Membuat mail merge dengan database exel pada office 2003

Transkripsi

1 Membuat mail merge dengan database exel pada office 2003 Studi kasus membuat surat undangan Pertama buat format undangan dulu. contoh: Kepada Yth ( disini data akan tampil otomatis) Di.( disini data akan tampil otomatis) Dengan hormat Dengan ini kami mengundang saudara untuk ikut serta dalam acara memperingati hari pendidikan nasional, acara akan dilaksanakan pada hari: Tanggal : 2 Mei 2011 Waktu : Pukul s/d WIB Tempat : Lapangan Gasibu Bandung Acara : Lomba membuat tutorial mail merge terimakasih atas perhatian saudara bandung, 2 Mei 2011 Prof. Dr. Ir. Aaaa, M.Si NIP.007 Lihat tulisan yang ada titik-titiknya, rencananya di situ kita akan membuat data yang dinamis. Sehingga data yang ada di titik-titik tersebut akan otomatis tampil dengan menggunakan fasilitas mail merge. Dari kasus diatas kita dapat melihat data apa saja yang dibutuhkan, kita membutuhkan data nama yang di undang dan alamat yang di undang. Maka kita akan membuat data tersebut didalam exel. Buka program Microsoft exel buat data seperti gambar di bawah ini.

2 Kemudian buat data tersebut menjadi sebuah table, caranya blok dari Cell A1. sampai dengan cell C6, lihat gambar dibawah ini. Setelah di blok, lihat tulisan A1 yang dilingkari warna merah pada gambar di atas. Tulis disitu nama table yang di anda inginkan missal tb_alamat (usahakan nama table jangan menggunakan spasi). Kemudian setelah memberi nama table tekan enter. lihat gambar di bawah ini

3 Setelah selesai simpan file exel tersebut. Kemudian close (tutup aplikasi exel tersebut). Pembuatan database alamat sudah selesai, sekarang tinggal bagaimana caranya data tersebut bisa digunakan untuk membuat alamat surat secara otomatis menggunakan fasilitas mail merge. Kembali lagi ke program Microsoft word (ke format undangan yang tadi kita buat) Klik tools->letters and Mailings->Mail Merge lihat gambar di bawah ini Setelah itu akan tampil seperti gambar di bawah ini

4 Selanjutnya pilih document type Directory (lihat gambar di atas yang ada bulatan warna merah), kemudian klik starting document (lihat tulisan yang di bulatin warna merah), maka akan tampil sesuai gambar di bawah ini

5 Kemulian klik select recipients (lihat gambar diatas yang ada bulatan warna merah), maka akan tampil seperti gambar di bawah ini

6 Kemudian klik browse (lihat bulatan warna merah), maka akan keluar tampilan seperti dibawah ini.

7 Kemudian cari file exel yang tadi kita buat, lihat bulatan warna merah. Kemudian klik file exel yang tadi kita buat, kemudian klik open. Lihat gambar di bawah ini. Setelah klik open maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini pilih OLE DB Database Files lihat gambar di bawah

8 Kemudian klik OK, maka akan tampil seperti gambar di bawah ini. Klik tb_alamat (lihat bulatan warna merah) kemudian klik OK Maka akan tampil seperti gambar di bawah ini

9 Klik OK proses mail merge sudah selesai. Sekarang bagai mana mengisi data alamat dan data nama pada surat tadi? Ok yu mari kita lanjutkan

10 Simpan kursor di tempat yang kita inginkan (lihat gambar diatas yang ada bulatan warna merah), lihat gambar di bawah ini kemudian klik insert mail merge files (lihat gambar di atas dengan bulatan warna merah) maka akan tampil seperti gambar di bawah ini

11 pilih nama kemudian klik insert kemudian klik Close, maka akan tampil seperti gambar di bawah ini

12 Kemudian simpan lagi kursor di tempatr yang kita inginkan untuk memasukan data alamat. Lakukan sesuai perintah tadi Pilih alamat

13 Tekan insert kemudian tekan close. Ok pembuatan data dinamis sudah selesai, sekarang bagaimana memunculkan nama dan alamat yang di maksud. Lihat gambar di bawah Klik view merged data (lihat gambar diatas yang ada bulatan merah) maka akan tampil data nama dan data alamat pada surat yang kita buat seperti gambar di bawah ini

14 Klik panah kekanan untuk data selanjutnya ke kiri untuk data sebelumnya (lihat gambar di atas dengan bulatan warna merah). Terimakasih semoga berguna.