BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK 3.1. Sistem Organisasi Proyek 3.2 Struktur Organisasi Proyek PEMBERI TUGAS (OWNER) PT.Kompas Media Nusantara MANAJEMEN KONSTRUKSI PT.Ciriajasa Cipta Mandiri KONSULTAN PT. Duta Cermat Mandiri PT.Davy Sukamta Konsultan PT.Policipta Multi Desain KONTRAKTOR PELAKSANA PT Total Bangun Persada Tbk Gambar 3.1 Skema Organisasi proyek Bentuk organisasi proyek yang digunakan adalah Organisasi Manajemen Konstruksi. Organisasi ini merupakan bentuk organisasi yang mempersatukan tiga unsur, yaitu pemilik, manajemen konstruksi, konsultan dan kontraktor. Manajemen Konstruksi bertindak sebagai wakil dari pemilik. III 1

1. Pemilik Proyek/Owner Pemilik atau pemberi tugas adalah orang atau badan usaha yanag memberi pekerjaan bangunan dan membayar biaya pekerjaan bangunan. Pemberi tugas dapat berupa perorangan,badan atau instansi baik pemerintah maupun swasta. Pada pembangunan Proyek Menara Kompas pemberi tugas adalah PT. Kompas Media Nusantara yang menpunyai tugas dan kewajiban sebagai berikut : a) Menyediakan sejumlah dana yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan struktur. b) Menyiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan pembangunan proyek, agar kontraktor dapat menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya, antara lain lokasi/lahan, surat izin yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan, dan keterangan lain yang diperlukan. c) Melakukan penunjukan langsung untuk main kontraktor (PT.Total Bangun Persada) dan menyelenggarakan pelelangan (tender) untuk sub kontraktor. d) Menentukan pilihan dan mengambil keputusan atas rencana yang dikemukakan oleh perencana. e) Mengambil keputusan atas permasalahan-permasalahan yang terjadi selama proses kontruksi dengan bantuan pertimbangan dari konsultan perencana dan konsultan pengawas. f) Menerima pekerjaan apabila telah selesai dan menyetujiunya. III 2

2. Manajemen Kontruksi (MK) Manajemen Kontruksi adalah suatu team yang ditunjuk oleh Pemberi Tugas untuk bertindak sebagai Koordinator dari Team-team Konsultan Perencana yang terlibat dan menjalankan pengawasan terhadap proses kontruksi, spesifikasi teknis, dan dimensi (ukuran) untuk setiap item pekerjaan selama pelaksanaan pekerjaan, agar proyek dapat berjalan dengan baik sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam spesifikasi dan persyaratan dalam dokumen kontrak antara pemilik proyek dengan kontraktor. Team Manajemen Konstruksi harus selalu hadir (melakukan pengawasan) disetiap akan dimulainya dan dilaksanakannya suatu item pekerjaan, misalnya proses pembesian, pemasangan bekisting, dan proses pengecoran. Tugas dan tanggung jawab konsultan pengawas pada proyek kontruksi secara umum adalah : a) Mengadakan pengawasan langsung di lapangan selama pelaksanaan pekerjaan kontruksi yang dilakukan oleh pelaksana. b) Memberikan petunjuk-petunjuk teknis pada kontraktor guna menjaga hasil pelaksanaan proyek sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan. c) Memberikan instruksi dan koreksi pada kontraktor bila ada penyimpangan pelaksanaan pekerjaan, baik secara spesifikasi maupun secara teknis pekerjaan. d) Memberikan saran serta turut memecahkan kesulitan teknis yang mungkin terjadi selama pelaksanaan pekerjaan. III 3

