BAB IV METODE PENELITIAN 4.1. Jenis dan Desain Penelitian Metode penelitian yang digunakan peneliti adalah deskriptif kualitatif yaitu metode untuk menyelidiki objek yang dapat diukur dengan angka-angka ataupun ukuran lain yang bersifat eksak. Penelitian kualitatif juga bisa diartikan sebagai riset yang bersifat deskriptif dan cenderung menggunakan analisis dan pendekatan induktif. Melalui penelitian deskriptif, peneliti berusaha mendeskripsikan peristiwa dan kejadian yang menjadi pusat perhatian tanpa memberikan perlakuan khusus terhadap peristiwa tersebut. 4.2. Variabel Penelitian Variabel penelitian ini yaitu perbaikan bisnis proses improvement. 4.2.1. Definisi Konsep Penelitian ini fokus pada penerapan dan analisa dengan menggunakan Metodologi Value Stream Mapping yang merupakan konsep Business Process Improvement (BPI), sebagai salah satu metode dalam menjalankan Continuous Improvement. Business Process Improvement (BPI) didefinisikan sebagai kerangka sistematis yang dibangun untuk membantu organisasi dalam membuat kemajuan yang signifikan dalam pelaksanaan proses bisnisnya. BPI memberikan suatu sistem yang 53
54 akan membantu dalam proses penyederhanaan (streamlining) proses-proses bisnis, dengan memberi jaminan bahwa pelanggan internal dan eksternal dari organisasi akan mendapatkan output yang lebih baik dari sebelumnya (Harrington, 2012:16). 4.2.2. Definisi Operasional Tabel 4.1 Definisi Operasional Variabel Penelitian Dimensi Indikator Data Business Process Activity - Non-value added - Primer Improvement (Harrington, 2012) - Necessary Non Value Added (NNVA). Sumber: Harrington (2012) Flow Process - Value Added (NA) - Flow process (as is) - Flow process ( to be) - Primer 4.3. Jenis dan Sumber Data 4.3.1 Jenis Data Data kualitatif, meliputi data yang berupa angka-angka (hard data) yang diperoleh dari responden / perusahaan. 4.3.2 Sumber Data Data primer, yaitu merupakan data diperoleh langsung dari sumber asalnya (tidak melalui perantara). Metode yang digunakan untuk mengumpulkan data primer adalah pengamatan langsung, dan diskusi.
55 4.4. Populasi dan Sampel Populasi dari penelitian ini adalah detail proses penimbangan produk sirup Woods Antitusif yang dilakukan pada seksi Gudang Penimbangan Departemen Logistik, PT Kalbe Farma Tbk Cikarang mulai dari persiapan bahan baku hingga pengiriman bahan baku hasil timbang ke produksi. Sampel yang digunakan dalam penelitian ini adalah lead time proses penimbangan produk Sirup Woods Antitusif selama periode Januari April tahun 2017, mulai dari persiapan bahan baku, proses penimbangan, hingga pengiriman bahan baku hasil timbang ke produksi. Tipe sampel yang diambil pada periode Januari April 2017 adalah tipe random sampling dengan sifat semua sampel lead time pada periode Januari April 2017 dianggap homogen (Sugiyono, 2011) 4.5. Teknik Pengumpulan Data 4.5.1 Studi Literatur (Library Research) Studi literatur dibutuhkan untuk mendapatkan teori-teori dasar yang terkait dengan pelaksanaan penelitian, khususnya yang berkaitan dengan teori business process improvement, analisa pemborosan (waste), dan metode value stream mapping. 4.5.2 Penelitian Lapangan (Field Research)
