FAKTOR-FAKTOR KEBERHASILAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PERUSAHAAN DISUSUN OLEH NURAINI TRIWIJAYANTI E.47 2013 1
DAFTAR ISI DAFTAR ISI... 2 BAB I PENDAHULUAN... 3 BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 5 BAB III PEMBAHASAN... 8 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 12 DAFTAR PUSTAKA... 13 2
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, pendidikan, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan. Teknologi ini menggunakan seperangkat komputer untuk mengolah data, sistem jaringan untuk menghubungkan satu komputer dengan komputer yang lainnya sesuai dengan kebutuhan, dan teknologi telekomunikasi digunakan agar data dapat disebar dan diakses secara global. Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dilingkungan organisasi ini sudah menjadi kebutuhan bagi tiap organisasi untuk mencapai efisiensi dan efektifitas organisasi. Berdasarkan tujuan dari penerapan teknologi informasi dan komunikasi tersebut maka berbagai bentuk aplikasi teknologi informasi dan komunikasi yang tersedia dimanfaatkan antara lain aplikasi perkantoran(pengolah kata, perhitungan, pengolah grafis), fasilitas komunikasi (email, chatting, teleconference), sistem pendukung keputusan dan sistem informasi manajemen. Dampak yang perlu dikaji dari kehadiran teknologi informasi dan komunikasi dalam organisasi adalah terjadinya perubahan dibeberapa hal antara lain cara bekerja maupun proses bisnis. Perubahan ini antara lain dapat direpresentasikan misalnya cara berkomunikasi pada saat belum menggunakan teknologi informasi dan komunikasi menggunakan surat maka jika menggunakan teknologi informasi dan komunikasi dapat digantikan dengan email. Rapat yang biasanya dilakukan harus dalam satu lokasi dapat dilakukan oleh peserta yang berbeda lokasi dengan memanfaatkan teleconference. Pengolahan data yang biasanya memerlukan waktu lama karena dilakukan secara manual maka dapat dipercepat secara signifikan bahkan dengan tingkat keakuratan yang jauh lebih baik. Investasi yang tepat dalam 3
bidang teknologi informasi dapat menciptakan keuntungan kompetitif diantara perusahaan. 1.2 Tujuan Tujuan dari penulisan paper ini adalah mengidentifikasi faktor faktor yang mempengaruhi keberhasilan dan kelemahan penerapan teknologi informasi di Indonesia. 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA Menurut McLeod (1996), sistem informasi sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyajikan informasi sesuai dengan kebutuhan pengguna (user). Dengan informasi tersebut, pengguna dapat mengetahui tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, sekarang, dan dugaan kejadian di masa yang akan datang. Informasi dapat disajikan dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus atau simulasi matematik. Menurut Sutanta (2003), Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Sistem semacam ini (kadang disebut sebagai system dinamis) memiliki tiga komponen atau fungsi dasar yang berinteraksi : Input, melibatkan penangkapan dan perakitan berbagai elemen yang memasuki system untuk diproses. Contohnya bahan baku mentah, energy data, dan usaha manusia harus terjamin dan diatur untuk pemrosesan. Pemrosesan, melibatkan proses informasi yang mengubah input menjadi output. Contohnya adalah proses manufaktur, proses bernafasnya manusia, atau perhitungan matematika. Output, melibatkan perpindahan elemen yang telah diproduksi oleh proses transformasi ke tujuan akhirnya. Contohnya barang jadi, layanan oleh manusia. Dan informasi manajemen harus dipindahkan ke para pemakainya. Informasi adalah data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai akhir tertentu atau dengan kata lain informasi merupakan data yang telah diproses dan dimasukkan dalam konteks yang memberikan nilai bagi pemakai akhir tertentu. (Jogiyanto, 2005) 5
