PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB GURU DATA 07/10/2009 1

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB GURU DATA 07/10/2009 1

LATAR BELAKANG PROJEK EMIS 1995 MESYUARAT PENGARAH-PENGARAH KELULUSAN PERJAWATAN GURU DATA 15 DIS 1997 BSM Berkuatkuasa 1 JAN 2008 Lantik pegawai di JPN/PPD Lantik Guru Data di sekolah Hakiki Dalam norma SM SR SABK Kerajaan & Bantuan Kerajaan Pekeliling Ikhtisas Bil.14/2007 19 Disember 2007 07/10/2009 2

Keutamaan Guru Data sedia ada KRITERIA PELANTIKAN GURU DATA Lantikan tetap SPP 07/10/2009 3

KELAYAKAN SAHSIAH DISIPLIN SIKAP SYARAT PEMILIHAN GURU DATA BEBAS TINDAKAN TATATERTIB KREATIVITI BAGI 07/10/2009 SEKOLAH YANG TIDAK MEMPUNYAI GURU DATA ATAU GURU DATA SEDIA ADA TIDAK 4 DAPAT MELAKSANAKAN TUGAS DENGAN BAIK SILA RUJUK SYARAT PEMILIHAN GURU DATA

KELAYAKAN Mempunyai kelayakan akademik dalam IT/komputer peringkat sijil/diploma/ijazah; atau Mempunyai sijil berkaitan IT/komputer/ICT; atau Mempunyai sijil kursus berkaitan pengurusan data 07/10/2009 5

KREATIVITI Mampu menjana maklumat dari data sedia ada Berkemahiran IT dari segi teknikal dan operasi Boleh menganalisis data dari sistem sedia ada di sekolah 07/10/2009 6

SAHSIAH/DISIPLIN/SIKAP Kebolehan berkomunikasi yang baik Bertanggungjawab, dedikasi, akauntabiliti dan boleh dipercayai. Mempunyai ketahanan emosi dan mental yang tinggi. Berpengetahuan dan peka terhadap tahap kerahsiaan data. Telah mengisi dan menandatangani Akta Rahsia Rasmi 1972. 07/10/2009 7

Penyelarasan Waktu Mengajar dan Pengurusan Data Sekolah Guru Data - kumpulan Guru Penolong. Mengajar tidak melebihi 12 waktu dalam seminggu. Bertanggungjawab membantu pihak pengurusan sekolah dalam aspek pengurusan data pada peringkat sekolah, PPD, JPN dan KPM. 4 waktu dalam sehari/20 waktu seminggu untuk tugas pengurusan data sekolah. 07/10/2009 8

Penyelarasan waktu seminggu Sekolah Rendah : 12 waktu x 30 minit = 360 minit (6 jam) - P&P 20 waktu x 30 minit = 600 minit (10 jam) - Pengurusan data Jumlah = 960 minit (16 jam/32 waktu) Sekolah Menengah : 12 waktu x 40 minit = 480 min (8 jam) - P&P 20 waktu x 40 minit = 800 min (13 jam 20 min) - Pengurusan data Jumlah = 1280 min (21 jam 20 min/32 waktu) 07/10/2009 9

PROSEDUR PELANTIKAN GURU DATA Sekolah hantar senarai calon ke JPN JPN BPPDP (Sektor Data) sedia dan sahkan senarai calon negeri hantar senarai ke BPPDP untuk direkod keluarkan surat pelantikan ke sekolah Semak senarai calon berdasarkan bilangan sekolah rekod senarai / surat pelantikan Guru Data yang dterima 07/10/2009 10

SENARAI TUGAS GURU DATA Peringkat Jawatan : Sekolah Menengah/Rendah : Guru Data Sekolah DG41/DGA29 Waktu Bertugas : Mengikut waktu persekolahan (bagi sekolah dua sesi waktu bertugas boleh disesuaikan merangkumi kedua-dua sesi) 07/10/2009 11

