalam perusahaan a) Bagian Gudang Tugas : o Melaporkan stok barang yang kurang. o Mencatat barang yang keluar dan masuk. o Memeriksa kesesuaian dan kelayakan barang yang diantarkan oleh pemasok. o Mengawasi dan menjamin keamanan barang-barang yang disimpan dalam gudang. o Melakukan pengiriman barang kepada pelanggan. o Membuat memo retur pembelian. Tanggung jawab : o Membuat keputusan-keputusan yang berkaitan dengan kegiatan operasional penyimpanan dan pengiriman barang.
77 3.2 Gambaran Sistem 3.2.1 Data Flow Diagram Untuk mempermudah penggambaran sistem yang berjalan pada PT. XYZ secara umum, kami menggunakan diagram alir data (data flow diagram). Adapun Data Flow Diagram (DFD) yang kami buat meliputi : 3.2.1.1 Diagram Konteks Diagram konteks menggambarkan aliran data yang terjadi di dalam sistem secara garis besar. Berikut ini adalah gambar diagram konteks dari sistem yang berjalan pada PT. XYZ.
Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem yang Berjalan 78
79 3.2.1.2 Diagram Nol Diagram nol merupakan penjabaran proses proses utama yang ada pada sistem yang berjalan. Berikut ini adalah gambar diagram nol dari sistem yang berjalan pada PT. XYZ. Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem yang Berjalan
80 3.2.2 Prosedur di dalam Sistem Berikut ini adalah prosedur dari sistem yang berjalan di dalam perusahaan : 3.2.2.1 Prosedur Pembelian Manajer perdagangan melakukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian, setelah itu bagian pembelian akan mengeluarkan Purchase Order (PO) untuk memesan barang kepada pemasok lalu mengirimkannya atau langsung memesan barang kepada pemasok melalui telepon baru mengirimkan POnya kemudian melalui e-mail maupun fax. Setelah PO sampai, pemasok akan mengirimkan informasi barang yang akan dikirim kepada bagian pembelian dimana informasi tersebut berisi daftar barang yang diminta. Pada saat barang datang maka barang yang masuk akan ditangani oleh bagian gudang dengan prosedur persediaan. Pembayaran pembelian barang dari pemasok dapat dilakukan secara tunai maupun non-tunai.
81 Pembelian Pembelian Pemasok Gudang Keuangan Mulai Mengirim PO Purchase Order (PO) Mengirim pesanan Memeriksa pesanan tidak Diterima? ya Mengirim kan faktur Mendata dan memasukan barang pesanan Faktur Pembelian Melakukan pembayaran Selesai Gambar 3.4 Diagram Flowchart Pembelian
82 3.2.2.2 Prosedur Persediaan Sistem persediaan dimulai dengan pengiriman baran g oleh pemasok beserta dengan surat jalan ke bagian gudang. Kemudian bagian gudang akan melakukan pemeriksaan fisik terhadap barang yang dikirim sesuai dengan PO. Jika barang yang dikirim sudah sesuai dengan PO, maka selanjutnya bagian gudang akan membuat faktur penerimaan barang. Barang yang diterima akan menambah jumlah persediaan barang yang ada di gudang. Kemudian jumlah persediaan barang akan berkurang seiring dengan terjadinya penjualan.
83 Persediaan Pembelian Gudang Penjualan Mulai Kartu Stok Melakukan proses pembelian Stok Melakukan proses penjualan Melakukan pengecekan fisik barang Stok keluar Membuat tidak Barang faktur retur sesuai? pembelian 2 ya Stok masuk 1
84 1 2 Dicatat sebagai penambah atau pengurang stok Selesai Gambar 3.5 Diagram Flowchart Persediaan
85 3.2.2.3 Prosedur Penjualan Pelanggan melakukan pemesanan barang ke bagian penjualan. Setelah menerima pesanan, bagian penjualan akan membuat Sales Order (SO) yang kemudian salinan SO tersebut akan diteruskan ke bagian gudang untuk mengecek ketersediaan barang di gudang. Jika barang tersedia maka bagian gudang akan mengkonfirmasi ketersediaan barang ke bagian penjualan. Selanjutnya jika barang tersedia, maka bagian gudang akan melakukan pengiriman barang. Bila barang tidak tersedia maka barang akan dipesan terlebih dahulu kepada pemasok sesuai dengan permintaan pelanggan melalui bagian pembelian. Setelah barang dikirimkan kepada pelanggan, bagian penjualan akan mencatat laporan penjualan untuk membuat laporan realisasi penjualan perbulan dan laporan realisasi penjualan per-tahun.
86 Penjualan Pelanggan Penjualan Gudang Keuangan Pembelian Mulai Mengirim kan PO Sales Order (SO) Memeriksa ketersediaan produk Produk tersedia? tidak Memesan barang ke pemasok ya Mengirimkan pesanan Menerima pesanan Membuat Invoice Invoice Menangani pembayaran Selesai Gambar 3.6 Diagram Flowchart Penjualan
87 3.2.2.4 Prosedur Retur Pembelian Apabila bagian gudang menemukan barang yang kualitasnya tidak sesuai dengan standar (cacat) dari barang yang dikirimkan oleh pemasok, maka bagian gudang akan melaporkannya ke bagian pembelian. Selanjutnya bagian pembelian akan membuat faktur retur pembelian yang selanjutnya akan dikirimkan ke pemasok.
