BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, dunia kerja dan karir juga mengalami perkembangan maupun perubahan yang sesuai dengan kebutuhan. Antara pemberi kerja dan pencari kerja berada dalam posisi yang saling membutuhkan, dimana pemberi kerja membutuhkan para tenaga kerja untuk membantu menjalankan organisasinya agar dapat meraih hasil yang sebelumnya belum dapat dicapai oleh individu secara sendiri-sendiri. Sumber daya manusia merupakan faktor sentral dalam suatu organisasi. Apapun bentuk serta tujuannya, organisasi dibuat berdasarkan berbagai visi untuk kepentingan manusia dan dalam pelaksanaan misinya dikelola dan diurus oleh manusia. Oleh karena itu manusia merupakan faktor strategis dalam semua kegiatan institusi/organisasi. Setiap organisasi, terlepas dari ukuran, produk, maupun jasa yang dihasilkannya, harus merekrut pelamar kerja untuk mengisi sebuah posisi(nurhuda, Hamid, & Riza, 2014). Ada pun objek yang dijadikan untuk melakukan penelitian tugas akhir ini adalah perusahaan PT. Primarindo Asia Infrastructure yang memiliki total jumlah karyawan yang terdapat dalam tabel I-1 berikut ini : Tabel I.1Total Jumlah Karyawan PT. Primarindo Sumber : (Sumber Daya Manusia, PT. Primarindo Asia Infrastructure 2015) No Jenis Pegawai Jumlah Pegawai 1 Pegawai Tetap 684 2 Pegawai Tidak Tetap / Kontrak 383 3 Staff 70 4 Manejerial / Kepala Divisi 4 5 Kepala Departemen 10 6 Kepala Bagian 16 7 Kepala Seksi 23 Jumlah Total 1190 Berdasarkan tabel I.1 PT. Primarindo Asia Infrastructure tergolong perusahaan yang besar dengan total jumlah karyawan 1190, dan penulismeneliti proses rekrutmen pegawai dalam perusahaan primarindo. Berdasarkan hasil wawancara kepada kepala
bagian dan kepala divisi pengembangan SDM, penulis mendapatkan data keluar masuk karyawan beberapa tahun terakhir kebelakang (2010 2015) sebagai berikut : Tabel I.2 Data keluar masuk karyawan pada tahun 2010 2015 Sumber : (Sumber Daya Manusia, PT.Primarindo Asia Infrastructure 2015) NO Waktu Jumlah Karyawan Masuk Keluar 1 Tahun 2010 335 83 2 Tahun 2011 500 77 3 Tahun 2012 605 113 4 Tahun 2013 615 143 5 Tahun 2014 0 700 6 Tahun 2015 0 1100 Tabel I.2 menunjukkan perekrutan data karyawan dan pengeluaran karyawan mengalami fluktuasi dalam rentan waktu lima tahun terakhir, selain itu terlihat juga kenaikan jumlah karyawan keluar yang signifikan. Hal ini disebabkan produk sepatu yang di ekspor sebanyak 180.000 pasang sepatu per bulan ke pemasok bermasalah karena pemasok tidak mau menambah biaya untuk upah buruh jahit sementara upah buruh jahit di indonesia telah mengalami kenaikan sebesar 80% (awalnya Rp. 1.800.000/bln naik menjadi Rp. 2.356.000/bln), sedangkan margin yang diperoleh dari satu pasang sepatu hanya Rp. 2.500. Melihat kondisi itu perusahaan melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK) kepada 1100 buruh jahit pada tahun 2015 untuk mempertahankan margin dan kestabilan antara produk yang dihasilkan dengan tenaga kerja penjahit yang dibutukan. Divisi produksi merupakan sumber daya yang sangat membutuhkan banyak tenaga kerja yang terampil dalam menjahit sepatu karena memegang peranan penting untuk menghasilkan produk sepatu yang berkualitas. Proses perekrutan dibagian produksi juga cukup unik karena dilaksanakan selama tiga bulan mulai dari pelamaran calon tenaga kerja penjahit sepatu kemudian ditraining lalu magang di bagian produksi kurang lebih dua bulan sebelum diterima sebagai pegawai kontrak. Hal ini dikarenakan pada umumnya keahlian pelamar kurang untuk menjahit sepatu dan sulit untuk mencari pelamar yang memiliki keahlian dalam menjahit sepatu. Berdasarkan masalah tersebut perusahaan primarindo melakukan kerjasama dengan berbagai lembaga seperti: Balai Pengembangan Industri Persepatuan Indonesia (BPIPI), Asosiasi Persepatuan Indonesia (Apersindo) dan Akademi Teknologi Kulit (ATK)
