BAB VI MEMBUAT MAIL MERGE A. Mengenal Mail Merge Mail Merge merupakan salah satu fasilitas yang disediakan Microsoft Word untuk membuat surat massal. Mail Merge dapat kita terapkan dalam bentuk : 1. amplop 2. sertifikat 3. kartu test 4. label 5. amplop Syarat untuk membangun Mail Merge : a. Dokumen utama (dokumen master) Berisi surat yang akan dikirim. dokumen yang isinya sama untuk semua penerima. b. Sumber data (data source) berisi data alamat yang akan dikirim surat. Isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat dibuat melalui Excel, Access, Outlook.. B. Langkah-langkah membangun Mail Merge : a. Membuat atau Menyiapkan Dokumen Utama Mail Merge 1. Buka dokumen word 2. Buat surat undangan yang akan dibuat master file 3. Simpan dokumen surat tersebut dengan klik tombol Save As dengan nama file sesuai kebutuhan 4. Buat dokumen surat undangan menjadi format dokumen Letter, dengan menggunakan langkah-langkah berikut. a) Klik Maillings b) Klik tombol Start Mail Merge c) Klik tombol Letter Gambar Tab Menu Mailling 92
b. Menyiapkan Sumber Data Mail Merge Sumber data dalam mail merge terbagi menjadi 2 : 1. sumber data baru (dibuat pada saat kita membuat master file, default access) 2. sumber data lama (sudah ada bisa berupa file access, excel) Langkah-langkah : 1. Buka master dokumen 2. pilih tab mailing > select recipients Gambar Tab Mailling Membuat Data Source 3. Pilih Type New List 4. Kemudian akan muncul layar seperti dibawah ini : Gambar Kotak dialog New Address List 5. Judul field pada kotak dialog New Addres List disesuaikan dengan kebutuhan dengan cara : a. Dari kotak dialog New Address List > Customize Colums b. Akan muncul gambar berikut ini : 93
Gambar Kotak Dialog Edit New Address List c. Pilih Delete > OK > Yes Gambar Kotak Dialog Delete Address List d. Setelah semua terhapus pilih Add untuk menambah Field seperti gambar berikut : Gambar Kotak Dialog Penambahan Field Name 94
e. Untuk mengakhiri penambahan field pilih OK f. Kemudian tampil kotak dialog pengisian record masing-masing field yang sudah dibuat sbb : Gambar Kotak Dialog Pengisian Record g. Menambah record pilih New Entry h. Menghapus record pilih Delete Entry i. Untuk menyelesaiakan pilih OK j. Komputer secara default (otomatis) akan meminta kita menyimpan data source. c. Menggabungkan Main Document Surat Mail Merge dengan Data Source Langkah-langkahnya : 1. Buka master file (surat undangan). 2. Kemudian pilih Mailings > Start Mail Merge > Step By Step Mail Merge Wizard. Gambar Tahapan Mail Merge Wizard Pilihan Step By Step dengan tujuan untuk memudahkan dalam membuka file data alamat yang akan dikirim. Selain itu juga dilakukan untuk memudahkan mengedit jika masih ada data yang ingin dirubah. 95
3. Muncul kotak dialog berikut ini : Gambar Kotak Dialog Mail Merge Step 1 4. Pilih Letters, karena yang akan dibuat adalah Mail Merge, bukan berupa E-meil messages, Envelopes, Labels dan Directory. 5. Pilih Next, muncul kotak dialog berikut : Gambar Kotak Dialog Mail Merge Step 2 6. Kemudian pilih Use The Current Documents, karena dokument master telah dibuat. 96
7. Pilih Select a Different List untuk menaggabungkan file master dengan file pendukungnya (berupa alamat yang akan dituju). Pilih file data alamat yang akan dikirim. 8. Pilih Next, muncul kotak dialog berikut : Gambar Kotak Dialog Mail Merge Step 3 9. Pilih Edit Recipient List untuk mengedit kembali data alamat yang akan dikirim. 10. Pilih Browse untuk mencari file data source yang telah disiapkan seperti gambar berikut : Gambar Kotak Dialog Sumbar Data 11. Untuk mengakhiri penggabungan mater file dan data source pilih OK 97
d. Menyisipkan Data Source ke dalam Main Document Surat Caranya : 1. Letakan kursor pada area dokumen yang akan dijadikan tempat menyisipkan field 2. Pilih tab Mailling > Insert Merge Field seperti gambar berikut : lld Gambar Tahapan Penggabungan Sumber Data 3. Muncul kotak dialog berikut : Gambar Kotak dialog memasukan field ke dokumen surat 4. Pilih field yang diinginkan misalnya NAMA dan ALAMAT hasilnya sebagai berikut : 98
5. Untuk menampilkan data soucenya pilih ikon Preview Result Gambar Hasil Gabungan Master File Dengan Data Source JOBSHEET 6 1. Buka kembali file jobsheet 1 2. Simpan kembali file surat anda dengan nama file Master Undangan_Nama Siswa 3. Siapkan file data source dengan field (NO, NAMA, ALAMAT, KOTA), simpan nama file master anda dengan nama file Source Undangan_Nama Siswa di folder Jobsheet 4. GOOD LUCK! 99