50 BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Latar Belakang Perusahaan Hotel Istana Nelayan muncul bermula dari obrolan Bapak Piter Jasman dan Bapak Partono untuk membuka atau membangun restoran padang. Dan pada Tahun 1989 dengan tahap awal membebaskan tanah dan membangun restoran pada tahun 1990 di jalan Gatot Subroto Km. 5 No.21 Jatiuwung Tangerang. Dari restoran padang tersebut kemudian berkembang menjadi restoran kuring dan Chinese food, setelah berjalan kurang lebih 2 tahun atau sekitar tahun 1992 oleh Bapak Piter Jasman mulai sedikit merubah konsep dimana restoran padang dihapus dan berkembang dengan bangunan Whirpool, karaoke, discotik dan dangdut. Dengan melihat perkembangan situasi daerah kota Tangerang yang berkembang pesat dan terdapat banyak industri yang melibatkan tenaga asing, maka sekitar tahun 1995 timbul suatu ide untuk membangun sebuah Hotel berbintang dengan tujuan untuk memberikan pelayanan bagi para tenaga asing agar mereka tidak banyak membuang waktu untuk ke Jakarta dengan misi Memberikan Pelayanan bagi para expatriate/tenaga asing yang bekerja diwilayah Tangerang. Dan sejak tahun tersebut berdirilah Hotel Istana Nelayan, hotel berbintang tiga dan yang pertama di wilayah kota Tangerang dengan jumlah kamar kurang lebih 97 kamar.
51 Hal ini berlangsung sampai tahun 1998, dimana kemudian terjadi tragedi Nasional yaitu kerusuhan massa yang mengakibatkan Hotel Istana Nelayan dibakar oleh para demonstran. Setelah kurang lebih 3 tahun Hotel Istana nelayan tidak berfungsi, maka pada awal bulan Februari 2001, Hotel Istana Nelayan mulai dibangun kembali dengan merubah konsep dari Hotel Istana Nelayan yang sebelumnya, dengan visi dan misi Membangun Kota Tangerang dengan pelayanan yang lebih professional di bidang Hospitality. Dengan konsep motto one step staying, para tamu mendapatkan pelayanan yang professional mulai dari masuknya tamu (check-in) ke hotel sampai keluarnya tamu (check-out). Untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja terampil dan professional, pelaksanaan recruiting dan training program calon karyawan, Hotel Istana Nelayan mempergunakan jasa konsultan oleh lembaga pengembangan manajemen kepariwisataan Trisakti dari sekolah Tinggi pariwisata Trisakti yang bekedudukan di Jakarta. Hotel Istana Nelayan mulai dibuka kembali (soft opening) pada tanggal 27 September 2001 dengan jumlah kamar sementara 23 kamar. Jenis kamar yang terdapat di Hotel Istana Nelayan yaitu kamar suite, business, dan standard ditambah dengan fasilitas lainnya seperti Coffee shop, Whirpool, pijat Shiatsu dan refleksi, Drug store, Pastry, area parkir yang luas. Kemudian terus berkembang dilanjutkan dengan penyelesaian kamar di lantai 3 dan 4 sehingga kamar yang tersedia berjumlah 97 kamar. Ditambah dengan Ballroom dengan interior yang megah dan mempunyai
kapasitas 1500 kursi yang cocok untuk penyelenggaraan pesta perkawinan, rapat kerja dan seminar. 52 Selama berjalannya waktu, maka Hotel Istana Nelayan mengembangkan berbagai fasilitas lain untuk menunjang pelayanan bagi para customer seperti karaoke, spa, dan lulur. 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.1.2.1 Visi Perusahaan Adapun visi dari Hotel Istana Nelayan adalah: Memberikan pelayanan yang terbaik bagi para pelanggan melalui fasilitas dan servis yang terbaik serta menghasilkan keuntungan bagi perusahaan. 3.1.2.2 Misi Perusahaan Sedangkan misi dari Hotel Istana Nelayan adalah: Memberikan pelayanan bagi pelanggan dan para tenaga asing yang bekerja di wilayah Tangerang.
53 3.1.3 Bentuk Hukum Perusahaan Hotel Istana Nelayan memiliki bentuk hukum perseroan terbatas. Dengan nama PT. Bumi Tangerang Alam Citra dan memiliki nomor pokok wajib pajak (NPWP) dengan nomor : 01.495.365.7-402000.
