MICROSOFT WORD (Pertemuan 2)

Transkripsi

1 42 MICROSOFT WORD 2010 (Pertemuan 2) A. MENU REFERENCES Icon-icon perintah yang terdapat di tab references secara umum digunakan untuk properti seputar rujukan atau referensi yang berkaitan dengan dunia perbukuan. Sebuah perbukuan yang baik perlu dilengkapi dengan atribut referensi yang lengkap, agar ide yang tertuang di dalamnya semakin memiliki latar belakang yang kuat. Tampaknya tab Reference ini juga kompatibel bagi pengguna dalam menggarap dokumen yang cukup kompleks. 1. SUBMENU TABLE OF CONTENTS Gambar 72 Tampilan Menu References Icon perintah yang terdapat pada group Table of Contens terdiri dari 3 icon: Table of Contens, Add Text, dan Update Table. a. Icon TABLE OF CONTENTS Gambar 73 Tampilan Submenu Table Of Contents Icon ini berfungsi untuk pengelolaan daftar isi. Dengan menu ini user bisa menysipkan daftar isi otomatis pada sebuah halaman dokumen. Bila mode otomatis yang dipilih, maka fitur ini akan mencari judul dan subjudul secara otomatis dari file dokumen yang tengah User garap. Itulah sebabnya, sebelumnya User perlu memformat heading style atau format judul pada dokumen yang tengah dikerjakan. Dengan kata lain, daftar ini sebaiknya disisipkan ketika judul atau subjudul sudah terbentuk, meskipun hanya

2 43 sebagian saja. Dengan menu ini pula User dengan leluasa dapat mengatur daftar isi yang sudah disisipkan. b. Icon ADD TEXT Gambar 74 Tampilan Pane Table Of Contents Icon ini berfungsi untuk mengelola paragraf terpilih dalam kaitannya sebagai entri dalam daftar isi yang sudah dibuat. tentu User tahu bahwa mesin otomatis tidak selamanya dapat menjalankan tugas spesifik yang sangat detail. Sehingga perlu adanya opsi yang memungkinkan user untuk melakukan customisasi bila nantinya ternyata tidak sesuai dengan yang diharapkan. Tak jarang, di tengah penulisan, akan membaca sebuah alinea biasa sebagai judul. Di kasus lain, User mungkin menghendaki sebuah judul untuk dimasukkan ke level 2 (subjudul) namun sistem justru menjadikannya sebagai judul (level 1). Sehingga langkah kustomisasi tampaknya perlu dilakukan agar hasil pekerjaan sesuai dengan yang diinginkan. Disinilah fungsi sebenarnya dari perintah ini. Bila diklik, menu ini akan memunculkan pulldown yang terdiri dari beberapa opsi pendukung sisipan tersebut. User bisa memilih, apakah mau disisipkan sebagai judul (level 1), atau subjudul (level 2), dll.

3 44 Gambar 75 Tampilan Panel Add Text c. Icon UPDATE TABLE Icon ini berfungsi untuk memperbarui daftar isi. Adanya perubahan pada sebuah dokumen, misalnya saat User menghapus suatu judul atau subjudul tidak secara otomatis mempengaruhi status daftar isi. Update Table berfungsi untuk sinkronisasi antara daftar isi dengan perubahan terkini dalam dokumen. 2. SUBMENU FOOTNOTES Umumnya, semua icon perintah yang terdapat di group Footnotes ini pengelolaan referensi tulisan. Group ini memiliki flyout di bagian kananbawahnya yang berisi properti lebih detail seputar referensi dokumen. Group ini terdiri dari 4 icon perintah: (1) Insert Footnote, (2) Insert Endnote, (3) Next Footnote, dan (4) Show Notes. a. Icon INSERT FOOTNOTE Gambar 76 Tampilan Submenu Footnotes Icon ini berfungsi untuk menyisipkan catatan kaki (rujukan yang berada di bagian bawah halaman atau footer). Suatu istilah kadang merasa perlu untuk dijelaskan lebih detail untuk memunculkan pemahaman yang konkrit, namun tidak mungkin dijelasakan dalam paragraf bahasan. Bila dipaksa akan memutus alur bahasan itu sendiri. Sebagai alternatif, User menyisipkan catatan kaki untuk menjelaskan lebih detail tentang istilah yang dipakai.