e) Menyetujui atau menolak perubahan pekerjaan dan pemakaian bahan bangunan yang tidak sesuai dengan pelaksanaan teknis yang tercantum dalam RKS proyek. f) Menyerahkan berita acara realisasi kemajuan fisik proyek kepada pemilik proyek. g) Membuat laporan teknis mengenai kemajuan fisik dan hambatan yang terjadi di lapangan, berupa laporan harian, mingguan dan bulanan kepada pemilik proyek.yang bertindak sebagai Manajemen Kontruksi pada Proyek Menara Kompas adalah PT. Ciriajasa Cipta Mandiri 3. Konsultan Perencana Konsultan perencan adalah orang atau badan hukum yang membuat perencanaan lengkap dari suatu pekerjaan bangunan. Konsultan perencana dapat berupa perseorangan atau perseorangan yang berbadan hukum, atau badan hukum yang bergerak dalam bidang perencanaan pekerjaan bangunan.yang dimaksud dengan badan hukum yaitu badan yang mempunyai atau memperoleh akte dari seorang notaris atau dapat juga disebut badan hukum yang mempunyai akte notaris. Tugas dan tanggung jawab Konsultan Perencana pada proyek kontruksi secara umum adalah: a) Merealisasikan gagasan atau kebutuhan owner berkaitan dengan pembangunan suatu proyek kontruksi ( Menara kompas). b) Membuat sketsa gagasan atau pemikiran pertama yang akan di diskusikan bersama dengan pemilik proyek untuk mendapatkan masukan-masukan. III 4

c) Melakukan perencanaan dan perancangan proyek sesuai dengan keinginan pemilik proyek (owner), baik untuk perencanaa struktur, arsitektur, mekanikal, elektrikal dan lain sebagainya yang meliputi gambar bestek, rencana kerja dan syarat-syarat, hitungan struktur serta hitungan anggaran dan biaya berdasarkan peraturan-peraturan dan syarat yang ada. d) Merencanakan spesifikasi bahan dan alat yang digunakan sesuai dengan peraturan dan syarat yang ada serta memberikan metode yang harus diterapkan dalam pelaksanaan. e) Memberikan saran,usulan dan pertimbangan kepada pengawas dan pelaksana apabila terjadi permasalahan di lapangan selama proses konstruksi. f) Memberikan jawaban dan penjelasan kepada kontraktor mengenai halhal yang kurang jelas dari gambar-gambar bestek serta rencana kerja dan syarat-syarat (RKS). g) Membuat dokumen lelang yang terdiri dari : Perjanjian Pemborongan Gambar-gambar bestek dan gambar-gambar detail Rencana kerja dan Syarat-syarat (RKS) Daftar uraian singkat dan tafsiran atau hitungan volume untuk setiap jenis pekerjaan. h) membantu dalam pelelangan proyek seperti memberikan penjelasan dalam rapat penjelasan pekerjaan dan membuat berita acara penjelasannya. III 5

i) Menghadiri rapat koordinasi pengelola/pelaksana proyek secara berkala. j) Mempertanggungjawabkan hasil perencanaan dalam Proyek menara kompas yang sebagaimana sudah tertulis dalam data administratif proyek 4. Kontraktor Kontraktor adalah orang / badan hukum yang menerima dan sesuai dengan peraturan dan syarat-syarat serta gambar-gambar rencana yang telah ditetapkan. Untuk mendapatkan pekerjaan kontraktor harus menjadi pemenang lelang atau ditunjuk langsung oleh pemberi tugas/pemilik proyek. Dalam pelaksanaannya kontraktor dapat menunjuk sub-sub kontraktor untuk membantunya dalam pekerjaan tertentu dengan sepengetahuan pemberi tugas. Tugas dan tanggung jawab kontraktor secara umum adalah : a. Melaksanakan pekerjaan yang diberikan dengan mematuhi peraturan dalam dokumen kontrak yang berkaitan dengan penyelenggaraan bangunan berupa gambar-gambar kerja, Rencana Kerja dan Syaratsyarat (RKS) b. Mengadakan perhitungan kembali ukuran-ukuran yang dianggap c. Meragukan dalam membuat gambar detail pelaksanaan (shop drawing), serta perbaikan gambar kerja dan gambar akhir pekerjaan (as built drawing) yang disetujui oleh Owner sesuai dengan pelaksanaan di lapangan, sehingga akan mempermudah dalam pelaksanaan dan pengawasan di lapangan. III 6

