BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Dalam era globalisasi terjadi persaingan yang sangat tinggi, keadaan ekonomi yang tidak menentu bahkan meningkatnya peraturan dan kekacauan secara global. Dalam hal ini perusahaan dituntut untuk dapat memperbaiki kinerja perusahaan secara efektif dan efisien. Hal ini mengakibatkan perussahaan harus menerapkan proses bisnis yang sudah terkomputerisasi. Dengan demikian tentunya proses-proses bisnis yang dilakukan oleh perusahaan-perusahaan baik perusahaan besar maupun perusahaan kecil sudah menggunakan Sistem Informasi yang sangat terintegrasi dan mengunakan sistem komputerisasi dengan sangat baik dan juga bersifat real time. Hal itu menjadikan perusahaan tersebut dapat dengan cepat dan leluasa mengakses data-data ataupun informasi yang dibutuhkan di tiap bagian pada perusahaan tersebut. Proses bisnis dengan sistem informasi yang telah terintegrasi tersebut mendorong adanya persaingan kompetitif di dunia bisnis sekarang ini terutama perusahaan - perusahaan yang sudah menggunakan sistem informasi yang terkomputerisasi. Sebaliknya perusahaan yang belum menggunakan sistem tersebut akan mengalami kesulitan dalam bersaing dengan perusahaan lain. Dengan sistem informasi yang terkomputerisasi memungkinkan semua data di tiap-tiap transaksi yang terjadi di dalam perusahaan tersusun secara rapi dengan efektif dan efisien. Pengoperasian bisnis yang dilakukan secara manual sudah tidak relevan lagi dalam menangani kebutuhan dan menjawab berbagai permasalahan yang dihadapi perusahaan pada masa kini.
ERP (Enterprise Resource Planning), merupakan sebuah konsep sistem yang dirancang untuk mengintegrasikan seluruh area fungsi dalam sebuah perusahaan demi mencapai titik efektifitas dan efisiensi tertinggi. Dengan menerapkan konsep ERP diharapkan penyimpanan suatu informasi perusahaan terdapat di satu tempat dan dapat diakses oleh seluruh sistem perusahaan yang terkait demi tujuan untuk integrasi seluruh proses bisnis. Compiere merupakan salah satu produk Consona Corporation, sebuah perusahaan software yang bermarkas di Indiana, Amerika Serikat. Compiere dibuat pertama kali pada tahun 1999 dan merupakan salah satu dari proyek 10 terbaik di Sourceforge dari tahun 2002 selama 4 tahun berturut turut, mempunyai hingga satu juta unduhan dan lebih dari seratus partner pada tahun 2006. James Capp, CEO Keystone Programming menulis bahwa kelebihan Compiere adalah kesederhanaan sistem secara keseluruhan, kemudahan penggunaan dan navigasi, dan logika konstruksi code program yang jelas sehingga mudah dimodifikasi. Rechtlicher Hinweis dalam papernya Compiere An Open Source ERP System yang dirilis pada 7 Juni 2004 menyimpulkan bahwa Compiere memiliki potensi besar untuk menurunkan biaya operasional perusahaan, namun pada saat itu ia menilai bahwa Compiere masih memerlukan perkembangan fungsionalitas lebih lanjut, penyediaan bahasa selain Bahasa Inggris,dan penurunan harga. Semua hal ini telah dilakukan Compiere, Compiere kini tersedia dalam 22 bahasa, termasuk Mandarin dan Bahasa Indonesia, dengan fungsionalitas sudah dikembangkan.
Compiere adalah salah satu produk berbasis ERP yang bersifat open source sehingga mudah untuk beradaptasi, dan terjangkau bagi sebuah perusahaan skala menengah, Compiere menurut website perusahaan tersebut (http://www.compiere.com/) terbagi dalam beberapa edisi standard edition ($4000), professional edition ($7500), dan enterprise edition ($9950), di mana modul yang disediakan dalam setiap edisi adalah sama yaitu Financial Management, Purchasing, Materials Management, Order Management, Project Accounting, Sales, Service, e-commerce, dan Performance Management and Reporting. Partner Compiere di Indonesia adalah RMM Solutions. Compiere secara umum digunakan oleh perusahaan-perusahaan menengah dikarenakan perusahaan tersebut biasanya memikirkan masalah biaya dan juga disamping itu kesulitan untuk memahami konsep perancangan ERP saat ingin melakukan implementasi. Dengan Compiere, perusahaan dapat mengintegrasikan sistemnya dengan keamanan yang pasti, mudah dalam pengimplementasian dan disamping itu mendapatkan harga yang terjangkau sehinga perusahaan mendapatkan keuntungan setelah memakai software ERP Compiere ini. CV Dwi Naga Mas adalah perusahaan yang beroperasi sejak tahun 2003 yang terletak di Jln. Terusan bandengan utara Kompleks 95 (Asoka 1) Blok D No 15 Jakarta Utara 14450. Perusahaan ini merupakan distributor alat tulis dengan berbagai merek seperti Kenko, Joyko, Faster dan lainnya. CV Dwi Naga Mas mempunyai pelanggan perusahaan-perusahaan retail multi-nasional dan nasional seperti Carrefour, Matahari, Ramayana, Toko Gunung Agung, Indomaret, Alfamart, Lotte Mart, Alfa Midi, dan lainnya.