4 45 Aktifkan kursor di sebelah kanan kata yang dimaksud, lalu klik icon ini, maka sistem akan membawa kursor ke bagian bawah halaman dan mempersilahkan User menulis catatan kaki. b. Icon INSERT ENDNOTE Icon ini berfungsi untuk menyisipkan catatan di akhir bab. Namun demikian, cara penggunaannya sama, bila perintah Endnote diklik, sistem akan membawa User pada akhir bab dan mempersihakan User untuk menuliskan catatan mengenai kata tertentu sesuai yang ditunjuk oleh kursor. c. Icon NEXT FOOTNOTE Icon ini berfungsi untuk memantau footnote dan endnote. Icon ini memiliki down arrow. Bila diklik, akan muncul flyout yang berisi menu seputar pemantauan footnote dan end note yang terdapat di seluruh file dokumen aktif. d. Icon SHOW NOTE Gambar 77 Tampilan Panel Next Footnote Icon ini berfungsi untuk memperlihatkan lokasi catatan, baik footnote maupun endnote. Bila User mengaktifkan perintah ini, maka sitem akan menampilkan letak catatan dari halaman dokumen yang sedang aktif. Untuk menonaktifkan tampilan tersebut, klik sekali lagi icon perintah Show Notes tersebut. 3. SUBMENU CITATIONS & BIBLIOGRAPHY Icon perintah yang terdapat di group Citation & Bibliography digunakan untuk pengelolaan kutipan dan daftar pustaka. Group ini sangat membantu dalam pengelolaan daftar kutipan dan daftar pustaka yang sering membingungkan kita

5 46 saat menggarap tulisan kompleks. Group ini terdiri dari 4 icon perintah: (1) Insert Citation, (2) Manage Source (3) Style, dan (4) Bibliography. a. Icon INSERT CITATION Gambar 78 Tampilan Submenu Citation & Bibliography Icon ini berfungsi untuk menyisipkan kutipan langsung pada daerah kursor aktif. Dengan icon ini, User tidak melakukan pemformatan secara tradisional. Tentukan letak kursor, klik icon ini, User akan dihadapkan pada sejumlah opsi untuk keperluan menyisipkan kutipan. b. Icon MANAGE SOURCES Gambar 79 Tampilan Panel Insert Citation Icon ini berfungsi untuk mengelola seluruh sumber kutipan yang mungkin sudah disisipkan di semua segmen file dokumen. Klik icon ini, User akan dibawa untuk berkonsentrasi dengan pengaturan semua sumber kutipan yang disisipkan tersebut. Gambar 80 Tampilan Panel Source Manager

6 47 c. Icon STYLE Icon ini berfungsi untuk memilih bentuk bibliography yang diinginkan. User tidak perlu membuat sendiri bentuk daftar pustaka yang mungkin kita belum memahaminya. Pilih format daftar pustaka disini dan rasakan kemudahan dalam memilih format daftar pustaka yang resmi. d. Icon BIBLIOGRAPHY Gambar 81 Tampilan Panel Style digunakan untuk menyisipkan daftar pustaka ke dalam file dokumen aktif. Seperti yang telah dijelaskan di atas, daftar pustaka sangat berkaitan dengan bahan kutipan yang telah disisipkan. Mungkin ada baiknya setelah User sisipkan kutipan langsung, User tidak lupa untuk mengklik icon Bibliography ini agar tidak perlu lagi mencatat di buku tradisional. Gambar 82 Tampilan Panel Bibliography

