PENGANTAR KOMPUTER & SOFTWARE I

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "PENGANTAR KOMPUTER & SOFTWARE I"

Irwan Kusnadi
6 tahun lalu
Tontonan:

1 PENGANTAR KOMPUTER & SOFTWARE I Pengenalan Pengolah Kata, Mail Merge dan Page Numbering Tim Pengajar KU Institut Teknologi Sumatera

2 Tujuan Perkuliahan 1. Mahasiswa dapat mengenali software Ms. Word 2. Mahasiswa dapat membuat surat massal sederhana dengan Ms Word 3. Mahasiswa dapat memberikan dan mengatur penomoran halaman dalam naskah/karya tulis 2

3 Pengenalan Pengolah Kata 1. Aplikasi Pengolah Kata 2. Bagian-bagian Menu Ms. Word 3. Elemen pada Jendela Word 3

4 APLIKASI PENGOLAH KATA 4

5 APLIKASI PENGOLAH KATA 1. APACHE OPEN OFFICE Menggunakan file ekstensi *odt (versi baru star office). Banyak digunakan pada operating system Linux. 5

6 APLIKASI PENGOLAH KATA 2. Calligra Word Menggunakan file ekstensi *odf (open document format). Versi pertama adalah KWord tahun 2000 dan berubah menjadi Calligra Word tahun Pengolah kata dari pengembang K Development Environment (KDE). Banyak digunakan pada sistem operasi linux (dedicated package), namun dapat juga untuk MS. Windows dan Mac OS X. 6

7 APLIKASI PENGOLAH KATA 3. LibreOffice Menggunakan format berkas Open Document (ODF) sesuai standar sebagai format aslinya untuk menyimpan dokumen. Dapat diakses bebas (free and open source). LibreOffice untuk Microsoft Windows,Linux dan OS X. LibreOffice mempunyai fitur Fontwork yang serupa Wordart pada Microsoft Office. 7

8 APLIKASI PENGOLAH KATA 4. Microsoft Word Microsoft Word atau Microsoft Office Word perangkat lunak pengolah kata (word processor) dari Microsoft (Penemu Bill Gates dan Paul Allen). Mendukung operating system WINDOWS Ms. Word menggunakan file ekstensi *doc 8

9 PENGOLAH KATA PADA ANDROID 1. OFFICE SUITE PROFESSIONAL 6 Aplikasi untuk pebisnis mobile profesional dengan kelengkapan menu yang tinggi 2. QUIP: DOCS, CHART, SPREADSHEET Selain sebagai aplikasi pengolah kata, Quip memberika fasilitas chat untuk kerja tim 3. WPS OFFICE Dapat untuk pengetikan dan pembuatan dokumen. Selain pada android dapat juga untuk Windows, Linux, ios. 3. GOOGLE DOCS Dapat untuk pengetikan dan pembuatan dokumen berbasis internet 9

10 APLIKASI PENGOLAH KATA MS. WORD Multi Tool Word (1983) untuk IBM PC Word versi 1.0. sampai 6.0. pada DOS (1983) Word for Macintosh (1984) Konsep : What You See Is What You Get (WYSIWYG), untuk cetak tebal dan miring Word for Ms. Windows (1989) Ms. Office Word pada Ms. Office System 2003 &

11 PERBEDAAN MS.WORD 2007, 2010, DAN 2013 Ms Word 2007 Ms. Word 2010 Ms. Word 2013 Tampilan kurang lembut/smooth Warna tidak gradasi Window lebih sedikit Tampilan lebih lembut Ada penambahan Fitur : Bisa membuka dan mengedit dokumen Warna Gradasi dengan format PDF. Window lebih jelas memasukkan gambar dari sumber online, Lebih mudah memasukkan video Bantuan lebih sulit dipahami Bantuan lebih mudah dipahami 11

