STANDAR OPERASIONAL (SOP) PUSAT KONSULTASIDAN BANTUAN HUKUM FAKULTAS HUKUM UNIVERSITAS GADJAH MADA A. KONSULTASI 1. Staf/Volunteer menyodorkan FORM PENERIMAAN KASUS, selanjutnya diisi sesuai data diri Pemohon Konsultasi atau klien; 2. Staf/Volunteer tersebut juga menuliskan nama serta menandatangani FORM PENERIMAAN KASUS tersebut dalam kapasitas sebagai Penerima; 3. Kartu Identitas Pemohon Konsultasi atau klien dicopy/scan oleh Staf Penerima Konsultasi untuk arsip PKBH; 4. Staf/Volunteer selanjutnya menanyakan kepada Klien berkaitan dengan duduk perkara yang akan dikonsultasikan; 5. Setelah diketahui duduk perkaranya selanjutnya Staf/Volunteer menghubungi Ketua Departemen sesuai dengan kompetensi perkara yang dikonsultasikan untuk dapat memberikan rekomendasi nama Dosen yang akan ditugaskan sebagai Konsultan. 6. Setelah memperoleh rekomendasi nama Konsultan yang ditunjuk oleh Ketua Departemen, kemudian Staf/Volunteer mendampingi Konsultan dalam pemberian konsultasi di Kantor PKBH; 7. Pemohon Konsultasi atau klien selanjutnya menceritakan mengenai duduk perkara dan bila perlu memberikan dokumen terkait perkara yang disampaikan kepada Konsultan; 8. Setelah konsultasi selesai, Staf/Volunteer selanjutnya membuat DATA KONSULTASI, HASIL KONSULTASI KASUS, kemudian berkas-berkas tersebut diletakkan ke dalam satu map bersama FORM PENERIMAAN KASUS serta fotocopy identitas klien untuk kemudian disimpan menjadi arsip PKBH FH UGM, 9. Staf/Volunteer penerima konsultasi selanjutnya mengisi Buku Penerimaan Konsultasi dan melaporkan konsultasi yang baru saja diterima kepada Kepala Divisi Bantuan Hukum untuk kemudian ditandatangani. 10. Konsultasi yang diberikan oleh PKBH FH UGM tidak dipungut biaya.
STANDAR OPERASIONAL (SOP) PUSAT KAJIAN DAN BANTUAN HUKUM FAKULTAS HUKUM UNIVERSITAS GADJAH MADA B. PRA PENANGANAN PERKARA 1. Staf/Volunteer terlebih dahulu menanyakan kepada klien apakah termasuk golongan mampu atau tidak mampu, dengan meminta diserahkannya bukti surat keterangan miskin dari kelurahan disertai dengan bukti dokumen lain seperti Jamkesmas atau Gakin. Jika klien tergolong mampu maka tidak dapat diterima dengan diberikan opsi untuk mencari advokat lainnya baik dengan rekomendasi PKBH atau tidak. 2. Staf/Volunteer selanjutnya berkoordinasi dengan Kepala Divisi Bantuan Hukum dengan tujuan untuk mengetahui ketersediaan Mitra Kerja, sekaligus untuk memperjelas tentang duduk perkaranya; 3. Selanjutnya Kepala Divisi Bantuan Hukum berkoordinasi dengan Direktur PKBH untuk meminta saran dan pendapat; 4. Setelah itu dilakukan finalisasi penentuan Tim Penanganan Perkara yang terdiri dari Staf/Volunteer, Dosen dan Mitra Kerja; 5. Apabila suatu Perkara sudah Final Diterima, kemudian Staf/Volunteer yang masuk dalam Tim Penanganan Perkara diharuskan melaksanakan tahapan lanjutan dari administrasi dan pemberkasan pada Penanganan Perkara. C. PENANGANAN PERKARA 1. Staf/Volunteer PKBH yang masuk dalam Tim Penanganan Perkara diwajibkan sesegera mungkin, untuk melengkapi Berkas-berkas Administrasi Penanganan Perkara; 2. Berkas-berkas sebagaimana dalam Bagian Konsultasi (bag. A) dibuat 1 (satu) rangkap lagi (dibuat baru), dengan ketentuan berkas Asli Kasus Konsultasi yang ada dalam Map berwarna tersebut, harus dikembalikan lagi pada tempatnya semula dengan keadaan lengkap;
3. Kemudian, Staf/Volunteer harus membuat Data Penanganan Kasus (diketik dengan format standar yang ada di Komp. PKBH lalu diprint). 4. Selanjutnya, seluruh berkas-berkas tersebut di atas disatukan dan disteples jadi satu dengan kertas petanda segitiga warna Biru, sekaligus dimasukkan dalam Folder Kasus Plastik (Case Folder)/Map Kasus penanganan perkara dan diberi Sampul/ Cover PKBH FH UGM (yang memuat Identitas dan Tim Penanganan Perkara); 5. Selanjutnya perkara yang sudah dilengkapi dengan nomor perkara dan identitas perkara dicatatkan kedalam Papan Besar Penanganan Perkara; 6. Selanjutnya Staf/VolunteerPKBH yang masuk dalam Tim Penanganan Perkara diwajibkan untuk sesegera mungkin, memfasilitasi rapat (meeting) Tim, guna membicarakan hal-hal penting dan yang diperlukan dalam proses penanganan perkara.