54 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 Struktur Organisasi Hotel Istana Nelayan
55 Sumber: HRD (2005) 3.2.1 Struktur Room Division pada Hotel Istana Nelayan Room Division Manager Chef Manager House Keeper Receptionis Kasir Gambar 3.2 Struktur Room Division Hotel Istana Nelayan 3.3 Uraian Jabatan Secara singkat uraian jabatan dari Hotel Istana Nelayan adalah sebagai berikut: a. Direktur Direktur bertanggung jawab dalam membuat strategi, kebijakan dan perencanaan jangka panjang perusahaan, mengarahkan karyawan ke arah pencapaian tujuan, mengangkat dan memberhentikan karyawan, Membuat keputusan strategis bagi kemajuan perusahaan. b. General Manager Mengkoordinir operasi hotel untuk mencapai tujuan perusahaan sesuai dengan rencana tahunan. Dalam pelaksanaan tugas sehari-hari, general manager dibantu oleh: 1. Accounting manager 2. Marketing manager
56 3. Manager hotel 4. Manager HRD c. Accounting Manager Tugas pokok dari bagian accounting pada Hotel Istana Nelayan antara lain: 1. Mengkoordinir dan bertanggungjawab atas perkembangan, pemeliharaan, penyiapan dan memberikan pengertian catatan akuntansi. 2. Bertanggungjawab atas laporan keuangan, prosedur akuntansi dan pelaporan kepada pemimpin. 3. Bertugas melakukan pemeriksaan terhadap semua penerimaan kas dan pendapatan harian yang kemudian akan membuat laporan tentang pendapatan yang diterima hari itu. Accounting Manager membawahi asissten accounting manager yang dimana terdiri dari bagian purchasing dan cost control. Adapun tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian adalah: 1. PURCHASING DEPARTMENT Yaitu bagian yang pada umumnya dibawah pengawasan Accounting Departement yang bertugas membuat perencanaan pembelian barang-barang, material supplies, bahan-bahan mentah dan sebagainya. Untuk keperluan tamu dan Operational hotel secara keseluruhan.
57 2. COST CONTROL DEPARTMENT Yaitu salah satu department yang berada dibawah pengawasan langsung Accounting Departement yang bertugas untuk membuat perencanaan/penjadwalan pengontrolan yakni Menginventarisasi semua Asset /harta benda/barang-barang kekayaan hotel disemua department. d. Marketing Manager Tugas pokok dari bagian marketing pada Hotel Istana Nelayan antara lain: 1. Mempromosikan Hotel dengan fasilitas-fasilitas yang dimiliki. 2. Bertanggungjawab atas penjualan kamar 3. Merencanakan dan mengatur kegiatan-kegiatan yang digunakan untuk mempromosikan hotel. 4. Membantu general manajer untuk mencapai target penjualan kamar. e. Manager Hotel Manager hotel pada Hotel Istana Nelayan membawahi chef engineering, room division manager, food & beverage manager dan entertainment manager. 1. Adapun tugas dan tanggung jawab daripada chef engineering adalah: a. Yaitu bagian teknik dan perawatan yang bertugas membuat perencanaan, pemasangan instalasi teknik (bangunan, listrik, antena parabola, AC-sentral, mesin diesel, lift, elevators, sound system, tv, radio, kulkas dan sebagainya).
58 b. Bertanggungjawab atas pemeliharaan dan perbaikan peralatan mekanikal elektrikal maupun building hotel. c. Memimpin dan mengkoordinasi tugas dan pekerjaan dari seluruh anggota engineering department. d. Mengontrol dan menjadwalkan maintenance rutin dan mekanikal elektrikal maupun equipment lainnya agar dapat berfungsi demi kelancaran operasi hotel. e. Membuat laporan secara periodik atas penggunaan biaya, perbaikan dan pemeliharaan. 2. Pada bagian room division manager atau yang sering disebut dengan front office manager memiliki kegiatan sebagai berikut: a. Mengkoordinir dan mengawasi kerja staf front office yang berlokasi pada lobby hotel. b. Memberikan pelatihan kepada staf front office yang baru 3. Receptionist mempunyai tugas dan tanggungjawab seperti berikut: a. Bertanggungjawab mengenai registrasi tamu, check-in dan checkout serta menangani segala transaksi yang berhubungan dengan biaya yang dikeluarkan oleh tamu secara akurat, cepat dan efisien. b. Memberikan informasi yang tepat, akurat dan lengkap semua fasilitas yang ada di dalam ataupun di sekitar hotel. c. Selalu memberikan kesan yang bagus kepada tamu baik dalam penampilan, kesopanan dan menangani tamu secara langsung karena Front Desk Assistant adalah staff hotel yang pertama dan terakhir yang ditemui oleh tamu.