Sistem Informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orangorang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sisitem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jarngan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban. (O Brien, 2008) Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerjasama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membenyuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna dalam mencapai suatu tujuan. Suatu sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut: 1. Mempunyai komponen (components) Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata maupun abstrak. 2. Mempunyai batas (boundary). Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang lain. 3. Mempunyai lingkungan (environment). Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan. 4. Mempunyai penghubung atau antar muka (interface) antar komponen. Penghubung atau antar muka merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang bertugas untuk menjembatani hubungan antar komponen dalam sistem. 5. Mempunyai masukan (input). Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukkan kedalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna. 6. Mempunyai pengolahan (processing). Pengolah merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para pemakainya. 7. Mempunyai keluaran (output). Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk pengolahan yang dihasilkan oleh komponen pengolahan. 6
8. Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal). Sasaran berbeda dengan tujuan. Sasaran adalah apa yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang relatif pendek. Sedangkan tujuan merupakan kondisi/hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang panjang. 9. Mempunyai kendali (control). Bagian kendali mempunyai peran utama menjaga agar proses dalam sistem dapat berlangsung dengan normal sesuai dengan batasan yang telah ditetapkan sebelumnya. 10. Mempunyai umpan balik (feedback). Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (control) sistem untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikannya dalam kondisi normal. Menurut O Brien (2005), bisnis dapat mengatasi berbagai ancaman tekanan kompetitif, dengan mengimplementasikan lima strategi kompetitif dasar penggunaan teknologi informasi, yaitu: 1. Strategi kepemimpinan dalam biaya, dimana perusahaan menjadi produsen produk dan jasa yang berbiaya rendah dalam industri. 2. Strategi diferensiasi, dimana perusahaan mengembangkan berbagai cara untuk melakukan diferensiasi produk dan jasa perusahaan dari para pesaingnya atau mengurangi keunggulan diferensiasi para pesaingnya. 3. Strategi Inovasi, dimana perusahaan menemukan berbagai cara baru untuk melakukan bisnis. 4. Strategi pertumbuhan, dimana perusahaan secara signifikan memperluas kemampuan perusahaan untuk memproduksi barang dan jasa, memperluas ke pasar global, melakukan diversifikasi produk dan jasa baru, atau berintegrasi ke dalam produk dan jasa yang berhubungan. 5. Strategi persekutuan, dimana perusahaan membuat hubungan dan persekutuan bisnis baru dengan para pelanggan, pemasok, pesaing, konsultan, dan perusahaan-perusahaan lainnya. 7
BAB III PEMBAHASAN Teknologi Informasi merupakan teknologi yang digunakan untuk menyampaikan dan mengolah informasi serta merupakan teknologi yang mudah dipahami oleh masyarakat yang memanfaatkannya. Penggunaan teknologi oleh masyarakat dilakukan guna mengoptimalkan waktu dalam menyelesaikan pekerjaan. Optimalisasi waktu dan biaya merupakan pertimbangan dalam pengambilan keputusan seseorang untuk menggunakan teknologi. Penggunaan teknologi informasi yang tepat dapat memberikan hasil yang signifikan pada perkembangan perusahaan ataupun organisasi. Demikian sebaliknya jika penggunaan teknologi informasi yang tidak tepat maka perusahaan akan mengalami stagnasi atau tidak ada perkembangan. Untuk itu maka perlu diidentifikasi faktorfaktor yang mentukan keberhasilan dan kelemahan penerapan teknologi informasi itu. 3.1 Faktor keberhasilan penerapan sistem informasi Faktor utama yang menentukan keberhasilan dari penerapan teknologi informasi dan komunikasi dalam organisasi adalah sumber daya manusia. Sumber daya manusia adalah pengguna dari teknologi informasi dan komunikasi tersebut. Kunci awal dari keberhasilan penerapan teknologi informasi dan komunikasi dalam perusahaan adalah kemauan pengguna untuk menerima teknologi informasi dan komunikasi tersebut. Sumber daya manusia menurut Hasibuan (2002) adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya. Kebanyakan orang dalam organisasi akan bertahan, karena perubahan mengandung ketidakpastian dan ancaman bagi posisi dan peran mereka. Inilah mengapa manusia merupakan faktor utama kunci keberhasilan penerapan sistem informasi dalam perusahaan. Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak 8
hanya bergantung pada penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia sebagai perancang dan penggunanya. Bodnar dan Hopwood (1995) berpendapat bahwa perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi tidak hanya menyangkut perubahan teknologi tetapi juga perubahan perilaku dan organisasional. Sekitar 30 persen kegagalan pengembangan sistem informasi baru diakibatkan kurangnya perhatian pada aspek organisasional. Sikap positif dari pengguna terhadap sistem informasi akan sangat mendukung berhasil atau tidaknya penerapan sistem informasi. Sikap positif dalam bentuk dukungan dan kompetensi dari user, serta hubungan yang baik antara user dengan teknisi merupakan faktor sikap yang menguntungkan (favorable attitudes) dan sangat penting bagi berhasilnya penerapan sistem informasi. Sikap positif menentukan tindakan, dan akan berkaitan dengan tingkat penggunaan yang tinggi (high levels of use) serta kepuasan (satisfaction) terhadap sistem tersebut. Disamping itu, keterlibatan pengguna dalam desain dan operasi sistem informasi memiliki beberapa hasil yang positif. Proses sosialisasi sistem informasi yang baru merupakan proses perubahan organisasional. Proses perubahan organisasional ini diperlukan untuk manajemen perubahan selama proses sosialisasi sistem informasi baru. Faktor lain yang menjadi faktor keberhasilan penerapan sebuah sistem informasi dalam perusahaan tergantung pada sistem apakah yang dibangun oleh perusahaan, apakah sistem ini mampu mengadaptasi kebutuhan perusahaan, mudah digunakan dan mampu menyajikan segala jenis informasi yang diperlukan. sangat bergantung. Perusahaan harus dapat mendefinisikan dengan jelas kebutuhankebutuhannya agar pembangunan model, logic, hardware dan hal-hal yang menjadi penunjang system bisa bekerja dengan reliabel dan akurat sesuai dengan kebutuhan yang ada. Dengan kebutuhan yang jelas para system developer dapat membangun system yang sesuai kebutuhan. Untuk itulah maka perusahaan harus melakukan perencanaa, design dan studi kelayakan. Studi kelayakan merupakan studi pendahuluan untuk menyelidiki kebutuhan informasi, tujuan, hambatan, sumberdaya yang digunakan, biaya, keuntungan, kelayakan. Tujuan studi kelayakan untuk mengevaluasi alternatif sistem dan mengusulkan sistem yang paling layak yang diinginkan pengembangannya. Evaluasi ini meliputi, kelayakan organisasi, kelayakan ekonomi, kelayakan teknis 9
dan kelayakan operasi. Kelayakan organisasi untuk mengetahui sejauh mana sistem informasi dapat mendukung kegiatan organisasi. Kelayakan ekonomi untuk mengetahui besarnya biaya yang dapat dihemat setelah menerapkan sistem, peningkatan pendapatan, keuntungan, dan keuntungan lain. Kelayakan teknis untuk melihat sejauh mana perangkat keras dan lunak dapat diandalkan untuk memenuhi kebutuhan sistem, cara memperoleh dan mengembangkannya. Kelayakan operasi untuk mengetahui keinginan dan kemampuan manajemen, karyawan, pelangan, pemasok dan pengguna lain untuk mengoperasikan, menggunakan dan mendukung sistem yang diusulkan. 