7 48 4. SUBMENU CAPTION Group Captions secara umum digunakan untuk menyisipkan keterangan mengenai gambar atau ilustrasi yang terdapat dalam dokumen. terdiri dari 4 icon perintah: (1) Insert Caption, (2) Insert Table of Figures, (3) Update Table, dan (4) Cross-reference. a. Icon INSERT CAPTION Gambar 83 Tampilan Submenu Caption Icon ini berfungsi untuk membubuhkan keterangan seputar ilustrasi atau gambar yang sudah disisipkan. Gambar 84 Tampilan Panel Insert Caption b. Insert TABLE OF FIGURES Icon ini berfungsi untuk menyisipkan daftar isi gambar yang disisipkan ke dalam dokumen. Umumnya dalam perbukuan merasa perlu untuk melakukan katalog mengenai gambar-gambar yang terdapat di buku, untuk memudahkan pembaca dalam menavigasi seluruh gambar yang ada di sebuah buku. Icon Insert Table of Figures digunakan untuk melakukan urusan tersebut. Sehingga dengan mudah dapat membuat katalog gambar deskripsi di sebuah buku.

8 49 Gambar 85 Tampilan Panel Table Of Figures c. Icon UPDATE TABLE Icon ini berfungsi untuk melakukan pembaruan terhadap daftar katalog gambar. Perubahan di segmen gambar tidak serta-merta langsung mengubah katalog yang sudah dimasukkan sebelumnya. Misal, kita menambah atau menghapus suatu gambar ilustrasi. Kasus lain, nomor katalog gambar mungkin tidak beraturan saat menyisipkan gambar baru diantara gambar lainnya. Dengan icon Update Table tersebut, sistem akan mengurutkan nomor katalog gambar tersebut. d. Icon CROSS REFERENCE Icon ini berfungsi untuk menyisipkan referensi silang. Tak jarang pengulangan istilah di halaman lain juga perlu dijelaskan kembali di catatan kaki. Namun bagaimana bila hal itu harus diulang 100 kali? Disinilah fungsi sebenarnya dari icon Cross-reference tersebut. User bisa merujukkannya ke footnote atau endnote di halaman lainnya.

9 50 Gambar 86 Tampilan Panel Cross Reference 5. SUBMENU INDEX Group Index secara umum berfungsi untuk pengelolaan daftar kata yang dibahas di buku. Group ini terdiri dari 3 icon perintah: (1) Mark Entry, (2) Insert Index, dan (3) Update Index. a. Icon MARK ENTRY Gambar 87 Tampilan Submenu Index Icon ini berfungsi untuk menandai masukan baru dalam dokumen. Saat mengedit tulisan mungkin dihadapkan pada situasi dimana User merasa perlu membedakan antara kata masukan yang baru dengan yang lama. Icon perintah Mark Entry akan membantu User dalam pengelolaan seputar masukan baru dalam sebuah dokumen. Dengan icon ini, entri kata yang baru akan ditandai dengan warna tertentu sehingga dengan mudah User bisa membedakan antara masukan kata yang sebelumnya dengan entri kata yang terbaru.

10 51 Gambar 88 Tampilan Panel Mark Index Entry b. Icon INSERT INDEX Icon ini berfungsi untuk menyisipkan daftar kata (indeks) ke dalam dokumen. Indeks menggambarkan kata atau istilah yang dibahas di dalam tulisan Anda. Dengan indeks, pembaca akan memiliki navigasi untuk mengenal sepintas tentang perbendaharaan sebuah buku. Icon Index membantu User dalam pengelolaan indeks di dokumen garapan Anda. c. Icon UPDATE INDEX Gambar 89 Tampilan Panel Insert Index Icon ini berfungsi untuk memperbarui daftar indeks terkini. Saat User menambahkan kalimat baru di suatu bahasan, mungkin akan menggeser halaman yang sebelumnya sudah terdaftar dalam indeks sehingga daftar nomor halaman yang sudah terindeks tidak akurat lagi dengan kondisi terbaru dari dokumen Anda. Gunakan icon update Index tersebut untuk