59 d. Bertanggungjawab dalam menerima dan menyambungkan telephone dengan standarisasi yang telah ditentukan serta menyampaikan pesan kepada tamu. e. Bertanggungjawab atas operational Bussines Center yang berhubungan dengan faximile, internet service, photo copy dll. f. Menerima dan meng-update reservasi kamar ke dalam sistem, baik individual, Walk-in, Group, maupun Convention, serta mengkonfirmasikan kembali tanggal kedatangan tamu. 4. Kasir mempunyai tugas dan tanggungjawab untuk melayani pembayaran customer. 5. Housekeeper mempunyai tugas dan tanggungjawab antara lain seperti: a. Membersihkan lobby hotel, kamar, gallery hotel dan di dalam ruangan kantor. b. Membersihkan dan memelihara kelestarian taman serta daerah sekitarnya. c. Membersihkan ruangan-ruangan kamar dan memeriksa perlengkapan kamar. d. Mengambil perlengkapan di dalam kamar (handuk, gelas, termos, dll) yang kotor. e. Menerima laundry atau pencucian pakaian untuk tamu hotel. f. Membuat laporan harian tentang order laundry dari tamu. 6. Food & Beverage manager mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut: a. Menjaga kualitas pelayanan atau servis.
60 b. Menjaga kualitas produksi (food&beverage). c. Menjaga kebersihan area kitchen, restaurant, coffee bar dan peralatan-peralatan. d. Melakukan market survey, komperatif study terhadap hotel-hotel lain yang setara. e. Mengkoordinasi seluruh karyawan di lingkungan departemen. f. Membuat kegiatan bulanan pada manajemen. g. Mengontrol stok food & beverage. Jadi F/B manager ini adalah bagian yang bertugas mengolah, memproduksi dan menyajikan makanan dan minuman untuk keperluan tamu hotel, baik dalam kamar, restoran, banquet, makanan karyawan dan sebagainya. 7. Entertainment manager mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut: a. Mengontrol dan mengawasi kegiatan yang berada di ruang spa dan karaoke serta fasilitas-fasilitas lainnya. b. Menangani event yang diadakan di Hotel Istana Nelayan.
61 f. Human Resources Departement (HRD) Dewasa ini yang lebih popular dan trend untuk sebutan bagian personalia adalah Human Resources Departement (HRD), sehingga bagian ini biasanya dipimpin oleh seorang HRD-Director/HRD-manager. Fungsi dan tugas dari bagian HRD adalah: a. Menerima dan menyeleksi calon pegawai/karyawan. b. Menempatkan dan menentukan posisi/jabatan tiap calon pegawai. c. Menentukan upah/gaji pokok, tunjangan, transport, makan, pengobatan dan kesejahteraan lainnya bagi tiap pegawai. d. Memberikan pendidikan/pengembangan karir bagi tiap pegawai. e. Memberikan pembinaan mental/agama bagi tiap pegawai dan keluarganya. f. Memberikan Buku House Rule dan membina hubungan baik antara sesama pegawai dan keluarganya. g. Memberikan sanksi (peringatan 1,2,3) kepada setiap pegawai yang melanggar peraturan perusahaan (house rule), serta mengadakan pemutusan hubungan kepada pegawai yang melampaui ketentuan yang berlaku pada perusahaan. h. Mengabsensi dan menghitung upah/gaji berdasarkan absensi tiap pegawai. i. Membuat evaluasi keberhasilan/prestasi kerja karyawan guna peningkatan karir (jabatan/gaji).
62 3.4 Prosedur Kerja 3.4.1 Reservasi Personal 1. Customer datang melakukan reservasi. 2. Receptionist meminta data dari customer. 3. Receptionist mengecek keberadaan kamar kosong. 4. Komputer akan menampilkan keberadaan kamar kosong (room availability). 5. Receptionist akan mencatat data tamu pada reservation form. 6. Receptionist menginput data dari reservation tadi kedalam sistem. 7. Receptionist menyimpan data reservasi. 8. Customer akan memastikan status check-in melalui telepon. a) Apabila ada guarantee check-in 1. Customer membayar guarantee check-in. 2. Customer mengirimkan bukti pembayaran melalui fax. 3. Receptionist menerima bukti transfer. 4. Receptionist menginputnya dalam cashier. 5. Receptionist menyimpan data deposit. 6. Receptionist meminta nomor telepon pembooking. 7. Receptionist melakukan konvirmasi. a. Jika ya proses reservasi selesai. b. Jika tidak kamar di release dan dijual kepada customer lain.