d. Menyediakan tenaga kerja, peralatan kerja dan bahan-bahan sesuai dengan yang diisyaratkan. e. Membayar semua biaya pelaksanaan, misalnya upah buruh, sewa alat dan peralatan kerja yang lainnya. f. Membuat laporan kemajuan pekerjaan yang harus disetujui dan diserahkan kepada Owner disertai keterangan mutu bahan, alat dan hasil test laboratorium. g. Selalu berkonsultasi dan memberitahukan masalah yang timbul di lapangan kepada perencana dan pengawas. h. Menerima sejumlah biaya pelaksanaan proyek seperti yang telah ditetapkan dalam dokumen kontrak. i. Mengikuti atau menghadiri rapat-rapat koordinasi yang diselenggarakan oleh pengelola / pelaksana proyek secara berkala. j. Memilih serta mengawasi sub kontraktor untuk melaksanakan pekerjaan tertentu dengan persetujuan konsultan pengawas. k. Melakukan perbaikan atas kerusakan atau tidak sempurnanya pekerjaan akibat kelalaian selama pelaksanaan dan semua biaya ditanggung oleh kontraktor. l. Menyelesaikan dan menyerahkan hasil pekerjaan.menjamin dan menjaga keamanan, ketertiban selama pelaksanaan proyek. Yang bertindak selaku kontraktor dalam Proyek Pembangunan Menara Kompas adalah PT. Bangun Total Persada. Fungsi kontraktor dalam pekerjaan ini adalah sebagai pelaksana pembangunan. Di dalam menjalankan fungsi tersebut, maka kontraktor harus selalu berpegang pada III 7

prinsip waktu, yaitu pekerjaan dapat diselesaikan dengan tepat waktu atau lebih cepat dengan pemakaian material yang seefisien mungkin tetapi kualitas atau mutu harus tetap memenuhi syarat serta dapat dipertanggung jawabkan kekuatan dan keamanannya.untuk mencapai hal tersebut diatas, kontraktor memerlukan suatu pengaturan dan manajemen agar rencana kerja dapat dipenuhi, yang dituangkan dalam bentuk organisasi proyek. Dengan adanya organisasi proyek, tugas dan wewenang masing-masing pihak yang terlibat dan kepada siapa mereka bertanggung jawab dapat diketahui dengan jelas. 5. Sub Kontraktor Pada proyek Menara kompas, penentuan sub kontraktor dilakukan langsung oleh pemilik pekerjaan/owner melalui proses tender.namun secara koordinasi, pemilik pekerjaan/owner berhubungan langsung dengan main kontraktor. Tugas dan tanggung jawab subkontraktor antara lain: a) Melaksanakan pekerjaan yang diberikan oleh main kontraktor dengan mematuhi peraturan dalam dokumen kontrak yang berkaitan dengan penyelenggaraan bangunan berupa gambar-gambar kerja, rencana kerja dan syarat-syarat (RKS). b) Mematuhi dan menjalankan tugas-tugas sesuai schedule yang telah ditetapkan oleh main kontraktor.schedule yang telah dibuat merupakan hasil koordinasi dan kesepakatan dengan pihak owner/pemilik pekerjaan yang telah disetujui. III 8

c) Selalu berkoordinasi dengan main kontraktor ketika akan maupun selama melaksanakan konstruksi sesuai item pekerjaan masingmasing. 3.3 Hubungan Kerja Antara Pihak-Pihak yang Terlibat Dalam Proyek PEMBERI TUGAS (OWNER) PT.Kompas Media Nusantara MANAJEMEN KONSTRUKSI PT.Ciriajasa Cipta M di i KONSULTAN PT. Duta Cermat Mandiri PT.Davy Sukamta Konsultan PT.Policipta Multi Desain KONTRAKTOR PELAKSANA PT Total Bangun Persada Tbk Hubungan kontrak Hubungan Fungsional Gambar 3.2 Hubungan Kerja Organisasi Proyek III 9

