BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN DAN ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3. Sejarah Singkat Perusahaan PT. Angelina Buana Garmindo yang terletak di Jl. Raya Perancis Gudang 9 Blok CH/CI, Desa Jatimulya Kecamatan Kosambi Tangerang, didirikan tanggal 24 Maret 998. PT. Angelina Buana Garmindo bergerak di bidang garmen. Perusahaan menyediakan jasa jahit bagi perusahaan-perusahaan yang memerlukan pakaian jadi. Perusahaan menerima order dari pelanggan baik untuk pakaian atau baju maupun bawahan, tetapi perusahaan memiliki spesialis dalam menghasilkan produk celana dan jaket yang berkualitas tinggi. Perusahaan menerima order dari berbagai daerah, baik lokal maupun luar negeri. Tetapi, perusahaan lebih banyak berhubungan dengan perusahaan luar negeri. Seperti kebanyakan perusahaan-perusahaan lainnya, PT. Angelina Buana Garmindo menerima order dari pelanggan dimana pelanggan yang menyediakan bahan-bahan yang diperlukan untuk menghasilkan sejumlah pakaian jadi yang diinginkan. PT. Angelina Buana Garmindo dibawah pimpinan direktur utama dan dibantu oleh para bawahan seperti general manager, merchandiser, factory manager, accounting, bagian eksport dan import, serta bagian lainnya, dapat berjalan dengan lancar hingga sekarang ini memiliki staff sebanyak 28 orang dan buruh 483 orang.
3.2 Visi, Misi dan Strategi Perusahaan Adapun visi dari PT. Angelina Buana Garmindo adalah sebagai berikut: Menjadi salah satu perusahaan garmen yang memiliki jaringan distribusi yang luas dan dipercaya oleh para pelanggan baik lokal maupun luar negeri. Adapun misi dari PT. Angelina Buana Garmindo adalah sebagai berikut:. Memberikan pelayanan jasa jahit yang berkualitas. 2. Memperluas jalur distribusi. 3. Menerapkan proses manajemen dan operasional yang mendukung kelancaran kegiatan memproduksi pakaian jadi. Adapun strategi PT. Angelina Buana Garmindo adalah sebagai berikut:. Menciptakan lingkungan kerja yang baik. 2. Memperhatikan kesejahteraan para staff dan buruh. 3. Menyelesaikan order dari pelanggan dengan tepat waktu. 4. Menerapkan kebijakan-kebijakan yang dapat mendukung kelancaran kegiatan manajemen dan operasional. 3.3 Struktur Organisasi Perusahaan Perusahaan harus memiliki struktur organisasi yang jelas agar tanggung jawab dan wewenang dapat dideskripsikan dengan lebih baik sehingga para buruh dan staff dapat menjalankan kegiatan sehari-hari dengan lebih teratur. Berikut ini adalah struktur organisasi dari PT. Angelina Buana Garmindo:
STRUKTUR ORGANISASI PT. ANGELINA BUANA GARMINDO Dewan Komisaris RUPS Direktur Utama General Manager/ Manajer Personalia Follow Up Merchandiser Factory Manager Accounting Ekspor & Impor KA. Gudang Bahan Cutting Manager Patrun Manajer Produksi Quality Control KA. Elektrik KA. Mekanik Kord. Keamanan Ast Mgr Produksi Staff Staff Staff Keamanan Accesories Stock Marker Copy Gelar Supervisor Supervisor Supervisor Supervisor K.Kel.Jalur A K.Kel Jalur C K.Kel.Jalur G K.Kel.Jalur J K.Kel.Jalur B K.Kel.Jalur D K.Kel.Jalur H K.Kel.Jalur K Potong K.Kel.Jalur M K.Kel.Jalur E K.Kel.Jalur I K.Kel.Jalur L Numbering K.Kel.Jalur F Gambar 3. Struktur Organisasi PT. Angelina Buana Garmindo
3.3. Tugas dan Wewenang 3.3.. Direktur Utama Tugas dan wewenang Direktur Utama adalah sebagai berikut:. Menetapkan kebijakan-kebijakan strategis. 2. Mengawasi secara keseluruhan berdasarkan laporan. 3. Memberikan tugas kepada bawahan. 4. Menentukan insentif bagi para buruh dan staff. 5. Memimpin dan mengurus perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan. 6. Menguasai, memelihara, dan mengurus kekayaan perusahaan. 7. Mengotorisasi laporan. 3.3..2 General Manajer / Manajer Personalia Tugas dan wewenang General Manager / Manajer Personalia adalah sebagai berikut:. Mengawasi para bawahannya. 2. Bertanggung jawab kepada Direktur utama. 3. Mengawasi proses keluar masuknya staff dan buruh. 4. Menentukan tarif gaji dan upah. 3.3..3 Factory Manager Tugas dan wewenang Factory Manager adalah sebagai berikut:. Mengawasi jalannya kegiatan di pabrik. 2. Mengawasi para bawahannya.
