BAB II PROFIL PERUSAHAAN ATAU INSTANSI A. Sejarah Ringkas Perusahaan PT. Freight Express Medan (PT. FEM) merupakan sebuah perusahaan swasta yang bergerak di bidang jasa pengiriman barang. PT FEM merupakan cabang dari PT. Freight Express Indonesia yang berada di Surabaya.PT. FEM ini didirikan oleh Bapak Muhammad Ramli Abdul Syukur dan Bapak Suwandi Alain Wijaya dengan SK Menkeh. No. C-90.H.T.03.01. Tanggal 10 Oktober 1991 dari notaries Netty Maria Machdar, SH di Jln. Mesjid Raya Medan.PT. FEM merupakan cabang dari PT. Freight Express Indonesia yang berada di Jakarta yang sebelumnya berada di Surabaya.Pada tahun 1996, PT. FEM pindah dan menempati gedung barunya yang beralamat di Jalan Brigjend Katamso No. 90 Medan.Pada tanggal 2 Mei 1999, akte pendirian perusahaan PT. FEM ini dirubah dengan SK Menkeh No.C-113. H.T. 03.02; dengan notarisnya Netty Maria Machdar, SH. Pada tahun ini juga PT. FEM pindah ke komplek Medan Bisnis Center Jl. S. Parman No 1-2 Medan sampai sekarang. PT. FEM dipimipin oleh Bapak Muhammad Ramli Abdul Syukur dan Bapak Suwandi Alam Wijaya sebagai wakilnya. Tidak berapa lama kepindahannya, cabang PT. FEM yang ada di Bandar Lampung ditutup karena kondisi tertentu. 8
Dalam aktivitasnya, PT. FEM bertugas mengurus semua dokumen yang diperlukan agar barang yang dimiliki oleh pemilik barang atau shipper dapat diekspor dengan dikapalkan dan dikirim sampai ke pelabuhan tujuan. Untuk itu, PT. FEM harus mempunyai hubungan langsung dengan bagian pelayaran yang ada di pelabuhan Medan (Belawan) dan dengan pelabuhan di Negara lain juga dengan pihak yang memiliki container. Berhubungan dengan pihak kontainer bukan berarti PT. FEM tidak mempunyai kontainer sendiri. Ada saatnya dimana PT. FEM harus menyewa kontainer dari pihak lain, yaitu apabila kontainer yang dimiliki tidak cukup saat itu karena semua terpakai atau sama sekali kontainer yang diinginkan oleh shipper tidak ada. Adapun yang dimaksud dengan kontainer pada PT. FEM adalah suatu alas untuk memuat barang-barang yang akan dikapalkan, berbentuk kotak, terbuat dari baja dan terdiri atas beberapa ukuran. Adapun ukuran kontainer yang dimiliki oleh PT. FEM yaitu 20 feet, 40 feet dan 4 feet high cube. Setiap kontainer ini memiliki nomor seri.hal ini untuk mencegah pertukaran/kecurangan antar pemilik kontainer dan untuk mengetahui siapa pemilik barang dalam kontainer yang dikapalkan. Untuk meningkatkan mutu pelayanannya, maka PT. FEM memfasilitasi seluruh aktivitas karyawannya dengan computer yang sistemnya online, telepon intern dan ekstern, fax, dan kendaraan. S ehingga setiap saat perusahaan dapat dengan cepat menerima informasi dan shipper bahwa ada barang yang akan dikapalkan atau untuk mengetahui dimana saat ini barang tersebut dan dengan cepat dapat menindak lanjutnya. 9
Visi & Misi PT. Freight Express Medan Visi 1. Menjadi perusahaan yang mempunyai daya saing dalam bisnis Ekspedisi (Freight Forwarder) 2. Layanan, kepuasan dan keamanan barang pelanggan menjadi tujuan utama kami. Misi 1. Memenuhi kebutuhan masyarakat akan jasa layanan Forwarder & Ekspedisi dengan layanan yang prima, tepat waktu melalui laut maupun darat. 2. Memberikan servis atau jasa yang prima dengan harga yang kompetitif. 3. Menyediakan lapangan kerja bagi masyarakat. Logo PT. Freight Express Indonesia Gambar 2.1 Sumber : PT. Freight Express Medan (2016) 10
B. Struktur Organisasi Organisasi merupakan suatu fungsi manajemen yang mempunyai peranan dan kaitan langsung dengan interaksi sosial yang terjadi diantara individuindividu dalam rangka kerjasasma untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.struktur organisasi perusahaan merupakan salah satu faktor penting yang mempengaruhi tingkat keberhasilan sutau perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan adanya struktur organisasi maka akan jelaslah pemisahan tugas dari para pegawai perusahaan. Adapun organisasi dengan menggabungkan orang dengan tugas-tugas yang saling berhubungan erat satu dengan sama lain. Agar perusahaan dapat memimpin perusahaan harus mempunyai struktur organisasi yang nyata dimana perbandingan tugas dan tanggungjawab terlihat jelas, dengan demikian dapatlah terjadi suatu hubungan kerjasama yang baik dalam rangka merealisasikan tujuan perusahaan, yaitu mendapatkan laba yang dapat menjamin kelangsungan hidup dan pertumbuhan perusahaan. Setiap perusahaan pada umumnya membuat bagan struktur organisasi tertentu, karena tanpa adanya struktur organisasi dalam perusahaan maka pembagian tugas tiap-tiap karyawan maupun departemen tidak berjalan dengan semestinya. Sebagai akibatnya banyak karyawan yang menyalahi wewenang maupun tugasnya yang akan mempengaruhi pada pencapai tujuan perusahaan. 11