Hubungan antara satu pihak dengan pihak yang lain dalam satu bagan organisasi dapat terdiri dari 2 hubungan kerja yaitu: 1. Hubungan Fungsional Hubungan fungsional adalah hubungan sesuai fungsi masing-masing pihak yang terlibat dalam proyek, seperti hubungan antara konsultan perencana dan kontraktor. Misalnya ada tahap disain dimana konsultan perencana berfungsi sebagai perencana, kontraktor belum berfungsi. Demikian pula sebaliknya pada saat kontraktor berfungsi sebagai pelaksana konstruksi konsultan perencana sudah tidak berfungsi. Bila pada saat pelaksanaan konstruksi terdapat masalah yang berkaitan dengan perencanaan, penyelesaian masalah tergantung hubungan kerjasama (kontrak) antara pemilik dengan konsultan perencana dan kontraktor. 2. Hubungan Kontrak Hubungan kerjasaman (kontrak) adalah hubungan berdasarkan kontrak antara 2 pihak atau lebih yang terlibat kerjasama. Kontrak merupakan kesepakatan (perjanjian) secara sukarela antara 2 pihak yang mempunyai kekuatan hukum. Kesepakatan ini dicapai setelah satu pihak penerima penawaran yang diajukan oleh pihak lain untuk melakukan sesuatu sebagaimana yang tercantum dalam penawaran. III 10

3.4. Personil dan Struktur Organisasi Pelaksana Proyek (Kontraktor) Gambar 3.3 Struktur Organisasi Kontraktor 1. Manajer Proyek Project manager adalah pihak yang diangkat oleh Pemberi Tugas untuk bertindak sepenuhnya membantu atau mewakili Pemberi tugas dalam memimpin, mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan ini di lapangan pada batas batas yang telah ditentukan baik teknis maupun administrative. Tugas dan wewenang PM a. PM atas persetujuan pemberi tugas berhak mengeluarkan instruksi tertulis atas nama pemberi tugas kepada Pemborong yang berkaitan III 11

dengan pelaksanaan kontrak, termasuk didalamnya instruksi yang mengakibatkan pekerjaan tambah dan/atau pekerjaan kurang. b. PM mempunyai hak untu kmenolak suatu material atau pekerjaan yang dinilai tidak sesuai dengan kontrak serta meminta pemborong untuk melakukan pengujian tertentu untuk memastikan bahwa material atau hasil pekerjaan sesuai dengan ketentuan kontrak. Biaya untuk melaksanakan pengujian ini bukan merupakan pekerjaan tambah, kecuali ditentukan lain. c. PM berhak meminta kepada pemborong untuk mengganti personil yang dinilai tidak cakap dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya selambat lambatnya dalam waktu 7 hari sejak dikeluarkannya instruksi, dengan personil lain yang sebelumnya sudah disetujui oleh PM. d. Jika dipandang perlu, PM berhak untuk mengeluarkan instruksi untuk melaksanakan lembur, menambah tenaga kerja atau hal lain agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan waktu yang ditetapkan 2. Site Manajer Site Manajer bertanggung jawab langsung kepada Project Manajer. Site Manajer adalah pembantu Project Manajer dalam memeriksa secara detail pekerjaan dilapangan dan mengeluarkan instruksi dilapangan kepada sub kontraktor dengan rencana kerja dan mutu yang telah disetujui. Tugas dan Tanggung Jawab Site Manajer adalah: a) Mengkoordinir pelaksanaan pembangunan dilapangan agar dapat berjalan dengan baik. III 12