3. Bertanggung jawab kepada General Manager. 3.3..3. Kepala Gudang Tugas dan wewenang Kepala Gudang adalah sebagai berikut:. Mengawasi keluar masuknya barang. 2. Mengawasi para bawahannya. 3. Memeriksa kebenaran jumlah persediaan. 4. Membuat laporan. 5. Bertanggung jawab kepada Factory Manager. 3.3..3.2 Cutting Manager Tugas dan wewenang Cutting Manager adalah sebagai berikut:. Mengawasi kegiatan yang berlangsung di divisi cutting. 2. Mengawasi para bawahannya. 3. Bertanggung jawab kepada Factory Manager. 3.3..3.3 Manajer Produksi Tugas dan wewenang Manajer Produksi adalah sebagai berikut:. Menangani kegiatan produksi di perusahaan. 2. Mengawasi para bawahannya. 3. Bertanggung jawab kepada Factory Manager. 3.3..3.4 Quality Control Tugas dan wewenang Quality Control adalah sebagai berikut:
. Mengawasi kualitas dari hasil kerja para buruh. 2. Mengawasi para bawahannya. 3. Bertanggung jawab kepada Factory Manager. 3.3..3.5 Kepala Elektrik Tugas dan wewenang Kepala Elektrik adalah sebagai berikut:. Menangani masalah yang terjadi pada listrik di perusahaan. 2. Mengawasi para bawahannya. 3. Bertanggung jawab kepada Factory Manager. 3.3..3.6 Kepala Mekanik Tugas dan wewenang Kepala Mekanik adalah sebagai berikut:. Menangani masalah yang trjadi pada mesin atau alat yang digunakan untuk menghasilkan produk. 2. Mengawasi para bawahannya. 3. Bertanggung jawab kepada Factory Manager. 3.3..3.7 Koordinator Keamanan Tugas dan wewenang Koordinator keamanan adalah sebagai berikut:. Mengawasi keamanan perusahaan. 2. Mengawasi para bawahannya. 3. Bertanggung jawab kepada Factory Manager.
3.3..4 Merchandiser Tugas dan wewenang Merchandiser adalah sebagai berikut:. Menangani persediaan-persediaan yang diperlukan di perusahaan untuk menjalankan kegiatan operasional. 2. Mengawasi para bawahannya. 3. Bertanggung jawab kepada General Manager. 3.3..5 Accounting Tugas dan wewenang Accounting adalah sebagai berikut:. Membukukan transaksi yang dilakukan oleh perusahaan. 2. Menangani perhitungan gaji dan upah. 3. Menangani keluar masuknya kas. 4. Membuat laporan-laporan untuk diserahkan kepada atasan. 5. Bertanggung jawab kepada General Manager. 3.3..6 Ekspor dan Impor Tugas dan wewenang Ekspor dan Impor adalah sebagai berikut:. Menangani masalah yang berhubungan dengan ekspor dan impor. 2. Bertanggung jawab keapada General Manager.
