PENINGKATAN PROSES BISNIS PADA PROSES PENGUJIAN DI LABORATORIUM PELUMAS DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN MODEL-BASED AND INTEGRATED PROCESS IMPROVEMENT (MIPI) Hara Isidoro Simarmata Universitas Indonesia labuji10@yahoo.com Abstract. A laboratory is required to always improve business process testing to be able to properly check each lubricant circulating due to the increasing number of imported lubricants at this time. But the fact is, there are still companies that one laboratory unit is experiencing problems in running the business. The problems associated with business process testing in the laboratory, namely the implementation of business process testing activities are not yet effective and efficient so that there are different testing results. Business improvement process aimed at testing in order to assure quality control or testing of lubricants in order to avoid the results of different testing on other testing laboratories, and determine necessary repairs. Business process improvement is done by evaluating the business process approach Business Process Improvement that its application refers to the methodology of the Modelbased and Integrated Process Improvement. This study resulted in the design of the proposed business process and also proposed improvement is a priority for the business process testing in the laboratory. Keywords : Business Process Improvement, model-based and Integrated Process Improvement Abstrak. Sebuah laboratorium diperlukan untuk selalu meningkatkan bisnis proses untuk dapat benar memeriksa setiap pelumas yang beredar karena meningkatnya jumlah pelumas yang diimpor saat ini. Tetapi kenyataannya adalah, masih ada perusahaan yang satu unit laboratorium mengalami masalah dalam menjalankan bisnis. Masalah yang terkait dengan proses bisnis di laboratorium, yaitu pelaksanaan kegiatan proses bisnis yang belum efektif dan efisien sehingga ada hasil yang berbeda. Proses peningkatan bisnis yang bertujuan untuk untuk menjamin kontrol kualitas atau pelumas untuk menghindari hasil yang berbeda di laboratorium lainnya, dan menentukan perbaikan yang diperlukan. perbaikan proses bisnis dilakukan dengan mengevaluasi pendekatan proses bisnis Perbaikan Proses Bisnis yang penerapannya mengacu pada metodologi Peningkatan Proses Model-based dan terintegrasi. Penelitian ini menghasilkan desain proses bisnis yang diusulkan dan perbaikan juga mengusulkan merupakan prioritas untuk proses bisnis di laboratorium. Kata Kunci: Bisnis Proses Perbaikan model berbasis dan Peningkatan Proses Terpadu 34
PENDAHULUAN Laboratorium sebagai sarana suatu produk khususnya produk pelumas sangatlah penting keberadaanya untuk menjamin mutu hasil serta melayani jasa. Industri pelumas merupakan salah satu industri strategis dengan pertumbuhan produksi yang cukup pesat, maka dengan jumlah impor pelumas yang semakin banyak maka harus diimbangi dengan peningkatan, pengontrolan dan pemantauan (monitoring) kualitas produk secara periodik untuk mengetahui konsistensi kualitas produk dengan melakukan proses (Ulfiati, 2010). Laboratorum sebagai sarana dalam melakukan proses diharapkan mampu memberikan hasil yang baik, efisien dan efektif seiring dengan semakin besarnya permintaan dan kebutuhan pelanggan. Secara teknis setiap suatu produk dilakukan berdasarkan metode yang sama, namun nyatanya masih terdapat laboratorium yang masih memperoleh hasil yang berbeda melalui uji banding antar laboratorium pada tahun 2013 (Sumber : Komite Akreditasi Nasional). Permasalahan tersebut terkait