Struktur organisasi PT. Freight Express Medan berbentuk garis, dimana bentuk garis mencerminkan perintah dan tanggungjawab langsung berada pada setiap pimpinan di bagian masing-masing tanpa dibantu oleh beberapa staf untuk menanganinya.untuk melihat struktur organisasi perusahaan dapat dilihat pada gambar lampiran. 12
13
C. Job Description atau Uraian Tugas Berikut ini uraian tugas dari masing-masing bagian pada setiap bagian. Direktur Utama Adapun tugas dan wewenang dari Direktur Utama: a. Mengelola kekayaan perusahaan. b. Membina dan memelihara kerja sama dengan bawahannya. c. Memimpin dan mengendalikan kegiatan/jalannya perusahaan. d. Menetapkan kebijakan/strategi perusahaan. e. Memajukan, meningkatkan, dan mempertahankan kinerja perusahaan. f. Melaporkan perkembangan perusahaan kepada Komisaris. g. Mengadakan dan memimpin rapat. h. Menjalin hubungan tugas perusahaan. i. Menjalin kerja eksternal. j. Mengangkat, memutasikan, mempromosikan, dan memberhentikan pegawai. k. Menandatangangi perjanjian kerjasama, neraca, dan rincian laba rugi perusahaan. Kepala bagian administrasi umum/keuangan Kepala Bagian Administrasi Umum mempunyai tugas: a. Membantu direktur utama dibidang tugasnya. 14
b. Menyelenggarakan dan membina segala pekerjaan dibidang ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, pengumpulan data serta hubungan masyarakat. c. Mempersiapkan bahan laporan, d. Memberi saran-saran dan atas pertimbangan kepada Direktur Utama atas tindakan-tindakan yang perlu diambil dibidang tugasnya. e. Melaksankan tugas-tugas lain yang diberikan Direktur Utama. Kepala Bagian Keuangan membawahi: -Seksi Hubungan Keuangan Seksi Hubungan Keuangan mempunyai tugas: a. Merencanakan pengembangan SDM dalam bidang keuangan. b. Mengantisipasi dan mengatasi permasalahan dalam bidang keuangan. c. Memberikan laporan secara periodik dalam bidang keuangan kepada atasan langsung. d. Menyerahkan hasil pengolahan data sesuai dengan kebutuhan kepada bidang-bidang kerja terkait. e. Membukukan administrasi gudang. f. Merekomendasikan pengolahan anggaran. 15
-Seksi Hubungan Langganan Seksi Hubungan Langganan mempunyai tugas: a. Membantu Kepala Bagian Administrasi dan Umum dibidang tugasnya. b. Melaksanakan penelitian pemeriksaan data pelayanan ekspres berdasarkan dokumen yang ada. c. Melaksanakan pelayanan dan penelitian terhadap calon pelanggan jasa pengiriman yang akan menjadi pelanggan tetap. d. Mengatasi dan memecahkan masalah yang timbul dari pelanggan. e. Melaksanakan penelitian terhadap penerbitan transaksi langganan. f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan atasan. -Seksi Sekretariat Seksi sekretariat memiliki tugas: a. Membina pegawai dalam lingkup kerjanya. b. Mengendalikan dan menyelenggarakan kegiatan di bidang tata usaha, adminsitrasi, kepegawaian, dan pengadaan. c. Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan di bidang kerumah tanggaan, peralatan kantor dan perundang-undangan -Seksi Umum a. Merencanakan pengembangan SDM dalam bidang umum. b. Memberikan laporan jangka pendek dalam bidang umum kepada atasan langsung. 16
c. Senantiasa mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi terutama lingkup tugasnya d. Mengurus perbekalan material keperluan perusahaan teknis dan non teknis e. Mengendalikan dan menata arsip yang merupakan data dari berbagai kegiatan -Seksi Keuangan Seksi Keuangan membawahi: a) Sub seksi pencatatan transaksi b) Sub seksi pembukuan Seksi Hubungan Langganan membawahi: a) Sub seksi filateli b) Sub seksi transport c) Sub seksi pelayanan Seksi Sekretariat membawahi: a) Sub seksi kepegawaian. b) Sub seksi rumah tangga. Seksi Umum membawahi: a) Sub seksi pengadaan. b) Sub seksi gedung. Divisi teknologi & Sistem Informasi, mempunyai tugas: a. Membantu Direktur Utama di bidang tugasnya 17