12 2. Bagian-bagian Menu Ms. Word 12

13 Keterangan Bagian Menu Ms. Word Tombol Office, adalah tombol perintah standart untuk membuka dokumen, menyimpan, mencetak, menutup dokumen dsb. Quick Acces Toolbar merupakan toolbar yang berisikan perintah Customize quick access toolbar Customize quick access toolbar adalah tombol yang digunakan untuk memodofikasi perintah-perintah ms.word pada Quick Acces Toolbar Menu Bar adalah bagian berbentuk tabulasi yang berisi sejumlah perintah sesuai dengan kelompoknya yang terdiri dari grup perintah Tab Home, Tab Insert, Tab Page Layout, Tab References, Tab Mailings, Tab Review dan Tab. 13

14 Keterangan Bagian Menu Ms. Word Pengatur jendela, Minimize adalah tombol untuk meminimalkan jendela Maximize adalah tombol untuk memaksimalkan jendela Close adalah tombol untuk menutup jendela Lambang tab adalah ciri atau tanda posisi tab baris atau paragraf Kotak dialog adalah tombol yang digunakan untuk membuka kotak dialog serta memodifikasi perintah-perintah yang disimpan di dalamnya. View Ruler adalah bagian fasilitas untuk mengatur garis mistar secara horisontal dan vertikal Ruler adalah bagian fasilitas untuk mengatur margin atau tabulasi Roller adalah bagian fasilitas untuk menggulung halaman kerja secara horisontal dan vertikal. 14

15 B. Mail Merge ( Surat Massal) 1. Pengertian 2. Penggunaan Mail Merge 3. Langkah-langkah membuat Mail Merge 15

16 1. Pengertian Mail Merge (Surat Massal) Sebuah fasilitas di Microsoft Office Word yang digunakan untuk membuat sebuah dokumen yang template nya sama namun tujuan penerimanya berbeda. Untuk membuat mail merge dibutuhkan 2 data, yaitu: Master surat dan data Master surat adalah bentuk surat yang akan kita buat dengan variasi tertentu Data adalah bagian surat yang akan dirubah-ubah. Data terdiri dari Field dan Record Data dapat dibuat di Ms.Excel atau di Ms. Access 16

17 FIELD DAN RECORD Field 1 Field 2 Field 3 Field 4 Field 5 Tanggal Pejabat Instansi Alamat Kota Record 1 11 Juni 2017 Sekretaris Daerah Provinsi Riau Record 2 12 Juni 2017 Sekretaris Daerah Kota Jambi Jl. Jend. Sudirman No. 464 Jenderal Basuki Rachmat No. 01, Kel. Paal Lima Pekanbaru Kota Baru Jl. Soekarno-Hatta No. 10, Record 3 13 Juni 2017 Direktur Politeknik Negeri Lampung Raja Basa Bandar Lampung Record 4 14 Juni 2017 Kepala Dinas Pertambangan dan Energi Provinsi Lampung Jl. Beringin II No.12 Teluk Betung Bandar Lampung Record 5 15 Juni 2017 Kepala Dinas Pertambangan dan Energi Provinsi Bengkulu Jl. Pangeran Natadirja No.139 Bengkulu 17

18 2. Penggunaan Mail Merge (Surat Massal) Penggunaan Mail Merge: Surat Undangan dan amlopnya Sertifikat Label Dokumen lain : laporan keuangan yang bentuknya sama tiap bulan 18

19 Contoh Penggunaan Mail Merge 19

20 3. Langkah-langkah Membuat Mail Merge (Surat Massal) 1. Buat data di Ms. Excel seperti gambar dibawah 2. Simpan data tersebut pada folder yang mudah di ingat 20

21 Langkah-langkah membuat Mail Merge 3. Membuat format surat di Ms. Word 21

22 Langkah-langkah membuat Mail Merge 4. Buka format surat yang di Ms. Word 5. Klik menu maillings 6. Klik (select Recipients) kemudian pilih Use Existing List kemudian cari tempat data disimpan, kemudian klik OK 22

23 Langkah-langkah membuat Mail Merge Con t Memasukkan field tanggal pada data kedalam format surat dengan cara: tempatkan pointer (kursor) pada (berisi field tanggal) yaitu sebelah kanan tanggal. 8. Kemudian klik sub menu insert merge Field pilih tanggal 23

24 24

25 9. Lakukan perintah yang sama untuk field-field yang lain. Sehingga menjadi seperti dibawah ini. 10. Untuk menampilkan datanya klik sub menu View Merge Data 25