dengan proses bisnis yang dijalankan oleh laboratorium, yaitu terkait pada aktivitas pencatatan pelaksanaan kerja yang belum tepat serta pelaksanaan proses bisnis yang belum efektif dan efisien sehingga hasil yang diperoleh belum tercapai dan belum sesuai berdasarkan persyaratan metode yang ditetapkan serta berdampak pada kualitas pelumas yang dihasilkan oleh suatu perusahaan sehingga dapat merugikan pelanggan, padahal laboratorium telah melakukan proses dengan metode yang sama. Oleh sebab itu, maka perlu dilakukan penelitian yang lebih mendalam mengenai perbaikan proses bisnis yang dilakukan oleh laboratorium sebagai upaya rekomendasi perbaikan atau peningkatan secara berkelanjutan terutama pada proses agar permasalahan yang timbul tidak terjadi kembali. Proses bisnis suatu laboratorium perlu dikaji, evaluasi dan dibuat rencana perbaikannya agar adanya perbedaan hasil yang diperoleh tersebut tidak terjadi kembali. Maka diperlukan yang namanya Business Process Improvement, di mana salah satu metodologinya adalah Model-Based and Integrated Process Improvementyang diciptakan olehsola Adesola and Tim Baines (2005). Perbaikan proses bisnis penting karena dapat mengenalikegiatan atau aktifitas suatu usaha yang menjadi lebih terorganisir dan terencana sehingga menjadi lebih efektifdanefisien dalam rangka menghadapi perubahan bisnis. Perbaikan proses bisnis tidak hanya dapat mengidentifikasi kegiatan proses yang tidak bernilai tambah, tetapi juga dapat menyelaraskan dengan visi organisasi dan misi nantinya. Perbaikan proses bisnis pada laboratorium tidak hanya dapat mengidentifikasi kegiatan proses yang tidak bernilai tambah, tetapi juga dapat menyelaraskan dengan visi, misi dan sasaran mutu perusahaan nantinya. Hal tersebut sebagaimana yang juga ditunjukkan pada jurnal penelitian sebelumnya yang membahas mengenai peningkatan bisnis proses yaitu oleh Rachmawati et al. (2013) mengenai peningkatan proses bisnis dengan Real Value Added (RVA) dan Bussines Value Added (BVA) sehingga hasil dapat ditingkatkan metode peningkatan proses bisnis dan Botha et al. (2010) mengenai usulan perbaikan proses bisnis berdasarkan pengalaman pelanggan, serta penelitian yang dilakukan oleh Zagloelet al, (2009) tentang peningkatan proses bisnis menggunakan metode modelbased and integrated process improvement (MIPI). 35
Tujuan dari penelitian ini adalah mengevaluasi dan memperbaiki proses khususnya pelumas dalam rangka untuk mengendalikan atau menjamin mutu hasil pelumas agar tidak terjadi hasil yang berbeda pada laboratorium-labotorium, serta menentukan perbaikan yang diperlukan. KAJIAN TEORI Model-Based and Integrated Process Improvement (MIPI) adalah suatu metodologi Business Process Improvement yang merupakan hasil penelitian Sola Adesola dan Tim Baines (2005) dalam mengembangkan sebuah model berbasis perbaikan proses terpadu seperti yang ditunjukkan pada Tabel 1 yang menjelaskan langkah-langkah dalam melakukan perbaikan proses bisnis. Metodologi MIPI itu sendiri dapat meningkatkan perbaikan proses bisnis dan inisatif rekayasa proses dalam organisasi. METODE Penelitian ini menggunakan metode exploratory descriptive, dengan dibutuhkan data primer melalui rekaman hasil focus group discussion oleh team expert yang dibentuk dan data sekunder melalui data sekunder yaitu dengan mempelajari rekaman-rekaman data seperti laporan hasil, jumlah pegawai, jumlah peralatan, jumlah pelanggan dan lain sebagainya yang dimiliki oleh laboratorium.populasi dalam penelitian ini adalah laboratorium yang terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan uji banding antar laboratorium tahun 2013 yaitu sebanyak ± 40 laboratorium pelumas se- Asia Tenggara termasuk Indonesia, berlokasi di Jakarta. Mengingat jumlah populasi yang begitu besar dan waktu penelitian yang terbatas maka sampel yang diambil dalam penelitian ini adalah sebanyak 2 (dua) perusahaan swasta yang berlokasi di Jakarta dengan unit analisis di perusahaan adalah laboratorium. Teknik analisis data yang digunakan adalah merupakan setiap langkah-langkah dalam MIPI yaitu sebagai berikut: Step-1 : Understand Business Needs.Bagian ini bertujuan bagaimana memahami visi/misi, tujuan dan arah yang diinginkan perusahaan sesuai sasaran mutu laboratorium. Step-2 : Understand the Process.Bagian ini berfokus pada pemahaman proses yang dilakukan oleh perusahaan (laboratorium) dalam memenuhi tujuan yang diinginkan yaitu laporan hasil uji yang diterbitkan. Step-3 : Model and Analyse Process. Melakukan analisis terhadap proses-proses yang telah berjalan dan informasi yang diperoleh dari indikator penelitian seperti peralatan laboratorium yang digunakan, material yang diuji dan sumberdaya manusia. 36
Tabel 1. Metodologi MIPI No Step Step Description Techniques 1 Understand business needs 2 Understand the process 3 Model and analyze the process Develop vision and strategic objectives perform competitor analysis develop organizational model Evaluate current practices, prioritize objectives scope change Establish measurable targets Develop process objectives and asses readiness Obtain approval and initial project resource Benchmark the prosess Identify the business process architecture Scope and define the process Capture and model AS IS Process Information Model the process Verify and validate the model Measure the exiting process performance Analyze the business process 4 Redesign process Benchmarket the process Identify performance criteria for re-design process identify IT requirements Estimate performance of re-designed process 5 Implement new process 6 Assess new process and methodology Plan the implementation Obtain implementation approval Review change management plan Communicate the change Technologi development Make new process operational Train staff Roll-out changes Conduct process deployment and performance data reflection Revise organizational approach 7 Review new process Develop strategic view of the business set process targets and performance Develop a plan to meet targets implement Sumber: Adesola dan Baines, 2005 Organizational model SWOT analysis Force field analysis Readiness assessment Stakeholder analysis Process prioritization matrix Pareto analysis Process performance table Xpat process IDEFO Walkthrough Process flowchart ABC Cause and effect analysis Value added analysis Benchmarking Creative silent workshop Brainstorming Zction plan Evaluation measurement report Customer measurement survey process improvement matrix 37
Step-4 : Redesign Process. Melakukan design ulang proses terhadap hasil analisis proses yang telah dilakukan Step-5 : Implement New Process. Mengimplementasikan proses yang telah di desain ulang Step-6 : Assess New Process and Methodology. Menilai unjuk kerja proses yang telah di desain ulang beserta dengan metode yang digunakan Step-7 : Review New Process. Mengkaji kembali hasil yang diperoleh dari proses yang baru tersebut. HASIL DAN PEMBAHASAN MIPI Step 1 : Understand Business Needs. Untuk memahami kebutuhan bisnis, diperoleh melalui data perusahaan yang didukung oleh masing-masing bagian perusahaan terutama laboratorium