Standard Operasional Prosedur Konsultasi Hukum Pemohon Konsultasi atau klien datang ke PKBH FH UGM Pemohon konsultasi mengisi dan mentandatangani Form Penerimaan Kasus Proses Konsultasi - Pemohon menceritakan kasus posisi; - Pemberian saran/tanggapan dari konsultan. Staf/Volunteer menuangkan hasil konsultasi dalam bentuk : 1. Data Konsultasi 2. Hasil Konsultasi Mengisi Buku Konsultasi Kasus dan melaporkannya kepada Ketua Divisi Bantuan Hukum
ALUR PENANGANAN PERKARA PKBH FH UGM PENANGANAN PERKARA Pemohon Datang dengan menyertakan surat keterangan tidak mampu dan Fotocopy KTP Berikan Form Penanganan Kasus untuk diisi dan ditandatangani BUAT Hasil Konsultasi Kasus Kasus diterima. Penandatanganan Surat Kuasa antara PKBH dan Klien Buat Rekam Kasus Posisi SEGERA SIMPAN Buat Data Penanganan Kasus
D. Persuratan 1. Surat Masuk Kasus a) Surat tersebut diterima oleh Staf/Volunteerdan/atau SekretarisPKBH FH UGM yang kemudian surat tersebut diberi stampel RECEIVED pada Amplop Surat; b) Cap RECEIVED yang tercetak diatas Amplop surat tersebut diberi nomor surat yang disesuaikan dengan Nomor Urut Surat Masuk Kasus yang tertera didalam Buku Surat Masuk Kasus (Sampul Merah) dan kemudian diberi tanggal diterimanya surat. c) Selanjutnya dalam Buku Surat Masuk Kasus, dalam blangko surat, dicatatkan tujuan surat tersebut, alamat pengirim dan lampirannya; d) Kemudian surat tersebut di copy dan dimasukan bersama aslinya berserta amplop kedalam Folder Plastik Kasus (Case Folder) dan; e) Setelah itu, Staf dan/atau Sekretarisyang menerima surat tersebut diwajibkan memberitahu kepada Tim Penanganan Perkara terkait surat tesebut. Non-Kasus a) Surat tersebut diterima oleh Staf/Volunteerdan/atau Sekretaris yang kemudian surat tersebut diberi stampel RECEIVED pada surat; b) Cap RECEIVED yang tercetak diatas surat tersebut diberi nomor surat yang disesuaikan dengan Nomor Urut Surat Masuk Non-Kasus yang tertera didalam Buku Surat Masuk Kasus (Sampul Biru) dan kemudian diberi tanggal diterimanya surat; c) Selanjutnya dalam Buku Surat Masuk Non-Kasus, dalam blangko surat, dicatatkan tujuan surat tersebut (Direktur, Sekretaris, Mitra Kerja, Staf/Volunteer), alamat pengirim dan lampirannya; dan d) Kemudian surat tersebut dipines untuk sementara waktu pada Papan Pengumuman PKBH, sampai dengan kadaluarsanya tanggal surat/undangan tersebut; dan e) Setelah itu dimasukan kedalam Folder Surat Non-Kasus.
2. SURAT KELUAR Kasus a) Surat yang akan dikeluarkan oleh Direktur, Sekretaris,dan Mitra Kerja dicatatkan terlebih dahulu dalam Buku Surat Keluar Kasus, yang disesuaikan dengan Nomor Urut Surat Keluar Kasus yang tertera didalam Buku Surat Keluar Kasus (Sampul Biru) maupun tanggal surat; b) Selanjutnya dalam Buku Surat Keluar Kasus, dalam blangko surat, dicatatkan tujuan surat tersebut (instansi/individu), alamat pengirim dan lampirannya; c) Kemudian pada sudut kiri atas surat kasus tersebut diberi Segitiga Pertanda sesuai dengan sifat surat tersebut. d) Klasifikasi Segitiga Pertanda adalah sebagai berikut : Merah : Segera dan Rahasia Biru : Final Oranye : Draft Non-Kasus a) Surat yang akan dikeluarkan oleh Direktur, Sekretaris,maupun Mitra Kerja dicatatkan terlebih dahulu dalam Buku Surat Keluar Non-Kasus, yang disesuaikan dengan Nomor Urut Surat Keluar Non-Kasus yang tertera didalam Buku Surat Keluar Non-Kasus (Sampul Biru) maupun tanggal surat; b) Selanjutnya dalam Buku Surat Keluar Non-Kasus, dalam blangko surat, dicatatkan tujuan surat tersebut (instansi/individu), alamat pengirim dan lampirannya; c) Kemudian pada sudut kiri atas surat kasus tersebut diberi Segitiga Pertanda sesuai dengan sifat surat tersebut. d) Klasifikasi Segitiga Pertanda adalah sebagai berikut : Merah : Segera dan Rahasia Biru : Final Oranye : Draft