11 52 memperbarui daftar di indeks sesuai dengan kondisi terkini di dokumen Anda. B. MENU MAILINGS Pada menu mailings pada word 2010 secara umum memiliki fungsi yang sama dengan seri word sebelumnya yaitu memberikan kemudahan dalam merancang suatu form surat / dokumen isian dimana surat/dokumen tersebut akan disebarluaskan pada banyak penerima. Kemudahan yang diberikan yaitu adanya proses Mail Merge. 1. SUBMENU CREATE Gambar 90 Tampilan Menu Mailings Submenu Create berfungsi untuk membuat dan mendesain amplod beserta penulisan alamat pengirim dan penerima pada amplop. Submenu ini terdiri dari dua icon yaitu Envelopes, dan Labels. a. Icon ENVELOPES Gambar 91 Tampilan Submenu Create Icon ini berfungsi untuk mendesain dan memilih jenis amplop yang akan user gunakan. Apabila icon Envelopes di klik, maka akan memunculkan panel pengaturan amplop sebagai berikut.

12 53 Gambar 92 Tampilan Panel Envelopes and Labels b. Icon LABELS Icon ini berfungsi untuk mendisain nama penerima dan pengirim pada amplop. 2. SUBMENU START MAIL MERGE Gambar 93 Tampilan Panel Labels Fasilitas Mail Merge sebenarnya sudah disertakan Microsoft sejak aplikasi ini diperkenalkan beberapa tahun lalu, hanya saja di Microsoft Word 2010 fasilitas ini ditambah kemampuannya dan perintahnya juga ditambah dengan Start Mail Merge. Penambahan Start Mail Merge karena di sini sudah tersedia beberapa pilihan seperti Envelopes, Label, Message, Directory, dan fasilitas Wizard untuk membuat Mail Merge.

13 54 Bagaimana memanfaatkan fitur Start Mail Merge tersebut? Sebagai gambaran langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Jalankan Microsoft Word dan pilih Blank document seperti biasa. Selanjutnya User buat surat undangan yang akan disebarkan kepada mereka yang akan diundang. Karena dalam surat undangan tersebut umumnya menggunakan alamat lengkap mulai dari nama, alamat, kota, kode pos, telpon dan sebagainya, maka dengan memanfaatkan fitur Start Mail Merge hal tersebut tidak perlu dibuat, jadi dalam hal ini User cukup membuat satu surat tanpa alamat. Gambar 94 Tampilan Panel Start Mail Merge 2. Klik Menu Mailings, lalu klik Start Mail Merge, pilih dan klik Step by Step Mail Merge Wizard. Setelah itu disebelah kanan layar komputer User akan tampil pilihan Mail Merge dan klik Letters dan di jendela pilihan tersebut akan terlihat tahapan mulai darti Step 1-6, lalu User klik Next Starting document. Kemudian User klik tombol Next lagi sehingga akan tampil pilihan Select recipients. Jika alamat sudah tersedia di Server, di Microsoft Outlook, User tinggal klik saja pilihan tersebut. Namun apabila masih belum ada alamat yang akan dikirimi surat User pilih dan klik Type a new list.