dengan tujuan untuk memenuhi dan memuaskan keinginan pelanggan, yang diperoleh dari material dan metode uji, sumber daya pendukung, jumlah pelanggan, data jaminan mutu, komplain pelanggan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi dan analisis SWOT laboratorium. MIPI Step 2 : Understand the Process. Proses bisnis laboratorium secara keseluruhan digambarkan secara skematis dalam alur sesuai dengan Gambar 1. Dengan demikian, penelitian ini berfokus membahas pada proses-proses utama dalam aktivitas operasional di dalam laboratorium. Proses Registrasi Pengujian. Diagram alir proses registrasi laboratorium dapat dilihat pada Gambar 1. Gambar 1. Proses Bisnis Pengujian Laboratorium (Sumber : Manajemen Perusahaan, 2013) 38
Gambar 2. Proses Registrasi Pengujian ( As Is Process ) (Sumber : Manajemen Perusahaan, 2013) Proses Pengujian. Diagram alir proses laboratorium dapat dilihat pada Gambar 3. Gambar 3. Proses Pengujian ( As Is Process ) (Sumber : Manajemen Perusahaan, 2013) 39
Proses Penerbitan Laporan Hasil Uji. Diagram alir proses penerbitan laporan hasil uji dapat dilihat pada Gambar 4. Gambar 4. Proses Penerbitan Laporan Hasil Uji ( As Is Process ) (Sumber : Manajemen Perusahaan, 2013) Pemodelan Proses Dengan Program IDEFO. IDEFO (Integrated Computer Aided Manufacturing Definition) merupakan salah satu alat pemodelan yang digunakan dalam aktifitas peningkatan proses bisnis yang terdiri dari diagramdiagram yang menggambarkan proses atau sistem. Pemodelan ini menggambarkan kebutuhan-kebutuhan bagi perusahaan baik yang bermanfaat, tidak dapat dijalankan dan menjadi sia-sia bagi perusahaan, seperti yang dijelaskan pada Gambar 5 & Gambar 6. Gambar 5. Diagram IDEFO Proses Pengujian Laboratorium 40
Gambar 6. Diagram IDEFO Proses Operasional Laboratorium MIPI Step 3 : Model and Analysis Process. Tahap ini adalah melaksanakan evaluasi dan analisis pada proses-proses yang tidak memberikan nilai tambah pada pelanggan. Masing-masing proses akan ditinjau setiap aktifitasnya agar proses berfokus pada tercapainya peningkatan dengan melakukan efisiensi dengan mengeliminisasi beberapa proses yang tidak memberi nilai tambah dengan harapan komplain pelanggan dapat berkurang akibat masalah-masalah kualitas yang terjadi pada oleh laboratorium. Pendekatan yang digunakan pada tahap ini yaitu Value Added Analysis (analisis nilai tambah), untuk menganalisis proses dengan melihat aktifitas yang tidak memberikan nilai tambah (Non Value Added dan Value Added) yang disesuaikan dengan kebutuhan dan permintaan pelanggan. Analisis Nilai Tambah Proses Registrasi Pengujian. Pada analisis value addded proses registrasi berdasarkan kebutuhan atau permintaan pelanggan sehingga proses menjadi efisien dan efektif maka terdapat aktivitas yang tidak bernilai tambah yaitu: (a) Menyalin dokumen permohonan (b) Koordinasi dengan bagian administrasi (c) Membuat kontrak, dan (d) Mengecek kembali permohonan. Sedangkan aktivitas yang bernilai tambah dan dianggap penting untuk dilakukan adalah melakukan kaji ulang permintaan pada bagian teknis dengan maksud agar setiap tahap proses dapat dengan mudah dilakukan penelusuran (tracebility). Agar lebih jelas dapat ditunjukkan pada Tabel 2. Analisis Nilai Tambah Proses Pengujian Seperti halnya, analisis value addded proses registrasi. Pada analisis value addded proses berdasarkan kebutuhan atau permintaan pelanggan sehingga proses menjadi efisien dan efektif maka terdapat aktivitas yang tidak bernilai tambah yaitu: (a) Mengecek kesiapan (b) Koordinasi dengan bagian teknis. Sedangkan aktivitas yang bernilai tambah dan dianggap penting adalah pemindahan data hasil dengan tujuan sebagai bukti rekaman data 41