3.4 Gambaran Umum Opersional Pengupahan perusahaan 3.4. Aktivitas Umum PT. Angelina Buana Garmindo Aktivitas pada PT. Angelina Buana Garmindo dilakukan dari hari Senin sampai Sabtu, dimulai dari pukul 08.00 WIB dimana para buruh dan staff diharuskan untuk hadir pada waktu tersebut, dan akan diakhiri pada pukul 6.00 WIB, dan untuk hari Sabtu, jam kerja berakhir pada pukul 4.00 WIB. Pada saat makan siang, para buruh dan staff diberikan waktu dari pukul 2.00-3.00 WIB. Walaupun telah ada jam kerja yang telah ditentukan, tetapi perusahaan memiliki target yang harus dicapai setiap hari, sehingga ketika banyak mendapat pesanan dari pelanggan, maka para buruh akan bekerja lembur untuk menyelesaikan target per harinya, dan terkadang para buruh juga harus melakukan kerja lembur di hari minggu untuk menyelesaikan pesanan pelanggan. 3.4.2 Aktivitas Penggajian dan Pengupahan Berjalan PT. Angelina Buana Garmindo Aktivitas Penggajian dan Pengupahan di PT. Angelina Buana Garmindo dapat dijabarkan sebagai berikut:. Para buruh dan staff melakukan absensi pada saat hadir, yaitu dengan menandatangani buku absensi yang telah disiapkan oleh bagian personalia. 2. Ketika buruh dan staff mengakhiri pekerjaannya, para buruh harus melapor lagi di bagian personalia, dan bagian personalia akan membubuhi tanda
centang dan menuliskan jam kerja buruh yang bersangkutan di hari tersebut (jam kerja yang ditulis termasuk jam kerja normal dan jam lembur). 3. Untuk buruh, setiap 2 (dua) minggu, daftar absensi dan rekap absensi akan diberikan oleh bagian personalia kepada bagian Accounting untuk dihitung upah yang akan dibayar kepada setiap buruh. Sedangkan untuk staff, daftar absensi diberikan ke personalia setiap bulan. 4. General Manager menyerahkan laporan mengenai kegiatan setiap staff dan buruh kepada Direktur Utama. 5. Berdasarkan laporan kegiatan tersebut, Direktur utama menentukan insentif yang akan diberikan kepada karyawan yang bersangkutan, dan menyerahkan kembali laporan kegiatan tersebut kepada General Manager beserta daftar insentif yang telah ditentukan. 6. General Manager menyerahkan daftar insentif tersebut kepada bagian Accounting. 7. Factory Manager menyerahkan laporan mengenai potongan yang dikenakan atas upah buruh yang timbul karena buruh yang bersangkutan membeli peralatan yang diperlukan seperti gunting, sekoci dan lainnya kepada bagian Accounting. 8. Kemudian, berdasarkan absensi, laporan potongan, daftar insentif, serta daftar gaji dan upah yang merupakan arsip di bagian accounting, bagian Accounting akan membuat daftar gaji dan upah, serta rekapitulasi gaji staff dan upah buruh untuk diserahkan kepada direktur.
9. Kemudian direktur mengotorisasi daftar gaji dan upah, serta rekapitulasi gaji dan upah buruh tersebut, dan memberikan cek sesuai jumlah yang tertera di rekapitulasi gaji dan upah. 0. Dengan cek tersebut, bagian Accounting akan mencairkan dana tersebut, dan menyiapkan gaji dan upah untuk setiap staff dan buruh.. Kemudian bagian Accounting membuat slip gaji dan upah sebanyak 2 (dua) rangkap. Rangkap pertama untuk ditandatangani oleh staff dan buruh yang bersangkutan dan kemudian disimpan sebagai arsip. Rangkap kedua diserahkan kepada staff dan buruh bersangkutan beserta gaji dan upah masing-masing. Dalam menjalankan aktivitas penggajian dan pengupahannya, PT. Angelina Buana Garmindo menetapkan beberapa peraturan seperti:. Besarnya insentif yang akan diberikan, ditentukan oleh Direktur Utama. 2. Besarnya tunjangan hari raya adalah sebesar gaji (satu) bulan dari karyawan. 3. Besarnya tunjangan lain selain tunjangan hari raya juga akan ditentukan oleh Direktur Utama.
