LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) PERIODE JANUARI 2015 SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN `AISYIYAH YOGYAKARTA TAHUN 2015
HALAMAN PENGESAHAN LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) PERIODE JANUARI 2015 Disahkan 30 Januari 2015 Ketua STIKES Aisyiyah Yogyakarta Kepala Badan Penjaminan Mutu dan Pengembangan Warsiti, S.Kp., M.Kep., Sp.Mat Syaifudin,M.Kes
BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Audit mutu internal (AMI) merupakan salah satu persyaratan yang harus dipenuhi oleh Perguruan Tinggi sebagai bentuk refleksi evaluasi diri yang dilakukan oleh institusi itu sendiri. Audit internal ini dimaksudkan untuk meninjau tingkat kesesuaian dan efektifitas penerapan sistem manajemen mutu (SMM) yang telah ditetapkan dan menjadi dasar arah strategi dan sasaran mutu Perguruan Tinggi yang ingin dicapai dan tertuang dalam Manual Mutu. Pimpinan perguruan tinggi (Ketua STIKES) hendaknya memastikan penetapan proses audit internal berjalan dengan efektif dan efisien untuk mengakses kekuatan dan kelemahan sistem manajemen mutu (SMM). Proses Audit Internal berfungsi sebagai alat manajemen untuk asesmen mandiri terhadap semua proses atau kegiatan yang telah diselenggarakan oleh STIKES Aisyiyah dan ditunjuk dalam SMM. Proses Audit Internal dengan menyediakan perangkat untuk memperoleh bukti objektif bahwa persyaratan klausul-klausul ISO 900:2000 yang ada telah dipenuhi, karena audit internal menilai keefektifan dan efisiensi implementasi SMM ISO 9001:2008 Perguruan Tinggi. Audit internal ini, penting dan wajib dilakukan STIKES Aisyiyah Yogyakarta yang mengimplementasikan SMM ISO 9001:2008, untuk memastikan dilakukannya tindakan perbaikan sesuai hasil temuan audit internal yang telah dilakukan. Tanggapan pimpinan Perguruan Tinggi terhadap hasil temuan ini diwujudkan dalam bentuk Rapat Tinjauan Manajemen (RTM). Disinilah semua hasil temuan Audit Internal akan ditanggapi dan ditindaklanjuti. B. TUJUAN
Audit mutu internal merupakan bagian penting dari proses penjaminan mutu sebuah perguruan tinggi. STIKES Aisyiyah Yogyakarta sudah melakukan audit internal secara rutin dengan tujuan sebagai berikut : 1. Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu dengan standar yang telah ditentukan yaitu borang akreditasi BAN PT dan klausul ISO 9001: 2008 dan IWA 2 : 2007. 2. Memeriksa kesesuaian pencapaian tujuan mutu yang telah ditentukan. 3. Melakukan audit agar auditee memperbaiki sistem mutu yang memenuhi syarat-syarat dan peraturan/perundangan. C. INSTRUMEN AUDIT Instrumen audit yang digunakan dalam Audit Mutu Internal STIKES Aisyiyah Yogyakarta mengacu pada Standart Borang Akreditasi dari BAN PT dan Persyaratan klausul ISO 9001 : 2008 dan IWA 2 : 2007. D. KETIDAKSESUAIAN APABILA DITEMUKAN 1. Tidak terdapat elemen sistem 2. Suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem mutu 3. Penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten 4. Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem telah mengarah pada ketidakpuasan pelanggan 5. Tindakan perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit internal secara berturut turut 6. Suatu ketidaksesuaian dalam memenuhi suatu persyaratan dalam satu klausul ISO 9001: 2008 dan IWA 2 : 2007 atau Borang Akreditasi BAN PT 7. Suatu ketidaksesuaian yang diamati dari suatu pengamatan dari satu prosedur organisasi 8. Ada aspek yang disarankan dapat dikembangkan tetapi kondisi yang ada saat ini bukan merupakan suatu ketidaksesuaian dalam sistem mutu. E. PELAKSANAAN AMI