sementara sebelum dibuatkan laporan nantinya sehingga bila terjadi kesalahan dapat dikoreksi kembali. Agar lebih jelas dapat ditunjukkan pada Tabel 3. Tabel 2.Value Added Analysis Proses Registrasi Pengujian ADDING PROSES Menyalin dokumen permohonan Koordinasi dengan administrasi Membuat kontrak kerja Mengecek kembali permohonan Melakukan kaji ulang permintaan Mengecek kesiapan AKTIVITAS Permohonan Permohonan Persetujuan Permohonan Pelaksanaan proses Pelaksanaan proses VALUE Non Value Added Non Value Added Non Value Added Non Value Added Value Added ANALISIS Proses ini merupakan aktivitas yang tidak memberi nilai tambah karena dokumen sudah dibuat dalam bentuk softcopy dan hardcopy Proses ini merupakan aktivitas yang tidak memberi nilai tambah karena dokumen sudah dibuat dalam bentuk softcopy dan hardcopy oleh customer Proses ini merupakan aktivitas yang tidak memberi nilai tambah karena secara legal ada pada dokumen permohonan customer Proses ini merupakan aktivitas yang tidak memberi nilai tambah karena pada salah satu dokumen dan melalui surat perintah kerja sudah otomatis diinformasikan permintaan customer Proses ini merupakan aktivitas yang memberi nilai tambah karena sangat perlu dilakukan dengan tujuan menilai kesiapan laboratorium dari segi metode, alat dan personil disesuaikan dengan pelanggan permohonan/permintaan Tabel 3.Value Added Analysis Proses Pengujian PROSES AKTIVITAS ADDING VALUE ANALISIS Persiapan Non Value Added Koordinasi dengan bagian teknis Verifikasi Pemindahan data hasil Persetujuan penerbitan sertifikat Penetapan hasil Penetapan hasil Non Value Added Value Added Value Added Proses ini merupakan aktivitas yang tidak memberi nilai tambah karena sudah dilakukan kaji ulang permohonan sebelumnya Proses ini merupakan aktivitas yang tidak memberi nilai tambah karena laporan hasil telah diolah dan diverifikasi sebelumnya Proses ini merupakan aktivitas yang memberi nilai tambah sebagai alat memonitor pekerjaan dari awal hingga akhir Proses ini merupakan aktivitas yang memberi nilai tambah karena dengan melakukan pemindahan data mentah (sementara) 42
Analisis Nilai Tambah Proses Penerbitan Laporan Hasil Uji. Adapun pada analisis value added proses penerbitan laporan hasil uji berdasarkan kebutuhan atau permintaan pelanggan sehingga proses menjadi efisien dan efektif maka terdapat aktivitas yang tidak bernilai tambah yaitu: (a) Koordinasi dengan bagian administrasi, (b) Pemeriksaan dan koordinasi dengan bagian teknis Sedangkan aktivitas yang bernilai tambah dan dianggap penting adalah : (a) Membuat kuisioner survey kepuasan dan pengaduan pelanggan (b) Mengisi kuisioner kepuasan dan pengaduan pelanggan Agar lebih jelas dapat ditunjukkan pada Tabel 4. Tabel 4.Value Added Analysis Proses Penerbitan Laporan Hasil Uji ADDING PROSES AKTIVITAS VALUE ANALISIS Penerbitan sertifikat hasil Koordinasi dengan bagian administrasi Pemeriksaan dan koordinasi dengan bagian teknis Membuat kuisioner survey kepuasan dan pengaduan pelanggan Mengisi kuisioner kepuasan dan pengaduan pelanggan Penerbitan laporan hasil Umpan balik pelanggan terhadap laboratorium Umpan balik pelanggan terhadap laboratorium Non Value Added Proses ini merupakan aktivitas yang tidak memberi nilai tambah karena otomatis setelah diverifikasi langsung di proses oleh bagian admnistrasi untuk dibuatkan sertifikat Non Value Added Proses ini merupakan aktivitas yang tidak memberi nilai tambah karena