56 Penelitian ini dilakukan dengan cara meninjau langsung obyek penelitian sehingga didapatkan data yang dibutuhkan. Data ini diperoleh dengan cara sebagai berikut: 1) Observasi atau pengamatan, yang dilakukan pada operator timbang (weigher) untuk mengamati waktu atau jam kerja yang diperlukan pada setiap tahapan standar urutan kerja mulai dari persiapan penimbangan hingga pengiriman material ke produksi. Pengamatan dilakukan dengan menggunakan alat ukur /instrument penelitian yaitu kamera, stop watch, dan check sheet lembar observasi untuk mengisi aktivitas yang dilaksanakan. 2) Diskusi dan rekomendasi sistem baru penghilangan waste 4.6. Metode Analisis Data Pada bagian ini dilakukan pengolahan data berdasarkan data yang didapat pada pengumpulan data sebelumnya. Berikut ini adalah langkah pengolahan data: 1) Identifikasi masalah Aktivitas yang dilakukan pada tahap ini yaitu mengumpulkan informasi mengenai alur bisnis proses perusahaan, dokumen atau formulir transaksi yang digunakan dan informasi internal perusahaan serta kebutuhan serta keluhan yang diperlukan pihak perusahaan. Pada tabel berikut menjelaskan mengenai kebutuhan bisnis proses perusahaan :
57 Tabel 4.2. Kebutuhan Bisnis proses Perusahaan No Bisnis proses Keluhan Kebutuhan 1. Persiapan Penimbangan Proses turun PPI Turunnya PPI dair dari produksi produksi sesuai belum sesuai jadwal produksi jadwal 2 Proses Penimbangan Lead time Memperpendek penimbangan yang step proses lama penimbangan 3 Deliver to Production Dokumen untuk Mempercepat pengiriman belum lengkap proses kelengkapan dokumen Sumber : Gudang Penimbangan PT Kalbe Farma (2017) 2) Pemetaan Proses Bisnis a. Persiapan penimbangan Bisnis proses pada gudang penimbangan dimulai dengan turunnya Prosedur Pengolahan Induk (PPI) dari PPIC ke produksi. Produksi lalu akan menurunkan PPI Kemudian admin gudang penimbangan akan melakukan reservasi material lalu dicetak register reservasi (move order pick slip) untuk diserahkan kepada operator pelayanan yang bertugas menyiapkan material yang akan ditimbang. Detail prosesnya dapat dilihat pada Gambar 4.1. b. Proses penimbangan Di ruang timbang, material ditimbang sesuai dengan register reservasinya yang sudah terintegrasi ke sistem Werum seperti yang dijelaskan pada Gambar 4.2.
58 Gambar 4.1 Flow Process Persiapan Penimbangan Sumber : Gudang Penimbangan PT Kalbe Farma (2017)
59 Gambar 4.2 Flow Process Penimbangan Sumber : Gudang Penimbangan Kalbe Farma (2017) c. Deliver to Production Setelah semua penimbangan selesai dilakukan, baru dilakukan double check atau validasi 1 menggunakan sistem Werum sesuai Gambar 4.3. 3) Penentuan Takt Time Langkah awal sebelum membuat peta kondisi saat ini, terlebih dahulu dilakukan penghitungan Takt Time. Takt Time yaitu waktu yang diperlukan untuk proses penimbangan. Hasil penghitungan Takt Time didapat dari total waktu yang disediakan untuk proses penimbangan selama satu shift.
60 Gambar 4.3 Flow Process Deliver to Production Sumber : Gudang Penimbangan Kalbe Farma(2017) Berikut ini adalah rumus yang digunakan untuk menghitung Takt Time. T = Ta / D... (4.1) Dimana : T = Takt Time Ta = Time Available (Waktu kerja bersih yang tersedia) D = Demand (Permintaan Pelanggan) 4) Peta Proses Operasi
61 Peta ini dibutuhkan untuk mempermudah pemahaman terhadap proses penimbangan bahan baku produk Sirup Woods Antitusif. Analisis yang perlu dilakukan terdiri dari hal-hal seperti di bawah ini: a. Bahan-bahan Semua alternatif dari bahan yang dipergunakan harus dipertimbangkan supaya proses penyelesaian dan toleransi sedemikian rupa sesuai dengan fungsi, realibilitas, pelayanan, dan waktunya. b. Operasi Semua pilihan yang mungkin terjadi dalam proses pengolahan, pembuatan, pengerjaan dengan mesin atau metode perakitannya, serta alat-alat dan perlengkapan yang digunakan perlu dipertimbangkan. Perbaikan yang dapat dilakukan adalah dengan menghilangkan, menggabungkan, merubah, atau menyederhanakan operasi-operasi yang terjadi. c. Pemeriksaan Pemeriksaan perlu dilakukan untuk mengetahui kualitas maupun kuantitas suatu obyek untuk memenuhi standar atau ketentuan yang sudah ditetapkan supaya produk tersebut dapat dikatakan baik atau memenuhi syarat. Pemeriksaan dilakukan dengan melakukan teknik pengambilan sampel untuk mengetahui kondisi suatu obyek atau produk. d. Waktu