AMI dilakukan oleh Auditor internal STIKES Aisyiyah Yogyakarta yang terdiri dari 19 orang auditor di bawah koordinasi Badan Penjaminan Mutu dan Pengembangan (BPMP). AMI periode Januari 2015 dilakukan di semua unit yang ada di STIKES yang terdiri dari : Pimpinan, BPMP, Prodi Ilmu Keperawatan, Prodi S1 Fisioterapi, Prodi D3 Kebidanan, Prodi D4 Bidan Pendidik, Bagian Administrasi Akademik, Perpustakaan, Biro Sumber Daya, Bagian Laboratorium, Perpustakaan, Bagian Administrasi Keuangan, Bagian Kemahasiswaan dan Pemberdayaan Alumni, Bagian Kajian Islam dan Perkaderan, BP3M, Bagian Kerjasama Internasional dan Humas, Pusat Pengembangan Bahasa dan BPTI. Audit terjadwal dilaksanakan pada tanggal 19 Januari-3 Februari 2016 dengan ruang lingkup dan jadwal terlampir. Tema AMI Periode Januari 2015 adalah : Monitoring dan Evaluasi Internal Menuju Peningkatan Kualitas Pembelajaran. F. HASIL AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) AMI dilaksanakan dengan lancar dengan hasil sebagai berikut : Tabel 1 Temuan Pimpinan dan Prodi Audit Periode Januari 2015 Hasil temuan audit unit dalam AMI periode ini adalah sebagai berikut :
Tabel 2 Temuan hasil Audit Unit Periode Januari Tahun 2015
Temuan audit dapat bersifat umum dan khusus. Umum berarti temuan tersebut muncul di lebih dari satu unit, khusus berarti temuan hanya muncul di sebuah unit saja. Berikut ini adalah temuan umum yang muncul dalam audit periode Januari 2015 : Tabel 3 Temuan Umum Program Studi
Dari hasil Audit di semua Prodi, pada Audit bulan Januari Tahun 2015, ditemukan sebanyak 11 temuan umum yang tidak sesuai dengan standar yang telah ditentukan. Selain temuan umum yang terdapat di Prodi, ditemukan pula temuan umim yang terdapat di unit kerja suporting. Temuan umum pada unit kerja supporting adalah sebagai berikut : Tabel 4 Temuan Umum Unit Kerja Supporting (Non Prodi)
Berdasarkan hasil audit yang tercantum dalam tabel 4 Temuan umum unit kerja non Prodi terdapat 8 temuan. Selain temuan audit, hasil pengukuran kepuasan pelanggan pada semester genap tahun 2013/2014 adalah sebagai berikut : Tabel 5 Hasil Pengukuran Kepuasan Pelanggan Berdasarkan hasil evaluasi dosen mengajar oleh mahasiswa, didapatkan nilai rata-rata keseluruhan pada semester genap tahun 2014/2015 adalah 3,06. Hasil tersebut dalam kategori baik.
G. ANALISA HASIL AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) Berdasarkan hasil Audit Mutu Internal periode Januari 2015, masih ditemukan temuan yang sifatnya umum, dimana temuan tersebut muncul pada lebih dari satu unit kerja. Total jumlah temuan pada AMI periode ini adalah 159 temuan. H. RENCANA TINDAK LANJUT 1. Perlu dilakukan evaluasi terhadap penyebab unit tidak menindaklanjuti semua temuan AMI. 2. Perlu dilakukan monitoring dalam melakukan tindak lanjut temuan AMI. 3. Perlu dicarikan pemecahan masalah dalam RTM terkait dengan temuan yang sifatnya umum tersebut. Hasil tindak lanjut adalah sebagai berikut : Temuan umum tersebut dibawa ke rapat tinjauan manajemen pada bulan Maret 2015 dan dibahas rencana tindak lanjutnya. Hasil rapat tinjauan manajemen adalah sebagai berikut :