26 26

27 Tugas Buatlah surat massal dengan nama penerima dan alamat yang berbeda, minimal 5 data penerima dengan menggunakan perintah mail merge! 27

28 PAGE NUMBERING 28

29 Page Numbering Fungsi: memberikan nomor pada setiap page/lembar atau halaman yang bertujuan untuk memudahkan pencarian Bab maupun subbab pada halaman sebuah buku atau karya tulis. 29

30 Langkah-langkah membuat page number Menyisip Nomor Halaman Klik tab Insert Klik icon Page Number Klik tanda panah kebawah dan tentukan posisi number Jika tidak ada yang sesuai, Klik di Format Page Number o Format : Memodifikasikan format nomor halaman. Number format : Memilih format nomor halaman. Page numbering : Mengatur urutan nomor halaman. Continue from previous section : Penomoran halaman secara berurutan mulai dari awal hingga akhir. Start At : Pengaturan nomor halaman awal B. 30

31 Menyisip Nomor Halaman 31

32 Contoh penomoran halaman ( page number : Top of Page & Bottom of page) 32

33 Membuat Header dan Footer Membuat Header dan Footer Klik di icon Header atau Footer Klik tanda panah ke bawah dan tentukan posisi Header Isikan catatan atas pada kolom Header dan catatan bawah pada kolom Footer Klik Close C. 33

34 Membuat Header dan Footer Cont... 34

35 Penomoran halaman yang berbeda-beda 1. Letakkan kursor pada halaman yang akan dipisah penomorannya 2. Klik Page Layout Klik Break Pilih Section Page Klik Next Page Letak kursor 35

36 36

37 Perubahan pada header dan footer setelah di pisah halaman per section dengan Break 37

38 Non-aktikan di fitur Navigation untuk link to previous untuk header dan footer agar dapat diberikan nomor dengan format yang berbeda 38

39 Perubahan pada per section, link dengan Break 39

40 Penomoran halaman yang berbeda-beda Cont Halaman akan terpisah berdasarkan sectionnya, pemisahan halaman dapat dilakukan lagi dengan cara yang sama 4. Pemberian nomor halaman 40

41 Penggunaan page number 41

42 Penomoran berbeda untuk romawi 42

43 Pastikan setiap section tidak ada link dengan cara menon-aktifkan Link to previous baik di header ataupun footer 43

44 Penomoran berbeda untuk angka 44

45 Cara menghapus Section Break 1. Pilih menu View cara menghapus Section break dan Page Break, akan muncul gambar sebagai berikut 2. Letakkan kursor pada garis yang berisi Section break, lalu tekan delete 45

46 Cara menghapus Section Break Con t... 46

47 Different Odd and Even Page Memberikan penomoran halaman dengan posisi yang berbeda. Misalnya membuat page number untuk setiap bilangan ganjil (odd page) berada posisi di footer sebelah kiri dan halaman genap (even page) pada posisi footer sebelah kanan. 47

48 Langkah-langkah membuat posisi page yang berbeda 1. Aktifkan Header dan Footer maka akan muncul Tab Design, kita pilih ceklis Different Odd & Event Page. (page ganjil akan berubah menjadi Odd Page footer & header dan page genap menjadi Even Page header & footer ) 48

49 Pertama kita sisipkan pada halaman pertama (Odd Page Header), caranya >> klik Insert >> Page Number >>> Button of page, kita pilih >> plain number 1 Selanjutnya kita sisipkan page number pada halaman ke dua (Event Page Footer), klik Insert >> Page Number >>> Button of page, kita pilih >>> plain number 3 Didapat hasil setiap halaman ganjil berada di page number di footer sebelah kiri jika halaman genap page number di footer sebelah kanan. 49

50 Referensi

51 TERIMA KASIH 51

dokumen-dokumen yang mirip

PENGENALAN DAN DASAR-DASAR WORD FOR WINDOWS

PENGENALAN DAN DASAR-DASAR WORD FOR WINDOWS Sejarah Singkat Perkembangan Microsoft Word Sejarah panjang perjalanan Microsoft Office hingga saat ini, banyak perubahan dan penambahan fasilitas sejak pertama