otomatis setelah diverifikasi langsung di proses oleh bagian administrasi untuk dibuatkan sertifikat Value Added Proses ini merupakan aktivitas yang memberi nilai tambah karena menjadi bagian evaluasi laboratorium untuk peningkatan dan perbaikan kualitas laboratorium Value Added Proses ini merupakan aktivitas yang memberi nilai tambah karena menjadi bagian evaluasi laboratorium untuk peningkatan dan perbaikan kualitas laboratorium MIPI Step 4 : Redesign Process Melalui hasil value added analysis proses registrasi pada Tabel 2 dengan menghilangkan kegiatan proses menyalin dokumen permohonan koordinasi dengan bagian administrasi, membuat kontrak dan 43
mengecek kembali permohonan, maka dibuatlah kembali proses registrasi pada Gambar 2 menjadi proses seperti yang dapat dilihat pada Gambar 7. Sedangkan, melalui hasil value added analysis proses pada Tabel 3 dengan menghilangkan kegiatan proses mengecek kesiapan dan melakukan koordinasi dengan bagian teknis, maka dibuatlah kembali proses pada Gambar 3 menjadi proses seperti yang dapat dilihat pada Gambar 8. Serta, melalui hasil value added analysis proses penerbitan laporan hasil pada Tabel 4 dengan menghilangkan kegiatan proses melakukan koordinasi dengan bagian administrasi, dan melakukan pemeriksaan dan koordinasi dengan bagian teknis, maka dibuatlah kembali proses penerbitan laporan hasil pada Gambar 4 menjadi proses seperti yang dapat dilihat pada Gambar 9. Gambar 7. Analisis Nilai Tambah Proses Registrasi Pengujian ( As New Process ) 44
Gambar 8. Analisis Nilai Tambah Proses Pengujian ( As New Process ) Gambar 9. Analisis Nilai Tambah Proses Penerbitan Laporan Hasil Uji ( As New Process ) 45
Identifikasi Masalah. Berdasarkan hasil sumbang saran (brainstorming) melalui hasil pertemuan Focus Group Discussion.dengan Tim Peningkatan Proses Pengujian yang fokus dalam komplain pelanggan dengan pareto chart untuk mengidentifikasi penyebab masalah terbesar masalah yang terjadi yaitu adanya perbedaan hasil yang diperoleh pada proses laboratorium, seperti yang ditunjukkan Gambar 10. Gambar 10. Diagram Pareto Jumlah dan Jenis Complaint Pelanggan (Customer) Selanjutnya, Tim Peningkatan Proses Pengujian meneliti dan mencari akar penyebab masalah tersebut melalui cause and effect diagram seperti pada Gambar 11. Gambar 11. Diagram Sebab-Akibat Masalah Hasil Berbeda Diperoleh Laboratorium MIPI Step 5 : Implement New Process. Berdasarkan penerapan hasil value added analysis dari tiap tahapan proses yang diidentifikasi dan telah dibentuk proses yang baru, berdampak pada waktu yang dibutuhkan untuk melakukan proses produk pelumas. Menggunakan proses yang lama membutuhkan waktu kurang lebih 1-2 hari untuk masing-masing parameter dengan rincian 1 hari dibutuhkan hanya sebatas kepada hasil analisis sementara belum hasil akhir dan kesimpulan terhadap pelumas yang dilakukan proses, namun dengan menggunakan proses yang baru membutuhkan waktu 1 hari (24 jam) untuk masing-masing parameter hingga 46
diterbitkan sertifikat hasil, sehinggan proses menjadi lebih efektif dan efisien tanpa mengurangi kualias hasil itu sendiri. Selain itu, perlu dilakukan langkah-langkah yang merupakan hasil penetapan perbaikan berupa dokumen rencana mutu (Quality Plan) yang memuat parameterparameter proses beserta cara pengendaliannya. Pada dokumen ini di setiap proses telah diidentifikasi langkah-langkah pengendalian proses agar mencapai yang ditetapkan standard. Pada dokumen rencana mutu terdapat 3 (tiga) bagian besar yaitu diagram perencanaan mutu, input proses dan output