b. Menyelenggarakan dan membina segala pekerjaan bidang produksi, distribusi, perencanaan dan kegiatan teknik c. Mempersiapkan rencana pengembangan/perluasan pelayanan distribusi kepada masyarakat d. Mempersiapkan program tahunan dan 5 tahun di bidang teknik. e. Memberikan saran-saran kepada Direktur Utama atas tindakan yang perlu diambil dalam bidang tugasnya f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Direktur Utama -Seksi Produksi Seksi Produksi mempunyai tugas: a. Melakukan koordinasi antar bidang dalam lingkup tugasnya. b. Mengelola dan mengoptimalkan segenap sumber daya dalam lingkup tugasnya. c. Senantiasa mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi terutama lingkup tugasnya. d. Memelihara dan mengembangkan seluruh system produksi. -Seksi Distribusi Seksi Distribusi mempunyai tugas: a. Melakukan koordinasi antar bidang dalam lingkup tugasnya. b. Mengelola dan mengoptimalkan segenap sumber daya dalam lingkup tugasnya. 18
c. Meningkatkan peningkatan pemasaran secara berkesinambungan. -Seksi Peralatan Seksi properti mempunyai tugas: a. Merencanakan pengembangan SDM dalam bidang instalasi. b. Mengantisipasi dan mengatasi masalah dalam bidang instalasi baik internal/eksternal. c. Memberikan laporan secara periodic. d. Memberdayakan seluruh personil dalam bidangnya. -Seksi Perencanaan Seksi Perencanaan mempunyai tugas: a. Merencanakan pengembangan SDM dalam bidang perencanaan. b. Mengantisipasi dan mengantisipasi masalah dalam bidang perencanaan. c. Memberdayakan seluruh personil dalam bidangnya. d. Menyerahkan hasil pengelolaan data sesuai dengan kebutuhan kepada bidang-bidang kerja. Seksi Produksi membawahi: a) Sub seksi pengolahan b) Sub seksi pemeiharaan sumber 19
Seksi Distribusi membawahi: a) Sub seksi transportasi b) Sub seksi pemeliharaan distribusi Seksi Peralatan membawahi: a) Sub seksi properti b) Sub seksi bengkel umum Seksi perencanaan membawahi: a) Sub seksi perencanaan b) Sub seksi pengembangan. D. Jaringan Kegiatan Dengan mengacu pada Visidan Misi PT. Freight Express Medan, kegiatan yang direncanakan agar sesuai dengan pembentukannya terutama penyelenggaraan pemerintahan dasar dalam pelayanan jasa kuris pengiriman barang, yaitu : 1. Asas Kepastian Hukum 2. Keseimbangan 3. Ketidakberpihakan 4. Tidak melapaui, tidak menyalahgunakan dan mencampur adukkan kewenangan 5. Kecermatan 6. Keterbukaan 20
7. Profesionalitas 8. Kepentingan umum Dalam rangka mewujudkannya, pimpinan dan karyawan PT. Freight Express Medan harus berkemampuan tinggi dan professional dalam memberikan pelayanan pada masyarakat, terbebas dari KKN (Korupsi, Kolusi dan Nepotisme) dan transparan dalam melakukan segala sesuatu kegiatan. Beberapa isu yang sifatnya internal maupun eksternal harus dapat dicarikan usaha untuk menyelesaikannya. E.Kinerja Kegiatan Terkini Kinerja terkini PT. Freight Express Medan pada saat ini cukup efisien. Sumber Daya Manusia yang memadai dari segi kualitas dan kuantitas sangat membantu PT. Freight Express Medan untuk menjalankan visi dan misi perusahaan ditengah-tengah persaingan pasar yang cukup keras. Dengan sistem kinerja karyawan yang dapat diandalkan, pimpinan perusahaan tidak meragukan karyawannya untuk menyelesaikan tugas yang teramat penting dalam sebuah perusahaan yaitu pembukuan.pimpinan perusahaan sepenuhnya mempercayai karyawan yang berkualitas untuk melakukan pencatatan order, biaya dan juga pembukuan. F. Rencana Kegiatan Dalam menjalankan perusahaannya, pimpinan beserta karyawan PT. Freight Express Medan telah memiliki rencana usaha untuk lebih maju kedepannya. PT. 21
Freight Express Medan khususnya PT.Freight Express Indonesia akan melakukan ekspansi membuka cabang-cabang perusahaan di berbagai negara Asia khususnya negara Asia Tenggara. Dengan langkah ini PT. Freight Express Medan khususnya Indonesia sangat berharap dapat memperluas perusahaan ini agar dapat menjadi perusahaan pelayaran yang selalu diperhitungkan dan dapat bersaing dengan perusahaan-perusahaan Internasional lainnya. 22