Mail Merge. Pada langkah pertama yaitu dalam sub menu Main Document, terdapat pilihan :

Transkripsi

1 Mail Merge Obyektif : 1. Mahasiswa mampu Membuat dokumen utama dan data source 2. Mahasiswa mampu menyambungkan dokumen dan data source 3. Mahasiswa mampu mencetak mail merge Pembuatan Mail Merge. Mail merge merupakan penggabungan dua file, yaitu dokumen utama (main document) dan sumber data (data source). Contoh dokumen mail merge yaitu surat undangan, yang terdiri dari naskah undangan (sebagai dokumen utama) dan data orang-orang yang akan diundang (sebagai sumber data). Pembuatan dokumen utama (mis. Surat). Masuk menu Tools kemudian pilih sub menu Merge Documents. Lalu akan tampil kotak dialog seperti berikut : Pada langkah pertama yaitu dalam sub menu Main Document, terdapat pilihan :

2 Form Letters Jika ingin membuat surat. Mailing Labels Jika ingin membuat label untuk amplop. Envelopes Jika ingin mencetak amplop. Catalog Jika ingin membuat suatu katalog. Pilih Form Letter, karena kita akan membuat suatu surat undangan. Setelah Anda memilih Form Letters, akan tampil kotak dialog seperti berikut : Pilih tombol Active Window bila kita telah membuka window dokumen utama atau jika kita telah membuat naskah undangannya. Pilih New Main Document jika kita ingin membuat naskah yang baru lagi. Membuat sumber data. Setelah selesai dengan pembuatan dokumen utama, selanjutnya kita akan mengambil file sumber data atau membuat file sumber data yang baru. Pada langkah kedua yaitu dalam sub menu Data Source terdapat pilihan sebagai berikut :

3 Create Data Source untuk membuat file sumber data baru. Open Data Source untuk membuka sumber data yang telah ada. Type file sumber data yang dapat digunakan diantaranya file word document (*.doc), file dbase (*.dbf), microsoft Excel (*.xls), microsoft query (*.qry), microsoft Access (*.mdb) dan lain sebagainya. Pilih Create Data Source untuk membuat file sumber data baru. Akan tampil Meng-edit sumber data yang telah ada. Ketikkan nama field yang diinginkan pada text box Field Name, lalu tambahkan pada kotak Field Names in Header Row dengan menekan tombol Add Field Name. Penyambungan dokumen dan sumber data. Jika telah selesai, click OK. Dan Ms-Word akan menampilkan kotak dialog Save Data Source untuk menyimpan file sumber data yang baru saja dibuat. Setelah file data disimpan, Ms-Word akan menayakan apakah Anda ingin meng-edit/menambahkan file data atau mengedit dokumen utama. Pilih tombol Edit Data Source untuk meng-edit atau menambahkan data. Selanjutnya akan tampil kotak dialog Data Form untuk mengisi data yang akan digunakan dalam mail merge.

4 Ketikkan data informasi pada field yang telah dibuat. Click Add New untuk menambahkan record. Click OK untuk mengakhiri pengisian data. Untuk menghapus record, gunakan tombol Delete dan tombol Restore untuk mengembalikan record yang baru dihapus. Tombol View Source digunakan untuk menampilkan semua record dalam bentuk tabel dan juga dapat digunakan untuk meng-edit data. Jika Anda telah selesai dengan pembuatan file data, Ms-Word akan menampilkan toolbar baru yang berisi icon-icon dalam pembuatan mail merge. Pencetakan mailmerge. Dalam dokumen utama ketik atau edit teks yang akan ditampilkan. Letakkan di mana Anda akan menyisipkan informasi dari file data, click tombol Insert Merge Field pada toolbar mail merge dan kemudian pilih field yang akan disisipkan.

5 Contoh : Kepada Yth. <<Nama>> <<Telepon>> di <<Alamat>> <<Kode_Pos>> Dengan hormat, Kami selaku Panitia HUT RI ke-56 RW 009 turut mengundang Bapak/Ibu/Sdr/Sdri <<Nama>> untuk hadir dalam acara syukuran yang sekiranya akan diadakan pada : Hari/Tanggal : Jumat / 15 Agustus 2003 Jam : s/d selesai Tempat : Lapangan Badminton Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih. Ketua Panitia HUT RI ke-56 ( Abdullah Syukur) Menggabungkan File Data dengan Dokumen Utama Langkah terakhir setelah melengkapi dokumen utama adalah menggabungkan file data dan dokumen utama dalam bentuk surat (seperti pada contoh di atas).

6 Perhatikan langkah langkah berikut : Dengan dokumen utama berada pada jendela yang aktif, click tombol View Merged Data pada toolbar mail merge untuk menampilkan hasil penggabungan dokumen. Click salah satu tombol pada toolbal mail merge untuk memilih data yang diinginkan. Click tombol Find Record pada toolbar mail merge untuk mencari suatu record yang diinginkan. Click tombol Edit Data Source pada toolbar mail merge untuk mengubah/menambahkan/mengurangi suatu data.