Yogyakarta. Kerjasama ini dilakukan agar perusahaan primarindo lebih mudah mendapatkan tenaga kerja penjahit sepatu dengan quota yang disediakan oleh ketiga lembaga tersebut sebanyak 300 penjahit sepatu dan akan ditraining oleh perusahaan primarindo untuk kebutuhan tenaga kerja dalam proses produksinya. Rekruitasi bagian staff dan manajerial pada PT.Primarindo Asia Infrastructure dilaksanakan melalui pengumuman di website perusahaan kemudian pelamar akan membawa berkas berkas lamaran (CV, Ijazah, sertifikat, dll) lalu bagian SDM akan melakukan seleksi sesuai SOP (System Operation Procedure) dan kriteria yang dibutuhkan oleh divisi tertentu. Alasan dilakukan rekrutmen pada perusahaan primarindo adalah untuk mengisi kekosongan di dalam perusahaan yang disebabkan oleh pertumbuhan, perubahan struktur dan fungsi, ataupun perputaran karyawannya. Hal tersebut memerlukan pencarian orang-orang yang dapat memenuhipersyaratan posisi yang kosong. Setelah karyawan tersebut lolos dalam seleksi yang dilakukan, maka perusahaan akan mengetahui spesifikasi dan kemampuan karyawan yang akan ditempatkan pada bagian yang sesuai dengan spesifikasi dari karyawan yang lolos dari proses seleksi. Berdasarkan alur proses rekrutmen yang cukup panjang di PT. Primarindo Asia Infrastructure didapati beberapa permasalahan yang terjadi pada pelaksanaan proses rekrutmen seperti: pembuatan surat perekrutan oleh kepala divisi kepada divisi SDM masih manual sehingga memerlukan waktu cukup lama (kurang lebih 12 hari) dalam proses ACC (Accord/disetujui), proses seleksi berkas administrasi pelamar sesuai persyaratan perusahaan primarindo juga manual yang memungkinkan terjadinya kesalahan pada pengecekan data lamaran yang masuk terkait dengan masalah pendokumentasian penyaringan awal pada proses rekrutmen, jumlah pelamar yang mengalami fluktuasi setiap tahun semakin mempersulit pengelolaan data pelamar jika masih menggunakan seleksi secara manual, penyimpanan database pelamar kurang tertata dengan baik(ayu & Perdana, 2014) yang memungkinkan perusahaan untuk merekrut kembali pelamar apabila tiba-tiba terjadi kekosongan posisi tertentu dalam perusahaan dan penyerahan daftar hasil rekapitulasi data pegawai tetap yang baru terhadap bagian pelayanan dengan tujuan menyesuaikan data pegawai tetap sebelumnya masih dilakukan secara manual karena tidak adanya integrasi antara bagian
pengembangan SDM dengan bagian pelayanann SDM, sehingga hal ini dapat menyebabkan terjadinya duplikasi dalam rekapitulasi dan dokumentasi data pegawai. Melalui pelaksanaan perekrutan dari beberapa divisi yang membutuhkan, maka pengelolaan sumber daya manusia juga harus terpusat. Tujuannya adalah bagi pelamar yang nantinya telah resmi diterima sebagai karyawan di PT. Primarindo Asia Infrastructure, data karyawan baru tersebut akan diolah untuk keperluan promosi karyawan, pemutusan hubungan kerja, pensiun dan lain-lain. Sistem baru yang lebih baik sangat diperlukan agar proses bisnis pada bagian sumber daya manusia tersebut dapat berlangsung dengan baik dan setiap divisi dapat saling terintegrasi. Cara untuk mengintegrasikan proses bisnis dan mengatasi permasalahanpermasalahan yang ada di PT. Primarindo Asia Infrastructure dan juga sistem informasi yang ada di dalamnya adalah dengan cara membangun dan menerapkan suatu sistem yang terkomputerisasi dan terintegrasi untuk mengatasi lambannya permintaan pengajuan tambahan tenaga kerja setiap divisi ke bagian SDM menjadi cepat dengan menggunakan sistem, lambannya proses pencarian data rekrutmen, mempercepat seleksi berkas administrasi pelamar dan data pelamar tersimpan dengan baik dalam database serta mengintegrasikan proses rekrutmen, penilaian kinerja dan penggajian karyawan. Konsep tersebut bertujuan untuk mengintegrasikan aktivitas perusahaan agar menjadi lebih responsif terhadap berbagai kebutuhan perusahaan seperti : penghapusan proses-proses yang tidak perlu (process elimination), penyederhanaan proses-proses yang rumit atau bertele-tele (process simplification), penyatuan proses-proses yang redundan (process integration), dan pengotomatisasian proses-proses yang manual (process automation). I.2 Rumusan Masalah Berdasarkan penjelasan mengenai latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka didapat rumusan masalah adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana proses bisnis usulan untuk sistem rekrutmen padapt.primarindo Asia Infrastructure, Tbk.? 2. Bagaimana implementasi yang mengintegrasikan sistem rekrutmen dengan penilaian kinerja dan penggajian karyawan pada sumber daya manusia di PT.Primarindo Asia Infrastructure, Tbk.?