3.2 Faktor kegagalan penerapan sistem informasi Adanya sistem informasi dalam perusahaan diharapkan akan banyak memerikan kemajuan dan keuntungan dalam pencapaian satu organisasi. Namun karena berbagai faktor yang tidak tepat justru mengakibatkan penerapan sistem informasi ini mengalami kegagalan. Faktor yang menyebabkan penerapan sistem informasi tersebut mengalami kegagalan adalah kurangnya perencanaan yang memadai sehingga tidak sesuai dengan tujuan perusahaan, kurangnya personil yang handal, kurangnya partisipasi manajemen dalam memotivasi dan sosialisasi seluruh personel yang terlibat serta pengendalian sistem. Akibat dari kurangnya dukungan dari para eksekutif biasanya menyebabkan pendanaan project menjadi kurang, selain itu proses system analisys juga berjalan kurang sempurna karena resistensi ini menyebabkan informasi yang dibutuhkan para developer juga kurang. Selain itu, kurangnya keterlibatan end user pada siklus pembangunan sistem dapat membuat tidak efektifnya bahkan kegagalan dalam proses implementasi sistem. Sebagai contoh, sering terjadi pada siklus system analysis end user tidak turut serta bersama dengan para developer system menentukan goal atau tujuan dari dibangunnya sistem tersebut sehingga menjadikan sistem dibangun dengan dasar asumsi yang salah. Persetujuan dari semua level manajemen terhadap suatu proyek sistem informasi membuat proyek tersebut akan dipersepsikan positif oleh pengguna dan staf pelayanan teknis informasi. Dukungan tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk penghargaan terhadap waktu dan tenaga yang telah dicurahkan pada proyek 10
tersebut, dukungan bahwa proyek akan menerima cukup dana, serta berbagai perubahan organisasi yang diperlukan. Dengan demikian, kurangnya komitmen eksekutif puncak untuk terlibat lebih jauh dalam proyek mengakibatkan penerapan sistem informasi perusahaan menjadi sia-sia. Pada pelaksanaanya proyek sistem informasi menghadapi kemungkinan untuk berhasil maupun gagal. Tingkat resiko kegagalan menurut Kenneth & Jane (2007) tergantung dari : - Ukuran proyek, dimana semakin besar biaya, waktu, organisai dan jumlah staff semakin besar resiko kegagalan proyek. - Struktur proyek, dimana adanya strutur proyek yang baik dengan kebutuhan yang jelas dan tegas akan mengurangi kegagalan suatu proyek. - Pengalaman dengan teknologi, dimana kurangnya keahlian dan pengalaman dari anggota proyek terhadap penggunaan teknologi akan meningkatkan resiko kegagalan proyek. Untuk menghindari kegagalan tersebut dibutuhkan strategi manajemen perubahan yang baik, sehingga perusahaan mendapatkan value yang diharapkan dari investasi sistem informasi. 11
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4. 1 Kesimpulan Penerapan sistem informasi yang tepat dapat meminimalkan biaya, waktu, dan penggunaan sumber daya informasi. Selain itu efektivitas sistem informasi dapat mendukung strategi bisnis perusahaan, meningkatkan struktur organisasi dan budaya, serta, meningkatkan nilai pelanggan dalam bisnis perusahaan. Faktor keberhasilan dan kelemahan penerapan sistem informasi adalah sumber daya manusia dan perencanaan serta skema sistem inforamsi yang tepat dengan tujuan perusahaan. Strategi perusahaan yang baik sangat membantu penerapan sistem informasi sehingga sistem informasi yang berkelanjutan sehingga dapat terus berkembang sejalan dengan perkembangan dan kebutuhan perusahaan. 4.2 Saran Agar sistem Informasi dapat berjalan dengan baik, perusahaan harus bisa memperhatikan hal-hal yang menjadi faktor keberhasilan dan kegagalan pada setiap tahapan siklus. 12
BAB V DAFTAR PUSTAKA Edhy Sutanta. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Graha Ilmu. Yogyakarta. Bodnar H George and Hopwood S.1995. William. Accounting Information System, edisi bahasa Indonesia, oleh Amir Abadi Jusuf dan Rudi M Tambunan, buku satu edisi keenam, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Jogiyanto, Hartono, 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Yogyakarta. Kenneth C. Laudon, Jane P. Laudon. 2007. Management Information Systems: Managing the Digital Firm (9th Edition) McLeod Jr,Raymond. 1996. Management Information Systems. Prentice Hall, Inc. O Brien JA, Marakas G. 2005. Management Information sistem. Ninth edition. Boston: Mc Graw Hill, Inc. O Brien JA, Marakas G. 2010. Introduction to Information sistem. Fifthteen edition. Mc Graw Hill International Edition. 13