1. Menjalankan tugas-tugas berkaitan dengan kurikulum dan kokurikulum seperti yang ditetapkan oleh Guru Besar/Pengetua. 2. Merancang pengurusan data dan maklumat pendidikan peringkat sekolah yang diarahkan oleh Bahagian di KPM, JPN, PPG/D dan sekolah serta lain-lain agensi kerajaan: 07/10/2009 12

a) Bertanggungjawab bagi pengurusan data EMIS iaitu melaksanakan pengumpulan, pemprosesan, penyimpanan, pengeluaran, pelaporan, pembekalan dan penyebaran data dan maklumat pendidikan sekolah mengikut kaedah dan jadual yang ditetapkan berkaitan dengan: Guru seperti biodata, opsyen dan pengalaman mengajar; Pelajar seperti enrolmen, biasiswa dan bantuan lain; Staf bukan guru; Profil sekolah termasuk fizikal dan maklumat am sekolah; Pendaftaran PTK; Lain-lain yang ditetapkan dari semasa ke semasa. 07/10/2009 13

b) Membantu guru dan staf sokongan dalam penyelarasan data dan maklumat pendidikan seperti HRMIS, Sistem Maklumat Murid (SMM), Sistem Salah Laku Disiplin Murid (SSDM), KWAPM, peperiksaan, asrama, kokurikulum, Buku Teks,dll. c) Menyenggara komputer yang digunakan untuk pengurusan data EMIS. d) Membantu pihak pengurusan sekolah mengemas kini data dan maklumat peringkat sekolah bagi Pelan Induk Pembangunan Pendidikan (PIPP) 2006-2010. 07/10/2009 14

3. Memberi khidmat nasihat kepada guru berkenaan pengurusan data dan maklumat peringkat sekolah. 4. Menjadi setiausaha Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah (JPMS). 5. Melaksanakan tugas-tugas lain berkaitan pengurusan data yang diarahkan dari semasa ke semasa. 07/10/2009 15

GARIS PANDUAN PENGURUSAN MAKLUMAT SEKOLAH 1. Kemas kini data EMIS; 2. Patuhi tarikh kutipan dan garis panduan pengurusan data seperti yang ditetapkan; 3. Pastikan data disemak; 4. Sediakan laporan/catatan contoh: catatan/alasan bagi turun/naik data enrolmen dan ditentu sah oleh GPK1 sebelum menghantar data ke PPD. 07/10/2009 16

5. Pastikan Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah disemak dan disahkan oleh Pengetua/Guru Besar sebelum dihantar ke PPD. 6. Simpan dengan baik segala dokumen berkaitan pengurusan data EMIS kerana ia merupakan bahan terkawal dan sulit. 7. Senggara komputer yang digunakan untuk pengurusan EMIS dengan baik. 07/10/2009 17

8. Selaras konsistensi dan kesahihan data antara sistem maklumat di sekolah. 9. Selaras penyimpanan data sistem lain di sekolah secara berpusat bagi memudahkan proses mengakses data sekolah. 07/10/2009 18

10. Buat salinan backup data EMIS bagi setiap kutipan(muat turun data mengikut tarikh kutipan data). 11. Lapor kepada Unit ICT di PPD jika menghadapi kesulitan dalam urusan mengemas kini data EMIS. 07/10/2009 19

Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah (JPMS) PENGETUA/GURU BESAR (Pengerusi) PK HEM PK KO-KU PK 1 (N. Pengerusi) PKP KHAS PK TING.6 KPT/PT GURU DATA (Setiausaha) Penyelia Petang Ketua Bidang Penyelaras Peperiksaan Penyelaras Bestari G. P kaan & Media Penyelaras Inventori Guru Kaunseling Guru Disiplini Penyelaras Jad. Waktu Guru SPBT Setiausaha Sukan Penyelaras Ko-ku G. Thn/ Tingkatan EMIS Menyelaras dan membantu pengurusan sistem lain di sekolah seperti e-gtukar, PTK, OpMen, DOSR, SMM, SSDM, SISTEK, HRMIS, TechSMIS, Pelabelan, LDP, PPSMI, dll. 07/10/2009 20

TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENGURUSAN MAKLUMAT SEKOLAH (JPMS) 1. Akauntabiliti kepada Pegawai Pendidikan Daerah (PPD); 2. Selaraskan aktiviti pengumpulan, penyemakan, pengemaskinian, penentusahan dan penganalisisan data sekolah; 3. Pastikan penyimpanan dan keselamatan data; 4. Patuhi tarikh aktiviti pengumpulan maklumat dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan; 5. Pastikan data dan maklumat yang dihasilkan adalah berkualiti, sahih dan menepati masa; 07/10/2009 21

6. Hasilkan laporan statistik dan maklumat pendidikan; 7. Bekalkan data maklumat kepada PPD/PPG, JPN, KPM; 8. Wujudkan inventori perkakasan, kemudahan bagi pengurusan maklumat; 9. Bertindak sebagai pengantara dalam rangkaian maklumat antara sekolah dengan PPD, JPN dan KPM; dan 10. Pastikan staf yang bertukar keluar atau masuk dimaklumkan kepada setiausaha JPMS untuk dikemaskini dalam sistem EMIS mengikut tarikh kutipan yang ditetapkan. 07/10/2009 22

TUGAS PGB SEBAGAI PENGERUSI JPMS: 1) Melantik AJK JPMS; 2) Mempengerusikan mesyuarat JPMS; 3) Melantik Guru Data sebagai setiausaha merangkap Pegawai Perhubungan Maklumat Sekolah dengan PPD, JPN dan KPM; 4) Memantau pengurusan data pada peringkat sekolah dilaksanakan mengikut prosedur yang ditetapkan; dan 5) Akauntabiliti ke atas kesahan data dan maklumat sekolah dalam sistem EMIS dengan adanya tandatangan Pengetua/Guru Besar dalam dokumen Lampiran Pengesahan Data yang dihantar ke PPD setiap kali kutipada data EMIS dilaksanakan 07/10/2009 23

TUGAS PGB SEBAGAI PENGERUSI JPMS: 6) Memastikan salinan minit mesyuarat JPMS disertakan sekali dengan penghantaran Lampiran Pengesahan Data ke PPD untuk tujuan semakan. (salinan minit JPMS dihantar ke PPD hanya untuk kutipan Januari, Jun dan Oktober) 7) Akauntabiliti kepada PPD. 07/10/2009 24

TUGAS PK1 SEBAGAI NAIB PENGERUSI JPMS: 1) Menjalankan tugas sebagai Pengurus Maklumat Sekolah; 2) Bertanggungjawab penuh terhadap segala data dan maklumat yang dihasilkan di peringkat sekolah; dan 3) Menyelaras dan mengemaskini pengumpulan data dan maklumat daripada wakil jawatankuasa. 07/10/2009 25

TUGAS GURU DATA SEBAGAI SETIAUSAHA JPMS: 1) Menyediakan data dalam bentuk softcopy serta bercetak setelah melalui proses penyemakan dan penentusahan bagi menghasilkan data dan maklumat yang berkualiti, sahih dan menepati masa; 2) Bertindak sebagai Pegawai Perhubungan Maklumat Sekolah (pengantara) dalam rangkaian maklumat pada peringkat sekolah antara PPD, JPN dan KPM; 07/10/2009 26

3) Menghasilkan laporan statistik dan maklumat pendidikan; 4) Memastikan staf yang bertukar keluar dan masuk sentiasa selaras dengan data EMIS Online (Pastikan tiada guru yang tidak diterima masuk ke dalam sistem oleh sekolah sekiranya guru berkenaan telah melapor diri) 07/10/2009 27

TUGAS GURU, KPT/PT SEBAGAI AJK JPMS: 1) Mengurus, menyelaras dan membekalkan data dan maklumat berkaitan di bawah kawalan masing-masing kepada Pengurus Maklumat Sekolah (PK1); 2) Bersama-sama Setiausaha JPMS (Guru Data) menjalankan analisis data untuk kegunaan sekolah, PPD, JPN dan KPM; dan 3) Mengemas kini dan menyemak data dan maklumat dalam bidang kawalan masing-masing secara berkala. 07/10/2009 28