MICROSOFT CORPORATION MICROSOFT CORPORATION 3.4.3 Rich Picture absensi Daftar absensi dan rekap absensi Laporan potongan Slip gaji dan slip upah rangkap Staff dan Buruh Pa Pa y to upah y to Pa y to Slip gaji dan Slip upah rangkap &2 Personalia upah Pa y to Slip gaji dan slip upah rangkap Pa y to Pa y to Slip gaji dan Slip upah rangkap &2 Accounting y Factory Manager Daftar insentif Dana yang dicairkan Cek Daftar gaji, daftar upah, Rekapitulasi gaji Dan rekapitulasi upah Yang telah diotorisasi Daftar gaji, daftar upah, Rekapitulasi gaji Dan rekapitulasi upah General Manager Cek Bank Laporan kegiatan Dan Daftar insentif y Direktur Utama y Laporan kegiatan Gambar 3.2 Rich Picture 3.4.4 Kelemahan Sistem Berjalan Adapun kelemahan yang ditemukan pada sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut:. Terjadinya kekeliruan atas perhitungan atau pembayaran upah buruh yang disebabkan oleh sistem absensi yang masih manual, dimana para buruh melakukan tanda tangan di buku absensi dan penulisan jam kerja pada buku absensi oleh pihak personalia. Hal tersebut dapat menimbulkan terjadinya kecurangan seperti buruh menitipkan tanda tangan dan hal lain
yang mungkin terjadi pula yakni kecurangan seperti pihak personalia melebihkan jam kerja buruh, ataupun melakukan kesalahan dalam menghitung jam kerja buruh sehingga dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan. 2. Perangkapan tugas oleh bagian Accounting atas masalah keuangan seperti pencairan dana dari cek yang berasal dari direktur, sehingga dapat mengacaukan pengendalian intern perusahaan. 3. Perangkapan tugas oleh General Manager dan Manajer Personalia, sehingga dapat mengacaukan pengendalian intern perusahaan. 4. Tidak adanya formulir khusus yang dapat digunakan oleh buruh untuk mengisi keterangan lemburnya sehingga tidak adanya bukti bahwa buruh yang bersangkutan melakukan kerja lembur untuk menyelesaikan pekerjaannya dan apakah lamanya waktu yang dicatat oleh pihak personalia telah sesuai dengan kenyataannya. Hal ini dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan bila pihak personalia mencatat jumlah waktu yang lebih dari kenyataannya. 3.4.5 Saran Perbaikan Untuk membantu PT. Angelina Buana Garmindo mengatasi masalah yang tersebut diatas, diusulkan saran-saran seperti berikut:. Para staff dan buruh memasukkan nomor karyawan untuk melakukan absensi. Dengan adanya sistem absensi yang telah terkomputerisasi, maka jam kerja karyawan akan secara otomatis dapat diketahui sehingga tidak
terjadi salah perhitungan atau kecurangan dalam mencatat jam kerja buruh, dan tidak menimbulkan kerugian bagi perusahaan. 2. Memisahkan bagian Accounting dengan bagian keuangan agar pengendalian intern dalam perusahaan dapat lebih terjamin. 3. Memisahkan General Manager dengan Manajer Personalia agar pengendalian intern dalam perusahaan dapat lebih terjamin. 4. Mengadakan formulir khusus lembur agar para staff dan buruh dapat memberikan keterangan lemburnya, dan dengan adanya sistem absensi seperti yang telah dijelaskan di point pertama, tidak akan terjadinya kesalahan atau kecurangan dalam mencatat jam lembur staff dan buruh yang bersangkutan. 3.4.6 System Definition Sistem informasi akuntansi penggjian dan pengupahan di PT. Angelina Buana Garmindo dirancang untuk menyediakan informasi mengenai kegiatan perusahaan dalam melakukan penggajian dan pengupahan atas para staff dan buruhnya, yang menyangkut aktivitas pengisian absen staff dan buruh, perhitungan gaji dan upah, pembayaran gaji dan upah, dan penyiapa laporanlaporan. Sistem ini dapat membantu perusahaan dalam memperlancar aktivitas penggajian dan pengupahannya yang selama ini dilakukan secara manual. Sistem ini menggunakan PC biasa berbasis windows.