proses, seperti yang disajikan pada Gambar 12. Gambar 12. Diagram Perencanaan Mutu Pada diagram perencanaan mutu terdiri dari urutan proses disertai dengan input dan output masing-masing proses yang ditandai dengan nomor sebagai checkpoint untuk setiap prosesnya. Bagian selanjutnya adalah input proses yang ditunjukkan pada Tabel 5. Tabel 5. Diagram Perencanaan Mutu Input Proses Diagram perencanaan mutu input proses menggambarkan aktifitas mulai informasi yang diperoleh, pemrosesan hingga data yang diolah. Pada akhirnya perencanaan mutu ditujukkan untuk perencanaan mutu output dari hasil yang diperoleh hingga penerbitan laporan hasil dalam bentuk sertifikat, yang dapat dilihat pada Tabel 6. 47
Tabel 6. Diagram Perencanaan Mutu Output Proses MIPI Step 6 : Asses New Process and Method. Pada langkah ini, dilakukan analisis dengan menggunakan metode FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) untuk mengidentifikasi kemungkinan kegagalan pada proses laboratorium. Failure modes menunjukkan sesuatu yang dapat menimbulkan kegagalan dan Effect analysis menunjukkan analisis atas dampak dari kegagalankegagalan yang timbul. maka diperoleh kegagalan yang memiliki resiko tertinggi yang selanjutnya menjadi rencana tindakan (action plan). Tindakan yang diprioritaskan yaitu yang memiliki angka RPN di atas 28, yaitu : (1) Mengupayakan adanya program dan merealisasikan pelatihan bagi seluruh personil secara berkelanjutan (Nilai RPN 54) (2) Melakukan pelatihan validasi/verifikasi bagi personil laboratorium dengan tujuan setiap acuan metode uji yang digunakan sudah valid dan siap digunakan (Nilai RPN 54) MIPI Step 7 : Review New Process. Pada langkah ini dijelaskan tahapantahapan dari rencana tindakan perbaikan dalam bentuk matriks yang disebut Process Improvement Matrix (PIM). PIM digunakan sebagai rencana peningkatan proses terhadap kondisi aktual yang berjalan pada proses laboratorium atau aktivitas proyek yang dimonitor oleh Tim Peningkatan Proses Pengujian. Pada PIM ini dapat dilihat rating dan status dari aktifitas pada setiap pada proses operasional dengan menggunakan kode warna tertentu, seperti pada Tabel 7. (a) Warna merah (r), menandakan aktifitas proses memerlukan tindakan secepatnya (b)warna kuning (y), menandakan aktifitas proses memerlukan perhatian (c)warna hijau (g), menandakan aktifitas proses sudah diselesaikan dengan baik. 48
Technical Manager Quality Manager Administrasi Manager Simarmata 34 50 Jurnal OE, Volume VI, Maret No. 1, 2014 Tabel 7. Process Improvement Matrix (PIM) Process Improvement Matrix Masalah "Hasil Uji Berbeda Oleh Laboratorium" Rangking Potential Failure Modes Action Plan 1 Kurang pelatihan dan Mengupayakan adanya pemahaman teknis program dan merealisasikan pelatihan bagi seluruh personil secara berkelanjutan 2 Bekerja seadanya Memberikan reward dan sanksi bagi personil laboratorium 3 Kegagalan proses Memberikan pelatihan teknis kalibrasi dan pengecekan antara bagi personil yang bertanggung jawab pada alat 4 Instruksi kerja (SOP) Melakukan pelatihan salah validasi/verifikasi bagi personil laboratorium dengan tujuan setiap acuan metode uji yang digunakan sudah valid dan siap 5 Tahapan yang tidak sesuai digunakan Menempatkan manual operasional dan alat pada lokasi yang mudah dibaca oleh personil 6 Sering tidak homogen dan stabil Membuat kemasan yang padat dan tidak mudah rusak 7 Kondisi rusak Membuat formulir rekaman dan memonitor setiap hari kondisi ruangan r N/A r y y N/A y N/A y r N/A r N/A y y N/A N/A y N/A g g Pembahasan. Dari hasil analisis tahapan proses