63 b) Apabila tidak ada guarantee check-in menentukan 18.00 p.m release. 3.4.2 Reservasi Perusahaan 1. Customer/ perusahaan datang ke hotel. 2. Receptionist mengecek kontrak rate perusahaan. 3. Program menampilkan kontrak rate perusahaan. 4. Jika company account, maka receptionist mengecek fasilitas kredit perusahaan. a. Program menampilkan fasilitas kredit. b. Jika terdapat fasilitas kredit, receiptionist meminta data tamu. 1. Kemudian Receptionist mengecek keberadaan kamar. 2. Program menampilkan data keberadaan kamar. 3. Receptionist mencatat data tamu ke dalam reservation form. 4. Receptionist menginput data ke dalam sistem. 5. Program akan menyimpan data customer tersebut. 6. Receptionist memastikan status check in. 7. Bila belum pasti, receptionist akan merelease pada pukul 18.00 p.m. 8. Bila sudah pasti, receptionist menerima deposit. 9. Kemudian menginput deposit ke cashier in dan menyimpannya. 10. Receptionist meminta no telefon pemesan. 11. Kemudian receptionist konfirmasi pemesanan. 12. Jika ya, selesai proses pemesanan.
64 13. Jika tidak, Receptionist akan merelease kamar pkul 18.00 p.m. c. Jika tidak terdapat fasilitas kredit, Receptionist akan membuat fasilitas kredit. d. Program menyimpan data fasilitas kredit 1. Kemudian Receptionist mengecek keberadaan kamar. 2. Program menampilkan data keberadaan kamar. 3. Receptionist mencatat data tamu ke dalam reservation form. 4. Receptionist menginput data ke dalam sistem. 5. Program akan menyimpan data customer tersebut. 6. Receptionist memastikan status check in. 7. Bila belum pasti, receptionist akan merelease pada pukul 18.00 p.m. 8. Bila sudah pasti, receptionist menerima deposit dari perusahaan. 9. Kemudian menginput deposit ke cashier in dan menyimpannya. 10. Receptionist meminta no telp pembooking. 11. Kemudian receptionist konfirmasi pemesanan. 12. Jika ya, selesai proses pemesanan. 13. Jika tidak, Receptionist akan merelease kamar pkul 18.00 p.m. 5. Jika kontrak rate personal account, Receptionist akan meminta city ledger.
65 6. Receptionist meminta data tamu. 7. Kemudian Receptionist mengecek keberadaan kamar. a. Program menampilkan data keberadaan kamar. b. Receptionist mencatat data tamu ke dalam reservation form. c. Receptionist menginput data ke dalam sistem. d. Program akan menyimpan data customer tersebut. e. Receptionist memastikan status check in. f. Bila belum pasti, receptionist akan merelease pada pukul 18.00 p.m. g. Bila sudah pasti, receptionist menerima deposit. h. Kemudian menginput deposit ke cashier in dan menyimpannya. i. Receptionist meminta nomor telepon pemesan. j. Kemudian receptionist konfirmasi pemesanan. k. Jika ya, selesai proses pemesanan. l. Jika tidak, Receptionist akan merelease kamar pukul 18.00 p.m. 3.4.3 Check-in dengan Reservasi 1. Customer datang 2. Receptionist menanyakan nama customer. 3. Receptionist mengecek dalam reservasi list. 4. Komputer menampilkan reservasi customer. 5. Receptionist memastikan kamar sesuai dengan keinginan tamu. 6. Receptionist mengisi registration form. 7. Receptionist menanyakan cara pembayaran. 8. Receptionist menginput cara pembayarannya.