3.4.7 Problem Domain 3.4.7. FACTOR Functionality : Memberikan kemudahan dalam menangani absensi para staff dan buruh, perhitungan gaji dan upah serta pembayarannya. Application : Personalia, dan bagian Accounting. Domain Conditions : Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan dibuat berdasarkan usulan atau saran untuk mengatasi permasalahan yang ditemukan dalam siklus penggajian dan pengupahan. Technology : Menggunakan personal computer (PC) dengan penambahan beberapa device umum lainnya seperti printer, fax, dan yang lainnya. Objects Responsibility : Staff, buruh, penggajian, dan pengupahan. : Media informasi yang lebih akurat, efisien dan efektif serta dapat diandalkan untuk mendukung siklus penggajian dan pengupahan perusahaan. 3.4.7.2 Class. Karyawan : Staff dan Buruh 2. Absensi 3. Insentif
4. Potongan 5. Tunjangan 6. Slip_Gaji 3.4.7.3 Event. Direkrut 2. Diberhentikan 3. Digaji 4. Diisi 5. Dihitung 6. Dicetak 7. Dihapus 8. Diubah
3.4.7.4 Event Table Event Class Direkrut Diberhentikan Diisi Dihitung Dicetak Digaji Diubah Dihapus Karyawan + + * Absensi + * + Insentif + * + Potongan + * * + Tunjangan + * + Slip_Gaji + * + Tabel 3. Event Table
3.4.7.5 Behavior. Karyawan Direkrut mengisi digaji diberhentikan. 2. Absensi Diisi dihitung dicetak. 3. Insentif Diisi diubah dihapus. 4. Potongan Diisi diubah dihapus. 5. Tunjangan Diisi diubah dihapus. 6. Slip_Gaji Diisi dihitung diubah dicetak. 3.4.7.6 Statechart Diagram. Karyawan Gambar 3.3 Statechart Karyawan
2. Absensi / dihitung / diisi Active / dicetak Gambar 3.4 Statechart Absensi 3. Insentif Gambar 3.5 Statechart Insentif 4. Potongan Gambar 3.6 Statechart Potongan
5. Tunjangan Gambar 3.7 Statechart Tunjangan 6. Slip_Gaji Gambar 3.8 Statechart Slip_Gaji
3.4.7.7 Class Diagram +add() +update() +delete() -no_kary -tgl_msk -bagian -jabatan_kary -nama_kary -jns_kelamin -tpt_lhr -tgl_lhr -alamat_kary -telp_kary -status_marital -jlh_anak -jlh_tanggungan -u_mkn -u_transport Karyawan -nilai_gaji Staff -no_jalur -nilai_upah Buruh +add() +update() +print() +compute() -no_absensi -no_kary -tgl_absensi -jam_msk -jam_keluar -status Absensi +add() +update() +delete() -no_insentif -no_kary -nilai_insentif Insentif +add() +update() +delete() +compute() -no_pot -no_kary -jns_pot -ket -nilai_pot -tgl -bayar Potongan +add() +update() +print() +compute() -no_pemb -no_kary -no_absensi -no_insentif -no_tunjangan -no_pot -tgl_byr -total -status -periode Slip_Gaji..* 0..* 0.. 0..* 0.. +add() +update() +delete() +compute() -no_tunjangan -no_kary -nilai_tunj -jns_tunjangan Tunjangan 0..* Gambar 3.9 Class Diagram