perbaikan, teridentifikasi masalah hasil berbeda yang diperoleh laboratorium. Penyebab kegagalan tersebut yang memiliki resiko tertinggi adalah kurang pelatihan dan pemahaman yang salah mengenai instruksi kerja atau metode. Dan berdasarkan hasil analisis nilai tambah (value added analysis) proses yang penerapannya mengacu pada metodologi model-based integrated process improvement (MIPI). Perbaikan yang dilakukan yaitu pada proses registrasi, proses pemrosesan dan proses penerbitan laporan hasil uji. Sehingga ditemukan rancangan bisnis proses yang baru di dalam laboratorium pada proses utama aktivitas operasional di laboratorium untuk mengatasi masalah tersebut yaitu perlu dilakukannya kaji ulang permintaan, verifikasi dan memperhatikan saat pemindahan data serta melakukan survey kepuasan pelanggan dan sarana pengaduan bagi pelanggan. Dengan 49
menggunakan MIPI didapatkan usulan perbaikan yang menjadi prioritas bagi laboratorium untuk mengatasi adanya hasil yang berbeda yaitu dengan cara harus mengupayakan dan melakukan pelatihan bagi seluruh personil laboratorium terutama dalam hal pemahaman personil mengenai proses yang benar dan teknis untuk memverifikasi atau memvalidasi metode agar setiap acuan metode uji yang digunakan sudah valid dan siap disusun untuk digunakan oleh personil guna menghasilkan kualitas baik. PENUTUP Kesimpulan. Permasalahan yang terjadi di laboratorium ialah terkait proses bisnis yang dijalankan. Oleh karena itu dilakukan perbaikan proses bisnis menggunakan pendekatan BPI yang penerapannya mengacu pada metodologi MIPI. Perbaikan yang dilakukan yaitu pada proses registrasi, proses pemrosesan dan proses penerbitan laporan hasil uji.. Perbaikan yang diusulkan yakni menggunakan konsep BPI yaitu menyederhanakan, menggabungkan serta merampingkan proses bisnis perusahaan. Sehingga proses bisnis perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien serta dapat mengatasi permasalahan yang selama ini terjadi di perusahaan yang salah satu unitnya adalah laboratorium. Perancangan proses bisnis di dalam laboratorium juga dilakukan dengan mempelajari dan mengidentifikasi setiap aktivitas pekerjaan yang ada di dalam proses bisnis perusahaan termasuk mengidentifikasi dan memfasilitasi setiap kebutuhan atau permintaan dari pelanggan yang terdiri dari proses registrasi, proses pemrosesan dan proses penerbitan laporan hasil uji. Penelitian ini dapat dikembangkan lebih lanjut dengan melakukan proses perbaikan yang berkelanjutan. DAFTAR PUSTAKA Adesola dan Baines. 2005. Developing and Evaluating Methodology for Business Process Improvement. Business Process Management Journal, Vol. 11 No. 1, hal. 37-46. Botha, G. J., & Van Rensburg., A.C. (2010). Proposed Business Process Improvement Model With Integrated Customer Experience Management. South African Journal of Industrial Engineering, 21(1),45-57. Rachmawati, F., Widaningrum, S., & Rahayu, M. (2013). Proposed Business Process Using Business Process Improvement at Emergency Departement of Dustira Hospital.Proceeding 8th International Seminar on Industrial Engineering and Management, 1978-774X. Ulfiati, R. (2010). Peran Laboratorium Pengendalian Mutu Dalam Menjamin Kualitas Produk Pelumas. Lembaran Publikasi LEMIGAS, 44(2), 198-203. Zagloel, T. Y., Dachyar, M., & Arfiyanto, F. N. (2009). Quality Improvement Using Model-Based and Integrated Process Improvement (MIPI) Methodology. Proceeding of the 11th International Conference on QiR (Quality in Research) Faculty of Engineering, University of Indonesia, Depok, Indonesia,114-1284. 50