66 9. Receptionist menyimpan cara pembayaran. 10. Receptionist menyiapkan fasilitas yang ada seperti voucher breakfast. 11. Receptionist memberikan kunci kamar kepada bellboy. 12. Receptionist menginput data registrasi customer. 13. Receptionist menyimpannya kedalam sistem. 3.4.4 Check-in Tanpa Reservasi 1. Customer datang ke receptionist. 2. Receptionist menanyakan nama customer. 3. Mengecek data kamar yang tersedia. 4. Komputer akan menampilkan data kamar yang tersedia melalui room availability. a. Jika tersedia kamar 1. Receptionist memberikan pilihan kamar yang tersedia. 2. Customer memilih kamar yang tersedia. 3. Receptionist mengisi registration form. 4. Receptionist menanyakan tentang cara pembayaran. 5. Receptionist menginputnya kedalam sistem 6. Receptionist menyimpannya. 7. Receptionist akan menyiapkan fasilitas seperti voucher breakfast. 8. Receptionist memberikan kunci kamar kepada bellboy. 9. Receptionist menginput data registrasi. 10. Receptionist menyimpannya kedalam sistem. b. Apa bila tidak tersedia kamar maka proses reservasi berakhir.
67 3.4.5 Check-out Secara Langsung 1. Receptionist meminta kunci kamar. 2. Customer memberikan kunci. 3. Receptionist mengecek pemakaian mini bar. 4. Receptionist menginputnya kedalam pembayaran. 5. Receptionist menyimpannya kedalam folio enquery. 6. Receptionist mengecek cara pembayaran. 7. Komputer menampilkan cara pembayaran dari folio enquiry. 8. Komputer mengeprint bukti pembayaran. 9. Receptionist memberikan guest folio ke kasir. 3.4.6 Check-out Tidak Langsung 1. Receptionist mengecek daftar tamu yang akan check-out hari ini. 2. Program kemudian menampilkan daftar tamu yang akan check-out hari ini pada today departure list. 3. Receptionist menanyakan kepada housekeeping tentang kelengkapan perlengkapan kamar. 4. Housekeeping segera mengecek perlengkapan kamar tamu yang akan check-out dan melaporkan nya kembali ke receptionist. 5. Receptionist mengecek cara pembayaran yang akan dilakukan tamu seperti yang telah disetujui pada saat mengisi registration form. 6. Program menampilkan data pembayaran tersebut. 7. Receptionist kemudian membuat SOF. 8. SOF yang ada kemudian diarsipkan ke file SOF.
68 9. Receptionist membuat laporan front office. 3.4.7 Pembayaran (Rupiah) 1. Kasir menerima guest folio. 2. Kemudian mengecek sisa deposit customer pada program. 3. Program menampilkan sisa deposit customer. 4. Kasir meminta bukti deposit yang dilakukan pada saat check-in kepada tamu. 5. Customer memberikan bukti deposit yang dilakukan. 6. Kasir mengecek bukti deposit/surat jaminan customer. 7. Bila ada sisa deposit maka kasir harus mengembalikan kepada customer. 8. Bila deposit tidak mencukupi pembayaran, maka kasir meminta kekurangan bayar kepada customer. 9. Customer membayar kekurangan. 10. Kasir menerima kekurangan bayar sesuai guest folio. 11. Customer menerima guest folio rangkap 1. 12. Kasir kemudian memasukkan pembayaran ke dalam sistem perusahaan. 13. Program kemudian menyimpan data pembayaran tersebut ke dalam sistem perusahaan. 3.4.8 Pembayaran (Kartu Kredit) 1. Kasir menerima guest folio sebanyak 2 rangkap. 2. Kemudian mengecek kondisit credit card.
69 3. Kasir menggesekkan kartu kredit pada mesin EDP. 4. Mesin EDP mencetak bukti pembayaran sebanyak 2 rangkap. 5. Kasir meminta tandatangan tamu pada bukti pembayaran 6. Customer menandatangani bukti pembayaran tersebut. 7. Kasir harus mengecek kecocokan tandatangan pada bukti pembayaran dan kartu kredit. 8. Kemudian kasir memberikan guest folio dan slip. 9. Customer menerima guest folio rangkap 1 dan slip rangkap 1 10. Kasir memasukkan pembayaran ke dalam sistem. 11. Dan program akan menyimpan pembayaran 3.4.9 Pembayaran Melalui Perusahaan 1. Kasir menerima guest folio sebanyak 2 rangkap. 2. Kemudian mengecek surat jaminan perusahaan. 3. Kasir mengecek syarat pembayaran pada program. 4. Program kemudian menampilkan syarat pembayaran di folio enquiry. 5. Kasir memeriksa pembayaran yang ditanggung oleh perusahaan. 6. Kemudian kasir mengecek guarantee account. 7. Program kemudian menampilkan guarantee account yang ada pada data hotel. 8. Bila perusahaan menanggung personal account, maka tamu akan menandatangani guest folio. 9. Kasir akan memasukkan data pembayaran pada city ledger. 10. Sistem akan menyimpan data city ledger tersebut. 11. Kemudian kasir memposting pembayaran tersebut ke dalam sistem.