62 Semua alternatif mengenai cara kerja, jenis peralatan dan perlengkapan yang digunakan perlu diperhatikan untuk menyederhanakan waktu yang dipergunakan. 5) Membuat Peta Kondisi Saat Ini (Current State Mapping) Pembuatan peta dapat dimulai dari downstream ke area upstream. Dalam pembuatan peta ini, juga ditentukan berapa besar total waktu yang memberikan nilai tambah dan yang tidak memberikan nilai tambah dengan menghitung value added ratio. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: Kumpulkan informasi yang ada sambil mengikuti arah aktual dari aliran material dan informasi. Dimulai dari value stream secara door-to-door dengan cepat untuk mendapatkan maksud/arti dari aliran proses. Daripada memulai di bagian penerimaan menuju ujung, dimulai pada bagian akhir kembali ke depan untuk memulai proses akan lebih berhubungan secara langsung dengan konsumen. Diawali dengan konsumen pada sudut kanan paling atas, dan gambar suatu ikon pabrik. Di bawah ikon ini, gambar kotak data, dengan nama pelanggan di atas kotak. Buat catatan informasi lainnya seperti pemesanan pelayanan tiap hari, minggu atau bulan sesuai kebutuhan, kebutuhan pengemasan, dan jumlah perpindahan yang dilalui konsumen. Kotak proses (persegi), waktu cycle, dioperasikannya shift, dan perubahan waktu serta informasi seperti jumlah orang, waktu cycle, waktu perubahan, uptime, shift, dan waktu kerja
63 yang tersedia harus dicatat dan dipetakan. Tambahkan lokasi inventori (segitiga), termasuk jenis material dan kuantitas yang disimpan di tiap lokasi, dan aliran material (panah besar), meliputi indikasi apakah disiplin dorong atau tarik yang digunakan. Masukkan ikon truk dan panah lebar untuk mengindikasikan pergerakan barang hingga sampai di konsumen Pada ujung lain peta, sisipkan sebuah ikon pabrik dan kotak data untuk supplier Isi kotak data supplier dan truk dengan data yang tepat 6) Membuat analisa kondisi yang ada Sasaran yang ingin dicapai dalam langkah ini adalah menemukan akar permasalahan yang sebenarnya terjadi, mendapatkan fakta dan data tentang penyimpangan atau kondisi yang berhubungan dengan akar permasalahan dan mempersempit masalah lamanya proses penimbangan sirup Woods Antitusif. 7) Membuat analisa penyebab Menyelidiki dan menguji penyebab-penyebab yang mungkin untuk menemukan penyebab utama dari akar permasalahan lamanya proses penimbangan sirup Woods Antitusif. Metode yang digunakan untuk menyelidiki akar penyebab adalah dengan metode why-why analysis. 8) Rencana perbaikan dan membuat Future State Mapping
64 Pada tahap ini dilakukan pembuatan desain peta aliran material maupun informasi untuk masa depan dengan tujuan untuk minimasi waste. Setelah desain ditetapkan maka dibuat juga rencana tindakan untuk mencapai desain masa depan tersebut. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: Gunakan peta dengan loop teridentifikasi, proposal future-state map menggambarkan situasi apa yang akan terjadi setelah pengembangan dibuat. Mengembangkan rencana implementasi untuk menerima future-state map. Menampilkan future-state map dan implementasi manajemen untuk pembeliannya. Melaksanakan kegiatan untuk penerimaan kondisi di masa datang, kemudian memantapkan kondisi yang baru. Ulangi langkah-langkah pemetaan current-state, analisis, looping, dan pemetaan future-state untuk menerima target di masa yang akan datang. 9) Penentuan rencana implementasi Rencana implementasi berisi tentang rencana yang akan diimplementasikan guna mencapai peta kondisi yang akan datang dari peta kondisi saat ini. Dalam rencana implementasi juga terdapat target tenggat waktu penyelesaian.
65 Sumber: Harrington (2005) Gambar 4.4. Flow Analisis Data