Sebagai perusahaan dengan skala menengah ke atas, CV Dwi Naga Mas berusaha untuk dapat menggunakan sistem terintegrasi untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses bisnis berjalan dengan cara mengimplementasikan sistem berbasis ERP. Bagian keuangan, yang mencakup pencatatan semua transaksi keuangan dan pembuatan laporan keuangan dinilai sebagai hal paling pertama yang perlu diperbaiki dalam sistem informasi CV Dwi Naga Mas yang sudah berbasis komputer namun tidak terintegrasi. Sebagai langkah awal untuk mengintegrasikan keseluruhan sistem informasi CV Dwi Naga Mas (selain keuangan mencakup pembelian dan distribusi), CV Dwi Naga Mas berencana memulai sistem baru yang mendukung integrasi sistem dari bagian keuangan. 1.2. Ruang Lingkup Berikut adalah pembahasan ruang lingkup yang dibahas agar penelitian ini lebih terarah: 1. Proses bisnis berjalan terkait dengan proses Finance pada CV Dwi Naga Mas. 2. Aspek ekonomis, operasional, dan teknis untuk kelayakan investasi teknologi informasi menggunakan Open Source ERP Compiere modul Financial Management pada CV Dwi Naga Mas.
1.3. Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini antara lain: 1. Mengukur aspek ekonomis, operasional, dan teknis dari kelayakan investasi teknologi informasi untuk aplikasi ERP Compiere berbasis Open Source yang akan diimplementasikan oleh perusahaan. 2. Mengetahui manfaat yang diperoleh dari pengimplementasian aplikasi Compiere modul Financial Management pada CV Dwi Naga Mas 3. Mengetahui apakah dana yang dikeluarkan sebanding dengan manfaat yang diperoleh oleh perusahaan. 4. Mengetahui apakah perusahaan layak atau tidak untuk mengimplementasikan aplikasi Compiere dengan modul Financial Management. Manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini antara lain: 1. Mengetahui nilai ekonomis perusahaan yang ditentukan dari biaya yang dikeluarkan yang kemudian dihitung dengan penghematan untuk menekan pengeluaran menjadi lebih rendah. 2. Memperoleh informasi mengenai biaya dan manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya pengimplementasian aplikasi Compiere modul Financial Management di dalam CV Dwi Naga Mas. 3. Mengetahui aspek-aspek yang diperlukan dalam pengimplementasian Compiere untuk menentukan apa saja hal-hal yang harus dipertimbangkan oleh CV Dwi Naga Mas.
1.4. Metodologi Untuk memperoleh data yang diperlukan guna mendukung penyusunan penulisan ini, kami menggunakan beberapa metode, yakni studi kepustakaan, penelitian lapangan dan observasi. 1.4.1. Studi Kepustakaan Mengumpulkan informasi dari buku-buku ilmiah dan berbagai literatur serta website yang berhubungan dengan studi kelayakan sistem untuk memperoleh landasan dan rumusan teori yang akan digunakan untuk mendukung isi penelitian dari karya tulis yang dibuat. 1.4.2. Penelitian Lapangan Penelitian lapangan dilaksanakan dengan melakukan kerja magang di CV Dwi Naga Mas. a. Observasi Mengadakan pengamatan secara langsung terhadap CV Dwi Naga Mas dan mengamati secara langsung kegiatan bisnis yang terjadi. b. Studi Dokumentasi Mempelajari dokumen-dokumen yang berhubungan dengan sistem dari CV Dwi Naga Mas.
1.4.3. Metode Analisa Metode analisis pengimplementasian aplikasi ERP Compiere Sistem Informasi (SI) atau Teknologi Informasi (TI) yang dilakukan untuk CV Dwi Naga Mas menggunakan metode Fit/Gap Analysis, perhitungan Cost Benefit Analysis (CBA), pengukuran aspek ekonomis lainnya, dan pengukuran aspek teknis. Metode Fit/Gap Analysis akan digunakan untuk mengukur kelayakan aspek operasional, yakni keperluan sistem (requirement), dengan membandingkan requirement yang diperlukan, requirement yang dipenuhi sistem sekarang, dan requirement yang ditawarkan oleh Compiere. Cost Benefit Analysis (CBA) dan pengukuran aspek ekonomis Cash Flow, Payback Period, Return on Investment, Net Present Value, Profitability Index, dan Benefit to Cost Ratio, akan digunakan untuk mengukur kelayakan aspek ekonomis. Kelayakan aspek teknis akan diukur dengan menganalisa kelayakan hardware dan software.
1.5. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan pada penelitian ini disusun sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat, serta metodologi dan sistematikan penulisan yang digunakan dalam penulisan skripsi. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan teori-teori dasar serta teori-teori pendukung lainnya yang dibutuhkan dalam menganalisis investasi sistem dan teknologi informasi yang akan dilakukan oleh CV Dwi Naga Mas beserta dengan kerangka pikir. BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Bab ini menjelaskan gambaran umum mengenai CV Dwi Naga Mas antara lain sejarah singkat perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi perusahaan, tugas dan tanggung jawab setiap bagian serta pengumpulan data-data perusahaan terkait dengan rencana investasi teknologi informasi yang akan dijalankan. BAB 4 ANALISIS DAN PEMBAHASAN Bab ini menjabarkan pembahasan masalah yang lebih dalam dan menyajikan hasil terperinci mengenai studi kelayakan investasi teknologi informasi yang dilakukan untuk memperkuat argumentasi dalam penyusunan skripsi ini.
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi simpulan mengenai hasil penelitian dan analisis yang telah dilakukan serta saran kepada pihak yang berkepentingan dalam hal ini adalah CV Dwi Naga Mas sehingga diharapkan dapat digunakan dan diterapkan secara optimal di kemudian hari.