14 55 Gambar 95 Tampilan Panel New Address List 3. Selanjutnya klik tombol Create. Setelah itu segera tampil jendela pengisian alamat, dan klik tombol Customize Columns untuk memudahkan penulisan alamat. Agar tidak menyulitkan, sebaiknya field-field yang ada dalam kotak tersebut dihapus saja dengan menekan tombol Delete atau bisa juga memanfaatkan field tersebut namun User harus menggantinya dengan nama field yang sesuai dengan menggunakan pilihan Rename. Untuk mengisi field-field yang berhubungan dengan database alamat yang akan dibuat. Adapun langkah yang harus User kerjakan adalah sebagai berikut: 1. Klik Add untuk membuat field baru. Setelah User mengklik Add akan tampil jendela Add Field, ketikkan misalnya Nama, dan Klik OK, lalu klik lagi Add, lalu ketikkan Jalan dan klik OK lagi. 2. Selanjutnya User klik lagi Add, lalu ketikkan Desa/Kelurahan, lalu klik OK dan klik lagi Add, lalu ketikkan Kecamatan, lalu klik OK. 3. Kemudian untuk melanjutkan Ana klik lagi Add, lalu ketikkan Kota/Kabupaten, lalu klik tombol OK, dan klik lagi Add, lalu ketikkan Provinsi serta User klik OK 4. Klik lagi Add, lalu ketikkan Kode Pos, lalu klik OK Dan seterusnya sesuai dengan field-field database alamat yang akan User buat. Selanjutnya User klik OK untuk menutup jendela tersebut. Agar data yang sudah

15 56 dientri tidak hilang, maka sebaiknya User simpan database tersebut di folder yang sudah disediakan, misalnya di Data_Source dan berinama, misalnya LATIHAN. Kembali ke surat yang sedang dikerjakan, kemudian User coba buka kembali file Mail Merge User dengan Select a defferent list atau jika baru saja membuat dokumen Source User bisa menggunakan pilihan Edit recifient list. Untuk kali ini User pilih saja Select A defferent list. Kemudian User akan dibawa ke MyDocument, dan lokasi atau tempat menyimpan dokumen Data_Source tersebut, User pilih dokumen yang akan digunakan, dalam contoh ini adalah file ALAMAT_MAIL yang digunakan sebagai database alamat. Dari sini User klik nama file tersebut, dan klik Open. Database alamat sudah terbuka. Selanjutnya klik Edit untuk mulai memasukkan alamat-alamat perusahaan yang akan User kirimi surat sehingga database alamat tersebut terisi sesuai dengan keinginan Anda. Untuk melanjutlan pekerjaan tersebut, selanjutnya User klik OK sekali lagi, lalu klik tombol Next: Write your letters di jendela Mail Merge. Selanjutnya klik pilihan More Items dari jendela Mail Merge. Setelah itu akan tampil field-field yang akan dimasukkan ke dalam surat User sebagai alamat yang akan dikirimi undangan. Tempatkan pointer mouse User dilokasi untuk menempatkan nama dalam surat undangan yang sedang dikerjakan, lalu klik field Nama, dan klik Insert. Field nama segera masuk ke dalam surat Anda, lalu Enter dibelakang file <<Nama>> tersebut Lalu klik Field Jalan, lalu klik Insert, Klik lagi Field Desa/Kelurahan, lalu klik Insert, dan seterusnya sampai dengan semua field masuk ke dalam surat undangan yang sedang dikerjakan tersebut. Selanjutnya klik tombol Close untuk menutup kotak dialog Insert Field tersebut. User bisa mengatur penempatan field yag sudah masuk ke dalam dokumen surat. Untuk melanjutnya klik tombol Next : Preview your directory, lalu klik Next : Complete the merge dan User kembali ke dokumen surat yang sedang ditangani.

16 57 Dengan mengikuti beberapa langkah di atas diharapkan User tidak akan mengalami kesulitan. Namun demikian User juga bisa juga menggunakan cara lain apabila dengan cara ini User masih kurang seuai dan ada beberapa kekeliruan. Namun demikian cara ini adalah yang paling umum dan mudah digunakan. Perlu diketahui, apabila User akan mencetak surat undangan tersebut perhatikan apakah alamat sudah masuk seluruhnya atau belum. Jika belum masuk sebaiknya User entri seluruhnya sehingga tidak ada orang atau client yang tidak menerima surat undangan tersebut. Jumlah surat yang akan dicetak tentu akan sesuai dengan database alamat yang ada, semakin banyak data alamtnya, maka surat juga akan semakin banyak. Untuk melihat surat berikutnya User bisa menekan tombol panah ke kanan atau ke kiri. Selamat mencoba.