GARIS PANDUAN PENYELENGGARAAN EMIS PERINGKAT SEKOLAH 1. Taklimat/Penjelasan 2. Kemasukan dan pengemaskinian data sekolah 3. Sentiasa mengemaskini data EMIS Online 07/10/2009 29

Dokumen sokongan untuk kemas kini data: Maklumat Sekolah - pelan sekolah: keluasan sekolah, bilangan dan, kegunaan bilik, - bilangan blok, jenis padang/ gelanggang dll. - penubuhan sekolah - penyerahan sekolah - keadaan bangunan dari JKR dll. Maklumat Asrama - pelan asrama - bilangan dan kegunaan bilik asrama - bilangan blok asrama - jenis padang/ gelanggang di asrama dll. 07/10/2009 30

Maklumat Enrolmen - rekod/jadual kehadiran murid setiap Tahun/ Tingkatan - senarai murid contoh penerima biasiswa, bantuan anak yatim, ikut subjek elektif, bilangan murid mendaftar Tahun/Ting. 1, warganegara asing dll. Maklumat Staf (Guru & Bukan Guru) - fail peribadi guru dan staf - sijil ikhtisas - jadual waktu peribadi, dll. 07/10/2009 31

Proses mengisi dan mengemas kini data Maklumat Profil Sekolah kemas kini data berdasarkan dokumen yang berkaitan; Kemas kini data hanya jika ada perubahan; analisis perbezaan data dengan kutipan sebelum contoh: perubahan dalam bilangan BD, padang/gelanggang dll; sediakan catatan/alasan bagi analisis yang dibuat 07/10/2009 32

Maklumat Staf (Guru & Bukan Guru) sediakan nota penerangan ringkas untuk dilampirkan bersama borang pengisian/ pengemaskinian maklumat; agihkan borang dan jadual yang berkaitan kepada mereka yang berkenaan; jelaskan cara mengisi borang/jadual tersebut dengan betul dan tepat; maklumkan tarikh mengumpul semula borang tersebut; pastikan borang-borang berkenaan telah diterima dan diisi dengan lengkap; dan masukkan dan kemas kini data dalam EMIS. 07/10/2009 33

Maklumat Enrolmen kemas kini data berdasarkan dokumen yang berkaitan; buat semakan menggunakan aplikasi Utiliti; analisis naik/turun data seperti yang terdapat dalam output kuiri Verifikasi Asas; dan sediakan catatan/alasan bagi analisis yang dibuat. 07/10/2009 34

PROSEDUR PENYERAHAN DATA KUTIPAN SEKOLAH KE PPD Bersihkan ralat data yang berkaitan yang dipapar dari aplikasi Utiliti. Kemaskini EMIS Online Serahkan Dokumen Lampiran Pengesahan Data Sekolah dan Minit Mesyuarat JPMS ke PPD 07/10/2009 35

Proses penghantaran data sekolah ke PPD buat backup data dalam disket/pendrive/cd untuk keselamatan data. cetak Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah. dapatkan tandatangan pengesahan daripada PK1 dan Pengetua/ Guru Besar dalam Laporan yang dicetak. serahkan Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah yang dicetak dari aplikasi EMIS serta catatan naik/turun enrolmen atau pertambahan BD atau bilik khas lain dan Minit Mesyuarat JPMS ke PPD. laporkan segala masalah berkaitan Pengurusan data kepada Pegawai Maklumat Daerah di PPD. 07/10/2009 36

Carta Aliran Pengurusan Data EMIS 07/10/2009 37

SENARAI SEMAK EMIS Bahan berkaitan EMIS yang perlu ada di sekolah: EMIS Online (perlukan Internet) Aplikasi Utiliti EMIS Buku Manual Definisi Variabel EMIS Koleksi arkib kutipan-kutipan terdahulu Koleksi Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah yang terdahulu yang dicetak dari aplikasi EMIS. Segala dokumen dan borang yang berkaitan dengan proses pengumpulan data EMIS di sekolah (difailkan dengan sistematik di sekolah) Failkan segala dokumen yang berkenaan. 07/10/2009 38

TERIMA KASIH 07/10/2009 39