88 Retur Pembelian Pemasok Gudang Pembelian Mulai Faktur retur pembelian Membuat faktur retur pembelian Mengirimkan barang retur pembelian Mengecek kesesuaian barang dengan faktur retur pembelian tidak Sesuai? ya Melakukan penyimpanan barang di gudang Selesai Gambar 3.7 Diagram Flowchart Retur Pembelian
89 3.2.2.5 Prosedur Retur Penjualan Apabila terdapat keluhan dari pelanggan mengenai barang yang telah dibeli, maka pelanggan akan mengirimkan informasi mengenai barang-barang yang akan diretur beserta dengan alasannya mengapa barang tersebut dikembalikan. Kemudian bagian penjualan akan menindak-lanjutinya dengan membuat faktur retur penjualan. Salinan dari faktur tersebut akan diberikan kepada bagian gudang. Bagian gudang akan menyiapkan barang pengganti yang akan dikirimkan ke pelanggan.
90 Retur Penjualan Pelanggan Gudang Penjualan Pembelian Mulai Membuat laporan keluhan Membuat faktur retur penjualan Salinan faktur retur penjualan Melakukan pengecekan ketersediaan barang pengganti Tersedia? tidak Melakukan prosedur retur pembelian ya Mengirimkan barang pengganti kepada pelanggan Selesai Gambar 3.8 Diagram Flowchart Retur Penjualan
91 3.2.2.6 Prosedur Pembayaran Bagian pembelian memberikan salinan PO kepada bagian keuangan. Bagian keuangan lalu melakukan pembayaran kepada pemasok. Bagian penjualan dapat menerima pembayaran secara tunai dari pelanggan, lalu menyerahkannya kepada bagian keuangan untuk dicatat. Pelanggan juga dapat melakukan pembayaran dengan mentransfer ke rekening perusahaan atau menggunakan giro dengan tenggat waktu yang telah ditentukan. Pembayaran Pembelian Pemasok Pembelian Keuangan Mulai Memberikan salinan faktur pembelian Salinan faktur pembelian Menerima pembayaran Melakukan pembayaran Selesai Gambar 3.9 Diagram Flowchart Pembayaran Pembelian
92 Pembayaran Penjualan Pelanggan Penjualan Keuangan Mulai Memberikan salinan faktur penjualan Membuat faktur tagihan Faktur tagihan Mengirimkan faktur tagihan Melakukan pembayaran Cara pembayaran tunai Menerima pembayaran non-tunai Menerima pembayaran Selesai Gambar 3.10 Diagram Flowchart Pembayaran Penjualan
93 3.3 Analisis Kebutuhan Informasi Berdasarkan hasil wawancara, dalam pelaksanaan proses bisnisnya, kebutuhan informasi pada PT. XYZ dapat dijabarkan dalam tabel berikut : Tabel 3.1 - Tabel Kebutuhan Informasi Pengguna Informasi Manajer Operasional Bagian penjualan Bagian pembelian Bagian gudang Bagian keuangan dan administrasi Laporan Penjualan Laporan Pembelian Laporan Persediaan Barang Laporan Utang Laporan Piutang Daftar Penjualan Daftar Pembelian Daftar Produk Daftar Pelanggan Daftar Pemasok Daftar Karyawan Daftar Utang Daftar Piutang
94 3.4 Permasalahan yang Dihadapi Setelah melihat prosedur yang berjalan pada PT. XYZ, serta dari hasil wawancara yang telah kami lakukan, maka dapat kami simpulkan bahwa sistem yang dimiliki oleh PT. XYZ masih memiliki beberapa kekurangan. Kekurangan yang terdapat di dalam sistem tersebut diantaranya adalah: Penanganan prosedur, baik pembelian, persediaan, maupun penjualan dilakukan secara manual menggunakan buku. Dimana bila salah satu karyawan ingin melihat data, maka karyawan tersebut harus datang secara langsung atau meminta kopiannya. Hal ini membuat proses menjadi lama, dan kurang efisien. Pencatatan dan pencarian data cukup sulit dan memakan waktu. Besar kemungkinan terjadinya inkonsistensi data, redudansi data, kurangnya integritas data, dan masalah keamanan data yang bisa diakses oleh siapa saja. Pembuatan laporan yang akurat cukup sulit karena pengelolaan data tidak teratur. 3.5 Solusi Pemecahan Masalah Pemecahan masalah yang kami ajukan untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi oleh PT. XYZ untuk menangani prosedur pembelian, persediaan, dan penjualan adalah dengan mengembangkan aplikasi yang diintegrasikan dengan sistem basis data. Diharapkan melalui aplikasi ini, para karyawan tidak lagi mengalami kesulitan dalam memasukkan, menyimpan, dan mencari data, serta
95 membuat laporan karena data dapat diakses melalui aplikasi, data yang berulang dan inkonsisten dapat diminimalisir, integritas dan keamanan data pun terjaga. Proses pemasukkan dan pencarian data menjadi lebih mudah, karena data yang digunakan berulang kali dapat disimpan dan digunakan saat dibutuhkan dan data berada di dalam basis data yang dilengkapi dengan fasilitas pencarian data. Pembuatan laporan akan menjadi lebih mudah dan laporan yang dihasilkan menjadi lebih akurat, karena pengelolaan data sudah teratur.