b) Melaksanakan pengontrolan prosedur dan intruksi kerja. c) Meningkatkan kualitas kerja dan menargetkan sarana kualitas yang sesuai dengan rencana secara optimal. d) Melaksanakan tugas pengendalian, inspeksi, measuring, dan test equipment. e) Membuat laporan berita acara dalam pelaksanan pekerjaan kontruksi kepada project manajer secara detail. f) Mengevaluasi kinerja stafnya dan membuat arsip kualitas. g) Memantau pembuatan laporan pemasangan barang sesuai lokasinya. h) Melaksanakan kendali proses dan kegiatan produksi sesuai quality plan. i) Menerima laporan pengendalian mutu pekerjaan proyek berdasarkan ketentuan yang ditetapkan. j) Memimpin rapat rutin pelaksanaan dengan memberi petunjuk teknis. 3. Site Enginer a) Membuat laporan pemakaian material, alat dan tenaga kerja secara periodik. b) Menghitung serta membuat permohonan kebutuhan material, alat dan tenaga kerja. c) Membuat laporan penggunaan alat berat, absensi dan opname hasil pekerjaan. III 13

4. Tenaga Administrasi dan keuangan Tenaga administrasi dan keuangan bertugas mengurusi pelaksanaan pekerjaan dalam bidang administrasi dan keuangan. Tugas tenaga administrasi dan keuangan adalah sebagai berikut. a) Mengatur surat menyurat, baik surat masuk atau surat keluar. b) Melakukan pembukuan yang berhubungan dengan administrasi biaya. c) Mengontrol pemasukan dan pengeluaran uang supaya biaya bisa terkendali. d) Membuat rekapitulasi gaji karyawan dan upah kerja. 5. Tenaga logistik dan peralatan Seseorang yang berada pada bagian ini mempunyai tugas mengurusi pemasukan dan pengeluaran material untuk kelancaran pekerjaan. Disamping bertugas juga melakukan pencatatan dan pemesanan material serta peralatan. Pencatatan dilakukan untuk menghitung jumlah uang yang harus dibayarkan kontrktor pada supplier. Tugas tenaga logistic dan peralatan dapat diuraikan sebagai berikut: a) Merencanakan pembelian bahan peralatan yang akan digunakan selama pelaksanaan proyek. b) Melaksanakan pembelian material dan peralatan sesuai dengan spesifikasi. c) Melaksanakan sistem administrasi pembelian dan penyimpanan bahan serta peralatan termasuk pengeluarannya dari guadng. III 14

d) Memberi pengarahan pada bagian gudang mengenai pengaturan material dan peralatan yang didatangkan, penyimpanan dan pengeluaran dari gudang serta pemakaian dan pelaksanaan proyek. 6. Surveyor Tugas dan tanggung jawab surveyor adalah sebagai berikuit: a) Mengikuti kegiatan/hadir pada rapat sosialisasi. b) Mengikuti kegiatan/hadir pada presentasi shop drawing. c) Melakukan plotting site plan ke lapangan untuk menentukan benchmark,center line, titik elevasi tanah asli dan border line. d) Merawat alat ukur optik dan perlengkapannya. e) Melaksanakan pengukuran dan marking untuk menentukan elevasi/level, as, vertical dan horizontal. f) Melaksanakan verifikasi alat ukur/mengkoordinir dan mengawasi penggunaan alat-alat ukur. g) Membuat daftar alat ukur. h) Melakukan pengukuran kembali atas hasil pekerjaan. i) Mengikuti kegiatan/hadir pada rapat koordinasi lapangan. 7. Quantity surveyor Tugas dan tanggungjawab Quantity Surveyor adalah sebagai berikut: a) Mengikuti kegiatan/hadir pada rapat sosialisasi. b) Melakukan analisa bill of quantity & spesifikasi. c) Memahami standar pengukuran dan parameter yang akan digunakan. d) Menghitung item untuk setiap item pekerjaan. e) Mengikuti kegiatan /hadir pada presentasi subkontraktor. III 15

f) Membuat perhitungan VO (variaton Order) g) Menghitung biaya bila kontrak berubah. h) Menyiapkan data progress pekerjaan, untuk berkas dan tagihan. III 16