I.3 Tujuan Penelitian Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka tujuan penelitian ini adalah 1. Merancang proses bisnis usulan untuk proses rekrutmen pada sumber daya manusia di PT. Primarindo Asia Infrastructure, Tbk. 2. Mengimplementasikan sistem rekrutmen karyawan pada sumber daya manusia di PT.Primarindo Asia Infrastructure, Tbk. I.4 Batasan Penelitian Batasan dari permasalahan yang menjadi bahan penelitian ini adalah sebagai beikut : 1. Proses yang dibahas dalam sistem ini hanya mengenai proses rekruitasi pada pegawai baru yang brasal dari luar (eksternal) perusahaan. 2. Implentasi tidak harus diterapkan pada perusahaan tetapi sudah siap untuk disimulasikan atau digunakan. 3. Tidak membahas sub modul Performance appraisal. 4. Tidak membahas biaya implementasi dan topologi jaringa odoo 5. Metode RAD yang digunakan hingga tahap requirements planning dan design workshop sampai pada migrasi data. 6. Hanya membahas proses permintaan karyawan, membuat penjadwalan rekrutmen, seleksi dan penerimaan karyawan. I.5 Manfaat Penelitian Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah : 1. Memudahkan bagian pengembangan SDM PT. Primarindo Asia Infrastructure dalam mengelola rekrutmen sehingga lebih efisien. 2. Menghasilkan sistem yang terintegrasi di divisi SDM dalam rekrutmen, penilaian kinerja dan penggajian karyawan. 3. Menghasilkan data yang realtime untuk setiap data pegawai PT. Primarindo Asia Infrastructure. 4. Bagi peneliti, penelitian ini bermanfaat sebagai bahan pembelajaran mengenai proses bisnis Sumber Daya Manusia dan rekrutmen berbasis sistem informasi yang terintegrasi. I.6 Sistematika Penulisan Penelitian ini diuraikan dengan sistematika penulisan sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini berisi uraian mengenai latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan penelitian, batasan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Pada bab ini berisi literatur yang relevan dengan permasalahan yang diteliti dan pula hasil hasil penelitian terdahulu. Membahas hubungan antar konsep yang menjadi kajian penelitian dan uraian kontribusi penelitian. BAB III METODOLOGI PENELITIAN Pada bab ini menjelaskan langkah-langkah penelitian secara rinci meliputi: tahap diagnosis, tahap analisis, tahap desain, tahap pengembangan dan tahap pengambilan kesimpulan dan saran. BAB IV PERSIAPAN DAN KONSEPSI Bab ini merupakan tahap persiapan yang berupa analisis proses bisnis perusahaan, analisis proses bisnis Odoo, analisis form perusahaan dan analisis formodoo. Analisis dilakukan sebagai langkah persiapan dalam membuat konsep penerapan sistem. Konsepsi berupa pembuatan fit dan gap, serta rancangan proses bisnis dan form usulan. BAB V PENGATURAN DAN IMPLEMENTASI Bab pengaturan dan implementasi menampilkan proses instalasi, konfigurasi, dan kustomisasi sistem dari konsep yang sudah dibuat. Bab ini juga menampilkan pengujian sistem, untuk mengetahui kesesuaian sistem yang telah dirancang dengan kebutuhan perusahaan. BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan-kesimpulan yang didapatkan selama proses penelitian berlangsung / berjalan dan saran untuk penelitian selanjutnya dengan topik yang sama.