70 12. Sistem akan menyimpan pembayaran tersebut. 13. Bila perusahaan tidak menanggung personal account, maka kasir akan menginput Guest folio perusahaan. 14. Sistem menyimpan guest folio perusahaan dan mencetak nya. 15. Kasir meminta tamu menandatangani guest folio. 16. Kasir akan memasukkan data pembayaran pada city ledger. 17. Sistem akan menyimpan data city ledger tersebut. 18. Kemudian kasir memposting pembayaran tersebut ke dalam sistem. 19. Sistem akan menyimpan pembayaran tersebut.
71 3.5 Activity Diagram Gambar 3.3 Activity Diagram Reservasi Personal
Gambar 3.4 Activity Diagram Reservasi Melalui Website 72
Gambar 3.5 Activity Diagram Check-in (dengan reservasi) 73
Gambar 3.6 Activity Diagram Check-in (tanpa reservasi) 74
Gambar 3.7 Activity Diagram Check-out secara langsung 75
Gambar 3.8 Activity Diagram Check-out Tidak Langsung 76
Gambar 3.9 Activity Diagram Pembayaran (Rupiah) 77
Gambar 3.10 Activity Diagram Pembayaran (kartu kredit) 78
79 Gambar 3.11 Activity Diagram Pembayaran (Melalui Perusahaan) 3.6 Dokumen-dokumen
80 a. Guest Payment Autorization adalah form yang berisi tentang keterangan pembookingan kamar yang mana pembayarannya dibebankan kepada pembooking itu sendiri. Gambar 3.12 Guest Payment Authorization b. Voucher adalah salah satu fasilitas yang diberikan secara Cuma-Cuma atau gratis kepada customer yang menginap di hotel Istana Nelayan. Voucher ini terdapat macam macam yang mana setiap lembar kuponnya dapat
ditukarkan oleh berbagai fasilitas seperti sauna, whirlpool, finess dll sesuai dengan vasilitas yang tertera di kupon. 81 Gambar 3.13 Voucher Sauna, Whirlpool & Fitness Gambar 3.14 Voucher at Lobby Lounge c. Breakfast kupon adalah salah satu jenis pelayanan yang diberikan oleh Hotel Istana Nelayan juga yang mana kupon tersebut dapat ditukarkan dengan makan pagi atau sarapan. Kupon tersebut berlaku 1 orang untuk 1 kupon yang mana batas waktunya dari jam 06.00 A.M - 10.00 A.M.
82 Gambar 3.15 Voucher Breakfast d. Taxi service adalah form yang digunakan untuk melayani tamu dalam pemesanan taxi. Gambar 3.16 Taxi Service e. Lost & found control adalah form yang berisikan tentang barang barang milik customer yang mungkin tertinggal di kamar setelah check-out. Barang tadi akan disimpan dibagian house keeping yang mana nanti bila customer itu
kembali harus manandatangani form tersebut untuk menandakan barang tersebut telah diambil. 83 Gambar 3.17 Lost & Found Control
84 f. Room/Rate change form adalah form yang digunakan apabila customer ingin pindah kamar dengan acuan list kamar yang masih ada pada sistem computer. Gambar 3.18 Room / Rate Change Form
85 g. Cash disbursement form adalah form yang digunakan oleh pihak internal Hotel Istana Nelayan untuk menggunakan uang cash, apa bila terjadi kasus dimana mengharuskan receptionist mengembalikan uang jaminan, tetapi belum mendapatkan income pada hari itu. Gambar 3.19 Cash Disbursement Form
86 h. Reservation form adalah adalah form yang digunakan untuk membooking kamar yang mana didalam form tersebut berisi biodata pembooking, tipe kamar keterangan kedatangan dan kepergian. Gambar 3.20 Reservation Form
87 i. Registration card adalah form yang dberisikan keterangan dari customer apabila ingin check-in. Gambar 3.21 Registration Card j. Confirmation adalah form yang digunakan customer untuk pembookingan. Dalam form ini terdapat keterangan non guaranted reservation dan guaranted reservation. Non guaranted reservation berarti apabila hingga pukul 18.00 WIB customer tidak datang atau tidak ada konfirmasi maka kamar akan dijual kepada customer lainnya, jika guaranted reservation berarti customer harus memberikan jaminan dengan kartu kredit atau deposit, apabila customer tidak datang maka dikenakan biaya tambahan.